Stundenexport in externe Abrechnungsprogramme

Hintergrund (Sinn und Zweck)

STREIT bietet die Möglichkeit, Stunden an externe Abrechnungsprogramme zu übergeben (z.B. DATEV-Lohn, P&I Lohn, SBS-Lohn Plus und SoftResearch). Hierdurch haben Sie die Möglichkeit, anhand der Nachkalkulation- oder Zeiterfassung-Stunden, eine externe Lohnabrechnung durchzuführen.

Voraussetzungen

Voraussetzungen hierfür ist die Erfassung bzw. Bereitstellung der Stunden innerhalb der Nachkalkulation Stundenerfassung bzw. innerhalb der Zeiterfassung.

Anleitung

Nachkalkulation an DATEV-Lohnschnittstelle

STREIT bietet die Möglichkeit, Stunden an den DATEV-Lohn zu übergeben (LODAS und Lohn & Gehalt). Dies erledigen Sie über den Programmteil Nachkalkulation an DATEV-Lohnschnittstelle oder Zeiterfassung an DATEV-Lohn.

Diese Programme verarbeiten die Daten aus der Nachkalkulation Stunden und aus der Zeiterfassung und bedienen die Schnittstellen Datev Lohn & Gehalt und Datev LODAS.
Der Unterschied zwischen diesen Bereichen ist grundsätzlich:

• Mit Datev Lohn & Gehalt kann eine vollständige Im-Haus-Verarbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung abwickelt werden.

• Mit Datev LODAS ist die Abrechnung von Lohn und Gehalt über das Rechenzentrum Datev möglich.

Übergabeschemen

Zur Übertragung gibt es verschiedene Übergabeschemen:

• Kalendarium (Lodas)

• Standard (Lodas)

• Stunden (Lodas)

• Monat und Kalender (Lohn & Gehalt)

Einstellungen vornehmen

Die Voreinstellung, über welche der beiden Schnittstelle (Lodas oder Lohn & Gehalt) die Daten übergeben werden, erfolgt in der Konstantenverwaltung über Hauptmenü → [Extras] → [Konstantenverwaltung] → [Verbuchung/Clearing/Datev/Factoring] → [Datev] → [Lohnübergabe].

Zusätzlich müssen die Konstantenfelder Beratername, Datev-BeraterNr und Mandantennummer im Bereich Hauptmenü → [Extras] → [Konstantenverwaltung] → [Verbuchung/Clearing/Datev/Factoring] → [DATEV] erfasst werden.

Desweiteren müssen die Lohnarten entsprechend geschlüsselt sein. Nachfolgend werden die notwendigen Schlüsselungen aufgeführt, damit eine korrekte Übergabe möglich ist.

Wählen Sie über Hauptmenü → [Einstellungen] → [Nachkalkulation] → [Lohnarten] die entsprechende(n) Lohnart(en) aus.

Im Feld Lohnübergabe bestimmen Sie die Übertragungsart für die Lohnart.
Lohnarten, die an DATEV übertragen werden sollen, müssen die Schlüsselung Übergabe Naka/Zerfa an DATEV erhalten.
Desweiteren müssen die zu übertragenden Lohnarten mit dem Datev Bearbeitungsschlüssel und gegebenenfalls Datev Ausfallschlüssel versehen werden.

Folgende Bearbeitungsschlüssel stehen zur Verfügung:

• Stunden

• Brutto-Bezug (nicht Stunden sondern EK-Summe wird übertragen)

• Nettobe-/abzüge (nicht Stunden sondern EK-Summe wird übertragen)

• Tage für Lohnberechnung

• Kilometer für Lohnberechnung

• Ausfallstunden pro Tag wegen Kurzarbeit

• Arbeitstage des Monats

• Anwesenheitstage

• Genomme Urlaubstage

• Krankheitstage

• Fehltage

• Bezahlte Fehlstunden im Schlechtwetterzeitraum

• Anwesenheitsstunden

• Bezahlte Stunden

• Urlaubsstunden

• Krankheitsstunden

• Fehlstunden

• Sollstunden

Eine Buchung für die Kalendererfassung wird anhand des Feldes Datev Ausfallschlüssel erkannt. Ist das Feld Datev Ausfallschlüssel gefüllt, handelt es sich um eine Kalenderbuchung, andernfalls um eine Buchung für die Monatserfassung.
Dies bedeutet für die Einrichtung, dass innerhalb der Lohnartenverwaltung das Feld Datev Ausfallschlüssel hierfür die Regelung übernimmt. Ist dieses Feld nicht ausgefüllt, handelt es sich um die Monatserfassung. Ansonsten werden die Daten in Form der Kalendererfassung übertragen.

Für die Kalendererfassung ist neben dem Ausfallschlüssel auch das Feld Kalendertag ein Mussfeld. Die Felder Kalendertag, Stundenanzahl und Tagesanzahl sind rein für die Kalendererfassung bestimmt und sollten bei Buchungen für die Monatserfassung leer sein.
Bei Buchungen für die Monatserfassung muss das Feld Wert immer gefüllt sein. Dagegen müssen die Felder  Kalendertag, Ausfallschlüssel, Stundenanzahl und Tagesanzahl leer sein.

Eine weitere Vorgabe der DATEV-Lohn-Schnittstelle ist die Übergabe eines Abrechnungszeitraumes. Dieser Abrechnungszeitraum wird aufgrund der Felder AbrechPeriodeMonat und AbrechPeriodeJahr belegt.
Vor der Erfassung in der Nachkalkulation Stundenerfassung, legen Sie die Abrechnungsperiode über [Ausführen] → [Stundennachkalkulation] → [Abrechnungsperiode festlegen (LODAS)] fest.
Dies ist besonders wichtig, da Stunden gegebenenfalls im Vormonat angefallen sind, aber im aktuellen Monat in die Lohnabrechnung fließen sollen. Somit kann der Abrechnungszeitraum abweichend vom Monat des Verbrauchsdatum angegeben werden.

Über den Lohn-Exportmodus kann ein weiteres Kriterium für die Eingrenzung erfasst werden. Mit diesem Exportmodus können z.B. die Angestellten und die Stundenlöhner zu unterschiedlichen Terminen übertragen werden. Der Lohn-Exportmodus wird über die Anwahl Hauptmenü → [Einstellungen] → [Datev] → [DATEV-Exportmodus] festgelegt und anschließend dem jeweiligen Mitarbeiter im Mitarbeiterstamm auf dem Register [Zeiterfassung] [Sonstiges] im Feld Lohn-Übergabemodus zugeordnet.

Auslagerung der Daten

Die Auslagerung der Nachkalkulationsstunden erfolgt über das Programm Nachkalkulation an DATEV-Lohn bzw. Zeiterfassung an DATEV-Lohn.
Die Limitierung tätigen Sie unter anderem über die Felder AbrechPeriodeMonat und AbrechPeriodeJahr. Zusätzlich wird das Feld Lohn-Übergabemodus zur Limitierung angeboten.

Wählen Sie das entsprechende DATEV-Lohnübergabeschema. Der vorgeschlagene Wert richtet sich nach der Einstellung in der Konstantenverwaltung über Anwahl Hauptmenü → [Extras] → [Konstantenverwaltung] → [Verbuchung/Clearing/Datev/Factoring] → [Lohnübergabe].

Die Übertragung erfolgt über die Auswahl der Variante Übertragungslauf mit Auswahl: [Alle noch nicht ausgelagerten Daten auslagern] unter Angabe eines Übertragungsdatum.

Für einen Korrekturlauf kann die Auswahl [alle Daten auslagern] ausgewählt werden. Hier werden alle bereits unter dem angegebenen Übertragungsdatum ausgelagerten Sätze nochmals ausgelagert, und es werden zusätzlich, die noch nicht ausgelagerten, Datensätze mitgegeben.

Die Übertragung wird durch ein Protokoll dokumentiert. Die bereits generierten Protokolle lassen Sie sich über [Anzeige Reportübersicht starten] anzeigen.

Nachkalkulation an PI-Smart-Lohn

STREIT bietet die Möglichkeit, Stunden an P&I-Lohn zu übergeben. Dies erledigen Sie über den separaten Programmteil Zeiterfassung an PI-Smart-Lohn oder Nachkalkulation an PI-Smart-Lohn.

Dieses Programm verarbeitet die Daten aus der Nachkalkulation Stundenerfassung bzw. der Zeiterfassung und erzeugt eine Datei, die wiederum in P&I-Lohn eingelagert werden kann.

Einstellungen vornehmen

Prüfen Sie vorab, ob die Stammdaten (u.a. Mitarbeiternummer, Lohnarten, Kostenträger) in den beiden Programmen übereinstimmen. Außerdem legen Sie den entsprechenden P&I Lohn-Mandanten (Empfänger der Daten) über die Anwahl Hauptmenü → [Extras] → [Konstantenverwaltung] → [Nachkalkulation] → [P&I Lohn] im Feld PIMandNr fest.

Prüfen und passen Sie die Lohnarten an über die Anwahl Hauptmenü → [Einstellungen/Konstanten] → [Nachkalkulation] → [Lohnarten-Stammdaten] an. Wichtig hierbei ist die Vorbelegung des Feldes Lohnübergabe [Übergabe Naka/Zerfa anP&I-Lohn Smart] innerhalb der Lohnart.
Für die korrekte Einrichtung innerhalb P&I Lohn ist der externe Berater von P&I zuständig (Fa. EDV-Höhne).

Auslagerung der Daten

Nach der Nachkalkulation Stundenerfassung, kann die Übergabe der Datei erfolgen. Wählen Sie hierzu das Hauptmenü → [Nachkalkulation] → [Nachkalkulation an PI-Smar-Lohn] an. Grenzen Sie die gewünschten Kriterien ein und wählen [Datenübergabe an Lohnprogramm starten].

Die Übertragung erfolgt über die Auswahl der Variante Übertragungslauf mit Auswahl: [Alle noch nicht ausgelagerten Daten auslagern] unter Angabe eines Übertragungsdatum.

Für einen Korrekturlauf kann die Auswahl [alle Daten auslagern] ausgewählt werden. Hier werden alle bereits unter dem angegebenen Übertragungsdatum ausgelagerten Sätze nochmals ausgelagert, und es werden zusätzlich, die noch nicht ausgelagerten, Datensätze mitgegeben.

Die Übertragung wird durch ein Protokoll dokumentiert. Die bereits generierten Protokolle lassen Sie sich über [Anzeige Reportübersicht starten] anzeigen.
Anschließend lagern Sie die erzeugte Datei in P&I-Lohn ein.

 

Lohnübergabe in SBS-Lohn Plus

STREIT bietet die Möglichkeit, Stunden an SBS-Lohn Plus zu übergeben. Dies erledigen Sie über den Programmteil Nachkalkulation Stundenerfassung über das Kontextmenü → [Datenübergabe] → [Stunden–>SBS Lohn Plus].

Dieses Programm verarbeitet die Daten aus der Nachkalkulation Stundenerfassung und erzeugt eine ASCII-Datei, die wiederum in SBS-Lohn Plus eingelagert werden kann.

Einstellungen vornehmen

Prüfen und erfassen Sie zunächst die Auslösungen und Lohnarten über die Anwahl Hauptmenü → [Extras] → [Konstantenverwaltung] → [Nachkalkulation] → [Auslösung].

Die Lohnarten passen Sie über die Anwahl Hauptmenü → [Einstellungen/Konstanten] → [Nachkalkulation] → [Lohnarten-Stammdaten] an. Wichtig hierbei ist die Vorbelegung des Feldes Lohnübergabe [Übergabe Naka an SBS-Lohn plus] innerhalb der Lohnart.
Auch die Lohnart für Normalstunden muss mit dieser Vorbelegung versehen werden, damit die einbehaltenen Überstunden automatisch berechnet und separat in der Auslagerungsdatei (BEWA-001.DAT) ausgewiesen werden.
Beachten Sie, dass in der Übergabedatei für die Lohnart lediglich die letzten drei Stellen der Lohnarten-Nummer übertragen werden.

Prüfen Sie die Einstellungen im Mitarbeiterstamm über die Anwahl Hauptmenü → [Stammdaten] → [Mitarbeiter] → [Mitarbeiter-Stammdaten]. In der Mitarbeiter-Verwaltung der einzelnen Mitarbeiter muss im Register [Zeiterfassung] ein gültiger Arbeitszeitplan hinterlegt sein.
Desweiteren hinterlegen Sie im Register [Arbeitszeitkonto] die Werte für das Überstundenkonto und den Überstundeneinbehalt. Das Feld Überstundenkonto beinhaltet den Startwert bzw. die Saldovorgabe der Überstunden zu Beginn. Das Feld Überstundeneinbehalt definiert, um wie viele Stunden das Überstundenkonto maximal im Monat anwachsen darf. Desweiteren legen Sie die maximale Stundenanzahl, auf das das Überstundenkonto anwachsen darf, über das Feld Max.-Wert Überstundenkonto fest.

Auslagerung der Daten

Nach erfolgter Stundenerfassung innerhalb der Nachkalkulation, kann die Übergabe der Datei erfolgen. Wählen Sie hierzu das Kontextmenü → [Datenübergabe] → [Stunden–>SBS Lohn plus] an.
Im folgenden Dialog wählen Sie Ihre gewünschte Eingrenzung für die Übergabe, geben Sie den Pfad für die Übergabedatei an und bestätigen mit [OK].

 

Lohnübergabe an Soft-Research

STREIT bietet die Möglichkeit, Stunden an Soft-Research zu übergeben. Dies erledigen Sie über den Programmteil Nachkalkulation Stundenerfassung über das Kontextmenü → [Datenübergabe] → [Stunden–>Soft-Research].

Dieses Programm verarbeitet die Daten aus der Nachkalkulation Stundenerfassung und erzeugt eine Datei, die wiederum in Soft-Research eingelagert werden kann.

Einstellungen vornehmen

Prüfen und passen Sie zunächst die Lohnarten an über die Anwahl Hauptmenü → [Einstellungen/Konstanten] → [Nachkalkulation] → [Lohnarten-Stammdaten] an. Wichtig hierbei ist die Vorbelegung des Feldes Lohnübergabe [Übergabe Naka Stunden an Soft-Research] innerhalb der Lohnart.

Auslagerung der Daten

Nach der Nachkalkulation Stundenerfassung, kann die Übergabe der Datei erfolgen. Wählen Sie hierzu das Kontextmenü → [Datenübergabe] → [Stunden–>Soft-Research] an.
Im folgenden Dialog wählen Sie Ihre gewünschte Eingrenzung für die Übergabe, geben Sie den Pfad für die Übergabedatei an und bestätigen mit [OK].