Kassenabwicklung / Barverkauf

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Das Programm Barverkauf kann unabhängig von der Kassenabwicklung genutzt werden und dient somit der Abwicklung von Verkäufen direkt über die Ladentheke ohne Adresszuordnung. Ist die Kassenverwaltung lizensiert können Barverkäufe direkt bezahlt, über die Kassenbewegungen Ein- und Ausgaben festgehalten, sowie eine Kassenabrechnung erstellt werden.

Voraussetzungen

Als Voraussetzung dient die Hinterlegung einer Kundennummer im Konstantenfeld Kunden-Nr. Weiterhin muss bei Anschluss der Kassenabwicklung über das Programm Kassen-Verwaltung zumindest eine Kasse angelegt sein.

Anleitung

Eine Kasse anlegen

Um eine neue Kasse anzulegen, wählen Sie über das Hauptmenü den Bereich [Einstellungen/Konstanten] → [Auftragsbearbeitung und Projekt] → [Auftragsbearbeitung] → [Kassen]. Zunächst stehen Sie in der Kassen-Suche. Über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Neu] bzw. über das entsprechende Symbol der Symbolzeile gelangen Sie in die Kassen-Verwaltung.

Im Feld Kassen-Nr erfassen Sie eine freie Kassennummer und anschließend eine passende Bezeichnung. Im Listenfeld Kassendrucker stehen Ihnen die über Windows eingerichteten Drucker zur Auswahl. Wählen Sie hier den betreffenden Kassendrucker aus. Über die Druckart bestimmen Sie, ob entweder ein Sofortdruck oder ein Druck über Druckmanager ausgeführt werden soll. Bei der Einstellung Sofortdruck erfolgt keine Druckerabfrage mehr, der Druck wird direkt ausgeführt. Hier werden die Barverkaufsbelege nicht archiviert!

Über die Checkbox Display vorhanden geben Sie an, ob ein Display zur Betragsanzeige vorhanden und installiert ist. In der Display-Länge erfassen Sie den entsprechenden Wert. Das Listenfeld Kassendisplay steht Ihnen zur Auswahl des installierten Displays zur Verfügung.

Weiterhin wählen Sie über die Checkbox, ob eine (Kassen)Schublade vorhanden ist. Im Feld ESC Open Cash Drawer erfassen Sie den Control Font Character zum Öffnen der Kassenschublade. Die Felder Grusstext1, Grusstext2, Schlusstext1 und Schlusstext2 stehen Ihnen zu freien Erfassung zur Verfügung und stehen, je nach Einrichtung, zur Druckausgabe auf dem Kassenbeleg zur Verfügung.

Einrichtung TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)

Gemäß der aktuellen Kassensicherungverordnung ist jeder Kassenzugriff in einer separaten Transaktion zu erfassen. Bei jeder Eingabe in die Kasse wird somit eine Transaktionsnummer gebildet welche auf dem Bon gedruckt wird. Die TSE kann immer nur für eine Kasse genutzt werden. Haben Sie 2 Kassen im Einsatz, werden auch 2 TSE benötigt. Dabei ist es egal, ob es zwei Kassen in einem Mandanten oder zwei Mandanten mit jeweils einer Kasse sind. Für die Einrichtung dieser TSE wählen Sie über die Menüleiste der Kassen-Verwaltung ausführen und TSE initialisieren. Im sich öffnenden Dialog wird die ausgewählte KassenNr automatisch eingestellt. Im TSE-Pfad geben Sie den Pfad für den Zugriff auf den Stick an. Es handelt sich hierbei um einen speziellen Stick der Bundesdruckerei, welcher von uns geliefert wird. Dieser benötigt ein Schreib- und Userrecht. Weiterhin müssen folgende Felder, die alle frei vergebbar sind, belegt werden:

• Neuer Admin Pin -  wird benötigt um Kassen der TSE hinzuzufügen und Daten zu exportieren

• Admin Pin bestätigen - nochmalige Erfassung des Neuer Admin Pin für die Bestätigung

• Admin Puk

• Neuer Time Admin -  wird für die ständige Kommunikation verwendet

• Time-Admin Pin - ist ebenfalls für die ständige Kommunikation zuständig

• TimeAdminPUK

Bitte beachten: alle Pin/PUK müssen notiert werden weil  keine Speicherung in der Datenbank erfolgt

Abschließend klicken Sie auf die Schaltfläche [TSE initialisieren], sonst kann der Barverkauf nicht gestartet werden (bzw. der Dialog mit der Kassenauswahl kann nicht bestätigt werden).

Hinweis: Wird die PIN 3 mal falsch eingegeben, wird der Benutzer der TSE gesperrt. Diese Sperrung kann der Kunde mit der PUK aufheben. Weiß der Kunde den PUK nicht oder wird dieser ebenfalls 3 mal falsch eingebeben, ist die TSE gesperrt.

Die Daten können über die GDPDU-Datenübergabe (DSFinV-K = Schnittstelle zur Übermittlung der Kassendaten) exportiert werden.

Barverkauf und Zahlung erfassen (bei Kassenanschluss)

Wählen Sie im Menü [Auftragsbearbeitung] -> [Barverkauf] an. Es öffnet sich der Dialog Kassenperioden. Die Felder MitarbNr  und Name 1 im Bereich Kassenanmeldung werden automatisch mit den Daten des angemeldeten Mitarbeiters belegt und können bei Bedarf geändert werden. Das Dialogfeld Kassendatum wird mit dem aktuellen Tagesdatum belegt, Änderungen sind ebenfalls möglich.

Im Bereich Eingrenzung zur Anzeige vorhandener Kassenperioden stehen Ihnen folgende Felder zur Eingrenzung zur Verfügung:

• von/bis KassenNr - Limitierung nach der jeweiligen Kassennummer

• von/bis Datum - Eingrenzung nach dem gewünschten Datum

• AktivKz: hierüber können Sie festlegen, ob nur offene oder abgeschlossene Kassen zur Anzeige kommen sollen oder beide Varianten
  Häkchen gesetzt: nur aktive, nicht abgeschlossene Kassen werden angezeigt
  Feld leer: nur abgeschlossene Kassen werden angezeigt
  schwarzes Quadrat - es werden sowohl offene als auch abgeschlossene Kassen angezeigt

• von/bis Vortrag - Limitierung nach einem bestimmten Kassenvortrag

• von/bis Abschluss - Limitierung nach einem bestimmten Kassenabschluss

• von/bis Abrechnung - Eingrenzung nach einem bestimmten Abrechnungsbetrag

• von/bis Abrechnungsdatum - Eingrenzung nach einem bestimmten Abrechnungsdatum

• von/bis erste Bewegung - Eingrenzung nach einem ersten Bewegungsdatum

• letzte Bewegung - Eingrenzung nach einem letzten Bewegungsdatum

Mit Klick auf die Schaltfläche [Daten anzeigen] starten Sie die Anzeige gemäß den Limitierungen. Wurde keine Eingrenzung vorgenommen werden Ihnen automatisch die offenen Kassen angezeigt. Öffnen Sie eine neue Kassenperiode können Sie im Feld Datum gegebenenfalls eine Änderung vornehmen und im Vortrag einen Kassenvortrag erfassen. Mit Klick auf die Schaltfläche [OK] starten Sie die markierte Kasse und gelangen in die Barverkauf-Verwaltung.

Die Adressdaten werden automatisch gemäß der hinterlegten Kundennummer in der Konstante FAKBarverkaufKdNr, belegt. Die weiteren Felder in den Belegkopfdaten sind auf der Seite 'Neue Belege erfassen' beschrieben.

Nun starten Sie die Artikelerfassung im Barverkauf. Wenn Sie die Artikelnummern über einen Scanner einlesen wählen Sie in der Menüleiste über [Extras] → [Barcodemodus aktivieren] an. Der Cursorbalken steht somit direkt im Feld Artikel-Nr.  Den Druck starten Sie über [Ausführen] -> [BV-Zahlung], das entsprechende Symbol in der Symbolleiste oder über das Tastaturkürzel Strg+1. Es öffnet sich der Dialog Zahlung. Hier können Sie über einen Radiobutton folgende Zahlungsarten auswählen:

• Bar - diese Zahlungsart ist automatisch vorbelegt

• Scheck

• Telecash

• Gutschein

In den Feldern BrutBtrg, SktBtrg, ZahlBtrg werden die summierten Werte gemäß den erfassten Positionen angezeigt. Unter Gegeben erfassen Sie den vom Kunden gegebenen Betrag, das Rückgeld wird automatisch ermittelt. Unter Druckart wird die in der Kassen-Verwaltung hinterlegte Druckart vorgeschlagen und kann gegebenenfalls geändert werden. Das Feld Bemerkung dient zur Erfassung eines individuellen Hinweises und kann bei entsprechender Designeinrichtung gedruckt werden. Mit Klick auf die Schaltfläche [Kassenschublade öffnen] öffnet sich diese, und über den [OK]-Button starten Sie den Druck.

Wird der Barverkauf nicht oder nur ein Teilbetrag bezahlt, erfassen Sie unter Gegeben den entsprechenden Wert. Anschließend erhalten Sie eine Abfrage ob der Barverkauf als nicht bezahlt gekennzeichnet werden soll. Diese Abfrage bestätigen Sie  mit  Klick auf [Ja].

Erfassung von Einnahmen und Ausgaben

Um sonstige Einnahmen, Ausgaben und Zahlungen für unbezahlte Barverkäufe zu erfassen wählen Sie in der Barverkauf-Verwaltung [Ausführen] -> [Einnahmen/Ausgaben] an oder klicken auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste, bzw. die betreffende Schaltfläche, oder verwenden Sie das Tastaturkürzel Strg+3. Im Folgedialog markieren Sie über die betreffende Checkbox, ob Sie eine Barverkaufszahlung, sonstige Einnahme oder eine Ausgabe erfassen möchten.

Zahlung für unbezahlte Barverkäufe erfassen

Möchten Sie eine Zahlung für einen unbezahlten Barverkauf erfassen wählen Sie über den Radio-Button Barverkaufszahlung aus Dadurch wird das Feld Beleg-Nr aktiviert und Sie erfassen die Nummer des betreffenden Barverkaufs oder suchen diesen über die Suchfunktion. Die Felder Offen, Bezahlt, Betrag und ZahlBtrg werden mit den Werten des ausgewählten Barverkaufs bestückt. Mit Klick auf die Schaltfläche [OK] bestätigen Sie die Einnahme und es öffnet sich der bekannte Zahlung-Dialog.

Sonstige Einnahme erfassen

Möchten Sie eine sonstige Einnahme erfassen wählen Sie über den Radio-Button sonstige Einnahme aus. Dadurch wird das Feld Beleg-Nr aktiviert. Durch Eingabe einer STREIT®-Rechnungsnummer oder Suche über die Suchfunktion werden die Felder Offen, Bezahlt, Betrag und ZahlBtrg mit den Werten der ausgewählten Rechnung bestückt. In den Feldern SktProz oder SktBtrg können Sie bei Bedarf einen Skontoprozentsatz oder direkten Skontobetrag erfassen. Der vorgeschlagene ZahlBtrg wird dadurch automatisch angepasst. Mit Klick auf die Schaltfläche [OK] bestätigen Sie die Einnahme und es öffnet sich der bekannte Zahlung-Dialog.

Hinweis: wenn die STREIT®-Finanzbuchhaltung nicht aktiviert ist werden diese Einnahmen direkt in die Kunden-OP-Verwaltung als Zahlungseingang eingestellt. Eine automatische Übernahme in die STREIT®-Finanzbuchhaltung ist derzeit nicht möglich.

Ausgabe erfassen

Möchten Sie eine Kassenausgabe erfassen wählen Sie über den Radio-Button Ausgabe aus. Im Feld ZahlBtrg erfassen Sie den betreffenden Betrag und unter Bemerkung die Bezeichnung der Ausgabe. Durch Eingabe einer Kundennummer im Feld Kunden-Nr können Sie diese Ausgabe einem Kunden zuordnen. Mit Klick auf die Schaltfläche [OK] gilt die Ausgabe als gespeichert.

Kassenvortrag- /Abschluss erfassen

Für die Erfassung eines Kassenvortrags oder -abschlusses bietet STREIT® mehrere Möglichkeiten.

Zum Einen können Sie diese bei Anwahl des Programmes Barverkauf im Dialog Kassenperioden erfassen oder Sie wählen in der Barverkauf-Verwaltung [Ausführen] → [Vortrag/Abschluss] und nehmen die Erfassung dort vor. Ein Kassenvortrag kann zusätzlich automatisch über die Kassenabrechnung eingestellt werden wenn die Checkbox autom.Vortrag mit Abrechnungssaldo aktiviert wird.

Kassenabrechnung durchführen

Über [Ausführen] → [Kassenabrechnung] oder das entsprechende Symbol in der Symbolleiste, bzw. die betreffende Schaltfläche, oder mit dem Tastaturkürzel Strg+5, gelangen Sie in den Dialog Kassenabrechnung. In den Feldern AbrZeitraumVon/AbrZeitraumBis wird das Datum der aktiven Kasse vorbelegt und kann nicht geändert werden. Sind mehrere Kassenperioden offen können Sie die Checkbox Abrechnung rückwirkend aktivieren. Dadurch haben Sie die Möglichkeit das AbrZeitraumBis-Datum zu ändern und somit eine rückwirkende Abrechnung durchzuführen.

Im Bereich Optionen stehen Ihnen folgende Einstellungen, zur Aktivierung/Deaktivierung über eine Checkbox, zur Verfügung:

• autom. Vortrag mit Abrechnungssaldo: der Abrechnungssaldo wird automatisch in den Vortrag der nächsten Kassenperiode übertragen  (standardmäßig deaktiviert)

• Datum für autom. Vortrag: wurde die Checkbox autom. Vortrag mit Abrechnungssaldo aktiviert kann hier ein Datum für den Vortrag eingestellt werden

• Barverkaufsaufstellung drucken: bei Aktivierung wird beim Druck der Kassenabrechnung zusätzlich eine Aufstellung der enthaltenen Barverkäufe ausgegeben (standardmäßig aktiviert)

• Erlöskontenaufstellung drucken: bei Aktivierung wird beim Druck der Kassenabrechnung zusätzlich eine Aufstellung der in den Barverkäufen hinterlegten Erlöskonten ausgegeben (standardmäßig aktiviert)

• Kassenbewegungen im Fließtext drucken: bei Aktivierung werden beim Druck die Zahlungen, Einnahmen und Ausgaben fortlaufend, ohne Seitenumbruch, gedruckt, bei deaktivierter Checkbox erfolgt der Druck jeweils auf einer separaten Seite

Diese Vorgaben können Sie über die Funktion [STRG+rechte Maustaste] ->[Vorgabewerte einstellen] nach Ihren Bedürfnissen einstellen.

Kassenbewegungen anzeigen

Die Kassenbewegungen öffnen Sie entweder über die Funktion [Ausführen] → [Kassenbewegungen] oder das entsprechende Symbol in der Symbolleiste. Weiterhin steht Ihnen für den Aufruf das Tastaturkürzel Strg+4 zur Verfügung.

Anzeige der unbezahlten Barverkäufe

Über die Funktion [Ausführen] → [unbezahlte Barverkäufe] oder mit Klick auf das entsprechende Symbol öffnet sich der Dialog [unbezahle Barverkäufe]. Hier erhalten Sie eine Auflistung der noch offenen Barverkaufsbelege. Wurden bereits Teilzahlungen getätigt können Sie diese im Feld BerBezahlt einsehen. Weiterhin können Sie diese Funktion über das Tastaturkürzel Strg+6 aufrufen.

Kassenschublade öffnen

Über die Funktion [Ausführen] → [Kassenschublade öffnen] oder mit Klick auf das entsprechende Symbol öffnet sich, bei korrekter Einrichtung eines Kassendruckers mit Schublade, die Ladenkasse. Dieselbe Funktion können Sie über das Tastaturkürzel Strg+7 aufrufen.

Kassenbuch drucken

Über die Funktion [Ausführen] → [Kassenbuch drucken] oder mit Klick auf das entsprechende Symbol öffnet sich der Listendruck. Nehmen Sie hier die gewünschte Limitierung vor und starten den Druck über die Schaltfläche [Ausgabe]. Über das Tastaturkürzel Strg+9 können Sie den Druck des Kassenbuchs ebenfalls starten.

Änderung nach Abrechnung

Nach durchgeführter Kassenabrechnung ist es nicht mehr möglich die Abrechnung zu löschen. Um Korrekturen in dieser Kassenperiode vorzunehmen müssen Sie für diese Kasse für denselben Tag eine neue Kassenperiode anlegen und die Änderungen dort vornehmen.

Handhabung Z-Nummer auf Kassenabrechnung

Alle Kassenabrechnungen werden mit einer fortlaufenden Z-Nummer versehen. Diese Z-Nummer wird automatisch beim Druck vergeben und ist auf dem Ausdruck der Kassenabrechnung zu finden.

Diese Nummer wird aufsteigend vergeben und ist nicht über irgendwelche Nummernkreise oder ähnliches selbst zu vergeben!!

Müssen Korrekturbuchungen vorgenommen werden, bekommt diese neue Kassenabrechnung auch eine neue Z-Nummer.

Archivierung der Kassenabrechnung

Bei jedem Ausdruck einer Kassenabrechnung wird ein Archiveintrag erstellt, welcher unter dem Mitarbeiter, der die Kassenabrechnung vorgenommen hat, zu finden ist.

Ausgabe per GDPdU

Die Kassenabrechnungen können über die GDPdU-Schnittstelle über die Checkbox Daten aus Kassenabrechnung ausgelagert werden.