Workflow Übersicht

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Die [Workflow Übersicht] dient zur Einrichtung und Verwaltung der bereits bestehenden, sowie neuer Workflows. Hier finden Sie eine Übersicht über alle vorhanden Workflows Ihrer STREIT Anwendung und können diese bei Bedarf manuell, ohne spezifischen Auslöser starten. Durch einen Doppelklick in die Workflow-Zeile, gelangen Sie direkt in die [Workflow Übersicht] des angewählten Workflows. 

Workflow Übersicht

Die [WorkflowÜbersicht] ist das Herzstück des Workflows. Über dieses Fenster haben Sie eine komplette Übersicht über alle Kopfdaten und Prozesse eines Workflows. Hier wird der Workflow konfiguriert. In den Kopfdaten (der gräuliche Bereich oben) finden Sie die wichtigsten Merkmale des Workflows, wie zum Beispiel die Bezeichnung, die Workflow Kategorie, die einzigartige Workflow ID oder den Status des angewählten Workflow.

Segmente

Sinn und Zweck

Die Segmente finden Sie innerhalb der [Workflow Übersicht], links angeordnet. Sie sind die einzelnen Prozesse des Workflows. Sie lösen sich gegenseitig logisch zusammenhängend aus und verbinden sich so nach und nach zu mehreren Prozessketten, aus denen wiederum am Ende der gewünschte Geschäftsprozess entsteht.
Typische Segmente sind Prozesse wie Mails versenden, Drucke ausführen, Prüfungen durchführen, Belegdaten auslesen, Informationen weitergeben.

Spalten der Segment-Übersicht

Bezeichnung	Name und kurze Funktion / Beschreibung des Segments
Status	Einsicht, ob das Segment noch offen steht, ausgelöst, durch Bearbeitung erledigt wurde oder in einen Fehler lief
Wann wurden alle Aktionen beendet	Zeitpunkt, an dem dieses Segment voll verarbeitet wurde
Fehler entdeckt	Checkbox die anzeigt, ob dieser Prozess durchgeführt werden konnte oder in einen Fehler lief
Status Ausgelöst	Vorgänger-Segment, welches für die Auslösung dieses Segments sorgte
Status Beteiligter	Der Mitarbeiter, der dieses Segment bearbeitet hat
Status beendet	Das Segment, welches zum beenden des Workflows führte

Segment-Verwaltung

Durch einen Doppelklick auf ein Segment, öffnen Sie die [Segment-Verwaltung]. In dieser Verwaltung gibt es zwei wichtige Dinge, die entscheidend für die weiteren Prozesse des Workflows sind. Zum einen die Auslöser. Diese bestimmen, wann ein Segment auslöst und seine Prozessabläufe beginnt. Und zum anderen die Workflow-Aktionen. Diese bestimmen, was ein Segment tun soll. Die Auslöser werden durch sogenannte Auslöser-Typen (Ausgelöst durch) definiert. Beispiele für einen Typ wären intervallmäßige Zeitpunkte, wie wöchentlich oder flexible Zeitpunkte, wie zum Beispiel ein Vorgänger-Segment welches beendet wurde. Workflow-Aktionen können extrem unterschiedlich sein wie beispielsweise das drucken eines Belegs, die Rückinformation an einen Kollegen per Mail, das auslesen von Informationen aus STREIT und vieles mehr.

Speicher und Skripte

Die Speicherwerte in den [Workflow-Definitionen] dienen als Informationsbasis für weitere Prozesse innerhalb des Workflows. Wer hat die Rechnung geprüft? an wen ging die Kunden-Mail? Um welche Belegnummer geht es? Was für ein Kommentar wurde mir hierzu von einem Vorgänger hinterlassen? All diese Abfragen können durch einen Workflow abgebildet werden und alle antworten daraus werden dann als Speicherwerte im Workflow gespeichert. Bei Bedarf werden diese bereitgestellten Speicherwerte dann wieder weiterverwendet oder dienen lediglich als Information.

SQL Aufrufe

In den SQL Aufrufen sind alle SQL-Skripte hinterlegt, mit denen der angewählte Workflow arbeitet. Informationen, die ein Workflow benötigt, werden anhand dieser Skripte direkt aus der STREIT-Datenbank ausgelesen und dem Workflow über die Speicherwerte zur Verfügung gestellt. Ein Beispiel hierzu ist das Skript zum auslesen der allgemeinen Daten eines Einkaufsbelegs. Durch dieses Skript werden aus der Datenbank Informationen zum Belegdatum, dem Sachbearbeiter, dem Kunden, der Beleg-Beträge und vielem mehr abgefragt und in den Speicherwerten hinterlegt.

Einzelwerterfassung

Über die Einzelwerterfassungen können wir einzelne Felder aus STREIT auslesen. Im Grunde ist dies die kleinere Version der SQL Skripte. Anders als die SQL Aufrufe können diese Einzelwerterfassungen einfacher erstellt werden und müssen nicht in die Datenbank eingepflegt werden. So kann man recht schnell einzelne Informationen aus STREIT direkt in einem Speicherwert hinterlegen.

SQL Aufrufe

In den SQL Aufrufen sind alle SQL-Skripte hinterlegt, mit denen der angewählte Workflow arbeitet. Informationen, die ein Workflow benötigt, werden anhand dieser Skripte direkt aus der STREIT-Datenbank ausgelesen und dem Workflow über die Speicherwerte zur Verfügung gestellt. Ein Beispiel hierzu ist das Skript zum auslesen der allgemeinen Daten eines Einkaufsbelegs. Durch dieses Skript werden aus der Datenbank Informationen zum Belegdatum, dem Sachbearbeiter, dem Kunden, der Beleg-Beträge und vielem mehr abgefragt und in den Speicherwerten hinterlegt.

Workflow-Administration

Die Workflow-Administration dient zur genaueren Überprüfung der Prozesse und Abläufe des Workflows

Verknüpfte Workflows	Einsicht, ob dieser Workflow einen neuen Workflow gestartet hat
Status-Verlauf	Einsicht, welche und zu welchem Zeitpunkt Prozesse den Workflow durchlaufen
Detaillierte Ereignisse	Zeitlicher Ablauf, wann welcher Auslöser / welches Segment ausgelöst, durchgeführt/erledigt oder beendet wurde
Workflow wartet auf welche Benutzer	Zeigt an, welcher Benutzer gerade das aktuell ausgelöste Segment in Bearbeitung hat
Wertezuordnungstabelle	WIRD NOCH GETESTET
Skriptreihenfolge hinterlegen	Falls bestimmte Skripte sich aufeinander beziehen, kann man hier eine genaue Reihenfolge hinterlegen