Positionserfassung

Grundlegende Informationen zur Positionserfassung

Nach erfolgreicher Anlage der Beleg-Vormaske erfolgt die Erfassung der Beleg-Positionen über die Erfassungstabelle der Registerkarte Positionen. 
Zur Positionserfassung stehen Ihnen sämtliche Funktionen über das erweiterte Kontextmenü, durch Rechtsklick auf eine Erfassungszeile, zur Verfügung. Zur Komfort-Erfassung steht Ihnen des weiteren ein Komfort-Kontextmenü, mit den gängigsten Positionsarten, über SHIFT+Rechtsklick (oder Menütaste der Tastatur) zur Verfügung.

Folgende Felder stehen innerhalb der Positionserfassung zur Verfügung:

Positionsnummerierung - automatisch oder individuell

Über die Konstanten-Verwaltung → Register [VK-Beleg] → Spalte Automatische Nummerierung steuern Sie die Nummerierung je Belegstatus individuell. Folgende Einstellungen stehen Ihnen zur Verfügung:

Ist die automatische Nummerierung deaktiviert, haben Sie innerhalb der Positionstabelle die Möglichkeit über das Kontextmenü und Anwahl [Funktionen] → [Positions-Nummerierung] eine Nummerierung der vorhandenen Positionen durchzuführen.

Erfassung von Standard-Positionen

Erfassung von Artikeln und Dienstleistungen aus dem Artikelstamm

Geben Sie eine Artikelnummer im Feld Artikel-Nr ein. Nach Bestätigung mit TAB werden sämtliche Daten aus den Artikel-Stammdaten in die Position übernommen und können bei Bedarf angepasst werden.

Falls die Artikelnummer nicht bekannt ist nutzen Sie die Suchfunktion über Anwahl der Such-Schaltfläche des Felds ArtNr. Nach Anwahl öffnet sich die Artikel-Suche. Per Doppelklick auf, bzw. durch Anwahl einer Zeile der Suchergebnistabelle und Bestätigung mit ENTER wird der Artikel in den Beleg übernommen.
Über die Artikel-Suche haben Sie ebenso die Möglichkeit, mehrere Artikel gleichzeitig in den Beleg zu übernehmen. Markieren Sie innerhalb der Suchergebnis-Tabelle der Artikel-Suche die gewünschten Artikel. Durch Bestätigung mit ENTER werden die Artikel in den Beleg übernommen.

Erfassung von diversen / manuellen Artikeln (gewünschter Artikel ist nicht vorhanden)

Ist der gewünschte Artikel zur Positionserfassung nicht in den Artikel-Stammdaten vorhanden, haben Sie die Möglichkeit, einen diversen Artikel zu erfassen. Diverse Artikel sind über die Artikel-Verwaltung entsprechend gekennzeichnet (Divers) und werden ohne Texte und Preise eingestellt. Durch Eingabe der betreffenden Artikelnummer (Standard: m oder ms), sowie der gewünschten Menge steht Ihnen dann die folgenden Spalten zur freien Eingabe zur Verfügung.

Erfassung von Textbausteinen/Textzeilen

Um reine Textpositionen zu erfassen, können Sie auf sogenannte Textbausteine zurückgreifen. Auch Textbausteine haben eine Artikelnummer, weshalb die Erfassung der "normalen" Artikelerfassung gleicht. Die Anlage und Verwaltung der Textbausteine erfolgt über die Textbaustein-Verwaltung.
Möchten Sie individuelle Textzeilen erfassen, welche nicht über Textbausteine abrufbar sind, erfassen Sie direkt im Feld Kurztext den gewünschten Text.

Vergabe von Rabatten und Zuschlägen

STREIT® bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Rabatte zu erfassen. Voraussetzung für die Rabattierung ist, dass der jeweilige Artikel in der Artikel-Verwaltung rabattierfähig geschlüsselt ist. Diese Vorgabe kann allerdings in den Belegpositionen im Feld rabattierbar zeilenweise geändert werden.

Positionsrabatt erfassen

Um auf eine bestimmte Position einen Rabatt zu vergeben, geben Sie diesen in das Feld Zu/Ab1 ein. Dieser wird beim Druck innerhalb der jeweilig erfassten Belegposition ausgewiesen.
Möchten Sie den Positionsrabatt mit einem Text versehen und in einer separaten Zeile ausweisen steht Ihnen über das Komfort-Kontextmenü die Funktion [Positionsrabatt] zur Verfügung. Wechseln Sie nach Anwahl mit TAB in das Feld Zu/Ab1 und tragen den gewünschten Rabatt mit Minusvorzeichen ein.

Gesamtrabatt erfassen

Im Bereich Belegsummen unterhalb der Positionserfassungstabelle geben Sie ihren gewünschten Prozentsatz im Feld Rabatt ein und verlassen das Eingabefeld mit der Tabulatortaste. Hierbei werden alle Angebotspositionen rabattiert, welche in der Artikel-Verwaltung rabattierfähig geschlüsselt sind. Die Höhe des Rabattes wird sofort in Euro berechnet und nach Eingabe des Prozentbetrages angezeigt.
Eine weitere Möglichkeit einen Gesamtrabatt auf rabattierfähige Artikel zu erfassen bietet Ihnen STREIT® über das Komfort-Kontextmenü und Anwahl der Funktion [Rabatt auf gesamte Positionen]. Nach Anwahl und Bestätigung des Kurztextes gelangen Sie in das Feld Zu-/Abschlag Zu/Ab1 und tragen hier Ihren Prozentsatz ein. Da es sich bei diesem Feld um einen Zu- oder Abschlag handelt, geben Sie zur Rabattvergabe den Wert mit Minus-Zeichen ein. Nach Bestätigen der Zeile wird der Rabatt automatisch ermittelt.

Zwischenrabatt erfassen

Wollen Sie für bestimmte Bereiche Ihres Angebots Rabatte vergeben, steht Ihnen über das Komfort-Kontextmenü die Funktion [Zwischenrabatt] zur Verfügung. Wechseln Sie nach Anwahl mit TAB in das Feld Zu/Ab1 und tragen den gewünschten Rabatt mit Minusvorzeichen ein. Bestätigen Sie die Erfassung mit Tabulator und Enter damit der Zwischenrabatt eingefügt ist. Der Rabatt wird immer vom letzten erfassten Zwischenrabatt ausgehend errechnet.

Abschlag auf alle Vorpositionen

Um einen Rabatt auf alle bisher erfassten Belegpositonen zu erfassen, steht Ihnen über das Komfort-Kontextmenü die Funktion [Rabatt auf alle Vorpositionen] zur Verfügung. Wechseln nach Anwahl mit TAB in das Feld Zu/Ab1 und tragen den gewünschten Rabatt mit Minusvorzeichen ein.

Legierungszuschlag erfassen

Möchten Sie einen Legierungszuschlag erfassen verwenden Sie das Komfort-Kontextmenü. Im Auswahlmenü wählen Sie Legierungszuschlag aus. Wechseln Sie mit der Tabulatortaste in das Feld Zu/Ab1 und tragen den gewünschten Zuschlagssatz ein. Der Legierungszuschlag gilt für die Vorposition.

Teuerungszuschlag erfassen 

Einen Teuerungszuschlag erfassen Sie indem Sie über das Komfort-Kontextmenü Teuerungszuschlag auswählen. Wechseln Sie mit der Tabulatortaste in das Feld Zu/Ab1 und tragen den gewünschten Zuschlagssatz ein.

Zu-/abschläge erfassen für Zuschlags-, Waren-, Rabatt- oder manuelle Gruppen

Die Erfassung von Zu-/Abschlägen auf Gruppen wählen Sie grundsätzlich über das Kontextmenü einer neuen Erfassungszeile und Anwahl [Positionsarten] → Register Rabatt/Zuschlag an.

Möchten Sie Zuschläge auf bestimmte Gruppen erfassen stehen Ihnen mehrere Erfassungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Die Erfassungstabelle enthält folgende Spalten:

Mit Klick auf [OK] werden die Zu-/Abschläge errechnet und gegebenenfalls die entsprechenden Zu-/Abschlagszeilen generiert.
Anmerkung: Innerhalb der Auftragsbearbeitung besteht die Möglichkeit den Rabattbetrag aller im Beleg getätigten Rabatte (Zeilenrabatt, Zwischenrabatt, Rabatt auf Vorpositionen, Gesamtrabatt, Belegrabatt usw) in einer Infozeile darzustellen. Im Standard-Druckdesign ist diese Ausgabe enthalten. 

... über Zuschlagsgruppen

Möchten Sie einen Gruppenzuschlag erfassen verwenden Sie das Komfort-Kontextmenü. Im Auswahlmenü wählen Sie Gruppenzuschlag auf ZuschlGrp aus. Sind im Beleg Artikel aufgeführt welche über die Artikel-Stammdaten eine Zuordnung zu einer Zuschlagsgruppe haben, werden die Zuschläge gemäß der hinterlegten Zuschlagsgruppe automatisch ermittelt.

... über Warengruppen

Einen Zuschlag auf Warengruppen erfassen Sie über das Kontextmenü --> [Positionsarten] --> [Rabatt/Zuschlag]. Markieren Sie den Radio-Button Warengruppe. Anschl. werden in der Erfassungstabelle im Bereich Gruppen-Zu-/Abschläge alle Warengruppen aufgelistet, um sie mit Zu-/Abschlägen versehen zu können. Dabei ist das Feld WGR im Artikelstamm ist maßgebend.  

... über Rabattgruppen

Einen Zuschlag auf Rabattgruppen erfassen Sie über das Kontextmenü --> [Positionsarten] --> [Rabatt/Zuschlag]. Markieren Sie den Radio-Button Rabattgruppe. Anschl. werden in der Erfassungstabelle im Bereich Gruppen-Zu-/Abschläge alle Rabattgruppen aufgelistet, um sie mit Zu-/Abschlägen versehen zu können. Dabei ist das Feld Rabattgruppe im Artikelstamm ist maßgebend.  

... über manuelle Gruppen

Einen Zuschlag auf manuelle Gruppen erfassen Sie über das Kontextmenü --> [Positionsarten] --> [Rabatt/Zuschlag]. Markieren Sie den Radio-Button Manuelle Gruppe. Anschl. werden in der Erfassungstabelle im Bereich Gruppen-Zu-/Abschläge alle manuellen Gruppen aufgelistet, um sie mit Zu-/Abschlägen versehen zu können. Manuelle Gruppen können über das Kontextmenü --> [Zusatzdaten] im Register Allgemein, Feld Manuelle Gruppe vergeben werden. 

Rabattierung von Rohstoffen

Werden Artikel rabattiert, welche Rohstoffe beinhalten, wirkt sich nicht nur die hinterlegte Rabattierfähigkeit im Artikel aus. Entscheidend für die Rabattierung ist ebenfalls die Einstellung der Rohstoffrabattierung in der Konstanten-Verwaltung. Wählen Sie im Menü über [Extras] --> [Konstantenverwaltung] --> [Auftragsbearbeitung] --> [Preisbildung] an. Im Feld FAKDefaultRohstRabKz legen Sie fest, wie die Rabattierung der Rohstoffe erfolgen soll. Folgende Vorgabewerte stehen Ihnen im Listenfeld zur Verfügung:

Kopieren von Belegpositionen aus anderen Belegen

Zur Positionserfassung haben Sie die Möglichkeit auf Belegpositionen bestehender Belege zuzugreifen und diese in Ihren neuen Beleg einzulesen.

Über das Kontextmenü der Positionserfassungstabelle wählen Sie die Funktion [Positionsdaten einlesen aus] → [vorhandenen Belegpositionen]. Im Dialog Belegzeilen kopieren wählen Sie über das Listenfeld den Belegstatus zur Selektion des Beleges, aus welchem die Positionen kopiert werden sollen.
Durch Anwahl der Such-Schaltfläche des Feldes Belegnummer Beleg-Nr gelangen Sie in die zugehörige Beleg-Suche. Nach Selektion des Beleges und Übernahme, werden die Positionen innerhalb der Positionstabelle aufgelistet.
Standardmäßig ist die Preisermittlung aktiv. Dies bedeutet, dass bei der folgenden Übernahme der Positionen in den aktuellen Beleg, die aktuellen Preise aus den Stammdaten ermittelt werden. Deaktivieren Sie die Preisermittlung, werden die Preise aus dem Ursprungsbeleg übernommen.
Die Übernahme der Positionen aus dem Dialog in die Positionserfassung des Beleges erfolgt im Drag&Drop-Verfahren.

Positionen löschen/einfügen

Um eine Positionszeile einzufügen, markieren Sie die Position, nach der eine Zeile eingefügt werden soll über die Zeilennummerierung. Durch Bestätigung mit ENTER wird eine neue Zeile nach der markierten Position eingefügt. Alternativ können Sie eine neue Zeile auch über das Kontextmenü --> [Eintrag einfügen] erstellen (Tastaturkürzel: Shift + ENTER). Die neue Zeile wird dann vor der markierten Position eingefügt.

Positionen werden nach Markierung über die Zeilennummerierung entweder über das Kontextmenü --> [Eintrag löschen] oder über die Entf-Taste gelöscht.

Bei der Löschung über das Kontextmenü erhalten Sie im folgenden Dialog die Sicherheitsabfrage ob die Position wirklich gelöscht werden soll.

Verwendung unterschiedlicher Positionsarten

Haupt- und Unterpositionen erfassen

Möchten Sie eine Leistung, welche sich aus mehreren Bestandteilen zusammensetzt, erfassen und dem Endkunden die Bestandteile der Leistung auf dem Ausdruck mit ausgeben, wenden Sie die die Positionsart Haupt- und Unterposition an.

Erfassung der Hauptposition

Die Erfassung beginnt mit der Eingabe der Hauptposition auf einer neuen Erfassungszeile über das Komfort-Kontextmenü → [Hauptposition]. Es wird hierbei von einer Hauptposition auf Einheitsmenge ausgegangen.
Geben Sie nach Anwahl die Menge der Hauptposition und den Text ein.

Alternativ zur Erfassung über das Komfort-Kontextmenü, besteht die Möglichkeit, eine Hauptposition über das Kontextmenü und Anwahl [Positionsarten] → Register Hauptposition, zu erfassen.
Die Berechnung der Unterpositionen zur Hauptposition wird über die Radiobuttons Haupt-/Unterpos.-Berechnung gesteuert. 2 Möglichkeiten finden hier Verwendung:

Nach erfolgreicher Erfassung der Hauptposition werden die zugehörigen Bestandteile als Unterpositionen erfasst.

Erfassung der Unterpositionen

Die Erfassung der Unterpositionen erfolgt gleich einer Standardposition. Durch die vorhergehende Erfassung der Hauptposition werden alle Folgepositionen automatisch als Unterpositionen gekennzeichnet. Haben Sie alle Unterpositionen erfasst erfolgt der Abschluss der Haupt-/Unterpositionserfassung durch setzen der Positionsart Ende Unterpositionen, ebenfalls abrufbar über das Komfort-Kontextmenü --> [Unterpositionen beenden] in der nächsten Erfassungszeile nach der letzten Unterposition.

Erfassen von Alternativ-/Eventualpositionen

Im Angebotsstatus können Positionen unter anderem als Alternativ- oder Eventualposition erfasst werden. Wählen Sie hierzu über das Kontextmenü --> [Positionsarten] aus. Im folgenden Dialog befindet sich im Register Artikelposition der Bereich AlternKz.

Die Funktionen innerhalb dieses Bereiches bestimmen, ob die Position in den Gesamtbetrag des Beleges mit einfließt oder nicht. Wird kein Alternativmodus ausgewählt handelt es sich um eine normale Position welche in den Gesamtbetrag der Rechnung einfließt. Ob die Position einen Alternativkennzeichen hat, wird in der Spalte Info in der Erfassungstabelle für die Positionen angezeigt. Über den Radio-Button können die nachfolgenden Alternativkennzeichen der markierten Positionszeile zugewiesen werden, welche alle im Gesamtbetrag des Beleges nicht berücksichtigt werden:

Mit dem Aktivieren der Checkbox Alternativ-Modus, wird die oben gewählte Positionsart (z.B. Alternativ) fixiert, d. h. alle Positionen die anschließend erfasst werden, erhalten automatisch diese Positionsart. Diese gilt so lange, bis die Checkbox wieder deaktiviert wird.

Abrechnungsmodus festlegen

In der Positionserfassung können Sie über das Kontextmenü --> [Positionsarten] einen Abrechnungsmodus für die positionsspezifische Abrechnung bestimmen. Abhängig von dieser Auswahl wird der Artikel im Beleg angezeigt und berechnet oder nur angezeigt. Ob die Position einen besonderen Abrechnungsmodus hat, wird in der Spalte Info in der Erfassungstabelle für die Positionen angezeigt. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl:

Mit dem Aktivieren der Checkbox Abrechnungs-Modus, wird der oben gewählte Abrechnungsmodus fixiert, d. h. alle Positionen die anschließend erfasst werden, erhalten automatisch diesen Abrechnungsmodus. Dies gilt so lange, bis die Checkbox wieder deaktiviert wird.

Erstellen eines Beleges mit Titeln

Umfangreiche Belege können Sie übersichtlich strukturieren, in dem alle Positionen in verschiedene Bereiche aufgegliedert und mit einer Überschrift (Titel) versehen werden. Diese Funktion können Sie in allen Belegarten der Auftragsbearbeitung auf die gleiche Weise anwenden.
Sie befinden sich in einer neuen Erfassungszeile der Positionserfassung. Um einen Titel einzufügen, steht Ihnen die Anwahl [Titel] über das Komfort-Kontextmenü zur Verfügung. Die Bezeichnung des Titels kann nach Anwahl über den Kurztext frei bestimmt werden.

Zwischensumme einfügen

Sie befinden sich in einer neuen Erfassungszeile der Positionserfassung. Um eine Zwischensumme einzufügen, steht Ihnen die Anwahl [Zwischensumme] über das Komfort-Kontextmenü zur Verfügung. Die Berechnung der Zwischensumme ist immer von einer vorhergehenden Zwischensumme, bzw. vom Beleganfang ausgehend.

Erfassung einer Leerzeile

Eine Leerzeile erfassen Sie, indem Sie in eine neue, leere Erfassungszeile nochmals ohne Eingabe mit ENTER bestätigen. Alternativ steht Ihnen die Erfassung über das Komfort-Kontextmenü zur Verfügung.

Preisfindung

Bei der Preisfindung des Verkaufspreises bietet STREIT® verschiedene Möglichkeiten, vom Basis-Verkaufspreis, über den Kundenrabatt, Kunden-Artikel-Sonderpreisvereinbarung, evtl. in Artikeln hinterlegte Preisgruppen, bis hin zum beaufschlagten Einkaufspreis.

anhand des Basis-Verkaufspreises (Listenpreis)

In der Artikel-Verwaltung sind die vorhandenen Artikel mit einem Basisverkaufspreis  versehen. Bei der Einlagerung der Artikelstammdaten der Lieferanten über Datanorm, wird hier in der Regel der Listenverkaufspreis eingelesen. Innerhalb der Konstanten-Verwaltung belegen Sie den Konstantenschalter VkPreisFakturierung mit der Einstellung VK-Preis. Legen Sie einen neuen Verkaufsbeleg an, wird diese Einstellung in die Kopfdaten des Belegs in die VK-Preis Basis übernommen.

anhand beaufschlagtem Ek-Preis

Mit dieser Vorgehensweise wird der Einkaufspreis als Rechenbasis herangezogen und ein fester Aufschlag darauf kalkuliert.

Die Einstellung hierfür nehmen Sie in der Kunden-Verwaltung über das Feld EkPreis-Zuschlag vor. Geben Sie in dieses Feld einen Prozent-Wert ein, wird bei der Belegerstellung in der Auftragsbearbeitung innerhalb der Kopfdaten des Beleges die VK-Preis Basis automatisch mit der Einstellung beaufschlagter EK-Preis belegt und der in den Kundenstammdaten hinterlegte Prozentsatz in das Feld EK-Preis-Zuschlag eingestellt.
Ist bei einem Kunden kein EK-Preis-Zuschlag hinterlegt, verbleibt die VK-Preis Basis auf der Grundeinstellung.

Soll der EK-Preis-Zuschlag nicht kundenspezifisch, sondern individuell pro Beleg eingestellt werden, geben Sie in der Kunden-Verwaltung keinen Ek Preis-Zuschlag vor. Um die VK-Preis Basis dennoch grundsätzlich mit der Einstellung beaufschlagter EK-Preis zu belegen hinterlegen Sie dies in der Konstanten-Verwaltung über den Konstantenschalter VkPreisFakturierung. 
Achtung: Bei dieser vorgehensweise wird der EK-Preis Zuschlag nicht vorbelegt. Geben Sie im Beleg keinen EK-Preis-Zuschlag ein, bevor Sie Positionen erfassen, laufen Sie gefahr, zum EK-Preis anzubieten bzw. zu verkaufen.

über Kundenrabatt  

In der Kunden-Verwaltung können Sie dem Kunden-Stammsatz über die Felder Rabatt 1 und Rabatt 2 feste Rabattsätze hinterlegen.

Diese Rabattsätze werden, je nach Einstellung des Konstantenschalters KdRabattUebergKz, in die Verkaufsbelege für diesen Kunden übergeben:

über Preisgruppen

Um einem Artikel verschiedene Preise zuzuordnen, bietet STREIT® die Organisation der Preise über Preisgruppen. Hierbei können Sie einem Artikel verschiedene Preisgruppen mit unterschiedlichen Preisen zuordnen. Welche Preisgruppe zur Preisfindung herangezogen wird, entscheiden Sie im Kundenstamm oder ganz individuell im Verkaufsbeleg der Auftragsbearbeitung. Zunächst einmal legen Sie eine Preisgruppe über die Preisgruppen-Verwaltung an.

In der Artikel-Verwaltung des entsprechenden Artikels, stehen Ihnen im Listenfeld Preisgruppe des gleichnamigen Registers die angelegten Preisgruppen zur Auswahl. Nach Anwahl einer Preisgruppe hinterlegen Sie in der zugehörigen Erfassungstabelle die entsprechenden Preiseinstellungen.
In der Spalte VkKalkArt (Verkaufs-Kalkulationsart) entscheiden Sie, ob eine Beauf- oder Beabschlagung stattfinden soll. In der Spalte VkKalkModus (Verkaufs-Kalkulationsmodus) entscheiden Sie, welcher Wert beauf- oder beabschlagt werden soll. 

Sind entsprechende Preisgruppenzuordnungen in Artikeln vorhanden, entscheiden Sie nun, mit welcher Preisgruppe die Preisfindung in den Verkaufsbelegen erfolgt soll.

Zum einen haben Sie die Möglichkeit, einem Kunden in den Kunden-Stammdaten eine Preisgruppe zuzuweisen. Diese Einstellung wird fortan in die Verkaufsbelege für diesen Kunden in die Kunden-Preisgruppe der Belegdaten übernommen.
Haben Sie dem Kunden keine Preisgruppe zugewiesen, kann zum anderen eine Preisgruppen-Zuordnung auch individuell im Verkaufsbeleg im Feld Kunden-Preisgruppe vorgenommen werden.

über Sondervereinbarungen 

Speziell mit Ihrem Kunden ausgehandelte Preisvereinarungen verwalten Sie über den Programmteil Kunden-Artikel-Preisvereinbarungen. Um eine Preisvereinbarung festlegen zu können, muss zunächst ein Gültigkeitszeitraum über die Gültigkeitszeitraum-Verwaltung angelegt werden. 

In den Kunden-Artikel-Preisvereinbarungen erfassen Sie zuerst die Kunden-Nr. Über das Listenfeld SVTyp bestimmen Sie in welchen Programmbereichen diese Sondervereinbarung Gültigkeit haben soll. Nach Eingabe der Artikelnummer öffnet sich automatisch die Erfassungstabelle der Sondervereinbarungen.

Über die Menge definieren Sie, ab welcher Menge der Preis dieser Zeile gelten soll. Hierdurch haben Sie die Möglichkeit eine Preisstaffelung, abhängig der Menge, zu hinterlegen.

Den mit dem Kunden ausgehandelten Preis geben Sie in der Spalte VK-Preis oder inkl. Steuer in der Spalte VK-Preis Brutto ein. In der Spalte Gültigkeit wahlen Sie über das Listenfeld den entsprechenden Gültigkeitszeitraum aus.

Bitte beachten Sie: für Artikel, die Rohstoffe und somit auch Rohstoffzuschläge beinhalten, ist die Spalte Rohstoff in Pr. enthalten von wichtiger Bedeutung. Durch Aktivierung legen Sie fest, dass der neu vorgegebene Preis die Rohstoffzuschläge bereits beinhaltet. Somit erfolgt kein weiterer Rohstoffzuschlag auf diesen Preis.

Nach Erstellung einer Preisvereinbarung, wird immer zunächst diese für die Preisbildung herangezogen. In der Konstanten-Verwaltung über den Konstantenschalter SondVereinbPreisKz haben Sie die Möglichkeit, den günstigsten Preis laut Preisfindung heranzuziehen. Das bedeutet: fällt z.B. durch eine Datanorm-Preispflege Ihres Artikelstammes der Verkaufspreis des Artikels unter den Preis der Sondervereinbarung, wird dieser günstigere Preis zur Preisfindung verwendet.

Rückrechnung von Bruttopreisen

Eine weitere Möglichkeit der Preisfindung ist die so genannte Rückrechnung. Über das Kontextmenü der Positionserfassung und Anwahl [Preisinformationen] gelangen Sie zur Funktion [Rückrechnung]. Geben Sie den Brutto-Preis ein und legen Sie über die Checkbox fest, ob es sich hierbei um einen Stückpreis handelt. Nach Bestätigung des Bruttopreises wird im Feld Einzel-Preis der zugehörige Nettopreis ermittelt. Nach Anwahl der Schaltfläche [Preis übernehmen] wird der Netto-Preis in die Position eingestellt. Durch diese Vorgehensweise wird auf dem Ausdruck im Positionstext automatisch zusätzlich der Brutto-Preis ausgegeben.

Berechnung über den empfohlenen Verkaufspreis der Lieferanten aus dem Einkaufsführer

Möchten Sie den im Einkaufsführer der Artikel hinterlegten empfohlenen Verkaufspreis LiefVK-Preis eines bestimmten Lieferanten fakturieren, belegen Sie den Konstantenschalter VkPreisFakturierung in der Konstanten-Verwaltung  mit einer der folgenden Einstellungen:

Berechnung über die VK-Preis-Historie

Innerhalb der Auftragsbearbeitung steht Ihnen eine Funktion zur Übernahme der Preise aus der VK-Preis-Historie zur Verfügung. Sie befinden sich in der Positionserfassung und haben einen Artikel erfasst. Im Register Preishistorie werden Ihnen die letzen berechneten Preise, für den betreffenden Kunden, in der jeweiligen Positionszeile aufgelistet. Die Übernahme der Preise erfolgt entweder über das Kontextmenü --> [Übergabe] oder per Doppelklick auf den gewünschten Preis.

Erweiterte Funktionen und Informationen in der Positionserfassung

Reservierung der Auftragsmenge und Verfügbarkeitsprüfung

Sobald in der Auftragsbestätigung (wenn es keine AB als Vorgängerbeleg gibt auch im Lieferschein) eine Position komplett erfasst und mit der ENTER-Taste abgeschlossen ist, wird die Auftragsmenge im Lager reserviert. Ist der verfügbare Bestand, ermittelt aus der Differenz zwischen Lagersollbestand und reservierter Bestand, unterschritten, erhalten Sie den den Warnhinweis Verfügbarer Bestand von X Stück unterschritten! 

Voraussetzung hierfür ist, dass in der Artikel-Verwaltung im Register Basis, Bereich Lagerführung, entweder mit Lagerbestandsführung/-prüfung oder ohne Lagerbestandsprüfung eingestellt ist. Bei der Einstellung ohne Lagerbestandsführung findet keine Reservierung statt.

Bilder in den Positionstext einfügen

Wenn Sie einer Position zusätzlich zum Text ein Bild hinterlegen bzw. ausdrucken möchten wählen Sie im Langtext oder Kurztext der jeweiligen Position über das Kontextmenü --> [Bild einfügen] aus. Im folgenden Dialog suchen Sie die entsprechende Bilddatei aus und bestätigen die Auswahl über die Schaltfläche [Öffnen]. Bei entsprechender Druckeinstellung wird das Bild im Positionstext gedruckt.  

Verwendung des Angebotsassistenten

Haben Sie ein Paket über die Angebotsassistent-Verwaltung erstellt, haben Sie die Möglichkeit, häufig wiederkehrende Artikel und Stücklisten, die in Ihren Angeboten oder Projekten zum Tragen kommen, einfach aus diesem zu übernehmen und in den Beleg einzulesen. Hierbei wird auf die aktuellen Artikel-Stammdaten zurückgegriffen. Der Angebotsassistent kann in allen Belegen der Auftragsbearbeitung eingesetzt werden.

Die Anwahl erfolgt über das Kontextmenü der Positionserfassung und Anwahl der Funktion [Positionsdaten einlesen aus] → [Angebotsassistent]. Über das Listenfeld Auswahl des Pakets greifen Sie auf die erstellten Pakete zu. Nach Selektion des Pakets werden die entsprechenden Positionen angezeigt. Über die Eingabe einer Menge zur gewünschten Position wird diese selektiert und nach Bestätigung über die Schaltfläche [OK] übernommen. 

Schnelle Änderung von erfassten Daten über die Schnellerfassung

Über das Kontextmenü und Anwahl [Werte in mark. Zeilen einstellen] haben Sie die Möglichkeit die gleiche Änderungen in den markierten Positionen "auf einen Schlag" durchzuführen. Im nachfolgenden Dialog markieren Sie die gewünschte Änderung oder hinterlegen die betreffenden Werte im entsprechenden Feld. Über die Schaltfläche [Werte einstellen] werden die gewünschten Änderungen in die markierten Positionen übernommen.

Initialisierung aus Stammdaten

Über das Kontextmenü --> [Initialisierungen] --> [Initialisierung aus Stammdaten] können Sie markierte Positionen mit den Werten aus den Artikel-Stammdaten aktualisieren. Dabei stehen folgende Aktualisierungsoptionen zur Verfügung, die sie über die Checkbox (de)aktivieren:

Anzeige der Preishistorie

Sie befinden sich in der Belegerfassung und benötigen die Auskunft, zu welchem Preis Ihr Kunde einen bestimmten Artikel bereits erhalten hat. Dazu bedienen Sie sich der so genannten Preishistorie. Markieren Sie dazu die entsprechende Positionszeile. Die Anzeige im Register  Preis-Historie aktualisiert sich. Ihnen wird angezeigt, wann und zu welchem Preis der gewählte Artikel dem Kunden bereits berechnet wurde. Es werden automatisch die letzten fünf Preise angezeigt. Durch einen Doppelklick auf die jeweilige Zeile, wird der Preis Ihrer markierten Position aktualisiert. Um die Erfassung abzuschließen bestätigen Sie die Zeile mit der Pfeil-Nach-Unten-Taste.

Artikel-Pooldaten einlesen

Über die Artikel-Pool-Suche im Feld ArtNr  der Positionserfassung können Sie Artikel, welche über Datanorm eingelagert wurden, in die Positionserfassung einlesen. Gehen Sie hierfür wie nachfolgend beschrieben vor:

Im folgenden Dialog stehen Ihnen folgende Übernahmemöglichkeiten zur Verfügung:

Alternativ kann die Pooldatensuche auch über das Kontextmenü und Anwahl [Positionsdaten einlesen aus] → [Artikelpooldaten] gestartet werden.

Einlesen von Positionszeilen aus dem Einkauf

Über das Kontextmenü und Anwahl [Positionsdaten einlesen aus] → [Einkaufsdaten] haben Sie die Möglichkeit, Positionsdaten aus Beleg des Bereichs Einkauf einzulesen. Im folgenden Dialog wählen Sie über das Listenfeld Belegstatus den Ursprungsbereich der zu kopierenden Positionen aus. Über die Such-Schaltfläche des Felds BelNr gelangen Sie in die zum gewählten Belegstatus passende Beleg-Suche. Nach Selektion des Beleges werden die Einkaufs-Positionszeilen aufgelistet. Die Übernahme der Positionen in den Verkaufsbeleg erfolgt im Drag&Drop-Verfahren.

Anzeige Warenfluss (abhängige Einkaufs- und Verkaufsbelege einer Position)

Um sich abhängige Belege zu einer Position anzeigen zu lassen, steht Ihnen über das Kontextmenü und Anwahl [Artikelinformation] die Funktion [Warenfluss anzeigen] zur Verfügung. Mit Mausklick in die Menge des jeweiligen Status, wird der zugehörige Beleg angezeigt. Per Doppelklick ist der Aufruf des Beleges möglich.

Zeitaufwand ermitteln und abrechnen

Den Zeitaufwand können Sie sich über das Kontextmenü → [Funktionen] → [Zeitaufwand ermitteln] anzeigen lassen. Dabei öffnet sich ein Dialog in welchem im Feld Zeitaufwand/Stunden die benötigte Zeit in Stunden für den markierten Artikel angezeigt wird. Die Ermittlung erfolgt über die dem Artikel hinterlegten Lohnminuten in Abhängigkeit mit dem Feld Zeitaufwand/Min. Weiterhin können Sie über den Zeitaufwand-Typ den Aufwand entweder über die Erfassungsmenge oder die Restmenge anzeigen lassen.

Um diese Zeit abzurechnen erfassen Sie im Feld Zeitaufwand-ArtNr eine Dienstleistungsartikelnummer oder suchen sich diese über Artikelsuche. Mit Klick auf die Schaltfläche [OK] wird dieser Dienstleistungsartikel als separate Zeile in die Positionserfassung eingestellt. Der in diesem Artikel hinterlegte VK-Preis wird für die anteilige Berechnung herangezogen.

Textformatierungen ändern

Sind in einem Beleg ungewünschte Schriftarten und Formatierungen, können diese über eine Schnellerfassung angepasst werden. Dies ist bei allen RTF-Texten (Kurz- und Langtexten) möglich.
Die Funktion kann über zwei Anwahlmöglichkeiten aufgerufen werden:

Unabhängig über welchen Weg die Funktion aufgerufen wird, wird folgender Dialog aufgerufen:

Sollen alle markierten Zeilen dieselbe Schriftart und Formatierung bekommen, können über die Schaltfläche [ersetzen in Schriftart] die entsprechenden Einstellungen vorgenommen werden. Über „OK“ wird die Anpassung durchgeführt.
Alternativ kann beispielsweise auch eingestellt werden, dass nur Zeilen angepasst werden, die eine bestimmte Schriftart und/oder Formatierung besitzen. Dazu wird über die Schaltfläche [vorhandene Schriftart] die zu ersetzende Schriftart gewählt. Welche Kriterien dabei geprüft werden, kann über die Checkboxen auf der rechten Seite eingestellt werden. Erfüllt eine Zeile nicht alle Kriterien, so wird diese nicht geändert.

Verwendung von Arbeitseinheiten in der Auftragsbearbeitung

In der Auftragsbearbeitung haben Sie die Möglichkeit, die Zeiten der Mitarbeiter entweder über Stunden oder Arbeitseinheiten zu erfassen. Z.B. können Aufträge im Installationsbereich dem Kunden in Stunden abgerechnet, Aufträge im Bereich Technischer Kundendienst (weiße Ware) nach Arbeitseinheiten abgerechnet werden. D.h. es ist ein „Mischbetrieb" möglich.

Um in der Auftragsbearbeitung mit Arbeitseinheiten zu arbeiten, müssen folgende Voraussetzungen gegeben sein:

Die Anzahl der Arbeitseinheiten je Stunde muss in der Konstanten-Verwaltung über die Einstellung AnzAEjeStd geregelt sein, z.B. 10 AE (=Arbeitseinheit) = 1 Stunde.

Der betreffende Artikel muss in der Artikel-Verwaltung mit dem VerwKz Dienstleistung angelegt sein. Es empfiehlt sich, im Feld Mengeneinheit ME den Wert AE zu erfassen. (Dieser Eintrag hat keinen funktionellen Hintergrund. Hier geht es darum, dass für die Belegzeile die Mengenheit AE gedruckt wird). Im Register Dienstleistungen hinterlegen Sie im Feld DLLohnMinKz den Wert AE und weisen die entsprechende Dienstleistungslohngruppe im gleichnamigen Feld zu.

Die Berechnung findet wie folgt statt:
Im Feld Artikel-Nr innerhalb der Positionserfassung erfassen Sie den Dienstleistungsartikel, im Feld ErfMenge die Anzahl der Arbeitseinheiten. Im Einzelpreis wird Ihnen prinzipiell der Wert je Stunde (unabhängig von der Mengenangabe) angezeigt. Den ermittelten Positionsbetrag sehen Sie im Feld ErfPosBtrg.

Anlage einer Dienstleistungs-Lohngruppe

Eine Dienstleistungs-Lohngruppe legen Sie über das Programm Dienstleistung Lohngruppen-Verwaltung an. Im Feld Stundensatz erfassen Sie den Wert pro Arbeitseinheit, im Feld Kostenfaktor den gewünschten Faktor. (Stundensatz x Faktor = Einzelpreis/Stunde). Diese Lohngruppe hinterlegen Sie dem betreffenden Dienstleistungsartikel in der Artikel-Verwaltung, im Register Dienstleistungen, im Feld Dienstleistungslohngruppe.

Herkunft des Einkaufspreises feststellen

Im Kontextmenü stellen Sie bei bereits erfassten Artikeln über die Anwahl [Preisinformationen] → [Einkaufspreise] die Herkunft des Einkaufspreises fest und gegebenenfalls ändern. Aufgrund der Einstellung des Konstantenschalters EKPreisFakturierung der Konstanten-Verwaltung wird der EK-Preis in die Positionen eingestellt. Folgende Einstellungen sind möglich:

In der Positionsspalte kann das Feld EkPrHerkKz firmen/bedienerspezifisch eingerichtet werden. Über dieses ist die Herkunft des Einkaufspreises ebenfalls einseh- aber nicht änderbar. 

Online-Informationen für Artikel abrufen

Im Register Einkaufsführer steht Ihnen über das Kontextmenü die Funktion [ONLINE-Information] zur Verfügung. Somit können Sie online Informationen über die erfassten Artikel abrufen. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

Innerhalb des Registers Stückliste besteht ebenfalls die Möglichkeit, über das Kontextmenü und Anwahl [Online-Artikelinfo über IDS-Connect] Artikelinformationen online abzurufen. Diese Funktion ist jedoch nur anwählbar, wenn in der jeweiligen Stücklistenzeile die Lieferantennummer und die externe Artikelnummer hinterlegt sind. Fehlen diese Daten, ist die Funktion deaktiviert.

Verkäuferdaten einsehen / ändern (nicht im Standard)

Bei Bedarf kann innerhalb der Positionserfassung das Register Verkäufer eingerichtet werden, über welches die in den Stammdaten des Kunden hinterlegten Verkäufer automatisch eingetragen werden.

In der Spalte VerkNr können abweichend von den Stammdaten andere bzw. weitere Verkäufer dem Beleg zugeordnet werden. Die Provisionssätze können belegspezifisch abgeändert werden. Darüber hinaus kann ein Verkäufer durch manuelle Eingabe der Verkäufer-Nummer und der Provisionssätze eingetragen werden.

Diese Daten werden ab dem Status Rechnung an das Programm Verkäufer-Abrechnung übergeben.

Generierung und Druck des ERP-Label

Über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Online-Kommunikation] → [IDS-Connect/ErP-Label erzeugen] öffnet sich ein Zwischendialog, welchen Sie mit den gewünschten Daten bestücken. Mit Klick auf die Schaltfläche [Ok] gelangen Sie in das Online-Portal "http://www.heizungslabel.de". Nach Erfassung der benötigten Pflichtfelder können Sie das Label über die entsprechende Schaltflächein entweder in STREIT® zurückübertragen  oder direkt eine PDF-Datei erzeugen.

Abruf aufteilen

Im Belegstatus Auftragsbestätigung steht über das Kontextmenü zusätzlich die Funktion [Abruf aufteilen] zur Verfügung. Die Bedienung dieser Funktion ist nur möglich bei Positionen, die in der Positionsspalte Abrufposition über die Checkbox mit dem Abrufkennzeichen gekennzeichnet wurden. Die Position wird zunächst mit der insgesamt beauftragten Menge erfasst. Ist die Position als Abrufposition gekennzeichnet, wählen Sie über das Kontextmenü die Funktion [Abruf aufteilen] an. Im sich öffnenden Dialog erfassen Sie die Abrufmenge und den zugehörigen Liefertermin. Nach Bestätigung über [OK] wird die Ursprungsposition um die Abrufmenge gekürzt und eine neue Positionszeile mit der Abrufmenge und dem entsprechenden Liefertermin generiert.

Rückstandinformationen erzeugen und Rückstände auflösen

Wird ein Lieferschein erzeugt, können Rückstandsinformationen gebildet werden, wenn von einem zu liefernden Artikel nicht mehr genügend Bestand auf Lager ist. Voraussetzung hierfür ist, dass die Artikel mit Lagerbestandsführung/-prüfung und Rückstandskennzeichen in den Artikel-Stammdaten gekennzeichnet sind.

Beispiel: Es sollen 100 Stück eines Artikels geliefert werden. Der Lagerbestand beträgt jedoch nur noch 80 Stück. Beim Erstellen des Lieferscheins können nun über den Dialog Bestandinformation, welcher sich automatisch öffnet, falls der verfügbare Bestand unterschritten ist, die 20 Stück in Rückstand genommen werden. Die Stückzahl im Lieferschein wird dann auf 80 reduziert.

Über das Kontextmenü → [Rückstandinformationen erzeugen] lesen Sie die Rückstände aus Lieferscheinen für diesen Kunden zu Informationszwecken ein.

Die Auflösung des Rückstandes kann nach Lagerzubuchung entweder manuell über das Kontextmenü und Anwahl [Rückstandsauflösung] oder automatisch über das Programm Automatische Rückstandsauflösung, welches Ihnen innerhalb der Auftragsbearbeitung im Ordner Automatische Belegverarbeitung zur Verfügung steht, durchgeführt werden.

Abrechnung von Altteilen

Für eine korrekte Altteile-Abrechnung sind folgende Einstellungen notwendig:

In den Konstanten müssen die Parameter für die Steuerberechnung (FIBATAnteilSatz), Aufwands- und Erlöskonto, sowie das Umsatzsteuerkonto für den Altteileumsatz hinterlegt sein. Der Artikel muss in der Artikel-Verwaltung über das Feld ATKz (nicht in Standardmaske enthalten) als Austauschartikel mit Altteileanteil gekennzeichnet sein. Alternativ kann diese Kennung über das gleichnamige Feld in den Positionszeilen gesetzt werden.

Der in Konstante FIBATAnteilSatz hinterlegte Wert wird auf die ermittelte Steuer zusätzlich berechnet und bei Verbuchung in Datev/Finanzbuchhaltung auf das Umsatzsteuer-Altteilekonto gebucht.

Über die Konstante TextATKz können Sie eine Kennung beim Druck dieser Artikel hinterlegen.

Beleg-/Positionserfassung über UGL, OCI oder IDS

Die nachfolgend beschriebenen Schnittstellen dienen zum einen dazu, neue Belege zur erstellen, können jedoch auch dazu verwendet werden, bestehende Belege zu ergänzen.

Belegerstellung über UGL-Import

Über die UGL-Schnittstelle können UGL-Dateien, welche Sie in der Regel von Ihrem Lieferanten erhalten, eingelesen werden.
Über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Online-Kommunikation] → [UGL-Import] starten Sie den Vorgang.

Im sich öffnenden Dialog besteht die Möglichkeit, die Daten vom FTP-Server ihres Lieferanten abzuholen. Hat dieser UGL-Daten zur Abholung bereitgelegt, greifen Sie, über die in den Lieferanten-Stammdaten hinterlegten Zugangsdaten, auf den Lieferanten-Server zu. Zunächst geben Sie die Lieferantennummer über das Eingabefeld FTP-Import LiefNr ein. Über die Schaltfläche [Daten abholen per FTP] wird der Vorgang gestartet. Evtl. abgeholte Daten werden schließlich im unteren Tabellenbereich zur Anzeige gebracht.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die UGL-Datei(en) Ihres Lieferanten in Ihrem Netzwerk zu speichern. Über Anwahl des Ordner-Symbols des Eingabefeldes Import-Verzeichnis bestimmen Sie den Ablageort der UGL-Datei(en). Nach Bestätigung der Auswahl werden die Dateien im unteren Tabellenbereich zur Anzeige gebracht.