Lieferanten-Verbindungsdaten

Anleitung

Allgemeines

Die Lieferanten-Verbindungs-Verwaltung ist von der Ansicht sehr ähnlich wie die Stamm-Lieferanten-Verwaltung.

Im Feld Verbindungs-Nummer geben Sie eine Verbindungsnummer an, unter der die Lieferanten-Verbindung gespeichert wird. Damit können Sie auch die Reihenfolge der Anzeige im Lieferanten-Stamm beeinflussen.

Erfassung von Anreden / postalischen Daten

Die Zuordnung einer Anrede erfolgt über das gleichnamige Listenfeld. Sollte Ihre gewünschte Anrede nicht vorhanden sein, kann diese auch manuell erfasst werden. Wir empfehlen Ihnen, auch die Briefanrede und Briefname generell zu pflegen, um diese zukünftig z.B. zur Serienbrief-Generierung als Platzhalter für eine persönliche Ansprache nutzen zu können.
Möchten Sie dauerhaft (Brief)-Anreden anlegen, die Sie immer wieder abrufen können, steht Ihnen hierfür die separate Anreden-Verwaltung zur Verfügung.
In allen weiteren Feldern erfassen Sie alle verfügbaren Lieferanteninformationen, wie Name, Adresse, Telefonnummer, Mail, etc.

Statuskennzeichen erfassen

Bei der Stammdaten-Neuanlage steht das Feld Status-Kennzeichen automatisch auf aktiv. Sollte sich eine Geschäftsbeziehung oder Anstellung beendet haben, sei es durch Insolvenz oder anderen Gründen, so kann das entsprechende Status-Kennzeichen hier gesetzt werden. Die Zuordnung dient ausschließlich zu Selektionszwecken und bewirkt keine Sperrung des Stammdatensatzes.

Einstellungen

Bemerkung und Notiz

Möchten Sie kurze, interne Informationen hinterlegen, nutzen Sie das Feld Bemerkung.

Zur Hinterlegung umfangreicherer Informationen steht Ihnen das Feld Notiz, als freies, unbegrenztes Texteingabefeld mit Formatierungsmöglichkeit zur Verfügung. Um eine Chronologie und Nachvollziehbarkeit der Notizen zu bewirken, wird in diesem Bereich häufig mit dem Zeitstempel gearbeitet - anwählbar über das Kontextmenü → [Sonstiges] → [Zeitstempel einfügen].

Geokoordinaten bei jeder Änderung neu ermitteln

Grundsätzlich können zu den jeweiligen Adressen die zugehörigen Geokoordinaten vom Programm ermittelt werden. Sobald Sie diese Checkbox aktivieren, werden jedes mal nach einer Adressänderung die Geo-Koordinaten direkt neu ermittelt. Ansonsten bleiben die bisherigen Koordinaten gespeichert.

Lieferantenstammdaten

Unter den Lieferantenstammdaten werden Informationen zum Haupt-Lieferanten-Stammsatz angezeigt. Sollten Sie die Verwaltung über die Lieferanten-Verwaltung geöffnet haben, wird die Nummer direkt vorbelegt und die Adressdaten gezogen. Sollten Sie die Verwaltung über das Menü öffnen, müssen Sie hier noch die entsprechende Lieferanten-Nummer erfassen, um eine Zuordnung herzustellen.

Weitere Lieferantendaten / Zuordnungen

In diesen Register können Sie weitere postalische-, Transfer- und Zusatzdaten erfassen.

Geben Sie beispielweise bei den Transferdaten die Anschriftenart "Postfachanschrift" an, wird in der Vormaske der Belege zwar die Hausanschrift (wie Sie unter Anschrift erfasst ist) eingelesen, der Druck eines Briefes wird aber entsprechend der Einstellung auf die Postfachanschrift angepasst.

Außerdem steht Ihnen das Listenfeld Sprache zur Verfügung. Zur Auswahl stehen Ihnen alle Sprachen, welche in der Sprachen-Verwaltung angelegt sind.

Selektionskriterien

Über das Register Selektionskriterien können Sie diverse Selektionskriterien erfassen. Darauf aufbauend können Sie dann diverse Suchabfragen starten und somit gewisse Auswertungen machen.

Ein Beispiel hierfür wäre, dass Sie Kunden entsprechenden Messen zuweisen (aufgrund örtlicher Nähe) und somit vor Beginn der Messe entsprechende Einladungen per Serienbrieffunktion versenden können. Wie solche Suchkriterien angelegt und verwaltet werden, finden Sie unter der Selektionskriterien.

Möchten Sie nach den hinterlegten Selektionskriterien suchen, so müssen diese zuerst in der entsprechenden Suche in einer Firmenmaske parametrisiert/eingerichtet werden, da diese firmenindividuell angelegt wurden.
Bei der Parametrisierung werden nur Selektionskriterien angeboten, welche zuvor für diesen Selektionstyp erfasst worden sind.
Nun muss man in der entsprechenden Suche nur noch die gewünschte Werte auswählen und erneut auslösen. Die Ergebnisse haben dann alle angegebenen Merkmale hinterlegt. Es ist hierbei auch die Auswahl mehrere Kriterien gleichzeitig und das ausschließen von Merkmalen möglich.

Archiv

Im Archiv finden Sie alle Belege, Dokumente, Bilder etc. die auf den jeweiligen Stammsatz verschlagwortet wurden. Dabei stehen Ihnen zur Selektion bestimmte Eingrenzungsfavoriten zur Verfügung wie beispielsweise "Nur ausgehende Briefe". Selbstverständlich können Sie unter dem Button Eingrenzungsfelder selbstständig eingrenzen oder sich auch eigene Favoriten nach Ihren Wünschen anlegen und speichern. Eine Fragmentsuche über alle Archivdokumente steht Ihnen ebenfalls zur Verfügung.
Weitere Informationen zum Archiv, bspw. wie Sie einzelne Archivdokumente bearbeiten können, finden Sie unter dem Bereich Digitales Archiv (DMS).

Telefonate

In der Telefonmanagement-Verwaltung haben Sie die Möglichkeit ein- und ausgehende Telefonate oder anderweitige Notizen zu erfassen. Sobald Sie diese für eine Lieferanten-Verbindung abgespeichert haben, können Sie darüber eine nach Datum absteigende Auflistung im Register Telefonate einsehen. Per Doppelklick auf entsprechende Zeile springen Sie automatisch in die Verwaltung und können weitere Informationen hierzu nachlesen.

Termine / Aufgaben

In den adressorientierten Stammsätzen (Kunden, Lieferanten, Adressen) finden Sie um die Register [Termine] und [Aufgaben]. Die Anzeige richtet sich nach den STREIT-Kalendereinträgen.
Die Standard-Favoritenanzeige ist vor eingestellt für „Termine bis heute“ oder „Termine ab heute“.
Durch Markierung und Klick mit rechter Maustaste kann über die Funktion [Termin /Aufgabe in Kalender anzeigen] der Ursprungseintrag innerhalb der Kalenderverwaltung aufgerufen werden.
Offene Aufgaben, die sich auf Adressen (z.B. Kunden) beziehen, werden dann nur angezeigt, wenn innerhalb der Aufgaben-Erfassung die entsprechende Adresse zugeordnet wurde.