Textverarbeitung (Briefe und Serienbriefe erstellen)

Grundsätzliches

Die Textverarbeitung bietet die Möglichkeit, verschiedene Dokumententypen innerhalb von Streit V.1 zu erfassen. Vielseitige Formatierungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung. Die jeweilige Korrespondenz kann in vielen Bereichen wie z.B. dem Kunden, einem Objekt oder Projekt zugeordnet werden. Darüber hinaus stehen verschiedene Such- und Verwaltungsmöglichkeiten zu Verfügung. Auch Serienbriefe können in Verbindung mit der jeweiligen Stammdaten-Suche erstellt und gedruckt bzw. verschickt werden.

Aufbau der Textverarbeitungsverwaltung

Im Feld Brief-Nr. muss eine eindeutige Briefkennung hinterlegt werden. Diese kann frei bestimmt (auch alphanumerisch) werden. Alternativ kann über die Funktion unter Datei/Datensatz → nächste lfd. Briefnummer auch eine fortlaufende Nummer eingefügt werden.
Der Brieftyp ist ein Selektionskriterum, welcher als Zuordnung für verschiedene Vorlagen wie z.B. Masken oder Serienbriefe hinterlegt werden kann.
Der Betreff dient als Überschrift und kann auch mit Hilfe eine Platzhalters in den Brief eingebunden werden.

Register Texterfassung

Adresserfassung
Im Bereich der Adresserfassung können verschiedene Adressen als Empfänger, Autor, Erfasser oder Bezogener hinterlegt werden. Gleichzeitig dienen diese Zuordnungen auch der späteren Archivierung durch den Druck. Hier kann auf alle Adressstammdaten zugegriffen werden, auch auf Lieferanschriften und Verbindungsdaten. Die Checkbox "E-Mail Verteiler" kann aktiviert werden wenn der erfasste Text im Anschluss an die jeweilig hinterlegte E-Mail-Adresse/Faxnummer gesendet werden soll.

Archivzuordnung
In der Archivzuordnung können weitere Kriterien, in denen der Brief zukünftig gefunden werden soll, hinzugefügt werden. Unteranderem ist hier eine Zuordnung zu verschiedenen Einkaufs- und Verkaufsbelegen, Projekten oder auch Objekten möglich. Die Archivzuordnung dient allerdings auch zur Auflösung von bestimmten Platzhaltern die sich auf den jeweiligen Bereich beziehen.

Anlagenerfassung
Die Anlagenerfassung dient zur Hinterlegung von Dateianhängen die später z.B. per E-Mail mitgesendet werden sollen. Hier kann über rMt → Datei hinzufügen eine beliebige Datei der Festplatte hinzugefügt werden.

Dokument anlegen

Bei Neuerfassung eines Dokumentes geben Sie zunächst die Briefnummer in das Feld Brief-Nr ein. Dieser Wert kann frei gewählt und alphanumerisch sein. Die Briefnummer kann aber auch automatisch vorgeschlagen werden. Diese Funktion befindet sich unter: Datei/Datensatz -> nächste lfd. Briefnummer und generiert automatisch eine laufende Briefnummer, die sich aus Datum und lfd.Nr. zusammensetzt Bsp.: t040729003
Im nächsten Feld kann zum schnelleren Auffinden des Dokuments ein Brieftyp ausgewählt werden. Gleiches gilt auch für den Betreff.
Der Adresstyp gibt vor, welche Suche Sie im Feld AdrNr (Adressnummer) nutzen können. Bsp: Im AdrTyp „Kunde“ ausgewählt. Dadurch gelangen Sie Im Adressnummern-Feld über die Suchfunktion Lupe in die Kundensuche. Gleiches gilt für

Adressen
Lieferanten
Mitarbeiter
Verkäufer

und den jeweiligen Lieferanschriften und Verbindungsdaten. Somit kann eine Berücksichtigung jeglicher Person innerhalb der Korrespondenz erfolgen.
Durch Auswahl einer Adressnummer, eines Autor, eines Erfassers und /oder einer Projektnummer wird das Dokument dem Archiv des entsprechenden Kunden, Autors, Erfassers, Projekt nach dem Druck zugeordnet. (Diese Eintragungen sind optional und nicht zwingend notwendig) Durch Aktivierung der Checkbox E-Mail, können diese Adressen am E-Mail oder Faxversand teilnehmen.
Bei Neuanlage eines Dokumentes ist sowohl der Tabstopp-Modus als auch das Lineal standardmäßig aktiviert. Während der Erfassung stehen verschiedene Bearbeitungs- und Formatierungsmöglichkeiten zu Verfügung.

Funktionen der rechten Maustaste (Kontextmenü)

Rückgängig und Wiederholen
Ausschneiden
Kopieren
Einfügen
Bild einfügen
Alles löschen
Suchen
Ersetzen
Format / Zeichen und Schriftfarbe
Ausrichtung / Linksbündig, Zentriert, Rechtsbündig oder Blocksatz
Hervorhebung / fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen, hochgestellt, tiefgestellt, hinterlegt

Sonstiges

Nummerierung: Die Nummerierung kann während oder nach der Texterfassung erfolgen. Unter [Rechte Maustaste] [Sonstiges] [Nummerierung] wird diese Funktion aktiviert. Nummeriert wird jeder neue Absatz und bei nachträglicher Nummerierung jeder markierte Absatz. Beispiel: 1) TextTextText - Return 2) TextTextText - Return 3) Text usw
Wird die Nummerierung während der Erfassung nicht mehr benötigt drücken Sie nochmals die Return Taste
Beispiel: 1) TextTextText - Return 2) TextTextText - Return 3) -Return In diesem Beispiel würde die 3. Zeile in eine Leerzeile umgewandelt und die Nummerierung deaktiviert werden.
Aufzählungszeichen siehe Nummerierung
Einzug vergrößern und Einzug verkleinern Zieht den markierten oder folgenden Absatz um eine festgelegte Größe ein bzw. verringert den Einzug des Absatzes Beispiel: hier wird der Einzug 3x vergrößert, jeder Pfeil steht für einmal [Einzug vergrößern] |-> -> -> Text
Tabstopp-Modus (Tabstopp: ein Punkt auf dem Lineal, der definiert wie weit Text eingerückt wird)
Der Tabstopp-Modus erlaubt, Tabstopps in 0,25 cm Schritten für jede Zeile, an jede Stelle des Lineals zu setzen.
Tabstopparten: Standard-Tab: festgelegte Breite des Einzugs, nicht veränderbar gesetzter-Tab: Breite des Einzugs, in 0,25 cm Schritten veränderbar, Setzten mehrer Tabstopps in einer Zeile möglich
Über die Tab-Taste kann Text pro Zeile eingerückt werden. Dabei wird zunächst der Standard-Tab verwendet. Befindet sich vor bzw. hinter dem Standard-Tab ein manuell gesetzter Tab wird dieser bevorzugt behandelt
Wird zunächst der Tabstopp gesetzt und danach mit der Texterfassung begonnen wird der gesetzte Tabstopp in jeder weiteren Zeile übernommen. Ist er nicht mehr oder an einer anderen Position gewünscht muss er für die entsprechende Zeile entfernt oder verschoben werden.
Wird der Tabstopp nachträglich gewünscht kann ein Tabstopp für jede einzelne oder ein Tabstopp für alle markierten Zeile(n) gesetzt werden
Wird ein gesetzter Tab gelöscht wird der Text an die Standard-Tab Stelle gesetzt die der Anzahl der Betätigungen der Tab-Taste entsprechend
Beispiele: 1) es gibt einen manuell gesetzten Tabstopp, der Text wird durch 1x Drücken der Tab-Taste an die Stelle des gesetzten Tabstopps eingerückt. wird nun der gesetzte Tabstopp gelöscht, wird der Text an die Stelle des 1. Standardtabstopps eingerückt
2) es gibt zwei manuell gesetzte Tabstopps, der erste Text wird durch 1x Drücken der Tab-Taste an die Stelle des ersten gesetzten Tabstopps eingerückt. Der zweite Text wird durch nochmaliges Drücken der Tab-Taste an die Stelle des zweiten gesetzten Tabstopps eingerückt wird nun der erste gesetzte Tabstopp gelöscht, wird der erste Text an die Stelle des zweiten gesetzten Tabstopps eingerückt.
Lineal Das Lineal zeigt den Bereich der Seite (DinA4) an in dem Text erfasst werden kann. Sollte ein rechter und/oder ein linker eingestellt sein verringert sich der Bereich und der Betrag des Randes wird auf dem Lineal notiert. Zudem wird das Lineal zum setzten der Tabstopps benötigt, die Standardtabstopps können auch mit deaktiviertem Lineal benutzt werden
Sonderzeichentabelle Die Sonderzeichentabelle stellt verschiedene Symbole der auf Ihrem Computer installierten Schriftarten zu Verfügung Beispiele: ‰, ®
Nächste Sprungmarke Sprungmarken sind als Platzhalter zu verstehen, anderen Stelle man beliebeigen Text eingeben kann. Der Vorteil an der Sprungmarke ist, dass die Position genau festgelegt wird und man diese Position als Vorlage verwenden kann Bsp.:[#Datum#] Das Datum soll jeweils an der gleichen Position eingetragen werden. Mit der Tastenkombination [STRG]+ [m] oder dem Befehl „Nächste Sprungmarke“ gelangt man von der letzten Sprungmarke zum Datumsfeld. Dieses wird automatisch komplett markiert und kann mit dem aktuellen Datum überschrieben werden.
Zeitstempel einfügen: fügt das Datum, die Uhrzeit und den Benutzer ein
Bsp.: 29.07.2004 (Donnerstag) | 08:10:53 | | Admin
Seitenumbruch einfügen: Die Stelle, an der eine Seite endet und die nächste beginnt. Mit [Seitenumbruch einfügen] können Sie einen Seitenumbruch an jeder Stelle des Dokuments manuell erzwingen. Daneben wird ein automatischer Seitenumbruch eingefügt sobald die Seite ausgefüllt
Schreibschutz: der Schreibschutz verhindert eine manuelle Erfassung von Text im RTF-Felde, alle anderen Funktionen und Formatierungsmöglichkeiten stehen zu Verfügung .Erst wenn der Schreibschutz aufgehoben wird, ist eine Erfassung möglich. Der Schreibschutz wird für jedes RTF-Feld separat gesetzt.
Zoom: Vergrößert oder verkleinert den Bereich der Ansicht
Stammdaten einlesen Kundendaten: Einlesen von Kundendaten aus der Kundensuche, Lieferantendaten: Einlesen von Lieferantendaten aus der Kundensuche Verkäuferdaten: Einlesen von Verkäuferdaten aus der Kundensuche Adressendaten: Einlesen von Adressendaten aus der Kundensuche Mitarbeiterdaten: Einlesen von Mitarbeiterdaten aus der Kundensuche
RTF-Dokument öffnen: Möglichkeit RTF Dokumente von der Festplatte und anderen Datenträgern zu öffnen
RFT-Dokument speichern: Möglichkeit RTF Dokumente auf der Festplatte und anderen Datenträgern zu speichern
Platzhalter: Platzhalter werden als Felder für sich ändernde Daten in einem Dokument oder zum Erstellen von Serienbriefen verwendet.
(Über bereits im Vorlagentext (Anwahl [Einstellungen/Konstanten] + [Auftragsbearbeitung und Projekt] + [Textvorlagen] platzierte Platzhalter können Datenfelder wie z.B. komplette Anschrift, Tagesdatum, Beleg-Nummer etc. in den Text „automatisch“ eingelesen werden. (siehe auch Bearbeitung von RTF-Texten))
Die Platzhalter bzw. die Elemente unterscheiden sich in ihrer Auswahl vom jeweiligen Brieftyp. Im Brieftyp „Brief“ stehen folgende Elemente zu Verfügung: Tagesdatum BriefNr AktBediener Name_Autor Name_Erfasser BriefDat
Der Platzhalter #0.AdressZeile# (eingerahmt mit geschweifter Klammer) kann in Maskenbriefen verwendet werden, um die korrekte Adressposition (in Verbindung mit der Funktion: Stammdaten einlesen) zu markieren. Der Platzhalter wird in der Anzahl der notwendigen Adresszeilen untereinander angeordnet (z.B. sieben mal). Sofern die eingelesenen Adressezeilen die Anzahl der gesetzten Platzhalter nicht erreicht, werden die "überschüssigen" Platzhalter automatisch ignoriert.

ausgewählte Funktionen

Brief einlesen: Menüleiste [Datei/Datensatz] Die Funktion [Brief einlesen] bietet die Möglichkeit, schon vorhandene Briefe :(Brief, Maske, Serienbrief, Textbaustein, Formular) in das aktuelle Dokument einzulesen. Um diese Funktion auswählen zu können, muss der Cursor im Dokument stehen.
[Strg] + [TAB]: Sprung aus Texterfassung in nächsten Maskenbereiche
[Strg] + [m]: Sprung zur nächsten Eingabe-Marke. Es können beliebig viele Textstellen innerhalb der Texterfassung generiert werden, die dann jeweils über diesen Befehl angesprungen werden können. Platzhalter:(Text = frei zu bestimmende Text innerhalb des Platzhalters) Bsp.: [#Text#] à [#Datum#] Über die Funktion [Menü-/rechte Maustaste] + [Platzhalter] können Platzhalter wie z.B. Tagesdatum eingelesen werden. Wird diese Funktion über den Brief-Typ „Serienbrief“ angewendet, erhält man eine komplette Platzhalter-Auswahl über sämtliche Adressfelder
Funktion [Rückgängig] Über die Funktion [Rückgängig] können bis zu max. 10 Funktions-Schritte rückgängig gemacht werden. Anwahl: [Bearbeiten] + [Rückgängig]

Allgemeine Vorgehensweise zur Erstellung eines neuen Briefes (Tageskorrespondenz)

Diese Kurzanweisung setzt voraus, dass ein entsprechender Maskenbrief für die allgemeine Tageskorrespondenz vorbereitet wurde.

Anwahl der Anwendung Textverarbeitung
Anwahl Datei/Datensatz+ neu oder Funktion: Strg + n oder Brief-Symbol in Funktionsleiste
Anwahl Datei/Datensatz + nächste lfd. Briefnummer
TAB-Taste bis Feld (Betreff)
Eintrag einer Brief-Bezeichnung (Betreff)
Speichern des angelegten Briefes über Strg + s oder Speicher-Button in Funktionsleiste
Positionierung der Maus im Brief-Textfeld
Anwahl Strg + F6 oder rechte Maustaste -> Daten einlesen -< Tedi-Brief
Anwahl BriefTyp und Auswahl Maske + Enter-Taste
Auswahl des Maskenbriefes und mit Doppelklick in Brief übernehmen
Brief schreiben
Brief Speichern über Strg + s oder Speicher-Button in Funktionsleiste

Vorgehensweise bei Serienbriefen

Eine Serienbriefaktion kann in Verbindung aller Adressdaten (inkl. Verbindungsdaten) abgewickelt werden. Das Vorhandensein eines geeigneten Serienbriefes mit den entsprechend gesetzten Adress-Platzhalter wird vorausgesetzt. Nachfolgendes Beispiel zur Durchführung eines Rundschreibens an Kunden:

Anwahl Kundenstammdaten-Suche
Selektion der gewünschten Adressen
Anwahl: Datei-Datensatz -> Sammelausdruck
Auswahl des Druckdesigns
Eingabe oder Suche (Lupensymbol) des Serienbriefes über Brieftyp Serienbrief
Anwahl Vorschau zur Voransicht der Serienbriefe (empfohlen)
Anwahl Drucken zum Ausgabe der Serienbriefe

Über die Checkbox Speichern und Eingabe eines neuen Briefkürzels im Feld BriefNameNeu kann festgelegt werden, dass die Serienbriefe nicht nur im Kundenarchiv sondern auch zusätzlich innerhalb der TEDI-Textverarbeitung angelegt werden. Die zusätzliche Eingabe eines Brief-Kürzels ist notwendig, damit der Serien-Maskenbrief nicht überschrieben wird.