Neues Projekt / LV erstellen

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Das Programm Projekt-Verwaltung dient zur Erfassung und Vorkalkulation eines Eigen- oder Fremd-Leistungsverzeichnisses. Ihr Leistungsverzeichnis kann in bis zu fünf Hierarchiestufen (z.B. Bauteil, Gewerk, Los, Titel) untergliedert werden. Mit der Projekt-Verwaltung können Sie Leistungsverzeichnisse nach den Anforderungen der "Verdingungsordnung für Bauleistungen" (VOB) erstellen, wenn diese Bestandteil Ihres Auftrages sind. Mit Hilfe zahlreicher Kalkulationsmöglichkeiten ermitteln Sie Aufwand und Ertrag bereits im Angebotsstadium.  Außerdem ist es Ihnen mit der Projekt-Verwaltung und deren Folgeanwendungen, wie z.B. Aufmass, Aufmassblatt und Nachkalkulation möglich, Bauprojekte von der Angebotsphase bis zur Schlussrechnung zu planen, zu kalkulieren und zu überwachen.

Voraussetzungen

Voraussetzungen, um ein Projekt erstellen zu können gibt es im Prinzip keine. Logischerweise sollten Sie sich im Vorfeld einer Projektanlage Gedanken machen, welche Kalkulationsgrundlagen für Ihre Kalkulation gelten sollen. Die Standardeinstellungen aus den Programm-Konstanten sind im folgenden bei den jeweiligen Anleitungsschritten beschrieben.

Anleitung

Öffnen der Projektsuche und -verwaltung

Um ein Neues Projekt anzulegen, öffnen Sie zunächst die Projekt-Verwaltung. Die Anwahl erfolgt über den Menübaum Programmordner [Projekt/Leistungsverzeichnis] --> [Projekt-Verwaltung]. Die Projekt-Verwaltung kann ebenfalls über die Projekt-Suche geöffnet werden. Nach Anwahl über den Menübaum Programmordner [Projekt/Leistungsverzeichnis] --> [Projekt-Suche], öffnen Sie über die Menüleiste durch Anwahl [Datei/Datensatz] --> [Neu] die Projekt-Verwaltung. Eine weitere Möglichkeit besteht an dieser Stelle über die Symbolleiste der Projekt-Suche durch Anwahl der Schaltfläche [Neuer Datensatz].

Ermittlung der Projektnummer

Die Vergabe der Projektnummer kann auf verschiedene Art und Weise gesteuert werden.

Die wohl einfachste Art ist die manuelle Vergabe der Projektnummer. Hierbei sind sämtliche Automatismen im Hintergrund deaktiviert und Sie geben die gewünschte Projektnummer selbst im Eingabefeld ProjNr ein. Da es sich hierbei um ein alphanumerisches Feld handelt, haben Sie die Möglichkeit, sowohl Zahlen, Buchstaben, Leer- oder Sonderzeichen zu verwenden.

Eine weitere Möglichkeit bietet die automatisierte Ermittlung der Projektnummer anhand eines vordefinierten Nummernkreises. Dieser Nummernkreis wird über die Konstanten-Verwaltung eingestellt. Mit Klick auf [Datei/Datensatz] und [nächste Projektnummer] erhalten Sie die nächste fortlaufende Projektnummer.

Projektnummernkreis definieren und automatisierte Ermittlung

Über die [Konstanten-Verwaltung] -> Registerkarte [Nummernkreise] legen Sie den Nummernkreis für die Projektnummernvergabe fest. Die Eingaben in [von BelNr] und [bis BelNr] steuern den Bereich, innerhalb dessen sich die Projektnummer befinden kann. Über die Eingabe in [LfdBelNr] setzen Sie den Startwert, bzw. hier wird vom Programm automatisch die nächste zu vergebende Nummer eingestellt.

Soll die nächste Projektnummer nach Anwahl der Projekt-Verwaltung automatisch vorgeschlagen werden, kann dies über den Konstantenschalter Nächste ProjNr autom. vorschlagen aktiviert werden.

Ist diese Einstellung aktiviert, kann über den Konstantenschalter Nächste ProjNrKz geregelt werden, ob eine frei gewordene Nummer (z.B. durch Löschung eines Projektes) wieder automatisch freigegeben werden soll (Einstellung: Standardablauf) oder die Projektnummer immer erhöht werden soll, auch wenn durch bestimmte Programmabläufe Lücken im Nummernkreis entstanden sind (Einstellung: Nummer wird IMMER erhöht, es finden keine Prüfungen oder ein Zurücksetzen der Nummer statt).

Über den Konstantenschalter Nächste ProjNrMinLen legen Sie fest wieviele Zeichen die automatisch vorgeschlagene Projektnummer umfassen soll, evtl. inklusive Vorlaufnullen.

Eine 3. Möglichkeit, die Projektnummer automatisiert ermitteln zu lassen, bietet die automatische Kostenträgergenerierung. Hierbei ermitteln Sie zunächst einen Kostenträger. Dieser Kostenträger wird nach Ermittlung automatisch in die Projektnummer übertragen.
Um einen Kostenträger automatisch ermitteln zu lassen, wählen Sie nach Aufruf der Projekt-Verwaltung über die Menüleiste [Ausführen] und den Befehl [Projektnummer aus Ktr bilden] an. In dem sich öffnenden Dialog werden Sie über das Eingabefeld KdNr aufgefordert, die Kundennummer einzugeben. Über das Eingabefeld KSt wird die entsprechende Kostenstelle zugeordnet und über das Eingabefeld ProjektBez können Sie optional an dieser Stelle bereits eine Projektbezeichnung erfassen.
Der Kostenträger wird anhand dieser Eingaben durch Rechtsklick auf die Such-Schaltfläche des Eingabefeldes KTr (für Kostenträger) und Anwahl der Kostenträger-Verwaltung automatisch generiert. Die Einstellungsmöglichkeiten für den Aufbau des automatisch generierten Kostenträgers sind im Bereich Kostenträger-Verwaltung genauer beschrieben.

Wenn im Projekt nachträglich die Bezeichnung geändert wird, erscheint eine Abfrage, um ggf. die Bezeichnung des Kostenträgers ebenfalls anzugleichen.

Um den Kostenträger am schnellsten generieren zu lassen, kann die Kostenträger-Verwaltung über Rechtsklick auf die Such-Schaltfläche hinter dem Eingabefeld KTr als Standard-Programm für diese Schaltfläche festgelegt werden. Hierdurch kann die Such-Schaltfläche mit Linksklick angewählt werden und der Kostenträger wird mit einem Klick generiert.

Zuordnung des Kunden, der Baustellenanschrift und weiterer Adressen

In der Registerkarte Vormaske werden sämtliche Zuordnungen von Projektadressen (Kunde, Baustelle, Architekt, Projektleiter...) vorgenommen. Geben Sie zunächst im Eingabefeld KdNr die Kundennummer ein. Ist Ihnen die Kundennummer nicht bekannt, kann über die Anwahl der zugehörigen Such-Schaltfläche die Kunden-Suche geöffnet werden. Nach Eingabe der Kundennummer und Bestätigung der Eingabe mit der Tabulator-Taste öffnet sich automatisch der Dialog zur Erfassung der Projektbezeichnung. In dieses Pflichtfeld tragen Sie eine Bezeichnung ein, die das Projekt für Sie und Ihren Kunden deutlich beschreibt und Ihnen eine spätere Suche im Archiv von STREIT erleichtert.

Bitte beachten Sie: Die Projektbezeichnung wird später auf alle Seiten Ihrer Ausdrucke gedruckt. Liegt Ihnen eine Vorgabe aus einem Leistungsverzeichnis vor, so übernehmen Sie diese.

Durch die Zuordnung des Kunden werden auf der Registerkarte Projektdaten automatisch die Bemerkung und die Notiz aus den Kunden-Stammdaten angezeigt.

Bei der Erfassung einer Kundennummer (auch diverse Kundennummer), wird die Möglichkeit angeboten, den Adressteil z.B. aus einer Kunden-Anschrift oder aus dem Adressenstamm einzulesen. Hierzu gehen Sie über die Anwahl [Ausführen] → [Projektanschrift] und lesen entweder eine Kunden-Anschrift oder eine Adresse aus dem Adressenstamm ein.
Weiterführend wird auch die Übernahme der nun neuen Adresse als neue Kundennummer und Einstellung in das Projekt angeboten. Hierzu gehen Sie über die Anwahl [Ausführen] → [Projektanschrift] → [als Neukunde anlegen]. Anschließend entscheiden Sie in der Abfrage, ob Sie die neue Kundennummer auch ins Projekt übernehmen möchten.
Durch die Anwahl [Ausführen] → [Projektanschrift] → [zurücksetzen] wird die ursprüngliche Adresse der zuerst eingegebenen Kundennummer wieder eingelesen. Dies ist so lange möglich, bis die Anlage als Neukunde abgeschlossen wurde.

Neben der Kundenanschrift haben Sie die Möglichkeit, eine Baustellenanschrift zu erfassen. Zunächst wird nach Eingabe eines Kunden die Kundenanschrift 1zu1 in die Baustellenanschrift übernommen. Sollte die Baustellenadresse von der Kundenanschrift abweichen, kann diese manuell überschrieben werden.
Die Baustellenadresse kann ebenfalls über die Eingabe einer Adress-Nummer im Eingabefeld AdrNr eingelesen werden. Gerade bei Großbaustellen mit evtl. mehreren Projekt-Nummern ist dies von Vorteil. Hierbei erfolgt der Zugriff auf den Stammdaten-Bereich Adressen.
Eine 3. Möglichkeit, eine Baustellenanschrift zu erfassen bzw. einzulesen bietet die Funktion über die Menüzeile [Ausführen] –> [Baustelle] -> [Baustelle aus Kunden-Lieferanschrift einlesen]. Es erfolgt der Einsprung in die Kunden-Lieferanschriften-Suche und es werden alle im Kundenstamm zu diesem Kunden erfassten Kunden-Lieferanschriften automatisch angezeigt. Per Doppelklick auf die gewünschte Lieferanschrift, erfolgt der Rücksprung in die Projekt-Verwaltung und die Kunden-Lieferanschrift wird in die Baustellenanschrift eingestellt.

Zusätzliche Adressdaten

Über den tabellarischen Erfassungsbereich im Register Zusätzliche Adressdaten hinterlegen Sie weitere Adressen bzw. Stammdaten, die in Bezug zu Ihrem Projekt stehen, beispielsweise die Adresse des Architekten, des Planungsbüros oder des Baustellenleiters.

Über die erste Spalte Adress-Art legen Sie eine Adressgruppenzuordnung fest. Ein Großteil der Angaben in diesem Listenfeld dienen als reines Selektionsmerkmal nach welchen Sie bspw. ihr Suchergebnis in der Projekt-Suche eingrenzen können. Folgende Angaben haben jedoch eine spezielle Auswirkung:

• Ergänzende Anschrift/Name aus AdrVerweis: Die Zuordnung eines Stammdatensatzes über dieses Kennzeichen hat zur Folge, dass die Anrede und der Name1 dieses Stammdatensatzes in die Adresse des eigentlichen Projekt-Kunden mit eingebaut werden. Am sinnvollsten ist dies vermutlich bei Zuordnung einer Kunden-Verbindung, damit direkt ein Ansprechpartner beim Kunden angeschrieben werden kann.
• abweichende Angebots-, AB-, Rechnungs- oder Gutschriftanschrift: Soll ein Projektbeleg nicht an die im Projekt hinterlegte Kundenanschrift gesendet werden, kann über die Zuordnung eines dieser Kennzeichen erreicht werden, dass die Anschrift des hinterlegten Datensatzes für den Belegdruck herangezogen wird.

Über die Spalte Typ wählen Sie, aus welchem Stammdatenbereich ein Datensatz zugeordnet werden soll. Über die Spalte Nummer geben Sie die Nummer des Stammsatzes ein oder sie öffnen über die Such-Schaltfläche die entsprechende Stammdaten-Suche zur Selektion. Haben Sie einen Verbindungsdatensatz selektiert, wird in der Spalte Verbindungs-Nr die entsprechende Verbindungsnummer angezeigt. Die Spalte E-Mail-Versand wird über die Checkbox gesteuert. Eine Aktivierung hat zur Folge, dass die markierten Datensätze bei einer Belegausgabe per Email aus diesem Projekt heraus, als mögliche Empfänger mit angeboten werden. 

Projektstatus und Sachbearbeiter

Der Projektstatus wird bei der Erzeugung von Belegen, je nach Belegtyp automatisch angepasst. Mögliche Stati sind: leer=kein Status (Grundeinstellung) / AN = Angebot / AB = Auftrag bestätigt / TR = Abschlagsrechnung erstellt / RE = Schlussrechnung erstellt.

Den Projektstatus können Sie  auch manuell beeinflussen.
Mit dem Zugangsstatus Administrator können folgende manuelle Änderungen des Projektstatus vorgenommen werden:

• ´leer´ --> AN

• AN --> ´leer´

• AN --> AB

• AB --> AN (nur möglich, wenn noch keine Aufmaßmenge erfasst ist)

• AB -> RE

• TR -> RE

AN --> TR: nicht möglich somit auch nicht TR -> AN
AN --> RE: nicht möglich somit auch nicht RE -> AN
AB --> TR: nicht möglich somit auch nicht TR -> AB

Sobald eine Teilrechnung erstellt wurde, wird der Projektstatus auf TR eingestellt. Dies kann nur rückgängig gemacht werden, indem man die Teilrechnung über die Menüzeile Funktion [Ausführen] --> [letzer Beleg löschen] löscht.

RE --> AB: sind keine Teilrechnungen vorhanden über die Menüzeile Funktion [Ausführen] --> [letzter Beleg löschen] kann der Dummy-Eintrag, der durch das manuelle hochsetzen automatisch erstellt wurde (Registerkarte Zahlung), gelöscht und der Status zurückgesetzt werden.

RE --> TR: über die Menüzeile Funktion [Ausführen] --> [letzter Beleg löschen] kann der Dummy-Eintrag, der durch das manuelle hochsetzen automatisch erstellt wurde (Registerkarte Zahlung), gelöscht und der Status zurückgesetzt werden.
Mit dem Zugangsstatus Hauptbenutzer oder Benutzer ist maximal ein manuelles Hochsetzen auf Status AB möglich.

Im Datenfeld Sachbearbeiter wird automatisiert die Mitarbeiternummer des Mitarbeiters hinterlegt, welcher das Projekt angelegt hat. Im Datenfeld Name1 und Unser Zeichen werden die entsprechenden Daten dieses Mitarbeiters automatisch eingestellt.

TIPP: Wie kann auf den Belegausdrucken ein Mitarbeiterkürzel ausgegeben werden?
Das Mitarbeiterkürzel aus dem Datenfeld Unser Zeichen wird im Mitarbeiterstamm gepflegt und automatisch in ein neues Projekt übernommen. Über die Einrichtung des Druck-Designs kann dieses Datenfeld für die Druckausgabe mit eingerichtet werden.

Festlegung der Hierarchiestufen

Über die Registerkarte Projektdaten und den tabellarischen Erfassungsbereich Hierarchiestufen legen Sie den Aufbau und die Anzahl der Hierarchiestufen fest. Zu beachten ist hierbei vor allem die Angabe der Länge. Diese bestimmt im weiteren Verlauf den Aufbau der Positionsnummern.
Beispiel: Es soll ein Projekt mit Losen und Titeln angelegt werden

Mögliche Eingabe:

Die hieraus resultierende Positionsnummer der ersten Projektposition wäre bei einer Schrittweite von 1 die: 01.01.001 (01 für Los 01 mit Länge 2; 01 für Titel 01 mit Länge 2 und 001 für die erste Position mit Länge 3). Hierbei ist jedoch des weiteren zu beachten, dass die erste Vorlaufnull vom Programm als überflüssig erachtet und automatisch verworfen wird. Die erste angezeigte Position wäre somit in diesem Fall die: 1.01.001

Bei Aktivierung der Checkbox Alphanumerisch, welche es ermöglicht sowohl Buchstaben als auch Zahlen zur Hierarchiestufen-Nummerierung zu verwenden, kann auch die Ausrichtung (links- oder rechtbündig) eingestellt werden.

Steuer- und Kontenzuordnung

Ebenfalls über die Registerkarte Projektdaten werden die steuer- und buchhaltungsrelevanten Daten hinterlegt.
Die Funktionalitäten des Belegschema bzw. BelegPosSchema belegen Sie entweder über den Kunden oder projektspezifisch vor. Hierüber sind spezielle Geschäftsfälle wie bspw. eine steuerliche Abrechnung nach §13b im Ausland oder eine konzerninterne Verrechnung möglich. Ebenso verhält es sich bei der USt Pflicht und der zugehörigen Steuerart USt voll, dem §35aEStG-Kennzeichen (welches für die getrennte Darstellung der Lohn- und Fahrtkosten auf der Schlussrechnung für Privatkunden genutzt werden kann) und der Kostenstelle KSt. Auch diese Angaben können durch die Vorbelegung in der Kunden-Verwaltung automatisch in das Projekt eingestellt werden. Sie können diese Vorgaben jedoch projektspezifisch ändern.
Eine Besonderheit bildet die Zuordnung eines Kostenträgers KTr. Der Kostenträger wird nicht automatisch ermittelt. Sie haben zum einen die Möglichkeit über die Such-Schaltfläche auf die Kostenträger-Suche zuzugreifen und einen bereits bestehenden Kostenträger zuzuordnen, oder der Kostenträger wird automatisch ermittelt. Die Möglichkeiten hierzu sind weiter oben unter der Ermittlung der Projektnummer oder im Thema Kostenträger-Generierung beschrieben. 

Festlegung der Kalkulationsgrundlagen

Über die Registerkarte Kalkulationsfaktoren legen Sie die Grundlagen für Ihre Projekt-Kalkulation. Die Vorbelegung erfolgt grundsätzlich über die Konstanten-Verwaltung bzw. für die Lohnkalkulation über die Lohngruppen-Verwaltung. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Vorgaben in Ihrem Projekt direkt zu ändern. Eine Änderung bestimmter Werte in einem laufenden Projekt bewirkt u.U. eine Abfrage, wie mit den bisher in den Projektpositionen hinterlegten Werten verfahren werden soll. Folgende Einstellungen sind hierbei möglich:

• keine Übernahme, nur als Vorgabe verwenden - Die bislang in den Projektpositionen kalkulierten Werte bleiben erhalten, der neu eingegebene Wert dient lediglich als Vorgabe für alle ab der Änderung neu eingegebenen Projektpositionen

• Übernahme in Zeilen, die bisherigen Wert besitzen - nur Projektpositionen die den bislang vorgegebenen Wert enthalten, werden angepasst. Wurde Positionsspezifisch mit einem andern Wert kalkuliert, bleibt dieser erhalten

• Übernahme in alle untergeordneten Projektzeilen - alle Projektpositionen werden angepasst, unabhängig des bis dato kalkulierten Wertes

Im Falle der Lohngruppen können Sie auch im Nachhinein die Anpassung der Positionskalkulation vornehmen. Über das Kontextmenü stehen Ihnen die Funktionen [Kalkulationsfaktoren für markierte Lohngruppe in Projektzeilen übernehmen] und [Kalkulationsfaktoren aller Lohngruppen in Projektzeilen übernehmen] zur Verfügung.

Die Tabelle Lohn beinhaltet sämtliche über die Lohngruppen-Direkterfassung vorgegebenen Lohngruppen. Geben Sie über das Eingabefeld Vorgabe-KalkGrp keine bestimmte Standard-Lohngruppe vor, gilt die Lohngruppe 1 als Standard-Lohngruppe bei Neuerfassung einer Projektposition. Der Wert Verrechnet/Zeiteinheit gilt hier als Multiplikator mit den Lohnminuten der Projektposition zur Ermittlung des Lohn-Preisanteils.

Lohngruppen verwalten, Bedeutung der Werte und Einlesen ins Projekt

Die Anwahl der Lohngruppen erfolgt über den Menübaum: [Einstellungen/Konstanten] -> [Auftragsbearbeitung und Projekt] -> [Projekt] -> [Lohngruppen]. Es öffnet sich die Lohngruppen-Direkterfassung. Durch Auslösen der Suche mit ENTER können die bestehenden Datensätze gesichtet werden. Die automatische Aktivierung des Symbols zur Schnellerfassung in der Symbolzeile bewirkt, dass Bearbeitung der Datensätze direkt möglich ist. 
Über die Menüzeile und den Anwahlpunkt [Datei/Datensatz] --> [Neu] oder das entsprechende Symbol zur Neuerfassung in der Symbolzeile kann ein neuer Datensatz angelegt werden.

Bedeutung der Eingabefelder im Einzelnen: