Stundenerfassung

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Um eine abschließende Auswertung Ihres Projekts, eine Gegenüberstellung von Angebot, Aufmaß und tatsächlich verbautem Material sowie der geleisteten Arbeitszeit zu erhalten, nutzen Sie in STREIT die so genannte Nach-Kalkulation.
Die hier erfassten Werte, wie Eingangsrechnungen von Lieferanten, aber auch einzelne Materialpositionen und die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter, dienen ausschließlich der Ermittlung, ob das Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde.

Gleich zu Beginn möchten wir Sie darauf hinweisen, dass eine Nach-Kalkulation keinesfalls erst nach Beendigung eines Projekts vorgenommen werden muss. Vielmehr ist es sinnvoll, während des laufenden Projekts alle bereits angefallenen Materialien und Stunden in der Nach-Kalkulation zu erfassen oder zu übertragen (z.B. automatisiert aus dem Bereich Einkauf, automatisiert aus Arbeitsnachweisen - manuell und mobil). Auf diese Weise haben Sie einen ständigen Überblick über Ihr laufendes Projekt.

Über die Stundenerfassung werden verarbeitete Mitarbeiterstunden in Bezug auf Projekte, Serviceaufträge (Wartung) und Arbeitsaufträge (Auftragsbearbeitung) erfasst - oder übertragen aus Arbeitsnachweisen und Zeiterfassung - und gespeichert. Die Umschaltung in die jeweiligen Erfassungsbereiche erfolgt über die Such- bzw. Erfassungsvarianten. Die darin enthaltenen Erfassungsmasken dienen sowohl zur Information und Änderung bereits erfasster Stundenpositionen als auch zur Erfassung neuer Datensätze.

Voraussetzungen

Die Projektbearbeitung, Auftragsbearbeitung (Arbeitsaufträge) und Wartung (Serviceaufträge) dienen als Grundlage für diesen Anwendungsbereich. Standardmäßig sollte ein Projekt den Status AB (Auftragsbestätigung) vorweisen. Einstellungsmöglichkeiten hierzu finden Sie in den zusätzlichen Anleitungen im Bereich der Projekt-Status.
Außerdem werden für die Stundenerfassung Lohnarten benötigt, die über die Lohnarten-Verwaltung angelegt und geändert werden. Diese erreichen Sie über das Hauptmenü → [Einstellungen] → [Nachkalkulation] → [Lohnarten].

Anleitung

Erfassung der Stunden

Über die Stundenerfassung werden geleistete Stunden in Bezug auf Projekte, Serviceaufträge (Wartung) und Arbeitsaufträge (Auftragsbearbeitung) erfasst und gespeichert. Diese Stunden können auch automatisiert aus der Zeiterfassung (mobil oder manuell) übernommen werden.

Um die Stundenerfassung zu öffnen klicken Sie im Hauptmenü --> [Nachkalkulation] --> [Stundenerfassung]. Die projektbezogene Stundenerfassung wird in der Standardeinstellung bereits vorgeschlagen, d.h. die Erfassung auf Projekte kann ohne manuelle Zuschaltung der entsprechenden Suchvariante sofort gestartet werden. Dies erkennen Sie im oberen Gruppenrahmen, die Schaltfläche [Projekt] ist blau hinterlegt und somit aktiv.
Die Umschaltung in die jeweiligen Erfassungsbereiche erfolgt über die Such- bzw. Erfassungsvarianten. Die darin enthaltenen Erfassungsmasken dienen sowohl zur Information und Änderung bereits erfasster Stundenpositionen, als auch zur Erfassung neuer Datensätze. Es handelt sich also um eine kombinierte Maske für die Abfrage und die Erfassung der Daten.
In der Standardeinstellung bei Neuanwahl der Stundenerfassung, erfolgt die Anzeige über „alle Projekte“, jedoch eingegrenzt auf die Erfassung mit dem aktuellen Tagesdatum (Anlage).

Die in der Nachkalulation erfassten Daten - sowohl Material als auch Stunden - sind innerhalb der Projekt-Verwaltung Bestandteil des Soll-/Ist-Vergleichs und der betrieblichen Auswertungen. Ausserdem gibt es verschiedene Auswertungsmöglichkeiten über den Listendruck.

Beginnen Sie für die projektbezogene Stundenerfassung in der Erfassungs-Zeile mit dem [VerbrDat]. Hierbei können Sie sich durch einen Klick mit der linken Maustaste auf den Pfeil einen Kalender zu Hilfe nehmen. Mit Klick auf das entsprechende Datum wird dies in das Feld übernommen.
Das Verbrauchs-Datum legt den Tag fest, an dem die Stunden auf der Baustelle angefallen sind. Nicht zu verwechseln mit dem Anlage-Datum. Dies definiert das Datum, an dem der Satz in die Nachkalkulation eingegeben wurde.

Mit der Tabulator-Taste gelangen Sie ins nächste Feld Projekt-Nr. Hier steht Ihnen das bereits bekannte Suchsymbol zur Verfügung. Erfassen Sie anschließend den gewünschten Mitarbeiter, die angefallene Lohnart und die Stundenanzahl.
Die Bestätigung eines Erfassungsfeldes erfolgt durch die [TAB]-Taste. Es wird empfohlen, alle Erfassungsspalten einer Zeile zu bedienen und mit [Enter] abzuschließen. Wird jedoch ein Mussfeld nicht erfasst (z.B. Mitarbeiter, Lohnart) wird ein Vervollständigungsdialog [Zusatzdaten] geöffnet, in dem die fehlenden Einträge nachgeholt werden können.

Nach dem Speichern wird die nächste Zeile zur weiteren Erfassung angeboten. Eingabespalten wie z.B. Verbrauchsdatum und Projektnummer werden automatisch aus der vorhergehenden Erfassungszeile übernommen und somit vorgeschlagen.

Falls Sie zur Materialerfassung wechseln möchten, gelangen Sie über [Ausführen] --> [Stundenerfassung] oder die Tastenkombination [Strg] + [m] direkt in die Anwendung. Die Erfassung hierzu wird im Bereich Materialerfassung beschrieben. Über die Tastenkombination [Strg] + [s] gelangen Sie wieder zurück in die Stundenerfassung.

Um servicebezogene Stundenpositionen erfassen zu können, schalten Sie die Such- bzw. Erfassungsvariante von [Projekt] nach [Serviceaufträge] manuell um. Die servicebezogene Stundenerfassung erfolgt im Gegensatz zur projektbezogenen Variante nur auf Serviceaufträge, die innerhalb des Wartungsmoduls angelegt wurden.

Für die Erfassung von arbeitsauftragsbezogenen Stundenpositionen, schalten Sie die Such- bzw. Erfassungsvariante von [Projekt] nach [Arbeitsaufträge] manuell um. Die auftragsbezogene Stundenerfassung erfolgt im Gegensatz zur projektbezogenen Variante nur auf Arbeitsaufträge, die innerhalb der Auftragsbearbeitung angelegt wurden.

Diese Erfassungsvariante [Alles] ermöglicht eine Erfassung von projektbezogenen, serviceauftragsbezogenen und arbeitsauftragsbezogenen Stundenpositionen, ohne die Erfassungsvariante jeweils umschalten zu müssen. Alle variantenbezogenen Erfassungsfelder sind in einer Erfassungszeile aufgeführt und können ohne Variantenumschaltung bedient werden.

Anzeige und Suche von bereits erfassten Stundenpositionen

Über die Eingrenzung im oberen Bereich kann die Positionsanzeige gezielt eingegrenzt werden:

ProjNr oder ServiceNr oder AABelNr - Eingrenzung von/bis gewünschter Projekt- oder Belegnummer für die Anzeige
Anlage - von/bis Anlagedatum, bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um den Zeitpunkt handelt, an dem der Satz erfasst wurde - es handelt sich nicht um das Verbrauchsdatum
Sachbearbeiter - entspricht der Mitarbeiter-Nummer, die den Satz erfasst hat
LohnArt - von/bis Lohnart
VerbrDat - von/bis Verbrauchsdatum, Datum wann die Stunden geleistet wurden
KSt - von/bis Kostenstelle
MitarbNr - von/bis Mitarbeiternummer, für den die Stunden erfasst wurden
INTBelNr - von/bis interne Belegnummer (interne laufende Belegkennung, z.B. Arbeitsnachweisnummer)

Über die Funktion [Startet die Suchabfrage] oder [Enter] kann die Anzeige gestartet werden. Über die Umschaltung der Erfassungsvariante, suchen Sie in anderen Erfassungsbereichen - z.B. Serviceaufträge oder Arbeitsaufträge.

Über die Eingabe der Sortierkriterien über die Schaltfläche [Sortierung] erfolgt die Festlegung der Anzeigereihenfolge der anzuzeigenden Materialpositionen.

Soll-/Ist-Vergleich pro Mitarbeiter

Innerhalb der Stundenerfassung werden Ihnen im unteren Bereich verschiedene Register angezeigt.

Das Register [Positionsinformationen] beinhaltet die Zeilen-Informationen zur markierten Position.

Das Register [Soll-/Ist-Vergleich] enthält das sogenannte Soll-Ist-Stunden-Kalendarium. Die automatische Aktualisierung des Kalendariums aktivieren bzw. deaktivieren Sie über das Kontextmenü in den Erfassungszeilen --> [auto.Aktualisierung Soll-Ist Vergleich Mitarbeiter].
Bei aktivierter Funktion wird das Kalendarium bei Zeilenwechsel nach der Erfassung/Änderung des Verbrauchsdatums oder des Mitarbeiters aktualisiert. Erst bei Zeilenabschluss (Speichern) werden die Werte im Kalendarium sichtbar, da sie erst dann in der Datenbank zur Verfügung stehen.
Über einen Doppelklick auf einen Tag im Kalendarium, werden nur die Einträge für diesen Tag und Mitarbeiter in der Stundenerfassung angezeigt. Über einen Doppelklick auf die Kalenderwoche (KW), werden die Einträge für diese Kalenderwoche und den Mitarbeiter in der Stundenerfassung angezeigt. Über einen Doppelklick auf den Monat, werden die Einträge für diesen Monat und Mitarbeiter in der Stundenerfassung angezeigt.
Bei deaktivierter Aktualisierung wird ein leeres Kalendarium angezeigt. Ist noch keine Mitarbeiternummer angegeben oder das Verbrauchsdatum dem Default-Datum entspricht, wird ebenfalls ein leeres Kalendarium angezeigt.

Das Register [Belegdaten] enthält die Informationen zu den Kopfdaten des Projektes, Serviceauftrag oder Arbeitsauftrag.

Positionsbezogene Erfassung

Die positionsbezogene Stundenerfassung erfolgt ebenso wie die zuvor beschriebene Variante auf Projekte, erlaubt jedoch zusätzlich die Angabe der Hierarchiestufe wie z.B. Titel und der entsprechenden Positionsnummer.
Die positionsbezogene Erfassung aktivieren Sie über die Konstantenverwaltung. Wählen Sie hierzu das Hauptmenü → [Extras] → [Konstantenverwaltung] → [Nachkalkulation] → [Übergabe] → Parameter FAKUebergNakaProjPos aktivieren.

Auswertungen der Stunden-Nachkalkulation

Stunden-Monatsübersicht

Eine einfache Stunden-Monatsübersicht erhalten Sie im Projekt über [Datei Datensatz] --> [Statistische Auswertungen] --> [Stunden-Monatsübersicht]. Ein automatischer Sprung in den Listendruck folgt.
Es handelt sich um die Liste Mitarbeiter - stundenauswertung_nachkalkulation - monatsübersicht_mitarbeiterstunden - standard.
Im Eingrenzungsdialog wird die aktuelle Projektnummer bereits vorgetragen und kann auf Wunsch geändert werden. Grenzen Sie auf Wunsch den/die Mitarbeiter ein, den/die Sie sich anzeigen lassen möchten. Auf diese Weise bekommen Sie eine Auswertung, wie lange welcher Mitarbeiter auf dieses Projekt gearbeitet hat.

Projekt-Cockpit

Innerhalb der Projektbearbeitung steht Ihnen das sogenannte Projekt-Cockpit für einen schnellen Überblick zur Verfügung. Hierzu wählen Sie in der Projektbearbeitung das entsprechende Projekt aus und gehen über [Ausführen] --> [Projektsimulation]. Nun wird eine automatische Kalkulation durchgeführt und anschließend die Kurzübersicht aufgerufen.
Sie sehen im Register Soll-/Ist-Vergleich die Daten aus Angebot, Aufmaß und Nachkalkulation. Über die Schaltfläche [Einstellungen] im Bereich Vorgabewerte für Auswertungen stellen Sie den gewünschten Vergleich ein.
Außerdem können Sie die Daten aus der Nachkalkulation über die Schaltflächen [Buchungen] im Bereich Nachkalkulation/Ist, einmal für die Stunden und einmal für das Material, aufrufen.
Die projektbezogenen Einkaufsbelege sehen Sie über den Button [Einkauf] im Bereich Bestellinformationen.

Listendruck

Auch im Listendruck stehen Ihnen verschieden Auswertungen und Erfassungsprotokolle zur Verfügung. Diese finden Sie über die Anwahl Hauptmenü --> [Auswertungen] → [Auswertungen] im Bereich Nachkalkulation - stunden.

Arbeitszeiten eines Mitarbeiters auswerten

Eine detaillierte Auswertung der Zeiten erhalten Sie in Verbindung mit dem Arbeitszeitkonto in der Anwesenheit-Liste. Diese erreichen Sie über die Anwahl Hauptmenü → [Auswertungen] → [Auswertungen] im Bereich Mitarbeiter - stundenauswertung_nachkalkulation - anwesenheit.

Gemeinkostenermittlung in der Nachkalkulation (Stunden)

Für die Gemeinkostenermittlung wird zuerst die Lohnarten-Verwaltung herangezogen. Anwahl Hauptmenü → [Einstellungen] → [Nachkalkulation] → [Lohnarten]. Nach Auswahl der Lohnart stehen Ihnen die Checkbox Gemeinkosten und das Feld Gemeinkostensatz zur Verfügung, um einen festen Gemeinkostensatz zu hinterlegen, wenn gewünscht.

Wenn innerhalb der Lohnart kein fester Gemeinkostensatz hinterlegt ist, wird die Einstellung innerhalb der Mitarbeiterverwaltung geprüft. Anwahl Hauptmenü -> [Stammdaten] -> [Mitarbeiter] -> [Mitarbeiter]. Nach Anwahl des Mitarbeiters, können Sie auf dem Register [Lohnkosten] über die Checkbox Gemeinkostensatz aus Mitarbeiter übernehmen und dem Feld Gemeinkostensatz, die Gemeinkosten definieren.

Wenn innerhalb des Mitarbeiters ebenfalls kein fester Gemeinkostensatz hinterlegt ist und es handelt sich um ein Projekt, wird der Gemeinkostensatz aus der Projekt-Verwaltung des entprechenden Projekts mit der Lohngruppe des Mitarbeiters gezogen. Diese mitarbeiterspezifische Lohngruppe ist im Mitarbeiterstamm auf dem Register [Lohnkosten] im Feld Lohngruppe hinterlegt.

Ist hier auch kein Gemeinkostensatz hinterlegt oder es handelt sich nicht um ein Projekt, dann werden die Gemeinkosten aus der Lohngruppen-Verwaltung mit der Lohngruppe des Mitarbeiters verwendet.

Ist auch hier kein Gemeinkostensatz hinterlegt, dann werden die Gemeinkosten der Lohngruppe 1 aus der Lohngruppen-Verwaltung heran gezogen.

Mitarbeiterstundensatz (EK) neu ermitteln

Die nachträgliche Änderung, der in der Nachkalkulation verwendeten Mitarbeiterstundensätze (Spalte MitStdSatz, EK-Summe), wird hauptsächlich bei Verwendung der Mitarbeiterstundensätze inkl. der direkten Gemeinkosten benötigt. Der Mitarbeiterstundensatz inkl. der direkten Gemeinkosten beinhaltet beispielsweise die Sozialversicherungsbeiträge, Vermögenswirksame Leistungen, sonstige mit dem Lohn direkt verbundene Kosten. Diese Stundensätze sind oftmals erst nach den ersten Monaten im neuen Jahr bekannt und somit ist eine nachträgliche Änderung in diesen Fällen erforderlich.

Selbstverständlich kann dies auch angewandt werden, wenn der Mitarbeiterstundensatz den bezahlten Lohn beinhaltet. Auch dort ist es vorstellbar, dass die neuen Stundensätze der Mitarbeiter erst später, also nicht gleich zum 01.01. bekannt sind.

Nach einer Änderung des Stundensatzes in der Mitarbeiter-Verwaltung (Register [Allgemeines] Feld Minuten-/Stundensatz), wählen Sie die [Nachkalkulation] → [Stundenerfassung] an.
Über das Kontextmenü rufen Sie [Mitarbeiterstundensatz komplett neu ermitteln] auf. Im sich nun öffnenden Dialog nehmen Sie die gewünschte Eingrenzung vor, je nachdem ob Sie nur bestimmte Mitarbeiter, bestimmte Verbrauchsdaten oder bestimmte Lohnart(en) aktualisieren möchten.

Nach Abschluss des Dialogs erscheint eine Abfrage, ob die entsprechenden Datensätze wirklich aktualisiert werden sollen. Bestätigt man mit [Ja], aktualisieren sich die eingegrenzten Stundensätze und damit auch die jeweilige EK-Summe.

Beachten Sie bitte hierbei, dass die Liste erst noch einmal aktualisiert werden muss bevor man die korrekten Datensätze sehen kann.