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Handwerkerportal Mareon

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Die Mareon-Schnittstelle wurde zuletzt in der Version 2.4 zertifiziert und dient zum Importieren und Exportieren von Auftragsdaten:

HInweis. Die Mareon-Schnittstelle muss nach jedem Update von Mareon neu zertifiziert werden!

  • Anzeige von offenen Aufträgen über Mareon-Onlineportal

  • Auswahl der Aufträge und Übernahme in den Status „Arbeitsauftrag" (nicht Serviceauftrag)

  • Statuswechsel von Arbeitsauftrag in Rechnung 

  • Übergabe von Rechnung in die STREIT® Mareon-Anwendung

  • Exportieren der Rechnung ins Mareon-Onlineportal

Die Handwerksbetriebe stehen in Vertrag mit dem Mareon-Portal und diese wiederum mit Wohnbaugesellschaften, die innerhalb von STREIT® in der Kunden-Verwaltung, im Register Zuordnungen über die Schaltfläche Webportal/Mareon mit den Feldern Mareon PN und Mareon UNR erfasst sein müssen. Der Handwerksbetrieb erhält über das Mareon-Portal die von den Wohnbaugesellschaften ausschließlich für ihn zugewiesenen Aufträge. 

Anleitung

Einrichtung der Mareon-Schnittstelle

  • Installieren des Programms „soapsdk.exe" (Version 3.0)(Installation nur bei Bedarf vornehmen)

  • Erfassen von „Garantie" und „Kulanz" im Programm Arbeitsauftrag Abrechnungstexte, welches sich im Menü unter [Einstellungen/Konstanten] -> [Auftragsbearbeitung und Projekt] -> [Auftragsbearbeitung] -> [Arbeitsauftrag Abrechnungstexte] befindet. Wichtig hierbei ist die korrekte Zuordnung im Feld Abrechnungstyp.

  • Anlegen der Wohnungsbaugesellschaften/-unternehmen in der Kunden-Verwaltung. Wichtig hierbei ist, dass im Feld Mareon UNR die Unternehmensnummer der Wohnungsbaugesellschaft bei Mareon eingetragen wird (siehe Spalte UNR nach Anwahl von Handwerkerportal (MAREON)). Des Weiteren muss die Personen-Nummer der Wohnungsbaugesellschaft in das Feld Mareon PN eingetragen werden. (Siehe Spalte PN nach Anwahl der STREIT® Handwerkerportal (MAREON)).

  • In der Konstantenverwaltung können die Zugangsdaten zur Einwahl der Mareon-Schnittstelle hinterlegt werden. Wählen Sie hierzu bitte in der Menüleiste über [Extras] -> [Konstantenverwaltung] -> [Auftragsbearbeitung] -> [Mareon] an. Der Eintrag FAKMareonImportBelStatus muss ausgewählt werden, die Zugangsdaten dagegen müssen hier nicht hinterlegt werden und können auch jedes mal bei Anwahl des Programms  Handwerkerportal (MAREON) in STREIT® eingegeben werden. Eine feste Hinterlegung der Zugangsdaten wird nach Wunsch in den Feldern FAKMareonPasswort und FAKMareonUserID vorgenommen. Die URL ist bei allen Kunden gleich und lautet: https://soap.mareon.com/hwa24/soap und wird in der Spalte Parameter bei der Konstante Internet hinterlegt.

  • Ist unter [Einstellungen/Konstanten] -> [Allgemeine Einstellungen] -> [Proxyeinstellungen] in den Feldern Proxy-Port und Proxy-Server kein Eintrag vorhanden, wird beim Verbindungsaufbau zum Mareon-Portal automatisch die LAN-Verbindung gewählt.

Ablauf innerhalb der Mareon-Anwendung

  • Anwahl: [Auftragsbearbeitung] -> [Handwerkportal (MAREON)]. In Verbindung mit der Programmanwahl wird bereits eine direkte Verbindung mit dem Mareon-Portal hergestellt. Sollten die entsprechenden Zugangsdaten innerhalb der Konstanten-Verwaltung nicht korrekt sein, kann keine Verbindung hergestellt werden und ein entsprechender Hinweis erscheint.

  • In der Anzeige der Unternehmerdaten wird die Unternehmer-Nummer UNR, welche in Verbindung mit der Personen-Nummer PN (entspricht dem Feld Mareon PN im STREIT®-Kundenstamm) identifiziert wurde, angezeigt. Die dazugehörige Kunden-Nummer aus der STREIT® Stammdatenverwaltung wird zur Info ebenfalls ausgewiesen, hat jedoch für den Datenaustausch keine Bedeutung.

Sollten hier mehrere Zeilen ausgewiesen sein, so muss für die weitere Verarbeitung die entsprechende Zeile markiert werden.

Weitere Infos:

  • Über die Schaltfläche [Einstellungen] können alle Unternehmenseinstellungen bei Mareon gesichtet werden.

  • Durch Eingabe einer Auftragnummer im Feld AuftragNr ist eine Limitierung auf einen bestimmten Auftrag möglich.

  • Im Listenfeld SubUNR können Sie eine Limitierung auf eine vorhandene Sub-Unternehmernummer vornehmen. Es werden alle SubUNR des gewählten Unternehmens angezeigt.

  • Eine weitere Limitierungsmöglichkeit der Aufträge steht Ihnen über das Listenfeld Periode zur Verfügung.

  • Eine Eingabe in den Feldern Ab Datum – Bis Datum ermöglicht eine Limitierung der Aufträge nach Belegdatum.

  • Feld Ab ÄnderDat: Hier können die Aufträge, die ab einem bestimmten Datum von Mareon geändert wurden abgerufen werden. Hiermit können evtl. geänderte Aufträge erkannt und nochmals in STREIT® übertragen werden.

Im Bereich Mareon-Auftrags- und Rechnungsdaten werden alle von dem markierten Unternehmen angebotenen Aufträge angezeigt, sofern im Bereich Ausführungs-Modus der Radio-Button Aufträge abrufen aktiv ist.

  • MareonAuftragNr: Diese Nummer wird von Mareon vergeben

  • AuftragTyp: Es werden die Auftragstypen, z.B. "Instandhaltung", "Großauftrag" verwendet.

  • Status: - erteilt – Auftrag von Mareon erteilt  /- gesehen – wird gesetzt durch Anwahl Auftrag im Mareon-Portal oder Annahme in STREIT®

  • Statusdatum: Wann wurde der Status geändert.

  • ErteilDatum: Auftrag wurde erteilt am: ...

  • TelErteilt: Auftrag telefonisch erteilt.

  • FPA: Festpreisabkommen - identisch mit EPA (Einheitspreisabkommen), „Standardauftrag" und „Einheitspreisabkommen"

  • EP: Nummer/Kürzel des Einheitspreisabkommens. Wird bei Markierung des Auftrages eingelesen.

  • SubUNR: Anzeige der auftragsspezifischen Sub-Unternehmernummer. Je Unternehmen können mehrere SubUNR vorhanden sein. Weitere Nummer des registrierten Unternehmens in Mareon. Nummer wird von Mareon vergeben.

  • HandwerkerNr: Nummer des Handwerkers bei dem Unternehmen, diese ist in der Kunden-Verwaltung im Feld Mareon PN hinterlegt

  • Gesehen: Die Detailansicht des Auftrages wurde gesehen

  • Unter Vorbehalt: Der Auftrag wurde unter Vorbehalt angenommen.

  • Annehmen: Auftrag annehmen, danach über den Button "Auswahl bestätigen" - Arbeitsauftrag wird erstellt.

  • Ablehnen: Ablehnen des Auftrages. Zum Ablehnen des Auftrags ist zusätzlich ein Ablehnungsgrund anzugeben (Feld "Ablehnungs-/Parkgrund). Dieser kann durch das Wohnungsunternehmen auf eine Liste von Gründen eingeschränkt sein.

  • Geparkt: Bestätigte Aufträge können als erledigt oder geparkt markiert werden. Der Status geparkt kann nur in den Status „ausgeführt“ gesetzt werden. Angabe von Parkgrund und Parkvermerk möglich.

  • Ausgeführt: Die Leistung wurde erbracht, der Auftrag wurde ausgeführt.

  • Schätzkosten: Der Auftraggeber kann für einen Auftrag die Schätzkosten festlegen. Bei der Übertragung STREIT® -> Mareon wird das Überschreiten der Schätzkosten geprüft und gemeldet.

  • Garantie: Kennzeichnung von Garantieaufträgen.

  • ErstellDatum: Datum der Auftragserstellung in Mareon.

Im Bereich Rechnungsdaten werden bei Aktivierung des Radio-Button Rechnungen anzeigen die zu exportierenden Rechnungen des markierten Unternehmens angezeigt. Hierbei handelt es sich um Rechnungen, die aufgrund eines Beleg-Imports in den Status Arbeitsauftrag, über den Statuswechsel als Rechnungen, und anschließend über die Übergabefunktion an die Mareon-Schnittstelle übergeben werden.

  • Belegstatus: Belegstatus aus STREIT®

  • Beleg-Nr: RechnungsNr. aus STREIT®

  • Belegdatum: Belegdatum der Rechnung aus STREIT®

  • Kunden-Nr: Kundenummer der Rechnung aus STREIT®

  • Name: Name des Kunden (Rechnung aus STREIT®)

  • Ort: Ort des Kunden (Rechnung aus STREIT®)

  • ExtAuftragNr: AuftragsNr. aus Mareon

  • MareonAuftragNr: Weitere Nummer aus Mareon. Bei Wodis (Wohnungsbauunternehmen) gibt es hier eine weitere Nummer.

  • ExtRechNr.: Wird der Rechnungsbeleg über die Checkbox „erledigt", erfolgt die Übertragung der Rechnung (Export-Kz. wird gesetzt). Mit diesem Vorgang wird eine externe Rechnungsnummer (generiert aus Mareon) in STREIT® gespeichert. Über diese externe Rechnungsnummer können die STREIT®- Rechnungsbelege limitiert werden.

  • ExportKz: Dieses Kennzeichen wird gesetzt, wenn die STREIT®-Rechnung an das Mareon-Portal als Rechnungsentwurf übertragen wurde.

  • Sub-UNR: Unternehmenrnummer aus Mareon

  • Warenwert Netto: Warenwert exkl. MwSt

  • Warenwert Brutto: Warenwert inkl. MwSt

  • Entwurf löschen: Durch Aktivierung dieser Checkbox und Bestätigung mit dem Button [Auswahl bestätigen] kann die übertragene Rechnung (Rechnungsentwurf in Mareon) im Mareon-Portal wieder gelöscht werden. Eine erneute Übertragung ist möglich.

  • Entwurf weiterleiten: Hiermit ist es möglich, den Rechnungsentwurf aus Mareon an den Auftraggeber weiterzuleiten.

Details zu den Mareon-Auftrags- und Rechnungsdaten

Weitere Auftragsinformationen können im Bereich Details zu den Mareon-Auftrags- und Rechnungsdaten über die Register Detaillierte Auftragsdaten abgerufen werden. Insbesondere ist hier auf die Unterregister Allgemeine Auftragsdaten und Dokumente hinzuweisen. Unter Allgemeine Auftragsdaten werden zwei Auftragsnummern  MareonAuftragNr (alphanumerisch) und Auftrag (numerisch) ausgegeben. Diese zwei Auftragsnummern sind im Normalfall identisch. Eine Ausnahme bildet hier die Gesellschaft WODIS. Weiterhin stehen verschiedene Checkboxen zur Verfügung über welche die Art des Auftrags erkennbar ist,  z.B. Pauschalleistung, Fremdverwaltung, Grossauftrag, FPA

Im Register Kennzeichen und Aktionen stehen Ihnen beispielsweise folgende Felder zur Verfügung:

  • Kennzeichenliste: Auflistung fachspezifischer Kennzeichen

  • Aktionsliste: z.B. Abschlagsrechung erlaubt, Schlussrechnung erlaubt

Über das Register Leistungsnachweise gelangen Sie zu Allgemeine Rechnungsdaten. Über die Schaltfläche [Status-Historie anzeigen] erhalten Sie den 'Lebenslauf' der Rechnung.

Im Register Zusätzliche Rechnungsdaten erhalten Sie Informationen zu Abschlags- und Schlussrechnungen.

Import / Verarbeitung / Export

Der Datenimport wird folgendermaßen abgewickelt: Über die Spalte Annehmen können aufgeführte Aufträge markiert werden. Es können jedoch nur die Aufträge markiert werden, die den Status „bestätigt" oder „erteilt" führen. Zum Beispiel können Aufträge mit Status „Leistung erbracht" nicht markiert werden. Nach erfolgter Markierung wird die Zeile durch [Enter] abgeschlossen und über die Funktion [Auswahl bestätigen] der Import-Vorgang gestartet. Durch diesen Vorgang wird ein Arbeitsauftrag erstellt. Falls dem Auftrag Dokumente hinterlegt sind können diese erst eingelesen werden wenn der Auftrag übernommen wurde. Über die Registerkarte [Adressen] innerhalb der Vormaske können die zusätzlichen Adressen (Hausmeister, Mieter, Eigentümer) und deren Kontaktdaten abgerufen werden (Status Arbeitsauftrag, Rechnung, Auftragsbestätigung). Des Weiteren stehen über das Register [Service-Portal Mareon] weitere Daten zur Verfügung.

Ist der Arbeitsauftrag bearbeitet, kann die Generierung der Rechnung über die Belegweiterverarbeitung erfolgen.

Die Mareon-Kennung wird mit diesem Statuswechsel von Arbeitsauftrag nach Rechnung mit übernommen. Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung in STREIT®-Handwerkerportal durch Aktivierung des Radio-Button Rechnungen anzeigen und Klick auf [Datenanzeige] sichtbar. Ebenfalls besteht die Möglichkeit, direkt aus der Rechnung über die Funktion [Datei/Datensatz] -> [Datenexport] -> [Übergabe an Online-Handwerkeranbindung] in das STREIT®-Handwerkerportal zu springen. Diese Funktion wird in der Regel nach der Fertigstellung der Rechnung verwendet.

Im STREIT®-Handwerkerportal steht die Rechnung zur Übergabe an Mareon bereit (Ausführungsmodus Rechnungen anzeigen -> [Datenanzeige]).

Durch Markierung in der Spalte Erledigt und [Enter] und Anwahl des Buttons [Auswahl bestätigen] wird die Rechnung exportiert. Dadurch wird das ExportKz in der Rechnungsdatenanzeige auf an Portal weitergeleitet gesetzt und die externe Rechnungsnummer ExtRechNr eingetragen. 
Danach steht die Rechnung zunächst einmal als Rechnungsentwurf im Mareon-Internetportal.

Nachdem der Auftragsstatus  in der Rechnungsdaten-Ansicht durch die Aktivierung der Checkbox erledigt auf Leistung erbracht gesetzt wurde, kann der Auftrag weitergeleitet werden. Durch die Weiterleitung, Aktivierung der Checkbox Entwurf weiterleiten, wird die Rechnung an die Wohnungsbaugesellschaft weitergeleitet.

Ablauf Aufträge mit Einheitspreisabkommen

Ein Einheitspreisabkommen/Festpreisabkommen (kurz EPA/FPA) ist ein Vertrag zwischen einem Auftraggeber und einem Auftragnehmer über pauschalierte Kosten bei der Erbringung von Dienstleistungen. In der Regel werden Einheitspreisabkommen in der Immobilienwirtschaft zwischen großen Wohnungsunternehmen als Auftraggeber und Handwerker als Auftragnehmer abgeschlossen. Einheitspreisabkommen werden meist in der sogenannten 'laufenden Instandhaltung' von Wohnungsunternehmen gewerkeorientiert eingesetzt und bieten dem Auftraggeber eine zuverlässigere Kalkulationsgrundlage.
Über das Handwerkerportal Mareon werden solche Aufträge mit Einheitspreisabkommen geführt und abgewickelt.
In der Übersicht der Auftragsdaten ist der Auftrag über die Checkbox FPA dokumentiert. In der Spalte EP wird die Einheitspreisliste angegeben.
Das Einheitspreisabkommen bedeutet für den STREIT®-Anwender, dass er die vorgegebenen Positionen verwenden muss. Des Weiteren sind die Preise aus dem Einheitspreisabkommen vorgegeben. Bei nicht Erreichen der vorgegebenen Auftragssumme wird automatisch eine Ausgleichsposition generiert.

Bei Abruf der Preise im übernommenen Arbeitsauftrag innerhalb der Positonserfassung über das Kontextmenü -> [Positionsdaten einlesen aus] -> [Artikel in EPA (Mareon)] wird automatisch dieses Einheitspreisabkommen abgerufen. Hier sind alle Positionen aufgeführt, die zur Verwendung kommen können. Bei Einlesen auf einer Position wird ein Dialog ausgegeben über welchen folgende Einstellungen aktiviert werden können:

  • AktualsierungExtLPKey

  • Aktualsierung ExtLPTyp

  • Aktualisierung EinzPreis

  • Aktualisierung Artikeltext

  • neue Zeile erzeugen

Da es sich um ein Einheitspreisabkommen handelt, wird nur der vereinbarte Preis für die Stundenpositionen zugelassen, eine Änderung ist somit nur in der Menge möglich. Bei Übergabe der Rechnung wird von Mareon festgestellt, dass dieser abweichend ist. Daraufhin erfolgt automatisch eine Änderung in der STREIT®-Rechnung auf den vorgegebenen Positionspreis. Ist der Preis niedriger als vorgegeben wird ein Zuschlag erzeugt. Falls im EPA eine freie Position zur Verfügung gestellt wird, um einen zusätzlichen Wert zu erfassen, und der Vorgabepreis wird dadurch überschritten, erfolgt keine Korrektur. Die Gültigkeitsprüfung bei Einheitspreisabkommen (EPA) erfolgt auf das Feld AuftragErteilDat. Ist dieses nicht belegt wird zunächst das Feld AuftragDat aus der Rechnung geprüft. Ist dieses ebenfalls leer wird das Feld BelDat aus der Rechnung zur Prüfung herangezogen.

Die Übergabe an das Mareon-Portal erfolgt gemäß dem Ablauf für Standardaufträge.

Informationen zur Verbuchung von Mareon-Rechnungen

Sobald Rechnungen im Portal als erledigt gekennzeichnet sind, stehen diese für die Verbuchung zur Verfügung.

Rechnungsbelege, die aufgrund von „Mareon-Aufträgen" generiert wurden, erhalten immer das Verbuchungssperrkennzeichen. Soll diese Rechnung dann verbucht werden, wird beim Aktivieren der Rechnung im Verbuchungslauf das VerbSperrKz auf „Normal“ gesetzt.

 Dokumenten-Handling

Über das Register [Detaillierte Auftragsdaten] -> [Dokumente] im Handwerkerportal können dem Auftrag angehängte Dokumente abgerufen werden, nachdem der Auftrag übernommen wurde (z.B. Wegbeschreibung, Zeichnung). Die Übernahme erfolgt im Kontextmenü über die Funktion [Import von Dokumenten].

Tipp: Falls das Dokument nicht direkt geöffnet werden kann, sollten die Sicherheitsoptionen in den Einstellungen des Adobe Reader wie folgt geändert werden: über [Bearbeiten] -> [Voreinstellungen] -> [Sicherheit (erweitert)] sollte im Bereich Sandbox-Schutz die Checkbox bei Geschützten Modus beim Start aktivieren deaktiviert werden.

Im  Register [STREIT® - Belegdaten]-> [Dokumente] innerhalb des Handwerkerportals können Dokumente, die dem Auftrag/Rechnung seitens STREIT® über die Funktion [Anlage verwalten] hinterlegt sind, im Kontextmenü über die Funktion [Hochladen eines Dokuments zu einem Mareon-Auftrag/Rechnung] hochgeladen werden (z.B. Prüfprotokolle). Hierzu ist es erforderlich, dass zuerst die Rechnung erledigt wurde, damit diese im Mareon-Portal zur Verfügung steht.

Im Register [Leistungsnachweise] ->  [Dokumente] innerhalb des Handwerkerportals können Dokumente über das Kontextmenü gelöscht werden.

Nachträgliche Zuordnung von Mareon-Aufträgen zu STREIT®-Aufträgen

Hierzu wurde eine Funktionalität entwickelt, die es ermöglicht, einem bestehenden STREIT®-Auftrag (AB,AA) einen Mareon-Auftrag zuzuordnen.

Praktischer Hintergrund: Der Hausmeister einer Liegenschaft ruft an und meldet eine Störung. Daraufhin wird ein Arbeitsauftrag in STREIT® angelegt und bereits bearbeitet. D.h. es werden Bestellungen durchgeführt, Stundenerfassung durchgeführt, usw.
Zu einem späteren Zeitpunkt wird der Auftrag von der Wohnungsbaugesellschaft eingestellt. Der STREIT®-Anwender kann nun diesen Mareon-Auftrag mit dem bereits bestehenden Arbeitsauftrag verknüpfen. Damit ist die Übertragung der Rechnung an das Handwerkerportal (Mareon) gewährleistet.

Ablauf im Programm Handwerkerportal (Mareon):

  1. Markierten Mareon-Auftrag über das Kontextmenü -> [Verbindung zu vorhandenem Beleg erzeugen] anwählen

  2. Eingabe der STREIT®-Auftragsnummer (AB,AA)

  3. Die Verbindung wird hergestellt. Die Mareon-Daten werden in den vorhandenen STREIT®-Auftrag eingestellt. Die Störungstexte werden ergänzt. Ist bereits eine Verbindung zu einem Mareon-Auftrag vorhanden, kann hier ebenfalls ein anderer Mareon-Auftrag zugeordnet werden. In diesem Fall werden die Störungstexte komplett neu eingelesen. Es erfolgt zuvor auch eine Abfrage mit dem Hinweis auf Überschreibung.

  4. Ein bereits zugeordneter Mareon-Auftrag kann durch die Löschung des STREIT®-Auftrages wieder freigegeben werden.

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