Eine Inventur (Stichtag und Variabel) durchführen

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Die Inventur (von lateinisch invenire = etwas finden bzw. auf etwas stoßen) ist die Erfassung aller vorhandenen Bestände. Durch die Inventur werden Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag ermittelt und schriftlich niedergelegt. Das Ergebnis einer Inventur ist das Inventar, ein Bestandsverzeichnis, das alle Vermögensteile und Schulden nach Art, Menge und Wert aufführt. Jeder Kaufmann ist im Rahmen der ordnungsmäßigen Buchführung zur Inventur verpflichtet, und zwar wenn er ein Unternehmen gründet oderübernimmt, wenn er es schließt, sowie zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres.

Anleitung

Definition „Inventur“

Stichtagsinventur

Bei der Stichtagsinventur werden die Bestände an einem festgelegten Aufnahmetag, etwa dem Bilanzstichtag, mengenmäßig erfasst und in Inventurlisten eingetragen. Die Bestandsaufnahme muss nicht direkt am Bilanzstichtag erfolgen. Zulässig für die zeitversetzte Aufnahme ist eine Frist von zehn Tagen vor oder nach dem Stichtag. Die Zu- und Abgänge zwischen dem Aufnahmetag und dem Stichtag, auch die Bewegungen am Stichtag selbst, werden anhand von Belegen mengen- und wertmäßig fortgeschrieben beziehungsweise zurück gerechnet. Die Bewertung der Ware erfolgt zu den Anschaffungskosten, beschädigte Ware kann abgewertet werden. Die Berücksichtigung von Wertsteigerungen ist jedoch nach dem Niederstwertprinzip nicht erlaubt.

Die Stichtagsinventur bildet die Bestände so ab, wie sie am Ende des Geschäftsjahres tatsächlich sind. Sie führt jedoch zu einem großen Arbeitsanfall innerhalb weniger Tage, der oft Störungen des Betriebsablaufes zur Folge hat oder sogar eine Betriebsschließung notwendig macht. Das Risiko von Aufnahmefehlern erhöht sich.

Um die Daten in STREIT zu erfassen, müssen die Artikel im Artikelstamm angelegt sein. Es können keine „diversen Artikel“ verwendet werden

Permanente Inventur

Die permanente Inventur macht es möglich, die Bestandserfassung im Geschäftsjahr zeitlich zu verteilen. Voraussetzung dafür ist die Führung eines Lagerbuches sowie nachprüfbarer Unterlagen für alle Zu- und Abgänge. Mindestens einmal im Geschäftsjahr muss eine körperliche Inventur durchgeführt und der Sollbestand der Lagerbuchführung mit dem Istbestand verglichen werden. Im Gegensatz zur Stichtagsinventur müssen nicht alle Bestände gleichzeitig aufgenommen werden, das heißt die Aufnahmezeiten und -mengen können frei gewählt werden.
Die Inventur darf sich jedoch nicht auf Stichproben oder einen repräsentativen Querschnitt beschränken. Das Ergebnis der Inventur wird unter Angabe des genauen Zeitpunkts der Aufnahme im Lagerbuch festgehalten und die Lagerbücher oder Lagerkarteien werden entsprechend berichtigt.

Um die Daten in STREIT zu erfassen, müssen die Artikel im Artikelstamm angelegt sein. Es können keine „diversen Artikel“ verwendet werden.

Inventurbezogene Felder im Artikelstamm

Die Inventurbezogenen Felder befinden sich innerhalb der Artikel-Verwaltung im Register [Inventur]

InventurBewertungskennzeichen (InvBewKz)

Dient der Festlegung des Bewertungskennzeichens für Abwertungen von Inventurartikel (optional) bei der Inventurauswertung.

Inventurverfahren (InvVerfahren)

Dient der Festlegung des des Inventurverfahrens. Die Standard-Vorbelegung ist hierbei die Stichtagsinventur.

Inventurkennzeichen (InvKz)

Dieses Kennzeichen wird automatisch vom Programm vergeben und kann nicht manuell verändert werden.
Es wird der aktuelle Status des Inventurartikels angezeigt.

Inventur-Datum (InventurDat)

Datum der Inventurerfassung des angezeigten Inventurartikels.

Inventurbestand (InventurBest)

Der Inventurbestand ist die innerhalb der Inventur-Erfassung momentan eingegebene Menge.

Inventur-Sollbestand (InvSollBest)

Zum Zeitpunkt der Inventurerfassung wird automatisch der aktuelle Lager-Sollbestand in den Inventur-Soll-Bestand übernommen und festgeschrieben.
Dieser wird mit dem aktuellen Inventurdatum gespeichert und kann nicht mehr geändert werden. Er dient zur späteren Bewertung von Soll- und Ist-Beständen.

Stellplatz 1-3

Stellplätze werden innerhalb des Registers Lager/Bestellwesen des Artikel-Stammsatzes gepflegt.

In der Regel werden Stellplätzen für Lagerartikel vergeben/festgelegt.

Bei der Inventur dienen die hinterlegten Stellplätze der Selektion der am Lager liegenden Artikel. Sortiert nach Stellplatz können nun z.B. Aufnahmebögen für die manuelle Inventurerfassung gedruckt werden.

Zurücksetzen der Lagerbestände (Sonderfunktion)

Über eine Sonderfunktion, anwählbar über das Programm Sonderfunktion, können vor der Übernahme der Inventurbestände in den aktuellen Lagerbestand alle Lager-Sollbestände in den Artikeln auf „Null“ gesetzt werden. (Bitte nur nach interner Prüfung durchführen).

Dies geschieht in Abhängigkeit der durchgeführten Eingrenzung, bspw. nach Lager, Katalog oder Warengruppe.

Hinweis: Bei der Einstellung „Lagerbestandsführung“ (ohne Prüfung) können Bestände auch ins „Minus“ gebucht werden. Dies geschieht durch Abbuchungen (Lieferscheine/Rechnungen). Um alle Artikel bestandsmäßig zu bereinigen, kann diese Funktion ausgeführt werden.
Eine durchgeführte „Nullstellung“ kann nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Arbeitsschritte einer Inventur (Stichtags- oder permanente Inventur)

Inventurkennzeichen zurücksetzen

Vor Beginn der Inventur sollten alle Inventurkennzeichen der letzten Inventur zurückgestellt werden. Dadurch wird im Artikelstamm das Inventurkennzeichen auf keine Inventur gesetzt.

Innerhalb der Inventurerfassung stehen Ihnen über die Menüzeile und Anwahl [Ausführen] folgende Funktionen zur Verfügung:

Im Folgedialog:

Bei aktiviertem Kennzeichen Rücksetzung nach erfolgreicher Übernahme werden nur die Inventurartikel zurückgesetzt, die das Inventurkennzeichen Inventurbestand übernommen haben.
Bei Deaktivierung des Kennzeichens werden alle Werte zurückgesetzt, auch wenn die Inventurbestände noch nicht in den Lagerbestand übernommen wurden.

Inventuraufnahmebogen drucken

Über das Programm Listendruck haben Sie die Möglichkeit, einen Inventuraufnahmebogen zu drucken. Die Anwahl finden Sie unter der Gruppe [Inventur] → [Aufnahmebogen].

Auf Basis der Inventurartikel (Stellplatz, sonstige Kennungen) werden Inventurlisten erstellt, die gegebenenfalls an die betrieblichen Erfordernisse angepasst werden können.

Bei der Anwahl der Inventuraufnahmebögen kann zwischen den verschiedenen Inventurvarianten gewählt werden. Über zusätzliche Selektionsmöglichkeiten können die Listen z. B. nach Lager oder Stellplatz gedruckt werden.

Inventurergebnisse erfassen (Stichtagsinventur)

Bei der Inventurerfassung werden die Ergebnisse der Zählung in STREIT übernommen. Die Erfassung erfolgt üblicherweise auf der Basis der zuvor erstellten Zähllisten. Bereits erfasste Daten können geändert werden.
Während der Erfassung kann das Inventurbewertungskennzeichen oder der Stellplatz angepasst werden.

DAs Inventurdatum wird mit dem Tagesdatum vorbelegt und kann bei Bedarf geändert werden

Durch die Erfassung der Inventurbestände wird das Inventurkennzeichen automatisch auf Inventur durchgeführt gesetzt.

Durch verschiedene Suchkriterien können bereits erfasst Inventurbestände angezeigt werden.

Inventurergebnisse erfassen (permanente Inventur)

Bei der Inventurerfassung über die permanente Inventur ist der Ablauf wie bei der Stichtagsinventur beschrieben. Hier müssen die Inventurbestände jedoch nicht über eine zusätzliche Funktion in den Lagerbestand übernommen werden. Diese werden sofort eingestellt und das Inventurkennzeichen (InvKz) wird automatisch auf Inventurbestand übernommen gesetzt.

Inventurbestände in den aktuellen Lagerbestand übernehmen (Stichtagsinventur)

Die bereits erfassten Inventurbestände können in den aktuellen Lagerbestand übernommen werden. Damit keine doppelten Übertragungen stattfinden, wird im Artikelstamm das Inventurkennzeichen auf Inventurbestand übernommen gesetzt.

Eine Selektion der erfassten Inventurbestände über das Inventurkennzeichen ist möglich.

Die Datenübernahme in den aktuellen Lagerbestand ist nicht zwingend erforderlich. Nur wenn Lagerbestände geführt werden, kann durch diese Funktion der Lagerbestand anhand der Inventurdaten korrigiert werden.

Arten der Bestandsübernahme:

Arbeitsschritte einer Inventur (variable Inventur)

Bei der variablen Inventur müssen die Inventurartikel nicht zwingend im Artikelstamm angelegt sein. Es können auf Grundlage des Erfassungsbogens auch „diverse“ Artikel erfasst werden. Ein
manuell erfasster Artikel in der variablen Inventur wird als „diverser Artikel“ in den Stammdaten automatisch angelegt.

Die Erfassung innerhalb der variablen Inventur basiert nicht auf dem Prinzip der Artikel-Suche, sondern über die Eingabe der Inventurartikel in der Erfassungtabelle.

Hierbei kann (anstelle des Stellplatzes im Artikelstamm) auch die laufende Nummer (LfdNr) in der Erfassungstabelle genutzt werden.

Inventur bewerten (Auswertungen)

Die Auswertungen sind grundsätzlich für die Stichtags- und variable Inventur identisch.

Bewertet wird die Inventur über Listenauswertungen. Dazu gehen Sie in den Listendruck unter Inventur - Auswertung und wählen entsprechend Ihre durchgeführten Verfahren Stichtags- oder Variable Inventur an.

Die Inventurauswertung kann sowohl vor der Übernahme der Inventurbestände in den Sollbestand, als auch nach der Übernahme erfolgen.

Anwahl im Listendruck:

Eingrenzung der Auswertung

Über die Eingrenzungsmöglichkeiten empfiehlt sich die Eingrenzung nach dem Inventurkennzeichen (InvKz).
Eine Eingrenzung auf die Kennzeichen Inventur durchgeführt und/oder Inventurbestand übernommen ist hier sinnvoll, damit nur die Artikel in die Auswertung fließen, für welche auch eine Inventur erfasst wurde.

Des weiteren kann bspw. nach Lager eingegrenzt werden, bei Mehrlagerbetrieb und um eine Lagerspezifische Auswertung zu erhalten.

Preis für Inventurbewertung

Über das Auswahlfeld Preis für Inventurbewertung steuern Sie, mit welchem Preis der Artikel in die Auswertung einfließen soll.

Folgende Auswahlmöglichkeiten sind gegeben:

Zu welchem Datum die Inventur bewertet wird entscheiden Sie über das Auswahlfeld Inventur-Bewertungsvariante und Inventurstichtag.

Es stehen entweder zum Tagesdatum oder zum Inventur-Stichtag als Auswahl zur Verfügung.

Entscheiden Sie sich für die Variante zum Inventur-Stichtag wird die Datumseingabe im Feld Inventur-Stichtag relevant.
Bei der Auswahl zum Tagesdatum ist die dortige Eingabe nicht relevant.
Der Inventur-Stichtag wird immer mit dem 31.12. des Vorjahres vorbelegt.

Wichtig: Bei der Entscheidung des Datums ist zu berücksichtigen, dass bei der Auswertung entsprechende Bewegungen (Zu-/Abgänge) die zwischen dem gewählten Datum und dem Inventurdatum der Inventurerfassung liegen, berücksichtigt werden!

Beipiel:
Letzte Bewegung 10.12. aktueller Lagerbestand 310 Stück
Zugang 05.01. Wareneingang 100 Stück
Abgang durch VK 15.01. Warenverkauf 200 Stück
Zählung am 20.01. Inventurbestand (Zählung) 210 Stück
Inventurbestand 31.12. Inventurbewertung 310 Stück

Datum für Inventurbewertung (Rückrechnungszeitpunkt)

Innerhalb der Konstantenverwaltung, Register [Inventur], können Sie für die einzelnen Inventurartikeln Bewertungsmöglichkeiten vornehmen. Dazu werden in einer Übersicht verschiedene Inventurbewertungen für unterschiedliche Artikeltypen festgelegt. Die Bewertungen können auf bis zu 5 Jahre oder sofort mit unterschiedlichen Abwertungen hinterlegt werden.
Im Artikelstamm werden den jeweiligen Inventurartikeln die Bewertungskennzeichen hinterlegt.

Wird ein Artikel nach einem bestimmten Zeitraum (Jahr 1 – 5) abgewertet, orientiert sich die
Rückberechnung des Zeitraumes nach folgenden Einstellungen im Auswahlfeld Datum für Inventurbewertung:

Letzter Warenzugang - Das Datum des letzten Warenzugangs (umsatzrelevant)
Letzter Lagerzugang - Das Datum des letzten Lagerzugangs (alle Varianten – auch manuelle Lagerzugänge im Artikelstamm)
Letzter Warenabgang - Das Datum des letzten Warenabgangs (Verkaufsbelege)

Inventur abschließen

Sind alle Inventurarbeiten abgeschlossen, kann der Inventurbestand gelöscht und das Inventurkennzeichen (InvKz) für die Artikel wieder auf keine Inventur zurückgesetzt werden. Dies ist notwendig zur Vorbereitung der nächsten Inventurerfassung.

Tipp: Das Zurücksetzen des Inventurkennzeichens kann auch erst zu Beginn der neuen Inventur im Folgejahr durchgeführt werden. Dies empfiehlt sich, damit evtl. auch nochmals zu einem späteren Zeitpunkt eine Inventurauswertung gemacht werden kann.
Nach dem zurücksetzen der Inventurwerte ist keine Auswertung über den Listendruck mehr möglich.

Optimierte Inventurorganisation

Bestimmte Ereignisse wiederholen sich regelmäßig. Dazu gehört auch die jährliche Inventur. Die physische Bestandsaufnahme von Produkten in Unternehmen ist zeitaufwändig.
Je mehr es gelingt die Waren zu verknüpfen, desto einfacher ist es die Inventur durchzuführen. Eine enorme Erleichterung ist die Arbeit mit Artikel-Barcodes und mobilen Scannern.
Die manuelle Datenerfassung führt oft zu Zahlendrehern oder Verwechslungen.
Dank der barcodeunterstützen Inventur werden Daten mobil und fehlerfrei erfasst und im System weiterverarbeitet.

Druck von Lageretiketten

Über den Listendruck werden Barcode-Etiketten gedruckt. Diese werden ebenfalls je nach
Etikettengröße individuell eingerichtet. Falls den jeweiligen Lagerartikel Stellplätze hinterlegt sind,
können diese Etiketten z. B. nach Stellplatz sortiert ausgegeben werden.

Erfassen der Inventurbestände mittels Barcode-Scanner

Spezielle Profile ermöglichen es mit dem Scanner auch andere Programme außerhalb der Inventur per Barcode zu bedienen. Speziell für den Einkauf können auch Lagerbestellungen oder Wareneingänge erfasst und automatisch generiert werden.
Lagerabgänge durch den Lieferschein oder direkt für die Rechnung können ebenso per Scanner erzeugt werden.

Datenübertragung vom Handscanner in STREIT

Die Anbindung des Scanners erfolgt in der Regel über WLAN oder direkt an einem Lager-PC.. Die Daten werden direkt in den STREIT Allgemeinen Datenpool übertragen und dort automatisch (je nach Einstellung auch erst nach manueller Freigabe) direkt in die Inventur übernommen.

Verarbeitung der übertragenen Inventurdaten

Die Daten aus dem mobilen Scanner stehen nun im Inventurprogramm (Stichtag/permanent) von STREIT zur Verfügung. Die weitere Verarbeitung der Daten entspricht der Vorgehensweise wie oben beschrieben.