Sachkonten

Unter dem Bereich Sachkonten finden Sie zum einen Informationen zur Anlage und Verwaltung von Sachkonten für die buchhalterische Abwicklung einzelner Artikel, Belege und Buchungen.

Des Weiteren ist hier die Artikel-Kontogruppen-Verwaltung untergliedert, welche die Möglichkeit bietet, verschiedene Kontogruppen für die unterschiedlichsten Artikel und deren steuerlichen und buchhalterischen Besonderheiten hinsichtlich der Sachkonten anzulegen und zu verwalten.

Sachkonten anlegen und bearbeiten

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Im Rahmen des betrieblichen Rechnungswesens ist es die Aufgabe der Finanzbuchhaltung sämtliche Geschäftsvorfälle, die sich wertmäßig dokumentieren lassen, zu erfassen. Sinn und Zweck der Finanzbuchhaltung sind auf der einen Seite die wertmäßige Veränderung des betrieblichen Vermögens übersichtlich darzustellen, und auf der anderen Seite den Erfolg des Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum messen zu können.

Damit alle Geschäftsvorfälle sachlich und rechtlich korrekt dokumentiert werden können, wurde die Finanzbuchhaltung nach den „Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung" entwickelt. Hierzu ist es unabdingbar, die Stammdaten über die Sachkontenverwaltung zu pflegen.
Aber auch außerhalb der Finanzbuchhaltung sind Sachkonten erforderlich, um z.B. Ausgangsrechnungen auf das/die entsprechende/n Erlöskonto/en zu verbuchen (Verkaufsbelege verbuchen / Einkaufsbelege verbuchen), und gegebenenfalls an DATEV über die DATEV-Schnittstelle weiterzuleiten.

Voraussetzungen

Um mit der Sachkonten-Verwaltung zu arbeiten, legen Sie zuerst fest - gegebenenfalls nach Rücksprache mit Ihrem Steuerberater - mit welchem Kontenrahmen Sie arbeiten möchten (SKR03 oder SKR04). Außerdem entscheiden Sie die Länge bzw. Anzahl der Stellen Ihrer Sachkonten. Diese Hinterlegung finden Sie in der Anwahl Hauptmenü --> [Extras] --> [Konstantenverwaltung] --> [Finanzbuchhaltung] --> [Allgemein] --> KtoLänge.

Anleitung

Legen Sie im Bereich Stammdaten die Sachkonten an. Damit Sie nicht alle unternehmensrelevanten Konten manuell anlegen müssen, bietet die STREIT die Möglichkeit, einen Kontenrahmen nach DATEV-Standard, zum Beispiel den SKR 04, einzulesen. Diese Funktion darf nur nach Rücksprache mit einem Sachbearbeiter der Streit-Datentechnik GmbH durchgeführt werden.

Nachdem Sie den gewünschten Datev-Kontenrahmen erfolgreich eingelesen haben, empfehlen wir, alle fürs Unternehmen bedeutsamen Sachkonten mit den korrekten Einstellungen zu versehen. Beispielsweise die Konten Ihrer Hausbank.

Wählen Sie die Sachkonten-Suche über Hauptmenü --> [Stammdaten] --> [Sachkonten] an. Per Doppelklick auf ein bestehendes Konto oder über [Datei/Datensatz] --> [Neu] gelangen Sie in die Sachkontenverwaltung.

Um ein weiteres Konto hinzuzufügen, vergeben Sie zunächst die gewünschte Kontonummer im Feld KtoNr und einen firmenspezifischen Namen im Feld KtoBez. Das Feld KtoSuch ist ein weiteres Suchfeld - hier geben Sie einen gewünschten Suchbegriff ein.
Beispiel Anlage der Hausbank: KtoBez "Sparkasse Haslach-Zell", KtoSuch "Sparkasse".

Darunter ordnen Sie dem Konto gegebenenfalls Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger zu. Beachten Sie hier, dass diese Angaben auch für die Betriebsbuchhaltung benötigt werden. Daneben legen Sie über die Check-Box fest, ob bei der Verwendungen des Kontos, während der Buchungserfassung, die Kostenstelle und der Kostenträger als Pflichteingabe zu erfassen sind.

Über die Funktion [Konto mit KoA verbinden] wird eine neue Kostenart in der Kostenarten-Verwaltung mit derselben Nummer des Kontos automatisiert angelegt und dem Sachkonto hinterlegt.

Mit der Check-Box Umsatzrelevant werden die Konten gekennzeichnet, auf die Sie Ihre unternehmensrelevanten Umsätze buchen und später in einer Umsatzliste auswerten können. Weitere Informationen finden Sie weiter unten unter der Überschrift Umsatzrelevant.

Im Bereich Kennzeichen Steuerautomatik bestimmen Sie die Steuerautomatik. Beispielsweise in einem Erlöskonto die Umsatzsteuer. Die Angaben im Bereich Kennzeichen Steuerautomatik werden innerhalb der Buchungserfassung auf das jeweilige Konto automatisch berücksichtigt.
Über das Listenfeld Steuerart ordnen Sie dem Konto die richtige Steuerart zu.
Wenn es sich um ein Steuerkonto handelt, aktivieren Sie die Check-Box SteuerKto.
Das InfoKz setzen Sie bei dem/den betreffenden Konto/Konten (angeforderte Anzahlungen), wenn Sie mit Ist-Versteuerung arbeiten, um die automatischen Abläufe innerhalb der Buchungserfassung zu aktivieren.

Im Info-KtoNr wird das betreffende Konto (erhaltene Anzahlungen) erfasst, wenn Sie mit Ist-Versteuerung arbeiten. Erfassung nur möglich, wenn das Feld InfoKz  aktiv ist.
Auf dieses Konto wird bei Zahlungseingang von angeforderte Anzahlungen auf erhaltene Anzahlungen umgebucht.
Über die Aktivierung des Kennzeichens Steuerart beim Buchen änderbar wird die Änderung - auch Sperrung des Steuerkennzeichens - der Steuerart in der Buchungserfassung ermöglicht.
Im Bereich PosUVA tragen Sie in die 1. Spalte die Zeilennummer ein, die bei der Umsatzsteuervoranmeldung den Saldo des Kontos ausweisen soll.

Im Bereich Kontofunktionen legen Sie fest, ob es sich um das Verbindlichkeits- oder Forderungskonto handelt. Nur wenn Sie hier den Radio-Button (Forderungskonto oder Verbindlichkeitskonto) aktivieren, können Sie während der Buchungserfassung ein Personenkonto erfassen. Beispielsweise im Konto "Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung".
Außerdem setzen Sie bei allen Konten das Kennzeichen Automatischer Vortrag, bei denen Sie einen automatischen Vortrag aus dem Schlussbilanzkonto übernehmen möchten.
Im Listenfeld Bankkonto hinterlegen Sie bei Ihrem Bankkonto Ihre Hausbank. Die eingetragene Hausbank wird im Rahmen einer eventuellen Einlagerung von digitalen Kontoauszügen (MT940) herangezogen.

Im Bereich Optionen DATEV-Export sollte das Häkchen im Feld Datev Automatik-Konto bei Konten gesetzt sein, die auch im Kontenrahmen das AM- oder AV-Kennzeichen besitzen, wenn Sie einen Datenaustausch zu DATEV durchführen. Sollten Sie eine datev-abweichende Nummerierung verwenden, können Sie im Feld Fremdkonto die entsprechende Datev-Kontonummer eintragen.

Im Bereich Anlagenbuchhaltung hinterlegen Sie die dem Konto zugeordnete Anlagegruppe der Betriebsbuchhaltung.

Im Bereich Konten-Salden erhalten Sie eine Übersicht der Salden des Kontos der vergangenen Jahre inklusive des laufenden Jahres. Durch die Aktivierung der Check-Box vorläufige Daten einschließen, werden auch die Buchungen mit berücksichtigt, die lediglich in der Buchungserfassung erfasst, jedoch noch nicht abgeschlossen sind.

Im Bereich Konto-Zusatz sind insbesondere die Spalten Aktiv, Kontoart und mit Alternativzuordnung von Bedeutung. Mittels des Aktiv-Kennzeichens können Sie das Konto aus der Bebuchung ausschließen und mit der Kontoart weisen Sie manuell erstellte Konten entweder als Bilanzkonto (aktiv/passiv) oder als G+V-Konto aus. Für sogenannte Mischkonten, wie z.B. die Bank, die sowohl Aktiv- als auch Passivkonto sein kann, muss das Häkchen mit Alternativzuordnung gesetzt werden.

Erweiterte Anleitungen

Kopieren von Sachkonten

Ein Sachkonto kann 1:1 kopiert werden. Hierzu wählen Sie im zu kopierenden Sachkonto [Datei/Datensatz] --> [Eintrag kopieren] an oder klicken Sie auf das Kopieren-Symbol. Geben Sie im Zwischendialog die weitere, neue Kontonummer an und bestätigen mit [OK]. So werden alle Einstellungen duplizieren und Sie müssen lediglich die Bezeichnung anpassen.

Umsatzrelevanz

Mit der Check-Box Umsatzrelevant werden die Konten gekennzeichnet, auf die Sie Ihre unternehmensrelevanten Umsätze buchen und später in einer Umsatzliste auswerten können.

Innerhalb der Listenprogramme stehen folgende Listen zur Verfügung:

Bei Auswahl innerhalb des Listendrucks, Umsatzherkunft [Finanzbuchhaltung], beinhalten diese Listen die Netto-Umsätze aus Buchungen der Finanzbuchhaltung. Wichtig ist zu beachten, dass nur Buchungen auf Sachkonten mit Kennzeichen Umsatzrelevant zur Listenauswertung der Umsätze je Lieferant oder Kunde einfließen. Dieses Kennzeichen muss hierzu verwendet werden, da aus den Buchungen mit Buchungsschlüssel, bzw. Buchungen ohne Buchungsschlüssel nicht interpretiert werden kann, welche tatsächlich umsatzrelevant sind.

Konto-Änderungsassistent

Es gibt verschiedene Stellen, an denen Sachkonten vordefiniert sind. Möchte man beispielsweise den Sachkontenrahmen wechseln oder die Konten aufgrund eines Steuerwechsels anpassen, kann dies zentral über einen Änderungsassistenten erfolgen. Aufgerufen wird dieser in der Sachkonten-Verwaltung über die Menüzeile und anwahl [Extras] → [Konto-Änderungsassistent]. Im Folgedialog werden alle vordefinierten Konten angezeigt inklusive dem Programmteil, in dem sie derzeit verwendet werden. Im Feld KtoNrNeu können die gewünschten Konten eingetragen werden und nach Bestätigung werden die neuen Konten hinterlegt.

Ergebnis/Ausblick/nächste Schritte

Konten in Artikelstamm (Erlöse und Aufwand) prüfen und hinterlegen/ändern; Artikel-Kontogruppen-Verwaltung

Steuerarten und Steuersätze verwalten

Einstellungen in den Konstanten unter [Extras] --> [Konstantenverwaltung] --> [Finanzbuchhaltung] --> [Sachkonten]
und --> [Projekt] --> [Sachkonten]

Felder und Befehle

Artikel-Konto-Gruppen

In der Artikel-Kontogruppen-Suche und -Verwaltung finden Sie alle angelegten Artikel-Konto-Gruppen für die Artikelverwaltung.

Hier können Sie für jegliche Art von Artikeln in Ihrem Artikelstamm eine Gruppe mit entsprechenden Erlös- und Aufwandskonten anlegen, die dann entsprechend bei der Belegerstellung als Vorgabe verwendet werden (können im Beleg aber trotzdem individuell verändert werden).

Da der Artikelstamm üblicherweise sehr umfangreich sein kann bzw. ist, liegt der Vorteil einer solchen Artikel-Kontogruppe darin, dass Sie eine Änderung nur einmal in der betroffenen Artikelkonto-Gruppe einstellen können, und dies direkt in allen mit dieser Kontogruppe belegten Artikel geändert wird.

Bei Unsicherheiten über die korrekte Zuordnung der Konten empfiehlt es sich, dies mit Ihrem Steuerberater abzusprechen.