Einen Wartungsvertrag anlegen

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Mit diesem Verwaltungsprogramm können Wartungsverträge angelegt und verwaltet werden. Mit dem Wartungsvertrag in Verbindung mit den zugeordneten Objekten kann die Wartung, Pflege sowie Betreuung von meist technischen Geräten abgerechnet werden. Der Inhalt eines Wartungsvertrages kann sowohl einzelne, als auch mehrere Objekte gleichzeitig betreffen. Prinzipiell setzt sich ein Wartungsvertrag aus einem sogenannten Vertragskopf mit Adressdaten und Vertragslaufzeiten und beliebig vielen Vertragspositionen zusammen. Unter Vertragspositionen versteht man in der [Vertrag-Verwaltung] die dem Vertrag zugeordneten Objekte. Pro Kunde können beliebig viele Verträge angelegt werden, jedoch kann eine Vertragsnummer nur einmal vergeben werden. Grundsätzlich kann festgehalten werden, wann ein Vertrag abgeschlossen und abrechenbar ist. Die Abrechnungseinstellungen, wie z.B. der Abrechnungsrhythmus, Abrechnungstermine, Abrechnungsarten obliegen dem Wartungsobjekt . Das Objekt benötigt zur Durchführung der Wartung und Abrechnung der Wartungspauschale programmtechnisch nicht zwingend einen Vertrag. Aus kaufmännischer Sicht ist jedoch bei der Abrechnung der Wartungspauschale in der Regel immer ein Vertrag abgeschlossen. Somit ist auch ein Vertrag, mit der Zuordnung der betreffenden Objekte, einzupflegen. Dies bringt in Bezug auf die Generierung der Wartungsaufträge und der Abrechnung der Wartungspauschalen enorme organisatorische Vorteile. Als Beispiel kann in diesen Fällen die Generierung und Abrechnung nach der Vertragsnummer erfolgen.

Anleitung

Öffnen der Vertrag-Suche und -verwaltung

Um ein einen neuen Vertrag anzulegen, öffnen Sie zunächst die [Vertrag-Suche]. Die Anwahl erfolgt über den Menübaum Programmordner [Wartung und Service] → [Stammdaten] → [Verträge]. Es öffnet sich zunächst die [Vertrag-Suche]. Zur Ermittlung der nächsten freien Vertragsnummer empfiehlt es sich an dieser Stelle, die bisherigen Verträge zur Anzeige zu bringen und bspw. nach der Vertragsnummer absteigend zu sortieren. Um einen neuen Vertrag anzulegen, öffnen Sie über die Menüleiste durch Anwahl [Datei/Datensatz] → [Neu] die [Vertrag-Verwaltung]. Eine weitere Möglichkeit besteht an dieser Stelle über die Symbolleiste der [Vertrag-Suche] durch Anwahl der Schaltfläche [Neuer Datensatz].

Vergabe der Vertragsnummer, Zuordnung des Kunden und weiterer Kopfdaten

In das Eingabefeld Vertragsnummer VertragNr geben Sie die zuvor selbst ermittelte nächste freie Vertragsnummer ein. Diese Nummer ist numerisch und höchstens 10-stellig verwaltbar. Über das Eingabefeld für die Kundennummer KdNr ordnen Sie den zuvor angelegten Kunden durch Eingabe der Kundennummer oder über das Suchsymbol und Selektion über die [Kunden-Suche] zu.

Zu diesem Zeitpunkt kann bereits gespeichert werden und der Vertrag ist angelegt.

Das Listenfeld Vertragstyp wird automatisch mit dem Wert Wartung vorbelegt. Die Zuordnung eines anderen Vertragtyps wie Miete, Leasing, oder Vertrag kann vorgenommen werden.
Diese Eingabe dient, genauso wie die Eingaben in den Feldern Suchcode und HVertragNr (Hauptvertragsnummer), als Selektionskriterien zur späteren verfeinerten Selektion z.B. in der Vertragssuche, bei Wartungsauswertungen im Listendruck oder bei der Abrechnung von Vertragsgebühren.

Die Vertragsarten dienen ebenfalls zur Spezifizierung der Objekte. Die Festlegung der Vertragsarten erfolgt über die [Vertragsarten-Suche] und [-Verwaltung]. Beispiele hierzu sind: Wartung inkl. Störungsbehebung, Wartung exkl. Störungsbehebung

Das Listenfeld Vertragsstatus beinhaltet die Werte angebotener Vertrag, abrechenbarer Vertrag und gekündigter Vertrag. Diese Werte sind fest vorgegeben. Es ist zu beachten, dass nur die Verträge mit dem Vertragsstatus abrechenbarer Vertrag zur Abrechnung kommen. Weitere Vertragsstati können über die Programmteile [Vertragsstatus-Suche] und [-Verwaltung] erfasst werden.

Hinterlegung der Laufzeiten und weitere Datumszuordnungen

Die Hinterlegung des Vertragsdatum dient reinen Selektions- und Informationszwecken und hat keine abrechnungstechnische Relevanz. Hier wird in der Regel das Datum des Vertragsabschluss mit dem Kunden zur Info hinterlegt.

Die Datumsfelder Beginn Laufzeit und Ende Laufzeit wiederum regeln den Zeitraum, innerhalb dessen Vertragsgebühren abgerechnet werden können. Wurde kein Vertragsende vereinbart, kann die Eingabe im Feld Ende Laufzeit auf dem Wert 01.01.1900 bestehen bleiben, was EDV-technisch soviel wie keine Eingabe bedeutet. 
Das Datumsfeld Erste Abrechnung regelt den Zeitpunkt, wann tatsächlich die erste Abrechnung der Vertragsgebühren erfolgen soll.

Abrechnungsrelevante Einstellungen

Die Checkbox Abrechnung nur nach erbrachter Vertragsleistung stellt die elementare Einstellung Ihrer Gebührenabrechnung dar. Ist diese Checkbox aktiviert, können die Vertragsgebühren eines Objektes nur abgerechnet werden, wenn ein zugehöriger Wartungsauftrag (Serviceauftrag) abgerechnet wird oder wurde. Ist diese deaktiviert erfolgt die Abrechnung der Vertragsgebühren losgelöst einer eventuell stattfindenden Wartung der Anlage/des Objektes.
Bei Aktivierung dieser Checkbox wird automatisch das Listenfeld Wartungsgebühr und Aufträge aktiv. Hierüber wird festgelegt, ob die Vertragsgebühren und abrechnungsrelevante Positionen des zugehörigen Wartungsauftrags gemeinsam oder getrennt abgerechnet werden sollen. Folgende Einstellungen sind möglich:

Über die Checkbox Abrechnung Material steuern Sie, ob auf einen Wartungsauftrag erfasstes Material abgerechnet werden soll (aktiviert) oder bereits in den Vertragsgebühren enthalten ist (deaktiviert).
Die Checkbox Abrechnung Störung wiederum regelt, ob die zu dem Objekt generierten Störungsaufträge abgerechnet werden können (aktiviert) oder nicht (deaktiviert).
Eine automatische Erhöhung der Vertragsgebühren zu einem Objekt über den Programmteil Vertragsgebühren erhöhen kann nur dann erfolgen, wenn die Checkbox Preiserhöhung aktiviert ist.
Bei aktivierter Checkbox Zahlungsbedingung Kd.-Stamm wird automatisch die Zahlungsbedingung, welche im Kunden-Stammsatz hinterlegt ist, auf der Vertragsgebührenrechnung eingestellt. Wird diese Checkbox nicht aktiviert, kann die Zahlungsbedingung über das dahinter liegende Listenfeld zugeordnet werden.
Über das Eingabefeld KSt oder die zugehörige Suche haben Sie die Möglichkeit, dem Vertrag eine buchhaltungsrelevante Kostenstelle zu zuordnen.

Festlegung der Abrechnungsart

Über das Listenfeld Abrechnungsart kann eine Vorabberechnung oder eine Rückberechnung eingestellt werden. Die Vorbelegung bei Vertrags-Neuanlage erfolgt über die [Konstanten-Verwaltung] und den Konstantenschalter Abrechnungsart.
Die Einstellung Vorabberechnung bewirkt die Belegung des Abrechnungszeitraums (Beginn und Ende Abrechnung) bei Generierung der Wartungstermine je nach Turnus für die Zukunft. Die Einstellung Rückberechnung generiert entsprechend den Beginn und das Ende der Abrechnung in der Vergangenheit.

Beispiel: Sie möchten einen Wartungstermin zur Abrechnung der Gebühren für ein komplettes Jahr generieren. Der Beginn und das Ende werden unabhängig der Abrechnungsart auf den 01.01. bzw. den 31.12. des entsprechenden Jahres eingestellt. Bei der Abrechnungsart Vorabberechnung wird das Datum der Abrechnung ebenfalls auf den 01.01. des entsprechenden Jahres eingestellt. Bei der Abrechnungsart Rückberechnung wird das Datum der Abrechnung auf den 01.01. des Folgejahres eingestellt.

Vertragsbeschreibung 

Mit dem Feld Beschreibung steht ein Textfeld zur Hinterlegung individueller Texte mit den allgemeinen Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Dieses Textfeld kann schließlich auch auf der Rechnung zur Information für den Kunden mit ausgegeben werden.

Übersicht zugeordneter Vertragsobjekte

Diese Tabelle beinhaltet alle dem Vertrag zugeordneten Objekte. Per Doppelklick auf die Datenzeile öffnet sich das entsprechende Objekt in der [Objekt-Verwaltung].

Durch Eingabe eine neuen Objektnummer innerhalb der freien Datenzeile und Bestätigung dieser Eingabe und Zeile, bewirken Sie die Neuanlage eines Objektes zu dem geöffneten Vertrag, bzw. es wird automatisch erkannt, dass die eingegebene Objektnummer noch nicht vergeben ist und Sie werden gefragt, ob ein neues Objekt angelegt werden soll.

Weitere Registerkarten

Statistik

Diese Registerkarte beinhaltet alle abgerechneten Positionen aus der Nachkalkulation, wie auch die abgerechneten Vertragsgebühren (Wartungspauschale) bezogen auf den gewählten Vertrag.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit sich die Gesamtbeträge der jeweiligen Spalten über das Kontextmenü und Anwahl [Gesamtsummen] anzeigen zu lassen.

Verkäufer/Zusatzdaten

Welcher Verkäufer (und dessen Vertretung) ist dem Objekt zugeordnet (wird automatisch mit der Hinterlegung aus dem Kundenstamm befüllt - ist jedoch im Objekt nochmal direkt änderbar).

Ergebnis/Ausblick/nächste Schritte

Nach Erfolgreicher Vertragsanlage können die zugehörigen Objekte angelegt werden.

Felder und Befehle