Miete

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Über die Mietverwaltung können Sie Artikel (bspw. Maschinen, Baustelleneinrichtungen etc.) für verschiedene Mietlautzeiten verwalten. Die Abrechnung kann über das Projekt oder die Auftragsbearbeitung erfolgen.

Voraussetzungen

Um einen optimalen Ablauf in der Mietabrechnung bewerkstelligen zu können, müssen Sie diverse Grundeinstellungen in den Konstanten vornehmen.  

Nachdem alle notwendigen Einstellungen getroffen wurden, erfolgt nun die Erstellung der Mietplanung für gewünschte Artikel. Hierzu öffnen Sie den Menüpunkt [Mietplanung], selektieren und markieren den entsprechenden Artikel. Über rechte Maustaste finden Sie dann den Anwahlpunkt Inventare für neuen Mietschein markieren. Sobald Sie dies ausgewählt haben, finden Sie den Artikel nun im Bereich Ausführliche Detailinformationen - Markierte Inventare.

Nun wurden wiederum in der Suche über rechte Maustaste weitere Anwahlpunkte aktiv. Über markierte Inventare in einen neuen Mietschein übernehmen  wird im folgenden ein neuer Mietschein angelegt. Hier gibt es nun zwei verschiedene Abrechnungsvarianten - zum einen über die Auftragsbearbeitung, indem die Kundennummer erfasst wird, und zum anderen über das Projekt, indem die entsprechende Projektnummer erfasst wird.

Anleitung

Praktischer Ablauf "Mietabrechnung über Auftragsbearbeitung"

Wenn Sie Inventare nun in einen Mietschein übernommen haben und die Kundennummer erfasst haben, wird direkt ein neuer Mietschein angelegt und auch direkt geöffnet.  

In diesem Zuge legt das Programm automatisch ein neues Objekt in der [Objektverwaltung] an, welches Sie unter Ausführliche Detailinformationen sehen können. Mit Doppelklick auf die Objektnummer können Sie so auch direkt in die [Objektverwaltung] springen. Die automatische Generierung eines Miet-Objektes dient ausschließlich als Abrechnungsgrundlage für die einzelnen Abrechnungszyklen, z.B. pro Monat. Abrechnungstermine und entsprechende Komponenten der Abrechnung werden automatisch angelegt. Manuelle Vervollständigung von Objektbeschreibungen, Monteure sind möglich. Des Weiteren sehen Sie die dem Mietschein zugehörigen Inventare und die Einmalbeträge für die Abrechnung (Mietbeginn bis zum letzten Tag vom gleichen Monat).

Der Mietstatus ist zunächst "geplant". Nachdem der Mietschein über das Druckersymbol in der Menüleiste gedruckt wurde, ändert sich der Mietstatus in "vermietet". Außerdem wird dann der Lagersollbestand im Artikelstamm abgetragen.  

Um das Inventar nun abzurechnen, öffnen Sie das Modul [Abrechnung von Inventaren]. Dort können Sie über die Eingrenzung nach unterschiedlichen Kriterien selektieren (bspw. Mietschein und Abrechnungsdatum). Zudem können Sie unterschiedliche Einstellungen für die Abrechnung festlegen, bspw. ob je Mietschein eine Rechnung oder pro Kunden zusammengefasst wird. Im unteren Bereich werden dann die entsprechenden Abrechnungsdaten angezeigt. Zur Prüfung können Sie dann die Abrechnung zunächst im Probelauf ausführen, um zu sehen, ob die richtigen Daten erstellt werden. Sobald Sie diese Einstellung auf [Abrechnung von Inventaren] umstellen, wird eine Rechnung in der Auftragsbearbeitung erstellt. Sobald die Rechnung erstellt ist, wird der jeweilige Abrechnungstermin nicht mehr im Modul [Abrechnung von Inventaren] angezeigt. Dies wäre nur der Fall, wenn Sie die Rechnung wieder löschen würden.

Im Modul Modul "Mietplanung" erkennen Sie nun direkt in der Spalte "Inventar verfügbar", ob das Inventar vermietet oder frei ist.  

Praktischer Ablauf "Mietabrechnung über Projekt"

Wenn Sie Inventare nun in einen Mietschein übernommen haben und die Projektnummer erfasst haben, wird direkt ein neuer Mietschein angelegt und auch direkt geöffnet.  

In diesem Zuge legt das Programm automatisch ein neues Objekt in der Objektverwaltung an, welches Sie unter [Ausführliche Detailinformationen] sehen können. Mit Doppelklick auf die Objektnummer können Sie so auch direkt in die Objektverwaltung springen. Die automatische Generierung eines Miet-Objektes dient ausschließlich als Abrechnungsgrundlage für die einzelnen Abrechnungszyklen, z.B. pro Monat. Abrechnungstermine und entsprechende Komponenten der Abrechnung werden automatisch angelegt. Manuelle Vervollständigung von Objektbeschreibungen, Monteure sind möglich. Des Weiteren sehen Sie die dem Mietschein zugehörigen Inventare und die Einmalbeträge für die Abrechnung (Mietbeginn bis zum letzten Tag vom gleichen Monat). Sie können auch nachträglich erst die Projektnummer angeben; notwendige Daten, wie Kundennummer etc., werden dann entsprechend per Abfrage aus dem Projekt eingelesen.  

Der Mietstatus ist zunächst "geplant". Nachdem der Mietschein über das Druckersymbol in der Menüleiste gedruckt wurde, ändert sich der Mietstatus in "vermietet". Außerdem wird dann der Lagersollbestand im Artikelstamm abgetragen.  

Um das Inventar nun abzurechnen, öffnen Sie das Modul [Abrechnung von Inventaren]. Dort können Sie über die Eingrenzung nach unterschiedlichen Kriterien selektieren (bspw. Mietschein und Abrechnungsdatum). Zudem können Sie unterschiedliche Einstellungen für die Abrechnung festlegen, bspw. ob je Mietschein eine Rechnung oder pro Kunden zusammengefasst wird. Im unteren Bereich werden dann die entsprechenden Abrechnungsdaten angezeigt.

Zur Prüfung können Sie dann die Abrechnung zunächst im Probelauf ausführen, um zu sehen, ob die richtigen Daten erstellt werden. Sobald Sie diese Einstellung auf [Abrechnung von Inventaren] umstellen. Im hier erzeugten Protokoll können Sie dann einsehen, welche Inventare zur Abrechnung im Projekt bereitgestellt wurden.  

Hierüber können Sie nun eine Inventarliste drucken. Diese eignet sich als Anlage zu einer späteren Aufmassliste. Im Abrechnungsmodul können Sie durch den Wechsel auf das Register direkt die Inventarpositionen für das Projekt einsehen. Hier können Sie die Bereitstellung der Inventare fürs Projekt wieder rückgängig machen, indem Sie den Abrechnungstermin über rechte Maustaste wieder löschen.  

Möchten Sie das Inventar abrechnen, öffnen Sie das betroffene Projekt in der Projektverwaltung. In den Positionen können Sie dann über rechte Maustaste / Positionsarten / Miet-Inventar die zur Verfügung stehenden Abrechnungs-Inventare, die zuvor über [Abrechnung von Inventaren] erzeugt wurden, einsehen. Die Inventare werden zunächst auf der linken Seite unter unter nicht dem Projekt zugeordnete Mietabrechnungen ausgewiesen. Mit Doppelklick auf die gewünschte Zeile werden die Daten auf die rechte Seite unter dem Projekt zugeordnete Mietabrechnungen  übernommen. Erst dann sehen Sie in den Positionen das entsprechende Mietinventar. Nachdem Sie den Dialog geschlossen haben, können Sie die Menge erfassen. Zur Abrechnung müssen Sie darauf achten, dass nicht die Angebots-, sondern eine Aufmassmenge erfasst ist. Die Aufmasserfassung können Sie direkt im Projekt oder in den entsprechenden Modulen vornehmen.  

Ist dieser Vorgang abgeschlossen, können Sie nun die Projektrechnung erstellen. Dabei können die Mietinventare, sollten mehrere gleichzeitig abgerechnet werden, einzeln in der Rechnung aufgeführt werden. Hierzu aktivieren Sie die Checkbox Checkbox Miet-Inventare einzeln ausweisen in den Druckeinstellungen unter dem Register Druckstufe Rechnung. Wichtig ist ebenfalls die Verbuchungsart der Projektrechnung. Diese sollte auf auf positionsweise eingestellt werden. Nur mit dieser Einstellung werden unterschiedliche Erlöskonten der einzelnen Inventare bzw. Artikel berücksichtigt (außer es gilt für alle Inventare das gleiche Erlöskonto, dann kann auch die Einstellung Gesamtsumme als Pos.  getroffen werden). Im Folgenden können Sie die Projektrechnung drucken.

Wenn Sie die Abrechnung vollständig rückgängig machen möchten, dann löschen Sie die Rechnung, die Projektposition (nachdem die Aufmaßwerte auf 0 gesetzt wurden) und die Mietabrechnung im Modul [Abrechnung von Inventaren] / Register Projekt. Danach ist wieder eine komplett neue Abrechnung wie beschrieben möglich.

Mietrücknahme

Durch die Anwendung der [Mietrücknahme] werden vermietete Inventare nach Mietende in die Werkstatt zur Prüfung übertragen. Sobald die Suche über den Button Button aktualisiert die Ansicht vermieteter Inventare, werden im Grid darunter alle derzeit vermieteten Inventare laut Eingrenzung angezeigt. Wenn Sie das Inventar, welches zurück genommen werden soll, markieren, können Sie mit rechter Maustaste das Mietrücknahmedatum und das Mietlager erfassen/ändern und über Ausführen Ausführen neuer Serviceauftrag (Rücknahmeauftrag) anlegen. Diesen können Sie dann entsprechend über das Druckersymbol drucken. Im betroffenen Objekt werden die nicht abgerechneten Abrechnungstermine automatisch gelöscht.  

Der Artikel wurde über die Mietrücknahme automatisch durch den Rücknahmeauftrag dem Lager Lager Werkstatt  zugebucht. Diesen können Sie dann über manuelle Umbuchung dem richtigen Lager wieder zuweisen und der Artikel steht zur erneuten Vermietung zur Verfügung.