Interne Kommunikationsregeln

Unser gemeinsames Ziel

ImEine Fallegute Kommunikation bedeutet für uns: Die richtige Information erreicht die richtige Person über den passenden Kommunikationsweg – zuverlässig, schnell und mit möglichst wenig Unterbrechungen. 

Diese Regeln sollen einen schnellen Überblick geben, welches Medium für welches Anliegen geeignet ist.

Entscheidend ist immer: Wichtige Informationen müssen den richtigen Empfänger zuverlässig erreichen und dringende Sachverhalte schnell geklärt werden.

Welches Medium nutze ich wann?

Anliegen	Bevorzugtes Medium
Dringende / wichtige Angelegenheit	📞 Telefon oder persönliches Gespräch
Hohe Priorität / wichtige Information	📧 E-Mail
Komplexer Sachverhalt	📧 E-Mail oder Termin
Thema benötigt ausführliche Abstimmung	📅 Termin über Outlook / Teams
Kurze Frage / kurze Information	💬 Teams
Bitte um Rückruf	💬 Teams oder 📧 E-Mail
Persönliche Abstimmung	🤝 Persönliches Gespräch
Terminvereinbarung	📅 Outlook oder Teams

Teams ist ein optionales Medium und sollte für wichtige Themen nicht ausschließlich genutzt werden.
Wer ein wichtiges Anliegen über Teams kommuniziert, bleibt dafür verantwortlich, dass die Information tatsächlich beim Empfänger ankommt und der Sachverhalt geklärt wird.

Telefonieren

Direkte Anrufe ohne vorherige Terminvereinbarung erfolgen immer über das Telefon und nicht über Teams. Auch aus dem Home-Office soll hierfür das Telefon genutzt werden. Unsere Telefonanlage bietet dafür ein Softphone an.Die Einrichtung des Softphones kann über Alexander Braun erfolgen.Innerhalb einer ArbeitsunfähigkeitAbteilung melden wir uns frühestmöglichkönnen bei unseremBedarf Abteilungsverantwortlicheneigene Regelungen zur telefonischen Erreichbarkeit getroffen werden.

Festnetz statt Firmenhandy

Befindet sich ein Mitarbeiter im Büro, gilt:

Bitte immer die Festnetznummer und nicht das Firmenhandy anrufen.

Sollte das Festnetz nicht umgestellt sein und der Anruf deshalb auf dem Firmenhandy eingehen, kann bei wichtigen Themen die Zentrale kontaktiert werden. Ist im Kalender nicht ersichtlich, dass die betreffende Person einen Termin hat, darf die Zentrale bei wichtigen Themen auch auf dem Firmenhandy anrufen.

Wenn ich nicht erreichbar bin

Wer nicht erreichbar ist, soll immer eine Umleitung einrichten. Innerhalb der Abteilungen sollen sich die Mitarbeiter grundsätzlich gegenseitig vertreten. Wichtig: Eine Umleitung auf die Zentrale darf ausschließlich durch die Geschäftsleitung oder indie Bereichsleiter eingerichtet werden.

Wenn ein Anruf bei der PersonalabteilungZentrale telefonischlandet

ab.

Bei Hierbeieiner Umleitung auf die Zentrale wird bestenfallsein dieAnruf voraussichtlichenicht Dauerautomatisch mitgeteilt.

durchgestellt.

NachDie dreiZentrale Krankheitstagenklärt zunächst mit dem Anrufer: Wie dringend ist das Anliegen und ist eine Krankmeldungsofortige notwendig.Weiterleitung
erforderlich. Anschließend wird der Kalender der betreffenden Person geprüft. Bei wichtigen Besprechungen – insbesondere bei Terminen mit externer Beteiligung – wird nochmals hinterfragt, ob das Anliegen tatsächlich so dringend ist, dass der Termin unterbrochen werden sollte. Ist der Sachverhalt entsprechend wichtig, wird der Anruf durchgestellt.

Anruf ablehnen / wegdrücken

Wurde beispielsweise vergessen, eine Umleitung einzurichten, kann ein Anruf auch abgelehnt werden. Die Zentrale verfährt anschließend wie bei einer bestehenden Umleitung. Auch bei einem bereits über die Zentrale weitergeleiteten Anruf kann ein besonders wichtiger Termin ein Grund sein, den Anruf einmal abzulehnen. In diesem Fall prüft die Zentrale noch einmal ausdrücklich die Dringlichkeit. Wird der Anruf nach dieser erneuten Prüfung nochmals durchgestellt, soll der Anruf nicht erneut abgelehnt werden.

Rückrufe

Ein Rückruf ist nicht verpflichtend. Ist eine Person telefonisch nicht erreichbar, kann alternativ über E-Mail oder Teams um einen Rückruf gebeten werden.

Abwesenheiten

Bei einem Tag Urlaub oder Ausgleich soll in Outlook eine Abwesenheitsnotiz eingerichtet werden. Das Marketing stellt hierfür Vorschläge für eine interne und externe Abwesenheitsnotiz zur Verfügung. Bei längeren KrankheitsausfällenAbwesenheiten gebeninformieren wirdie spätestensAbteilungsleiter nachdie zweiZentrale Wochenzusätzlich. eineSo kurzekann Zwischeninfodie anZentrale einebei derBedarf obenüber genanntendie Personen.Abwesenheit und gegebenenfalls die Vertretung informieren.

Damit Termine und Verfügbarkeiten unternehmensweit nachvollziehbar sind:

• sollen

  Einedie KrankmeldungKalender mussaller immerMitarbeiter amsynchronisiert ersten Krankheitstag telefonisch bis 12 Uhr bei euren direkten Vorgesetzten erfolgen.

  werden,
• stellt

  EureAlexander VorgesetztenBraun meldeneine Anleitung zur Einrichtung zur Verfügung,

• soll die ErkrankungZentrale anüber das Outlook-Konto info@streit-software die Personalabteilungerforderliche
Berechtigung
• zur

  Ausnahme:Kalendereinsicht Kolleg/innen im Vertrieb informieren parallel per Mail auch personal@streit-software.de.

• Solltet ihr untertägig erkranken, meldet euch bitte ebenfalls beim direkten Vorgesetzten ab. Ausnahme: Kolleg/innen im Vertrieb bitte zusätzlich per Mail bei personal@streit-software.de.

• Beginnt eure Arbeitsunfähigkeit an einem arbeitsfreien Tag (z. B. Samstag, Sonntag oder Feiertag), ist die Krankmeldung spätestens am nächsten regulären Arbeitstag nachzuholen.

• Ab dem 4. Kalendertag ist zwingend ein ärztliches Attest erforderlich.

• Wichtig: Wochenenden und Feiertage zählen als Kalendertage mit.

  erhalten.

Beispiel:Die EinKalendereinsicht Mitarbeiterermöglicht erkranktder amZentrale Donnerstaginsbesondere, Termine zu planen und meldetbei sicheingehenden krank:Anrufen die Verfügbarkeit der betreffenden Person zu berücksichtigen.

Termine vereinbaren

Terminvereinbarungen erfolgen über: Outlook oder Teams. Auch die Zentrale organisiert Termine über Outlook. Bitte nutzt die Kalenderfunktionen konsequent, damit Termine für alle Beteiligten transparent und planbar sind.

E-Mail

E-Mail ist unser bevorzugtes Kommunikationsmittel für wichtige und relevante Informationen. Per E-Mail sollten insbesondere verschickt werden:

• Informationen

  Donnerstagmit hoher                                 → 1. Kalendertag

  Priorität
• Informationen,

  Freitagdie =der FeiertagEmpfänger unbedingt erhalten                    → 2. Kalendertag

  muss
• komplexe

  Samstag =arbeitsfrei                                    → 3. Kalendertag

  Sachverhalte
• Themen,

  Sonntagderen =Beantwortung arbeitsfreizeitintensiv                       → 4. Kalendertag

• Montag, Mitarbeiter weiterhin krank            → 5. Kalendertag

  ist

DaMerksatz Feiertage" Je wichtiger die Information, desto eher E-Mail statt Teams. E-Mails haben bei wichtigen Themen die höchste Priorität.

Teams

Teams kann insbesondere für kurze und Wochenendenweniger mitzählen,dringende Anliegen genutzt werden. Geeignet sind beispielsweise:

• kurze Fragen
• kurze Informationen mit geringer Priorität
• die Bitte um einen Rückruf

Teams ist deroptional Sonntagund bereitssollte für wichtige Themen nicht als alleiniger Kommunikationsweg genutzt werden. Wer ein wichtiges Anliegen über Teams kommuniziert, bleibt dafür verantwortlich, dass die Information den Empfänger tatsächlich erreicht.

Persönliche Gespräche

Nicht jedes Anliegen muss schriftlich oder digital geklärt werden. Ob ein Sachverhalt

• persönlich,
• telefonisch,
• per E-Mail oder
• in einem Teams-Termin

geklärt wird, kann grundsätzlich selbst entschieden werden. Persönliche Gespräche sind ausdrücklich willkommen, wenn sich ein Thema dadurch schnell und unkompliziert klären lässt.

Archivierung

E-Mails zwischen Mitarbeitern müssen grundsätzlich nicht manuell archiviert werden. Bei wichtigen Kundensachverhalten, die per E-Mail geklärt werden, sollte der 4.relevante Kalendertag.Schriftverkehr Dieim ArbeitsunfähigkeitsbescheinigungNachgang mussarchiviert daherwerden. bereitsSo abbleiben Donnerstagwichtige gelten.Kundeninformationen Dieauch Ausstellungspäter kann am nächsten Werktag beim Arzt rückwirkend ab Donnerstag erfolgen.

Bitte weist den Arzt entsprechend darauf hin!nachvollziehbar.