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Positionserfassung und Kalkulation

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Die Positionserfassung der Projekt-Verwaltung dient zur Erfassung Ihrer Leistungspositionen. Die Gliederung Ihres Leistungsverzeichnisses erfolgt über Hierarchiestufen. Ebenso stehen Ihnen viele Komfortfunktionen zur Erfassung, bspw. Kopierfunktionen innerhalb oder aus anderen Projekten per einfacher Drag&Drop-Bedienung, zur Verfügung.

Voraussetzungen

Voraussetzung für eine Positionserfassung bzw. -Bearbeitung ist die Anlage der Projektkopfdaten, wie im Kapitel Neues LV eigene Projektierung erstellen beschrieben. Alternativ zur Neuanlage haben Sie die Möglichkeit, ein Projekt über Neues Projekt aus GAEB (oder ÖNORM) erstellen erstellen.

Anleitung

Grundlegende Informationen zur Positionserfassung

Nach erfolgreicher Anlage der Projekt-Vormaske, mit Projektnummern-Vergabe, Kunden-Zuordnung und Festlegung Ihrer Kalkulationsgrundlagen, erfolgt die Erfassung der LV-Positionen über die Erfassungstabelle der Registerkarte Positionen der Projekt-Verwaltung. 
Zur Positionserfassung stehen Ihnen sämtliche Funktionen über das erweiterte Kontextmenü, durch Rechtsklick auf eine Erfassungszeile, zur Verfügung. Zur Komfort-Erfassung steht Ihnen des weiteren ein Komfort-Kontextmenü, mit den gängigsten Positionsarten, über die SHIFT-Taste und Rechtsklick zur Verfügung.
Unter der Erfassungstabelle finden Sie die Detailinformationen zur, in der Erfassungstabelle markierten, Position.
Die Registerkarte Projektübersicht (mit Aktivierung der Infokalkulation) liefert Ihnen einen Zwischenstand über die bislang erfassten Kalkulationswerte, unabhängig der markierten Position.

Über die GruppenSpalte (Ordner-Symbol vor der Positionsnummer) innerhalb der Positionserfassung können Positionen innerhalb einer Hierarchie oder bestimmter Positionsarten ein- bzw. ausgeblendet werden.

Eingaben innerhalb eines Feldes einer Erfassungszeile werden grundsätzlich mit der TAB-Taste bestätigt.
Um eine Erfassungszeile abzuschließen und eine neue Erfassungszeile zu eröffnen, bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der ENTER-Taste.

Erfassung von Hierarchiestufen

Ihre Positionserfassung beginnt i.d.R. mit der Erfassung einer oder mehrerer Hierarchiestufen.
Je nachdem, wie Sie ihre Hierarchiestufen festgelegt haben, beginnen Sie mit der obersten festgelegten Hierarchie. Im weiteren wird die Erfassung mit 2 Hierarchien, Los und Titel, erklärt. Es ist eine Gliederung von bis zu 5 Hierarchien möglich.

Zur Anlage einer Hierarchiestufe wählen Sie über das Komfort-Kontextmenü die Positionsart Hierarchiestufe. Es öffnet sich der Dialog zur Hierarchiestufen-Erfassung. Es wird Ihnen automatisch die oberste Hierarchie, in unserem Fall das Los 1 vorgeschlagen. Über das Eingabefeld HierBezeichnung benennen Sie die Hierarchiestufe. Diese Bezeichnung wird Ihnen auch später beim Druck der Belege ausgegeben. Über die Schaltfläche [OK] schließen Sie die Erfassung ab und die Hierarchiestufe wird angelegt. Es können nicht gleichzeitig mehrere Hierarchiestufen angelegt werden. 
Zur Erfassung einer weiteren Hierarchiestufe - in unserem Beispiel soll nun ein Titel innerhalb des Loses angelegt werden - gehen Sie gleich vor wie bei der Hierarchiestufe zuvor. Es wird Ihnen automatisch die nächste Hierarchie vorgeschlagen, in unserem Beispiel das Los 1 / Titel 1.
Möchten Sie eine neue oberste Hierarchie (z.B. Los) erfassen, muss darauf geachtet werden, dass die vom Programm automatisch vorgeschlagene untere Hierarchie (also der vorgeschlagene Titel) entfernt wird und die Nummer der gewünschten Hierarchie manuell angepasst wird.

Möchten Sie die bereits erfassten Hierarchiestufen umnummerieren, steht Ihnen diese Funktionalität im Kontextmenü der Registerkarte Projektübersicht zur Verfügung. Durch Anwahl [HierSt-Umnummerierung] öffnet sich der entsprechende Dialog. Hierüber haben Sie die Möglichkeit zwischen verschiedenen Umnummerierungs-Arten zu wählen. 
Nur markierte Hierarchiestufen bedeutet, dass nur die in der Projektübersicht markierten Hierarchiestufenzeilen umnummeriert werden. Über das Eingabefeld Hier1 bestimmen Sie den Startwert für die Umnummerierung. Vorlaufnullen brauchen Sie bei dieser Eingabe nicht zu beachten. Über das Eingabefeld Schrittweite bestimmen Sie eben diese. Standardvorgabe ist die 1. Möglich wäre auch bspw. die 10, d.h. die Hierarchiestufen werden in 10er-Schritten nummeriert.

Erfassung einer Standardposition

Die Erfassung einer Standardposition beginnen Sie mit Eingabe der Artikelnummer im Eingabefeld ArtNr. Über die Such-Schaltfläche innerhalb des Eingabefeldes oder die Tastenkombination STRG+L gelangen Sie in die Artikel-Suche und können Ihre Artikel-Stammdaten nach dem gewünschten Artikel durchsuchen und per Doppelklick in die Position übernehmen.
Über das Eingabefeld Menge bestimmen Sie die Stückzahl dieser Position. Durch Eingabe der Artikelnummer werden sämtliche Daten aus den Artikel-Stammdaten, die für die weitere Positionskalkulation notwendig sind, in die Position eingestellt.

Vergabe der Positionsnummer

Die Positionsnummerierung findet aufgrund der in der Vormaske hinterlegten Längenangaben in den Hierarchiestufen statt.

Sollen die Positionsnummern während einer laufenden Projektbearbeitung wieder neu geordnet werden, erfolgt dies über das Kontextmenü → [Prüfen/Reorganisieren] → [Positions-Umnummerierung].
Es öffnet sich der Dialog zur Eingabe des Startwerts und der Schrittweite. Bei der Eingabe des Startwerts sollten Sie die festgelegte Struktur der Hierarchiestufen beachten. 

Über die Konstanten-Verwaltung und die Konstante PositionsnummerVergabeTextbaustein steuern Sie, ob auch Textbausteine automatisch eine Positionsnummer erhalten sollen oder nicht.

Beispiel für die Startwertvergabe bei Positions-Umnummerierung:
Es soll ein komplettes Projekt neu durchnummeriert werden. Es wird mit Losen und Titeln strukturiert. Jeweils ist die Länge 2 für die Hierarchiestufen und die Länge 3 für die Position festgelegt.
Der Startwert für die erste Position mit Schrittweite 1 wäre somit: 01.01.001 (01 für das Los 1; 01 für den Titel 1 und 001 für die Position).

Unter Umständen findet bei einer Projektkalkulation eine Prüfung auf eine sinnvolle Positionsnummern-Reihenfolge statt.

Prüfung der Positionsnummerierung bei Kalkulation

Im Falle einer unlogischen Positionsnummern-Reihenfolge erfolgt eine Meldung der betroffenen Position. Mit [NEIN] können die Positionsnummern nochmals überarbeitet werden. Mit [JA] erfolgt trotzdem die Kalkulation. Die Standardprüfung erfolgt über projektweit auf aufsteigend prüfen.
Über die Konstanten-Verwaltung und den Schalter automatische Überprüfung der PosNr können Sie die Prüfung selbst auf folgende Einstellungen ändern:

  • nicht prüfen

  • titelweise auf doppelte prüfen

  • projektweit auf doppelte prüfen

  • titelweit auf aufsteigend prüfen

  • projektweit auf aufsteigend prüfen

  • projektweit aufsteigend und zusätzlich Abgleich mit Hierachiestufen

Über das Kontextmenü der Positionserfassung und Anwahl [Prüfen/Reorganisieren] → [Positionsnummer prüfen ...] kann diese Prüfung auch manuell angestoßen werden. Es werden alle Positionen angezeigt, die nicht einer logischen Reihenfolge entsprechen. Folgende Prüfungen sind durch Aktivierung der jeweiligen Checkbox möglich:

  • projektweit auf mehrfache prüfen

  • projektweit prüfen ob aufsteigend

  • Abgleich mit Hierarchiestufen

  • hierarchiestufenweise auf mehrfach prüfen

  • hierarchiestufenweise auf aufsteigend prüfen

  • prüfen ob GAEB-konform

Kalkulation der Preisanteile einer Position

Der Kalkulierte VK-Preis einer Position besteht aus mehreren Preisanteilen. Diese Preisanteile werden addiert und im Erfassungsfeld Kalkulierter VK-Preis der Projektposition dargestellt. Das Feld Einzelpreis inkl. Zu/Ab zeigt den kalkulierten Vk-Preis inkl. evtl. erfasster verdeckter zu-/Abschläge, welche sich direkt auf die Positionspreise auswirken. Das Feld Gesamtpreis ist das Ergebnis aus erfasster Menge * Einzelpreis inkl. Zu/Ab.
Das Feld VKPreisInklAllerZuAb zeigt den Einzelpreis inkl. Zu/Ab inklusiver eventuell erfasster offener Zu-/Abschläge an. Dies ist ein reines Informationsfeld für den Kalkulator und wird nicht dem Kunden gegenüber als VKPreis ausgewiesen.

Die Berechnung der Preisanteile erfolgt wie folgt:

Ermittlung des Material-, Fremdleistungs-, Geräte- und Sonstige Kosten-Anteils

Die Ermittlung des Material-, Fremdleistungs-, Geräte- und Sonstige Kosten-Anteils geht grundsätzlich von dem jeweiligen Einkaufspreis dieses Anteils aus. Der Einkaufspreis wird entweder aus den Artikel-Stammdaten ermittelt und in die Projektposition übertragen oder kann manuell in dem entsprechenden EK-Preis-Eingabefeld erfasst werden. Folgende Eingabefelder stehen für die entsprechenden Anteile zur Verfügung: Material EK-Preis, Fremdleistung EK-Preis, Geräte EK-Preis und Sonstige EK-Preis.
Der EK-Preis wird mit den jeweiligen Gemeinkostensätzen beaufschlagt, welche über die Kalkulationsfaktoren in der Projekt-Vormaske vorbelegt wurden. Dargestellt und verwaltbar über die Eingabefelder: Material GK, Fremdleistung GK, Geräte GK und Sonstige GK.
Auf diese jeweils ermittelten Selbstkosten wird der zugehörige Gewinn-Zuschlag aufgeschlagen. Dargestellt und verwaltbar über die Eingabefelder: Material Gewinn, Fremdleistung Gewinn, Geräte Gewinn und Sonstige Gewinn.
Das Ergebnis dieser Berechnungen bildet den jeweiligen Preisanteil, was in den Feldern Materialanteil, Fremdleistungsanteil, Geräteanteil und Sonstige Anteil dargestellt wird.

Ermittlung des Lohnanteils

Grundlage für die Berechnung des Lohnanteils einer Projektposition bilden die über das Eingabefeld Lohnminuten hinterlegten Lohnminuten und die im Eingabefeld Lohngruppe hinterlegte Lohngruppe. Beide Werte werden aus den Artikel-Stammdaten nach Eingabe einer Artikelnummer initialisiert oder können direkt in den Eingabefeldern eingegeben oder geändert werden.
In der zugeordneten Lohngruppe wurde ein Verrechnungssatz pro Zeiteinheit festgelegt. Dieser Wert multipliziert mit den in der Position hinterlegten Lohnminuten bildet den Lohnanteil der Position, was auch in dem entsprechenden Feld der Positionstabelle dargestellt wird.

Ermittlung des Rohstoffanteils

Der Rohstoffanteil ermittelt sich aufgrund des hinterlegten Rohstoffgewichts, dem entsprechenden Rohstoff-Kennzeichen und der (z.B. im Projekt hinterlegten) Rohstoffnotiz. Diese Werte werden über die Hinterlegung in den Artikel-Stammdaten in die Projektposition übernommen.

Berechnungsformel des Rohstoffanteils (ohne Gemeinkosten und Gewinn):
Rohstoffgewicht der Position / Notiz-Gewichtseinheit * Rohstoff-Notiz abzgl. Rohstoff-Basis / 100

Des weiteren haben Sie die Möglichkeit den Rohstoffanteil mit Gemeinkosten und Gewinnaufschlag zu versehen. Die genannten Werte stehen ihnen in den Kalkulationsfaktoren der Projekt-Vormaske Tabbellenbereich Rohstoffnotizen zur Verfügung und können auch positionsspezifisch in den Positionsdetails Registerkarte Rohstoff angepasst werden. 

Berechnung des Rohstoffanteils (inkl. Gemeinkosten und Gewinn): 
Rohstoffbetrag + Rohstoff-Gemeinkosten = Rohstoffkosten
Rohstoffkosten + Rohstoff-Gewinn = Rohstoffanteil

Erfassung einer Leistung / Stückliste

Die Erfassung bzw. Verwaltung einer Leistung/Stückliste erfolgt über die Registerkarte Stückliste der Positionsdetails. Die Eingabe innerhalb dieser Registerkarte wird ermöglicht, sobald Sie einen Artikel verwenden, der als Stückliste geschlüsselt ist. Eine über die Artikel-Verwaltung bereits vordefinierte Stückliste wird nach Eingabe des Artikels in die Projektposition aus den Stammdaten übertragen und kann bei Bedarf projektspezifisch angepasst werden.
Über die Eingabe der Artikelnummer können neue Stücklistenbestandteile erfasst werden. 

Um die Stückliste zu kalkulieren, stehen Ihnen über das Kontextmenü 2 Funktionen zur Verfügung:

  • [Gesamtpreis] - es wird nur die aktuelle Stufe kalkuliert und in die nächst höhere Stufe übernommen.

  • [Kalkulieren] - es wird die gesamte Stückliste von unten nach oben komplett neu durchgerechnet, unabhängig davon wie viele Fertigungsstufen hinterlegt sind.

Zu beachten ist jedoch, dass die Einstellung der Stücklistenkalkulation in der Projekt-Vormaske ebenfalls Auswirkung auf die Stücklistenkalkulation hat.

Innerhalb einer Stückliste kann über Doppelklick auf den Spaltenkopf sortiert werden, bspw. nach Artikelnummer.

Erfassung von Haupt- und Unterpositionen (zusammengesetzte Position)

Möchten Sie eine Leistung erfassen und dem Endkunden die Bestandteile der Leistung auf dem Ausdruck mit ausgeben (wahlweise auch mit oder ohne Mengen und Preisen), können Sie die die Positionsarten Haupt- und Unterposition anwenden. Dies hat ebenfalls den Vorteil, im Gegensatz zur Erfassung über eine Stückliste, dass die Bestandteile einzeln aufgemessen und abgerechnet werden können, wenn gewünscht.

Erfassung der Hauptposition

Die Erfassung beginnt mit der Eingabe der Hauptposition auf einer neuen Erfassungszeile über das Kontextmenü → [Positionsarten] → [Hauptposition]. Es öffnet sich der Dialog zur Eingabe der Hauptpositionswerte. Die Positionsnummer wird automatisch vorgeschlagen und kann bei Bedarf überschrieben werden. Über das Eingabefeld PosBezeichnung erfassen Sie den Text Ihrer Leistung.
Die Berechnung der Unterpositionen zur Hauptposition wird über die Radiobuttons Haupt-/Unterpos.-Berechnung gesteuert. 2 Möglichkeiten finden hier Verwendung:

  • auf Einheitsmenge - mit dieser Einstellung erfassen Sie später in der Menge der Unterposition die Menge, die Sie pro Einheit der Hauptposition benötigen. Bei der Kalkulation der Hauptposition findet schließlich eine Manipulation mit der Menge der Hauptposition statt

  • auf Gesamtmenge - mit dieser Einstellung erfassen Sie später in der Menge der Unterposition die Menge, die Sie für die Gesamtmenge der Hauptposition benötigen. Bei der Kalkulation der Hauptposition findet schließlich keine Manipulation mit der Menge der Hauptposition statt

Des weiteren kann der Hauptposition über das Eingabefeld WGR eine Warengruppe zugeordnet werden. Dies kann bspw. bei einer späteren warengruppenbezogenen Rabattvergabe oder Auswertung von Bedeutung werden.
Nach erfolgreicher Erfassung der Hauptposition werden die zugehörigen Bestandteile als Unterpositionen erfasst. Es sind jedoch auch Mehrstufige Hauptpositionen ineinander möglich.

Die Hauptposition wird mit dem Ende Unterpositionen gekennzeichnet, indem Sie in einer neuen Positionszeile über das [Kontextmenü] → [Positionsarten] → [Ende Unterpos.] die Auswahl treffen.

Erfassung der Unterpositionen

Die Erfassung der Unterpositionen erfolgt gleich einer Standardposition. Durch die vorhergehende Erfassung der Hauptposition werden alle Folgepositionen automatisch als Unterpositionen gekennzeichnet. Haben Sie alle Unterpositionen erfasst erfolgt der Abschluss der Haupt-/Unterpositionserfassung durch setzen der Positionsart Ende Unterpositionen, ebenfalls abrufbar über das Kontextmenü → [Positionsarten] → [Ende Unterpositionen] in der nächsten Erfassungszeile nach der letzten Unterposition.

Hauptposition in Hauptposition (mehrdimensionale Hpos)

Innerhalb einer Hauptposition können weitere Hauptpositionen erfasst werden.Damit die Übersichtlichkeit der mehrdimensionalen Erfassung der Hpos/Upos gewährleistet wird, gibt es die Möglichkeit, die Unterpositionen automatisch nummerieren zu lassen. Diese Vorgabe kann über die Konstanten-Verwaltung --> PositionsnummerVergabeUpos erfolgen. Des Weiteren ist die automatische Vergabe innerhalb der Positionszeilen über das Kontextmenü --> [Positions-Nr.-Vergabe Upos] möglich.

Die Abbildung einer mehrdimensionalen Hauptposition bietet demnach auch die Möglichkeit, Set-Artikel als Bestandteile einer Hauptposition einzulesen.

Zu-/Abschläge innerhalb der Hauptpositionen

Innerhalb der Hpos/Upos können Zu-/Abschläge an gewünschter Position vergeben werden. Die Wirkungsweise ist gleichzusetzen mit den Zu-/Abschlägen auf die Normalpositionen.

Definition zur Wirkweise Zu-Abschläge auf Vorposition innerhalb der Hpos/Upos:

  • wird der Zu-Abschlag nach UPosEnde platziert, dann werden die gesamten zum UPosEnde gehörenden (/Unter)HPos bezuschlagt, inklusive evtl. vorhandener "tiefer liegender" (HPos/)UPos.

  • wird der Zu-Abschlag innerhalb der HPos/UPos direkt hinter einer HPos erfasst, dann wirkt dieser Zu-Abschlag auf die gesamte HPos, wieder inkl. evtl. vorhandener untergeordneter (HPos/)UPos 

  • wird der Zu-Abschlag nach einer UPos erfasst, dann wirkt er "nur" auf diese Upos

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