FIBU-Buchungserfassung

Der Anwendungsbereich "Buchungserfassung" dient der Erfassung neuer Buchungen sowie der Änderung/Löschung noch nicht beendeter Buchungsstapel. Ebenfalls können innerhalb der Buchungserfassung, der FIBU bereitgestellte Daten importiert werden.

Buchungsstapel

Anlage eines Buchungsstapels

Vor der eigentlichen Buchungserfassung öffnet sich zunächst der Erfassungsdialog zur Anlage eines Stapels. Der Buchungsstapel-Dialog dient einerseits zur Suche bereits erfasster Buchungsstapel und andererseits zur Erfassung neuer Buchungsstapel.
Folgende Buchungsstapelarten stehen in der STREIT - FIBU zur Verfügung:

Stapelbuchungen: Buchungen können bis zum Journaldruck (Beenden des Buchungsstapels) geändert bzw. gelöscht werden.
Dialogbuchungen: Identische Bedienung der Buchungserfassung wie bei Stapelbuchungen, jedoch werden angesprochene Konten sofort verbucht und können somit nach der Übergabe in die Buchungsansicht nicht mehr direkt geändert bzw. gelöscht werden. Eine Korrektur erfolgt durch eine Umbuchung oder Stornierung.
Dauerbuchungen: Wiederkehrende Buchungen, welche periodengerecht abgerufen werden können.

In einer leeren Zeile der Suchergebnistabelle kann ein neuer Buchungsstapel angelegt werden. Durch Klick auf den Button [OK] oder bestätigen mit [Enter] wird der markierte Buchungsstapel geöffnet. Wichtig: Bei Anlage eines "neuen" Buchungsstapels sind innerhalb der Stapel-Zeile folgende Felder zu beachten:

Feld	Beschreibung
Stapelbezeichnung	Eingabe einer individuellen Stapelbezeichnung
Buchungsdatum	Vorgabe der zu buchenden Periode
Buchungsjahr	Bei Erfassung eines Buchungsstapels auf das Vorjahr muss zuerst das Buchungsjahr erfasst werden
Saldovortrag	Dient zur Eröffnungsbuchung von Saldovorträgen /Hierfür spezifische Buchungsschablonen für Kunden- und Lieferanten-Saldenvorträge werden im Buchungsstapel angeboten. Buchung ohne Buchungsschablone = Saldovorträge Sachkonten
Stapelart	Stapelbuchung = bis zur Stapelfreigabe änderbar; Dialogbuchung = nach Beendigung des Buchungssatzes nicht mehr änderbar; Dauerbuchung = hierdurch gespeicherte Buchungen können in einem Buchungsstapel eingelesen werden
MitarbeiterNr	Mitarbeiternummer, wird automatisch aufgrund der STREIT-Anmeldung eingestellt
Niederlassung	Es kann manuell eine Niederlassung eingegeben werden, falls damit gearbeitet wird.
Aktiv	Dieses Kennzeichen ist nicht änderbar und wird automatisch vorbelegt / aktiv = noch nicht abgeschlossener Buchungsstapel
Intervall Monate	Nur anwählbar bei Dauerbuchungen; Angabe in Monaten (Bspw. 1 = jeden Monat, 2 = jeden 2. Monat, usw.)
Intervalldatum	Letztes Buchungsdatum des Dauerbuchungsstapels

Suche eines Buchungsstapels

Feld	Beschreibung
Buchungsjahr	Über das Drop-Down-Menü kann das Buchungsjahr ausgewählt werden
MitarbNr	Mitarbeiternummer - Suche über die Mitarbeiternummer (von-bis)
AktivKz	Aktivkennzeichen - Wenn nicht aktiv, dann Anzeige der bereits abgeschlossenen Buchungsstapel
SaldoVortragsKz	Saldovortragskennzeichen - Wenn aktiv, dann Anzeige der Saldovortrags-Stapel
Stapelart	Über das Drop-Down-Menü kann zwischen den Stapelarten: Stapelbuchungen, Dialogbuchungen und Dauerbuchungen gewählt werden
Stapelbezeichnung	Suche über die Stapelbezeichnung

Stornierung eines Buchungsstapels

Ein Buchungsstapel kann nur dann komplett storniert werden, wenn der Stapel innerhalb der Buchungserfassung über die Funktion „Buchungsstapel beenden“ abgeschlossen wurde. Die Anwahl zur Stornierung von einem Stapel erfolgt im Auswahldialog für Buchungsstapel nach Anwahl der Buchungserfassung. Da nur bereits abgeschlossene Stapel storniert werden können, muss die Checkbox [AktivKz] deaktiviert werden. Durch Anwahl des Buttons [Daten anzeigen] werden die selektierten Stapel aufgelistet. Der gewünschte Stapel kann dann über die rechte Maustaste und Anwahl [Stapel stornieren] storniert werden. Über einen weiteren Dialog legen Sie einen neuen Storno-Buchungsstapel an, in welchen der Stapel storniert werden soll. Die in diesen neuen Stapel eingefügten Stornobuchungen können innerhalb des Stapels eingesehen, jedoch nicht verändert werden. Der Storno-Stapel wird danach über die Funktion „Ausführen“ und „Buchungsstapel beenden“ abgeschlossen.

Buchungserfassung

Nach Auswahl des Buchungsstapels im Buchungsstapel-Dialog gelangt man in die Buchungserfassung. Folgende Felder sind durch die Anlage des Buchungsstapels vorbelegt und können nicht geändert werden.

Buchungsdatum
Buchungsjahr
Stapelbezeichnung
Stapelart
Mitarbeiter-Nr
Saldovortragskennzeichen
Aktiv-Kennzeichen

Bei Bedarf können Sie folgende Felder vor der eigentlichen Buchung vorbelegen.

Gegenkonto: Eingabe bzw. Suche (siehe auch Suchfunktion Lupe) eines Gegenkontos, welches bei der Buchung automatisch eingelesen wird.
Konto-Nr des Kontrollsaldo: Eingabe bzw. Suche (siehe auch Suchfunktion Lupe) eines Kontos, von welchem ein Kontrollsaldo eingelesen wird (z.B. Kassen- und Bankkonto beim Buchen von Zahlungen)

Buchen

Buchungen werden in der Buchungstabelle erfasst. Innerhalb der Buchungserfassung dienen "Buchungsschablonen" zur automatischen Vorbelegung von Buchungsinhalten. Außerdem haben Buchungsschablonen den Vorteil, dass eine logische Prüfung der Eingabefelder erfolgt. Beispiel: Bei der Schablone "Eingangsrechnung" wird automatisch das Konto "Verbindlichkeiten" eingestellt sowie die Eingabe eines Lieferanten-Kontos erzwungen. Das Vorsteuerkonto wird lt. Hinterlegung vorbelegt.
Eine Buchungserfassung kann jedoch auch ohne Buchungsschablone erfolgen. Hierbei wird jedoch keine buchungstechnische Logikprüfung durchgeführt. Lediglich das Vorhandensein angesprochener Konten, Kostenstellen, Kostenarten und Kostenträger wird geprüft. Es stehen folgende Buchungsschablonen zur Verfügung:

Ausgangsrechnung
Ausgangsgutschrift
Eingangsrechnung
Eingangsgutschrift
Zahlungseingang Debitor
Zahlungsausgang Debitor
Zahlungseingang Kreditor
Zahlungsausgang Kreditor
Sonderzahlungseingang; (Zahlkonto wie Bank oder Kasse wird im Gegenkonto gebucht)
Sonderzahlungsausgang; (Zahlkonto wie Bank oder Kasse wird im Gegenkonto gebucht)

In der ersten Buchungszeile erfolgt die Buchung auf das Hauptkonto und je nach Buchungsart auch auf das entsprechende Kunden- /Lieferantenkonto. Die zweite Buchungszeile (und weitere) dient (dienen) zur Erfassung des Gegenkontos (im Falle einer Mehrfachbuchung mehrerer Gegenkonten).

Vorgehensweise bei einer einfachen Buchung (1 Hauptkonto, 1 Gegenkonto)

am Beispiel einer Ausgangsrechnung:

KtoNr: Die erste Zeile der Buchungstabelle wird automatsch mit dem Konto "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" vorbelegt.
Adress-Nr: Eingabe bzw. Suche der Kundennummer (siehe auch Suchfunktion Lupe)
SollBtrg: Eingabe des Sollbetrags (Rechnungsbetrag)
BelNr: Eingabe einer Belegnummer (z.B. Rechnungsnummer)
Belegdatum: Eingabe des Belegdatums (Nicht ausschlaggebend dafür, in welche Periode gebucht wird)
GegKto: Eingabe des Gegenkontos. Dieses wird automatisch in die 2. Zeile der Buchungstabelle übernommen. Erfolgt keine Eingabe in der 1. Zeile, kann das Gegenkonto auch in der 2. Zeile eingebeben werden
Buchungstext
Buchungsnummer
mit [Enter] Sprung in die nächste Buchungszeile - Habenbetrag wird automatisch vorbelegt

Sind alle Buchungszeilen erfasst, kann mit [Enter] in eine leere Buchungszeile gesprungen werden. Durch nochmaliges Bestätigen mit [Enter] wird die Buchung in Erfasste Buchungen verschoben. (Achtung bei Dialogbuchungen: Buchung kann danach nicht mehr geändert bzw. gelöscht werden).

Vorgehensweise bei Mehrfachbuchungen (1 Hauptkonto, mehrere Gegenkonten)

Die Mehrfachbuchung (auch Splittbuchung genannt) wird dadurch eingeleitet, indem das Eingabefeld [GegKto] in der "ersten Buchungszeile" nicht bedient wird. Ab der zweiten Buchungszeile können dann mehrere Gegenkonten eingegeben werden.
Bei Mehrfachbuchungen ist empfehlenswert, bei den Gegenkonten Nettobeträge einzugeben, die Steuerart herauszunehmen (Taste "Entf") und den Steuerbetrag in der letzten Buchungszeile, mit entsprechendem Steuerkonto, manuell einzugeben.

Vorgehensweise beim Buchen einer Zahlung

Wird die Buchungsschablone "Zahlungseingang Debitor" bzw. "Zahlungsausgang Kreditor" ausgewählt, dann werden unter dem Register [Kunden-OP] bzw. [Lieferanten-OP] die OP-Daten angezeigt. Über das aktivieren des Zahlkennzeichens (Zkz) kann die Zahlungen einem offenen Posten zugewiesen werden. Dieser wird nach Beenden des Buchungsstapels automatisch ausgebucht. Wenn bei Buchung der Zahlung der Zahlbetrag und die Belegnummer bereits korrekt, in der Buchungszeile, eingegeben wurde, erfolgt die Markierung des entsprechenden Zahlkennzeichens in der OP-Zeile automatisch.

Vorgehensweise bei Saldovortragsbuchungen

Folgende Buchungsschablonen stehen bei Saldenvortragsbuchungen zur Auswahl:

Ausgangsrechnung
Ausgangsgutschrift
Eingangsrechnung
Eingangsgutschrift

Diese Buchungen werden nur bei einem STREIT -Finanzbuchhaltung-Neubeginn durchgeführt. Die Vorgehensweise ist gleich wie bei einfachen Buchungen. Der einzige Unterscheid besteht darin, dass das Gegenkonto in der ersten Buchungszeile nicht eingegeben werden muss, sondern mit Bestätigen der Zeile automatisch vorbelegt wird. Das Gegenkonto (Saldovortrag Kunden /Lieferanten) wird aufgrund der Hinterlegung in der Konstanten-Verwaltung automatisch eingestellt.

Sachkonten-Saldenvortragsbuchungen werden gewöhnlich nach Erhalt der Anfangsbilanz zu beginn einen neues Geschäftsjahres durchgeführt. Hierfür wird keine Buchungsschablone verwendet, sondern direkt gebucht. Das Gegenkonto (Saldovortrag Sachkonten) wird automatisch (aufgrund der Hinterlegung in der Konstanten-Verwaltung) ermittelt.

Alle Konten, welche im Sachkontenstamm das Kennzeichen "Automatischer Vortrag bei Jahreswechsel" aktiv haben müssen nicht mehr manuell in das Folgejahr vorgetragen werden. Diese Konten werden durch den Jahreswechsel automatisch in das neue Geschäftsjahr vorgetragen.

Vorgehensweise bei Dauerbuchungen

In einem Dauerbuchungsstapel können immer wiederkehrende Buchungen erfasst werden, welche dann periodengerecht abgerufen werden können. Wichtig hierbei ist, dass beim Anlegen des Buchungsstapels die Stapelart "Dauerbuchungen" ausgewählt und ein entsprechender Intervall hinterlegt wird. Die Dauerbuchungen dienen nun als "Vorlage" und können in einen Standard-Buchungsstapel (Stapelbuchung) über die Funktion [Ausführen] ->[Dauerbuchungsstapel übernehmen] eingelesen werden. Die Buchungen können vor Beendigung des Buchungsstapels noch geändert oder wieder gelöscht werden.

Funktion Brutto/Netto

Damit im Rahmen einer Netto-Betragseingabe nicht immer die Steuer entfernt werden muss, kann dieser Vorgang über den Einstellparameter Brutto/Netto geregelt werden.

Anwahl Brutto/Netto über den Radio-Button
Anwahl [Extras] + [Bruttowerte buchen] Bei Aktivierung dieses Parameters erfolgt die Erfassung mit Brutto-Beträgen; die Steuer wird herausgerechnet und ausgewiesen. Bei deaktivierter Funktion erfolgt die Erfassung mit
Netto-Beträgen; die Steuer wird nicht herausgerechnet, obwohl ggfs. in den Sachkonten die Einstellung mit Steuerkennzeichen vorhanden ist.

Werden im Rahmen von Mehrfachbuchungen Bruttobeträge eingegeben, kann die zugehörige Steuer automatisch über die Steuerart errechnet werden. Die Steuerart wird automatisch durch die entsprechende Voreinstellung innerhalb der Sachkonten-Stammdaten vorbelegt. Eine separate/zusätzliche Verbuchung der Steuer entfällt somit.
Achtung !!: Falls in Verbindung mit einer Mehrfachbuchung die Teilbeträge inkl. Steuer eingegeben werden, besteht die Gefahr der Bildung von Rundungsdifferenzen, da die Steuer, im Gegensatz zum Ursprungsbeleg, nicht aus einem Gesamtbetrag, sondern aus Teilbeträgen ermittelt wird. Diese Gefahr besteht jedoch nicht, wenn die Teilbeträge im zu buchenden Ursprungsbeleg bereits inkl. Steuer aufgeführt waren und somit die Steuer-Gesamtsumme aus Teilsummen kumuliert wurde.

Dauerbuchungen - automatische Übergabe an das Clearing

In den Dauerbuchungungsstapel können Zahlungseingänge (z.B. über Buchungsschablone "Sonderzahlungseingang") erfasst werden. Hier besteht, beim Ablegen der Buchung, die Möglichkeit, das Clearing-Kennzeichen (CLRKz), zu setzen. Nach Übernahme der betreffenden Dauerbuchungen in einen Standard-Buchungsstapel erfolgt dann die automatische Übergabe der Buchungsdaten an das Clearing-Verfahren, wo diese entsprechend weiterverarbeitet werden.

Vorgehensweise bei Stornobuchungen

Um manuell eine Stornobuchung durchzuführen, wird der gleiche zu korrigierende Buchungssatz nochmals erfasst, jedoch mit Minus-Vorzeichen im Betrag. Stornobuchungen sind nur für Buchungen erforderlich, welche bereits über die Funktion [Buchungsstapel beenden] abgeschlossen wurden. Bei noch nicht abgeschlossenen Buchungen besteht immer die Möglichkeit einer direkten Korrektur oder Löschung des Buchungssatzes.

Um die Erfassung einer Stornobuchung zu vereinfachen, steht eine automatische Stornofunktion zur Verfügung. Diese Funktion gibt es sowohl für einzelne abgeschlossene Buchungen, als auch für abgeschlossene Buchungsstapel. Die Anwahl zur Stornierung eines Buchungsstapels erfolgt in dem Auswahldialog für Buchungsstapel per rechte Maustaste -> [Stapel stornieren] . Die Anwahl zur Stornieren einer einzelnen Buchung erfolgt in der "Konteninformation". Hier kann die Buchung aufgerufen und per rechte Maustaste [Buchung stornieren]. Im Rahmen der Stornofunktion muss immer ein Buchungsstapel angegeben werden, in dem die Stornobuchung gespeichert werden soll. Bei der Stornierung einer einzelnen Buchung wird nicht nur die markierte Zeile storniert, sondern immer die komplette Buchung. Es können immer nur endgültige Buchungen, deren Stapel abgeschlossen ist, storniert werden. Die Bezüge zwischen stornierter Buchung und Stornobuchung werden in dem Programmteil [Konteninformation] angezeigt. Bei der Stornierung ist wichtig, dass der Storno-Buchungsstapel, in welchen die Korrekturbuchung abgelegt wird, auf den selben Monat gebucht wird, wie die Ursprungsbuchung.