Betriebsbuchhaltung

Grundlagen, Buchungs- und Umlagenerfassung

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Voraussetzungen

Anleitung

erweiterte Funktionsbeschreibungen

Informationen V_1 BEBU von X-Laufwerk

Betriebsbuchhaltung sollte dann eingesetzt werden, wenn die Kostenrechnung über die EDV laufen soll und wenn gewisse Buchungen aus der Finanzbuchhaltung, die auf eine bestimmte Kostenstelle gebucht wurde, auf weitere Kostenstellen umgelegt werden soll.
Beispiel: Wir erhalten eine Stromrechnung und buchen diese Rechnung in der FIBU auf die Kostenstelle „Verwaltung" in Verbindung mit einer bestimmten Kostenart. Möchte nun jemand wissen, wie sich dieser Betrag auf die einzelnen Abteilungen verteilt, dann müsste man anhand von Strommessungen dieses prozentual auf die Abteilungen aufteilen.
Um dies bereits in der Finanzbuchhaltung aufgeteilt zu buchen, fehlt in der Regel dem Buchhalter/der Buchhalterin die Zeit.
Eine Betriebsbuchhaltung verwendet nicht nur Kosten aus Umlagen zur Auswertung, sondern auch Kosten aus der Finanzbuchhaltung, wenn diese auf Kostenarten gebucht wurden.

Umlagen

Die Umlagen mit 0 im Jahr und im Monat dem Wort „Standard" kann man immer für weitere Perioden in einem Geschäftsjahr heranziehen, also als Vorlagen.
Man kann aber auch die Umlagen von einem Vormonat (auch aus vorhandenen Vorjahren) für den aktuellen Monat als Vorlage übernehmen.

Umlagenverwaltung:

Hier wurde festgelegt, wie viel Prozent welcher Kostenart (Koa 6325) und welcher Kostenstelle (Kst 00000001) auf welche Kostenstellen und ggf. Kostenarten aufgeteilt werden. Mit dem Prozentsatz (in Summe) kann man unter Hundert bleiben, dann bleiben die fehlenden Prozente auf der zuvor erfassten Kostenstelle (im Beispiel auf Kst 1und Koa 6325).
Zyklus heißt, dass man verschiedene Auswertungen/Aufteilungen machen kann. Dafür legt man dann mehrere Zyklen mit unterschiedlichen Verteilungen an.
Man könnte also verschiedene Zyklen mit je den gleichen Umlagen, aber anderen Aufteilungen anlegen oder auch mit völlig anderen Umlagen mit entsprechenden Aufteilungen.
Der Umlagetyp „absolut" würde benutzt, wenn man festlegen könnte, wie viel Euro grundsätzlich auf die jeweilige Kst und Koa anfallen.

Umlagenlauf

Hierüber werden die Umlagen ausgeführt, also gemäß der hinterlegten Aufteilungen verteilt. Dies geht sowohl für die Vormonate (mehrfach), wie auch für den neuen Monat.

Beim Start des Umlagenlaufes wird man gefragt, wenn für den Monat noch kein Umlagenlauf durchgeführt wurde, welche Zyklen/Umlagen man für den neuen Monat verwenden möchte.
Zielbereich löschen: macht nur Sinn, wenn man eine Umlage im Umlagenstamm kopiert. Dort kommt das gleiche Fenster wieder. Wenn man den Zielbereich beim Kopieren nicht löschen würde, dann würde STREIT® die bestehende Umlage ergänzen.
Teilweise kopieren:

Es macht aber eigentlich nur die Auswahl „komplette Periode" Sinn, da man anschließend bei der Wiederholung des Umlagenlaufes die einzelnen Zyklen noch aus einer Tabelle wählen kann. Nachträglich kann man fehlende Zyklen/Umlagen nur noch über die Kopierfunktion in den Umlagen in den Umlagenlauf mit hineinnehmen.
Bei dem Umlagenlauf werden auch in der BEBU erzeugten manuellen Buchungen herangezogen.

Buchungserfassung

In der BEBU wird dann eine manuelle Buchungserfassung benötigt, wenn Kst, Koa Ktr aufgrund z. B. falscher Zuordnungen in der FIBU umgebucht werden müssen, um die korrekten Auswertungen zu bekommen. Und man kann hier auch direkte Buchungen auf Kst, Koa, Ktr erzeugen, um zum Beispiel Gemeinkosten wie Regiearbeiten (kostenlose Angebotsvorbesprechung, etc.) noch zu buchen.

Bei den Buchungsschablonen „Umbuchung …" verändert sich das gesamte Betriebsergebnis nicht. Verwendet man jedoch die „Direktbuchung …", dann verändert sich im Vergleich zur Finanzbuchhaltung natürlich das Gesamtergebnis.

Man erfasst bei einer Umbuchung entweder zuerst die zu belastende Kostenstelle (wohin umgebucht wird) und muss dann den Betrag bei „Belastung" eingeben oder erst die zu entlastende Kostenstelle, dann muss man den Betrag bei „Entlastung" erfassen. In der zweiten Zeile erfolgt die Erfassung dann natürlich genau gegensätzlich.
Die Einbuchung von Stunden auf Kostenträger steht für einen Soll-Ist-Vergleich zur Verfügung. In den meisten Fällen wird jedoch der Soll-Ist-Vergleich in der Nachkalkulation verwendet.

Die Buchungsstapel werden hier wie in der FIBU beendet.

Info manuelle Buchungen

Info FIBU-Buchungen

Im Bereich „Umlageninfo" wird unten je nach markierter Zeile die Information der durchgeführten Umlagen angezeigt.

Umlageninfo (Kst)

Listenwerte

Listenwerte heißt, dass gewisse Spalten, die für die Auswertungen benötigt werden, hier für die Zeileneinrichtung schon vorbereitet sind. Von der Programmierung werden bereits reichlich (eigentlich alle benötigten) Listenwerte mitgegeben. Es handelt sich im Prinzip um so genannte Platzhalter.

Zeilenaufbau

Der Zeilenaufbau ist wie in der FIBU der Bilanz-Aufbau zu bedienen. Allerdings wird hier natürlich mit Kostenarten gearbeitet und nicht mit den Konten.

Wenn man nicht mit Untergruppen arbeitet, kann man auch Summen bilden. Dann über „Summe einfügen". Möchte man eine bestehende Summe bearbeiten, dann kann ich diese mit F2 öffnen. Jede Summe benötigt einen FormelKey = Schlüssel, mit Hilfe dessen später die Summen aus mehreren Bereichen gebildet werden können (siehe im Bild oben). In dieser Funktion kann man auch subtrahieren, dividieren und multiplizieren, zwischen den Gruppen (in eckigen Klammern) aber auch mit festen Werten (ohne Klammern).

Kostenstellenauswertung

Die Einrichtung der Spalten erfolgt über den Designer.

Kostenträgerauswertung

Noch in der Entwicklung befinden sich:

Kostenrechnung (Internes Rechnungswesen = Betriebsbuchhaltung)

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Die Kostenrechnung ist eine der wesentlichen Methoden aus dem Internen Rechnungswesen. Hierzu können auch die Kalkulation und die Nachkalkulation genannt werden.

Im Rechnungswesen wird unterschieden zwischen dem externen Rechnungswesen und dem internen Rechnungswesen:

Der Bestandteil dieses WIKI-Eintrag ist das Interne Rechnungswesen (= Betriebsbuchhaltung). Die wesentlichen Bestandteile sind Kostenrechnung, Kalkulation und Nachkalkulation.

Die sorgfältige Durchführung der Kostenrechnung ist unerlässlich für eine erfolgreiche Betriebsführung. Denn ob rentabel gearbeitet oder ein Auftrag im Nachhinein sich rentiert hat, kann mit diesem Werkzeug erkannt werden. Wie der Name schon sagt, internes Rechnungswesen, die Gestaltungsmöglichkeiten sind völlig frei. Daher gibt es auch eine ganze Reihe von Gestaltungsmöglichkeiten, die Kostenrechnung auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen.

Nachfolgend wird erläutert, wie die Kostenrechnung aufgebaut und worauf zu achten ist.

Die Kostenrechnung besteht aus drei Teilen (Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung und der Kostenträgerrechnung).

Gliederung der Kostenrechnung:

Kostenartenrechnung:

Die Kostenartenrechnung ist der Ausgangspunkt und die Grundlage für die gesamte Kostenrechnung. Die Ergebnisse der Kostenartenrechnung gehen in die Kostenstellenrechnung und die Kostenträgerrechnung ein.

Was ist die Aufgabe der Kostenartenrechnung?

Die Aufgabe der Kostenartenrechnung ist die systematische Erfassung und der Ausweis sämtlicher Ist-Kosten, die innerhalb einer Periode für die Erstellung der Leistungen eines Betriebes angefallen sind. Die Kostenartenrechnung stellt den Aktenschrank der Kosten mit vielen Schubladen für die Kostenarten dar.

Was ist der Vorteil?

Alleine mit der Kostenartenrechnung können die einzelnen Kostenblöcke (z.B. Personalkosten zu den Gesamtkosten = horizontaler Kostenvergleich) und jede einzelne Kostenart im Zeitablauf verglichen werden. Beispielsweise kann die monatliche Entwicklung der Energiekosten gesichtet werden (vertikaler Kostenvergleich).

Fazit der Kostenartenrechnung:

Die Kostenartenrechnung ist bereits ein gutes Werkzeug, um einen Betrieb zu analysieren. Da die Kostenartenrechnung ohne großen (Berechnungs-) Aufwand möglich ist, kann sie in jedem Betrieb angewandt werden. Einzelkosten und die Gemeinkosten: Aus diesem "Kostenschrank" (Kostenartenrechnung) können die Einzelkosten direkt dem jeweiligen Auftrag oder Produkt zugeordnet werden.

Beispiel:

Bei einem Elektrobetrieb sind die verlegten Leitungen und Leerrohre eindeutig einem einzelnen Auftrag zuordenbar und sind damit Einzelkosten. Bei einem Bohrhammer, der auf vielen Baustellen zum Einsatz kommt, spricht man hingegen von den Gemeinkosten. Sie lassen sich keinem Auftrag zuordnen. Die Lösung hierzu bietet die Kostenstellenrechnung.

Kostenstellenrechnung:

In der Kostenstellenrechnung werden die entstandenen Kosten verursachungsgerecht den einzelnen Kostenstellen zugeordnet.

Die Einrichtung von Kostenstellen kann erfolgen nach

Die Gemeinkosten werden in der Kostenstellenrechnung auf die Stellen aufgeteilt, in denen sie entstanden sind. Die Kostenstellen sind die sogenannten Schubladen in einem Betrieb, die die vorhandenen Kosten (Gemeinkosten) aufnehmen. Vorhandene Kosten, die nirgendwo so richtig hinpassen übernehmen die sogenannten Hilfskostenstellen.

Diese Hilfskostenstellen bedienen lediglich die anderen Kostenstellen und haben sonst keine Funktion.

Beispiele hierfür sind das Lohnbüro oder Raum- und Energiekostenkostenstellen. Diese Kostenstellen bedienen wiederum die Hauptkostenstellen. Sie geben ihre Leistung direkt an die Hauptkostenstellen ab. Sie leisten keinen direkten Beitrag zum Produktionsprozess oder zum Auftrag.

Hauptkostenstellen sind beispielsweise:

oder:

Damit es "gerecht" zugeht, werden die Hilfskostenstellen auf die Hauptkostenstellen, die die Leistungen in Anspruch nehmen, umgelegt. Dies geschieht z.B. anhand der Quadratmeterzahlen, Kilowattstunden oder sontigen genauen Angaben. Hierzu wird der BAB (Betriebsabrechnungsbogen) verwendet, der nachfolgend noch erklärt wird.

Beispiel Handwerk:

Als ein Beispiel könnte ein Elektrobetrieb dienen, der Aufträge auf verschiedene Bereiche (beispielsweise Photovoltaik, Elektroinstallation, Schaltschrankbau) ausführt. Orientiert man sich dabei an den oben genannten Kostenstellenrahmen, dann könnten die Kostenstellen im Bereich "Fertigungskostenstelle" mit Photovoltaik, Elektroinstallation, Schaltschrankbau dargestellt werden.

Arbeitet ein Mitarbeiter auf verschiedenen Kostenstellen, so werden die Arbeitsstunden anteilig auf die einzelnen Kostenstellen verteilt. Verbringt dieser Mitarbeiter beispielsweise je vier Stunden am Tag auf zwei verschiedenen Kostenstellen, so werden je vier Lohnstunden dieses Mitarbeiters der jeweiligen Kostenstelle zugerechnet. Hinzu kommen die Lohnnebenkosten, die prozentual auf die einzelnen Stunden umgerechnet und den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet werden.

Arbeitet der Chef selbst auf einer Baustelle gibt es weitere Besonderheiten zu beachten. Das Chef-Gehalt muss ebenfalls anteilig verteilt werden. Hier ist nicht nur die Zeit zu berücksichtigen, die der Chef auf den einzelnen Kostenstellen verbracht hat. Es sind auch Zeiten für die Planung und die Kundenakquise verwendet worden. Diese Zeit ist anteilig auf die Kostenstellen zu verteilen.

Der BAB - Betriebsabrechungsbogen:

Der Betriebsabrechnungsbogen ist im Rechnungswesen in der Kosten- und Leistungsrechnung der Kostenstellenrechnung zuzuordnen und ist hier von großer Bedeutung. Ihm kommen folgende Aufgaben zu:

Der Betriebsabrechnungsbogen ist zunächst nichts anderes wie eine banale Tabelle. In den Zeilen werden die Kostenarten gelistet, in den Spalten die Kostenstellen.

Befüllt ist der BAB mit Gemeinkosten. In den ersten Block setzt man die aus der Buchhaltung erhaltenen Kostenarten der Kostenstellen. Diese Kosten heißen primäre Kosten.

Im Zweiten Block erfolgt die innerbetriebliche Leistungsverrechnung (sekundäre Kosten), d.h. die Kosten der Hilfskostenstellen werden anteilig auf die Hauptkostenstellen verteilt. Beispiele für Verteilungsschlüssel sind die qm-Zahlen der jeweiligen Kostenstellen und der Stromverbrauch. Anschließend werden die Summen über die Hauptkostenstellen gebildet.

Hier stellt sich wieder die Frage, was hat man davon? Sehr viel, man kann erkennen, welche Kostenstelle welche Art von Gemeinkosten in welcher Höhe verursacht hat.

Somit ist die Kostenstellenrechnung ein sehr gutes Hilfsmittel, um die Kostenentwicklung der Kostenstellen zu überwachen.

Des Weiteren werden über den BAB die Zuschlagssätze (z.B. Materialgemeinkosten, Lohngemeinkosten), die später in der Kostenträgerrechnung Verwendung finden können, errechnet. Dies erfolgt im dritten Block des BAB, wo die gesamten Gemeinkosten in Bezug zu den Einzelkosten je Hauptkostenstelle gesetzt werden.

Diese ermittelten Werte finden wiederum Anwendung in der Kostenträgerrechnung, wie auch in der Vorkalkulation.

Zusammenfassung der Aufgaben eines BAB:

Kostenträgerrechnung:

Dies ist nun die dritte Stufe der Kostenrechnung.

Aufgabe der Kostenträgerrechnung:

Kostenträgerstückrechnung:

Die Kostenträgerrechnung dient zur Kalkulation der Selbstkosten je produziertes Gut und zur deren Ermittlung der Preisuntergrenze.

Kostenträgerzeitrechnung:

= kostenträgerbezogene Ergebnisrechnung

Hier werden, die mit Hilfe der Kostenstellenrechnung ermittelten Gemeinkostenzuschlagssätze, die Gemeinkosten auf die einzelnen Kostenträger verteilt.

Die Kalkulation:

Der BAB liefert liefert beispielsweise die Material- und Lohngemeinkostenzuschläge für die Vorkalkulation.

Materialeinzelkosten

+ Materialgesamtkosten (= %-Zuschlag nach BAB)

= Materialkosten

+ Lohneinzelkosten

+Lohngemeinkosten (= %-Zuschlag nach BAB)

= Herstellkosten

+ evtl. Vertriebseinzelkosten

+ Vertriebsgemeinkosten (= %-Zuschlag nach BAB)

+ Verwaltungsgemeinkosten (= %-Zuschlag nach BAB)

= SELBSTKOSTEN

Die Nachkalkulation:

Die Nachkalkulation ist gerade im Handwerk mit seiner typischen Auftragsfertigung existenziell. Bei der Nachkalkulation geht es darum, die nach Beendigung der Produktion oder des Auftrages entfallenden Ist-Kosten zu bestimmen. Durch die Nachkalkulation soll zum einen ermittelt werden, ob die vorkalkulierten Kosten eingehalten oder überstiegen worden sind und zum anderen, welche Beiträge einzelne Produkte oder Aufträge zum Gewinn beigesteuert haben. Die hier genannte Nachkalkulation ist über die Kostenträgerrechnung abzudecken. Im Handwerk ist der Kostenträger beispielsweise der Auftrag, der mit Hilfe der Kostenträgerrechnung nachkalkuliert wird.

Beispiel:

Ein Einfamilienhaus soll in Bezug auf die Elektroinstallation renoviert werden. Hierfür erfolgt die Kalkulation und der Elektrobetrieb unterbreitet ein Festangebot. In der Auftragsausführung stellt sich heraus, dass die Verlegung der neuen Leitungen nur unter erschwerten Bedingungen durchzuführen ist. Der gesamte Auftrag dauert länger. Hinzu kommt noch, dass der Auftraggeber im Einverständnis des Auftragnehmers die Rechnung um 5% kürzt. Nur mit der Nachkalkulation und dem Vergleich der tatsächlich geleisteten Tätigkeiten läßt sich beurteilen, ob der Auftrag nur eine geringeres positives Ergebnis hatte, oder ob er nicht sogar mit Verlust ausgeführt wurde.

Vor- und Nachteile der Kostenstellenrechnung (Vollkostenrechnung):

Vorteile:

Der klare Vorteil der Kostenstellenrechnung ist die verursachungsgerechte Zuteilung der Kosten. Durch diese verursachungsgerechte Zuteilung zu den Kostenträgern erhält man eine genaue Übersicht darüber wo die einzelnen Kosten anfallen und kann damit die Selbstkosten der Fertigungsprodukte (im Handwerk = Aufträge) ermitteln.

Die Kostenstellenrechnung gibt auch Auskunft darüber, wie sich Kosten im Laufe der Zeit verändern. Erhöht sich beispielsweise der Stromverbrauch kontinuierlich, kann man gezielt nach der Ursache forschen.

Auf diese Weise wird aus der theoretischen Kostenstellenrechnung ein sehr praxisbezogenes Werkzeug. Auch für die Kalkulation ist die Kostenstellenrechnung hilfreich, so können mit dem Betriebsabrechnungsbogen beispielsweise Zuschlagsätze für die Kalkulation ermittelt werden.

Durch die Bildung vieler verschiedener Kostenstellen die den Betrieb möglichst realitätsgetreu abbilden, kann man eine hohe Transparenz erreichen. Die Kostenverursachung wird auf diese Weise sehr genau dargestellt, allerdings ist die dafür notwendige Arbeitsintensität jedoch sehr hoch. Achtet man nicht darauf, dass der Informationsgewinn noch in einem gesunden Verhältnis zum Arbeitsaufwand steht, wird die Kostenstellenrechnung schnell unwirtschaftlich.

Der für die Kostenstellenrechnung notwendige Aufwand sinkt dagegen, wenn man nur einige wenige Kostenstellen im Kostenstellenplan verzeichnet hat. Die nötige Transparenz und Kontrolle über die Kosten verursachenden Stellen ist dann jedoch nicht mehr gegeben

Nachteile:

Ein ganz großer Nachteil der Kostenstellenrechnung und der bisher beschriebenen Vollkostenrechnung insgesamt sind die Umlageschlüsselprobleme bezüglich der Gemeinkosten. Es wird immer Diskussionen über die richtigen Umlageschlüssel geben. Ob diese “gerecht” seien,, überhaupt angemessen sind etc.

Eine Alternative zu der bisher beschriebenen Vollkostenrechnung ist die Deckungsbeitragsrechnung, die in einem nachfolgenden Punkt erläutert wird.

Deckungsbeitragsrechnung - Wertvolle Transparenz für Unternehmen:

Was ist die Deckungsbeitragsrechnung?

Die Deckungsbeitragsrechnung gehört zur Kosten- und Leistungsrechnung und damit zum internen Rechnungswesen. Im Gegensatz zur Vollkostenrechnung mit Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung (Betriebsabrechnungsbogen) und Kostenträgerrechnung handelt es sich bei der Deckungsbeitragsrechnung um eine Form der Teilkostenrechnung. Man zieht die direkt zuordenbaren Produktkosten von den Erlösen ab und untersucht den Beitrag der verbleibenden Erlöse zur Deckung der Fixkosten. So berechnet man den Deckungsbeitrag.

Der Deckungsbeitrag in seiner einfachsten Form ist der Anteil, den die Umsatzerlöse eines Auftrages/Produktes die Auftrags/ Produktkosten übersteigen.

Hierzu ein einfaches Beispiel:

Ein Betrieb aus dem Elektrohandwerk verkauft eine Lampe für 20 Euro, die Produktkosten (z.B. in Form von Einstandskosten bei Handelsware) der Lampe liegt bei 15 Euro. Der Deckungsbeitrag für die Lampe liegt bei 5 EUR.

Verkauft man im genannten Beispiel 100 Lampen, macht man 2.000 EUR Umsatz, hat 1.500 EUR Einstandskosten und es verbleiben 500 EUR Deckungsbeiträge, um alle anderen Kosten (Fixkosten, z.B. Gehälter, Werbung, IT-Ausstattung und vieles mehr) zu bestreiten. Der Deckungsbeitrag ist eben der Beitrag, der den ganzen "Wasserkopf" mitfianziert.

Wie steuert man ein Unternehmen mit der Deckungsbeitragsrechnung?

Indem man schrittweise von den Umsatzerlösen die jeweiligen Kostenbestandteile abzieht, kann man für jede Zwischensumme den jeweiligen Deckungsbeitrag bestimmen und so Ziele und Verantwortlichkeiten zur Steuerung festlegen.

Gehen wir von folgendem Beispiel zur Berechnung des Deckungsbeitrages als Steuerungsinstrument aus:

Die Übersicht faßt die Deckungsbeitragsrechnung als Beispiel nochmals zusammen.

Da die Deckungsbeitragsrechnung, wie auch die Vollkostenrechnung innerhalb der Kostenstellenrechnung und der Kostenträgerrechnung angewandt werden kann, erhält man die notwendige Transparenz welche Kostenstellen und Kostenträger den höchsten Deckungsbeitrag erwirtschaften.

Im Beispiel oben wird sehr schön deutlich, daß mit den Lampen kein Geld verdient wird, sondern tatsächlich Geld verbrannt wird.

An diese Erkenntnis schließen sich nun Entscheidungen an, die zu treffen sind:

Möchte das Unternehmen den Lampenhandel weiter ausführen oder aus dem Produktsortiment streichen?

Kommt der Elektrobetrieb  z.B. zu dem Ergebnis, daß der Lampenhandel notwendig ist, weil über diesen „Türöffner“ weitere Elektroinstallation mit positiven Deckungsbeiträgen mitverkauft werden, dann sollte man sich genau ansehen, an welchen Stellen man ergebnisverbessernd eingreifen kann.

Maßnahmen zur Ergebnisverbesserung können beispielsweise folgende Aktionen sein:

Begriffe zum Rechnungswesen:

Die Ebenen des Rechnungswesens:

Kostenbegriffe:

Einzelkosten = "direkte" Kosten -> Diese Kosten können dem Kostenträger direkt zugeordnet werden.

Gemeinkosten = "indirekte" Kosten -> Diese Kosten können dem Kostenträger nicht direkt zugeordnet werden. (z.B. Kosten des Management)

Variable Kosten = abhängiger Verlauf (z.B. je mehr Stunden auf einen Auftrag geleistet werden, desto höher sind die variablen Kosten)

Fixe Kosten = unabhängiger Verlauf (z.B. Unabhängig von den auf einen Auftrag geleisteten Stunden)

Primäre Kosten = - Kostenstelleneinzelkosten (Belege, z.B. Materialrechnung, Löhne, die einer Kostenstelle zuzuordnen ist)

                            - Kostenstellengemeinkosten (Verursachungsgerechte Verteilung auf die Kostenstelle)

Sekundäre Kosten = Innerbetriebliche Leistungsverrechnung, wenn Kostenstellen füreinander Leistungen erbringen. Wird mit Hilfskostenstellen gearbeitet kann ein einseitiger Austausch beispielsweise mit Hilfe des Stufenleiterverfahren erfolgen.

Herstellkosten = Materialeinzelkosten + Materialgemeinkosten + Fertigungseinzelkosten + Fertigungsgemeinkosten

Selbstkosten = Herstellkosten + Verwaltungsgemeinkosten + Vertriebsgemeinkosten

Beispiele zur Berechnung der Zuschlagsätze innerhalb der Kostenstellenrechnung:

Gemeinkostenzuschlagssatz der Kostenstelle = Kostenstellengemeinkosten * 100

                                                                           ------------------------------------------

                                                                               Kostenstelleneinzelkosten

Materialgemeinkosten%: Primärkosten der KSt "Lager" in Verhältnis zu den Wareneinkäufen

Lohngemeinkosten%: Gesamte Gemeinkosten der HauptKSt in Verhältnis zu den Produktivlöhnen der HauptKSt

Direkte Lohngemeinkosten (Betrag): z.B. Vermögenswirksame Leistungen, Berufsgenossenschaft, Sozialversicherungsbeiträge

Direkte Lohngemeinkosten %: Direkte Lohngemeinkosten (Betrag) in Verhältnis zu den Produktivlöhnen

KSt-Fixkosten %: Primärkosten in Verhältnis zu den Herstellkosten

Allgemeine KSt-Fixkosten %: Sekundärkosten in Verhältnis zu den Herstellkosten

Kosten und Erlöse (Nutzung BeBu ohne FIBU)

Allgemein

Kosten und Erlöse sollten im Rahmen der Betriebsbuchhaltung ausgewertet werden. Die auszuwertenden Daten stammen nicht aus der Finanzbuchhaltung sondern aus innerhalb der BEBU vorgegebenen Dauerbuchungen sowie aus den Offen-Posten (Rechnungen/Gutschriften) Kunden und Lieferanten. Innerhalb der OP-Verwaltung eingebuchten Zahlungen werden nicht berücksichtigt.

Einrichtung der Kostenarten und Kostenstelle

Anlage der Standard-Kostenart für den Debitor- und Kreditor-Import sowie der Standard-Kostenstelle für den Debitor-/Kreditor-Import.
z.B. Kostenart 0060 = Import von Debitorendatenz.B. Kostenart 0050 = Import von Kreditorendatenz.B. Kostenstelle 5000 = Import von Debitor-/Kreditorendaten
Anlage z.B. Kostenart 60 = Debitor-Import.Anwahl: Anwahl: Betriebsbuchhaltung / Stammdaten / Kostenrechnung / Kostenarten
Beispiel:

Anlage z.B. Kostenart 50 = Kreditor-Import.
Anwahl: Anwahl: Betriebsbuchhaltung / Stammdaten / Kostenrechnung / Kostenarten
Beispiel:

 

Anlage z.B. Kostenstelle 5000 = Firmenname.
Anwahl: Anwahl: Betriebsbuchhaltung / Stammdaten / Kostenrechnung / Kostenstellen

Hinterlegung der Standard-Kostenarten und Standard-Kostenstelle in den Konstanten-Daten

• Anwahl: Extras / Konstantenverwaltung / Gruppe: Betriebsbuchhaltung

• Im Rahmen der Grundeinrichtung sollten folgende Konstanten angelegt werden. Für die jeweilige Kostantenzeile erfolgt die Erfassung der Standard-Kostenart bzw. Standard-Kostenstelle.

• Für die Steuer-Rückrechnung der Brutto-Beträge in Netto-Beträge wird die Steuerart entsprechend ausgewählt. Bei diesem Beispiel: voll = 19 % MWST-Rückrechnung:

Anlage der Dauerbuchungen innerhalb der Bebtriebsbuchhaltung

Anwahl: Betriebsbuchhaltung / Buchungserfassung
!! Wichtig !!Die Spalte [Stapelart] muss auf [Dauerbuchungen] gestellt werden.

Beispiel einer Dauerbuchung:

Buchungsschablone: Direktbuchung Kst  -  Eingabe der Kostenart (z.B. 6310 Miete)

Eingabe Beleg-Datum- Eingabe Buchungstext- Bestätigung durch 2 x ENTER
!! Kostenbeträge werden mit positivem Betrag / Erlösbeträge mit negativem Vorzeichen gebucht !! 

Übernahme eines Dauerbuchungsstapels

Anwahl der Buchungserfassung in BEBU:

Auswahl eines Dauerbuchungsstapels und per Doppelklick übernehmen:

Einlesen der offenen Posten / Kreditoren

Eingrenzung und Auswahl der offenen Posten / Kreditoren:

Bestätigungsprotokoll der Übernahme:
 

Beispiel einer erfolgten Übernahme der offenen Posten:

Einlesen der offenen Posten / Debitoren

→ sh. Einlesen der offenen Posten / Kreditoren



Nach erfolgter Übernahme der Daten muss der Buchungsstapel beendet werden. Ein Journaldruck ist möglich. Anwahl: [Ausführen] + [Buchungsstapel beenden]

Manuelle Einbuchung von Kosten/Erlöse

Die Erfassung von manuellen Buchungen erfolgt über die Anwendung: Betriebsbuchhaltung / Buchungserfassung.

Nach Eröffnung eines Buchungsstapels können die Buchungen über die Buchungsschablone [Direktbuchung Kst] manuell erfasst werden.

!! Kostenbeträge werden mit positivem Betrag / Erlösbeträge mit negativem Vorzeichen gebucht !!

Beispiel einer manuellen Buchung:

Abschluss der manuellen Buchungen über: [Ausführen] + [Buchungsstapel beenden]

Einrichtung der Kostenstellen-Auswertung

Betriebsbuchhaltung / Stammdaten / Zeilenaufbau

• Die Vergabe einer klar strukturierten Formel-Kennung in Form einer Ziffer mit Punktierung ist sehr empfehlenswert. (z.B. 01.00)

• Untergruppen sollten eine entsprechende „Unter-Nummerierung" erhalten:(z.B. 01.01)

Beispiel einer Listeneinrichtung:

Beispiel-Zusammenstellung, nach Markierung und Übernahme (Drag&Drop) der Kostenarten:

Formelbeispiel (Betriebsergebnis):

Die Formel:Gruppe [00.00] (in eckiger Klammer) mit Multiplikation –1 (in geschweifter Klammer) sollte bewirken, dass z.B. ein Minus-Kostensaldo (Erlöse größer Aufwand) mit umgekehrtem Vorzeichen, somit als positive Zahl, für das „Betriebsergebnis" dargestellt wird.

Anwahl der Kostenstellen-Auswertung

Betriebsbuchhaltung / Auswertungen / Kostenstellenauswertung

Anwahl der auszuwertenden Kostenstelle (z.B. 5000):

Beispiel einer Auswertung:

Beispiel einer Auswertung unter der Einstellung: [mit Buchungen]

Übertrag der Nachkalkulationsdaten in die Betriebsbuchhaltung

Übertrag der NAKA-Materialpositionsbeträge und NAKA-Stundenpositionsbeträge/NAKA-Stunden in die Betriebsbuchhaltung (ab #222.0)

Allgemein:

Künftig gibt es folgende Wege die NAKA-Datensätze in die Betriebsbuchhaltung zu übertragen. Die bisherigen Wege über die Finanzbuchhaltung führen bei bestimmten Abläufen nicht zu einer zeitlich aktuellen BEBU-Auswertung.

Beispielsweise sind dies Fälle, wo die Eingangsrechnungen erst zu einem verspäteten Zeitpunkt eintreffen, bzw. erst verspätet eingebucht werden können. D.h. die BEBU-Auswertungen, insbesondere die KTr-Auswertungen, können erst verspätet die aktuellen Zahlen lieferen. Des Weiteren werden bei ehemaligen PDS-Anwender für die KTr-Auswertungen die BEBU-KTr-Auswertungen verwendet, ohne dass aktiv eine Finanzbuchhaltung eingesetzt wird. Demzufolge ist es erforderlich geworden, sofort bei Erfassung der NAKA-Datensätze, sei es durch manuelle Erfassung oder über den Wareneingang, die Buchungssätze in der Betriebsbuchhaltung zu generieren.

Folgende Arbeiten wurden hierzu durchgeführt:

Bereich Nachkalkulation-Material:

Damit innerhalb der Betriebsbuchhaltung Buchungssätze generiert werden können, muss eine KOart für die einzelnen Positionzeile (Material- und StundenNAKA) vorhanden, bzw. ermittelt werden können.

Folgender Ablauf wurde für die Übergabe der KOart an NAKA-Material realisiert:

Einkauf: (Wareneingang, Rücklieferschein, RE-Eingang)

Verkauf: (Projektlieferschein, Materialentnahme aus BA, Arbeitsnachweis auf AA)

- KOart aus Position der vorgenannten Belege (aus Artikelstamm bzw. manuell in der Positionszeile erfasst)

- KOart über Aufwandskonto lt. Artikel aus Position ermitteln (immer Inland: SDTAufwandKtoNr. Es kann nur dieses Konto verwendet werden, da in diesen Fällen kein Lieferant vorhanden ist, womit die Konten §13B, EU, steuerfrei ermittelt werden könnten).

Die Positionsbeträge der NAKA (Tabelle 1155) werden in die Bebu (Tabelle 1264) übertragen.

Die Positionsbeträge werden nur in die Bebu übertragen, wenn über den Nakadatensatz eine Kostenart ermittelt werden kann und eine KSt oder ein KTr oder auch beides angegeben ist.
Es muss außerdem berücksichtigt werden, dass z. B.

Bereich Nachkalkulation-Stunden:

Die Positionsbeträge und Positionsstunden werden ebenfalls in die BEBU übertragen (Generierung von Buchungssätzen). Der Übertrag in die BEBU ist wiederum abhängig von einer vorhandenen KOart (Ermittlung über die Lohnart), einer KSt oder KTr oder auch beides.

Es findet keine Prüfung statt, ob die Daten bereits per Import vom P&I Lohn übertragen wurden. Der Anwender muss sich für einen Ablauf (Übergabe P&I-Lohn oder Übergabe NAKA-Stunden) entscheiden.

Diese vorgenannten Abläufe sind abhängig von folgenden Konstanteneinstellungen:

Dies ist ein weiterer Weg die Betriebsbuchhaltung mit Daten zu befüllen. Diese Varianten können bei den Anwender eingesetzt werden, die die KSt/KTr-Auswertungen über die BEBU durchführen müssen, das Lohnprogramm nicht einsetzen und eine zeitnahe Rechnungseingangsprüfung nicht realisieren können. Allerdings ist es in diesen Fällen notwendig, die FIBU einzusetzen, da die Erlöse (in BEBU = Leistung) der verbuchten Rechnungen in der BEBU zur KTr-Analyse benötigt werden.

Wird vom Anwender der P&I-Lohn eingesetzt, so ist die Übergabe der P&I-Lohndaten in die FIBU und somit auch in die BEBU zu empfehlen. Bei der P&I-Lohn-Übergabe werden nicht nur die Stundenpositionen, sondern auch die gesamten sonstigen direkten Lohnkosten (Vermögenswirksame Leistungen, Sozialversicherungsbeiträge, usw.) übertragen. Diese Daten können bei der NAKA-Übergabe nicht berücksichtigt werden, da sie in der NAKA nicht vorhanden sind.

Expertenwissen

Online-Hilfe

Umlagenverwaltung

Das Programm Umlagenverwaltung dient zur Neuanlage, Änderung und Löschung von Umlagen. Das Programm wird in der Umlagensuche über den Button [neuer Datensatz / neue Datei anlegen] geöffnet.
Die hier erfassten Umlagen können über das Programm Umlagenlauf abgerufen und die Umlage dementsprechend erzeugt werden.
Bei der Neuanlage von STREIT®-Bebu-Daten empfiehlt es sich, Standardumlagen anzulegen, welche beim ersten Umlagenlauf einer Periode eingelesen werden. Sollen spezielle Umlagen, abweichend vom Standard, eingelesen werden, müssen diese zuerst angelegt werden.
Beispiel einer Umlage: Innerhalb der STREIT®-Finanzbuchhaltung wurde eine Eingangsrechnung über monatliche Stromkosten an die Kostenstelle „Verwaltung“ sowie die Kostenart „Raumkosten“ über einen Gesamtbetrag gebucht. Innerhalb der Betriebsbuchhaltung kann nun beispielsweise eine Umlage von 60 % auf die Kostenstelle Fertigung, 10 % auf die Kostenstelle Lager automatisch erfolgen. Die restlichen 30 % (zu 100), die nicht auf weitere Kostenstellen umgelegt wurden, verbleiben somit auf der Kostenstelle „Verwaltung“.

Umlagenerfassung

Vor der Umlagenzuordnung müssen folgende Angaben gemacht werden:

Beispiel für eine absolute Umlage: Raumkosten werden nach Fläche aufgeteilt (eine sinnvolle Umlagetyp-Bezeichnung wäre in diesem Fall: m²)

Daraus ergibt sich für die Kostenstellen folgender Prozentanteil, welcher vom System automatisch errechnet wird:

Sind alle erforderlichen Angaben gemacht, können diese über das Diskettensymbol in der Symbolleiste, bzw. über Tastenkombination [Strg + S] abgespeichert werden. Nach der Abspeicherung steht die Tabelle „UmlagenZuordnung“ zur Bearbeitung offen.

Umlagen-Zuordnung

Folgende Angaben werden in den Spalten dieser Tabelle gemacht:

Bei einer prozentualen Umlage darf die Gesamtsumme der Umlageanteile den Wert 100 nicht übersteigen. Ein kleinerer Wert ist zulässig, wobei der nicht umgelegte Betrag der Ursprungs-Kostenstelle (bzw. der Ursprungs-Kostenart) belastet wird.

Umlagen kopieren

Nach Angabe von Jahr und Monat besteht die Möglichkeit, Umlagen aus anderen Perioden zu kopieren. Hierzu dient der Befehl [Datei/Datensatz] + [Eintrag kopieren] aus der Menüleiste, bzw. Klick auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste.
Nach Anwahl öffnet sich der Dialog „Zyklus/Umlagen kopieren...“, in welchem folgende Angaben zu machen sind:

Listenwerte

Im Pogramm Listenwerte stehen Auswertungskriterien zur Verfügung, die über den Listendesigner in Kostenstellen- bzw. Kostenträgerauswertungen zur Anzeige gebracht werden. Die hier gemachten Angaben führen zu einer automatischen Kumulierung von Umlagewerten der selektierten Kostenstellen bzw. Kostenträger. Eine Änderung der vorgegebenen Listenwerte ist nicht möglich. Die Anlage zusätzlicher Listenwerte kann jedoch über die Anwahl [Datei/Datensatz] + [neu] erfolgen.
Im Feld (Wert) kann eine beliebige Bezeichnung für den neuen Wert eingegeben werden.
Im Feld (Gruppe) wird dem Wert eine beliebige Gruppe zugeordnet werden, was die spätere Suche nach bestimmten Werten erleichtert.
Über die Combobox (WertArt) wird festgelegt, ob es sich um einen Geldwert (Betrag) oder einen Stundenwert handelt.
Über die Combobox (WertKz) Wertkennzeichen kann zwischen folgenden Angaben selektiert werden:

Werden die Wertkennzeichen „Wert aus angegebener Periode“ und „Werte kumuliert Januar bis angegebene Periode“ gewählt, werden Jahreswerte (Januar bis Dezember kumuliert) berechnet.
Wird das Wertkennzeichen „Werte der angegebenen Perioden kumuliert“ können über die Checkboxen (Januar) bis (Dezember) bestimmte Monate selektiert werden, für welche der gewünschte Wert kumuliert errechnet werden soll. Beispiel: Ein Wert für das 1. Quartal soll ermittelt werden -> Checkboxen (Januar), (Februar) und (März) werden aktiviert.
In den Feldern (Kst) Kostenstelle und (Ktr) Kostenträger kann eine Kostenstellen- bzw. Kostenträgernummer eingegeben oder über das Lupensymbol gesucht werden (siehe auch Suchfunktion Lupe). Werden hier Angaben gemacht, erfolgt eine Berechnung des Wertes ausschließlich für die selektierte Kostenstelle, bzw. den selektierten Kostenträger.

Zeilenaufbau

Im Programm „Zeilenaufbau“ werden alle Kostenarten für eine Listenausgabe zusammengestellt. Die Zusammenstellung ist entweder auf Kostenstellen- oder auf Kostenträgerebene möglich.
Der hier erzeugte Aufbau steht später im Programm „Kostenstellenauswertung“, bzw. „Kostenträgerauswertung“ zur Verfügung und kann über den dort befindlichen Eingrenzungsbereich selektiert und letztendlich zum Ausdruck gebracht werden.
In der Variantentabelle rechts oben kann ein bereits angelegter Listenaufbau aufgerufen oder ein neuer Aufbau angelegt werden. Zur Neuanlage wird eine leere Zeile markiert. Im Feld (AuswertArt) wird entweder der Aufbau KST (Kostenstellenauswertung) oder der Aufbau KTR (Kostenträgerauswertung) gewählt. Im Feld Text kann ein beliebiger Text eingetragen werden (z.B. Rohertrag). Die Auswahl muss mit ENTER bestätigt werden, sodass eine leere neue Zeile entsteht.
In der Kostenartentabelle darunter werden alle Kostenarten angezeigt.
In der Auswertungseinrichtung links erfolgt der eigentliche Aufbau der Auswertung. Damit die Einrichtung in diesem Erfassungsbereich erfolgen kann, muss die Auswertungsart (KST oder KTR) durch Doppelklick aktiviert werden. Danach wird der Erfassungsbereich freigegeben.

Aufbau

Mit Klick auf die rechte Maustaste innerhalb der Auswertungseinrichtung stehen folgende Befehle zur Auswahl:

Gruppen einfügen

Zunächst empfiehlt es sich, eine Gruppe einzufügen. Nach Betätigung des Befehls [Gruppe einfügen], öffnet sich entsprechender Dialog. Im Feld (Formel-Key) sollte hier eine Nummer eingegeben werden, welche später beim Arbeiten mit Summen Verwendung findet (siehe Beispiel unten), im Feld (Text) kann eine beliebige Bezeichnung eingegeben werden und das Feld (Formeltext) kann beim Einfügen von Gruppen leer bleiben. Durch Rechtsklick auf das Ordnersymbol kann eine Gruppe auf gleicher Ebene eingerichtet werden. Durch Rechtsklick auf den Ordnernamen kann eine Gruppe innerhalb dieser Gruppe (eine Ebene darunter) eingerichtet werden. Hierdurch können verschiedene Ebenen erzeugt werden.
Hinweis: Werden neue Gruppen, Summen, Texte oder Kostenarten (aus der Kostenartenübersicht) eingefügt, zeigt das Pfeilsymbol an, wo dieses Element eingefügt wird. „Pfeil nach unten“ bedeutet unterhalb, auf gleicher Ebene. „Pfeil nach unten und rechts“ bedeutet innerhalb, eine Ebene tiefer. Gruppen, Summen und Texte können durch Betätigen der F2-Taste geändert werden.
Durch diesen Aufbau werden die Summen/Zwischensummen im Programm „Kostenstellenauswertung“ bzw. „Kostenträgerauswertung“ automatisch gebildet. Hierbei erfolgt die Summierung immer jeweils in der überrangigen Hierarchiestufe. Beispiel: -> (Hauptebene) ROHERTRAG -> (Unterebene) Erlöse -> (Unterebene) Wareneinsatz
In diesem Beispiel erfolgt eine Summierung der Unterebenen Erlöse und Wareneinsatz zum ROHERTRAG.

Summen einfügen

Wählt man einen Aufbau mit unterschiedlichen Auswertungsebenen, erfolgt die Summierung von Ebene zu Ebene, beginnend mit der Untersten.
Wird ein Aufbau auf gleicher Auswertungsebene gewählt, kann eine Summe durch den Befehl [Summe einfügen] gebildet werden. Es öffnet sich der Dialog „Summe einfügen...“ Beispiel zur Bildung einer Summe: Es wurde ein Aufbau auf einer Auswertungsebene gewählt. Es wurde die Gruppe „Erlöse“ gebildet, welche alle Erlös-Kostenarten enthält und es wurde eine Gruppe „Wareneinsatz“ gebildet, welche alle Wareneinsatz-Kostenarten enthält. Die Gruppe „Erlöse“ habe den Formel-Key #110, die Gruppe „Wareneinsatz“ den Formel-Key #210. Ziel ist es nun, über eine Summe den Rohertrag (Erlöse-Wareneinsatz) zu ermitteln. Hierzu werden im oben genannten Dialog folgende Angaben gemacht:

Kostenarten aus der Kostenartenübersicht einfügen

Die Kostenarten in der Kostenartenübersicht, können durch markieren einer oder mehrerer Zeilen, per Drag&Drop in den Aufbau übertragen werden (siehe auch Verschieben und Kopieren per Drag&Drop). Das Pfeilsymbol zeigt hierbei wieder an, auf welcher Ebene die Kostenarten übertragen werden (siehe Hinweis oben). Die Drag&Drop-Funktion kann jedoch erst erfolgen, wenn nach Markierung der gewünschten Kostenarten am Cursor-Pfeil ein kleines Rechteck erscheint. Mit gedrückter [linker Maustaste] werden nun die markierten Positionen in den gewünschten Zielbereich verschoben. Im Quellbereich verbleiben nun die noch restlichen zu verschiebenden Kostenarten.
Durch Betätigen des Diskettensymbols in der Symbolleiste kann der erstellte Aufbau abgespeichert werden. Eine regelmäßige Zwischenspeicherung wird empfohlen.

Buchungserfassung (Bebu)

Der Bereich „Buchungserfassung“ dient der Erfassung neuer sowie der Änderung noch nicht beendeter BEBU-Buchungsstapel.

Anlage eines Buchungsstapels

Vor der eigentlichen Buchungserfassung öffnet sich zunächst der Erfassungsdialog zur Anlage eines Stapels. Der Buchungsstapel-Dialog dient zur Suche bereits erfasster Buchungsstapel und gleichzeitig zur Erfassung neuer Buchungsstapel.
Folgende Buchungsstapelarten stehen zur Verfügung:

Suchergebnis eingrenzen

Suchergebnistabelle

Über die rechte Maustaste und den Befehl [Eintrag löschen] kann der markierte Buchungsstapel gelöscht werden.

Buchungserfassung

Nach Auswahl des Buchungsstapels im Buchungsstapel-Dialog gelangt man in die Buchungserfassung.
Folgende Felder sind durch die Anlage des Buchungsstapels vorbelegt und können nicht geändert werden:

Buchen

Buchungen werden in der Buchungstabelle erfasst. Es stehen folgende Buchungsschablonen zur Verfügung:

Hinweis: Die Möglichkeit der Direktbuchungen kann unter Umständen zu unterschiedlichen Ergebnissen in Fibu und Bebu führen.

Vorgehensweise bei Umbuchungen

am Beispiel der Buchungsschablone „UmbuchungKst“:

Vorgehensweise bei Direktbuchungen

am Beispiel der Buchungsschablone „DirektbuchungKst“:

Sind in der ersten Buchungszeile alle Angaben gemacht, kann durch Betätigung der [Enter]-Taste in die zweite Buchungszeile gesprungen werden. Da es sich um eine Direktbuchung handelt, wird keine Gegenbuchung vorgenommen, sondern durch nochmaliges Betätigen der [Enter]-Taste der Buchungssatz in die Buchungsansicht verschoben.

Stornobuchungen

Um eine Stornobuchung durchzuführen, wird der gleiche zu korrigierende Buchungssatz nochmals erfasst, jedoch mit Minus-Vorzeichen im Betrag.

Buchungskorrektur

Um eine Korrektur innerhalb des Buchungsstapels durchzuführen, wird der entsprechende Buchungssatz im Bereich der Buchungsansicht durch Doppelklick in den Buchungserfassungsbereich übertragen. Dort erfolgt die entsprechende Korrektur mit anschließender Bestätigung durch [Enter] in der 1. freien Buchungszeile.

Löschung einer Buchung

Buchungen, die sich noch im Buchungsstapel befinden (keine Dialogbuchungen) können entweder über die Taste [entf] oder über die rechte Maustaste/Menütaste gelöscht werden.

Beenden des Buchungsstapels

Sind alle Buchungen in die Buchungsansicht übergeben, kann der Buchungsstapel über den Befehl [Ausführen] + [Buchungsstapel beenden] aus der Menüleiste, beendet werden. Es öffnet sich der Dialog ‚Buchungsstapel beenden / Journaldruck’. Durch Markieren der Checkbox (Journal drucken), wird ein Druckvorgang erzeugt, wird die Checkbox nicht aktiviert, wird das Buchungsjournal nicht gedruckt. Achtung: Ein nicht gedrucktes Buchungsjournal kann später über die Stapelsuche und Deaktivierung des [AktivKz] und [rechte Maustaste] jederzeit ausgedruckt werden.

Info FIBU-Buchungen

Im Programm „Info FIBU-Buchungen“ können Buchungen aus dem Bereich Finanzbuchhaltung, die die BEBU-Kriterien wie Kostenstelle, Kostenart und Kostenträger enthalten, angezeigt werden. Beim Umlagelauf werden diese Buchungen je nach Periodenanwahl herangezogen.
Über die Suchkriterien können die gewünschten Umlagen selektiert werden. Folgende Kriterien stehen hierbei zur Auswahl:

Durch Auslösen mit [Enter] oder Anwahl des Buttons [Startet die Suchabfrage] innerhalb der Symbolleiste wird der Suchvorgang ausgelöst. (siehe auch Suchkriterien)

Ergebnissortierung

Über die Ergebnissortierung kann die Anzeigereihefolge innerhalb der Suchergebnistabelle vorbestimmt werden. Es empfiehlt sich, die nicht benötigten Sortierfelder auf „deaktiviert“ zu stellen, damit die Suchergebnistabelle schnellst möglichst befüllt wird. (siehe auch Ergebnissortierung)

Suchergebnistabelle

In der Suchergebnistabelle werden alle Datensätze angezeigt, die aufgrund der Suchkriterien-Vorgabe gefunden wurden. (siehe auch Suchergebnistabelle)
Folgende Daten werden angezeigt:

Umlageninfo

Zu jeder Zeile innerhalb der Suchergebnistabelle kann die Umlageninfo eingesehen werden. Die Umlageninfo bezieht sich immer auf die momentan markierte Zeile innerhalb der Suchergebnistabelle. Durch schnelles Scrollen in der Bildlaufleiste wird die Umlageninfo erst dann aktualisiert, wenn der Scrollvorgang gestoppt wird. Die erste Zeile der Umlageninfo gibt die komplette Umlage wieder. Zuerst wird der Gesamtbetrag der Umlage angezeigt, (Kst) zeigt die bebuchte Kostenstelle an, (Koa) die bebuchte Kostenart und (Ktr) den bebuchten Kostenträger. Wurden weitere Kostenstellen bebucht, werden diese „Teilumlagen“ unter der ersten Zeile leicht versetzt angezeigt.
Hinweis: Es wird nur eine Umlageninfo angezeigt, wenn bereits ein Umlagenlauf für die entsprechende Buchung stattgefunden hat.

Info manuelle Buchungen

Im Programm „Info manuelle Buchungen“ können Buchungen aus dem Bereich „Buchungserfassung Betriebsbuchhaltung“ selektiert und angezeigt werden. Im Bereich Umlageninfo wird die zum Buchungssatz gehörende Umlage angezeigt. Diese Daten werden beim Umlagenlauf in der jeweiligen Periode herangezogen.

Suchkriterien

Über die Suchkriterien können die gewünschten Umlagen selektiert werden. Folgende Kriterien stehen hierbei zur Auswahl:

Durch Auslösen mit [Enter] oder Anwahl des Buttons [Startet die Suchabfrage] innerhalb der Symbolleiste wird der Suchvorgang ausgelöst. (siehe auch Suchkriterien)

Ergebnissortierung

Über die Ergebnissortierung kann die Anzeigereihefolge innerhalb der Suchergebnistabelle vorbestimmt werden. Es empfiehlt sich, die nicht benötigten Sortierfelder auf „deaktiviert“ zu stellen, damit die Suchergebnistabelle schnellst möglichst befüllt wird. (siehe auch Ergebnissortierung)

Suchergebnistabelle

In der Suchergebnistabelle werden alle Datensätze angezeigt, die aufgrund der Suchkriterien-Vorgabe gefunden wurden. (siehe auch Suchergebnistabelle)
Folgende Daten werden angezeigt:

Umlageninfo

Zu jeder Zeile innerhalb der Suchergebnistabelle kann die Umlageninfo eingesehen werden. Die Umlageninfo bezieht sich immer auf die momentan markierte Zeile innerhalb der Suchergebnistabelle. Durch schnelles Scrollen in der Bildlaufleiste wird die Umlageninfo erst dann aktualisiert, wenn der Scrollvorgang gestoppt wird. Die erste Zeile der Umlageninfo gibt die komplette Umlage wieder. Zuerst wird der Gesamtbetrag der Umlage angezeigt, (Kst) zeigt die bebuchte Kostenstelle an, (Koa) die bebuchte Kostenart und (Ktr) den bebuchten Kostenträger. Wurden weitere Kostenstellen bebucht, werden diese „Teilumlagen“ unter der ersten Zeile leicht versetzt angezeigt.
Hinweis: Es wird nur eine Umlageninfo angezeigt, wenn bereits ein Umlagenlauf für die entsprechende Buchung stattgefunden hat.

Umlagenlauf

Über das Programm "Umlagenlauf" werden für die Betriebsbuchhaltung geeignete Daten aus der Finanzbuchhaltung sowie Betriebsbuchhaltung (manuelle Buchungserfassung) unter Berücksichtigung von Umlagebestimmungen in einer Kostenstellen- oder Kostenträgerliste zusammengeführt. Ein Umlagenlauf kann immer nur über eine bestimmte Periode (Monat) erfolgen. Erst nach einem durchgeführten Umlagenlauf stehen aktuelle Daten für Auswertungen innerhalb der Betriebsbuchhaltung zur Verfügung. Bei lizenzierter Betriebsbuchhaltung werden alle Daten, die im Rahmen der Finanzbuchhaltung erfasst wurden und betriebsbuchhaltungsrelevant sind, automatisch beim Abschließen eines Buchungsstapels an die Kostenstatistiken (Koa, Kst, Ktr) der Betriebsbuchhaltung übergeben. Sollen keine Umlagen (Umverteilungen) durchgeführt werden, ist auch kein Umlagenlauf erforderlich.
Folgende Angaben sind vor dem Umlagenlauf zu machen:

Durch Betätigung des Buttons [Umlagenlauf] wird der Umlagenlauf für die selektierte Periode durchgeführt.
Wurde bereits ein Umlagenlauf für die selektierte Periode durchgeführt, öffnet sich der Dialog "Zyklen...". In der Tabelle dieses Dialogs werden alle Zyklen angezeigt, welche für diesen Monat aktiviert wurden.
Das (UmlageLaufKz) Umlagelaufkennzeichen zeigt an, ob bereits ein Umlagelauf für den entsprechenden Zyklus durchgeführt wurde.
Durch Aktivierung der Checkbox in der Spalte Selektion wird der entsprechende Zyklus für den Umlagenlauf selektiert.
Durch Betätigung des Buttons [OK] wird der Umlagenlauf gestartet.
Wurde noch kein Umlagenlauf für die selektierte Periode durchgeführt, erfolgt zunächst der Hinweis, dass noch keine Umlagen für die entsprechende Periode gefunden wurden und dass im nachfolgenden Dialog die Umlagen aus anderen Perioden kopiert werden können.
Durch Betätigung des Buttons [OK] öffnet sich der Dialog "Zyklus/Umlagen kopieren...".
In diesem Dialog wird selektiert, welche Umlagen aus anderen Perioden kopiert werden sollen.
Über die Combobox Monat wird der Monat angegeben, aus welchem die Umlagen kopiert werden sollen.
Über die Combobox Jahr wird das entsprechende Jahr der Umlage selektiert.
Für den Monat Standard und das Jahr Standard kann im Programm Umlagenverwaltung eine entsprechende Standardumlage eingerichtet und an dieser Stelle selektiert werden.
Die Checkbox Zielbereich löschen ist in diesem Dialog deaktiviert.
Durch Aktivierung der nachfolgenden Radiobuttons können bestimmte Bereiche der gewählten Periode selektiert werden:

Durch Betätigung des Buttons [OK] wird der Umlagenlauf gestartet.
Hinweis: die Combobox "Zyklus/Umlagen kopieren erscheint nur beim ersten Umlagelauf der selektierten Periode. Sollen weitere Umlagen für diese Periode erzeugt werden, müssen diese im Programm Umlagenverwaltung angelegt werden.

Kostenstellenauswertung

Das Programm „Kostenstellenauswertung“ dient zur Anzeige und zum Ausdruck über die im Programmbereich „Zeilenaufbau“ erstellten Ausgabevarianten.
In der Variantenansicht, links oben in der Maske, wird der gewünschte Aufbau mit Doppelklick ausgewählt.
In der Combobox (Auswertungsebene) stehen, je nach Listenaufbau, die Anzahl der Ebenen zur Auswahl bereit. Die Ziffer gibt an, bis zu welcher Ebene die Auswertung erfolgen soll. Je kleiner die Zahl einer Auswertungsebene gewählt wird, desto weniger Listendetails werden zur Ausgabe gebracht. Beispiel: Sollten alle Auswertungsebenen ausgegeben werden, darf die vorgeschlagene Ebene (z.B. 4) nicht verändert werden. Durch manuelle Änderung der Auswertungsebene von 4 nach 3 werden nur noch die überrangigen Auswertungsebenen mit den entsprechenden Summenbildungen ausgegeben usw.
Über die Comboboxen (Monat) und (Jahr), wird der Zeitraum der Auswertung gewählt.
Die Checkbox (mit Nullwerte) dient zur Einschränkung, ob Auswertungspositionen mit Betrag 0 (Null) überhaupt ausgegeben werden sollen.
Im Bereich (Kst) Kostenstelle (von/bis) können die Kostenstellen eingeschränkt werden, die zur Anzeige gebracht werden sollen. Die Eingabe erfolgt über direkte Eingabe der Kostenstellennummer, bzw. über die Suchmöglichkeit mit der Suchfunktion Lupe (siehe auch Suchfunktion Lupe). Wird an dieser Stelle keine Einschränkung gemacht, erfolgt eine Auswertung für alle Kostenstellen.
Über den Button [Vorschau] wird eine Voransicht auf dem Bildschirm erzeugt.
Über den Button [Drucken] wird der Druckvorgang gestartet (siehe auch Druckmanager).

Kostenträgerauswertung

Das Programm „Kostenträgerauswertung“ dient zur Anzeige und zum Ausdruck der im Programmbereich „Zeilenaufbau“ erstellten Ausgabevarianten.
In der Variantenansicht, links oben in der Maske, wird der gewünschte Aufbau mit Doppelklick ausgewählt.
In der Combobox (Auswertungsebene) stehen, je nach Listenaufbau, die Anzahl der Ebenen zur Auswahl bereit. Die Ziffer gibt an, bis zu welcher Ebene die Auswertung erfolgen soll. Je kleiner die Zahl einer Auswertungsebene gewählt wird, desto weniger Listendetails werden zur Ausgabe gebracht. Beispiel: Sollten alle Auswertungsebenen ausgegeben werden, darf die vorgeschlagene Ebene (z.B. 4) nicht verändert werden. Durch manuelle Änderung der Auswertungsebene von 4 nach 3 werden nur noch die überrangigen Auswertungsebenen mit den entsprechenden Summenbildungen ausgegeben usw.
Über die Comboboxen (Monat) und (Jahr), wird der Zeitraum der Auswertung gewählt.
Die Checkbox (mit Nullwerte) dient zur Einschränkung, ob Auswertungspositionen mit Betrag 0 (Null) überhaupt ausgegeben werden sollen.
Im Bereich (Ktr) Kostenträger (von/bis) können die Kostenträger eingeschränkt werden, die zur Anzeige gebracht werden sollen. Die Eingabe erfolgt über direkte Eingabe der Kostenträgernummer, bzw. über die Suchmöglichkeit mit der Suchfunktion Lupe (siehe auch Suchfunktion Lupe). Wird an dieser Stelle keine Einschränkung gemacht, erfolgt eine Auswertung für alle Kostenträger.
Über den Button [Vorschau] wird eine Voransicht auf dem Bildschirm erzeugt.
Über den Button [Drucken] wird der Druckvorgang gestartet (siehe auch Druckmanager).