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Stundenerfassung

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Um eine abschließende Auswertung Ihres Projekts, eine Gegenüberstellung von Angebot, Aufmaß und tatsächlich verbautem Material sowie der geleisteten Arbeitszeit zu erhalten, nutzen Sie in STREIT die so genannte Nach-Kalkulation.
Die hier erfassten Werte, wie Eingangsrechnungen von Lieferanten, aber auch einzelne Materialpositionen und die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter, dienen ausschließlich der Ermittlung, ob das Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde.

Gleich zu Beginn möchten wir Sie darauf hinweisen, dass eine Nach-Kalkulation keinesfalls erst nach Beendigung eines Projekts vorgenommen werden muss. Vielmehr ist es sinnvoll, während des laufenden Projekts alle bereits angefallenen Materialien und Stunden in der Nach-Kalkulation zu erfassen oder zu übertragen (z.B. automatisiert aus dem Bereich Einkauf, automatisiert aus Arbeitsnachweisen - manuell und mobil). Auf diese Weise haben Sie einen ständigen Überblick über Ihr laufendes Projekt.

Über die Stundenerfassung werden verarbeitete Mitarbeiterstunden in Bezug auf Projekte, Serviceaufträge (Wartung) und Arbeitsaufträge (Auftragsbearbeitung) erfasst - oder übertragen aus Arbeitsnachweisen und Zeiterfassung -  und gespeichert. Die Umschaltung in die jeweiligen Erfassungsbereiche erfolgt über die Such- bzw. Erfassungsvarianten. Die darin enthaltenen Erfassungsmasken dienen sowohl zur Information und Änderung bereits erfasster Stundenpositionen als auch zur Erfassung neuer Datensätze.

 

Voraussetzungen

Die Projektbearbeitung, Auftragsbearbeitung (Arbeitsaufträge) und Wartung (Serviceaufträge) dienen als Grundlage für diesen Anwendungsbereich. Standardmäßig sollte ein Projekt den Status AB (Auftragsbestätigung) vorweisen. Einstellungsmöglichkeiten hierzu finden Sie in den zusätzlichen Anleitungen im Bereich der Projekt-Status.
Außerdem werden für die Stundenerfassung Lohnarten benötigt, die über die Lohnarten-Verwaltung angelegt und geändert werden. Diese erreichen Sie über das Hauptmenü → [Einstellungen] → [Nachkalkulation] → [Lohnarten].

 

Anleitung

Erfassung der Stunden

Über die Stundenerfassung werden geleistete Stunden in Bezug auf Projekte, Serviceaufträge (Wartung) und Arbeitsaufträge (Auftragsbearbeitung) erfasst und gespeichert. Diese Stunden können auch automatisiert aus der Zeiterfassung (mobil oder manuell) übernommen werden.

Um die Stundenerfassung zu öffnen klicken Sie im Hauptmenü -->  [Nachkalkulation] --> [Stundenerfassung]. Die projektbezogene Stundenerfassung wird in der Standardeinstellung bereits vorgeschlagen, d.h. die Erfassung auf Projekte kann ohne manuelle Zuschaltung der entsprechenden Suchvariante sofort gestartet werden. Dies erkennen Sie im oberen Gruppenrahmen, die Schaltfläche [Projekt] ist blau hinterlegt und somit aktiv.
Die Umschaltung in die jeweiligen Erfassungsbereiche erfolgt über die Such- bzw. Erfassungsvarianten. Die darin enthaltenen Erfassungsmasken dienen sowohl zur Information und Änderung bereits erfasster Stundenpositionen, als auch zur Erfassung neuer Datensätze. Es handelt sich also um eine kombinierte Maske für die Abfrage und die Erfassung der Daten.
In der Standardeinstellung bei Neuanwahl der Stundenerfassung, erfolgt die Anzeige über „alle Projekte“, jedoch eingegrenzt auf die Erfassung mit dem aktuellen Tagesdatum (Anlage).

Die in der Nachkalulation erfassten Daten - sowohl Material als auch Stunden - sind innerhalb der Projekt-Verwaltung Bestandteil des Soll-/Ist-Vergleichs und der betrieblichen Auswertungen. Ausserdem gibt es verschiedene Auswertungsmöglichkeiten über den Listendruck.

Beginnen Sie für die projektbezogene Stundenerfassung in der Erfassungs-Zeile mit dem [VerbrDat]. Hierbei können Sie sich durch einen Klick mit der linken Maustaste auf den Pfeil einen Kalender zu Hilfe nehmen. Mit Klick auf das entsprechende Datum wird dies in das Feld übernommen.
Das Verbrauchs-Datum legt den Tag fest, an dem die Stunden auf der Baustelle angefallen sind. Nicht zu verwechseln mit dem Anlage-Datum. Dies definiert das Datum, an dem der Satz in die Nachkalkulation eingegeben wurde.

Mit der Tabulator-Taste gelangen Sie ins nächste Feld Projekt-Nr. Hier steht Ihnen das bereits bekannte Suchsymbol zur Verfügung. Erfassen Sie anschließend den gewünschten Mitarbeiter, die angefallene Lohnart und die Stundenanzahl.
Die Bestätigung eines Erfassungsfeldes erfolgt durch die [TAB]-Taste. Es wird empfohlen, alle Erfassungsspalten einer Zeile zu bedienen und mit [Enter] abzuschließen. Wird jedoch ein Mussfeld nicht erfasst (z.B. Mitarbeiter, Lohnart) wird ein Vervollständigungsdialog [Zusatzdaten] geöffnet, in dem die fehlenden Einträge nachgeholt werden können.

Nach dem Speichern wird die nächste Zeile zur weiteren Erfassung angeboten. Eingabespalten wie z.B. Verbrauchsdatum und Projektnummer werden automatisch aus der vorhergehenden Erfassungszeile übernommen und somit vorgeschlagen.

Falls Sie zur Materialerfassung wechseln möchten, gelangen Sie über [Ausführen] --> [Stundenerfassung] oder die Tastenkombination [Strg] + [m] direkt in die Anwendung. Die Erfassung hierzu wird im Bereich Materialerfassung beschrieben. Über die Tastenkombination [Strg] + [s] gelangen Sie wieder zurück in die Stundenerfassung.

Um servicebezogene Stundenpositionen erfassen zu können, schalten Sie die Such- bzw. Erfassungsvariante von [Projekt] nach [Serviceaufträge] manuell um. Die servicebezogene Stundenerfassung erfolgt im Gegensatz zur projektbezogenen Variante nur auf Serviceaufträge, die innerhalb des Wartungsmoduls angelegt wurden.

Für die Erfassung von arbeitsauftragsbezogenen Stundenpositionen, schalten Sie die Such- bzw. Erfassungsvariante von [Projekt] nach [Arbeitsaufträge] manuell um. Die auftragsbezogene Stundenerfassung erfolgt im Gegensatz zur projektbezogenen Variante nur auf Arbeitsaufträge, die innerhalb der Auftragsbearbeitung angelegt wurden.

Diese Erfassungsvariante [Alles] ermöglicht eine Erfassung von projektbezogenen, serviceauftragsbezogenen und arbeitsauftragsbezogenen Stundenpositionen, ohne die Erfassungsvariante jeweils umschalten zu müssen. Alle variantenbezogenen Erfassungsfelder sind in einer Erfassungszeile aufgeführt und können ohne Variantenumschaltung bedient werden.

 

Anzeige und Suche von bereits erfassten Stundenpositionen

Über die Eingrenzung im oberen Bereich kann die Positionsanzeige gezielt eingegrenzt werden:

  • ProjNr oder ServiceNr oder AABelNr - Eingrenzung von/bis gewünschter Projekt- oder Belegnummer für die Anzeige

  • Anlage - von/bis Anlagedatum, bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um den Zeitpunkt handelt, an dem der Satz erfasst wurde - es handelt sich nicht um das Verbrauchsdatum

  • Sachbearbeiter - entspricht der Mitarbeiter-Nummer, die den Satz erfasst hat

  • LohnArt -  von/bis Lohnart

  • VerbrDat - von/bis Verbrauchsdatum, Datum wann die Stunden geleistet wurden

  • KSt - von/bis Kostenstelle

  • MitarbNr - von/bis Mitarbeiternummer, für den die Stunden erfasst wurden

  • INTBelNr - von/bis interne Belegnummer (interne laufende Belegkennung, z.B. Arbeitsnachweisnummer)

Über die Funktion [Startet die Suchabfrage] oder [Enter] kann die Anzeige gestartet werden. Über die Umschaltung der Erfassungsvariante, suchen Sie in anderen Erfassungsbereichen - z.B. Serviceaufträge oder Arbeitsaufträge.

Über die Eingabe der Sortierkriterien über die Schaltfläche [Sortierung] erfolgt die Festlegung der Anzeigereihenfolge der anzuzeigenden Materialpositionen.

 

Soll-/Ist-Vergleich pro Mitarbeiter

Innerhalb der Stundenerfassung werden Ihnen im unteren Bereich verschiedene Register angezeigt.

Das Register [Positionsinformationen] beinhaltet die Zeilen-Informationen zur markierten Position.

Das Register [Soll-/Ist-Vergleich] enthält das sogenannte Soll-Ist-Stunden-Kalendarium. Die automatische Aktualisierung des Kalendariums aktivieren bzw. deaktivieren Sie über das Kontextmenü in den Erfassungszeilen --> [auto.Aktualisierung Soll-Ist Vergleich Mitarbeiter].
Bei aktivierter Funktion wird das Kalendarium bei Zeilenwechsel nach der Erfassung/Änderung des Verbrauchsdatums oder des Mitarbeiters aktualisiert. Erst bei Zeilenabschluss (Speichern) werden die Werte im Kalendarium sichtbar, da sie erst dann in der Datenbank zur Verfügung stehen.
Über einen Doppelklick auf einen Tag im Kalendarium, werden nur die Einträge für diesen Tag und Mitarbeiter in der Stundenerfassung angezeigt. Über einen Doppelklick auf die Kalenderwoche (KW), werden die Einträge für diese Kalenderwoche und den Mitarbeiter in der Stundenerfassung angezeigt. Über einen Doppelklick auf den Monat, werden die Einträge für diesen Monat und Mitarbeiter in der Stundenerfassung angezeigt.
Bei deaktivierter Aktualisierung wird ein leeres Kalendarium angezeigt. Ist noch keine Mitarbeiternummer angegeben oder das Verbrauchsdatum dem Default-Datum entspricht, wird ebenfalls ein leeres Kalendarium angezeigt.

Das Register [Belegdaten] enthält die Informationen zu den Kopfdaten des Projektes, Serviceauftrag oder Arbeitsauftrag.

 

Positionsbezogene Erfassung

Die positionsbezogene Stundenerfassung erfolgt ebenso wie die zuvor beschriebene Variante auf Projekte, erlaubt jedoch zusätzlich die Angabe der Hierarchiestufe wie z.B. Titel und der entsprechenden Positionsnummer.
Die positionsbezogene Erfassung aktivieren Sie über die Konstantenverwaltung. Wählen Sie hierzu das Hauptmenü →  [Extras] →  [Konstantenverwaltung] → [Nachkalkulation] → [Übergabe] → Parameter FAKUebergNakaProjPos aktivieren.

 

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