E-Rechnung - IN BEARBEITUNG durch Nicole -

E-Rechnung im Handwerk

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht nur eine elektronisch versendete Rechnung, z.B. per E-Mail, sondern muss weitere Anforderungen erfüllen. Von einer E-Rechnung spricht man dann, wenn diese einen strukturierten Datensatz in Form einer XML-Datei gemäß der Norm CEN16931 enthält. Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, das festgelegte Regeln und eine klare Gliederung hat, damit die Daten automatisch verarbeitet werden können. So kann sie einfach übermittelt, empfangen und direkt weiterverarbeitet werden.

Reguläre Dateiformate wie PDF und Word, die zwar digital verschickt werden, aber keinen strukturierten Datensatz enthalten, gelten nicht als E-Rechnung, da die maschinelle Verarbeitung nicht möglich ist. Es gibt jedoch hybride Datenformate, wie das ZUGFeRD-Format, das neben dem strukturierten XML-Datensatz auch eine sichtbare PDF enthält.

Rechnungsformate im Überblick

XRechnung

Eine XRechnung beispielsweise enthält lediglich das strukturierte Datenpaket (XML-Datei), dass für das menschliche Auge nicht sichtbar ist. Die XRechnung kann nur rein maschinell ausgelesen werden.

ZUGFeRD

Häufig wird auf das sogenannte ZUGFeRD-Format als hybrides Dateiformat gesetzt. ZUGFeRD enthält neben der XML-Datei zusätzlich die lesbare PDF-Datei und eignet sich daher bestens für den vollautomatischen digitalen Rechnungsaustausch und die Weiterverarbeitung gemäß den neuen Vorgaben.

EDI

Mit EDI (Electronic Data Interchange) und dem EDIFACT-Standard können Unternehmen Geschäftsdokumente elektronisch und automatisch austauschen. Obwohl diese Daten strukturiert und maschinenlesbar sind, erfüllen sie aktuell nicht die europäischen Anforderungen (EU-Richtlinie 2014/55/EU, Europäische Norm 16931) und gelten daher nicht als E-Rechnungen. Der Austausch per EDI/EDIFACT bleibt während der Übergangszeit erlaubt. Anwender benötigen aber die Zustimmung des Empfängers.

PDF, ODT, Word und Bilddateien

Sonstige Rechnungsformate wie PDF, ODT, Word-Dateien oder Bilddateien in den Formaten JPEG oder TIFF, enthalten keine strukturierten Daten und können demnach nicht verwendet werden.

Papierformat, Scan oder E-Mail

Reine E-Mails, Papierrechnungen oder Scans enthalten keine strukturierten Daten und sind demnach keine E-Rechnungen.

Zuordnung der Dateiformate

unstrukturierte Datenformate	PDF, Word, ODT, TIFF, JPEG, E-Mail (nur Belegbild, kein strukturierter Datensatz = keine E-Rechnung)
strukturierte Datenformate	XML, EDI (nur strukturierter Datensatz, EDI nur mit Zustimmung des Empfängers)
hybride Datenformate	ZUGFeRD (Struktruierter Datensatz + Belegbild)

Zeitliche Umsetzung der E-Rechnungspflicht

Seit Januar 2025 gilt also zunächst die Empfangspflicht für E-Rechnungen. Für den Rechnungsausgang gibt es eine Übergangsregelung bis 2027. Ab dann müssen auch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro E-Rechnungen an unternehmerische Empfänger versenden. Ab 2028 gilt die uneingeschränkte E-Rechnungspflicht für alle. Einige Ausnahmen gibt es jedoch noch. Keine E-Rechnungspflicht gilt bei Kleinstbetragsrechnungen bis 250 Euro, bei Fahrausweisen und für Umsätze, die nach § 4, 8-29 des UstG steuerfrei sind, z.B. die steuerfreie Vermietung von Immobilien an andere Unternehmen.

Was gilt für Handwerker ab dem 01.01.2027?

vollständiger Rechnungsaustausch (Eingangs- und Ausgangsrechnungen) für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von > 800.0000 Euro
Ausnahmen für Rechnungen unter 250 Euro, gemäß § 33 UStDV und für Fahrausweise gemäß § 34 UStDV
Ausnahme für Rechnungen an Verbraucher (B2C)
Ausnahmen für steuerfreie Lieferungen und Leistungen nach § 4 Nr. 8 - 29
keine Zustimmung des Empfängers mehr erforderlich
Bei Privatkunden gibt es nach wie vor keine Vorschrift, und es bleibt die Wahl zwischen Papierrechnung oder digitaler Rechnung mit Zustimmung des Privatkunden.

E-Rechnung über STREIT versenden, empfangen und verarbeiten

Die STREIT Handwerkersoftware erfüllt nicht nur die Empfangspflicht für digitale Rechnungen, sondern ermöglicht auch ein einfaches und komfortables Weiterverarbeiten. Die Software unterstützt gängige Formate wie PDF und kann ZUGFeRD-Rechnungen oder XRechnungen erstellen, empfangen, versenden und archivieren. Dadurch können Ausgangsrechnungen in den geforderten Formaten (EN16931) elektronisch verarbeitet werden.

Genauere Informationen finden Sie auf unserer Homepage:

E-Rechnung im Handwerk umsetzen 2027 - STREIT Software

Pflichtfelder Zugferd

Beschreibung	BT-Feld	Feld in STREIT
Rechnungsnummer	BT-1	Belegnummer
Rechnungsdatum	BT-2	Belegdatum
Rechnungswährung	BT-5	Währung
Name des Käufers	BT-44	Kundenname
Ländercode Käuferanschrift	BT-55	Nationalitätenkennzeichen Kundenanschrit
Freitext zur Rechnung	BT-22	Werbetext und Zahlungsbedingung
Ländercode Verkäuferanschrift	BT-40	Nationalitätenkennzeichen Lieferanschrift
Name des Verkäufers	BT-27	Name des Lizenznehmers
Steuerbasisbetrag	BT-116	Steuerpflichtiger Betrag
Steuerbetrag	BT-117	Umsatzsteuerbetrag je Steuer