Mitarbeiter anlegen und verwalten

In diesem Bereich finden Sie alle Informationen rund um einen Mitarbeiter. Hier können Sie u.a. die Stammdaten pflegen und Zeiterfassungs- und Abrechnungseinstellungen hinterlegen.

Einen neuen Mitarbeiter anlegen und verwalten

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Die Basis jedes Unternehmens ist eine vollständige und genaue Stammdatenerfassung bzw. Pflege. Sie sind Grundlage vieler Planungs- und Geschäftsprozesse. Egal ob z.B. Kunden-, Lieferanten oder Mitarbeiterstammdaten – diese müssen immer aktuell, vollständig und fehlerfrei sein. Nur dadurch kann ein reibungsloser Betriebsablauf gewährleistet werden.

Diese Anleitung dient zur Beschreibung der Neuanlage und Pflege aller mitarbeiterbezogenen Daten. Weiterhin werden auch Archivdaten zur Anzeige gebracht.

Voraussetzungen

Um eine optimale Grundlage für das Arbeiten im Programm zu schaffen, ist es wichtig, dass jegliche Stammdaten entsprechend angelegt sind. Daher sollten Sie sich direkt zu Beginn Gedanken machen, welche Informationen wichtig für Ihren täglichen Betrieb sind. Auch Daten, die zunächst vermutlich eher trivial erscheinen, wie bspw. die Kunden- oder Mitarbeiternummer, sind wichtig. Beispielweise benötigen Sie die Mitarbeiterdaten zur Weiterverarbeitung der Zeiterfassungsdaten in ein externes Lohnprogramm und die Daten müssen kompatibel zueinander sein. 

Anleitung

Öffnen der Mitarbeiter-Suche und -Verwaltung

Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, öffnen Sie zunächst die Mitarbeiter-Suche. Die Anwahl erfolgt über den Menübaum Programmordner [Stammdaten] → [Mitarbeiter] → [Mitarbeiter-Stammdaten]. Es öffnet sich der Programmbereich Mitarbeiter-Suche, in welchem Sie Ihre bestehenden Mitarbeiter suchen und öffnen können oder Sie öffnen über die Menüleiste durch Anwahl [Datei/Datensatz] → [Neu] die Mitarbeiter-Verwaltung zur Mitarbeiter-Neuanlage. Eine weitere Möglichkeit besteht an dieser Stelle über die Symbolleiste der Mitarbeiter-Suche durch Anwahl der Schaltfläche [Neuer Datensatz].

Die Mitarbeiter-Verwaltung wird als leere Maske geöffnet.

 

Neuerfassung/Änderung

Anschrift

Anschrift

Ermittlung der Mitarbeiternummer

In vielen Programmbereichen, wie z.B. Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter usw. müssen die Stammdaten mit einer Nummer angelegt werden. Die Vergabe einer Stammdatensatznummer kann auf verschiedene Art und Weise gesteuert werden. Hier erhalten Sie einen Überblick über sämtliche Möglichkeiten:  

Die wohl einfachste Art ist die manuelle Vergabe der Nummer. Hierbei sind sämtliche Automatismen im Hintergrund deaktiviert und Sie geben die gewünschte Nummer selbst im Eingabefeld ein. 

Für die Ermittlung der nächsten freien Stammdatensatznummer steht Ihnen über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] die Funktion [freie ...nummer ermitteln], das entsprechende Symbol in der Symbolleiste oder über die Kurzanwahl:  [Strg] + [d] [Strg] + [e] zur Verfügung. Im darauf folgenden Dialog geben Sie im Feld ab Nummer ihren Startwert ein und wählen die Schaltfläche [Auflisten]. Die nächste freie Nummer, vom Startwert ausgehend, wird Ihnen angezeigt. Außerdem werden jeweils Vorgänger- und Nachfolger-Nummer aufgelistet. Mit Klick auf die Schaltfläche [OK] wird die Nummer automatisch in die Stammdatensatznummer übernommen.

Haben Sie je Anfangsbuchstabe im Nachnamen einen bestimmten Nummerbereich reserviert können Sie im Feld für Buchstabe den betreffenden Buchstaben erfassen, um den korrekten Vorschlag für diesen Buchstaben zu erhalten. Voraussetzung hierfür ist eine strikt eingehaltene Erfassung der Buchstaben im jeweiligen Nummernbereich, den Sie sich selbst festlegen.

Soll die nächste Stammdatensatznummer automatisch vorgeschlagen werden, aktivieren Sie in der Konstantenverwaltung den Schalter Neuerfassungsautomatik ... aus dem entsprechenden Stammdatenbereich. Das Programm orientiert sich bei der Ermittlung an der zuletzt in diesem Bereich erfassten Nummer.

Erfassung von Anreden / postalischen Daten

Im Bereich Anschrift bzw. im Register weitere Mitarbeiterdaten werden die postalischen Daten wie Anschrift und Telefonnummern eingetragen. 
In den Feldern Straße / PLZ / Ort kann die private Anschrift des Mitarbeiters erfasst werden. Die Firmenanschrift wird nicht erfasst. Diese ist bereits in der Lizenz hinterlegt. Weitere mögliche Angaben sind Telefon-, Fax-, Mobil-Telefon-Nummer, E-Mail und Internet-Adresse. Nach Bestätigung der jeweiligen Telefonnummer wird die Landesvorwahl automatisch vergeben und die Telefonnummer wird normiert gespeichert. Hier gibt es außerdem die Möglichkeit eine abweichende Mailadresse für ausgehende Mails bzw. Rechnungen/Gutschriften in ZUGFeRD-/X-Rechnungsformat zu hinterlegen. 

Einstellungen

Im Bereich Einstellungen tragen Sie im Feld Kalenderkürzel das Mitarbeiterkürzel ein. Das Kürzel dient später bei der Terminierung von Aufträgen im Programmbereich Kalender. Im Feld Unser Zeichen tragen Sie ebenfalls Ihr Mitarbeiterkürzel ein. Dieses Kürzel wird bei der Belegneuerfassung automatisch im dazugehörigen Feld Unser / Ihr Zeichen eingetragen.

Auch gibt es im Bereich Einstellungen die Möglichkeit zur Ermittlung der Geokoordinaten der Mitarbeiteranschrift. Sobald Sie diese Checkbox Geo-Koordinaten erzeugen aktivieren, werden jedes mal nach einer Adressänderung die Geo-Koordinaten direkt neu ermittelt. Ansonsten bleiben die bisherigen Koordinaten gespeichert.

Abteilungszuordnung

Möchten Sie Ihre Mitarbeiter verschiedenen Abteilungen zuordnen, so legen Sie die Abteilungen in den [Hintergrundkonstanten] → [Register Mitarbeiter] → [Abteilungsstamm] an. Die in den Konstanten angelegten Abteilungen stehen Ihnen für die Zuordnung zum jeweiligen Mitarbeiter im Mitarbeiterstamm über die Combobox zur Verfügung. Diese Zuordnung dient der Auslagerung von bestimmten Mitarbeitergruppen auf das mobile Gerät oder kann ausgewertet werden.

Bemerkung und Notiz

Möchten Sie kurze, interne Informationen hinterlegen, nutzen Sie das Feld Bemerkung.
Zur Hinterlegung umfangreicherer Informationen steht Ihnen das Feld Notiz, als freies, unbegrenztes Texteingabefeld mit Formatierungsmöglichkeit zur Verfügung. Um eine Chronologie und Nachvollziehbarkeit der Notizen zu bewirken, wird in diesem Bereich häufig mit dem Zeitstempel gearbeitet - anwählbar über das Kontextmenü → [Sonstiges] → [Zeitstempel einfügen].

 

Weitere Mitarbeiterdaten

Kontaktdaten (alternativ)

Im Bereich Kontaktdaten (alternativ) haben Sie die Möglichkeit weitere Kontaktdaten zu erfassen.

Absender für ausgehende E-Mails

Diese E-Mail-Adresse wird für ausgehende E-Mails, die aus der STREIT generiert werden verwendet. Die E-Mail-Adresse wird automatisch als Absender-Adresse für den Mitarbeiter hinterlegt.  

Absender für Rechnungen / Gutschriften

Im Feld E-Mail, im Bereich Absender für Rechnungen / Gutschriften, tragen Sie eine nicht personenbezogene E-Mail-Adresse für den Datenexport von Rechnungen und Gutschriften ein. Diese E-Mail-Adresse findet z. B. beim Export von ZUGFeRD-Rechnungen Verwendung.

 

Mitarbeiterabrechnung

Abrechnung über Dienstleistungsartikel

Im Feld ArtNr tragen Sie einen Dienstleistungsartikel ein, den Sie vorher in den Artikel-Stammdaten mit dem Verwaltungskennzeichen Dienstleistung angelegt haben. Werden bei der Abrechnung eines Auftrages die Stunden des Mitarbeiters in Rechnung gestellt, so wird dieser Artikel als Abrechnungsartikel in der Positionserfassung der Rechnung automatisch hinterlegt.

Abrechnung über Mitarbeiterqualifikation

Besitzt der Mitarbeiter mehrere Qualifikationen (z. B. Elektro, Photovoltaik, etc.), so können Sie diese im Bereich Abrechnung über Mitarbeiterqualifikation erfassen. Über den Menübaum Programmordner [Einstellungen/Konstanten] → [Stammdaten] → [Mitarbeiter] → [Mitarbeiter-Qualifikation], haben Sie die Möglichkeit verschiedene Qualifikationen anzulegen. 

In der Mitarbeiter-Verwaltung weisen Sie die Qualifikationen dem Mitarbeiter zu. Sie definieren, welche Qualifikation der Standardqualifikation des Mitarbeiters entspricht, indem Sie die dazugehörige Checkbox aktivieren. Ebenfalls bestimmen Sie hier, ob diese Qualifikation mobil Erfassbar ist, indem Sie die dazugehörige Checkbox aktivieren. Den erfassten Qualifikationen können Sie unterschiedliche Abrechnungsartikel zuordnen.

Lohnartenzuordnung für Mitarbeiterabrechnung

Im Feld Lohnart erfassen Sie die Lohnart, welche standardmäßig für den Mitarbeiter hinterlegt werden soll. Die Lohnarten legen Sie vorher in der Lohnarten-Verwaltung an. Diese Lohnart wird für den Mitarbeiter, in der StreitV1Portable und in der Nachkalkulation, als Vorbelegung erfasst.

 

Zeiterfassung

Die Hinterlegungen im Reiter [Zeiterfassung] erfassen Sie, wenn Sie den Programmbereich Zeiterfassung verwenden. Nimmt Ihr Mitarbeiter an der Zeiterfassung teil, so hat er z. B. die Möglichkeit seine Zeiten auf Aufträge zu stempeln. Eine Beschreibung der Einstellungen für die Zeiterfassung im Mitarbeiterstamm finden Sie unter Einstellungen im Mitarbeiterstamm.

 

Selektionskriterien

Über das Register Selektionskriterien können Sie diverse Selektionskriterien erfassen. Darauf aufbauend können Sie dann diverse Suchabfragen starten und somit gewisse Auswertungen machen.

Ein Beispiel hierfür wäre, dass Sie Mitarbeiter entsprechenden Messen zuweisen (aufgrund örtlicher Nähe) und somit vor Beginn der Messe entsprechende Einladungen per Serienbrieffunktion versenden können. Wie solche Suchkriterien angelegt und verwaltet werden, finden Sie unter der Selektionskriterien-Verwaltung.
Möchten Sie nach den hinterlegten Selektionskriterien suchen, so müssen diese zuerst in der entsprechenden Suche in einer Firmenmaske parametrisiert/eingerichtet werden, da diese firmenindividuell angelegt wurden.

Bei der Parametrisierung werden nur Selektionskriterien angeboten, welche zuvor für diesen Selektionstyp erfasst worden sind. Nun muss man in der entsprechenden Suche nur noch die gewünschte Werte auswählen und erneut auslösen. Die Ergebnisse haben dann alle angegebenen Merkmale hinterlegt. Es ist hierbei auch die Auswahl mehrere Kriterien gleichzeitig und das ausschließen von Merkmalen möglich.

 

Allgemeines

Lohnkosten für Nachkalkulation

Im Feld Minuten-/Stundensatz hinterlegen Sie den Stundensatz des Mitarbeiters. Der Stundensatz wird später in der Nachkalkulation für Stunden hinterlegt und als Basis für die Berechnung der Einkauf-Summe herangezogen. Aktivieren Sie zusätzlich die Checkbox Gemeinkostensatz aus Mitarbeiter übernehmen und tragen im Feld Gemeinkostensatz einen Gemeinkostensatz in Prozent ein, so wird in der Nachkalkulation der mitarbeiterspezifische Gemeinkostensatz zur Kalkulation herangezogen. Im Dialog Info zur Gemeinkostenberechnung ist die Gemeinkostenermittlung für die Nachkalkulation beschrieben. Über das Feld Lohngruppe hinterlegen Sie für den Mitarbeiter eine Lohngruppe, welche Sie vorher in der Lohngruppen-Verwaltung angelegt haben.

Lager

Über das Feld Lager können Sie dem Mitarbeiter ein Lager zuordnen. Dieses wird Ihnen z.B. in der Auftragsbearbeitung über den entsprechenden Sachbearbeiter automatisch eingestellt. 

Bei Wareneingang

Über die Combobox Benachrichtigungsart definieren Sie, ob der Mitarbeiter bei Wareneingang eine Benachrichtigung per SMS oder E-Mail erhalten soll. Um dies zu ermöglichen muss zunächst in den Konstanten im Reiter [EK-Beleg] für den Wareneingang, in der Spalte MitarbNrBenachrichtigung, entweder "Autom. Benachrichtigung beim Verlassen des Beleges" oder "Benachrichtigung beim Verlassen des Beleges nach Bestätigung" eingestellt werden. Sonst wird auch beim späteren Erfassen einer Benachrichtigung keine E-Mail versendet.

Sitzen die Konstantenschalter korrekt, wird von der STREIT im Programmteil "Wareneingang-Verwaltung" im Reiter "Positionen > Positionsdetails > Benachrichtigungen“ der Anforderer automatisch eingetragen. Dies ist allerdings nur bei vorangegangener korrekter Belegweiterverarbeitung der Fall. Ansonsten muss der Anforderer manuell eingetragen werden. Hier können bei Bedarf auch noch weitere Personen erfasst werden, falls diese ebenfalls benachrichtigt werden sollen.

Nach Ausgabe des Wareneingangs (Drucker, E-Mail, Fax, etc.) und schließen des Beleges erscheint nun ein Dialog in dem nachgefragt wird, ob die hinterlegten Mitarbeiter eine Benachrichtigung erhalten sollen. Nun erhält der Monteur mit Abschluss des Belegs eine Benachrichtigung über den Wareneingang seines Materials.

Einkäufer für Materialanforderung

Fordert der Mitarbeiter Material an, so kann über das Feld Mitarbeiter-Nr ein weiterer Mitarbeiter definiert werden, welcher automatisch als zugeordneter Einkäufer in der Materialanforderung hinterlegt wird.

Weitere Zuordnungen

Das Feld Tour stellt eine reine Informationsangabe dar und dient als weiteres Suchkriterium in der Mitarbeiter-Suche.

Soll dem Mitarbeiter eine Niederlassung zugewiesen werden, so muss diese erst in der Adressen-Verwaltung angelegt werden. Im Feld Niederlassung hinterlegen Sie die angelegte Andresse. Die Hinterlegung einer Niederlassung hat Auswirkungen auf die Feiertagsgenerierung. Wird dem Mitarbeiter keine Niederlassung zugeordnet, gilt jeder Feiertag (Bundeslandunabhängig) für den Mitarbeiter. Dies kann dann bei der Zeiterfassung zu Problemen führen, da der Mitarbeiter dadurch weniger Arbeitstage oder evtl. mehr Zuschläge erhält.

Über das Listenfeld Kostenstelle erfassen Sie die Stelle, also den Bereich, der die Kosten verursacht.

 

Privat

Hier haben Sie die Möglichkeit, weitere mitarbeiterspezifische Informationen wie private Kontaktdaten, Geburtsdatum des Mitarbeiters und die Firmenangehörigkeit zu hinterlegen.

Auch besteht die Möglichkeit der Hinterlegung eines Bildes des Mitarbeiters und seiner Signatur. Die Signatur können Sie später als Platzhalter im Programmbereich Textverarbeitung (Briefe und Serienbriefe erstellen) einfügen.

 

Archiv

Im Archiv finden Sie alle Belege, Dokumente, Bilder etc. die auf den jeweiligen Stammsatz verschlagwortet wurden. Dabei stehen Ihnen zur Selektion bestimmte Eingrenzungsfavoriten zur Verfügung wie beispielsweise "Nur ausgehende Rechnungen". Selbstverständlich können Sie unter dem Button Eingrenzungsfelder selbstständig eingrenzen oder sich auch eigene Favoriten nach Ihren Wünschen anlegen und speichern. Eine Fragmentsuche über alle Archivdokumente steht Ihnen ebenfalls zur Verfügung.

Weitere Informationen zum Archiv, bspw. wie Sie einzelne Archivdokumente bearbeiten können, finden Sie unter dem Bereich Digitales Archiv (DMS).

 

Telefonate

In der Telefonmanagement-Verwaltung haben Sie die Möglichkeit ein- und ausgehende Telefonate oder anderweitige Notizen zu erfassen. Sobald Sie diese für einen gewissen Stammsatz abgespeichert haben, können Sie darüber eine nach Datum absteigende Auflistung im Register Telefonate einsehen. Per Doppelklick auf entsprechende Zeile springen Sie automatisch in die Verwaltung und können weitere Informationen hierzu nachlesen.

 

Jahresübersicht

In der Jahresübersicht haben Sie die Möglichkeit, sich die IST-Werte verschiedener An-/und Abwesenheitszeiten des Mitarbeiters anzeigen zu lassen. Im Bereich Eingrenzungen wählen Sie hierfür den Monat und das Jahr aus. Nun werden Ihnen für die Bereiche Jahreswerte laut Arbeitszeitplan, Urlaub, Krankheit und sonstige Ausfallzeiten An-/ und Abwesenheitszeiten angezeigt. Die, für den ausgewählten Zeitraum angezeigten Werte, werden aus der Zeiterfassung übermittelt.

Über [Ausführen] → [Saldo-Übernahme] führen Sie zu jedem Monatsende einen Periodenwechsel aus. Hier grenzen Sie nach den gewünschten Mitarbeitern ein, definieren zu welchem Stichtag Sie den Saldo bilden möchten und deaktivieren die Checkbox Prüfungslauf ohne Übernahme. Der Periodenwechsel bezieht sich nur auf Ihr Überstundenkonto. Hier werden Guthabenstunden und Fehlzeitenstunden aus der Zeiterfassung in die nächste Periode übertragen. Der Übertrag erfolgt in das Feld Überstundenkonto (Überstunden werden zum bestehenden Wert addiert/ Fehlstunden werden subtrahiert) innerhalb des Registers Zeiterfassung - Arbeitszeitkonto und hat eine Abhängigkeit mit dem Listenfeld Saldo am. Das Saldodatum ist immer der letzte Tag des Monats. Die Saldoübernahme sollten Sie erst durchführen, wenn der entsprechende Monat abgeschlossen und die Anwesenheitszeiten kontrolliert wurden. 

Eine Auswertung der Anwesenheitszeiten, vor der Saldo-Übernahme, finden Sie im Listendruck. Hier wählen Sie für den Bereich Mitarbeiter die Stundenauswertung Zeiterfassung und drucken die Liste Anwesenheit.

Möchten Sie das Überstundenkonto im Mitarbeiterstamm zurücksetzen, so haben Sie die Möglichkeit eine Saldo-Nullstellung durchzuführen. Die Checkbox Saldo-Nullstellung finden Sie ebenfalls über [Ausführen] → [Saldo-Übernahme].

 

Prüfungen

In der Prüfarten-Suche können Sie individuell Prüfarten anlegen. Diese Prüfarten erfassen Sie im Register Prüfungen. Hierbei definieren Sie die Prüfart und hinterlegen weitere Informationen wie ausführender Mitarbeiter, Prüfungsintervall, Dauer der Prüfung, etc. zur anstehenden Prüfung. Die Prüfungen können Sie entsprechend für den jeweiligen Mitarbeiter oder für ein Werkzeug/Gerät erfassen. Typische Beispiele sind hierbei die regelmäßige Messgeräte-Prüfung bei Werkzeugen oder medizinische Untersuchung von Mitarbeitern. 

 

Werkzeuge

Über die STREIT Werzeugverwaltung können Werkzeuge Mitarbeitern zugeordnet werden. Diese Zuordnung dient der Dokumentation der Werkzeugbewegung. Die, in der Werkzeugverwaltung oder über einen Werkzeugausgabeschein, zugeordneten Werkzeuge sind im Mitarbeiterstamm im Register Werkzeuge in der Bewegungsanzeige ersichtlich.