Material anfordern

Hintergrund (Sinn und Zweck) 

Es besteht der Anspruch von verschiedenen Unternehmensabteilung (z.B. Projektabteilung, Störungsannahme) Materialbedarfsanmeldungen abzusetzen, die dann durch den Einkäufer/Einkaufsabteilung überwacht und abgearbeitet werden. Hierzu steht bereits der Bestellpool zur Verfügung. Der Programmpunkt Materialanforderung baut auf dem Bestellpool auf. Dies bedeutet, dass aus den Programmen Projektbearbeitung, Auftragsbearbeitung (Arbeitsauftrag), Serviceaufträge ein Materialanforderungsbeleg erstellt werden kann. Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass die Materialanforderung beispielsweise

• mit dem gewünschten Liefertermin

• dem gewünschten Lieferant

• dem Ansprechpartner

• evtl. dem Einkäufer

• einem Hinweis für den Einkäufer (= Bemerkung)

versehen werden kann.

Des weiteren kann die Materialanforderung gedruckt und somit archiviert werden. Die automatische Verschlagwortung erfolgt auf den jeweiligen Quellbeleg, z.B. Projekt, Arbeitsauftrag, Serviceauftrag, den Mitarbeiter, der die Materialanforderung erstellt hat, den evtl. zugeordneten Einkäufer, der möglichen Lieferadresse. Somit ist eine Rückverfolgung "wer hat welches Material für welchen Auftrag oder auch auftragsneutral angefordert" möglich.

Der Einkäufer hat nun die Möglichkeit, die angeforderten Materialpositionen über die jeweiligen Materialanforderungen oder den Bestellpool zu sichten, zu bestellen, als Lagerware zu kennzeichnen. Im Bestellpool selbst werden diese Materialpositionen mit den jeweiligen Verweisen (Projekt-Nr, Belegt-Nr=Arbeitsauftrags-Nr, Serviceauftrags-Nr) angezeigt.

All die Vorgänge „Materialanforderung, Bestellung, Wareneingang“ werden in den jeweiligen Aufträgen über das Feld MatBeschaffStatus fortgeschrieben. Somit hat der Sachbearbeiter, wie auch der Mobile Monteur die Übersicht über die angeforderten Materialpositionen.

Voraussetzungen

Anleitung

Materialanforderung erstellen

Wenn Sie eine Materialanforderung erstellen wird automatisch der entsprechende Login-Mitarbeiter als Anforderer in den Maskenbereich Sachbearbeiter eingestellt. Ist diesem Mitarbeiter über die Mitarbeiter-Verwaltung ein Einkäufer zugeordnet wird dieser in das Feld Einkäufer eingelesen, ansonsten kann hier eine manuelle Eingabe vorgenommen werden. Diese Mitarbeiterdaten werden bei Belegweiterverarbeitung in die nachfolgenden Belege, sowohl in den Belegkopf, als auch in die Belegzeilen, übernommen. Bei Sammelbelegen werden die Daten des ersten Beleges (je nach Sortierung) in die Vormaske eingestellt, über die Positionszeilen sind die ursprünglichen Daten einsehbar.

Anmerkung: Wird z.B. eine Bestellung manuell erstellt, über den allgemeinen Datenpool oder über Verkaufsbelege generiert, wird der Anforderer nicht automatisch eingestellt.

Wird eine Materialanforderung komplett in einen Folgebeleg weiterverarbeitet, bzw. es sind keine Restmengen mehr vorhanden, erhält diese automatisch den Status Beleg weiterverarbeitet und gilt somit als abgeschlossener Beleg.

aus Arbeitsauftrag, Angebot, Auftragsbestätigung und Projektreservierung

Um eine Materialanforderung aus einem der oben aufgeführten Belege zu erstellen wählen Sie im Hauptmenü das Programm [Einkauf/Lager] → [Materialanforderung] an. Über [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Materialanforderung aus ......] gelangen Sie in den betreffenden Dialog . Die betreffende Belegnummer können Sie direkt eingeben oder suchen den Beleg über das Suchsymbol. Innerhalb dieses Dialogs können Sie im Feld Lieferant den gewünschten Lieferanten erfassen. In der Spalte Auswahl markieren Sie den angezeigten Beleg für die Übernahme. Eine im Quellbeleg hinterlegte Lieferadresse übernehmen Sie mit der Einstellung aus Lieferanschrift im Listenfeld Übergabe Lieferadresse. Eine Änderung der Lieferadresse ist somit nicht möglich. Ist dem Beleg keine Lieferanschrift hinterlegt, kann eine individuelle Lieferanschrift erfasst werden. Die Felder Nachname/Vorname, Straße, PLZ/Ort sind bei vorher erwähnter Einstellung zur Eingabe freigeschaltet. Somit können Sie bei Bedarf auch einen Hinweis auf die Lieferung „auf Lager“ mitgeben. Weiterhin können Sie die Lieferadresse mit der Option aus Kunden-Adresse befüllen. Wählen Sie keine Übergabe, wird keine Lieferadresse eingelesen.

Im Register Optionen zu Erstellung stehen Ihnen folgende Einstellungen zur Verfügung:

Maskenbereich Belegdaten:

• Streckenbestellung: Bei Aktivierung dieser Checkbox wird automatisch das Listenfeld Übergabe Lieferadresse mit aus Lieferanschrift befüllt und die Lieferadresse eingelesen.

• Stücklistenauflösung: Standardmäßig ist diese Checkbox aktiviert. Dies bedeutet, dass für im Quellbeleg vorhandene Stücklisten ein Auflösung erfolgt. Im nachfolgenden Listenfeld Auflösung von untergeordneten Stücklisten legen Sie fest, bis zu welcher Stufe diese Auflösung erfolgen soll.
• nur Material übergeben: Bei aktiver Checkbox werden nur reine Materialpositionen übergeben, sind über die Auswahl-Spalte z.B. Dienstleistungen markiert, werden diese nicht übergeben.

Maskenbereich Positionsdaten:

• Positions-Nr übergeben: durch Aktivierung der Checkbox wird die Positionsnummer aus dem Verkaufsbeleg eingestellt
• Übergabe Positonstext: Diese Checkbox ist standardmäßig aktiviert, Texte werden somit aus der Position übergeben. Bei Deaktivierung wird der Text aus der Artikel-Verwaltung eingelesen.

• Übergabe Alternativpositionen: Diese Variante gilt nur für den Status Angebot. Im Standard ist diese Checkbox aktiv, d.h. Alternativ-Positionen aus dem Angebot werden übergeben.

• Übergabe EK-Preis: Bei Aktivierung wird der Einkaufspreis aus der Position des Quellbeleges in die Materialanforderung eingestellt.

Maskenbereich Autom.LieferNr-Ermittlung:

• Autom. LiefNr-Ermittllung: Die Vorbelegung steht auf ohne Lieferant. D.h. wenn im Dialogbereich Lieferant auswählen keine Lieferantennummer erfasst wurde, erfolgt die Übergabe in die Materialanforderung ohne die Vorgabe eines Lieferanten. Weiterhin können Sie folgende Einstellungen wählen:
  billigster Lieferant: Der Lieferant mit dem günstigsten EK-Preis wird eingestellt.
  Hauptlieferant: Der Lieferant mit der höchsten Priorität wird eingestellt.
  schnellster Lieferant: Der Lieferant mit der kürzesten Lieferzeit wird eingestellt.
  Lieferant aus Position: Wird im Materialauszug der Positon ein Lieferant zugewiesen wird dieser in die Materialanforderung übernommen.

Den geplanten Liefertermin erfassen Sie im gleichnamigen Feld Liefertermin. Ein evtl. Bedarfstermin kann im Feld Bedarftermin vorgegeben werden. Diese Termine werden im Standard als fixe Termine in die Materialanforderung übernommen. Wählen Sie über den Radio-Button Termin fixieren die Option KW aus, wird diese Einstellung in die Materialanforderung eingestellt. Bei aktivierter Konstante EinkUebergBelSuchcode wird, bei entsprechender Maskeneinrichtung, der Belegsuchcode aus dem Quellbeleg in das Feld Beleg Suchcode übernommen. Eine evtl. erfasste Bemerkung wird ebenfalls in die Materialanforderung eingestellt. Mit Klick auf [Erstellen] wird die Materialanforderung gemäß oben beschriebener Einstellungen erstellt und im Quellbeleg das Feld MatBeschaffStatus (nicht im Standard) aktualisiert.

Der Einkäufer prüft anschl. die eingestellten Positionen, über Markierung der Checkbox in der Spalte Lagerware bzw. Bestellware wird entschieden, ob es sich um Lagerware handelt oder die Bestellung/Bestellanfrage ausgeführt werden soll. Diesen Vorgang starten Sie über die Menüleiste [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Bestellanfrage erzeugen] oder [Bestellung erzeugen]. Alternativ kann dieser Vorgang auch über den Bestellpool gestartet werden.

Durch Generierung der Bestellung wird das Feld MatbeschaffStatus (nicht in Standardmaske) im Arbeitsauftrag aktualisiert.

Hinweis: Nach der Bestellung erfolgt der Wareneingang. Aufgrund der Konstanteneinstellung EinkUebergNakaAA = keine Übergabe an Nachkalkulation erfolgt keine Übergabe in die Materialnachkalkulation. Die Materialnachkalkulation wird aus den generierten Arbeitsnachweisen des Arbeitsauftrages bestückt. Beim Einsatz der mobilen Lösung, wie auch der manuellen Bearbeitung von Arbeitsaufträgen/Arbeitsnachweisen erfolgt die Bestückung der Nachkalkulation-Material über die erstellten Arbeitsnachweise. Durch die NAKA-Einträge werden die Materialreservierungen (ausgelöst durch die Erfassung der Materialbereitstellung im Arbeitsauftrag) aufgehoben und der Lagerabtrag durchgeführt.

aus Serviceauftrag

Eine Materialanforderung können Sie aus aus der Materialbereitstellung des Serviceauftrags erzeugen. Wählen Sie im Hauptmenü das Programm [Einkauf/Lager] → [Materialanforderung] an. Über [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Materialanforderung aus Serviceauftrag] oder durch Klick auf das entsprechende Symbol gelangen Sie in den gleichnamigen Dialog. Nach Eingabe der Serviceauftragsnummer oder Übernahme aus der Belegsuche werden die Materialien aus der Bereitstellung aufgelistet. In der Spalte Auswahl markieren Sie die gewünschten Artikel für die Übernahme. Angeforderte Mengen können Sie über die Spalte Teilmenge reduzieren. Im Feld Bereits Bestellt können Sie prüfen ob bereits Bestellungen für diese Position vorhanden sind.

Bezüglich der Übergabe der Materialreservierung sollte die Konstante SAAutoUebergBestellpool berücksichtigt werden. Diese steuert die Übergabe der Materialbereitstellung/Materialreservierung bei Generierung der Serviceaufträge in den Bestellpool. Die Einstellung keine automatische Übernahme in den Bestellpool ist sinnvoll wenn die Materialanforderung verwendet wird. Zusätzlich muss die Einstellung in der Spalte Übergabe BestellPool in der Materialreservierung des Serviceauftrags berücksichtigt werden. Steht diese auf immer übertragen werden die Artikel trotz oben genannter Konstanteneinstellung in den Bestellpool übergeben, es findet keine Übertragung in die Materialanforderung statt. Bei Einstellung nie übergeben erfolgt ebenfalls keine Übergabe in die Materialanforderung. Die Variante gemäß Kennzeichen in Artikel prüft das Lagerbestandsprüfungs-Kennzeichen aus der Artikel-Verwaltung. Steht dieses auf mit Lagerbestandsführung/-prüfung werden diese Artikel bei Erstellung des Serviceauftrags bereits in den Bestellpool übergeben und somit nicht mehr in die Materialanforderung eingestellt.

Die Übergabeoptionen im Register Optionen zur Erstellung entsprechen größtenteils der Beschreibung der Materialanforderung aus Arbeitsauftrag. Nur die abweichenden Felder werden nachfolgend beschrieben:

Im Listenfeld Abgleich Bestellmenge stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• Anforderungsmenge darf Positionsmenge nicht übersteigen: Die im Qeuellbeleg erfasste Menge darf nicht überschritten werden.

• Mengen aus bereits getätigten Materialanforderungen ingorieren: Es erfolgt keine Prüfung auf evt. schon getätigte Materialanforderungen.

Mit Klick auf [Erstellen] wird die Materialanforderung gemäß oben beschriebenen Einstellungen erstellt und im Serviceauftrag das Feld MatBeschaffStatus (nicht in Standardmaske) aktualisiert. Die weitere Vorgehensweise entnehmen Sie der Beschreibung 'Materialanforderung aus Arbeitsauftrag_

Für die weiteren Abläufe (Bestellung, Wareneingang, Nachkalkulation) ist die Konstante EinkUebergNakaSA (Empfehlung: keine Übergabe an Nachkalkulation) zu berücksichtigen. Ansonsten sind diese identisch mit denen der Materialanforderungen für den Arbeitsauftrag.

aus Projekt

Aus der Projekt-Verwaltung können Sie eine Materialanforderung erstellen. Die Datenbasis bilden die Projektpositionen, bzw. der in dem Dialog  Projekt-Materialanforderung vorhandene Materialauszug. Wählen Sie im Hauptmenü das Programm [Einkauf/Lager] → [Materialanforderung] an. Über [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Materialanforderung aus Projekt] oder durch Klick auf das entsprechende Symbol gelangen Sie in den gleichnamigen Dialog. Nach Eingabe der Projektnummer oder Übernahme aus der Belegsuche werden die bereits erstellten Projekt-Materialauszüge aufgelistet. Alternativ können Sie einen Materialauszug erstellen. Die Vorgehensweise zur Erstellung eines Materialauszugs ist Bestandteil der Beschreibung Projekt/Leistungsverzeichnis, Laufende Projekte, Zusammenspiel mit weiteren Programmteilen#Materialauszug

Mit Klick auf [OK] wird die Materialanforderung gemäß oben beschriebenen Einstellungen erstellt. Die Möglichkeiten der weiteren Verarbeitung der Materialanforderungen durch den Einkäufer sind identisch mit den Materialanforderungen aus dem Arbeits- und Serviceauftrag. Die Unterschiede bestehen in dem Feld MatBeschaffStatus. Dieses Feld wird beim Projekt nicht geführt. Die weitere Vorgehensweise entnehmen Sie der Beschreibung Materialanforderung aus Arbeitsauftrag.

Bestandsprüfung Lagerware/Bestellung

Wird aus einem Projekt eine Materialanforderung erstellt, wird automatisch erkannt, ob das Material an Lager ist oder nicht. Voraussetzung ist, dass die Artikel mit Lagerbestandsführung/-prüfung geführt werden und bei Übergabe in die Materialanforderung die Checkbox Bestandsprüfung Lagerware/Bestellung aktiviert ist. Dabei findet eine Bestandsprüfung statt.(Allerdings nur bei Herkunftskennzeichen: Projekt). Dem entsprechend kann das Kennzeichen für Lagerware in der Materialanforderung bestückt werden. Hat der Artikel genügend Bestand, wird er in der Materialanforderung, Spalte Lager als Lagerware gekennzeichnet und es wird eine Material-Reservierung gebildet. Muss der Artikel bestellt werden, wird er in der Spalte BestellKz als Bestellartikel gekennzeichnet. Dabei findet keine Lieferantenprüfung statt, d.h. Positionen können mit dem BestellKennzeichen BestellKz aktiviert werden, ohne einen Lieferanten einzutragen. Die Prüfung findet erst bei der Bestell-Generierung statt.

In der Materialausgabe können Sie die als Lagerware geführten Artikel über das Kontextmenü --> [Positionsdaten einlesen aus] --> [Lagerware aus Materialanforderung] übernehmen. (Im Hintergrund werden die Positionen auf die Projektnummer, auf das Kennzeichen Lagerware und keine bestehende Verbindung zum Projekt-Lieferschein limitiert.) Durch diesen Vorgang findet bei den eingelesenen Artikeln der Lagerabtrag statt, die Reservierung wird gleichzeitig aufgehoben und der Materialbeschaffungsstatus angepasst..

Artikel mit Bestellkennzeichen können wie gewohnt über den Bestellpool bestellt werden.

Hinweis: Artikel ohne Bestandsführung, diverse Artikel und Streckengeschäfte werden wie in einer Auftragsbestätigung behandelt. Dort wird für diese Artikel keine Reservierung durchgeführt. Eine Teilmengenübergabe mit Teilauflösung der Reservierung aus Materialanforderung ist derzeit nicht realisiert.

Weitere Bestellbedarfsregel Lagerware/Bestellware

Hier gibt es eine Unterscheidung zwischen Artikeln welche ständig auf Lager geführt werden sollten (=Lagerartikel) und Artikeln, welche nur für ein bestimmtes Projekt bestellt werden und somit nicht ständig auf dem Lager verfügbar sein müssen (Bestellartikel).

Definition Lagerartikel: Dies sind Artikel, die in den Bestellsteuerwerten in der Artikel-Verwaltung einen Bestellvorschlag hinterlegt haben. D.h. diese Artikel werden vom Lagerverwalter verwaltet und bei Bedarf auch bestellt. Der Bedarf wird über die Liste 'aktueller Bestellbedarf' im Bestellpool ermittelt. Um die durch die Materialanforderung erzeugte Reservierung wieder aufzulösen werden diese Lagerartikel in der Materialausgabe über das Kontextmenü [Positionen einlesen] → [Lagerware aus Materialanforderung] übernommen.

Bestellartikel: Dies sind Artikel, die in den Bestellsteuerwerten keinen Bestellvorschlag haben (sie laufen nicht über das Hauptlager, sofern keine Rückgaben erfolgen). Diese Artikel werden in Eigenregie ausschließlich für das Projekt bestellt (Streckenlager) und werden nach Wareneingang sofort kommissioniert. Beim Wareneingang wird die Projekt-Nachkalkulation sofort belastet. Wurde ein bestellter und gelieferter Artikel doch nicht eingebaut, muss dieser bei Bedarf für das nächste Projekt verbaut werden können. D.h. es muss bei Erstellung der Materialanforderung geprüft werden ob dieser Artikel Bestand hat. Ist ein Bestand vorhanden wird dieser Artikel mit der Kennung 'Lager' in die Materialanforderung eingestellt.

Folgende Fälle sind gegeben:

Bei der Erstellung der Materialanforderung aus dem Projekt müssen Sie im Listenfeld Bestandsprüfung die Einstellung Bestell-/Lagerware abhängig von Artikel-Bestellvorschlag u. Bestandsprüfung wählen. Dadurch wird der Artikel in der Materialanforderung als Lagerartikel gekennzeichnet und die Reservierung durchgeführt. Ist ein Artikel dabei, der kein Bestellvorschlag > 0 hat aber dennoch verfügbarer Bestand, so wird dieser noch verfügbare Bestand reserviert und für die eventuelle übrige Menge eine Position mit Bestellartikel ausgebildet. Es werden somit 2 Positionen gebildet:

• Lagerware mit Reservierung

• Bestellware

Bei der Bedarfsgenerierung, welche Sie im Bestellpool über die aktuelle Bestellbedarfsermittlung durchführen können, wählen Sie bei der Prüfung der BestMenge (Differenz zum Bestellpunkt) zzgl. Bestellvorschlag. Dadurch wird gewährleistet, dass die reservierten Mengen, wie auch der Bestellvorschlag bestellt wird. Damit ist die Menge aus den Projekten, wie auch die notwendigen Mengen für das Lager bedient.

Beispiele:

Fall 1: Es handelt sich um einen Lagerartikel, der Soll-Bestand ist kleiner/gleich der Anforderungsmenge. Bei Generierung der Materialanforderung mit der Einstellung BestMenge = Bestell-/Lagerware abhängig von Artikel-Bestellvorschlag u. Bestandsprüfung wird die Anforderungsmenge reserviert und der Artikel in der Materialanforderung als Lagerware gekennzeichnet. Über die Bestellbedarfsermittlung im Bestellpool mit der Prüfung BestMenge (Differenz zum Bestellpunkt) zzgl. Bestellvorschlag wird eine Bestellposition wie folgt ermittelt:

Menge aus Bestellpunkt - verfügbarer Bestand + Bestellvorschlag = Bestellmenge

Fall 2: Es handelt sich um einen Lagerartikel, der Soll-Bestand ist größer/gleich der Anforderungsmenge. Bei Generierung der Materialanforderung mit der Einstellung BestMenge = Bestell-/Lagerware abhängig von Artikel-Bestellvorschlag u. Bestandsprüfung wird die Anforderungsmenge reserviert und der Artikel in der Materialanforderung als Lagerware gekennzeichnet. Bei der Bestellbedarfsermittlung findet keine Generierung einer Bestellposition statt.

Fall 3: Es handelt sich um einen Bestellartikel, der Bestand ist kleiner/gleich der Anforderungsmenge. Bei Generierung der Materialanforderung mit der Einstellung BestMenge = Bestell-/Lagerware abhängig von Artikel-Bestellvorschlag u. Bestandsprüfung werden 2 Positionen erzeugt. In der ersten Position wird die verfügbare Menge reserviert und der Artikel in der Materialanforderung als Lagerware gekennzeichnet. Die 2. Position wird  mit der Restmenge (Anforderungsmenge - verfügbarer Bestand) gebildet und als Bestellware gekennzeichnet (für diese Position findet keine Reservierung statt).

Fall 4: Es handelt sich um einen Bestellartikel, der Bestand ist größer/gleich der Anforderungsmenge. Bei Generierung der Materialanforderung mit der Einstellung BestMenge = Bestell-/Lagerware abhängig von Artikel-Bestellvorschlag u. Bestandsprüfung wird die Bedarfsmenge reserviert und der Artikel als Lagerware gekennzeichnet.

Fall 5: Es handelt sich um einen Bestellartikel ohne Bestand. Bei Generierung der Materialanforderung mit der Einstellung BestMenge = Bestell-/Lagerware abhängig von Artikel-Bestellvorschlag u. Bestandsprüfung wird der Artikel mit der Kennung Bestellware übernommen. Es findet keine Reservierung statt.

Ergebnis/Ausblick/nächste Schritte

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