Workflow-Verwaltung
Hintergrund (Sinn und Zweck)
Die [Workflow-Verwaltung] dient zur Einrichtung neuer Workflows und der Bearbeitungen sowie der Änderungen bereits bestehender Workflow-Prozesse. Weiterhin dient das Modul der allgemeinen Kontrolle sowie Prüfung der laufenden und beendeten Workflows.
Unterteilung der Workflow-Verwaltung
Workflow-Definitionen
Die [Workflow-Definitionen] dienen zur Einrichtung und Verwaltung der bereits bestehenden, sowie zur Einrichtung neuer Workflows. In diesen Definitionen finden Sie eine Übersicht über alle vorhanden Workflows Ihrer STREIT Anwendung und können diese bei Bedarf manuell, ohne spezifischen Auslöser starten. Durch einen Doppelklick in die Workflow-Zeile, gelangen Sie direkt in die [Workflow-Definition / Übersicht] des angewählten Geschäftsprozesses.
Automatische Workflows
Über das Register [Automatische Workflows] hinterlegen wir automatische Auslöser, die nach einem spezifischen Prozess in STREIT zu einem Start von Workflows führen. Diese Auslöser können entweder an ein STREIT-seitiges Ereignis, wie die Anlage eines Kunden geknüpft sein oder über die Interaktion mit dem STREIT-Archiv, wie beispielsweise das importieren einer Eingangsrechnung per Drag-and-Drop in das jeweilige Rechnungs-Archiv.
Verteiler / Mitarbeiter Einsicht
Hierüber können Sie Verteiler anlegen. Verteiler sind typischerweise Abteilungen oder anderweitige Gruppen von Personen, welche Sie zukünftig für den Workflow verwenden wollen. Ein gutes Beispiel hierzu wäre der Verteiler Buchhaltung, den man innerhalb des Workflows bei einer Prüfung hinterlegen könnte. So wird die Rechnung nicht von einer Person geprüft, sondern von einer ganzen Gruppe. Ein weiteres gutes Beispiel sind Rückinformationen, die so gleich einer ganzen Abteilung weitergeleitet werden, anstatt jedem Mitarbeiter einen einzelnen Prozess widmen zu müssen.
Der zweite Bereich in diesem Register bezieht auf Berechtigungen zur Einsicht von Workflow-Prozessen, welche nicht direkt einem selbst zugeordnet wurden. So kann beispielsweise verschiedenen Abteilungsleitern Einblick in die momentan aktiven Workflows-Prozesse der Kollegen der Abteilung gegeben werden.
Sobald eine Berechtigung eingestellt wurde, kann der Berechtigte diese über das Modul [Meine Workflows] einsehen.
Laufende Workflows
Das Register [Laufende Workflows] gewährt eine Übersicht über alle begonnenen Workflows, welche noch nicht beendet wurden. Wie in den [Workflow-Definitionen], können wir hier durch deren Anwahl, die aktiven Workflows kontrollieren oder Eingriff in noch nicht angestoßene Segmente nehmen. Gerade wenn etwas zu einem laufenden Prozess unklar ist, kann man über dieses Register sehr gut prüfen, an welchem Punkt der Workflow Probleme aufweist.
Beendete Workflows
Wie dieses Register schon anmerken lässt, besteht hier eine Übersicht zu unseren bereits abgeschlossenen Workflows. Auch hier ist es möglich, über anwählen des Workflows genauer in den Definitionen zu prüfen.