Materialbereitstellung / Materialausgabe

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Die Gestaltung des Materialflusses/Materialbereitstellung umfasst alle Aufgaben, die im Zusammenhang mit der Bewegung und Lagerung von Materialien zwischen dem Lieferanten und der Verbrauchsstelle im Unternehmen entstehen.

Die Materialbereitstellung dokumentiert sämtliche Materialbewegungen, die anhand eines Arbeitsauftrags, Serviceauftrags oder Projekt entstehen. Auch Umbuchungen werden abgebildet.

Der innerbetriebliche Materialfluss kann in folgende Abschnitte untergliedert werden:

Materialanforderung
Materialeingang / Wareneingang
Materiallagerung / Lagerhaltung
Materialausgabe

Die Materialausgabe dient, wie der Name schon sagt, zur belegbezogenen Lieferung bzw. Ausgabe von Material auf die Baustelle. Der Programmpunkt Materialausgabe kann sich auf die Bereiche Arbeitsauftrag, Serviceauftrag und Projekt beziehen.

Die Materialbereitstellung beschäftigt sich mit der Nachvollziehbarkeit des Materialbedarfs und -einsatzes in Bezug auf Aufträge wie Projekte, Serviceaufträge und Arbeitsaufträge. Es geht darum, den Weg des Materials vom Lager bis zum Kunden und der Verwendung von STREIT Mobil transparent abzubilden.
Ein wichtiger Aspekt ist die Nachkalkulation, welche die Kosten auf einem Auftrag mit dem Erlös beziehungsweise der Rechnung gegenüberstellt. Die Materialerfassung dient dabei als Grundlage für die korrekte Kostenverfolgung und Abrechnung.
Im Fokus steht die Frage, ob das benötigte Material:
1. bestellt wurde,
2. geliefert und bereitgestellt wurde,
3. vom Monteur entnommen, verbaut oder verarbeitet wurde,
4. und falls nicht verbaut, wie damit umgegangen wird (z. B. Rückgabe ans Lager, verbleibend im
Fahrzeug, Rückgabe an Lieferanten).

In STREIT wird der Begriff Materialbereitstellung verwendet, um den Fluss des Materials, also die Bewegungen und Reservierungen von Material für einen Auftrag abzubilden. Diese Funktion ist über ein Symbol in der Symbolleiste (vier Linien mit grünem Plus) zugänglich - anwählbar z.B. in der Bestellung, Arbeitsauftrag, Serviceauftrag usw.

Im Materialbereitstellung-Fenster werden alle relevanten Artikel zum Auftrag angezeigt mit Informationen zu:
• Materialbedarf (Artikel und Mengen),
• Materialausgabe (ob das Material bereits entnommen wurde),
• Bestellung (ob Material bestellt und/oder geliefert wurde),
• Verbleib von unverbrauchtem Material,
• Nachkalkulationsstatus (ob Kosten erfasst sind).

Voraussetzungen

Sowohl die Übergabe des Einkaufs an Nachkalkulation (Konstante EinkUebergNakaAA, EinkUebergNakaProj und EinkUebergNakaSA) als auch die Übergabe bei der Abrechnung von Arbeitsaufträgen (Konstante FAKUebergNakaAA) darf aktiviert sein. Außerdem sollte ein neutraler Kunde in der Konstante FAKMatAusgabeNeutralKdNr eingetragen sein.

Anleitung

Die Materialausgabe

Die Materialausgabe wählen Sie über das [Hauptmenü] → [Einkauf/Lager] → [Materialausgabe] an. Nun entscheiden Sie entweder über Markieren, welche Art Ausgabe Sie durchführen möchten, oder Sie geben im Feld UrAuftragsNr die Beleg- oder Projektnummer ein. Es handelt sich hier um ein teils kombiniertes Feld, das heißt, es werden sämtliche Belege und Projektnummern nach Übereinstimmung der Nummer durchsucht.

Im Materialempfänger geben Sie den Mitarbeiter ein, der das Material erhält. Wenn es sich um einen terminierten Beleg handelt, wird hier automatisch der Mitarbeiter des Termins eingetragen. Wenn im Mitarbeiter ein individuelles Lager hinterlegt ist, wird im Feld Nach Lager dieses eingetragen – die Materialausgabe bewirkt somit eine Lagerumbuchung auf das Monteurslager.

Bei einer neutralen Umbuchung von einem auf ein anderes Lager ist kein Materialempfänger notwendig - bei Umbuchung von einem Mitarbeiter auf ein Lager schon. Bei der neutralen Umbuchung wird der diverse Kunde eingetragen, der in den Konstanten hinterlegt wurde. Hierzu gehen Sie über das [Hauptmenü] → [Extras] → [Konstantenverwaltung] → [FAKMatAusgabeNeutralKdNr] und tragen dort den gewünschten Kunden ein.

Die Positionen der Materialausgabe übernehmen Sie über die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste oder über die Anwahl [Datei/Datensatz] → [Datenimport] → [Materialausgabeschein aus Materialbereitstellung erzeugen…].
Sie können auch die Artikelnummer manuell in die Positionen eintragen. Es öffnet sich der Dialog Zuordnung Materialbereitstellung bei manueller Eingabe. Hier treffen Sie die gewünschte Auswahl.

Durch die Materialausgabe erfolgt der Lagerabtrag im Artikel. In der Materialbereitstellung (Aufruf über die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste oder [Datei/Datensatz] → [statistische Auswertungen] → [Materialbereitstellung]) kann man nun den Materialfluss verfolgen. Zum Zeitpunkt der Materialausgabe wird die Materialausgabe Restmenge entsprechend reduziert und in die Menge Naka eingestellt. Somit ist der Auftrag kostenseitig belastet.

Auch eine Materialrücknahme aus unverbrauchtem Material kann über die Materialausgabe getätigt werden. Wenn Material gekennzeichnet wurde als Zurück auf Lager oder Rückgabe Lieferant wird dieses Material in der Materialrücknahme aus unverbrauchtem Material angeboten. Dies wählen Sie in der Materialausgabe über die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste an oder über [Datei/Datensatz] → [Datenimport] → [Materialrücknahme aus unverbrauchtem Material…].

Die Materialbereitstellung

Der Dialog Anzeige Materialbereitstellung steht durchgängig im Programm zur Verfügung. Die Anwahl erfolgt über die entsprechende Schaltfläche oder die Anwahl [Datei/Datensatz] --> [statistische Auswertungen] --> [Materialbereitstellung].
Sobald eine Artikelposition für einen Arbeitsauftrag, Serviceauftrag oder Materialauszug im Projekt erfasst wird, wird diese zugeordnet und erscheint in der Materialbereitstellung.

Klicken Sie jeweils in ein entsprechendes Mengenfeld und Sie sehen im unteren Bereich die Herkunft bzw. den Quellbeleg.

Auch wenn Positionen im Einkauf erfasst werden – bezogen auf einen Arbeitsauftrag bzw. Serviceauftrag – werden diese in die Materialbereitstellung eingestellt. Weiterführend werden diese Positionen bei terminierten Aufträgen dem Monteur auf dem mobilen Gerät zum Einbau bereitgestellt.
Bei Serviceaufträgen kann diese Materialbereitstellung bereits aus dem Objekt übernommen werden (Register [Wartungstermine], Bereich Materialbereitstellung in der Objektverwaltung).

Der Artikelwechsel

In vielen Belegen (z.B. Materialanforderung, Bestellung, Materialausgabe) ist es möglich, den Artikel zu wechseln. Dies ist eventuell erforderlich, wenn ein gleichwertiger Artikel auf Lager ist, der ausgegeben werden kann (Artikelwechsel in der Materialausgabe) – oder wenn ein Artikel bestellt werden soll, der gleichwertig aber günstiger im Einkauf ist (Artikelwechsel im Einkauf). Hierzu steht Ihnen im Kontextmenü der jeweiligen Positionserfassung der Punkt Artikelwechsel zur Verfügung. Es kann ein Artikelwechsel pro Materialbereitstellungs-Position durchgeführt werden.
Dieser Artikelwechsel ist anschließend auch in der Materialbereitstellung sichtbar. In der Spalte ArtNrWechsel sehen Sie das Informations-Symbol. Für eine Position sehen Sie nun 2 Zeilen mit den entsprechenden Mengenangaben.

Materialfluss bzw. Materialbereitstellung

Der Materialfluss/Materialbereitstellung dokumentiert sämtliche Materialbewegungen, die anhand eines Arbeitsauftrags, Serviceauftrags oder Projekt entstehen. Auch Umbuchungen werden abgebildet.

...anhand eines Arbeitsauftrages ohne Einkauf (mobil bearbeitet)

Sie erfassen einen Arbeitsauftrag und terminieren diesen für den mobilen Monteur. Im Arbeitsauftrag im Register Positionen tragen Sie, wenn gewünscht, die Materialbereitstellung für den Monteur ein. Durch den Eintrag in den Positionen wird die Verknüpfung des Materials zum Auftrag gebildet – der Materialfluss kann somit starten.
Wenn innerhalb des Arbeitsauftrages keine Materialbereitstellung angegeben wird, wird diese spätestens bei der eventuellen Materialausgabe gebildet und hierüber auf das mobile Gerät übertragen.

Nun geht der Monteur ans Lager und holt das benötigte Material – es wird ggf. eine Materialausgabe erfasst.

Der mobile Monteur bearbeitet den Auftrag. Die Materialbereitstellung, die er im Register [Material] angeboten bekommt, muss er auflösen, um den Auftrag komplett erledigen zu können. Beim Teilerledigen bleiben die noch offenen Materialien stehen.

In der Materialerfassung am mobilen Gerät stehen folgende Möglichkeiten in der Materialerfassung zur Verfügung:

· Eingebaut - Material wird zur Berechnung vorgemerkt / Nachkalkulation-Belastung erfolgt bzw. wird abgeglichen

· Nicht benötigt/nicht abgeholt – nur möglich, wenn keine Materialausgabe getätigt wurde.
Achtung! Wenn Wareneingang vorhanden – keine Korrektur der Nachkalkulation, keine Rückbuchung. Wenn mit Einkauf (WE) gearbeitet wird, bleibt Material in Nachkalkulation belastet.
Dient der Auflösung Reservierung im Artikel wenn z.B. im Arbeitsauftrag Material vorgegeben wurde, bzw. um Restmenge Verbrauch zu reduzieren.

· Entwendet - Die Restmenge für die Materialausgabe wird wieder erhöht, da das Material benötigt wird, aber als entwendet markiert wurde. Material verbleibt in der Nachkalkulation – dieses bleibt belastet.
Eine weitere Materialausgabe über die entwendete Menge kann erfasst werden, um diese auf dem mobilen Gerät wieder bereit zu stellen.

· Defekt durch Montage - Die Restmenge für die Materialausgabe wird wieder erhöht, da das Material benötigt wird, aber als defekt markiert wurde. Material verbleibt in der Nachkalkulation – diese bleibt belastet.
Eine weitere Materialausgabe über die defekte Menge kann erfasst werden, um diese auf dem mobilen Gerät wieder bereit zu stellen.

· Verbleibt auf Monteurslager - Material wird in der Nachkalkulation abgebucht!
Material verbleibt auf dem Monteurslager, sichtbar im Bestand, wenn der Monteur ein eigenes Lager hinterlegt hat.
Achtung! Es erfolgt immer eine Korrektur in der Nachkalkulation. Nur nutzen, wenn Wareneingang oder Materialausgabe vorhanden ist – wenn der Monteur das Material tatsächlich „in der Hand hält“.

Rückgabe an Lieferant - Material wird in die Materialrücknahme aus nicht verbrauchtem Material eingestellt. Bis zur Rücknahme über die Materialausgabe bleibt die Nachkalkulation belastet. Nach der Rücknahme wird die Nachkalkulation entlastet und es kann ein Rücklieferschein an den Lieferanten erstellt werden, um die tatsächliche Rückgabe an den Lieferanten zu veranlassen.

· Zurück auf Lager - Material wird in die Materialrücknahme aus nicht verbrauchtem Material eingestellt. Bis zur Rücknahme über die Materialausgabe bleibt die Nachkalkulation belastet. Die Nachkalkulation und der Artikelbestand werden nach Rücknahme korrigiert.

Durch die Erledigung des Auftrages am mobilen Gerät werden die Daten übertragen und abgeglichen. In der Materialbereitstellung sehen Sie nun sämtliche Mengen, die erfasst bzw. übergeben wurden – der Materialfluss.

Bei der Abrechnung des Arbeitsauftrages oder Serviceauftrages wird geprüft, ob alle Mengen aufgelöst wurden. Sobald eine Restmenge, also unverbrauchtes Material, vorhanden ist, erscheint eine Meldung, die Sie darauf hinweist, dass unverbrauchtes Material vorhanden ist und dies zuerst geprüft werden muss. Sie können nun wählen zwischen [Abrechnen [Ja/Nein]] oder [Daten sichten], bei dem sich erneut der Materialbereitstellungs-Dialog öffnet, um gegebenenfalls das nicht verbrauchte Material anzupassen.

Falls Mengen zurück auf Lager gebucht werden sollten, müssen diese gegebenenfalls über die Materialausgabe zurück genommen werden. Wenn Material als entwendet oder defekt markiert wurden muss geprüft werden, ob der Monteur das komplette Material bekommen und eingebaut hat.

...anhand eines Arbeitsauftrages mit Einkauf (mobil bearbeitet)

Sie erfassen einen Arbeitsauftrag und terminieren diesen für den mobilen Monteur. Im Arbeitsauftrag im Register [Positionen] tragen Sie, wenn gewünscht, die Materialbereitstellung für den Monteur ein. Durch den Eintrag in den Positionen wird die Verknüpfung des Materials zum Auftrag gebildet – der Materialfluss kann somit starten.
Wenn innerhalb des Arbeitsauftrages keine Materialbereitstellung angegeben wird, wird diese spätestens bei der eventuellen Materialausgabe (bzw. auch durch den Einkauf – Bestellung oder Wareneingang) gebildet und hierüber auf das mobile Gerät übertragen.

Der mobile Monteur kann nun eine Materialanforderung stellen, die an den Einkauf geht – hier wird anschließend eine Bestellung erzeugt.
Auf dem mobilen Gerät kann über den Materialbeschaffungsstatus (MatBeschaffStatus) beobachtet werden, in welchem Status sich das Material befindet. Wenn das Material über den Wareneingang eingegangen ist, ist es möglich, den Mitarbeiter benachrichtigen zu lassen (Einstellungen in den Konstanten im Bereich EK-Beleg). Wenn nun auf den Auftrag eine weitere Position bestellt wurde bzw. eingegangen ist, wird diese als zusätzliche Materialbereitstellung ans mobile Gerät übertragen.

Mit dem Wareneingang wird nun direkt die Nachkalkulation des Auftrages belastet werden, wenn die Konstante EinkUebergNakaAA entsprechend eingestellt ist. Das Material kann vom Monteur am Lager abgeholt werden – hierzu steht die Materialausgabe zur Verfügung.

Da der Auftrag bereits durch den Wareneingang in der Nachkalkulation belastet wurde, wird bei der Materialausgabe nun nicht mehr belastet, da es sich um die gleiche Position handelt.

Somit kann der Monteur den Arbeitsauftrag mobil bearbeiten und das Material einbauen. Durch die Erledigung des Auftrages am mobilen Gerät werden die Daten übertragen und abgeglichen. In der Materialbereitstellung sehen Sie nun sämtliche Mengen, die erfasst bzw. übergeben wurden – der Materialfluss.

... anhand eines Arbeitsauftrages (ohne mobile Bearbeitung)

Sie erfassen einen Arbeitsauftrag und erstellen über diesen einen Arbeitsnachweis. Im Arbeitsauftrag im Register [Positionen] tragen Sie, wenn gewünscht, die Materialbereitstellung für den Monteur ein. Durch den Eintrag in den Positionen wird die Verknüpfung des Materials zum Auftrag gebildet – der Materialfluss kann somit starten.

Nun erstellen Sie über die Belegweiterverarbeitung im Arbeitsauftrag einen Arbeitsnachweis. Dort erfassen Sie das benötigte Material und die Stunden. Wenn Sie bereits im Arbeitsauftrag oder in einem Wareneingang (bezogen auf den Arbeitsauftrag) Material erfasst haben, lesen Sie dieses über das Kontextmenü -> [Positionsdaten einlesen aus] -> [offener Materialbereitstellung / Nachkalkulation] ein.

Wenn eine Materialbereitstellung vorhanden ist, werden Sie auf diese hingewiesen, wenn Sie den/die Artikel manuell im Nachweis erfassen. Über die Auswahl gelangen Sie dann in die Materialbereitstellung, um die Artikel komplett oder teilweise zu übernehmen.

So lange der Arbeitsauftrag teilerledigt ist, wird bei Rechnungstellung nicht geprüft, ob das Material komplett eingebaut wurde.

Bei der kompletten Abrechnung des Arbeitsauftrages (wenn der Arbeitsauftrag erledigt ist) wird geprüft, ob die Materialbereitstellung komplett aufgelöst wurde. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie über den angezeigten Dialog das Material auflösen. Hierzu markieren Sie, in dem sich öffnenden Materialbereitstellungs-Dialog, die entsprechende Spalte (z.B.Lgr Monteur, Zurück an Lgr, usw.) und erfassen im unteren Bereich auf dem Register [unverbrauchtes Material] die Werte, um das Material komplett aufzulösen.

Anschließend rechnen Sie den Arbeitsauftrag komplett ab. Eine Meldung bezüglich dem unverbrauchten Material erscheint als Information für Sie. Sie können nun wählen zwischen [Abrechnen [Ja/Nein]] oder [Daten sichten], bei dem sich erneut der Materialbereitstellungs-Dialog öffnet.