Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Verkäufer, Adressen) anlegen und verwalten
Inhaltsverzeichnis
- Hintergrund (Sinn und Zweck)
Hintergrund (Sinn und Zweck)
Die Basis jedes Unternehmens ist eine vollständige und genaue Stammdatenerfassung bzw. Pflege. Sie sind Grundlage vieler Planungs- und Geschäftsprozesse. Egal ob z.B. Kunden-, Lieferanten oder Artikelstammdaten – diese müssen immer aktuell, vollständig und fehlerfrei sein. Nur dadurch kann ein reibungsloser Betriebsablauf gewährleistet werden.
Diese Anleitung dient zur Beschreibung der Neuanlage und Pflege aller kunden-, lieferanten-, mitarbeiter-, verkäufer- und adressbezogenen Daten. Weiterhin werden auch Archivdaten zur Anzeige gebracht.
Voraussetzungen
Um eine optimale Grundlage für das Arbeiten im Programm zu schaffen, ist es wichtig, dass jegliche Stammdaten entsprechend angelegt sind. Daher sollten Sie sich direkt zu Beginn Gedanken machen, welche Informationen wichtig für Ihren täglichen Betrieb sind. Auch Daten, die zunächst vermutlich eher trivial erscheinen, wie bspw. die Kunden- oder Mitarbeiternummer, sind wichtig. Beispielweise benötigen Sie für die Auslagerung und Weiterverarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen einen entsprechenden Kunden- und Lieferantennummernkreis. Oder auch die Mitarbeiterdaten zur Weiterverarbeitung der Zeiterfassung in einem externen Lohnprogramm müssen kompatibel zueinander sein.
Anleitung
Stammdaten-Erfassung
Erfassung der postalischen Daten
Postalische Daten - Stammdatenübergreifend
Erfassung von Anreden
Die Zuordnung einer Anrede erfolgt über das gleichnamige Listenfeld. Sollte Ihre gewünschte Anrede nicht vorhanden sein, kann diese auch manuell erfasst werden. Wir empfehlen Ihnen, auch die Briefanrede und Briefname generell zu pflegen, um diese zukünftig z.B. zur Serienbrief-Generierung als Platzhalter für eine persönliche Ansprache nutzen zu können.
Möchten Sie dauerhaft (Brief)-Anreden anlegen, die Sie immer wieder abrufen können, steht Ihnen hierfür die separate Anreden-Verwaltung zur Verfügung.
Statuskennzeichen erfassen
Bei der Stammdaten-Neuanlage steht das Feld Status-Kennzeichen automatisch auf aktiv. Sollte sich eine Geschäftsbeziehung oder Anstellung beendet haben, sei es durch Insolvenz oder anderen Gründen, so kann das entsprechende Status-Kennzeichen hier gesetzt werden. Die Zuordnung dient ausschließlich zu Selektionszwecken und bewirkt keine Sperrung des Stammdatensatzes.
Geokoordinaten bei jeder Änderung neu ermitteln
Grundsätzlich können zu den jeweiligen Adressen die zugehörigen Geokoordinaten vom Programm ermittelt werden. Sobald Sie diese Checkbox aktivieren, werden jedes mal nach einer Adressänderung die Geo-Koordinaten direkt neu ermittelt. Ansonsten bleiben die bisherigen Koordinaten gespeichert.
Postalische Daten - Mitarbeiterspezifisch
Im Bereich Anschrift bzw. im Register weitere Mitarbeiterdaten werden die postalischen Daten wie Anschrift und Telefonnummern eingetragen. In den Feldern Straße / PLZ / Ort kann die private Anschrift des MA erfasst werden. Die Firmenanschrift wird nicht erfasst. Diese ist bereits in der Lizenz hinterlegt.
Weitere mögliche Angaben sind Telefon-, Fax-, Mobil-Telefon-Nummer, E-Mail und Internet-Adresse. Nach Bestätigung der jeweiligen Telefonnummer wird die Landesvorwahl automatisch vergeben und die Telefonnummer wird normiert gespeichert. Hier gibt es außerdem die Möglichkeit eine abweichende Mailadresse für ausgehende Mails bzw. Rechnungen/Gutschriften in ZUGFeRD-/X-Rechnungsformat zu hinterlegen.
Im Gegensatz. zur postalischen Anschrift werden hier die betrieblichen Verbindungsdaten hinterlegt. Für die privaten Verbindungsdaten stehen im Register Weitere Mitarbeiterdaten separate Felder zur Verfügung.