Ein Arbeitszeitkonto anlegen und verwalten (Überstundenkonto/-regelung)

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Das Arbeitszeitkonto dient zur Steuerung der Überstunden eines Mitarbeiters. Durch die Saldenbildung auf Grundlage des Arbeitszeitplans am Ende einer Woche oder eines Monats wird das Arbeitszeitkonto be- oder entlastet (Überstunden wurden erbracht oder Fehlzeiten generiert)

Voraussetzungen

Voraussetzungen zur Nutzung eines Arbeitszeitkontos sind die Anlage eines Mitarbeiter-Stammdatensatzes in Verbindung mit der Zuordnung eines Arbeitszeitplans

Anleitung

Anlegen eines neuen Arbeitszeitkontos

Um ein neues Arbeitszeitkonto anzulegen, öffnen Sie zunächst die Arbeitszeitkonto-Suche. Die Anwahl erfolgt über den Menübaum Programmordner [Einstellungen/Konstanten] -> [Zeit-/Betriebsdatenerfassung] -> [Arbeitszeitkonto]. Innerhalb der Arbeitszeitkonto-Suche öffnen Sie über die Menüleiste durch Anwahl [Datei/Datensatz] -> [Neu] die Arbeitszeitkonto-Verwaltung. Eine weitere Möglichkeit besteht an dieser Stelle über die Symbolleiste der Arbeitszeitkonto-Suche durch Anwahl der Schaltfläche [Neuer Datensatz].

Zunächst vergeben Sie eine Arbeitszeitkontonummer und eine zugehörige Bezeichnung.

Die verschiedenen Arbeitszeitkonto-Typen

Typen der Arbeitszeitkonto-Stundenbasis (Woche oder Monat)

Je nachdem welcher Typ gewählt wird, können weitere bzw. unterschiedliche Einstellungen getroffen werden.

Typ "Monatsstunden"

Hier sind die Felder Maximale Stundenanzahl für das Arbeitszeitkonto und Überstunden die verfallen, bevor das Arbeitszeitkonto befüllt wird und Maximale Überstunden, die automatisch auf das Arbeitszeitkonto gebucht werden aktiv.

Im Feld Maximale Stundenanzahl für das Arbeitszeitkonto werden die maximalen Überstunden für einen Mitarbeiter festgelegt, welcher er auf seinem Überstundenkonto insgesamt ansammeln darf. Alle weiteren Überstunden werden automatisch als ausbezahlt gekennzeichnet.

Im Feld Überstunden die verfallen, bevor das Arbeitszeitkonto befüllt wird werden Stunden hinterlegt, die bei der Überstundenermittlung pro Monat automatisch verfallen/wegfallen.

Im Feld Maximale Überstunden, die automatisch auf das Arbeitszeitkonto gebucht werden wird die Anzahl der Stunden hinterlegt, die pro Monat einbehalten und somit dem Überstundenkonto zugebucht werden. Alle darüber hinausgehenden Überstunden des Monats werden automatisch als ausbezahlt gekennzeichnet.

Typ "Wochenstunden"

Hier wird bei der Überstunden-Ermittlung zwischen nachfolgenden Typen unterschieden:

Überstunden-Ermittlung

Beim Typ kompletter Zeitraum sind die Felder Maximale Stundenanzahl für das Arbeitszeitkonto und Überstunden die verfallen, bevor das Arbeitszeitkonto befüllt wird und Maximale Überstunden, die automatisch auf das Arbeitszeitkonto gebucht werden aktiv.

Im Feld Maximale Stundenanzahl für das Arbeitszeitkonto werden die maximalen Überstunden für einen Mitarbeiter festgelegt, welcher er auf seinem Überstundenkonto insgesamt ansammeln darf. Alle weiteren Überstunden werden automatisch als ausbezahlt gekennzeichnet.

Im Feld Überstunden die verfallen, bevor das Arbeitszeitkonto befüllt wird werden Stunden hinterlegt, die bei der Überstundenermittlung pro Woche automatisch verfallen/wegfallen.

Im Feld Maximale Überstunden, die automatisch auf das Arbeitszeitkonto gebucht werden wird die Anzahl der Stunden hinterlegt, die pro Woche einbehalten und somit dem Überstundenkonto zugebucht werden. Alle darüber hinausgehenden Überstunden der Woche werden automatisch als ausbezahlt gekennzeichnet.

Beim Typ für einzelne Wochentage sind die Felder Maximale Stundenanzahl für das Arbeitszeitkonto und Überstunden die verfallen, bevor das Arbeitszeitkonto befüllt wird sowie Einbehaltene Überstunden für Zeitraum Montag - Freitag und Samstag und Sonntag aktiv.

Im Feld Maximale Stundenanzahl für das Arbeitszeitkonto werden die maximalen Überstunden für einen Mitarbeiter festgelegt, welcher er auf seinem Überstundenkonto insgesamt ansammeln darf. Alle weiteren Überstunden werden automatisch als ausbezahlt gekennzeichnet.

Im Feld Überstunden die verfallen, bevor das Arbeitszeitkonto befüllt wird werden Stunden hinterlegt, die bei der Überstundenermittlung pro Tag automatisch verfallen/wegfallen.

Im Feld Einbehaltene Überstunden für Zeitraum Montag - Freitag wird die Anzahl der Stunden hinterlegt, die in einer Woche an den Tagen Montag-Freitag einbehalten werden. Hier gibt es zusätzlich die Einstellung der Rundung mit welcher festgelegt wird, ob im Falle eines Monatswechsel innerhalb einer Kalenderwoche der Überstundeneinbehalt anteilsmäßig auf die einzelnen Tage aufgeteilt werden soll oder nicht und ob eine Rundung auf volle Viertelstunden (0,25) oder volle Halbestunden (0,50) erfolgen soll. Ist die Auswahl mit keiner Rundung eingestellt und die Zeiterfassungsdaten werden an ein Lohnprogramm übergeben, werden dem Mitarbeiter die Stunden für diese Woche in beiden Monaten berechnet. Ist die Combobox entsprechend eingestellt, so werden die Stunden dieser Woche auf die Tage heruntergerechnet und auf die Monate aufgeteilt.

Im Feld Einbehaltene Überstunden für Zeitraum Samstag wird die Anzahl der Stunden abgebildet, die dem Überstundenkonto an einem Samstag zugebucht werden können. Hier gibt es eine Checkbox Überstundeneinbehalt an Samstag - Feiertag aktiv?, welche bedient werden kann. Ist die Checkbox deaktiviert, können am Samstag keine Überstunden angesammelt werden, falls es sich um einen Feiertag handelt.

Das Feld Einbehaltene Überstunden für Zeitraum Sonntag wird gleich behandelt wie beim Samstag beschrieben.

Fallbeispiel

Beispiel "Überstundeneinbehalt für Montag-Freitag und Rundung anteilsmäßig Anzahl-Wochentage?"

Einbehaltene Überstunden für Zeitraum Montag - Freitag: 5 Std

Montag              Dienstag                Mittwoch              Donnerstag             Freitag

30.01.                   31.01.                   01.02.                   02.02.                   03.02.

Ist die Rundung anteilsmäßig aktiv eingestellt, werden die 5 Std Einbehalt durch 5 Tage (Mo-Fr) gerechnet und anschließend für Januar mal 2 Tage und für Februar mal 3 Tage gerechnet.

Januar: 5 (Stunden) : 5 (Tage) x 2 (Tage für Januar) = 2

Februar: 5 (Stunden) : 5 (Tage) x 3 (Tage für Februar) = 3

Werden nun die Stunden für Januar berechnet, werden Mo-Di nur 2 Stunden auf das Überstundenkonto gutgeschrieben, alles weitere wird ausbezahlt.
Das gleiche gilt für den Februar. Alles größer als 3 Stunden wird ausbezahlt.