Textbausteine anlegen
Hintergrund (Sinn und Zweck)
Standardtexte, die innerhalb der Belegerfassung, zum Beispiel eines Angebotes, des Öfteren benötigt werden, können als so genannter Textbaustein über die vergebene Textbaustein-Nummer eingefügt werden. Der einmal angelegte Textbaustein kann wie ein Artikel abgerufen werden und erspart Ihnen dadurch Zeit und Arbeit. Wie Sie diese Erfassungshilfe anlegen, stellen wir Ihnen im Folgenden vor.
Anleitung
Öffnen der Textbaustein- Verwaltung
Um einen Textbaustein anzulegen wählen Sie im Hauptmenü [Stammdaten] -->[Artikel] die [Textbausteine] an. Sie befinden sich automatisch in der [Textbaustein-Suche]. Bereits bestehende Textbausteine können Sie sich hier später anzeigen lassen. Um einen Textbaustein neu anzulegen, klicken Sie mit der linken Maustaste den Button [Neuer Datensatz] in der Menüleiste an. Nun wird die Textbaustein-Verwaltung als leere Maske geöffnet.
Anlage eines neuen Textbausteines
Sie stehen nun automatisch im Feld Artikel-Nummer. Hier vergeben Sie analog zur Artikel-Neuanlage ein Kürzel für den Textbaustein.
Hinweis: Die Textbaustein-Verwaltung ist grundsätzlich getrennt von der Artikelverwaltung zu sehen. Da die Erfassung in Belegen jedoch identisch ist, finden Sie die Textbausteine auch über die Artikelsuche. Lediglich eine Änderung über die Artikel-Verwaltung ist hier nicht möglich.
Als Nächstes beschreiben Sie sowohl im Kurz- als auch im Langtext den Standardtext. Um die Beschreibung formatieren zu können, markieren Sie diese über die linke Maustaste und öffnen das Kontextmenü. Es stehen die üblichen Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Die Kurzbezeichnung (82-stellig) wird automatisch aus dem Kurztext befüllt, kann aber auch manuell beschrieben werden.
Das Verwaltungs-Kennzeichen wird Ihnen als Text automatisch vorbelegt. Auch der Standardkatalog, den Sie in der Konstanten-Verwaltung -> ArtikelDefaultKatalog festgelegt haben, wird Ihnen vorgeschlagen. Über das Drop-Down-Menü können Sie diesen aber entsprechend ändern.
Wenn Sie den STREIT-Statistik Katalog lizensiert haben, werden diverse Textbausteine bereits automatisch angelegt und bei Änderung wieder aktualisiert. Sollten Sie diese Aktualisieren über die Katalogpflege nicht wünschen, versehen Sie den Textbaustein einem Schutz über das Listenfeld Schutz-Katalogpflege.
Des Weiteren steht Ihnen das Listenfeld Sprache zur Verfügung. Zur Auswahl stehen Ihnen alle Sprachen, welche in der Sprachen-Verwaltung angelegt sind. Bei ausländischen Stammdaten können somit die sprachenspezifischen Texte im Druck berücksichtigt werden. Sofern auch Fremdsprachentexte in der Textbaustein-Verwaltung mit der selben Sprachzuordnung vorhanden sind, werden die Artikeltexte ebenfalls in der ausgewählten Sprache gedruckt. Sollten Sie einen Kunden mit abweichendem Nationalitätenkennzeichen haben, zieht es den englischen Text eines Textbausteines, wenn durch den Button Sprache in der Textbausteinverwaltung das Kennzeichen Englisch aus der Combo-Box hinterlegt wurde.
Alle weiteren Felder wie Matchcode, Suchcode, Barcode/EAN dienen zur besseren Selektion in der Textbaustein-Suche.