Verkäufer anlegen und verwalten
Hintergrund (Sinn und Zweck)
Die Basis jedes Unternehmens ist eine vollständige und genaue Stammdatenerfassung bzw. Pflege. Sie sind Grundlage vieler Planungs- und Geschäftsprozesse. Egal ob z.B. Verkäufer-, Lieferanten- oder Artikelstammdaten – diese müssen immer aktuell, vollständig und fehlerfrei sein. Nur dadurch kann ein reibungsloser Betriebsablauf gewährleistet werden.
Diese Anleitung dient zur Beschreibung der Neuanlage und Pflege aller verkäuferbezogenen Daten. Weiterhin werden auch Archivdaten zur Anzeige gebracht.
Voraussetzungen
Der Bereich Verkäufer-Verwaltung dient der Neuerfassung, Änderung, Löschung und Suche von Verkäuferstammdaten. In diesem Bereich können alle verkäuferbezogenen Daten erfasst werden. Das Programm Verkäufer-Verwaltung wird in der Verkäufer-Suche über den Button [neuer Datensatz / neue Datei anlegen] zur Erfassung eines neuen Datensatzes oder über Doppelklick auf einen Sucheintrag zur Datenpflege eines bestehenden Datensatzes geöffnet. Neben den adressspezifischen Daten können über verschiedene Register weitere Verkäufer bezogene Daten erfasst werden.
Anleitung
Öffnen der Verkäufer-Suche und -Verwaltung
Um einen neuen Verkäufer anzulegen, öffnen Sie zunächst die Verkäufer-Suche. Die Anwahl erfolgt über den Menübaum Programmordner [Stammdaten] → [Kunden] → [Verkäufer-Stammdaten]. Es öffnet sich der Programmbereich Verkäufer-Suche, in welchem Sie Ihre bestehenden Verkäufer suchen und öffnen können oder Sie öffnen über die Menüleiste durch Anwahl [Datei/Datensatz] → [Neu] die Verkäufer-Verwaltung zur Verkäufer-Neuanlage. Eine weitere Möglichkeit besteht an dieser Stelle über die Symbolleiste der Verkäufer-Suche durch Anwahl der Schaltfläche [Neuer Datensatz].
Die Verkäufer-Verwaltung wird als leere Maske geöffnet.
Neuerfassung/Änderung
Anschrift
Ermittlung der Verkäufernummer
Hier haben Sie die Möglichkeit die Verkäufer-Nummer manuell einzugeben oder über [Datei/Datensatz] - [freie Verkäufernummer ermitteln] eine freie Nummer ermitteln zu lassen.
Über den sich öffnenden Dialog kann eine freie Verkäufernummer in Bezug auf einen bestimmten Buchstaben ermittelt werden. Wird diese Funktion bei jeder Neuanlage verwendet, ist es möglich, für jeden Anfangsbuchstaben des Nachnamens fortlaufende Kundennummern zu erhalten.
Folgende Dialog-Felder stehen zur Verfügung:
-
ab Nummer: Eingabe ab welcher Verkäufernummer die Suche gestartet werden soll, Abruf über das Lupensymbol möglich.
-
für Buchstabe: Eingabe eines Anfangsbuchstaben für den eine freie Verkäufernummer gesucht wird
-
Anzahl freie Nummern: wie viele freie Verkäufernummern für diesen Bereich sollen angezeigt werden
Erfassung von Anreden / postalischen Daten
Die Zuordnung einer Anrede erfolgt über das gleichnamige Listenfeld. Sollte Ihre gewünschte Anrede nicht vorhanden sein, kann diese auch manuell erfasst werden. Wir empfehlen Ihnen, auch die Briefanrede und Briefname generell zu pflegen, um diese zukünftig z.B. zur Serienbrief-Generierung als Platzhalter für eine persönliche Ansprache nutzen zu können.
Möchten Sie dauerhaft (Brief)-Anreden anlegen, die Sie immer wieder abrufen können, steht Ihnen hierfür die separate Anreden-Verwaltung zur Verfügung.
In allen weiteren Feldern erfassen Sie alle verfügbaren Verkäuferinformationen, wie Name, Adresse, Telefonnummer, Mail, etc.
Statuskennzeichen erfassen
Bei der Stammdaten-Neuanlage steht das Feld Status-Kennzeichen automatisch auf aktiv. Sollte sich eine Geschäftsbeziehung oder Anstellung beendet haben, sei es durch Insolvenz oder anderen Gründen, so kann das entsprechende Status-Kennzeichen hier gesetzt werden. Die Zuordnung dient ausschließlich zu Selektionszwecken und bewirkt keine Sperrung des Stammdatensatzes.
Einstellungen
Bemerkung und Notiz
Möchten Sie kurze, interne Informationen hinterlegen, nutzen Sie das Feld Bemerkung.
Zur Hinterlegung umfangreicherer Informationen steht Ihnen das Feld Notiz, als freies, unbegrenztes Texteingabefeld mit Formatierungsmöglichkeit zur Verfügung. Um eine Chronologie und Nachvollziehbarkeit der Notizen zu bewirken, wird in diesem Bereich häufig mit dem Zeitstempel gearbeitet - anwählbar über das Kontextmenü → [Sonstiges] → [Zeitstempel einfügen].
Geokoordinaten erzeugen
Grundsätzlich können zu den jeweiligen Adressen die zugehörigen Geokoordinaten vom Programm ermittelt werden. Sobald Sie diese Checkbox aktivieren, werden jedes mal nach einer Adressänderung die Geo-Koordinaten direkt neu ermittelt. Ansonsten bleiben die bisherigen Koordinaten gespeichert.
Weitere Verkäuferdaten
In diesen Register können Sie weitere postalische-, Transfer- und Zusatzdaten erfassen (Telefon 2, Mobil 2, E-Mail 2).
Provision
Im Register [Provision] wird die Höhe der Provision des Verkäufers festgelegt. Es gibt drei unterschiedliche Möglichkeiten der Provisionsabrechnung - Provisionssätze nach Ertrag; Provisionssätze nach Umsatz und Povisionssätze nach Provisionsgruppen.
a.) Provisionssätze nach Ertrag
Hier kann eine Staffelung der Provision je nach erreichtem Ertrag angegeben werden. Die im Feld [ProvvBasis] eingetragene Betragsgröße steht im Bezug zu der [Konstante] + [Provisionsabrechnung] + [PROVUmsatzZeitraum]. Die eingegebenen Stufen sind die Mindestbeträge die erreicht werden müssen um den für diese Stufe gültigen Provisionssatz [ProvSatz] zu erhalten. Soll ab dem ersten EURO Ertrag eine Provision bezahlt werden, muss dies mit einem Nullsatz eingetragen werden. (AenderDat) letztes Änderungsdatum des Provisionssatzes
(AnlageDat) Anlagedatum des Provisionssatzes
b.) Provisionssätze nach Umsatz
Hier kann eine Staffelung der Provision je nach erreichtem Umsatz angegeben werden. Die im Feld [ProvvBasis] eingetragene Betragsgröße steht im Bezug zu der [Konstante] + [Provisionsabrechnung] + [PROVUmsatzZeitraum]. Die eingegebenen Stufen sind die Mindestbeträge die erreicht werden müssen um den für diese Stufe gültigen Provisionssatz [ProvSatz] zu erhalten. Soll ab dem ersten EURO Umsatz eine Provision bezahlt werden, muss dies mit einem Nullsatz eingetragen werden. (AenderDat) letztes Änderungsdatum des Provisionssatzes
(AnlageDat) Anlagedatum des Provisionssatzes
c.) Provision nach Provisionsgruppen (Verkäuferprovision)
Die Provisionssätze nach Provisionsgruppen werden artikelspezifisch hinterlegt. Die Provisionsgruppe kann in den Abrechnungsbelegen nochmals geändert werden. Pro Verkäufer können selbstverständlich beliebig viele Provisionsgruppen hinterlegt werden.
Zu Beginn wird die zu definierende Provisionsgruppe über die Combobox [Provisionsgruppe] ausgewählt. Diese Gruppen können in den [Einstellungen/Konstanten] + [Stammdaten] + [Verkäufer] + [Provisionsgruppen] angelegt werden.
Bei Einsatz der Provisionsgruppen kann beim Verkäufer je nach Höhe des gewährten Rabattes die Provision gemindert werden. Zum Beispiel: höherer Rabatt = geringere Provision
Für die Provisionsstufe gilt, ist der gewährte Rabatt kleiner/gleich dem eingegebenen Rabatt greift diese Provisionsstufe. Es können sowohl "feste" wie auch "progressive" Provisionsstufen festgelegt werden[ProvStufeArt]:
a.) "Feste" Provisionstufe Zum Beispiel: Gewährter [Rabatt] 5% = Provision [ProvSatz] 10%; Gewährter [Rabatt] 10% = Provision[ProvSatz] 8%; Gewährter [Rabatt] 15% = Provision [ProvSatz] 6%
Bei keinem bis 5% Rabatt werden 10% Provision bezahlt. Bei einem Rabatt größer 5% und kleiner/gleich 10% werden 8% Provision bezahlt. Bei einem Rabatt größer 10% und kleiner/gleich 15% werden 6% Provision bezahlt. Bei einem Rabatt größer 15% wird gar keine Provision mehr bezahlt.
Soll ein bestimmter Provisionssatz nur bei Verkauf ohne Rabatt bezahlt werden ist als erste Provisionsstufe der Rabatt mit 0% und der entsprechende Provisionssatz einzutragen.
Soll der Verkäufer bis zum theoretischen Rabatt von 100% Provision bekommen muss dies eingetragen werden.
b.) "Progressive" Provisionstufe
Zum Beispiel: Gewährter [Rabatt] 10% = Provision [ProvSatz] 20% aber Mindestprovision [MindestProv] 20% Bei der progressiven Provisionsberechnung wird die Provision anteilig je nach gewährtem Rabatt bis zu einer evtl. eingegebenen Mindestprovision gemindert. Verkauft der Verkäufer zu 0% Rabatt bekommt er 20% Provision. Bei 5% Rabatt gibt es noch 15% Provision. Bei 10% Rabatt 10% Provision. Über 10% Rabatt gibt´s nichts mehr.
Die beiden Provisionsstufen können auch miteinander kombiniert werden.
(AenderDat) letztes Änderungsdatum des Provisionssatzes (AnlageDat) Anlagedatum des Provisionssatzes
Selektionskriterien
Über das Register Selektionskriterien können Sie diverse Selektionskriterien erfassen. Darauf aufbauend können Sie dann diverse Suchabfragen starten und somit gewisse Auswertungen machen.
Ein Beispiel hierfür wäre, dass Sie Verkäufer entsprechenden Messen zuweisen (aufgrund örtlicher Nähe) und somit vor Beginn der Messe entsprechende Einladungen per Serienbrieffunktion versenden können. Wie solche Suchkriterien angelegt und verwaltet werden, finden Sie unter der Selektionskriterien-Verwaltung.
Möchten Sie nach den hinterlegten Selektionskriterien suchen, so müssen diese zuerst in der entsprechenden Suche in einer Firmenmaske parametrisiert/eingerichtet werden, da diese firmenindividuell angelegt wurden.
Bei der Parametrisierung werden nur Selektionskriterien angeboten, welche zuvor für diesen Selektionstyp erfasst worden sind.
Nun muss man in der entsprechenden Suche nur noch die gewünschte Werte auswählen und erneut auslösen. Die Ergebnisse haben dann alle angegebenen Merkmale hinterlegt. Es ist hierbei auch die Auswahl mehrere Kriterien gleichzeitig und das ausschließen von Merkmalen möglich.
Archiv
Im Archiv finden Sie alle Belege, Dokumente, Bilder etc. die auf den jeweiligen Stammsatz verschlagwortet wurden. Dabei stehen Ihnen zur Selektion bestimmte Eingrenzungsfavoriten zur Verfügung wie beispielsweise "Nur ausgehende Briefe". Selbstverständlich können Sie unter dem Button Eingrenzungsfelder selbstständig eingrenzen oder sich auch eigene Favoriten nach Ihren Wünschen anlegen und speichern. Eine Fragmentsuche über alle Archivdokumente steht Ihnen ebenfalls zur Verfügung.
Weitere Informationen zum Archiv, bspw. wie Sie einzelne Archivdokumente bearbeiten können, finden Sie unter dem Bereich Digitales Archiv (DMS)
Telefonate
In der Telefonmanagement-Verwaltung haben Sie die Möglichkeit ein- und ausgehende Telefonate oder anderweitige Notizen zu erfassen. Sobald Sie diese für einen Verkäufer abgespeichert haben, können Sie darüber eine nach Datum absteigende Auflistung im Register Telefonate einsehen. Per Doppelklick auf entsprechende Zeile springen Sie automatisch in die Verwaltung und können weitere Informationen hierzu nachlesen.
Umsatzstatistik
Innerhalb dieses Registers können Sie direkt einen Einblick in die Verkäuferstatistiken nehmen. In der Spalte Planzahlen können Sie die geplanten Umsatzzahlen für den jeweiligen Monat erfassen. Die weiteren Spalten sind ermittelte Felder aus den bisherigen Vorgängen. Somit haben Sie einen direkten Überblick über die entsprechenden Verkäuferwerte.