Allgemeine Einstellungen und Informationen

Archiv: Rechtliches

Bei der Verwendung eines elektronischen Archivs hat der Anwender auch bestimmte gesetzliche Pflichten zu kennen und einzuhalten. 
Aus diesem Grund kann die ERP-Software alleine keine Zertifizierung erlangen.

Merksätze GoBD

Ein Zusammenfassung der "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff(GoBD)" in 10 Merksätzen findes sich hier:

Elektronische Archivierung und GoBD

Dateien (Dateiendungen) die vom STREIT Archiv unterstützt werden

Grundsätzlich können Sie alle Dokumente in der STREIT archivieren. Wenn ein Dateiformat verschlagwortet wurde, welches nicht über den STREIT-Viewer geöffnet werden kann, muss solch ein Dokument (z. B. .doc, xlsx, usw.) immer mit der Funktion [extern öffnen] geöffnet werden. Das jeweilige Programm, wie z. B. Word oder Excel, müssen Sie dafür installiert haben. Eine Archivierung ist auch dann möglich, wenn das Programm nicht installiert ist. Sie haben dann jedoch keine Möglichkeit, sich das Dokument in STREIT darstellen lassen zu können.

Der in STREIT bereits integrierte Viewer kann folgende Dateiformate direkt darstellen:

• pdf

• sff

• tif

• tiff

• bmp

• dib

• jpg

• jpeg

• png

• gif

• wmf

• emf

• psd

• webp

• txt

• rtf

• htm

• html

• msg

• mht

Ebenfalls werden diese Formate (nach eventueller OCR Erkennung) über eine Volltextindizierung durchsuchbar gemacht und können als PDF weitergeleitet werden.

Einstellungen Archiv

Register Metadaten

Neben den Standardmäßig vorhandenen Metadaten wie Erfasser, Betreff, ProjNr, ..., können hier von Ihnen definierbare Datenfelder für die Verschlagwortung angelegt werden. Wenn z. B. für Einkaufsrechnungen ein Feld SkontoFaellig benötigt wird, kann dies hier erstellt werden. Es steht dann im Verschlagwortungsgrid für die Erfassung zur Verfügung. Über die Regex-Prüfung kann der Inhalt zusätzlich auf bestimmte Vorgaben überprüft werden. Bei diesem Fall (einem Datumsfeld) macht es Sinn die Benutzereingabe auf ein verbreitetes Datumsformat zu prüfen.

Derzeit gibt es zwei Kategorien:

archivmappe - Diese Kategorie bezieht sich auf den gesamten Archiveintrag, welcher mehrere Dokumente beinhalten kann. Wird ein Feld für diese Kategorie erfasst, kann es anschließend bei der Verschlagwortung erfasst werden.
archivdok - Diese Kategorie bezieht sich auf das einzelne Dokument, welches einem Archiveintrag hinterlegt ist. Diese Metadaten werden aktuell automatisch aus dem Dokument ausgelesen und können nicht vom Anwender beeinflusst werden. Eine Erfassung für diese Kategorie macht aktuell demnach keinen Sinn.

Register Verschlagwortung

Die Auswahl innerhalb des Listenfelds setzt sich aus den innerhalb der Archiv-Vorgänge-Verwaltung angelegten Gruppen und Typen zusammen.
Über die Tabelle wird festgelegt, welche Felder bei der ausgewählten Verbindung in der Verschlagwortung voreingestellt werden. Es kann z.B. der Verbindung Gruppe "Einkauf" in Kombination mit dem Typ "Rechnung" die Felder "Absender", "Betreff" und "ExtBelNr" hinterlegt werden, welche schließlich automatisch in der Verschlagwortungstabelle des Archiv-Eingang zur Belegung vorgeschlagen werden.
Als Feldvorschläge in Metafeld stehen die Standard-Felder wie Absender, Bezogener, usw., wie auch die manuell unter den Metadaten angelegten Felder zur Verfügung.
Über das Feld Anzeigenanzahl legen Sie die Anzahl fest, wie oft dieses Metafeld beim Verschlagworten angezeigt werden soll.
Über die Sortiernummer legen Sie die Anzeige-Reihenfolge der Felder fest. Möchten Sie später ein weiteres Feld zwischen bestehenden Feldern einfügen, können Sie dies durch die Eingabe entsprechender Nachkommazahlen realisieren.

Weitere Einlesekörbe anlegen

Sinn und Zweck

Für bestimmte Archivierungsvorgänge können speziell hierfür vorgesehene Einlesekörbe angelegt werden. Diesen Einlesekörben kann eine sogenannte Vorbelegung der Verschlagwortung hinterlegt werden, welche auf den zu bildenden Archiveintrag abgestimmt ist.
Beispiel: Es sollen ständig Eingangsrechnungen archiviert werden. Damit dies nicht über den Standard-Einlesekorb des Anwenders geschehen muss, sondern ein Einlesekorb gewählt werden kann, welcher auf die Archivierung von Eingangsrechnungen abgestimmt ist, empfiehlt es sich, einen solchen Einlesekorb anzulegen.

Verwaltung

Über das Register Einlesekorb verwalten Sie die verschiedenen Einlesekörbe und deren Vorbelegung und haben die Möglichkeit, neue Einlesekörbe anzulegen.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung

• Mitarbeiter-Isolation - Die Aktivierung hat zur Folge, dass jeder Benutzer ausschließlich die Dokumente, die er selbst in diesen Einlesekorb legt, auch sieht und weiterverarbeiten kann. Somit ist die Weiterverarbeitung von Dokumenten anderer Benutzer ausgeschlossen.

• Barcodeerkennung - Bei Aktivierung werden die Dokumente, welche in diesen Einlesekorb gelangen auf Streit V.1®-Archiv-Barcodes durchsucht

• Dateinamenanalyse - Soll der Dateiname auf bestimmte Normierungen durchsucht werden?

• Bildauflösung reduzieren - Bei Aktivierung werden Bilderdateien auf eine max. Auflösung von 2048 Pixeln reduziert, ansonsten werden diese in originaler Auflösung archiviert

• Vorbereichspflicht - Bei Aktivierung werden Dokumente aus diesem Einlesekorb immer in einen Archivkorb zur manuellen Verschlagwortung verschoben, auch wenn bspw. ein Streit V.1® Archiv-Barcode erkannt wurde und eine automatische Archivierung möglich wäre

• Autom. Archivierung - Sollen Dokumente automatisch über den Streit V.1®-Auftrag-Zeitplan-Dienst eingelesen werden und wenn ja, wie sollen diese weiterverarbeitet werden? 
  1 zu 1 = ein Dokument zu einer Archivmappe
  X zu 1 = beliebig viele Dokumente zu einer Archivmappe
  X zu 1/Barcode = werden Barcodes erkannt, werden alle nachfolgenden Dokumente zu einer Archivmappe zusammengefasst, bis der nächste Barcode erkannt wird und die Dokumente dahinter wieder zusammengefasst werden

• Vorbelegung - Mit welcher Vorbelegung sollen Archivmappen aus diesem Einlesekorb für die Verschlagwortung belegt werden?

• ArchivKorb für autom. Archivierung - In den Archivkorb welchen Mitarbeiters sollen die Dokumente aus diesem Einlesekorb übertragen werden? 00000000 (keine Mitarbeiterzuordnung bedeutet, die Dokumente werden in den Archivkorb "Ohne Archivkorb" übertragen und durch alle Mitarbeiter, welche die Berechtigung für diesen Archivkorb haben, verschlagwortet werden.

• E-Mail-Erkennung - Bei Aktivierung werden Outlook E-Mails (*.msg Dateien) analysiert und Details daraus ausgelesen. Die Verschlagwortung wird hierbei automatisch mit Absender, Empfänger, Betreff,... befüllt. Datei-Anhänge werden als eigene Dokumente archiviert.

• ZUGFeRD-Erkennung - Bei Aktivierung werden PDF-Dateien mit ZUGFeRD-Daten erkannt und Details daraus ausgelesen (in Realisierungsphase)

• Temporär - Bei Aktivierung erfolgt beim Schließen des Archiv-Eingang die Meldung "Standard-Einlesekorb verwerfen?". Wird diese Bestätigt, werden die noch in dem Einlesekorb enthaltenen Dokumente gelöscht.

Berechtigungsvergabe für Einlesekörbe

Über das Kontextmenü der Einlesekörbe und Anwahl [Berechtigung] öffnet sich der Dialog zur Verwaltung der Berechtigungen für den Einlesekorb.

In der Tabelle Berechtigungen erteilen hinterlegen Sie über das Feld Bediener/Gruppe die Benutzer-Logins oder Gruppen, welche mit entsprechenden Berechtigungen zur Nutzung des Einlesekorbs ausgestattet werden sollen.
In der Tabelle Berechtigungen entziehen hinterlegen Sie über das Feld Bediener/Gruppe die Benutzer-Logins oder Gruppen, welchen entsprechende Berechtigungen zur Nutzung des Einlesekorbs entzogen werden sollen.
In der Tabelle Effektive Berechtigungen erhalten Sie eine Gesamtübersicht aller Benutzer-Logins mit den jeweiligen Berechtigungen, welche sich aus den zuvor genannten Hinterlegungen ergeben. Wobei Sie auch hier die verschiedenen Berechtigungen aktivieren/deaktivieren können.

Grundsätzlich können Sie die Berechtigungen auch über die Eingabe des Begriffs JEDER benutzerübergreifend vergeben.

Die Checkboxen der Berechtigungsvergvergabe und deren Erläuterungen sind im einzelnen:

• Berechtigungen verwalten - Bei Aktivierung können die Berechtigungen des Einlesekorbes durch diesen Benutzer/diese Gruppe geändert werden

• Befüllen - Bei Aktivierung hat der Benutzer/die Gruppe das Recht, den Einlesekorb zu befüllen

• Verarbeiten - Bei Aktivierung hat der Benutzer/die Gruppe das Recht, die Dokumente des Einlesekorbes weiterzuverarbeiten

Archivkörbe verwalten

Sinn und Zweck

Der Archivkorb jedes Anwenders, welcher die Berechtigung hat, den Archiv-Eingang anzuwählen und bereits ein Mal ein Dokument in seinem Archivkorb bearbeitet hat, wird in automatisch in der Tabelle angelegt.

Berechtigungsvergabe für Archivkörbe

Über das Kontextmenü der Archivkörbe und Anwahl [Berechtigung] öffnet sich der Dialog zur Verwaltung der Berechtigungen für den Archivkorb.

In der Tabelle Berechtigungen erteilen hinterlegen Sie über das Feld Bediener/Gruppe die Benutzer-Logins oder Gruppen, welche mit entsprechenden Berechtigungen zur Nutzung des Archivkorbs ausgestattet werden sollen.
In der Tabelle Berechtigungen entziehen hinterlegen Sie über das Feld Bediener/Gruppe die Benutzer-Logins oder Gruppen, welchen entsprechende Berechtigungen zur Nutzung des Archivkorbs entzogen werden sollen.
In der Tabelle Effektive Berechtigungen erhalten Sie eine Gesamtübersicht aller Benutzer-Logins mit den jeweiligen Berechtigungen, welche sich aus den zuvor genannten Hinterlegungen ergeben. Wobei Sie auch hier die verschiedenen Berechtigungen aktivieren/deaktivieren können.

Grundsätzlich können Sie die Berechtigungen auch über die Eingabe des Begriffs JEDER benutzerübergreifend vergeben.

Die Checkboxen der Berechtigungsvergvergabe und deren Erläuterungen sind im einzelnen:

• Berechtigungen verwalten - Bei Aktivierung können die Berechtigungen des Archivkorbes durch diesen Benutzer/diese Gruppe geändert werden

• Verwenden - Bei Aktivierung hat der Benutzer/die Gruppe das Recht, die Archiv-Mappen dieses Archivkorbes zu bearbeiten

• Hauptarchivieren - Bei Aktivierung hat der Benutzer/die Gruppe das Recht, die Bearbeitung der Archiv-Mappen dieses Archivkorbes abzuschließen

Berechtigungsvergabe für Archivkorb "Ohne Archivkorb"

Über das Kontextmenü der Archivkörbe und Anwahl [Berechtigung für 'Ohne Archivkorb'] öffnet sich der Dialog zur Verwaltung der Berechtigungen für den Archivkorb "Ohne Archivkorb". Dieser Archivkorb wird u.U. bei einer automatischen Archivierung von Dateien und Emails befüllt. Über den Dialog steuern Sie, welche Benutzer/Gruppen diesen Archivkorb bearbeiten dürfen.
Die Einstellungsmöglichkeiten sind identisch mit den oben beschriebenen.

Register Informationen/Pflege

Anzeige und Ermittlung von Archiv-Informationen anhand der dargestellten Felder durch auslösen der Schaltfläche [Statusinfo ermitteln].

Wählen Sie die Schaltfläche [Archiv-Pflege jetzt starten] an, wird der AuftragTyp Archivdokumente pflegen in der Auftrag-Zeitplan-Verwaltung beauftragt, die anstehenden PDF-Aufbereitungen und Text-Erkennungen durchzuführen.

Register Bereinigung/Revisionssicherheit

Archivbereinigung nach x Jahren

Die Schaltfläche [Bereinigung durchführen...] ist dafür vorgesehen, alle Archiv-Daten älter als die eingegebene Jahresanzahl, zu löschen. Bei der Ermittlung der zu löschenden Archiv-Mappen wird nicht das aktuelle Tagesdatum abzüglich der Jahresanzahl verwendet, sondern eine Ermittlung zum 01.01. des entsprechenden Jahres durchgeführt. Nach bestätigen der Sicherheitswarnung wählen Sie ein Verzeichnis für die externe Sicherung der zu löschenden Archiv-Mappen.
Diese Bereinigungsfunktion wird normalerweise nicht am Server-/Hauptplatz angewählt, die Auslagerung übernimmt jedoch das datenbankführende System, der Microsoft SQL-Server. Darum muss beim Endlager Pfad eine Verzeichnis ausgewählt werden, auf welches der Microsoft SQL-Server Zugriff hat. Das kann ein lokales Verzeichnis am Datenbankserver sein, ein freigegebener Netzwerkpfad oder auch eine externe Festplatte, welche als "Archivierungsfestplatte" verwendet wird. Für die Auslagerung wird ein spezielles Archivierungsformat (COLD) verwendet, was auch andere Archivierungsprogramme verwenden. COLD ist ein Akronym für "Computer Output on LaserDisk". Die Daten können später nicht wieder eingelagert werden. 
Bei einem revisionssicheren Archiv können nur Daten älter als 10 Jahre bereinigt werden. Bei einem nicht revisionssicheren Archiv können auch "jüngere" Daten bereinigt werden.

Revisionssicherheit des Archivs

Grundsätzlich ist das Streit V.1®-Archiv revisionssicher, d.h. es können keine tiefenarchivierten Archiv-Mappen gelöscht werden. Lediglich über die Archivbereinigung können Dokumente, welche älter als 10 Jahre sind, gelöscht werden.

Möchten Sie dennoch Archiv-Mappen nach belieben löschen, kann durch die Streit Datentechnik GmbH eine Lizenz zur Verfügung gestellt werden, bei deren Bereitstellung Sie uns den Verzicht auf die Revisionssicherheit durch Ihre Unterschrift bestätigen.

Ist eine Lizenz mit einem nicht revisionssicheren Archiv aktiv, kann die physikalische Löschung von Archiveinträgen aktiviert werden. Hierzu wählen Sie die Schaltfläche [Revisionssicherheit] an. Nach Bestätigung der folgenden Sicherheitsabfragen wird die Löschmöglichkeit der Archiveinträge für die Dauer der aktuellen Anmeldung an Streit V.1® aktiv. Wird Streit V.1® beendet und neu gestartet muss diese Funktion bei Bedarf erneut aktiviert werden.
Die Löschung kann in jeder Archiv-Tabelle durchgeführt werden, wie z.B. in der Archiv-Recherche direkt, im Kundenarchiv oder einem Belegarchiv. Zur Löschung steht Ihnen über das Kontextmenü der Archivmappe die Funktion [Löschen (endgültig)] zur Verfügung. Wird diese Funktion angewählt, erscheinen die gleichen Abfragen und Speichervorgänge wie unter Archivbereinigung beschrieben.

Anlage einer Archiv-Vorlage/Vorbelegung

Über Auswahl im Listenfeld Vorbelegung erfolgt die Zuordnung einer Vorbelegung aus der Archiv-Vorlagen/Vorbelegung-Verwaltung.
Um eine neue Vorlage/Vorbelegung anzulegen, vergeben Sie zunächst einen Vorbelegungsname. Bestimmen Sie über die Listenfelder Ein-/Ausgang, Vorgangsgruppe und Typ eine entsprechende Zuordnung.
Die weiteren Eingabefelder VGNr, BelNr, Betreff, Stichwort und Ansprechpartner sowie das Listenfeld Anrede Ansprechpartner belegen Sie nur dann, sollen diese Werte immer gleich vorbelegt werden.
Innerhalb der Tabellen Mehrfachzuordnung sowie Adressen hinterlegen Sie eine Zuordnung, um diese nicht bei jeder Archivierung über diese Vorbelegung manuell erfassen zu müssen.
Die Felder Dynamisches Belegdatum und Belegdatum regeln das Belegdatum, welches im Archiv gespeichert wird.
Wird die Checkbox Bearbeitung abgeschlossen innerhalb der Vorlage nicht aktiviert, landet der Eintrag immer zunächst im Archivkorb und es können noch Änderungen/Erweiterungen über den Archiv-Eingang vorgenommen werden.

Archiv-Vorgänge (Gruppen und Typen) verwalten und anlegen

Die Anwahl für das Programm Vorgänge erfolgt über den Menübaum Programmordner --> Archiv --> Vorgänge und Vorlagen --> Archiv --> Vorgänge. Hier können Sie neue, individuelle Gruppen und Typen anlegen und beliebige Verbindungen aus den beiden Feldern erstellen. Diese sind nötig, da nur die vorhandenen Verbindungen in dem Verschlagwortungsgrid als Feldvorschläge zur Verfügung stehen (Es stehen nicht alle Kombinationen von allen Gruppen mit allen Typen zur Verfügung!). Am besten erstellen Sie die Verbindungen, in dem Sie in die Verwaltung einer Gruppe öffnen und in der Tabelle Vorgangsverbindungen neben der ausgewählten Gruppe den gewünschten Typ zuordnen.

Gruppe und Typ

Die Auswahl der beiden Felder "Gruppe" und "Typ" hat 2 Funktionen:

• Verschlagwortung der Archivmappe in eine Dokumentkategorie

• Laden einer Feldvorschlagsliste im Verschlagwortungsgrid

Löschfrist / Aufbewahrungspflicht steuern

Abhängig vom Typ eines Dokumentes existieren unterschiedliche Aufbewahrungspflichten. Zur Steuerung können sogenannte Löschfristen eingestellt werden. Die Löschung der Dokumente läuft automatisch durch den STREIT Auftrag-Zeitplan-Dienst.
Um Fristen setzen zu können, muss der Job Archiv Löschfrist realisieren des Auftrag-Zeitplan-Dienstes gestartet sein.

In der Archiv-Vorgänge-Verwaltung öffnen Sie die VGGruppe zu welcher Dokumente zu einem bestimmten Zeitpunkt gelöscht werden sollen. In der Tabelle werden die zugehörigen Typen angezeigt.
In der Spalte Löschfrist kann eingestellt werden, dass Angebote beispielsweise nach 6 Jahren und Rechnungen nach 10 Jahren gelöscht werden sollen.
Die Löschfrist beginnt entweder ab dem Anlagedatum des Dokuments oder ab Ende der Geschäftsbeziehung mit dem Kunden oder Lieferanten. Dies kann im Feld LöschfristAusgehendVon eingestellt werden.
Das Ende der Geschäftsbeziehung wird durch das Datum des letzten Beleges an den Kunden/Lieferanten definiert.

Als Administrator kann für einzelne Dokumente auch eine individuelle Löschfrist gesetzt werden. Innerhalb eines Archives kann über die rechte Maustaste „Löschzeitpunkt setzen“ gewählt werden.

Innerhalb der Archivmappen-Ansicht können die entsprechenden Zeiträume eingesehen werden.

Archiv-Aufträge in der Auftrag-Zeitplan-Verwaltung

Über den Streit V.1® Auftrag-Zeitplan-Dienst werden u.a. archivrelevante Aufgaben durchgeführt.

Archivdokumente pflegen

Diese Aufgabe führt 3 Funktionen auf die archivierten Dokumente aus:

Anlegen der Originaldokumente als PDF-Datei
Die PDF-Aufbereitung dient dazu, im Archiv nur noch mit einem Format zu arbeiten, dem PDF-Format (einheitliche Ansicht für alle Dokumente). Sie legt zusätzlich zum Originaldokument (z.B. einer TIF-Datei) eine PDF-Datei an, welche in der Archiv-Ansicht angezeigt wird. Dies ist jedoch nicht für alle Dateitypen möglich (wie z.B. für das XLS-Format). Da diese zusätzlichen PDF-Dokumente auch zusätzlichen Speicherplatz benötigen und nur für die Ansicht dienen, werden diese PDF-Dokumente immer nur für 90 Tage gespeichert und nur für die Dokumente angelegt, welche geöffnet werden. Nach 90 Tagen werden die zusätzlichen PDF's wieder gelöscht und erst wieder neu angelegt, wenn ein Archiveintrag erneut geöffnet wird.

OCR (Texterkennung) für die Volltextsuche
Im Archiv sollen alle Dokumente/Dateien per Fragmentsuche bzw. Volltextsuche durchsucht werden können, dazu dient die OCR-Erkennung (Text-Erkennung). Somit kann z.B. auch ein Bild nach Textinhalten durchsucht werden. Ist die OCR-Erkennung für ein Dokument abgeschlossen, stehen diese Informationen immer zur Verfügung und werden nicht mehr gelöscht oder neu aufbereitet.

Auslesen von Metadaten
Die in den Dokumenten enthaltenen Metadaten werden aus den Dateien ausgelesen und von STREIT gespeichert. Im Falle eines Bildes sind das Informationen wie z.B. das Kameramodell, die Verschlusszeit, die Auflösung, etc.. Im Fall von Dokumenten können dies Informationen sein wie z.B. die Software mit der die Datei erstellt wurde, der Autor, etc.. Sind diese Metadaten ausgelesen, stehen diese Informationen immer zur Verfügung und werden nicht mehr gelöscht oder neu aufbereitet.

Empfohlener Zeitplan
Der Dienst sollte täglich von 00:00:00 bis 23:59:59 mit der Wiederholung alle 15 Minuten eingestellt werden. Diese Zeiten werden auch als Standard eingetragen. Achtung: Werden E-Mails automatisiert archiviert, kann dieser Auftrag für eine hohe Auslastung des Servers sorgen. In diesem Fall sollte der Dienst nur außerhalb der Arbeitszeiten laufen. Nachteil dabei ist, dass die Fragmentsuche erst am Folgetag auch diese Archivdokumente durchsuchen kann. 

Archivierung von Dateien

Einlagerung und Archivierung von Dateien aus den festgelegten Verzeichnissen. Die genaue Beschreibung und Nutzbarkeit befindet sich in der Anleitung Archivierung von Dateien (manuell und automatisch).

Archiv Löschfrist realisieren 

Führt die Bereinigung des Archivs anhand der Löschfristen und festgelegten Löschzeitpunkten durch.