Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Verkäufer, Adressen) anlegen und verwalten

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Die Basis jedes Unternehmens ist eine vollständige und genaue Stammdatenerfassung bzw. Pflege. Sie sind Grundlage vieler Planungs- und Geschäftsprozesse. Egal ob z.B. Kunden-, Lieferanten oder Artikelstammdaten – diese müssen immer aktuell, vollständig und fehlerfrei sein. Nur dadurch kann ein reibungsloser Betriebsablauf gewährleistet werden.

Diese Anleitung dient zur Beschreibung der Neuanlage und Pflege aller kunden-, lieferanten-, mitarbeiter-, verkäufer- und adressbezogenen Daten. Weiterhin werden auch Archivdaten zur Anzeige gebracht.

Voraussetzungen 

Um eine optimale Grundlage für das Arbeiten im Programm zu schaffen, ist es wichtig, dass jegliche Stammdaten entsprechend angelegt sind. Daher sollten Sie sich direkt zu Beginn Gedanken machen, welche Informationen wichtig für Ihren täglichen Betrieb sind. Auch Daten, die zunächst vermutlich eher trivial erscheinen, wie bspw. die Kunden- oder Mitarbeiternummer, sind wichtig. Beispielweise benötigen Sie für die Auslagerung und Weiterverarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen einen entsprechenden Kunden- und Lieferantennummernkreis. Oder auch die Mitarbeiterdaten zur Weiterverarbeitung der Zeiterfassung in einem externen Lohnprogramm müssen kompatibel zueinander sein. 

Anleitung 

Stammdaten-Erfassung

Erfassung der postalischen Daten

Postalische Daten - Stammdatenübergreifend

Erfassung von Anreden

Die Zuordnung einer Anrede erfolgt über das gleichnamige Listenfeld. Sollte Ihre gewünschte Anrede nicht vorhanden sein, kann diese auch manuell erfasst werden. Wir empfehlen Ihnen, auch die Briefanrede und Briefname generell zu pflegen, um diese zukünftig z.B. zur Serienbrief-Generierung als Platzhalter für eine persönliche Ansprache nutzen zu können.

Möchten Sie dauerhaft (Brief)-Anreden anlegen, die Sie immer wieder abrufen können, steht Ihnen hierfür die separate Anreden-Verwaltung zur Verfügung.

Statuskennzeichen erfassen

Bei der Stammdaten-Neuanlage steht das Feld Status-Kennzeichen automatisch auf aktiv. Sollte sich eine Geschäftsbeziehung oder Anstellung beendet haben, sei es durch Insolvenz oder anderen Gründen, so kann das entsprechende Status-Kennzeichen hier gesetzt werden. Die Zuordnung dient ausschließlich zu Selektionszwecken und bewirkt keine Sperrung des Stammdatensatzes.

Geokoordinaten bei jeder Änderung neu ermitteln

Grundsätzlich können zu den jeweiligen Adressen die zugehörigen Geokoordinaten vom Programm ermittelt werden. Sobald Sie diese Checkbox aktivieren, werden jedes mal nach einer Adressänderung die Geo-Koordinaten direkt neu ermittelt. Ansonsten bleiben die bisherigen Koordinaten gespeichert.

Postalische Daten - Mitarbeiterspezifisch

Im Bereich Anschrift bzw. im Register weitere Mitarbeiterdaten werden die postalischen Daten wie Anschrift und Telefonnummern eingetragen. In den Feldern Straße / PLZ / Ort kann die private Anschrift des MA erfasst werden. Die Firmenanschrift wird nicht erfasst. Diese ist bereits in der Lizenz hinterlegt.

Weitere mögliche Angaben sind Telefon-, Fax-, Mobil-Telefon-Nummer, E-Mail und Internet-Adresse. Nach Bestätigung der jeweiligen Telefonnummer wird die Landesvorwahl automatisch vergeben und die Telefonnummer wird normiert gespeichert. Hier gibt es außerdem die Möglichkeit eine abweichende Mailadresse für ausgehende Mails bzw. Rechnungen/Gutschriften in ZUGFeRD-/X-Rechnungsformat zu hinterlegen. 

Im Gegensatz. zur postalischen Anschrift werden hier die betrieblichen Verbindungsdaten hinterlegt. Für die privaten Verbindungsdaten stehen im Register Weitere Mitarbeiterdaten separate Felder zur Verfügung.

Weitere Detailinformation

Einstellungen - Stammdatenübergreifend

Unter dem Bereich der Einstellungen erfassen Sie weitere Informationen für den jeweiligen Stammdatensatz.

Bemerkung und Notiz

Möchten Sie kurze, interne Informationen hinterlegen, nutzen Sie das Feld Bemerkung.

Zur Hinterlegung umfangreicherer Informationen steht Ihnen das Feld Notiz, als freies, unbegrenztes Texteingabefeld mit Formatierungsmöglichkeit zur Verfügung. Um eine Chronologie und Nachvollziehbarkeit der Notizen zu bewirken, wird in diesem Bereich häufig mit dem Zeitstempel gearbeitet - anwählbar über das Kontextmenü → [Sonstiges] → [Zeitstempel einfügen].

Die Bemerkung und die Notiz werden im Kunden- bzw. Lieferantenfall beim Erstellen eines Beleges im Einkauf, Verkauf, aber auch in der Projektbearbeitung automatisch in der Vormaske eingestellt und liefern dem Sachbearbeiter die gewünschte Information.

Sie haben außerdem die Möglichkeit einzustellen, dass wenn Sie einen Beleg (Auftragsbearbeitung) für einen Kunden anlegen, dass automatisch ein Pop-Up mit der Bemerkung aus dem Kundenstamm erscheint. Dies können Sie in den Hintergrundkostanten im Register VK-Beleg für die gewünschten Belege aktivieren (Spalte "Hinweis KdBemerkung").

 

Einstellungen - Kunden- und lieferantenspezifisch

Zuordnung der Steuerpflicht

Hier legen Sie im Feld USt Pflicht die Art der Versteuerung fest, d.h. ob Lieferungen und Leistungen steuerpflichtig, steuerfrei oder nach §13b UStG zu behandeln sind. Dies dient als Vorgabewert für alle zu diesem Datensatz neu erstellten Belege oder Projekte. Die Steuerpflicht kann im weiteren Programmverlauf vorgangsspezifisch geändert werden.

Einstellungen - Kundenspezifisch

§35a EStG

Das Kennzeichen für §35a EStG setzen Sie bei Privatkunden. Wird diese Checkbox aktiviert, erfolgt am Ende des Rechnungsbeleges eine separate Ausweisung von Lohn-/Fahrt-/Gerätekosten und Material.

Bitte beachten Sie, dass diese Ausweisung im Projektfall erst mit der Schlussrechnung zum Tragen kommt.

Zahlungsbedingungen

Hier können Sie dem Kunden eine entsprechend gültige Zahlungsbedingung hinterlegen. Diese kann nachträglich im Beleg aber auch wieder verändert werden. Über die Valutatage können Sie beeinflussen, ab welchem Tag die Berechnung über die Zahlungsbedingung startet. Neue Zahlungsbedingungen können Sie in der Zahlungsbedingungs-Verwaltung entsprechend anlegen und verwalten.

(Barverkaufs-)Preisgruppe

Hierüber legen Sie Fest, welche Preisgruppe für den Kunden gilt. Im Artikelstamm können pro Preisgruppe verschiedene Preise pro Artikel hinterlegt werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Preisgruppen anlegen.

Erfassung von Rabatten

Um vereinbarte und verhandelte Standard-Rabatte, die Sie Ihren Kunden gewähren, sicherzustellen, hinterlegen Sie einmalig den Rabattwert in den Feldern Rabatt 1 / Rabatt2. Diese(r) Rabatt(e) kommen standardmäßig innerhalb der Auftragsbearbeitung als Positionsrabatt zum tragen.

Anstatt der Übergabe als Positionsrabattierung, können Sie diesen durch umstellen des Parameters KdRabattUebergKz in der Konstanten-Verwaltung als Beleg-Gesamtrabatt übergeben. Die Vorgabe in Belegzeile ändern Sie hierfür auf in Belegabschluss. Erstellen Sie einen Beleg innerhalb der Auftragsbearbeitung bleiben die Positionsrabatte unberührt. Dafür ist in der Belegsummenzeile das Feld Rabatt (RabattGesamtbeleg) mit dem Kundenrabatt aus dem Kundenstamm befüllt.

Erfassung eines Ek Preis-Zuschlag 

Soll für einen Kunden die Preisberechnung nicht über den Verkaufspreis, sondern über den Einkaufspreis mit Zuschlag erfolgen, legen sie den Prozentsatz im Feld EkPreis-Zuschlag fest. Mit diesem %-Satz wird für diesen Kunden in der Auftragsbearbeitung der Ek-Preis beaufschlagt, die Berechnung erfolgt somit nicht über die bei Ihnen festgelegte Preisfindung. Weitere Erläuterungen zur Preisfindung über den beaufschlagten Ek-Preis erfolgen in der Anleitung zur Positionserfassung der Auftragsbearbeitung.

 

Einstellungen - Lieferantenspezifisch

Einkaufsbedingungen

Hier können Sie dem Lieferanten eine gültige Einkaufsbedingung hinterlegen. Diese kann nachträglich im Beleg aber auch wieder verändert werden. Neue Einkaufsbedingungen können Sie in der Einkaufsbedingungs-Verwaltung entsprechend anlegen und verwalten. Sollten Sie keine Einkaufsbedingungen anlegen wollen oder abweichende Bedingungen einem Lieferanten hinterlegen, können Sie die notwendigen Daten auch direkt im Lieferantenstamm in den Feldern Skonto, Tage und Fälligtage erfassen. Diese Felder haben Vorrang vor einer möglicherweise hinterlegten Einkaufsbedingung.

Lieferzeit, Frachtfreigrenze, Mindestbestellwert

Beim Erfassen einer Lieferzeit in der Lieferanten-Verwaltung wird der Liefertermin beim Anlegen einer Bestellung errechnet. Also haben Sie beispielweise eine Lieferzeit von 3 Tagen erfasst und erstellen eine Bestellung am 07.10., ist er errechnete Liefertermin in der Bestellung automatisch der 10.10. Die Frachtfreigrenze und der Mindestbestellwert wird beim Druck einer Bestellung geprüft. Sollten die Vorgaben nicht erreicht sein, poppt ein entsprechender Hinweis bei Druckanwahl auf.

EkPreis-Grundlage

Welcher EK-Preis wird zur Preisermittlung in Einkaufsbelegen herangezogen.

Auf welchen Preis Sie im Einkauf zugreifen möchten, legen Sie im Listenfeld EKPreisGrundlage fest. Zur Auswahl stehen Ihnen folgende Varianten:

 

 

Als Vorbelegung zur Neuerfassung dient die Konstante ‚EinkEkPreisBestellung‘.

 

Bestellung sperren

Über diese Checkbox können Sie direkt weitere Bestellungen für den betroffenen Lieferanten verhindern.

 

Einstellungen - Mitarbeiterspezifisch

Kalenderkürzel / Unser Zeichen

Hier können Sie das Mitarbeiterkürzel hinterlegen. Dieses kann bspw. entsprechend im Kalender angezeigt (je nach Konstanteneinstellung Gruppenkalender - lange Namen) oder auch auf verschiedenen Belegen zur internen Zuordnung angedruckt werden.

Abteilungszuordnung

Über die Hintergrundkonstanten können im Register Mitarbeiter verschiedene Abteilungen angelegt werden. Diese können dann entsprechend einem Mitarbeiter zugewiesen werden, sodass bspw. nur die Termine der Mitarbeiter im Gruppenkalender, die der auswählten Abteilung zugeordnet sind, angezeigt werden.

 

Einstellungen - Adressspezifisch

Wettbewerber zuordnen

Legen Sie Adressen von Wettbewerbern an, können Sie diese über die Checkbox Adresse ist ein Wettbewerber als solche kennzeichnen. In der Adressen-Suche können Sie anschl. über den Button [Weitere] gezielt nach diesen Wettbewerber-Adressen suchen, indem Sie die gleichnamige Checkbox aktivieren.

Über das Listenfeld Wettbewerber haben Sie die Möglichkeit Adressen einem Wettbewerber zuzuordnen. Somit ist leicht erkennbar mit welchem Konkurrenten Sie es zu tun haben. Sie können sich Adressen der jeweils zugeordneten Wettbewerber über die Adressen-Suche --> [Weitere] anzeigen lassen.

Adresserfassung als nicht abgeschlossen markieren

Sind für eine Adresserfassung noch nicht alle relevanten Daten erfasst, kann die Adresse über die Checkbox Erfassung ist abgeschlossen entsprechend gekennzeichnet werden. Standardmäßig ist diese bei Neuerfassung aktiviert. Ist die Erfassung nicht abgeschlossen, muss diese Checkbox deaktiviert werden. Dadurch haben Sie über die Adressen-Suche --> [Weitere] die Möglichkeit, gezielt nach den noch nicht fertig erfassten Adressen zu suchen. 

 

Ansprechpartner, Lieferanschriften (Kunden, Lieferanten, Adressen)

Umfangreiche Kontaktdaten Ihrer Adressen/Kunden/Lieferanten legen Sie über die Register Ansprechpartner und Lieferanschriften an. Für jeden Stammdatensatz können mehrere Ansprechpartner (Verbindungen), und im Kundenbereich noch zusätzlich Lieferanschriften, erfasst und verwaltet werden.

Unter Ansprechpartner werden alle Kontakte eines Stammsatzes verstanden, sowie alle Telefon-, Telefax- und sonstigen Verbindungen. Zur vereinfachten Suche können alle Verbindungen logisch, z.B. zu Adressgruppen, zusammengefasst werden. Lieferanschriften können zum einen Filialen einer Firma sein, aber auch Baustellen- oder Objektanschriften, welche an entsprechender Stelle innerhalb STREIT (bspw. in Auftragsbearbeitung - Lieferschein, bei Projekt- oder Wartungsobjekt-Neuanlage) aufgerufen, eingelesen und gedruckt werden können.

Mit einem Doppelklick auf die freie Erfassungszeile öffnet sich die entsprechende Verwaltung. Sie können diese aber auch direkt über das Menü unter [Kunden/Lieferanten/Adressen] - [Lieferanschriften / Verbindungen] anlegen.

Wenn Sie die Verwaltung direkt über die entsprechende Stammsatzverwaltung geöffnet haben, wird Ihnen direkt die entsprechende Stammsatznummer und zugehörigen Informationen (z.B. Kunde) angezeigt, für welchen der Ansprechpartner bzw. die Lieferanschrift erfasst werden soll. Sollten Sie die Verwaltung über das Menü geöffnet haben, müssen Sie die gewünschte Stammnummer noch erfassen. Die angezeigten Daten dienen zu Ihrer Information. Im Feld Verbindungs- bzw. Lieferanschriften-Nummer wird automatisch eine fortlaufende Nummer eingestellt. Die weiteren postalischen Felder entsprechen den Eingaben aus den Stammdaten. Im Feld Adressgruppe kann über das Listenfeld eine vordefinierte Adressgruppe, wie z.B. die Zuständigkeitsbereiche Einkauf, Buchhaltung oder Geschäftsführer, ausgewählt werden. 

Die Speicherung eines Datensatzes erfolgt über die Tastenkombination STRG+S oder Klick mit der linken Maustaste auf das Diskettensymbol. Anschließend springen sie automatisch wieder in den Stammdatensatz zurück. Der erstellte Eintrag wird Ihnen in der Tabelle [Ansprechpartner] bzw. [Lieferanschrift] angezeigt. 

 

Weitere Kunden-, Lieferanten-, Adressdaten

In diesen Register können Sie weitere postalische-, Transfer- und Zusatzdaten erfassen.

Geben Sie beispielweise bei den Transferdaten die Anschriftenart Postfachanschrift an, wird in der Vormaske der Belege zwar die Hausanschrift eingelesen, der Druck des Beleges wird aber entsprechend der Einstellung angepasst.

Dabei steht Ihnen auch das Listenfeld Sprache zur Verfügung. Zur Auswahl stehen Ihnen alle Sprachen, welche in der Sprachen-Verwaltung angelegt sind. Bei ausländischen Stammdaten können somit die sprachenspezifischen Texte im Druck berücksichtigt werden. Sofern auch Fremdsprachentexte in der Artikel-Verwaltung mit der selben Sprachzuordnung vorhanden sind, werden die Artikeltexte ebenfalls in der ausgewählten Sprache gedruckt. Gleich verhält es sich mit dem Listenfeld Währung.

Weitere Felder wie Mailkennung, Infoweg, Versand und Lieferbedingungen stehen Ihnen als Zusatzinformationen und Selektionsfelder zur Verfügung.

 

Firmendaten

Firmendaten - Stammdatenübergreifend

Unter den Bankverbindungen der Kunden- bzw. Lieferanten-Verwaltung hinterlegen Sie die jeweilige Bankverbindung. Diese Eingaben sind Voraussetzung für die Durchführung eines eventuellen Zahlungsverkehrs (Einzugs-, bzw. Lastschriftverfahren). Ob der Lieferant am Zahlungsverkehr teilnimmt, legen Sie im Listenfeld Zahlungsverkehr fest. Sollten Sie hier keine Einstellung treffen, werden die Rechnungen des Lieferanten nicht zur Zahlung bzw. für das Erstellen einer Clearing-Datei vorgeschlagen. Folgende Einstellungen stehen Ihnen zur Verfügung:

Kunde:

Über das Listenfeld Zahlungsverkehr legen Sie die Zahlungsart fest. Folgende Varianten, welche im SEPA-Lastschriftverfahren Gültigkeit haben, stehen zur Auswahl:

Lieferant:

Nimmt der Kunde/Lieferant am SEPA-Lastschriftverfahren teil, geben Sie unter dem Button Lastschrifteinstellungen im Feld Lastschriftsequenz an, ob es sich um eine erste, wiederkehrende, einmalige oder letzte Lastschrift handelt. Das Datum, an welchem das SEPA-Lastschriftsmandat unterschrieben wurde, erfassen Sie im Feld Mandatsdatum.

Legen Sie im Feld Zahlungsavis für einen Kunden/Lieferanten fest, dass für diesen im Zuge des Bankenclearings Zahlungsavise erstellt werden, können Sie über das Feld Schwellenwert für Avis-Generierung festlegen, ab wie vielen Zahlungen/Lastschriften ein Avis erstellt werden soll. Die Versendung des Avis kann über FaxNr/Email für Avis aus den Basisdaten oder den hinterlegten Ansprechpartnern erfolgen. Eine automatisierte Ausgabe eines Zahlungs-Avis kann über das Register Belegeinstellungen innerhalb der Kunden- bzw. Lieferanten-Verwaltung erfolgen:

BelegTyp = Zahlungsavis / DruckParameter = Hier wird die Ausgabeart wie z.B. Fax oder Mail und der maßgebende Drucker eingestellt / Aktuelles Design = Hier wird das entsprechende Design für das Zahlungsavis eingestellt

Firmendaten - Kundenspezifisch

Im Bereich der Firmenstruktur erfassen Sie weitere wichtige Kundeninformationen. Beispielsweise ordnen Sie hier eine für den Kunden gültige Kostenstelle, ein Forderungskonto (dieses wird dann bei der Verbuchung von Belegen bei jenen Kundenrechnungen verwendet und hat Vorrang vor dem standardmäßig festgelegten Forderungskonto), Firmengruppe oder Niederlassung zu.

Ebenfalls können Sie die Steuernummer und Umsatzsteueridentnummer des Kunden hinterlegen. Dies hat zum Teil Auswirkung auf die Steuerpflicht bei der Abrechnung des Kunden.

Wenn beispielweise die Aufträge zwar auf den Kunden angelegt werden, die Abrechnung aber grundsätzlich an eine andere Kundennummer erfolgt, können Sie diese im Feld Rechnungsempfänger hinterlegen. Ein häufiges Beispiel wäre hier: Wartungsaufträge werden auf den Mieter erstellt, die Abrechnung erfolgt aber an den Vermieter oder umgekehrt.

Im Feld UnsereKdNr können Sie zu Informationszwecken die Nummer hinterlegen, mit der Sie bei Ihrem eigenen Kunden angelegt wurden.

Unter dem Bereich Bauleistungen nach §13b kann hinterlegt werden, ob eine Bescheinigung laut § 13b notwendig ist. Auch die Bescheinigungsnummer und das Gültigkeitsende können festgehalten werden. Wird eine Eingangsrechnung nach Gültigkeitsende erfasst, kommt es zu einer entsprechenden Hinweismeldung.

Firmendaten - Lieferantenspezifisch

Im Bereich der Firmenstruktur erfassen Sie weitere wichtige Lieferanteninformationen. Beispielsweise ordnen Sie hier eine für den Lieferanten gültige Kostenstelle und ein Verbindlichkeitenkonto zu. Dieses wird dann bei der Verbuchung von Belegen bei jenen Lieferantenrechnungen verwendet und hat Vorrang vor dem standardmäßig festgelegten Verbindlichkeitenkonto. Ebenfalls können Sie Umsatzsteueridentnummer des Lieferanten hinterlegen.

Arbeiten Sie beispielweise mit einem Großhändler und seinen einzelnen Tochterfirmen, Niederlassungen o.Ä. zusammen, legen Sie diese unter Umständen einzeln im System an. Wenn Sie Ihre Bestellungen bei einer bestimmten Niederlassung tätigen, die Rechnungstellung aber grundsätzlich immer über die Zentrale erfolgt, können Sie im Lieferantenstamm die Checkbox Rechnungsstellung Zentrale aktivieren und die zentrale Lieferantennummer angeben. Somit geben Sie bei der Bestellung also die Lieferantennummer der entsprechenden Niederlassung an, sobald daraus aber ein Rechnungseingang erzeugt wird, wird automatisch die zentrale Lieferantennummer eingestellt und buchhalterisch abgewickelt. In solchen Konstellation greifen die Niederlassungen auch alle auf den gleichen Artikelstamm bzw. die gleichen Artikelnummern zurück. Um zu umgehen, dass Sie die eigentlich gleichen Artikel für jede Lieferantennummer einlesen müssen, können Sie die Artikel einmalig über die zentrale Lieferantenummer in den Einkaufsführer einlesen. Über die Einstellung Preisfindung (Zentrale) haben Sie dann folgende Möglichkeiten bei der Preisermittlung:

Im Feld UnsereKdNr erfassen Sie zu Informationszwecken die Nummer, mit der Sie bei Ihrem Lieferant im System angelegt wurden.

Durch Aktivieren der Checkbox Bescheinigung §13b oder Freistellbescheinigung nach §48 erforderlich können Sie eine Überprüfung der Gültigkeit bei Rechnungslegung aktivieren. Die BescheinigungNr §13b/§48 hinterlegen Sie in diesem Fall im gleichnamigen Feld. Das Gültigkeitsende der Bescheinigung legen Sie im Feld Gültigkeitsende fest. Wird das Gültigkeitsende überschritten und Sie erfassen oder buchen einen Rechnungseingang von diesem Lieferant erstellen, erhalten Sie eine Meldung, dass die Bescheinigung abgelaufen ist.

 

Zuordnungen (Kunden-, Lieferantenspezifisch)

Im Bereich Zuordnungen finden Sie unter anderem wichtige Felder, die Sie für das Arbeiten im Programm (zwingend) benötigen.

Im Listenfeld Belegschema können Sie auf bereits angelegte Belegschemen zugreifen und das passende Schema dem Kunden zuordnen. Das Belegschema enthält Versteuerungsgrundlagen und Kontenbelegungen. Entsprechende Belegschemen können Sie unter Belegschemen und Belegpositions-Schemen anlegen.

Ebenfalls hinterlegen Sie hier die DATEV-Nummer des Datensatzes, damit ein optimaler Austausch von Daten zwischen der STREIT und dem DATEV-Programm erfolgen kann. Standardmäßig ist diese mit der Kunden- und Lieferantennummer identisch. Die Nummer ist 5-stellig und liegt bei den Debitoren zwischen 10.000 - 69.999 und bei den Kreditoren zwischen 70.000 - 99.999.

Im Feld Adressgruppe ordnen Sie über das Listenfeld eine vordefinierte Adressgruppen zu. Diese dient im weiteren Programmverlauf als Selektionskriterium, bspw. innerhalb von Suchdialogen. Die Anlage von Adressgruppen erfolgt über die Adressgruppen-Verwaltung. 

 

 

Zuordnungen - Kundenspezifisch

Um mit dem Kunden Rechnungen im ZUGFeRD- und/oder X-Rechnungsformat austauschen zu können, legen Sie zunächst das gewünschte Übergabeformat fest (dient nur als Vorlage und kann im Beleg aber nochmals verändert werden). Bei X-Rechnungen benötigen zwingend die Leitweg-ID des Kunden. Bei Bedarf kann außerdem die Globale Lokationsnummer (GLN) und eine externe Adresskennung angegeben werden. Diese Daten erhalten Sie grundsätzlich von Ihrem Kunden, da dies seine entsprechende Kennung in diesem Austauschverfahren ist.

Sollten Sie mit dem Handwerkerportal Mareon oder dem Webportal arbeiten, hinterlegen Sie Ihre Zugangsdaten entsprechend unter dem Button Webportal / Mareon. Die Bearbeitung solcher Aufträge können sie unter Handwerkerportal Mareon einsehen.

Über die Checkbox Sonderpreise legen Sie fest, ob über das Programm Sonderangebote-Verwaltung erfasste Sonderpreise für diesen Kunden gelten sollen. Bei aktivierter Checkbox werden die Sonderpreise berücksichtigt.
Steuern Sie Ihre Verkaufspreisfindung über Preisgruppen, ordnen Sie dem Kunden im Listenfeld Preisgruppe die Preisgruppe zu, deren Preise für diesen gelten sollen.

 

Zuordnungen - Lieferantenspezifisch

Der Bezugszuschlag wirkt sich in Verbindung mit dem Konstantenschalter EinkLagerEkBezugskosten auf dem LagerEk oder durchschnittlichen LagerEK im Artikelstamm aus.

Beispielweise haben Sie für einen Artikel einen letzten LagerEK von 50€, dieser wurde zuletzt bei Lieferant 1 mit einem Bezugszuschlag von 10% bezogen. Nur beträgt der Letzte LagerEK im Artikelstamm 55€ (50€ Letzter EK + 10% Zuschlag).

Über die Herstellernummer können Sie dem Lieferant einen Hersteller, von dem dieser bspw. seine Artikel bezieht, hinterlegen.

Die Globale Lokationsnummer (GLN) ist zur Identifizierung des Lieferanten beim ZUGFeRD-Import. Die GLN ist dem Lieferant hinterlegt. Aufgrund dessen kann der Lieferant dann im Beleg ermittelt werden.

 

 

Beleg- und Ausgabeeinstellungen (Kunden-, Lieferantenspezifisch)

Druckeinstellungen für Belege können Sie entweder im Beleg direkt in den Druckeinstellungen festlegen und bei Bedarf für die Zukunft speichern. Im Kunden- und Lieferantenstamm können Sie aber ebenso für die einzelnen Belege kunden- und lieferantenspezifische Voreinstellungen treffen, die grundsätzlich Vorrang vor den belegspezifischen Einstellungen haben.

Hierzu wählen die das Register Belegeinstellungen (Kunde) oder Ausgabeeinstellungen (Lieferant) an. In der folgenden Tabelle erfassen Sie nun die gewünschten Einstellungen:

Über das Kontextmenü können Sie weitere Funktionen anwählen, wie z.B. Kopieren der Druckparamter für aktuellen Kunden/Lieferant oder Kopieren der Druckparameter für weitere Kunden/Lieferanten. 

Über die Funktion Kopieren der Druckparameter für aktuellen Kunden/Lieferant können Sie einfach bereits angelegte Druckparameter eines Belegstatus (z.B. Bestellanfrage) in einen anderen Belegstatus (z.B. Bestellung) kopieren. Bitte beachten Sie, dass Sie jedoch das entsprechende Design, mit dem der Beleg gedruckt werden soll, zuweisen und abspeichern.

Über die Funktion Kopieren der Druckparameter für weitere Kunden/Lieferanten können Sie einfach bereits angelegte Druckparameter in einen anderen Lieferanten kopieren, um eine Erfassung nicht nochmal durchführen zu müssen.

Bitte beachten Sie, dass bereits vorhandene Hinterlegungen gelöscht und mit den neuen Einstellungen angelegt werden. D.h. Lieferant 1 hat Einstellungen für die Angebot-Verwaltung, Lieferant 2 hat Einstellungen für die Bestellanfrage- und Bestellung-Verwaltung, anschl. hat Lieferant 2 nur noch die Einstellungen für die Bestellanfrage-Verwaltung.

 

In der Kunden-Verwaltung haben Sie außerdem über den Button Beleg Sperren/Werbetext noch die Möglichkeit, bestimmte Belege für den Kunden zu sperren oder einen bestimmten Werbetext zu hinterlegen. Sollten Sie bspw. aufgrund schlechter Bonität die Auftragserstellung für einen Kunden sperren wollen, aktivieren Sie bei Belegart Arbeitsauftrag die Checkbox Beleg sperren. Sobald also ein Arbeitsauftrag für jenen Kunden angelegt wird, kann dieser jedoch nicht gespeichert werden. Es erscheint eine entsprechende Sperrmeldung.

ACHTUNG: Sollten Sie bspw. nur die Belegart Rechnung gesperrt haben, können Sie für den Kunden trotzdem alle Vorgängerbelege problemlos erstellen. Unter Umständen würde dann ein Arbeitsauftrag ausgeführt werden und erst bei Rechnungsstellung die Sperrung auffallen.

 

Selektionskriterien

Über das Register Selektionskriterien können Sie diverse Selektionskriterien erfassen. Darauf aufbauend können Sie dann diverse Suchabfragen starten und somit gewisse Auswertungen machen. Ein Beispiel hierfür wäre, dass Sie Kunden entsprechenden Messen zuweisen (aufgrund örtlicher Nähe) und somit vor Beginn der Messe entsprechende Einladungen per Serienbrieffunktion versenden können. Wie solche Suchkriterien angelegt und verwaltet werden, finden Sie unter der Selektionskriterien-Verwaltung.

Möchten Sie nach den hinterlegten Selektionskriterien suchen, so müssen diese zuerst in der entsprechenden Suche in einer Firmenmaske parametrisiert werden, da diese firmenindividuell angelegt wurden.

Nun muss man in der entsprechenden Suche nur noch die gewünschte Werte auswählen und erneut auslösen. Die Ergebnisse haben dann alle angegebenen Merkmale hinterlegt. Es ist hierbei auch die Auswahl mehrere Kriterien gleichzeitig und das ausschließen von Merkmalen möglich.

Beispiel:

Bei der Parametrisierung werden nur Selektionskriterien angeboten, welche zuvor für diesen Selektionstyp erfasst worden sind.

 

 

Archiv

Im Archiv finden Sie alle Belege, Dokumente, Bilder etc. die auf den jeweiligen Stammsatz verschlagwortet wurden. Dabei stehen Ihnen zur Selektion bestimmte Eingrenzungsfavoriten zur Verfügung wie beispielsweise "Nur ausgehende Rechnungen". Selbstverständlich können Sie unter dem Button Eingrenzungsfelder selbstständig eingrenzen oder sich auch eigene Favoriten nach Ihren Wünschen anlegen und speichern. Eine Fragmentsuche über alle Archivdokumente steht Ihnen ebenfalls zur Verfügung.

Weitere Informationen zum Archiv, bspw. wie Sie einzelne Archivdokumente bearbeiten können, finden Sie unter dem Bereich Digitales Archiv (DMS).

 

Telefonate

In der Telefonmanagement-Verwaltung haben Sie die Möglichkeit ein- und ausgehende Telefonate oder anderweitige Notizen zu erfassen. Sobald Sie diese für einen gewissen Stammsatz (bspw. Kunde) abgespeichert haben, können Sie darüber eine nach Datum absteigende Auflistung im Register Telefonate einsehen. Per Doppelklick auf entsprechende Zeile springen Sie automatisch in die Verwaltung und können weitere Informationen hierzu nachlesen.

 

Termine / Aufgaben

In den adressorientierten Stammsätzen (Kunden, Lieferanten, Adressen) finden Sie um die Register [Termine] und [Aufgaben]. Die Anzeige richtet sich nach den STREIT-Kalendereinträgen.

Die Standard-Favoritenanzeige ist vor eingestellt für „Termine bis heute“ oder „Termine ab heute“.

Durch Markierung und Klick mit rechter Maustaste kann über die Funktion [Termin /Aufgabe in Kalender anzeigen] der Ursprungseintrag innerhalb der Kalenderverwaltung aufgerufen werden. 

Offene Aufgaben, die sich auf Adressen (z.B. Kunden) beziehen, werden dann nur angezeigt, wenn innerhalb der Aufgaben-Erfassung die entsprechende Adresse zugeordnet wurde. 

 

Offene Posten / Kostensalden (Kunden- , Lieferantenspezifische Einstellungen)

Im Register Offene Posten / Kontensalden erfolgt die Anzeige der offenen Posten, aufgeschlüsselt nach einzelnen Belegen, nachdem Sie ihre Rechnungen und Gutschrift über den Programmteil Verbuchung abgeschlossen haben.

Zur Übersicht wird der gesamte OP-Saldo des gewählten Stammsatzes angezeigt.

Für Kunden können Sie außerdem ein Limit festlegen. Dieses wird in Verbindung mit den Konstanteneinstellungen KdLimitOhneAB (Auftragswert der Auftragsbestätigungen in Kunden-Limit-Prüfung miteinbeziehen), KdLimitService (Generelles Limit für Serviceaufträge (in Verbindung mit LimitcheckServiceauftrag) und KdLimitSperrKz (Kunde gesperrt bei Überschreiten des Kundenlimits) bei Belegerstellung geprüft.

Beispiel:

Kunden-Limit: 50.000€

Offene Posten: 49.500€

→ Nun können Sie noch Rechnungen in Höhe von 500 € stellen. Je nach Konstanteneinstellung erscheint bei Überschreiten des Limits eine Hinweismeldung (Erfassung/Speicherung trotzdem möglich) oder die Erfassung wird verweigert.

 

Des Weiteren stehen ihnen die Kontensalden aus der Finanzbuchhaltung (sofern diese aktiv ist), sowie im Kundenbereich Einstellungen für das Mahnwesen zur Verfügung.

Die Checkbox Mahnen? steuert, ob für diesen Kunden generell Mahnungen erzeugt werden können (aktiviert) oder nicht (deaktiviert). 
Das Listenfeld Mahnprofil stellt Ihnen die verschiedenen Einrichtungen der Mahnstufen-Verwaltung auf Grundlage der Mahnprofile bereit. Je nach Zuordnung greifen für die einzelnen Mahnstufen die entsprechenden Einstellungen zu diesem Mahnprofil.
Die Mindestmahnstufe bestimmt, ab welcher Mahnstufe eine Mahnung erzeugt wird. Die Prüfmahnstufe steuert, ob bei einer Belegerzeugung zu diesem Kunden eine Meldung erscheint, das Offene Posten mit dieser Mahnstufe oder größer vorhanden sind. Ebenso können Sie Aktivieren, ob der Kunde über das Factoring abgewickelt wird oder nicht.  

In der Tabelle erhalten Sie einen schnellen Einblick zu allen relevanten Belegdaten wie zum Beispiel die Rechnungsnummer, den Betrag, den Skontoprozentsatz mit Betrag, sowie die Fälligkeitsdaten.

Die Möglichkeiten des OP-Ausgleichs und weiterer Funktionen entspricht der Vorgehensweise der OP-Verwaltung.

 

Funktionen über Menü-/Symbolzeile

Datei/Datensatz

[Neu] Sprung zur Anlage eines neuen Datensatzes

[freie Adress-Nummer ermitteln] Über diesen Dialog kann bspw. bei der Lieferanten-Neuerfassung eine freie Lieferantennummer in Bezug auf einen bestimmten Buchstaben ermittelt werden. Wird diese Funktion bei jeder Neuanlage verwendet, ist es möglich, für jeden Anfangsbuchstaben des Nachnamens fortlaufende Lieferantennummern zu erhalten. Folgende Dialog-Felder stehen zur Verfügung: 

Über den Button [Auflisten] werden die für diesen Bereich freien Nummern angezeigt. Ebenso erfolgt eine automatische Anzeige der Vorgänger- und der Nachfolgernummer. Werden mehrere freie Nummern angezeigt, kann die gewünschte Nummer per Mausklick markiert werden. Ein Mausklick auf den Button [OK] führt zur Übernahme der markierten Nummer in die Lieferanten-Verwaltung. Über den Button [Abbruch] kann dieser Dialog abgebrochen werden.

[Adressen übernehmen] Aus anderen Stammdatenbereichen können Daten in den Kunden-Bereich übernommen werden. Eine Aktivierung des Löschkennzeichens bewirkt die Löschung des Ursprungsdatensatzes.

[Eintrag kopieren] Über diese Funktion können Kunden-Stammdaten in eine neue Kundennummer kopiert werden.

[Löschung] Über diese Funktion wird der angewählte Stammsatz gelöscht.

[Bereich löschen] Löschen eines Stammdaten-Bereiches von/bis Kunden-Nummer.

Dabei gibt es eine umfangreiche Auswahl an Selektionskriterien. Löschung starten über Button [Löschen]. Im Dialogbereich [Protokoll] werden die Löschaktivitäten protokolliert.

ACHTUNG: Sie können nur Stammsätze löschen, die noch nirgends erfasst wurden (bspw. keine Archiveinträge, OP-Daten, Belege, etc.) hat.

 

[Suchen] Sprung in die Suche des jeweiligen Stammbereiches.

[Nächster Eintrag] + [letzter Eintrag] Falls mehrere Suchergebnisse vorliegen, kann über die Blätterfunktionen innerhalb der Stammdaten "geblättert" werden.

[Seitenansicht] + [Drucken] Sprung in den Listendruck. Dort wird automatisch die Adressliste des betroffenen Bereiches geöffnet.

In der Kundenverwaltung gibt es außerdem noch die Anwahl [Mahnungsdruck] Hier erfolgt ein Einsprung in das Mahnprogramm, nähere Beschreibung siehe im Bereich OP-Verwaltung (Kunden).

 

Ausführen

Über das Menü [Ausführen] kann ein direkter Einsprung in alle verfügbaren Belegarten erfolgen. Nach Auswahl der gewünschten Belegart wird automatisch eine neue Belegnummer angelegt. Der Zielbeleg kann anschließend in vollem Umfang bearbeitet werden.

Außerdem ist ein direkter Einsprung in das Textverarbeitungsprogramm TEDI vorgesehen. Hierbei wird differenziert zwischen:

Felder und Befehle

Anschrift