Umschlüsselung / Zusammenführung von Stammdaten

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Sobald ein Stammsatz (bspw. Kunde) angelegt wurde und dieser Archiveinträge hat, kann dieser Satz nicht mehr gelöscht werden. Sollte dieser aber fälschlicherweise doppelt angelegt oder mit einer falschen Stammsatznummer belegt sein, gibt es die Möglichkeit der Zusammenführung (= zwei Nummern zu einer Nummer zusammenführen) oder der Umschlüsselung (= Stammsatz erhält eine andere Stammnummer, die bisherige steht danach wieder zur freien Verfügung).

Voraussetzungen

Eine Umschlüsselung bzw. Zusammenführung kann nur im Alleinbetrieb stattfinden. D.h. kein User darf während des Vorganges das Programm geöffnet haben, in der STREIT, in der die Umschlüsselung/Zusammenführung gestartet wird, darf auch nur das entsprechende Modul geöffnet sein (also weder das Menü noch andere Module). Außerdem müssen alle STREIT Dienste beendet werden. Zu empfehlen wäre hier am eine Sperrung der STREIT am Server durchzuführen. Hiermit werden automatisch alle Dienste beendet und es kann sich niemand währenddessen anmelden (Außer zur Durchführung am Server). Eine Umschlüsselung darf bei aktiver Replikation nicht durchgeführt werden, mit Ausnahme von Mitarbeiter und Kostenträger. Ausschließlich bei Mitarbeiter- und Kostenträger- Umschlüsselung/Zusammenführung findet keine Prüfung auf die Replikation statt. In den anderen Fällen muss die Replikation gelöscht und die Umschlüsselung zunächst in allen Mandanten durchgeführt werden. Danach kann die Replikation wieder eingerichtet werden.

Anleitung

Eine Umschlüsselung/Zusammenführung ist in folgenden Bereichen möglich:

Das jeweilige Modul hierzu finden Sie im Menü unter dem entsprechenden Menüpunkt.

Vorgehensweise

Zunächst öffnen Sie das gewünschte Modul. Über den Button Anzeige starten aktivieren Sie die Erfassungstabelle. Die Tabelle im oberen Bereich ist lediglich zur Eingrenzung der unten erfassten Daten.

Es gibt innerhalb des Programms zwei Möglichkeiten Datensätze abzuändern. Diese können im Umschlüsselungs-Grid in der Spalte Umschlüsselungsart ausgewählt werden:

Anhang des Umschlüsselungsstatus können Sie unterscheiden, welche Vorgänge noch offen, bereits erledigt oder fehlerhaft sind.

Im Feld Adress-Nr. erfassen Sie nun die "falsche" Adressnummer, also jene, die nach Umschlüsselung oder Zusammenführung wieder zur Verfügung steht. Im anderen Adressnummernfeld erfassen Sie jene Adressnummer, die zukünftig für den Datensatz gelten sollte.

Sobald Sie alle notwendigen Daten erfasst haben, starten Sie unter Beachtung der oben genannten Voraussetzungen den Vorgang über den Button Umschlüsselung starten.

Automatisierte Umschlüsselung/Zusammenführung über den Auftragzeitplandienst

Eine Umschlüsselung und/oder Zusammenführung ist auch automatisiert über den Auftragzeitplandienst möglich. Hierzu befüllen Sie entsprechend die Tabelle und aktivieren den Auftragzeitplandienst in der Auftrag-Zeitplan-Verwaltung.

Zur automatisierten Umschlüsselung/Zusammenführung wurden folgende Umschlüsselungen/Zusammenführungen aufgenommen:

Vorgehensweise am Beispiel der Kostenstellen-Umschlüsselung

Über den Button Anzeige starten kann mit der Umschlüsselung begonnen werden. Hat man im oberen Grid nichts limitiert, werden nun alle bereits veränderten Daten angezeigt. In der untersten Zeile kann nun mit einer neuen Umschlüsselung begonnen werden. Es dürfen hierbei allerdings unter "Kst neu" nur Kst angegeben werden, die es noch nicht gibt.

Konstantenwerte anpassen

Über das Zahnradsymbol in der Toolbar oder den Button Konstantenwerte anpassen im Additionalbereich können nun auch die Konstantenwerte "KStLaenge" oder die "KStArt" verändert werden. Sind noch weitere Datensätze durch die Änderungen betroffen, werden diese von der STREIT automatisch vorgeschlagen und müssen ebenfalls verändert werden.

Dies ist z.B. der Fall, wenn die KtrLaenge von 10 Stellen auf 8 Stellen umgestellt werden soll, es aber noch weitere Ktr gibt, die mehr als 8 Stellen haben.

Sind alle Datensätze abgeändert, kann über den Button Umschlüsselung starten mit der Umschlüsselung begonnen werden.

Hierbei ist zu beachten, dass es z.B. bei der Sachkonten-Umschlüsselung aufgrund der Menge an zu ändernden Datensätzen die Durchführung eine beträchtliche Zeit in Anspruch nehmen kann. Nach der Umschlüsselung muss bei Veränderung der Konstanten die STREIT neu gestartet werden.