Aufmaß bearbeiten über Microsoft Excel

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Zur externen Bearbeitung/Erfassung der Aufmaßdaten, bspw. auf einem Laptop direkt auf der Baustelle, steht Ihnen eine Auslagerungsfunktion der Aufmaßdaten in Microsoft Excel zur Verfügung. Diese ermöglicht Ihnen, nicht nur komplette Leistungsverzeichnisse, sondern bereits erfasste, bzw. vorbereitete Aufmaßblätter auszulagern und in Microsoft Excel weiterzuverarbeiten.

Voraussetzungen

Die Auslagerung Ihrer Aufmaßdaten zur externen Bearbeitung ist ausschließlich über den Programmteil Aufmaßblatt (Tabellenerfassung) möglich. Die Bearbeitung der erzeugten Aufmaß-Datei kann ausschließlich über Microsoft Excel ab Version 2007 erfolgen. Eine Bearbeitung über andere Softwareprodukte (bspw. OpenOffice) kann aufgrund speziell programmierter Makros nicht erfolgen. Auf dem Zielrechner muss demnach Microsoft Office installiert sein. Da das Excel-Aufmaß die von uns entwickelten Makros benötigt, kann die Aufmaßerfassung nur nach deren Zulassung durchgeführt werden. Es erscheint je nach Excel-Version eine Meldung beim Öffnen der Excel-Tabelle, in der Sie die Makros (Inhalte) aktivieren können.

Anleitung

Auslagerung der Aufmaßdaten in STREIT

Die Bearbeitung von ausgelagerten Aufmaßblättern im Excel-Format für eine Aufmaßnummer ist auf maximal 230 Blätter begrenzt. Diese Grenze ist durch MS-Excel vorgegeben. Werden innerhalb des Excel-Aufmaßes weitere Blätter generiert, so erscheint ein eindeutiger Hinweisdialog, der nicht ignoriert werden sollte. Ist die Anzahl von 230 Blättern nicht ausreichend, sollte eine weitere Aufmaßnummer angelegt werden. Die Bearbeitung aller weiteren Blätter erfolgt dann über eine weitere Excel-Aufmaß-Datei.

Zur Auslagerung Ihrer Aufmaßdaten, steht Ihnen im Programmteil Aufmaßblatt (Tabellenerfassung) über die Menüzeile und [Ausführen] die Funktion [Excel-Aufmaß einlagern/auslagern] zur Verfügung.

Im sich öffnenden Dialog stehen Ihnen entsprechende Funktionen zur Auslagerung und Erfassung der Daten zur Verfügung:

• Aufmaß auslagern / Aufmaß einlagern

• mit Einzelpreis - Steuerungsmöglichkeit, ob Einzelpreise der Positionen mit ausgelagert werden

• mit Lohnminuten -  Steuerungsmöglichkeit, ob Lohnminuten der Positionen mit ausgelagert werden

• mit Aufmassdaten - Steuerungsmöglichkeit, ob bereits bestehende Aufmassdaten aus STREIT (evtl. bereits vorbereitete Blätter mit Hierarchien und Positionen) mit ausgelagert werden

• ExcelLVAend - Steuerungsmöglichkeit, ob bestehende LV-Positionen in Excel geändert werden dürfen

• ExcelLVNeuerf - Steuerungsmöglichkeit, ob neue LV-Positionen in Excel erfasst werden dürfen

• ExcelMontageErf - Mehraufwand bei der Montage dürfen über zusätzliche Montagepositionen direkt im Excel-Aufmaß erfasst werden, weitere Erläuterungen finden Sie in den zusätzlichen Anleitungen im Bereich für Aufmaß Montagepositionen

Im Eingabefeld Dateipfad wird der Standard-Auslagerungspfad aus der Konstanteneinrichtung vorbelegt und kann individuell angepasst werden. Hierzu steht Ihnen zusätzlich die Ordner-Schaltfläche mit Einsprung in den Windows-Explorer zur Verfügung.

In der Eingrenzung wird das aktuelle Projekt automatisch vorgeschlagen. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, Aufmaßdaten mehrere Projekte gleichzeitig, nach entsprechender Selektion aus- bzw. einzulagern. Hierzu definieren Sie einen entsprechenden von/bis-Bereich. Die Auflistung der Projekte laut Eingrenzung erfolgt über den Button [Projekte ermitteln]. 

In der Tabelle Import/Export wird die Projektnummer, die Bezeichnung und der Status ausgegeben. Im Datenfeld ExcelAufmaß wird automatisch die nächste Aufmaßnummer vorgeschlagen. STREIT ermittelt zur Vorschlagsfindung hierbei, ob zu dem entsprechenden Projekt bereits Aufmaß-Auslagerungen stattgefunden haben und schlägt die nächste Aufmaßnummer, ausgehend von der zuletzt ausgelagerten Nummer, vor. Der Dateipfad wird aus der vorherigen Auswahl übernommen.

Bearbeiten des Aufmaßes über Mircrosoft Excel

Öffnen der Datei

Nach erfolgreicher Auslagerung der Aufmaßdaten aus STREIT, befindet sich in dem zuvor definierten Verzeichnis ein automatisch generierter Programmordner, welcher mit der Projektnummer bezeichnet ist. In diesem Programmordner sind im Regelfall 3 Dateien hinterlegt. Eine typische Exceldatei im xls-Format, eine Zusatzdatei im csv-Format und gegebenenfalls Ihr Firmenlogo als Grafikdatei. Um das Aufmaß zu bearbeiten, öffnen Sie die xls-Datei. Die csv und die Bilddatei werden bei der ersten Anwahl automatisch in diese xls.Datei eingelesen und verarbeitet.

Aufbau der Excel-Datei

Im ersten Tabellenblatt Projekt befinden sich die allgemeinen Projektinformationen und die Adressdaten. Die eigene Firmenadresse ändern Sie, indem Sie ein beliebiges Adressfeld oben rechts per Doppelklick aufrufen. Die Firmenadresse erscheint und kann angepasst werden. Bei Anwendern von STREIT wird diese automatisch aus der STREIT-Lizenz bestückt. Auch ein Logo kann individuell hinterlegt werden. Wiederum bei Anwendern von STREIT wird das Firmenlogo automatisch eingelesen.

Im Register LV befindet sich das komplette Leistungsverzeichnis, welches 1zu1 aus STREIT übertragen wurde. Neben dem Kurztext wurde auch der Langtext übertragen. Dieser wird sichtbar, wenn Sie den Cursor über das kleine rote Dreieck im Kurztextfeld führen. Haben Sie in STREIT einer Auslagerung der Preise und Lohnminuten zugestimmt, werden diese im LV ausgegeben.

In den folgenden Tabellenblättern (Blatt 0001 - xxxx) findet die eigentliche Aufmaßerfassung statt. 

Über die Anwahl der [Add-Ins] → [STREIT - Aufmaß] stehen Ihnen die verschiedenen Funktionen zur Verfügung.

Aufmaßdaten ändern/löschen

Um Aufmaßdaten im Aufmaßblatt zu ändern, klicken Sie in die Positionsnummer im Aufmaßblatt und tragen die Positions-Nr. ein.
Ist die Positions-Nummer korrekt und es soll lediglich der Text verändert werden, muss diese Änderung in der entsprechenden Position im Register LV durchgeführt werden.

Um Aufmaßdaten im Aufmaßblatt zu löschen, klicken Sie ind die bestehende Positionsnummer und löschen diese.
Positionen, die im Aufmaßblatt gelöscht werden, bleiben im Leistungsverzeichnis (Register LV) weiterhin bestehen.

Aufmaßdaten erfassen

Um Aufmaßdaten im Aufmaßblatt zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Aufmaßblatt wählen (z. B. Register  "Blatt 001")

2. Hierarchie/Standort erfassen

3. entweder...
   a.) Position bereits im LV vorhanden → Positionsnummer erfassen - nach Drücken der Enter- oder Tab-Taste wird der Kurztext eingeblendet.
   oder

   b.) Doppelklick in das Feld der Positionsnummer → es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die passende Position suchen können - die Übernahme erfolgt über die Schaltfläche [PosNr in Aufmaßblatt übernehmen]
   oder
   
   c.) Position noch nicht LV vorhanden --> Position-Nr. erfassen - nach Drücken der Enter-Taste erscheint eine Abfrage, was Sie nun durchführen wollen.
   Wenn Sie auf [Nein] klicken, wird der Dialog zur Erfassung der neuen Positionsdaten geöffnet.
   Durch Klick auf die Schaltfläche [...einfügen] wird die Position im Register LV an der nächsten freien Position eingefügt. Gleichzeitig wird im Aufmaßblatt der Kurztext der neuen Position eingeblendet. Das Einfügen im Register LV geschieht im Hintergrund automatisch.
   TIPP: Sobald man das letzte erfassbare Feld (z. B. Lohnminuten) mit der TAB- oder Enter-Taste verläßt, wird der Button "...einfügen" optisch hervorgehoben und mit einer gepunkteten Linie umrandet. Nun kann der Button auch mit der Enter- oder Leertaste gedrückt werden.
   Die Schaltflächen [...ändern], [...löschen], [<< ...vorherige Zeile] und [...nächste Zeile >>] sind in diesem Falle deaktiviert und können nicht verwendet werden - genauso wie die Auswahl der Hierarchiestufe.

4. Die Massen/Aufmaßmengen erfassen

5. Nach dem Erfassen der Massen/Aufmaßmengen werden automatisch die Summen für die Menge (falls eingeblendet auch für Preise und Lohnminuten) errechnet. Die Summen werden sowohl im Aufmaßblatt als auch im Register LV ermittelt.
   Im Register LV werden die Mengen je Aufmaßblatt summiert und zudem die Einzelpreis- und Lohnminutensummen aller Aufmaßblätter.
   
   Erläuterung der Farb-Darstellung: Sind die Einzelpreis- und Lohnminutensummen aller Aufmaßblätter größer als die Vorgaben im Leistungsverzeichnis, werden die Zahlen grün dargestellt. Sind sie kleiner, werden sie rot dargestellt. Wenn sie mit den Vorgaben im Leistungsverzeichnis identisch sind, werden sie schwarz dargestellt.

Neue Aufmaßblätter erstellen

Zur Erstellung neuer Aufmaßblätter stehen Ihnen über die Add-Ins folgende Funktionen zur Verfügung:

1. Neues Blatt (leer) - Zur Erstellung eines neuen leeren Aufmaßblattes. Hierdurch wird ein neues Tabellenblatt/Register mit dem neuen Blatt-Namen (z. B. Blatt 0002) erstellt. Im Register LV wird eine neue Spalte mit gleichem Blattnamen zur Summenbildung eingefügt.

2. Neues Blatt (Kopie aktives Blatt mit Aufmaßart) - Zur Erstellung einer Kopie des aktiven Aufmaßblattes mit den erfassten Aufmaßarten. Hierdurch wird ein neues Tabellenblatt/Register mit dem neuen Blatt-Namen (z. B. Blatt 0002) erstellt. Die Aufmaßart mit den Bezeichnungen in der Aufmaßart-Spalte wird mitkopiert - nicht aber die Positionen.

3. Neues Blatt (Kopie aktives Blatt mit PosNr) - Zur Erstellung einer Kopie des aktiven Aufmaßblattes mit den erfassten Positionen. Hierdurch wird ein neues Tabellenblatt/Register mit dem neuen Blatt-Namen (z. B. Blatt 0002) erstellt. Die erfassten Positionen des aktiven Blattes werden mitkopiert - nicht aber die eingegebenen Aufmaß-Mengen.

Neue LV Positionen erfassen

Um neue Positionen im Register LV zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Doppelklick auf eine Zeile der LV-Tabelle oder Aufruf im Menü [Positionen erfassen/bearbeiten (LV)] aus den STREIT-Add-Ins.
   (Sobald mindestens eine Position erfasst wurde, wird der Text "Doppelklick für Erfas..." entfernt. Neue Positionen können nun durch Doppelklick auf die nächste freie oder eine bestehende Position erfasst werden.)
   Wichtig: Die Positionen werden an der Stelle eingefügt, an welcher der Doppelklick erfolgt bzw. welche ausgewählt/markiert ist, wenn die Funktion [Positionen erfassen/bearbeiten (LV)] aus den STREIT-AddIns aufgerufen wird.

2. Der Dialog Positionen erfassen/bearbeiten wird geöffnet
   In dem Dialog können die Daten erfasst werden:
   - Auswahl, ob es sich um eine Position oder Hierarchiestufe handelt
   - Erfassung einer Positionsnummer (nicht möglich bei Hierarchiestufen)
   - Erfassung eines Kurz- und Langtext
   - Erfassung der Angebotsmenge (hierbei handelt es sich nicht um die Aufmaßmenge; nicht möglich bei Hierarchiestufen)
   - Erfassung des Einzelpreis (nicht möglich bei Hierarchiestufen und wenn Einzelpreis ausgeblendet)
   - Erfassung der Lohnminuten (nicht möglich bei Hierarchiestufen und wenn Lohnminuten ausgeblendet)

3. Durch Klick auf die Schaltfläche [...einfügen] wird die Position eingefügt und es kann sofort die nächste Position erfasst werden.
   TIPP: Sobald man das letzte erfassbare Feld (z. B. Lohnminuten) mit der TAB- oder Enter-Taste verlässt, wird die Schaltfläche [...einfügen] optisch hervorgehoben und mit einer gepunkteten Linie umrandet. Nun kann die Schaltfläche auch mit der Enter- oder Leertaste betätigt werden. Mit der TAB- oder Pfeil-nach-rechts-Taste können die anderen Schaltflächen angesteuert (optisch hervorgehoben) und anschließend mit der Enter- oder Leertaste betätigt werden.

4. Um den Dialog zu schließen, auf  [Beenden] klicken.

LV-Positionen ändern oder löschen

Um Positionen im Register "LV" zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

1. Doppelklick auf die Position, die gelöscht werden soll...
   oder...
   eine Zelle der zu löschenden Position markieren und die Funktion Positionen [erfassen/bearbeiten (LV)] aus den STREIT-AddIns aufrufen.

2. Der Dialog Positionen erfassen/bearbeiten wird geöffnet 

3. In dem Dialog können die Daten verändert werden.
   - Änderung einer Positionsnummer (nicht möglich bei Hierarchiestufen)
   - Änderung eines Kurz- und Langtext 
   - Änderung der Angebotsmenge (hierbei handelt es sich nicht um die Aufmaßmenge; nicht möglich bei Hierarchiestufen)
   - Änderung des Einzelpreis (nicht möglich bei Hierarchiestufen und wenn Einzelpreis ausgeblendet)
   - Änderung der Lohnminuten (nicht möglich bei Hierarchiestufen und wenn Lohnminuten ausgeblendet)

4. Durch Klick auf die Schaltfläche [...ändern] wird die Änderung in die LV-Position übernommen. Über die beiden Schaltflächen [<< ...vorherige Zeile] und [...nächste Zeile >>] kann die vorherige bzw. nächste Position zur Änderung angesteuert werden.
   TIPP: Sobald man das letzte erfassbare Feld (z. B. Lohnminuten) mit der TAB- oder Enter-Taste verlässt, wird die Schaltfläche [...einfügen] optisch hervorgehoben und mit einer gepunkteten Linie umrandet. Nun kann die Schaltfläche auch mit der Enter- oder Leertaste betätigt werden. Mit der TAB- oder Pfeil-nach-rechts-Taste können die anderen Schaltflächen angesteuert (optisch hervorgehoben) und anschließend mit der Enter- oder Leertaste betätigt werden. 

Um Positionen im Register "LV" zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Doppelklick auf die Position, die gelöscht werden soll, oder eine Zelle der zu löschenden Position markieren und Aufruf der Funktion [Positionen erfassen/bearbeiten (LV)] aus den STREIT-AddIns.

2. Der Dialog Positionen erfassen/bearbeiten wird geöffnet.

3. Klick auf die Schaltfläche [...löschen]

LV-Positionen sortieren

Um Positionen im Register LV zu sortieren, wählen Sie die Funktion [Leistungsverzeichnis sortieren] aus den STREIT-AddIns an.
Wichtig: Durch das Sortieren werden die Hierarchiestufen/Titelüberschriften entfernt und müssen neu eingefügt werden!

Ausdruck des Excel-Aufmaß

Um das Aufmaß aus Excel zu drucken, legen Sie zunächst fest, welche Blätter Sie drucken möchten und wie die Positionen dargestellt werden sollen.

Sie können einzelne oder alle Aufmaßblätter drucken und zusätzlich auch das Leistungsverzeichnis und das Projektdatenblatt.

Einzelnes Außmaßblatt drucken:
Um ein einzelnes Aufmaßblatt  zu drucken, klicken Sie in Microsoft Excel einfach das Register mit der entsprechenden Blattnummer an und wählen anschließend den Befehl [Drucken] im Excel-Menü.

Mehrere Aufmaßblätter drucken:
Um mehrere Aufmaßblätter zu drucken, klicken Sie zunächst das Register mit dem ersten zu druckenden Aufmaßblatt an. Anschließend klicken Sie das letzte zu druckende Aufmaßblatt mit gedrückter Umschalttaste (auch Shift- oder Großschreibtaste genannt) an. Falls die Register, die Sie anklicken wollen, nicht sichtbar sind, können Sie mit Hilfe der Navigationspfeile zum gewünschten Aufmaßblatt springen.
Mit gedrückter [STRG]-Taste können Sie die einzelnen Register auch punktuell auswählen. Um eine Blatt-Auswahl aufzuheben, genügt es, ein nicht ausgewähltes Register anzuklicken.

LV oder Projektdatenblatt drucken
Um das LV oder das Projektdatenblatt zu drucken, klicken Sie einfach auf das Register mit der Bezeichnung [LV] bzw. [Projekt].

Vorbelegung des Textfeldes "Hinweistext lt. VOB"

Innerhalb des Excel-Aufmaß kann ein Hinweistext, beispielweise Hinweis auf VOB, ausgegeben werden. Damit Sie diesbezüglich variabel sind, kann dieser Text innerhalb der STREIT Konstanten-Verwaltung über den Schalter AufmassExcelHinweisVOB eingegeben, geändert oder gelöscht werden.

Aufmaßblatt-Design anpassen

Das Design des Aufmaßblattes passen Sie direkt im Excel-Aufmaßblatt an. In den STREIT-AddIns wählen Sie hierzu den Punkt [Aufmaßblatt-Design ändern] an. Folgende Einstellungen stehen Ihnen zur Verfügung:

• Position-Textdarstellung - Grundeinstellung horizontal

• Position-Hintergrundfarbe - Grundeinstellung ja

• Position-Nummer-Schriftgröße - hier kann die Schriftgröße der Positionsnummer verkleinert oder vergrößert werden

• Position-Text-Schriftgröße - hier kann die Schriftgröße des Positionstextes verkleinert oder vergrößert werden

• Aufmaß-Hierarchie-Schriftgröße -  hier kann die Schriftgröße der Standorte verkleinert oder vergrößert werden

• Aufmaß- und Blatt-Textdarstellung - hier können die Angaben zur Aufmaß- und Blattnummer ausgeblendet werden

Die von Ihnen vorgenommenen Einstellungen werden bis zur nächsten Änderung gespeichert.

Erfassen von Zusatzinformationen

Innerhalb des Registers Projekt des Excel-Aufmaßes gibt es 3 frei belegbare Felder: Art der Anlage, Frei1 und Frei2. Die erfassten Daten werden automatisch auf jedem Aufmaßblatt angezeigt und können bei Bedarf auch manuell überschrieben werden. Auch eine Formeleingabe ist möglich.

Hinterlegen einer Unterschrift

Im Excel-Aufmaß kann eine Unterschrift für den Auftragnehmer hinterlegt werden. Grundlage hierfür ist eine Bilddatei mit der gewünschten Unterschrift.

Um eine Unterschrift im Aufmaß einzufügen, klicken Sie oben rechts auf das Logo oder per Doppelklick in das Feld Auftragnehmer auf dem Aufmaßblatt. Es öffnet sich ein Dialog, in welchem Sie entweder das Firmenlogo oder das Unterschrift-Logo einstellen oder ändern. Über die Anwahl Neues Logo auswählen gelangen Sie in den Explorer und wählen die gewünschte Bilddatei aus. Mit [Übernehmen] werden die Daten im Excel-Aufmaß aktualisiert.

Ausblenden von Lohnminuten und Einzelpreisen

Wenn bei der Auslagerung bereits die Einzelpreise und Lohnminuten übergeben wurden, können diese über die STREITAddIns individuell aus- und eingeblendet werden. Hierzu stehen Ihnen die Funktionen [Einzelpreis ein-/ausblenden] und [Lohnminuten ein-/ausblenden] zur Verfügung. Sowohl im [LV] als auch auf den einzelnen Blättern werden die Daten entsprechend angepasst.

Erfassen von Montagepositionen im Excel Aufmaß

Das Erfassen von Montagepositionen ermöglicht es, gegebenenfalls einen Mehraufwand bei der Montage direkt im Aufmaß zu erfassen.
Dauert der Einbau des Potentialausgleichs beispielsweise länger, so kann mithilfe der zusätzlichen Montageposition dieser Aufwand erfasst werden. Anstatt einen separaten Rapport für die Mehrarbeit zu erstellen, erfolgt dies über ein erhöhtes Aufmaß. D.h. die Montageposition wird mit der ermittelten Aufmaßmenge eingetragen. Hierdurch ist ersichtlich, wie hoch der Montageaufwand ist. Die Differenz zu dem tatsächlichen Aufwand wird über die Aufmaßmenge der „Normalposition“ ausgeglichen.

Beim Auslagern eines Aufmaßes in Microsoft Excel kann im Dialog Excel-Aufmaß einlagern/auslagern die Checkbox ExcelMontageErf aktiviert werden. Hierdurch wird beim Auslagern in Excel automatisch zu jeder Position auch eine sogenannte Montageposition erstellt. Bitte beachten Sie, dass die Aufmaßblätter aus diesem Grund nicht den selben Aufbau wie das Aufmaß in der STREIT haben. Es werden doppelt so viele Positionen in Microsoft Excel eingestellt. Bei späterer Rückübertragung werden diese Positionen aber wieder in Ihre Ausgangsform gebracht.
Die Montageposition dient dazu, einen Mehraufwand beim Einbau der Komponenten erfassen zu können. 

Rückübertragung in STREIT

Sind die Aufmaßdaten erfasst, lagern Sie diese zur Rückübertragung in STREIT aus der Exceldatei wieder aus. Hierzu steht Ihnen über die STREIT AddIns die Funktion [Daten auslagern für STREIT] zur Verfügung. Im Explorer wählen Sie den gewünschten Speicherort der Datei aus.

Um die Daten in STREIT einzulagern, öffnen Sie wiederum den Programmteil Aufmaßblatt (Tabellenerfassung) und geben Ihre Projektnummer ein. Über die Menüzeile und Anwahl [Ausführen] wählen Sie die Funktion [Aufmaß einlagern/auslagern]. Die Variante ändern Sie entsprechend auf [Aufmaß einlagern]. Über die Ordner-Schaltfläche des Dateipfads wählen Sie den Programmordner über den Windows-Explorer, in welchem die Import-Datei enthalten ist. Innerhalb der Datenzeile wählen Sie wiederum über die Ordner-Schaltfläche die gewünschte ...import.csv-Datei aus. Über die Schaltfläche [OK] schließen Sie die Einlagerung ab. Der erscheinende Hinweis erinnert Sie zur Sicherheit nochmals, dass die bisherigen Aufmaß-Daten in STREIT mit den aktuellen Daten aus dem Excel-Import überschrieben werden.
Bei Betrachtung der Aufmaßblätter sehen Sie die im Excel erfassten Werte. Auch gegebenenfalls nachträglich erfasste Positionen sind im Aufmaß vorhanden und wurden zusätzlich im Leistungsverzeichnis angelegt und können dort geändert bzw. kalkuliert werden.

Ergebnis/Ausblick/nächste Schritte

Erstellen einer Projektrechnung

Erfassung der Kosten über die Nachkalkulation und erstellen eines Soll-/Ist-Vergleich

Auswertung über die betrieblichen Auswertungen

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