Rechnungs- / Gutschriftserstellung

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Die Projekt-Rechnungsstellung kann über verschiedene Varianten erfolgen: eine Abrechnung nach Gesamtaufmaß, nach Teilaufmaß oder pauschal. Die Gutschriftserstellung erfolgt entweder pauschal oder als Stornorechnung, d.h. über eine direkte Stornierung einer Teil- oder Schlussrechnung. 

Voraussetzungen

Einer Abrechnung nach aufgemessenen Mengen geht die Erfassung des Aufmaß und Übergabe der abzurechnenden Massen in das Projekt voraus. Eine pauschale Rechnungs- oder Gutschriftserstellung kann jederzeit erfolgen.

Anleitung

Auswahl der Druckstufe

Innerhalb der Ausgabeeinestellungen im Projekt, stehen Ihnen 6 Druckstufen zur Verfügung: Angebot, Nachtrags-Angebot, Auftragsbestätigung, Nachtrags-Auftragsbestätigung, Rechnung und Gutschrift. Dem entsprechend markieren Sie die gewünschte Druckstufe zur Rechnungs- oder Gutschriftengenerierung.

Anwahl der Druckeinstellungen zur Beleggenerierung

Zur Erstellung einer Projektrechnung wird innerhalb der Ausgabeeinstellungen die Registerkarte Ausgabe Rechnung/Gutschrift relevant. Für alle Belege gelten die gleichen Bedingungen, wie für die Angebots- oder Auftragsbestätigungserstellung.

Auswahl der Rechnungsart (Abschlags- oder Schlussrechnung)

Über das Listenfeld Rechnungsart entscheiden Sie, ob es sich um eine Abschlags- oder Schlussrechnung handelt.

Im Falle einer Abschlagsrechnung wird Ihnen die darauf folgende Nummer automatisch vorgeschlagen, je nachdem wie viele Teilrechnungen bereits erzeugt wurden.

STREIT schlägt über die Nummer immer die nächste, noch nicht erzeugte Teilrechnungsnummer vor. D.h. es wird grundsätzlich davon ausgegangen, dass Sie eine neue Teilrechnung erzeugen möchten. Sie haben jedoch die Möglichkeit, einen Wiederholungsdruck der zuletzt erzeugten Teilrechnung zu machen. Hierzu setzen Sie die vorgeschlagene Nummer um 1 zurücksetzen. Ein Zurücksetzen um mehrere Nummern ist nicht möglich, da Teilrechnungen i.d.R. aufeinander aufbauen.
Dies ist jedoch nur notwendig, falls sich Ihre Abrechnungsdaten (Aufmaßmengen, Preise, Pauschalbetrag) geändert haben.
Um grundsätzlich einen Wiederholungsdruck ohne Datenänderung vorzunehmen, stehen Ihnen die Druckmöglichkeiten über das Archiv zur Verfügung. Hierbei können Sie auf jegliche Teilrechnung zurückgreifen.

Im Falle der Schlussrechnung erfolgt eine Sicherheitsabfrage über welche Sie nochmals bestätigen, dass Sie auch tatsächlich eine Schlussrechnung erzeugen möchten.

Festlegung der Verbuchungsart (Übergabevariante in Rechnung)

Über das Listenfeld Verbuchungsart legen Sie fest, in welcher Form die generierte Rechnung weiterverarbeitet wird.
Die Variante Gesamtsumme als Pos. bewirkt, dass die abzurechnende Gesamtsumme in einem Betrag, als pauschale Position in die Rechnung übertragen wird. Dies verhindert im Endeffekt die Möglichkeit, auf positionsspezifische Erlöskonten zu verbuchen oder eine Artikelbezogene Umsatzauswertung zu erhalten.
Die Variante positionsweise bewirkt wiederum, wie der Name schon sagt, die Übergabe jeder einzelnen Position in den Rechnungsbeleg. Dadurch kann auf positionsspezifisch hinterlegte Erlöskonten verbucht werden und eine artikelbezogene Umsatzauswertung ist möglich.

Festlegung der Rechnungsvariante

Erstellung einer kumulierten Rechnung (nach Gesamtaufmaß)

Über das Listenfeld Variante steht Ihnen die Option nach Gesamtaufmaß zur Verfügung. Hierbei wird von einer kumulierten Abrechnungsweise ausgegangen. Dies bedeutet, dass von der Gesamtsumme die bereits erzeugten Teilrechnungen in Abzug gebracht werden, da davon auszugehen ist, dass sie zuvor die Gesamt-Aufmaßmenge zur Abrechnung in Ihr Projekt übergeben haben und nicht nur die Massen, welche seit der letzten Rechnungsstellung hinzugekommen sind.

Erstellung einer Teilmengen-Rechnung (nach Teilaufmaß)

Diese Variante setzt voraus, dass Sie nur die seit der letzten Abrechnung hinzugekommenen Massen aus der Aufmaßerfassung in Ihr Projekt zur Abrechnung übergeben. Es findet nach der Gesamtsumme kein Abzug der bereits erzeugten Rechnungen statt.
Es handelt sich hier um eine separate Rechnungsstellung, in der unbedingt beachtet werden muss, welche Massen aus dem Aufmaß übergeben werden und wurden.

Erstellung einer Abschlagsanforderung (pauschal)

Über die Variante pauschal haben Sie die Möglichkeit einen fixen Abschlagsbetrag, unabhängig eines Aufmaßes, zu berechnen. Nach Anwahl der Vorschau oder des Drucks öffnet sich ein Zwischendialog zur Erfassung der Abrechnungsdaten. Im Textfeld Erfassung Pauschalrechnung können Sie ihren individuellen Abrechnungstext gegenüber dem Kunden eingeben. Die darüber liegende Schaltfläche [TextEinlesen] erlaubt Ihnen einen Einsprung in die Textbausteine-Verwaltung, um einen bereits angelegten Text in das Textfeld einzulesen.
Die Menge belegen Sie i.d.R. mit dem Wert 1, andere Werte sind jedoch durchaus möglich.
Es findet entsprechend, zur Ermittlung des Rechnungsbetrages, eine Multiplikation mit dem Betrag statt.

Der Wert Einheit (Mengeneinheit) wird über das Feld MengEinhPR der Sprachen-Verwaltung vorbelegt.

Geben Sie im Feld Betrag den Netto-Rechnungsbetrag ein, oder nutzen Sie die Betragsermittlung über Hierarchiestufen oder Gesamt.

Erstellung einer kumulierten Abschlagsanforderung (pauschal mit Abzug)

Für die kumulierte Abschlagsanforderung gilt die gleiche Vorgehensweise, wie bei der zuvor beschriebenen Variante. Zu beachten ist jedoch, dass vom eingegeben Betrag die bereits gestellten Abschlagsrechnungen in Abzug gebracht werden.
Dieser muss somit als Gesamtsumme, inklusive bereits in Rechnung gestellter Beträge, netto eingegeben werden.

Betragsermittlung pauschale Rechnung

Der pauschale Rechnungsbetrag kann prozentual aufgrund des Angebotspreises oder dem Preis aus dem Aufmaß berechnet werden.
Wird im Projekt die Variante pauschal oder pauschal mit Abzug gewählt und anschließend der Druck ausgelöst, erscheint der Dialog zur Erfassung der Pauschalrechnung.

Über die Schaltfläche [Betragsermittlung Hierachie] werden Ihnen die einzelnen Hierachiestufen mit zugehörigen Summen aus dem Projekt angezeigt. Sie haben hier die Möglichkeit, Ihren Abrechnungsbetrag entweder absolut oder prozentual ermitteln zu lassen. Anhand der Felder UmsGes, UmsLohn etc. können Sie mithilfe der prozentualen Erfassung in den Feldern UmsGesBerPzt, UmsLohnBerPzt ect. den Rechnungsbetrag ermitteln lassen. Durch Befüllen der gewünschten Prozentwerte stellt sich der Abrechnungsbetrag im Feld Rechnungsbetrag netto ein. Dieser wird nach Bestätigung des Dialoges in das Feld Betrag übertragen.
Über die Schaltfläche [Betragsermittlung Gesamt] wird Ihnen ein Gesamtbetrag je nach Basisbetrag Herkunft (BasisBtrgHerk) angezeigt. Im Feld BasisBtrgHerk haben Sie zahlreiche Möglichkeiten, sich eine gewünschte Basisbetragsherkunft heranzuziehen, wie z.B. Gesamtbetrag (Angebotsmengen), Gesamtbetrag (Aufmaßmengen), Materialanteil (Angebotsmengen) und viele mehr.
Je nach Einstellungen wird die Ausgangssumme in das Feld BasisBtrg eingestellt. Durch Befüllen des Prozentsatzes wird der Rechnungsbetrag netto eingestellt.
Je nach Hinterlegung der Rundungsart und des Rundungsschritt kann der Rechnungsbetrag netto beeinflusst werden. Nach Bestätigung des Dialoges wird dieser in den Betrag zur Abrechnung in das Feld Betrag übernommen.

Abzugsvarianten vorangegangener Teilrechnungen

Über das Listenfeld Rechnungsabzug stehen Ihnen verschiedene Varianten zum Abzug vorangegangener Teilrechnungen bei Abrechnung nach Gesamtaufmaß oder pauschal mit Abzug:

• Abzug Netto-Rechnung - Die Netto-Rechnungsbeträge der bereits erzeugten Teilrechnungen werden auf Ihrer neuen Teilrechnung vom Gesamt-Nettobetrag in Abzug gebracht

• Abzug Brutto-Rechnung - Die Brutto-Rechnungsbeträge der bereits erzeugten Teilrechnungen werden auf Ihrer neuen Teilrechnung vom Gesamt-Bruttobetrag in Abzug gebracht

• Abzug erfolgter Zahlungen - Die in der Registerkarte Zahlungen zu den jeweiligen vorangegangenen Teilrechnungen erfassten Zahlbeträge werden auf Ihrer neuen Teilrechnung vom Gesamt-Bruttobetrag in Abzug gebracht. Auf dem Ausdruck wird schließlich der zu zahlende Betrag ausgewiesen, was jedoch nicht mit dem eigentlichen Rechnungsbetrag verglichen werden kann. Der Rechnungsbetrag zur Verbuchung wird aufgrund des Rechnungsabzuges (brutto oder netto) ermittelt.
  !!! Achtung !!! Sie erzeugen unter Umständen eine Rechnung, ohne den eigentlichen Rechnungsbetrag auszuweisen.

• AR: Netto-Abzug / SR: Brutto-Abzug mit USt-Ausgleich - empfohlen -  Bei dieser Variante werden die Teilrechnungen mit Nettoabzug gestellt und die Schlussrechnung per Bruttoabzug. Bei den Teilrechnungen wird dadurch nur die neue Teilleistung versteuert und die Steuerkorrektur erfolgt erst bei der Schlussrechnung.

Betragsquelle bei Zahlungsabzug

Diese Einstellung regelt die Übergabe in die Verbuchung bzw. auch die Übergabe in die Finanzbuchhaltung.
Durch das Aktivieren der Betragsquelle bei Zahlungsabzug, wird der tatsächliche Zahlbetrag verbucht.

Zahlungsinformationen mit ausgeben (Zahlungsinfo)

Über die Checkbox Zahlungsinformation ausgeben kann beim Druck einer Rechnung mit den Abzugsvarianten Abzug Netto- oder Abzug Brutto-Rechnung, eine Zahlungsinformation mit ausgegeben werden. Hierdurch wird die Darstellung des neuen Rechnungsbetrags ermöglicht und Ihr Kunde erhält trotzdem noch eine Information darüber, was er tatsächlich noch zu bezahlen hat.
Über die Checkbox Zahlungsinformation auf neuer Seite ausgeben können Sie einen Seitenumbruch vor Darstellung der Zahlungsinfo erzwingen. Des weiteren steht über das Listenfeld Ausgabeoption die Auswahl einer Kurzinfo oder einer detaillierten Variante - mit und ohne Umsatzsteuerwechsel-Ausgleich - zur Verfügung.

Ermittlung der Skontobeträge bei Rechnungsstellung

Die Ermittlung der Skontobeträge laut hinterlegter Zahlungsbedingung wird im Bereich Skontoberechnung über die beiden Listenfelder Teilrechnung und Schlussrechnung gesteuert. Folgende Varianten stehen jeweils zur Verfügung:

• zu zahlender Betrag skontieren - Grundlage zur Errechnung des Skontobetrags bildet der zu zahlende Betrag. Dieser ermittelt sich aus dem Gesamtbetrag brutto abzüglich bereits geleisteter Zahlungen, welche über die Registerkarte Zahlungen zu den bisherigen Teilrechnungen hinterlegt sind.

• Rechnungsbetrag skontieren - Grundlage zur Errechnung des Skontobetrags bildet der Rechnungsbetrag. Dieser ermittelt sich aus dem Gesamtbetrag brutto abzüglich bereits gestellter Rechnungen brutto.

• Skontierung des Gesamtbetrages abzüglich gewährter Skonti - Diese Auswahl berechnet den Skontobetrag immer aus dem Gesamtbetrag reduziert um bereits gewährte Skontobeträge, welche über die Registerkarte Zahlungen zu den bisherigen Teilrechnungen hinterlegt sind.

Buchhaltungsrelevante Daten bei Belegerstellung (Erlöskonto und Kostenstelle)

Über die Registerkarte Ausgabe Rechnung/Gutschrift der Projekt-Druckeinstellungen legen Sie über das Eingabefeld Erlöskto die weitere Verbuchung der Rechnung fest. Je nachdem, ob eine Teil-, Schlussrechnung oder Gutschrift erzeugt wird und abhängig der Steuerpflicht und Steuerart, können verschiedene Erlöskonten vorbelegt werden. Die Vorbelegung erfolgt über die Konstanten-Verwaltung und die Konstantenschalter SHWDefaultGS (für Gutschriften), SHWDefaultTR (für Teilrechnungen) und SHWDefaultSR (für Schlussrechnungen).

Es besteht auch die Möglichkeit, über sogenannte Belegschemen und Belegpositions-Schemen die Erlöskonten und Kostenarten zu hinterlegen.

Pflichteingabe Leistungserbringung bei Erzeugung einer Schlussrechnung

Über das Datumsfeld Leistungserbringung wird i.d.R. das Ende Ihrer Leistung zu diesem Projekt datiert. Diese Eingabe ist bei Erzeugung der Schlussrechnung Pflicht.

Um einen Leistungszeitraum auszuweisen, sollten 2 Datumsfelder genutzt werden, das Datumsfeld Baubeginn tatsächlich aus den Projekt Zusatzdaten für den Beginn und das Datumsfeld Bauende tatsächlich für das Ende der Leistung. Diese Felder können über die Druckdesign-Einstellung für den Ausdruck der Rechnungen fest hinterlegt werden. Dieser Zeitraum wird auch für eine gewünschte Übertragung per E-Rechnung (Zugferd, X-Rechnung) herangezogen -> sh. auch Ausgabe als E-Rechnung -> zusätzlicher Dialog.

Zahlungseingänge zu gestellten Rechnungen erfassen

Über die Registerkarte Rechnungsübersicht Ihrer Projektbearbeitung können die eingegangenen Zahlungen zu den erzeugten Projektrechnungen erfasst werden. Jede neu erstellte Rechnung wird automatisch in dieser Tabelle in einer separaten Zeile gespeichert. Die hier erfassten Zahlungen sind maßgebend für den Ausdruck der Zahlungsinformationen oder der Ausweisung des zu zahlenden Betrages, wenn bei Erstellung Ihrer nächsten Rechnung die Rechnungsabzugsvariante Abzug erfolgter Zahlungen gewählt wird.

Zur Erfassung eines Zahlungseingangs steht Ihnen das Betragsfeld Zahlbetrag zur Verfügung. Hier tragen Sie den tatsächlichen Betrag ein, der auf Ihrem Bankkonto eingegangen ist. Des weiteren erfolgt die Eingabe des Zahldatum und eventuell in Abzug gebrachter Skontobeträge über die Eingabefleder Skonto % bzw. Skontobetrag. Über das Listenfeld Bankkonto haben Sie die Möglichkeit, Ihre Hausbank zu hinterlegen, auf welcher die Zahlung eingegangen ist.

Im Rahmen der STREIT-Finanzbuchaltung oder der OP-Verwaltung (Kunden) erfasste Zahlungseingänge (mit Zuordnung bei Verbuchung zu einer Projektrechnung) können automatisiert in dieses Zahlungsregister übertragen werden. Diese eingelagerten Datensätze können anschließend manuell nicht korrigiert werden. Eine Änderung erfolgt ausschließlich über die Finanzbuchhaltung oder die OP-Verwaltung. Die Steuerung der automatisierten Übergabe der Zahlungseingänge aus der Finanzbuchhaltung erfolgt über die Konstanten-Verwaltung und den Konstantenschalter Zahlungen in Projektverw. übertragen.

Eine pauschale Gutschrift erstellen

Zur Erstellung einer pauschalen Gutschrift wählen Sie über die Projekt-Druckeinstellungen die Druckstufe Gutschrift. Nach Anwahl der Vorschau oder des Drucks öffnet sich ein Zwischendialog zur Erfassung der Gutschriftsdaten. Im Textfeld Erfassung Gutschrift können Sie ihren individuellen Text gegenüber dem Kunden eingeben. Die darüber liegende Schaltfläche TextEinlesen erlaubt Ihnen einen Einsprung in die Textbausteine-Verwaltung, um einen bereits angelegten Text in das Textfeld einzulesen.
Die Menge belegen Sie i.d.R. mit dem Wert 1, andere Werte sind jedoch durchaus möglich.
Es findet entsprechend, zur Ermittlung des Gutschriftsbetrages, eine Multiplikation mit dem Betrag statt.
Der Wert ME (Mengeneinheit) wird über das Feld MengEinhPR der Sprachen-Verwaltung vorbelegt.

Der Gutschrift-Betrag kann auch über die Betragsermittlung generiert werden.

Nach einer erstellten Schlussrechnung kann maximal 1 Gutschrift noch erstellt werden.

Eine erzeugte Rechnung gutschreiben (Stornorechnung)

Um eine bereits aus dem Projekt erzeugte Rechnung gutzuschreiben, d.h. eine Stornorechnung zu erzeugen, steht Ihnen die Funktionalität über die Registerkarte Rechnungsübersicht zur Verfügung. Über das Kontextmenü und Anwahl [Gutschrift erstellen] auf die entsprechende Rechnung, öffnet sich der Dialog zur Erfassung der Gutschriftsdaten. Im Textfeld Erfassung Gutschrift können Sie ihren individuellen Text gegenüber dem Kunden eingeben. Die darüber liegende Schaltfläche TextEinlesen erlaubt Ihnen einen Einsprung in die Textbausteine-Verwaltung um einen bereits angelegten Text in das Textfeld einzulesen.
Die Menge wird automatisch mit dem Wert 1 belegt und kann nicht geändert werden. Ebenso wird der Betrag automatisch mit dem Rechnungsbetrag der zuvor markierten Rechnungszeile vorbelegt und kann ebenfalls nicht geändert werden.
Im Fall einer Stornorechnung wird nun das Feld Zugehörig zu Rechnungs-Nr relevant. Es wird automatisch die Rechnungsnummer der zuvor markierten Rechnungszeile vorbelegt.
Ebenso wird automatisch die Checkbox Stornogutschrift aktiviert.
Über die Checkbox Teilrechnungsnummer wiederverwenden können Sie, gesetzt den Fall Sie stornieren die zuletzt erfasste Teilrechnung, die Teilrechnungsnummer der stornierten Rechnung wieder belegen. STREIT schlägt Ihnen bei der nächsten Rechnungsstellung automatisch diese Nummer als nächste zu belegende vor.

Export in ZUGFeRD

Damit Sie Rechnungen im ZUGFeRD-Format bereitstellen können, steht Ihnen innerhalb der Ausgabeeinstellungen → Ausgabe Rechnung/Gutschrift das Auswahlfeld Ausgabe in ZuGFeRD zur Verfügung. Bei Auswahl [EXTENDED] wird beim Rechnungsdruck im pdf-Format ein pdf mit anhängenden ZUGFeRD-Daten erzeugt. Wählen Sie hierzu im Druckdialog die Ausgabe über Adobe PDF Format oder EMail, Dokument als PDF-Anhang.
Bei Auswahl XRechnung wird beim Rechnungsdruck eine xml-Datei erzeugt. Wählen Sie hierzu im Druckdialog die Ausgabe über XML Format oder, wenn gewünscht, XML Format als E-Mail-Anhang. Möchten Sie die Rechnung noch zusätzlich in PDF-Format erstellen oder per Mail direkt versenden, wird die XML-Datei in die PDF eingebettet.

Die Vorbelegung des ZUGFeRD-Profil wird über den Kunden-Stammsatz gesteuert. Innerhalb der Kunden-Verwaltung steht Ihnen hierzu innerhalb der Zuordnungen im Bereich ZUGFeRD / XRechnung das Auswahlfeld Profil zur Verfügung. Stellen Sie dort auch über die Schaltfläche [Einstellungen] weitere, für ZUGFeRD relevante, Daten ein.

Innerhalb der ZUGFeRD-Daten wird u.U. Ihre Bankverbindung mitgegeben. Welche Bankverbindung mitgegeben wird, steuern Sie innerhalb der Konstanten-Verwaltung über den Konstantenschalter Default-Bank für ZUGFeRD-Export.

Erstellung X-Rechnung

Möchten Sie eine X-Rechnung aus dem Projekt erstellen, steht Ihnen innerhalb der Ausgabeeinstellungen → Ausgabe Rechnung/Gutschrift das Auswahlfeld Ausgabe in ZUGFeRD zur Verfügung. Bei Auswahl X-Rechnung wird Ihnen je nach Druckausgabe eine XML-Datei erstellt, welche den allgemeingültigen Anforderungen für X-Rechnungen entspricht.

Bei der Druckausgabe können Sie direkt bei der Ausgabe XML-Format wählen. Möchten Sie die Rechnung noch zusätzlich in PDF-Format erstellen oder per Mail direkt versenden, wird die XML-Datei in die PDF eingebettet.

Um eine X-Rechnung erstellen zu können, sind folgende Einstellungen notwendig:

1.) Konstantenverwaltung: Hinterlegung einer Default-Bank für ZUGFeRD-Export unter gleichnamigen Konstantenschalter.

2.) Kunden-Verwaltung: Unter dem Register "Firmenstruktur/Zusatzdaten" muss die Leitweg-ID von Ihrem Kunden hinterlegt werden. Sobald ein Objekt mit spezifischer Leitweg-ID im Projekt hinterlegt ist, wird diese übernommen.

3.) Projekt-Verwaltung: Für Abschlags- und Schlussrechnungen muss jeweils eine Zahlungsbedingung, eine Kunden-Telefonnummer und Kunden-Mailadresse hinterlegt sein. Außerdem wird bei Auslagerung der, im Projekt hinterlegte, Verkäufer (inkl. Telefonnummer/Mailadresse),  falls nicht vorhanden der Projektleiter (inkl. Telefonnummer/Mailadresse) und falls beides nicht vorhanden der Sachbearbeiter (inkl. Telefonnummer/Mailadresse) übermittelt.

Bereits beim Erstellen der Datei erfolgt eine Schematron-Prüfung, d.h. es wird direkt geprüft, ob die X-Rechnung anhand der vorhandenen Daten laut Vorgaben entsprechend erstellt werden kann.

Dateianlagen in einer X-Rechnung

In die XML-Datei der X-Rechnungen können bei Bedarf auch Dateianlagen eingebettet werden. Mögliche Formate sind dabei PDF, PNG, JPG, CSV, XLSX, ODS.

Hierzu gehen Sie wie folgt vor:
In der Menüleiste innerhalb der Projekt-Verwaltung gibt es, wie auch aus dem Bereich der Auftragsbearbeitung bekannt, das Symbol der "Büroklammer" (oder Anwahl über die Menüleiste [Ausführen] → [Anlagen verwalten]). Hier hinterlegen Sie die Dateianlagen, welche beim Mailversand (oder eingebettet in die X-Rechnung) aus der STREIT als Anhang übermittelt werden sollen..

Sollten Sie eine Datei direkt in die XML einbetten wollen, können Sie dies über der Checkbox AusgabeERech aktivieren. Über die Checkbox AusgabeErlaubt bestätigen Sie die generelle Ausgabe - bei Aktivierung der Spalte AusgabeEMail wird die Dateianlage als PDF-Anhang beim Email-Versand beigefügt.

Im Folgenden werden nun noch die häufigsten Fehlermeldungen beschrieben, die aufgrund fehlender Daten bei Erstellung einer X-Rechnung generiert werden: