Materialerfassung

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Um eine abschließende Auswertung Ihres Projekts, eine Gegenüberstellung von Angebot, Aufmaß und tatsächlich verbautem Material sowie der geleisteten Arbeitszeit zu erhalten, nutzen Sie in STREIT die so genannte Nach-Kalkulation.
Die hier erfassten Werte, wie Eingangsrechnungen von Lieferanten, aber auch einzelne Materialpositionen und die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter, dienen ausschließlich der Ermittlung, ob das Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde.

Gleich zu Beginn möchten wir Sie darauf hinweisen, dass eine Nach-Kalkulation keinesfalls erst nach Beendigung eines Projekts vorgenommen werden muss. Vielmehr ist es sinnvoll, während des laufenden Projekts alle bereits angefallenen Materialien und Stunden in der Nach-Kalkulation zu erfassen oder zu übertragen (z.B. automatisiert aus dem Bereich Einkauf, automatisiert aus Arbeitsnachweisen - manuell und mobil). Auf diese Weise haben Sie einen ständigen Überblick über Ihr laufendes Projekt.

Voraussetzungen

Die Projektbearbeitung, Auftragsbearbeitung (Arbeitsaufträge) und Wartung (Serviceaufträge) dienen als Grundlage für diesen Anwendungsbereich. Standardmäßig sollte ein Projekt den Status AB (Auftragsbestätigung) vorweisen. Einstellungsmöglichkeiten hierzu finden Sie weiter unten in den zusätzlichen Anleitungen im Bereich des Projekt-Status.

Anleitung

Erfassung Material

Über die Materialerfassung werden verarbeitete Materialien in Bezug auf Projekte, Serviceaufträge (Wartung) und Arbeitsaufträge (Auftragsbearbeitung) erfasst und gespeichert.

Um die Materialerfassung zu öffnen klicken Sie im Hauptmenü → [Nachkalkulation] → [Materialerfassung].

Die projektbezogene Materialerfassung wird in der Standardeinstellung bereits vorgeschlagen, d.h. die Erfassung auf Projekte kann ohne manuelle Zuschaltung der entsprechenden Suchvariante sofort gestartet werden. Dies erkennen Sie im oberen Gruppenrahmen, die Schaltfläche [Projekt] ist blau hinterlegt und somit aktiv.

Die Umschaltung in die jeweiligen Erfassungsbereiche erfolgt über die Such- bzw. Erfassungsvarianten. Die darin enthaltenen Erfassungsmasken dienen sowohl zur Information und Änderung bereits erfasster Materialpositionen, als auch zur Erfassung neuer Datensätze. Es handelt sich also um eine kombinierte Maske für die Abfrage und die Erfassung der Daten.
In der Standardeinstellung bei Neuanwahl der Materialerfassung, erfolgt die Anzeige über „alle Projekte“, jedoch eingegrenzt auf die Erfassung mit dem aktuellen Tagesdatum.

Die in der Nachkalulation erfassten Daten - sowohl Material als auch Stunden - sind innerhalb der Projekt-Verwaltung Bestandteil des Soll-/Ist-Vergleichs und der betrieblichen Auswertungen. Außerdem gibt es verschiedene Auswertungsmöglichkeiten über den Listendruck.

Beginnen Sie für die projektbezogene Materialerfassung in der Erfassungs-Zeile mit dem [VerbrDat]. Hierbei können Sie sich durch einen Klick mit der linken Maustaste auf den Pfeil einen Kalender zu Hilfe nehmen. Mit Klick auf das entsprechende Datum wird dies in das Feld übernommen.
Das Verbrauchs-Datum legt den Tag fest, an dem das Material auf der Baustelle gebraucht bzw. verbaut wurde. Nicht zu verwechseln mit dem Anlage-Datum. Dies definiert das Datum, an dem der Satz in die Nachkalkulation eingegeben wurde.

Mit der Tabulator-Taste wechseln Sie in das Feld Satzart. Hier ist der Eingabewert Material bereits vorgeschlagen. Mit einem Klick auf den Pfeil stehen Ihnen auch Fremdleistung, Regiearbeit, Geräte-/Maschinenkosten und Sonstige Kosten zur Verfügung.
Mit der Tabulator-Taste gelangen Sie ins nächste Feld Proj-Nr. Hier steht Ihnen das bereits bekannte Suchsymbol zur Verfügung.
Erfassen Sie anschließend den gewünschten Artikel und die Menge.
Die Bestätigung eines Erfassungsfeldes erfolgt durch die [TAB]-Taste. Es wird empfohlen, alle Erfassungsspalten einer Zeile zu bedienen und mit [Enter] abzuschließen. Wird jedoch ein Muss-Feld nicht erfasst (z.B. Artikel-Nummer, Menge) wird ein Vervollständigungsdialog [Zusatzdaten] geöffnet, in dem die fehlenden Einträge nachgeholt werden können.

Die nächste Zeile wird nach dem Speichern zur weiteren Erfassung angeboten. Eingabespalten wie z.B. Verbrauchsdatum und Projektnummer werden automatisch aus der vorhergehenden Erfassungszeile übernommen und somit vorgeschlagen.

Falls Sie direkt mit der Stundenerfassung weiter machen möchten, gelangen Sie über [Ausführen] → [Stundenerfassung] oder die Tastenkombination [Strg] + [s] direkt in die Anwendung. Die Erfassung hierzu wird im Bereich Stundenerfassung beschrieben. Über die Tastenkombination [Strg] + [m] gelangen Sie wieder zurück in die Materialerfassung.

Um servicebezogene Materialpositionen erfassen zu können, schalten Sie die Such- bzw. Erfassungsvariante von [Projekt] nach [Service] manuell um. Die servicebezogene Materialerfassung erfolgt im Gegensatz zur projektbezogenen Variante nur auf Serviceaufträge, die innerhalb des Wartungsmoduls angelegt wurden.

Für die Erfassung von arbeitsauftragsbezogenen Materialpositionen, schalten Sie die Such- bzw. Erfassungsvariante von [Projekt] nach [Auftrag] manuell um. Die auftragsbezogene Materialerfassung erfolgt im Gegensatz zur projektbezogenen Variante nur auf Arbeitsaufträge, die innerhalb der Auftragsbearbeitung angelegt wurden. Projektaufträge und Projektaufträge auf Nachweis werden immer in die Nachkalkulation des Projektes gebucht.

Diese Erfassungsvariante [Alles] ermöglicht eine Erfassung von projektbezogenen, serviceauftragsbezogenen und arbeitsauftragsbezogenen Materialpositionen, ohne die Erfassungsvariante jeweils umschalten zu müssen. Alle variantenbezogenen Erfassungsfelder sind in einer Erfassungszeile aufgeführt und können ohne Variantenumschaltung bedient werden.

Anzeige und Suche von bereits erfassten Materialpositionen

Über die Eingabe der Suchkriterien (Eingabebereich oben) kann die Positionsanzeige gezielt eingegrenzt werden:

• Proj-Nr oder Serviceauftrags-Nr oder Arbeitsauftrags-Nr - Eingrenzung von/bis gewünschter Projekt- oder Belegnummer für die Anzeige

• Anlage - von/bis Anlagedatum, bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um den Zeitpunkt handelt, an dem der Satz erfasst wurde - es handelt sich nicht um das Verbrauchsdatum

• Sachbearbeiter - entspricht der Mitarbeiter-Nummer, die den Satz erfasst hat

• Verbrauch - von/bis Verbrauchsdatum, Datum wann die Stunden geleistet wurden

• Artikel-Nr - Eingrenzung von/bis Artikelnummer zur Anzeige

• Lager - mögliche Eingrenzung des Lager zur Anzeige

• Kostenstelle - von/bis Kostenstelle

• Kostenträger - von/bis Kostenträger

Über die Schaltfläche [Weitere] sind zusätzliche Eingrenzungen möglich:

• INTBelNr - von/bis interne Belegnummer (interne laufende Belegkennung, z.B. Arbeitsnachweisnummer)

• Externe Beleg-Nr - Eingrenzung externe Belegnummer des Lieferanten (z.B. Wareneingang)

• Satzart - mögliche Auswahl nach Material, Fremdleistung, Regiearbeit, Geräte-/Maschinenkosten, Sonstige Kosten

• Position ist mit Lieferantenrechnung gegengeprüft - Aktivierung wenn nur geprüfte Sätze (Kennzeichen RePrüfKz) angezeigt werden sollen

• Hier legen Sie auch die Sortierkriterien fest für die Anzeigereihenfolge der anzuzeigenden Materialpositionen.

Über die Funktion [Startet die Suchabfrage] oder [Enter] kann die Anzeige gestartet werden. Über die Umschaltung der Erfassungsvariante, suchen Sie in anderen Erfassungsbereichen - z.B. Serviceaufträge oder Arbeitsaufträge. 

Positionsbezogene Erfassung

Die positionsbezogene Materialerfassung erfolgt ebenso wie die zuvor beschriebene Variante auf Projekte, erlaubt jedoch zusätzlich die Angabe der Hierarchiestufe wie z.B. Titel und der entsprechenden Positionsnummer. Diese besondere Erfassungsform kommt nur dann zum Einsatz, wenn ein Material-Soll-/Ist-Vergleich auf Positionsebene gewünscht wird (Anwahl über [Projektverwaltung] → [Ausführen] → [Statistische Auswertungen] → [Soll-/Ist-Vergleich Material]).
Die positionsbezogene Erfassung aktivieren Sie über die Konstantenverwaltung. Wählen Sie hierzu das Hauptmenü → [Extras] → [Konstantenverwaltung] → [Nachkalkulation] → [Übergabe] → Parameter FAKUebergNakaProjPos aktivieren.

Auswertungen der Nachkalkulation (Material)

Projekt-Cockpit

Innerhalb der Projektbearbeitung steht Ihnen das sogenannte Projekt-Cockpit für einen schnellen Überblick zur Verfügung. Hierzu wählen Sie in der Projektbearbeitung das entsprechende Projekt aus und gehen über [Ausführen] → [Projektsimulation]. Nun wird eine automatische Kalkulation durchgeführt und anschließend die Kurzübersicht aufgerufen.

Sie sehen im Register Soll-/Ist-Vergleich die Daten aus Angebot, Aufmaß und Nachkalkulation/Ist. Über die Schaltfläche [Einstellungen] im Bereich Vorgabewerte für Auswertungen stellen Sie den gewünschten Vergleich ein. Außerdem können Sie die Daten aus der Nachkalkulation über die Schaltflächen [Buchungen] im Bereich Nachkalkulation/Ist aufrufen - getrennt nach Material und Stunden.
Die projektbezogenen Einkaufsbelege sehen Sie über die Schaltfläche [Einkauf] im Bereich Bestellinformationen.

Soll-/Ist-Vergleich (Material)

Ebenfalls in der Projektbearbeitung geben Sie den Soll-/Ist-Vergleich Material aus.
Wählen Sie hierzu im entsprechenden Projekt  [Datei Datensatz] → [Statistische Auswertungen] → [Soll-Ist-Vergleich Material].
Das aktuelle Projekt wird im Eingrenzungs-Feld bereits vorgeschlagen. Nehmen Sie auf Wunsch weitere Eingrenzungen vor und entscheiden Sie den Vergleich der Daten (Aufmaß - Naka, Angebot - Naka oder Angebot - Aufmaß).
Außerdem können Sie in der AngebotswerteVariante entscheiden, ob die Angebotsmenge oder die beauftragte Menge als Grundlage dienen soll.
Dann wählen Sie, ob Sie die Liste ausdrucken oder am Bildschirm anzeigen lassen.

Listendruck

Auch im Listendruck stehen Ihnen verschieden Auswertungen und Erfassungsprotokolle zur Verfügung.
Diese finden Sie über die Anwahl Hauptmenü → [Auswertungen] → [Auswertungen] → Bereich Nachkalkulation - material.

Prüfung des Projektstatus

Sie definieren den Status selbst, ab wann auf ein Projekt Nachkalkulationsdaten erfasst werden dürfen - in den Konstanten über den Parameter Erfassung auf Projektstatus Angebot (unter Konstanten -> Nachkalkulation -> Allgemein).
Standardmäßig werden Sie darauf hingewiesen, wenn der Status kleiner AB (Auftragsbestätigung) ist, und die Erfassung ist somit nicht möglich. Ein Statuswechsel in AB ist erforderlich - entweder über den Druck einer Auftragsbestätigung oder durch manuelles Hochsetzen des Projektstatus in AB.

Ermittlung des EkPreises für die Übernahme

Der EK-Preis wird aus den Ursprungsbelegen, aus welchen der Nachkalkulationseintrag entstanden ist (z.B. aus einem Wareneingang), übergeben. Erfolgt eine manuelle Eingabe, wird der Preis anhand des Konstantenschalters EkPreisNaka ermittelt.
Um diese Einstellung anzupassen, wählen Sie das Hauptmenü → [Extras] → [Konstantenverwaltung] → [Nachkalkulation] → Parameter EKPreisNaka.

Rohstoffberechnung (EkRohstBtrg + VkRohstBtrg)

Für die Berechnung des VK-Rohstoffanteils (VkRohstBtrg) wird die Notiz aus dem zugehörigen Projekt ermittelt.
Für die Berechnung des EK-Rohstoffanteils (EkRohstBtrg) wird die Notiz aus der Konstanten-Verwaltung, bzw. bei Übergabe aus dem Einkauf aus dem Ursprungsbeleg, ermittelt.
Hierdurch kann es entsprechend vorkommen, dass die Werte nicht identisch sind.

Lagerfortschreibung

Durch diese Spalte kann NAKA spezifisch ausgewählt werden, ob der erfasste Artikel Auswirkungen auf den Lagerbestand und die Artikelbewegungen hat. Wenn die Markierung in dieser Spalte vorgenommen wird (automatisch vorgeschlagen), erfolgt der Abtrag im Lagerbestand (wenn der Artikel mit Lagerbestandsführung geführt wird) und es wird eine Artikelbewegung generiert.
Wenn die Markierung entfernt wird, erfolgt keine Bestandsänderung bzw. bei nachträglicher Aktivierung eine Zubuchung.

Werte in markierte Zeilen einstellen

Innerhalb der Nachkalkulationserfassung können eine Vielzahl von Positionsfeldern über die Funktion im Kontextmenü [Werte in markierte Zeilen einstellen] innerhalb von markierten Nachkalkulationspositionen angepasst werden.
Hierzu markieren Sie die entsprechenden Zeilen und wählen im Kontextmenü → [Wert(e) in markierte Zeilen einstellen].
Tragen Sie im gewünschten Feld oder den Feldern den Änderungswert ein und führen Sie den Ablauf über [Werte einstellen] durch.

RePrüfKz / geprüfte NAKA-Materialpositionen

Zur Ermittlung der durch die Rechnungseingangsprüfung, wie auch manuell, geprüften Naka-Positionen gibt es das Kennzeichen RePrüfKz. Dieses Kennzeichen steht im Bereich Nachkalkulation Materialerfassung (auch für erfasste Fremdleistungen,Regie, Geräte- und sonstige Kosten) zur Verfügung.

Bei Positionen, die über den Wareneingang, bzw. über die Rechnungseingangsprüfung übertragen werden, ist dieses Kennzeichen nicht bedienbar. Das Kennzeichen wird bei Statuswechsel von Wareneingang nach Rechnungseingangsprüfung, bzw. durch direkte Erfassung in der Rechnungseingangsprüfung aktiviert und kann nicht geändert werden.

Erfolgt eine manuelle Erfassung der Datensätze, können Sie dieses Kennzeichen bedienen. Die Vorbelegung für die manuell erfassten Positionen legen Sie über den Konstantenschalter RePrüfKz fest. Hierzu wählen Sie das Hauptmenü → [Extras] → [Konstantenverwaltung] → [Nachkalkulation] → Parameter RePrüfKz.

Die Summen für geprüfte und ungeprüfte Positionen werden in folgenden Listen im Standard ausgegeben:

• Nachkalkulation - fremdarbeit_regie - standard

• Nachkalkulation - material - materialliste_nach_kst

• Nachkalkulation - material - materialliste_nach_projekt

• Nachkalkulation - kostenerloese - analyse_arbeitsauftrag

• Nachkalkulation - kostenerloese - analyse_projekt

Abrechnungskennzeichen (AbrechKz) für Arbeitsauftrag und Service

Das Abrechnungskennzeichen dient zur Festlegung, wie diese Position über die Arbeitsauftrag- bzw. Service-Abrechnung behandelt werden soll.

• Berechnete Rücknahme - nur Serviceaufträge - Diese Position soll als Rücknahme abgerechnet werden

• Berechneter Nachtrag - nur Serviceaufträge - Diese Position soll als Nachtrag abgerechnet werden

• Außervertragliche Leistung - diese Position wird als außervertragliche Leistung gekennzeichnet/abgerechnet

• Abrechnung - diese Position wird abgerechnet

• Pauschale - diese Position wird pauschal abgerechnet.

• Garantie/Kulanz - diese Positionen gelangen zwar mit dem Einzelpreis in die Abrechnung, werden jedoch in der Gesamtpreis-Spalte speziell gekennzeichnet und somit nicht in die Gesamt-Rechnungssumme addiert.

• ohne Berechnung 1-3 - diese Position wird nicht in der Abrechnung berücksichtigt

• interne Kosten -  diese Position gelangt nicht in die Abrechnung, jedoch wird sie in die Nachkalkulation übernommen

Artikelspezifische Gemeinkostenaufschläge – Artikel-Gemeinkostengruppen

Für die Materialerfassung wird der Materialgemeinkostensatz aus dem betreffenden Projekt gezogen.
Zur Bewertung, bzw. um die Materialgemeinkosten innerhalb der Materialerfassung anzupassen, gibt es eine weitere Variante. Der Gemeinkostenzuschlag kann mit Hilfe von Artikel-Gemeinkostengruppen noch detaillierter gesteuert werden. Sind Artikel-Gemeinkostengruppen den Artikeln zugeordnet, so werden diese Gemeinkosten bei der manuellen Erfassung, wie auch durch die Übergabe von Einkauf an die Nachkalkulation, eingestellt. Somit ist es beispielsweise möglich, Leitungen mit großen Querschnitten mit einem höheren Materialgemeinkostensatz zu belegen.

Diese Materialgemeinkosten werden dann auch beispielsweise in den Listen Betriebliche Auswertungen (Einstellung Materialgemeinkosten aus NAKA) zur Berechnung verwendet.

Die Artikel-Gemeinkostengruppen erfassen Sie über die Anwahl Hauptmenü → [Einstellungen/Konstanten] → [Stammdaten] → [Artikel] → [Artikel-Gemeinkostengruppen]. Nach dem Abspeichern hinterlegen Sie diese Gemeinkostengruppe dem(n) entsprechenden Artikel(n). Das Feld finden Sie im Artikelstamm im Register [Zuordnungen] Feld Artikel-Gemeinkostengruppe.
Wenn Sie nun Material (oder Fremdleistung) in der Nachkalkulation erfassen, wird der Gemeinkostensatz aus dem Artikelstamm aus den Artikel-Gemeinkostengruppen gezogen.

Ergebnis/Ausblick/nächste Schritte

Erstellen eines Soll-/Ist-Vergleich

Auswertung über die betrieblichen Auswertungen

Ein Aufmaß erstellen

Erstellen einer Projekt-Rechnung 

 

Felder und Befehle

Konstanten

zusätzliche Funktionen über das Kontextmenü in der Materialerfassung

Felder der Materialerfassung