Meeting-Richtlinien

Gute Meetings sind kein Zufall, sondern das Ergebnis klarer Richtlinien und guter Vorbereitung.

Damit unsere Besprechungen effizient, strukturiert und für alle Beteiligten nachvollziehbar ablaufen, findet ihr folgend unsere Meeting-Richtlinien. Ergänzend dazu nutzen wir die STREIT Meeting-Protokoll-Vorlage, um Ergebnisse, Entscheidungen und To-dos übersichtlich festzuhalten.

STREIT Meeting-Protokoll-Vorlage

OneNote:

Word: VORLAGE-Meeting-Protokoll.docx

STREIT Meeting-Richtlinien

1. Vorbereitung

Meetings werden zur Nachvollziehbarkeit protokolliert. Hierfür wird die STREIT-Meeting-Protokoll-Vorlage verwendet.
Die Agenda wird bereits im Voraus vom Moderator erstellt und an die Teilnehmer versendet.
Themen, die besprochen werden sollen, werden ggf. vorab von den Teilnehmern beim Moderator angemeldet oder direkt eigenständig in die Protokoll-Vorlage eingetragen.
Der Moderator legt die Priorisierung der Tagesordnungspunkte (TOPs) fest. Teilnehmer bereiten sich auf die relevanten TOPs vor.
Der Moderator reserviert einen Besprechungsraum oder verschickt einen Online-Meetinglink an die Teilnehmer.
Die Anleitung zur Nutzung der Besprechungsraum-Technik kann im STREIT Infoboard (Wiki) oder über den im Sideboard befindlichen QR-Code abgerufen werden.

2. Pünktlichkeit

Meetings beginnen und enden pünktlich.
Teilnehmer erscheinen vorbereitet und rechtzeitig.
Wer sich verspätet oder verhindert ist, informiert vorab den Moderator.

3. Struktur im Meeting

Für jedes Meeting wird ein Protokollant sowie ein Moderator definiert. Moderator ist i.d.R. der Projektleiter bzw. Meeting-Organisator.
Der Moderator führt durch die Agenda und achtet auf Zeit und Fokus.
Diskussionen bleiben thematisch beim jeweiligen TOP.
Off-Topic-Themen oder Themen, für die nicht ausreichend Zeit eingeplant wurde, werden im Parking Lot gesammelt.

4. Kommunikation

Wir hören unseren Kollegen aufmerksam zu und lassen sie aussprechen.
Beiträge sind sachlich und lösungsorientiert.
Alle Teilnehmer werden aktiv einbezogen.

5. Entscheidungen, Aufgaben & Verantwortlichkeiten

Wichtige Diskussionspunkte, Entscheidungen und ToDos werden klar formuliert und im Protokoll dokumentiert.
Für jedes ToDo wird die Verantwortlichkeit, Frist und der Status festgelegt.
Aufgaben werden realistisch geplant und verbindlich übernommen.

6. Effizienz

Wenn ein Thema nicht alle betrifft, werden nur relevante Teilnehmer eingeladen.
TOPs mit hoher Priorität werden vorrangig besprochen.
Wenn Themen nicht abgeschlossen werden können, wird ein Folgetermin vereinbart oder als ToDo zur Terminplanung festgehalten.

7. Digitale Meetings

Kamera nach Möglichkeit aktivieren.
Mikrofon stumm schalten, wenn nicht gesprochen wird.

8. Nachbereitung & Raumordnung

Der Besprechungsraum wird nach dem Meeting ordentlich und sauber hinterlassen. Als Orientierung dient das im Sideboard ausliegende Referenzfoto des gewünschten Zustands.
Genutzte Materialien (z. B. Geschirr, Flipcharts, Moderationskarten, Technik) werden aufgeräumt und an ihren Platz zurückgelegt.
Möbel werden entsprechend der vorgegebenen Raumordnung zurückgestellt.
Tische werden bei Bedarf gereinigt.