Belegweiterverarbeitung
Funktionen zur Belegbearbeitung
Bestehende Belege suchen
Um einen Beleg zu suchen, öffnen Sie zunächst die entsprechende Beleg-Verwaltung. Über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Suchen], bzw. das entsprechende Symbol der Symbolzeile, öffnen Sie die die zugehörige Beleg-Suche.
Kopieren eines kompletten Beleges
Um einen Beleg zu kopieren, steht Ihnen über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] die Funktion [Eintrag kopieren] zur Verfügung (bzw. die entsprechende Schaltfläche der Symbolzeile). Es öffnet sich der Dialog Beleg kopieren. Im Bereich Quellbeleg auswählen wählen Sie die gewünschte Belegart aus, aus welcher Sie Daten kopieren möchten. Über Anwahl der zugehörigen Such-Schaltfläche gelangen Sie in die zugehörige Beleg-Suche. Über die gewählten Suchkriterien lassen Sie sich den gewünschten Beleg anzeigen und wählen diesen durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile aus. Die Positionen des gewählten Belegs werden in den Dialog übernommen und in der unten stehenden Tabelle angezeigt.
Über das Register Optionen steuern Sie die Datenübernahme aus dem Ursprungsbeleg. Aktivieren Sie hierzu die entsprechenden Checkboxen.
Eine besondere Bedeutung kommt der Checkbox Initialisierung aus Stammdaten zu. Diese ist standardmäßig nicht aktiviert. Hierdurch werden die Positionsbeträge (Ek, Vk) aus dem Ursprungsbeleg übernommen. Bei Aktivierung der Checkbox findet bei Erstellung des neuen Beleges eine Preisermittlung statt. Über die Checkboxen Zusätzliche Adressverweise und Sachbearbeiter steuern Sie ob eventuell vorhandene Adressverweise und Mitarbeiterdaten in den Zielbeleg übernommen werden sollen.
Über die Schaltfläche [Rohstoffnotizen] wählen Sie über das Listenfeld entweder RohstNotiz aus Quellbeleg oder RohstNotiz aus Konstanten, oder Sie aktivieren die Einstellung manuell. Standardmäßig ist die Übernahme aus dem Quellbeleg aktiv. Wählen Sie hier die manuelle Einstellung, können die Rohstoffwerte in der darunter liegenden Tabelle verändert werden.
In der Spalte Auswahl der Positionstabelle markieren Sie sich die Positionen, die Sie übernehmen möchten. Soll der komplette Beleg übernommen werden, markieren Sie die Spalte Auswahl über einen Klick auf die Spaltenüberschrift und drücken anschließend die Leertaste. Alle Positionen werden ausgewählt.
Durch Anwahl der Schaltfläche [Kopieren] schließen Sie den Kopiervorgang ab. Der Lieferant und die ausgewählten Positionen werden in einen neuen Beleg übernommen. Der Beleg kann nach dem Kopiervorgang beliebig abgeändert werden.
Mehrfachkopie eines Beleges (nur im Status Preis-/Bestellanfrage)
Im Register Optionen zum Kopieren, Maskenbereich Kopien für mehrere Lieferanten wählen Sie über die Schaltfläche [Lieferanten auswählen] weitere Lieferanten, für welche Sie den ausgewählten Beleg kopieren möchten. Dadurch gelangen Sie in die Lieferanten-Suche und können sich die betreffenden Lieferanten markieren und mit ENTER-Taste in den Kopier-Dialog übernehmen. Mit Klick auf [Kopieren] werden die Belege für die ausgewählten Lieferanten erstellt.
Belege löschen
Löschen einzelner Belege
Öffnen Sie den zu löschenden Beleg. Über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Löschen], bzw. das entsprechende Symbol in der Symbolzeile, wählen Sie die Löschung an. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage ob der komplette Beleg gelöscht werden soll.
Wurde ein Beleg bereits gedruckt, wird dieser durch den Löschvorgang nicht komplett gelöscht, sondern mit dem Status gelöschter Beleg versehen. Dadurch sind auch über Jahre hinweg noch alle Belege mit allen dazugehörigen Informationen vorhanden.
Wurde ein Beleg noch nicht gedruckt und gelöscht, ist dieser nicht mehr vorhanden. Die Belegnummer wird automatisch bei der nächsten Erfassung vorgeschlagen/herangezogen.
Einen gelöschten Beleg zur Neuerfassung freigeben / Belegnummer wieder verwenden
Wurde ein gedruckter Beleg gelöscht, wird die Belegnummer nicht automatisch wieder freigegeben, bzw. für die Neuerfassung ermittelt. Um diese Belegnummer dennoch wieder zu verwenden, geben Sie die Belegnummer des gelöschten Beleges innerhalb der Beleg-Verwaltung ein. Nach Bestätigung mit der Tab-Taste öffnet sich ein Auswahl-Dialog, welcher Ihnen den gelöschten Beleg auflistet. Mit Anwahl der Schaltfläche [Abbruch] erfolgt die Abfrage, ob diese Nummer zur Neuerfassung verwendet werden soll. Nach Bestätigung mit [Ja] öffnet sich eine Neuerfassung mit dieser Belegnummer.
Löschen mehrerer Belege
Möchten Sie mehrere Belege gleichzeitig löschen, öffnen Sie einen neuen, leeren Beleg. Über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Bereich löschen] öffnet sich das Dialogfenster für die Bereichslöschung. Über die Schaltfläche [Eingrenzung] gelangen Sie in einen weiteren Dialog zur Selektion der zu löschenden Belege. Nach Anwahl [Schließen] dieses Dialogs und Anwahl [Abfrage starten] werden die ausgewählten Belege aufgelistet. Sollen alle angezeigten Belege gelöscht werden, steht Ihnen die Checkbox Alle Positionen auswählen zur Verfügung. Nach erneuter Anwahl [Abfrage starten] werden alle Positionen ausgewählt und können mit Bestätigung über die Schaltfläche [OK] gelöscht werden. Sie erhalten ein Protokoll für die Beleglöschung.
Belege manuell abschließen
Beleg einzeln abschließen
Bestehende Einkaufsbelege können Sie ohne Weiterverarbeitung per Eingrenzung abschließen/erledigen. Wählen Sie innerhalb des jeweiligen Beleges über die Menüzeile die Funktion [Ausführen] –> [Beleg abschließen]. Gegebenenfalls erhalten Sie einen Hinweis, dass der Quellbeleg noch offene Positionen beinhaltet und diese manuell auf erledigt gesetzt werden sollen. Diese Abfrage bestätigen Sie mit Klick auf [Ja], damit der Beleg abgeschlossen werden kann. Durch diesen Vorgang wird kein Nachfolgebeleg erzeugt. Der Status wird auf Beleg weiterverarbeitet, bzw. beim Rechnungseingangsbeleg auf Erledigter Beleg gesetzt.
Mehrere Belege ohne Weiterverarbeitung abschließen
Sie befinden sich in einem neuen Einkaufsbeleg. Über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Belege abschließen] öffnet sich ein Dialogfenster. Über die Schaltfläche [Eingrenzungen] gelangen Sie in die Eingrenzungsmöglichkeiten zur Selektion der Belege. Über Anwahl [Schließen] und anschließender Anwahl [Abfrage starten] werden Ihnen die ausgewählten Belege angezeigt. Aktivieren Sie die Checkbox Alle Positionen auswählen und wählen erneut [Abfrage starten] werden alle aufgelisteten Belege markiert. Sollen nur einzelne Belege abgeschlossen werden aktivieren Sie diese in der Spalte Auswahl manuell. Über die Schaltfläche [Abschließen] werden die Belege abgeschlossen und mit dem Status Beleg weiterverarbeitet, bzw. beim Rechnungseingangsbeleg mit Erledigter Beleg versehen.
In den Belegarten Preis-/Bestellanfrage, Bestellung und Wareneingang steht Ihnen im Eingrenzungsdialog zusätzlich die Checkbox Offene Positionen auf manuell erledigt setzen zur Verfügung. Durch Aktivierung können Sie noch offene Belegpostionen manuell auf erledigt setzen, um die Verarbeitung erfolgreich durchzuführen.
Manuell abgeschlossene Belege reaktivieren
Manuell abgeschlossene Belege schalten Sie über die Menüzeile und Anwahl [Ausführen] → [Beleg reaktivieren] wieder für die Bearbeitung frei.
Belege weiterverarbeiten
Über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung], kann aus einer Belegart eine neue generiert werden. So wird z. B. aus dem Preisangebot eine Bestellung, aus dem Wareneingang eine Rechnung usw.. Es ist auch möglich mit Hilfe des Statuswechsels Belegarten zu überspringen. So kann z. B. aus einer Bestellung per Statuswechsel eine Rechnung generiert werden ohne einen Wareneingang zu erstellen.
Für die Belegweiterverarbeitung mit gleichzeitigem Abschluss des jeweiligen Beleges gibt es in STREIT® zwei Möglichkeiten – einmal den Statuswechsel über den Zielbeleg und einmal die Belegweiterverarbeitung über den Quellbeleg.
... über den Zielbeleg
Öffnen Sie einen neuen Beleg in der Zielbeleg-Verwaltung. Über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Beleg komplett übernehmen] erscheint der Zwischendialog Beleg komplett übernahmen. Dort wird Ihnen die Vorgänger-Belegart eingestellt. Diese kann in der Belegart Preisanfrage und Wareneingang nicht geändert werden. Geben Sie die Belegnummer des Quellbelegs ein. Ist Ihnen diese nicht bekannt, gelangen Sie über die Such-Schaltfläche in die entsprechende Beleg-Suche.
Weiterhin stehen Ihnen folgende Funktionen zur Übernahme aus Verkaufsbelegen zur Verfügung (als Beispiel der Bestellbeleg]: Anwahl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Bestellung aus Angebot erstellen] Anwahl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Bestellung aus Auftragsbestätigung erstellen] Anwahl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Bestellung aus Lieferschein erstellen] Anwahl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Bestellung aus Projektreservierung erstellen] Anwahl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Bestellung aus Materialausgabeschein erstellen] Anwahl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Bestellung aus Arbeitsauftrag erstellen] Anwahl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Bestellung aus Projekt erstellen]
Über das Register Optionen zur Übernahme wählen Sie, welche Informationen aus dem Quellbeleg in den Zielbeleg übergeben werden sollen.
Durch Anwahl der Schaltfläche [Übernehmen] bestätigen Sie die Beleg-Weiterverarbeitung. Nach erfolgreicher Verarbeitung erhält der Quell-Beleg automatisch den Status Beleg weiterverarbeitet.
... über den Quellbeleg
Beleg komplett weiterverarbeiten
Öffnen Sie Ihren Quellbeleg in der entsprechenden Quellbeleg-Verwaltung. Über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Beleg komplett weiterverarbeiten] erscheint ein Zwischendialog. Im Feld Neuer Belegstatus wird Ihnen die nachfolgende Belegart vorgeschlagen. Durch Auswahl über das Listenfeld können Sie den Zielstatus ändern.
Über das Register Optionen zur Weiterverarbeitung wählen Sie, welche Informationen aus dem Quellbeleg in den Zielbeleg übergeben werden sollen. Durch Anwahl der Schaltfläche [Weiterverarbeiten] bestätigen Sie die Beleg-Weiterverarbeitung. Nach erfolgreicher Verarbeitung erhält der Quell-Beleg automatisch das Verarbeitungskennzeichen Beleg weiterverarbeitet.
Beleg teilweise weiterverarbeiten
Öffnen Sie Ihren Quellbeleg in der entsprechenden Quellbeleg-Verwaltung. Über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Beleg teilweise weiterverarbeiten] erscheint ein Zwischendialog. Im Feld Neuer Belegstatus wird Ihnen die nachfolgende Belegart vorgeschlagen. Durch Auswahl über das Listenfeld können Sie den Zielstatus ändern.
Über das Register Optionen zur Weiterverarbeitung wählen Sie, welche Informationen aus dem Quellbeleg in den Zielbeleg übergeben werden sollen.
In der Datentabelle Belegpositionen werden alle Positionen des Quellbelegs angezeigt. Über die Checkbox Auswahl kennzeichnen Sie die zu übernehmenden Positionen. In der Teilmenge wird die Gesamtmenge der Position zu Übernahme vorgeschlagen. Diese Menge kann bei Bedarf geändert werden. Über die Checkbox ManErlKz (manuell erledigen) haben Sie durch Aktivierung die Möglichkeit einzelne Positionen als erledigt zu kennzeichnen, ohne dass diese weiterverarbeitet werden, oder obwohl diese evtl. noch eine Restmenge haben.
Durch Anwahl der Schaltfläche [Weiterverarbeiten] bestätigen Sie die Beleg-Weiterverarbeitung. Nach erfolgreicher Verarbeitung behält der Quell-Beleg den Status Offener Beleg. D.h. er ist noch offen, da nicht alle Positionen weiterverarbeitet wurden.
abhängige Preisanfragen prüfen
Aus dem Projekt wird eine Materialanforderung erstellt. Aus dieser werden Preisanfragen an unterschiedliche Lieferanten erstellt. Wenn Sie bei Belegweiterverarbeitung in Bestellung die Checkbox abhängige Preisanfragen prüfen aktivieren, werden diese anderen Preisanfragen bei kompletter Belegweiterverarbeitung ebenfalls auf Status gewechselt gestellt. Hierfür gibt es eine Protokollierung. Die Materialanforderung allerdings muss manuell erledigt werden.
Auch bei manueller Erfassung einer Materialanforderung auf ein Projekt, mit Erstellung mehrerer Preisanfragen, gilt obiger Ablauf.
Wareneingang aus Nachfolgebeleg erstellen
Wird eine Rechnung vor der Lieferung in STREIT® erstellt und mit der Bestellung verknüpft kann nachträglich ein Wareneingang erstellt werden. Die Erstellung ist positionsweise, mit Teilmengenübergabe, möglich. Über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Wareneingang aus Nachfolgebeleg erstellen] öffnet sich der Übernahmedialog. Hier geben Sie die betreffenden Rechnungseingangsnummer ein oder suchen diese über die bekannte Schaltfläche. Im Maskenbereich Belegpositionen werden Ihnen anschl. die Positionen angezeigt. Bei Erfassung einer Teilmenge wird die betreffende Position automatisch in der Spalte Auswahl markiert und kann über [Erstellen] übernommen werden. Der erstellte Wareneingang erhält automatisch den Status Beleg weiterverarbeitet. Bei Teilmengenübernahme wird die betreffende Position im Rechnungseingang gesplittet, d.h. es wird automatisch eine neue Position generiert mit der entsprechenden Teil-Menge, in der bereits bestehenden Position wird die (Rest)menge angepasst. Bei Übergabe in die Nachkalkulation erfolgt diese Anpassung ebenfalls. Der Wareneingangsbeleg, sowie die Positionen sind automatisch mit der Bestellung und dem Rechnungseingang verknüpft.
Rücklieferung eines Wareneingangs
Diese Funktion bietet Ihnen die Möglichkeit, einen noch nicht weiterverarbeiteten Wareneingang komplett oder teilweise zu stornieren. Hierdurch wird eine Verbindung mit dem Wareneingang erstellt, so dass in der Belegverfolgung die zu diesem Vorgang gehörenden Belege zu sehen sind.
Öffnen Sie hierzu einen neuen Beleg im Rücklieferschein. Über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Rücklieferschein erstellen] öffnet sich der Übernahmedialog für die Belegerstellung über Teilmengenübernahme. Dieser Dialog dient dem Abruf der offenen Wareneingangsbelege. Im Maskenbereich Quellbeleg auswählen hinterlegen Sie die betreffenden Wareneingangsnummer oder suchen diese über die entsprechende Such-Schaltfläche.
Über das Register Optionen wählen Sie, welche Informationen aus dem Quellbeleg in den Zielbeleg übergeben werden sollen.
In der Datentabelle Belegpositionen werden alle Positionen des Quellbelegs angezeigt. Über die Checkbox Auswahl kennzeichnen Sie die zu übernehmenden Positionen. In der Teilmenge wird die Gesamtmenge der Position zu Übernahme vorgeschlagen. Diese Menge kann bei Bedarf geändert werden. Durch Anwahl der Schaltfläche [Erstellen] bestätigen Sie die Rücklieferung und der Rücklieferschein wird erstellt.
Rohstoff übernehmen/berechnen
Wird ein Beleg weiterverarbeitet ist die Rohstoffberechnung abhängig von der Einstellung über die Schaltfläche Rohstoffnotizen. Über das Listenfeld Rohstoffnotiz übergeben ist standardisiert die Rohstoffberechnung aus Quellbeleg eingestellt. Diese Vorbelegung ist über die Konstante EinkUebergRohstNotiz vorbelegt und kann auf Wunsch geändert werden. Ist diese Einstellung gewählt wird das Berechnungskennzeichen aus der Quellposition übernommen. Wird die Einstellung RohstNotiz aus Konstanten gewählt erfolgt die Berechnung über die hinterlegten Konstantenwerte. Als dritte Variante kann über das Listenfeld die Option manuell gewählt werden. Dabei können Sie die vorgeschlagenen Rohstoffnotizen belegspezifisch ändern. Weiterhin ist die Berechnung abhängig von den Konstanten EinkRohstBerechKzBestellung und EinkRohstBerechKzWE. Diese legt fest ob der Rohstoffanteil bei Preisberechnung in Preisanfrage/Bestellung, bzw. Wareneingang berücksichtigt werden soll.