Lieferanten

In diesem Bereich finden Sie alle Informationen rund um einen Lieferanten. Hier können Sie u.a. die Stammdaten inkl. Ansprechpartner pflegen, offene Posten verwalten, Online-Zugangsdaten für diverse Schnittstellen hinterlegen.

 

Neue Unterseite Lieferanten anlegen und verwalten

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Die Basis jedes Unternehmens ist eine vollständige und genaue Stammdatenerfassung bzw. Pflege. Sie sind Grundlage vieler Planungs- und Geschäftsprozesse. Egal ob z.B. Kunden-, Lieferanten oder Artikelstammdaten – diese müssen immer aktuell, vollständig und fehlerfrei sein. Nur dadurch kann ein reibungsloser Betriebsablauf gewährleistet werden.
Diese Anleitung dient zur Beschreibung der Neuanlage und Pflege aller lieferantenbezogenen Daten. Weiterhin werden auch Archivdaten zur Anzeige gebracht.

Voraussetzungen

Um eine optimale Grundlage für das Arbeiten im Programm zu schaffen, ist es wichtig, dass jegliche Stammdaten entsprechend angelegt sind. Daher sollten Sie sich direkt zu Beginn Gedanken machen, welche Informationen wichtig für Ihren täglichen Betrieb sind. Auch Daten, die zunächst vermutlich eher trivial erscheinen, wie z.B. die Lieferanten-Nummer. Wenn Sie Ihre Eingangsrechnungen für DATEV auslagern wollen, benötigen Sie einen entsprechenden Lieferanten-Nummernkreis, damit die Weiterverarbeitung in DATEV optimal von Statten gehen kann. 

Anleitung

Öffnen der Lieferanten-Suche - und Verwaltung

Um einen neuen Lieferanten anzulegen, öffnen Sie zunächst die Lieferanten-Suche. Die Anwahl erfolgt über den Menübaum Programmordner [Stammdaten] → [Lieferanten] → [Lieferanten-Stammdaten]. Es öffnet sich der Programmbereich Lieferanten-Suche, in welchem Sie Ihre bestehenden Lieferanten suchen und öffnen können oder Sie öffnen über die Menüleiste durch Anwahl [Datei/Datensatz] → [Neu] die Lieferanten-Verwaltung zur Neuanlage. Eine weitere Möglichkeit besteht an dieser Stelle über die Symbolleiste der Lieferanten-Suche durch Anwahl der Schaltfläche [Neuer Datensatz].

Die Lieferanten-Verwaltung wird als leere Maske geöffnet.

Neuerfassung/Änderung

Anschrift

Ermittlung der Lieferantennummer

Hier haben Sie die Möglichkeit die Lieferanten-Nummer manuell einzugeben oder über [Datei/Datensatz] - [freie Lieferantennummer ermitteln] eine freie Nummer ermitteln zu lassen.
Über den sich öffnenden Dialog kann eine freie Lieferantennummer in Bezug auf einen bestimmten Buchstaben ermittelt werden. Wird diese Funktion bei jeder Neuanlage verwendet, ist es möglich, für jeden Anfangsbuchstaben des Nachnamens fortlaufende Lieferantennummern zu erhalten.
Folgende Dialog-Felder stehen zur Verfügung:

Über den Button [Auflisten] werden die für diesen Bereich freien Nummern angezeigt. Ebenso erfolgt eine automatische Anzeige der Vorgänger- und der Nachfolgernummer. Werden mehrere freie Nummern angezeigt, kann die gewünschte Nummer per Mausklick markiert werden. Ein Mausklick auf den Button [OK] führt zur Übernahme der markierten Nummer in die Lieferanten-Verwaltung. Über den Button [Abbruch] kann dieser Dialog abgebrochen werden.

 

Erfassung von Anreden / postalischen Daten

Die Zuordnung einer Anrede erfolgt über das gleichnamige Listenfeld. Sollte Ihre gewünschte Anrede nicht vorhanden sein, kann diese auch manuell erfasst werden. Wir empfehlen Ihnen, auch die Briefanrede und Briefname generell zu pflegen, um diese zukünftig z.B. zur Serienbrief-Generierung als Platzhalter für eine persönliche Ansprache nutzen zu können.
Möchten Sie dauerhaft (Brief)-Anreden anlegen, die Sie immer wieder abrufen können, steht Ihnen hierfür die separate Anreden-Verwaltung zur Verfügung.
In allen weiteren Feldern erfassen Sie alle verfügbaren Kundeninformationen, wie Name, Adresse, Telefonnummer, Mail, etc.

 

Statuskennzeichen erfassen

Bei der Stammdaten-Neuanlage steht das Feld Status-Kennzeichen automatisch auf aktiv. Sollte sich eine Geschäftsbeziehung oder Anstellung beendet haben, sei es durch Insolvenz oder anderen Gründen, so kann das entsprechende Status-Kennzeichen hier gesetzt werden. Die Zuordnung dient ausschließlich zu Selektionszwecken und bewirkt keine Sperrung des Stammdatensatzes.

 

Einstellungen

Bemerkung und Notiz

Möchten Sie kurze, interne Informationen hinterlegen, nutzen Sie das Feld Bemerkung.
Zur Hinterlegung umfangreicherer Informationen steht Ihnen das Feld Notiz, als freies, unbegrenztes Texteingabefeld mit Formatierungsmöglichkeit zur Verfügung. Um eine Chronologie und Nachvollziehbarkeit der Notizen zu bewirken, wird in diesem Bereich häufig mit dem Zeitstempel gearbeitet - anwählbar über das Kontextmenü → [Sonstiges] → [Zeitstempel einfügen].

Die Bemerkung und die Notiz werden beim Erstellen eines Beleges im Verkauf, aber auch in der Projektbearbeitung automatisch in der Vormaske eingestellt und liefern dem Sachbearbeiter die gewünschte Information.

 

Zuordnung der Steuerpflicht

Hier legen Sie im Feld USt Pflicht die Art der Versteuerung fest, d.h. ob Lieferungen und Leistungen steuerpflichtig, steuerfrei oder nach §13b UStG zu behandeln sind. Dies dient als Vorgabewert für alle zu diesem Datensatz neu erstellten Belege oder Projekte. Die Steuerpflicht kann im weiteren Programmverlauf vorgangsspezifisch geändert werden.

 

Lieferantenbedingung

Hier können Sie dem Lieferanten eine gültige Einkaufsbedingung hinterlegen. Diese kann nachträglich im Beleg aber auch wieder verändert werden. Neue Einkaufsbedingungen können Sie in der Einkaufsbedingungs-Verwaltung entsprechend anlegen und verwalten. Sollten Sie keine Einkaufsbedingungen anlegen wollen oder abweichende Bedingungen einem Lieferanten hinterlegen, können Sie die notwendigen Daten auch direkt im Lieferantenstamm in den Feldern Skonto, Tage und Fälligtage erfassen. Diese Felder haben Vorrang vor einer möglicherweise hinterlegten Einkaufsbedingung.

 

Lieferzeit, Frachtfreigrenze, Mindestbestellwert

Beim Erfassen einer Lieferzeit in der Lieferanten-Verwaltung wird der Liefertermin beim Anlegen einer Bestellung errechnet. Also haben Sie beispielweise eine Lieferzeit von 3 Tagen erfasst und erstellen eine Bestellung am 07.10., ist er errechnete Liefertermin in der Bestellung automatisch der 10.10. Die Frachtfreigrenze und der Mindestbestellwert wird beim Druck einer Bestellung geprüft. Sollten die Vorgaben nicht erreicht sein, poppt ein entsprechender Hinweis bei Druckanwahl auf.

 

EK-Preis Grundlage

Welcher EK-Preis wird zur Preisermittlung in Einkaufsbelegen herangezogen.
Auf welchen Preis Sie im Einkauf zugreifen möchten, legen Sie im Listenfeld EKPreisGrundlage fest. Zur Auswahl stehen Ihnen folgende Varianten:

Als Vorbelegung zur Neuerfassung dient die Konstante ‚EinkEkPreisBestellung‘.

 

Bestellung sperren

Über diese Checkbox können Sie direkt weitere Bestellungen für den betroffenen Lieferanten verhindern.

 

Geokoordinaten bei jeder Änderung neu ermitteln

Grundsätzlich können zu den jeweiligen Adressen die zugehörigen Geokoordinaten vom Programm ermittelt werden. Sobald Sie diese Checkbox aktivieren, werden jedes mal nach einer Adressänderung die Geo-Koordinaten direkt neu ermittelt. Ansonsten bleiben die bisherigen Koordinaten gespeichert.

 

Ansprechpartner

Umfangreiche Kontaktdaten Ihrer Lieferanten legen Sie über das Register Ansprechpartner an. Für jeden Stammdatensatz können mehrere Ansprechpartner (Verbindungen) erfasst und verwaltet werden.
Unter Ansprechpartner werden alle Kontakte eines Stammsatzes verstanden, sowie alle Telefon-, Telefax- und sonstigen Verbindungen. Zur vereinfachten Suche können alle Verbindungen logisch, z.B. zu Adressgruppen, zusammengefasst werden.

Mit einem Doppelklick auf die freie Erfassungszeile öffnet sich die entsprechende Verwaltung. Sie können diese aber auch direkt über das Menü unter [Lieferanten] - [Verbindungen] anlegen.
Wenn Sie die Verwaltung direkt über die entsprechende Stammsatzverwaltung geöffnet haben, wird Ihnen direkt die entsprechende Stammsatznummer und zugehörigen Informationen angezeigt, für welchen der Ansprechpartner erfasst werden soll. Sollten Sie die Verwaltung über das Menü geöffnet haben, müssen Sie die gewünschte Stammnummer noch erfassen. Die angezeigten Daten dienen zu Ihrer Information. Im Feld Verbindungs-Nummer wird automatisch eine fortlaufende Nummer eingestellt. Die weiteren postalischen Felder entsprechen den Eingaben aus den Stammdaten. Im Feld Adressgruppe kann über das Listenfeld eine vordefinierte Adressgruppe, wie z.B. die Zuständigkeitsbereiche Einkauf, Buchhaltung oder Geschäftsführer, ausgewählt werden.
Die Speicherung eines Datensatzes erfolgt über die Tastenkombination STRG+S oder Klick mit der linken Maustaste auf das Diskettensymbol. Anschließend springen sie automatisch wieder in den Stammdatensatz zurück. Der erstellte Eintrag wird Ihnen in der Tabelle [Ansprechpartner] angezeigt.

Weitere Lieferantendaten

In diesen Register können Sie weitere postalische-, Transfer- und Zusatzdaten erfassen.
Geben Sie beispielweise bei den Transferdaten die Anschriftenart Postfachanschrift an, wird in der Vormaske der Belege zwar die Hausanschrift eingelesen, der Druck des Beleges wird aber entsprechend der Einstellung angepasst.

Dabei steht Ihnen auch das Listenfeld Sprache zur Verfügung. Zur Auswahl stehen Ihnen alle Sprachen, welche in der Sprachen-Verwaltung angelegt sind. Bei ausländischen Stammdaten können somit die sprachenspezifischen Texte im Druck berücksichtigt werden. Sofern auch Fremdsprachentexte in der Artikel-Verwaltung mit der selben Sprachzuordnung vorhanden sind, werden die Artikeltexte ebenfalls in der ausgewählten Sprache gedruckt. Gleich verhält es sich mit dem Listenfeld Währung.

Weitere Felder wie Mailkennung, Infoweg, Versand und Lieferbedingungen stehen Ihnen als Zusatzinformationen und Selektionsfelder zur Verfügung.

 

Firmendaten

Im Bereich der Firmenstruktur erfassen Sie weitere wichtige Lieferanteninformationen. Beispielsweise ordnen Sie hier eine für den Lieferanten gültige Kostenstelle und ein Verbindlichkeitenkonto zu. Dieses wird dann bei der Verbuchung von Belegen bei jenen Lieferantenrechnungen verwendet und hat Vorrang vor dem standardmäßig festgelegten Verbindlichkeitenkonto. Ebenfalls können Sie Umsatzsteueridentnummer des Lieferanten hinterlegen.

Arbeiten Sie beispielweise mit einem Großhändler und seinen einzelnen Tochterfirmen, Niederlassungen o.Ä. zusammen, legen Sie diese unter Umständen einzeln im System an. Wenn Sie Ihre Bestellungen bei einer bestimmten Niederlassung tätigen, die Rechnungstellung aber grundsätzlich immer über die Zentrale erfolgt, können Sie im Lieferantenstamm die Checkbox Rechnungsstellung Zentrale aktivieren und die zentrale Lieferantennummer angeben. Somit geben Sie bei der Bestellung also die Lieferantennummer der entsprechenden Niederlassung an, sobald daraus aber ein Rechnungseingang erzeugt wird, wird automatisch die zentrale Lieferantennummer eingestellt und buchhalterisch abgewickelt. In solchen Konstellation greifen die Niederlassungen auch alle auf den gleichen Artikelstamm bzw. die gleichen Artikelnummern zurück. Um zu umgehen, dass Sie die eigentlich gleichen Artikel für jede Lieferantennummer einlesen müssen, können Sie die Artikel einmalig über die zentrale Lieferantenummer in den Einkaufsführer einlesen. Über die Einstellung Preisfindung (Zentrale) haben Sie dann folgende Möglichkeiten bei der Preisermittlung:

Im Feld UnsereKdNr erfassen Sie zu Informationszwecken die Nummer, mit der Sie bei Ihrem Lieferant im System angelegt wurden.

Unter den Bankverbindungen der Lieferanten-Verwaltung hinterlegen Sie die jeweilige Bankverbindung. Diese Eingaben sind Voraussetzung für die Durchführung eines eventuellen Zahlungsverkehrs (Einzugs-, bzw. Lastschriftverfahren). Ob der Lieferant am Zahlungsverkehr teilnimmt, legen Sie im Listenfeld Zahlungsverkehr fest. Sollten Sie hier keine Einstellung treffen, werden die Rechnungen des Lieferanten nicht zur Zahlung bzw. für das Erstellen einer Clearing-Datei vorgeschlagen.

Folgende Varianten, welche im SEPA-Lastschriftverfahren Gültigkeit haben, stehen zur Auswahl:

Nimmt der Lieferant am SEPA-Lastschriftverfahren teil, geben Sie unter dem Button Lastschrifteinstellungen im Feld Lastschriftsequenz an, ob es sich um eine erste, wiederkehrende, einmalige oder letzte Lastschrift handelt. Das Datum, an welchem das SEPA-Lastschriftsmandat unterschrieben wurde, erfassen Sie im Feld Mandatsdatum.

Legen Sie im Feld Zahlungsavis für einen Kunden/Lieferanten fest, dass für diesen im Zuge des Bankenclearings Zahlungsavise erstellt werden, können Sie über das Feld Schwellenwert für Avis-Generierung festlegen, ab wie vielen Zahlungen/Lastschriften ein Avis erstellt werden soll. Die Versendung des Avis kann über FaxNr/Email für Avis aus den Basisdaten oder den hinterlegten Ansprechpartnern erfolgen. Eine automatisierte Ausgabe eines Zahlungs-Avis kann über das Register Ausgabeeinstellungen innerhalb der Lieferanten-Verwaltung erfolgen.

Durch Aktivieren der Checkbox Bescheinigung §13b oder Freistellbescheinigung nach §48 erforderlich können Sie eine Überprüfung der Gültigkeit bei Rechnungslegung aktivieren. Die BescheinigungNr §13b/§48 hinterlegen Sie in diesem Fall im gleichnamigen Feld. Das Gültigkeitsende der Bescheinigung legen Sie im Feld Gültigkeitsende fest. Wird das Gültigkeitsende überschritten und Sie erfassen oder buchen einen Rechnungseingang von diesem Lieferant erstellen, erhalten Sie eine Meldung, dass die Bescheinigung abgelaufen ist.

 

Zuordnungen

Im Bereich Zuordnungen finden Sie unter anderem wichtige Felder, die Sie für das Arbeiten im Programm (zwingend) benötigen.

Im Listenfeld Belegschema können Sie auf bereits angelegte Belegschemen zugreifen und das passende Schema dem Lieferanten zuordnen. Das Belegschema enthält Versteuerungsgrundlagen und Kontenbelegungen. Entsprechende Belegschemen können Sie unter Belegschemen und Belegpositions-Schemen anlegen.

Ebenfalls hinterlegen Sie hier die DATEV-Nummer des Datensatzes, damit ein optimaler Austausch von Daten zwischen der STREIT und dem DATEV-Programm erfolgen kann. Standardmäßig ist diese mit der Lieferantennummer identisch. Die Nummer ist 5-stellig und liegt bei den Kreditoren zwischen 70.000 - 99.999.

Im Feld Adressgruppe ordnen Sie über das Listenfeld eine vordefinierte Adressgruppen zu. Diese dient im weiteren Programmverlauf als Selektionskriterium, bspw. innerhalb von Suchdialogen. Die Anlage von Adressgruppen erfolgt über die Adressgruppen-Verwaltung.

Über die Rabattberechnung können Sie bestimmen, wie sich die Preise im Rechnungseingang ermitteln. Zur Auswahl steht:

Der Bezugszuschlag wirkt sich in Verbindung mit dem Konstantenschalter EinkLagerEkBezugskosten auf dem LagerEk oder durchschnittlichen LagerEK im Artikelstamm aus.
Beispielweise haben Sie für einen Artikel einen letzten LagerEK von 50€, dieser wurde zuletzt bei Lieferant 1 mit einem Bezugszuschlag von 10% bezogen. Nur beträgt der Letzte LagerEK im Artikelstamm 55€ (50€ Letzter EK + 10% Zuschlag).

Über die Herstellernummer können Sie dem Lieferant einen Hersteller, von dem dieser bspw. seine Artikel bezieht, hinterlegen.

Die Globale Lokationsnummer (GLN) ist zur Identifizierung des Lieferanten beim ZUGFeRD-Import. Die GLN ist dem Lieferant hinterlegt. Aufgrund dessen kann der Lieferant dann im Beleg ermittelt werden.

 

Schnittstellen

In diesem Register hinterlegen Sie die Online-Zugangsdaten für diverse Einkaufsschnittstellen, wie UGL, IDS, OCI, ZUGFeRD oder für den Download von Datanomdateien beim Großhändler (SHK-Connect).

Beim Zugangstyp entscheiden Sie sich, für welche Schnittstelle die Zugangsdaten gelten. Sie können dies grundsätzlich für alle Mitarbeiter einstellen, oder Sie erfassen eine Mitarbeiternummer in der entsprechenden Spalte. Dies hat zur Auswirkung, dass der Zugang über eine Schnittstelle nur mit dem Login erlaubt ist, dem die hier hinterlegte Mitarbeiternummer zugewiesen ist.

Ausgabeeinstellungen

Druckeinstellungen für Belege können Sie entweder im Beleg direkt in den Druckeinstellungen festlegen und bei Bedarf für die Zukunft speichern. Im Lieferantenstamm können Sie aber ebenso für die einzelnen Belege lieferantenspezifische Voreinstellungen treffen, die grundsätzlich Vorrang vor den belegspezifischen Einstellungen haben.

Hierzu wählen die das Register Ausgabeeinstellungen (Lieferant) an. In der folgenden Tabelle erfassen Sie nun die gewünschten Einstellungen:

Über das Kontextmenü können Sie weitere Funktionen anwählen, wie z.B. Kopieren der Druckparameter für aktuellen Kunden/Lieferant oder Kopieren der Druckparameter für weitere Kunden/Lieferanten.
Über die Funktion Kopieren der Druckparameter für aktuellen Kunden/Lieferant können Sie einfach bereits angelegte Druckparameter eines Belegstatus (z.B. Bestellanfrage) in einen anderen Belegstatus (z.B. Bestellung) kopieren. Bitte beachten Sie, dass Sie jedoch das entsprechende Design, mit dem der Beleg gedruckt werden soll, zuweisen und abspeichern.
Über die Funktion Kopieren der Druckparameter für weitere Kunden/Lieferanten können Sie einfach bereits angelegte Druckparameter in einen anderen Lieferanten kopieren, um eine Erfassung nicht nochmal durchführen zu müssen.
Bitte beachten Sie, dass bereits vorhandene Hinterlegungen gelöscht und mit den neuen Einstellungen angelegt werden. D.h. Lieferant 1 hat Einstellungen für die Bestell-Verwaltung, Lieferant 2 hat Einstellungen für die Bestellanfrage- und Wareneingangs-Verwaltung. Nach Kopie der Einstellungen von Lieferant 1 hat Lieferant 2 nur noch die Einstellungen für die Bestell-Verwaltung.

 

Gewerkezuordnung

In diesem Register haben Sie die Möglichkeit, dem Lieferanten Gewerke zuzuweisen, für die er Ihnen entsprechende Preisangebote zukommen und Artikel zur Verfügung stellen kann. Dies dient dienen zur besseren Selektion, sollten Sie bspw. Preisanfragen für gewisse Gewerke verschiedenen Lieferanten zukommen lassen möchten.

Selektionskriterien

Über das Register Selektionskriterien können Sie diverse Selektionskriterien erfassen. Darauf aufbauend können Sie dann diverse Suchabfragen starten und somit gewisse Auswertungen machen.

Ein Beispiel hierfür wäre, dass Sie Kunden entsprechenden Messen zuweisen (aufgrund örtlicher Nähe) und somit vor Beginn der Messe entsprechende Einladungen per Serienbrieffunktion versenden können. Wie solche Suchkriterien angelegt und verwaltet werden, finden Sie unter der Selektionskriterien-Verwaltung.

Möchten Sie nach den hinterlegten Selektionskriterien suchen, so müssen diese zuerst in der entsprechenden Suche in einer Firmenmaske parametrisiert/eingerichtet werden, da diese firmenindividuell angelegt wurden.
Bei der Parametrisierung werden nur Selektionskriterien angeboten, welche zuvor für diesen Selektionstyp (bspw. Lieferant) erfasst worden sind.
Nun muss man in der entsprechenden Suche nur noch die gewünschte Werte auswählen und erneut auslösen. Die Ergebnisse haben dann alle angegebenen Merkmale hinterlegt. Es ist hierbei auch die Auswahl mehrere Kriterien gleichzeitig und das ausschließen von Merkmalen möglich.

Archiv

Im Archiv finden Sie alle Belege, Dokumente, Bilder etc. die auf den jeweiligen Stammsatz verschlagwortet wurden. Dabei stehen Ihnen zur Selektion bestimmte Eingrenzungsfavoriten zur Verfügung wie beispielsweise "Nur eingehende Rechnungen". Selbstverständlich können Sie unter dem Button Eingrenzungsfelder selbstständig eingrenzen oder sich auch eigene Favoriten nach Ihren Wünschen anlegen und speichern. Eine Fragmentsuche über alle Archivdokumente steht Ihnen ebenfalls zur Verfügung.
Weitere Informationen zum Archiv, bspw. wie Sie einzelne Archivdokumente bearbeiten können, finden Sie unter dem Bereich Digitales Archiv (DMS).

Telefonate

In der Telefonmanagement-Verwaltung haben Sie die Möglichkeit ein- und ausgehende Telefonate oder anderweitige Notizen zu erfassen. Sobald Sie diese für einen gewissen Stammsatz (bspw. Lieferant) abgespeichert haben, können Sie darüber eine nach Datum absteigende Auflistung im Register Telefonate einsehen. Per Doppelklick auf entsprechende Zeile springen Sie automatisch in die Verwaltung und können weitere Informationen hierzu nachlesen/erfassen.

 

Termine / Aufgaben

In den adressorientierten Stammsätzen (Kunden, Lieferanten, Adressen) finden Sie um die Register [Termine] und [Aufgaben]. Die Anzeige richtet sich nach den STREIT-Kalendereinträgen.
Die Standard-Favoritenanzeige ist vor eingestellt für „Termine bis heute“ oder „Termine ab heute“.
Durch Markierung und Klick mit rechter Maustaste kann über die Funktion [Termin /Aufgabe in Kalender anzeigen] der Ursprungseintrag innerhalb der Kalenderverwaltung aufgerufen werden.
Offene Aufgaben, die sich auf Adressen (z.B. Lieferanten) beziehen, werden dann nur angezeigt, wenn innerhalb der Aufgaben-Erfassung die entsprechende Adresse zugeordnet wurde.

Offene Posten / Kontensalden

Im Register Offene Posten / Kontensalden erfolgt die Anzeige der offenen Posten, aufgeschlüsselt nach einzelnen Belegen, nachdem Sie ihre Rechnungen und Gutschrift über den Programmteil Verbuchung abgeschlossen haben.

Zur Übersicht wird der gesamte OP-Saldo des gewählten Stammsatzes angezeigt.

Des Weiteren stehen ihnen die Kontensalden aus der Finanzbuchhaltung (sofern diese aktiv ist), sowie im Kundenbereich Einstellungen für das Mahnwesen zur Verfügung.

Die Möglichkeiten des OP-Ausgleichs und weiterer Funktionen entspricht der Vorgehensweise der OP-Verwaltung (Lieferant).

 

Neue Unterseite Lieferanten-Verbindungsdaten

Anleitung

Allgemeines

Die Lieferanten-Verbindungs-Verwaltung ist von der Ansicht sehr ähnlich wie die Stamm-Lieferanten-Verwaltung.

Im Feld Verbindungs-Nummer geben Sie eine Verbindungsnummer an, unter der die Lieferanten-Verbindung gespeichert wird. Damit können Sie auch die Reihenfolge der Anzeige im Lieferanten-Stamm beeinflussen.

Erfassung von Anreden / postalischen Daten

Die Zuordnung einer Anrede erfolgt über das gleichnamige Listenfeld. Sollte Ihre gewünschte Anrede nicht vorhanden sein, kann diese auch manuell erfasst werden. Wir empfehlen Ihnen, auch die Briefanrede und Briefname generell zu pflegen, um diese zukünftig z.B. zur Serienbrief-Generierung als Platzhalter für eine persönliche Ansprache nutzen zu können.
Möchten Sie dauerhaft (Brief)-Anreden anlegen, die Sie immer wieder abrufen können, steht Ihnen hierfür die separate Anreden-Verwaltung zur Verfügung.
In allen weiteren Feldern erfassen Sie alle verfügbaren Lieferanteninformationen, wie Name, Adresse, Telefonnummer, Mail, etc.

Statuskennzeichen erfassen

Bei der Stammdaten-Neuanlage steht das Feld Status-Kennzeichen automatisch auf aktiv. Sollte sich eine Geschäftsbeziehung oder Anstellung beendet haben, sei es durch Insolvenz oder anderen Gründen, so kann das entsprechende Status-Kennzeichen hier gesetzt werden. Die Zuordnung dient ausschließlich zu Selektionszwecken und bewirkt keine Sperrung des Stammdatensatzes.

 

Einstellungen

Bemerkung und Notiz

Möchten Sie kurze, interne Informationen hinterlegen, nutzen Sie das Feld Bemerkung.

Zur Hinterlegung umfangreicherer Informationen steht Ihnen das Feld Notiz, als freies, unbegrenztes Texteingabefeld mit Formatierungsmöglichkeit zur Verfügung. Um eine Chronologie und Nachvollziehbarkeit der Notizen zu bewirken, wird in diesem Bereich häufig mit dem Zeitstempel gearbeitet - anwählbar über das Kontextmenü → [Sonstiges] → [Zeitstempel einfügen].

 

Geokoordinaten bei jeder Änderung neu ermitteln

Grundsätzlich können zu den jeweiligen Adressen die zugehörigen Geokoordinaten vom Programm ermittelt werden. Sobald Sie diese Checkbox aktivieren, werden jedes mal nach einer Adressänderung die Geo-Koordinaten direkt neu ermittelt. Ansonsten bleiben die bisherigen Koordinaten gespeichert.

 

Lieferantenstammdaten

Unter den Lieferantenstammdaten werden Informationen zum Haupt-Lieferanten-Stammsatz angezeigt. Sollten Sie die Verwaltung über die Lieferanten-Verwaltung geöffnet haben, wird die Nummer direkt vorbelegt und die Adressdaten gezogen. Sollten Sie die Verwaltung über das Menü öffnen, müssen Sie hier noch die entsprechende Lieferanten-Nummer erfassen, um eine Zuordnung herzustellen.

Weitere Lieferantendaten / Zuordnungen

In diesen Register können Sie weitere postalische-, Transfer- und Zusatzdaten erfassen.

Geben Sie beispielweise bei den Transferdaten die Anschriftenart "Postfachanschrift" an, wird in der Vormaske der Belege zwar die Hausanschrift (wie Sie unter Anschrift erfasst ist) eingelesen, der Druck eines Briefes wird aber entsprechend der Einstellung auf die Postfachanschrift angepasst.

Außerdem steht Ihnen das Listenfeld Sprache zur Verfügung. Zur Auswahl stehen Ihnen alle Sprachen, welche in der Sprachen-Verwaltung angelegt sind.

Die Zuordnung einer Anrede erfolgt über das gleichnamige Listenfeld. Sollte Ihre gewünschte Anrede nicht vorhanden sein, kann diese auch manuell erfasst werden. Wir empfehlen Ihnen, auch die Briefanrede und Briefname generell zu pflegen, um diese zukünftig z.B. zur Serienbrief-Generierung als Platzhalter für eine persönliche Ansprache nutzen zu können.
Möchten Sie dauerhaft (Brief)-Anreden anlegen, die Sie immer wieder abrufen können, steht Ihnen hierfür die separate Anreden-Verwaltung zur Verfügung.

 

Selektionskriterien

Über das Register Selektionskriterien können Sie diverse Selektionskriterien erfassen. Darauf aufbauend können Sie dann diverse Suchabfragen starten und somit gewisse Auswertungen machen.

Ein Beispiel hierfür wäre, dass Sie Kunden entsprechenden Messen zuweisen (aufgrund örtlicher Nähe) und somit vor Beginn der Messe entsprechende Einladungen per Serienbrieffunktion versenden können. Wie solche Suchkriterien angelegt und verwaltet werden, finden Sie unter der Selektionskriterien.

Möchten Sie nach den hinterlegten Selektionskriterien suchen, so müssen diese zuerst in der entsprechenden Suche in einer Firmenmaske parametrisiert/eingerichtet werden, da diese firmenindividuell angelegt wurden.
Bei der Parametrisierung werden nur Selektionskriterien angeboten, welche zuvor für diesen Selektionstyp erfasst worden sind.
Nun muss man in der entsprechenden Suche nur noch die gewünschte Werte auswählen und erneut auslösen. Die Ergebnisse haben dann alle angegebenen Merkmale hinterlegt. Es ist hierbei auch die Auswahl mehrere Kriterien gleichzeitig und das ausschließen von Merkmalen möglich.

Archiv

Im Archiv finden Sie alle Belege, Dokumente, Bilder etc. die auf den jeweiligen Stammsatz verschlagwortet wurden. Dabei stehen Ihnen zur Selektion bestimmte Eingrenzungsfavoriten zur Verfügung wie beispielsweise "Nur ausgehende Briefe". Selbstverständlich können Sie unter dem Button Eingrenzungsfelder selbstständig eingrenzen oder sich auch eigene Favoriten nach Ihren Wünschen anlegen und speichern. Eine Fragmentsuche über alle Archivdokumente steht Ihnen ebenfalls zur Verfügung.
Weitere Informationen zum Archiv, bspw. wie Sie einzelne Archivdokumente bearbeiten können, finden Sie unter dem Bereich Digitales Archiv (DMS).

Telefonate

In der Telefonmanagement-Verwaltung haben Sie die Möglichkeit ein- und ausgehende Telefonate oder anderweitige Notizen zu erfassen. Sobald Sie diese für eine Lieferanten-Verbindung abgespeichert haben, können Sie darüber eine nach Datum absteigende Auflistung im Register Telefonate einsehen. Per Doppelklick auf entsprechende Zeile springen Sie automatisch in die Verwaltung und können weitere Informationen hierzu nachlesen.

Termine / Aufgaben

In den adressorientierten Stammsätzen (Kunden, Lieferanten, Adressen) finden Sie um die Register [Termine] und [Aufgaben]. Die Anzeige richtet sich nach den STREIT-Kalendereinträgen.
Die Standard-Favoritenanzeige ist vor eingestellt für „Termine bis heute“ oder „Termine ab heute“.
Durch Markierung und Klick mit rechter Maustaste kann über die Funktion [Termin /Aufgabe in Kalender anzeigen] der Ursprungseintrag innerhalb der Kalenderverwaltung aufgerufen werden.
Offene Aufgaben, die sich auf Adressen (z.B. Kunden) beziehen, werden dann nur angezeigt, wenn innerhalb der Aufgaben-Erfassung die entsprechende Adresse zugeordnet wurde.

 

Neue Unterseite OP-Verwaltung (Lieferant)

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Die Offene-Posten-Buchhaltung ist eine vereinfachte Variante der Buchführung für kleine Unternehmen und dient zur Übersicht, Ausbuchung, Erfassung von Eingangsrechnungen, (Teil)-Zahlungen und Gutschriften. Es besteht die Möglichkeit Bankumsätze in digitaler Form über das Format MT 940 einzulesen. Wiederum besteht zusätzlich die Möglichkeit, Zahlungsausgänge zu generieren und schließlich in den Bereich Banken-Clearing zur Erzeugung einer SEPA-Datei zu übergeben. Des Weiteren steht der Druck einer Zahlungs- und OP-Liste zur Verfügung. 

Die folgende Anleitung geht von einer Nutzung von STREIT ohne Finanzbuchhaltung aus. Viele beschriebene Funktionen sind jedoch auch beim Einsatz der STREIT Finanzbuchhaltung verwendbar.

Voraussetzungen

Anleitung

Öffnen der OP-Verwaltung

Öffnen Sie über das Hauptmenü und Anwahl [Stammdaten] → [Lieferanten] den Programmteil [OP-Verwaltung (Lieferanten)].

Herkunft der offenen Posten

Die Offenen Posten generieren sich aus der Verbuchung der Eingangsrechnungen und -gutschriften über den Einkaufsbelege verbuchen. Zahlungsausgänge erfassen Sie entweder manuell in der OP-Verwaltung oder Sie haben die Möglichkeit Kontoauszugsdaten auf elektronischem Weg über das Datenformat MT940 einzulesen. 

Abruf offener Posten über die Lieferantennummer / Lieferanten-Suche

Nach Anwahl der OP-Verwaltung befinden Sie sich direkt in der Erfassungsmaske zur Verwaltung der offenen Posten. Im Feld Lieferantennummer LiefNr geben Sie die Nummer des Lieferanten ein, dessen OPs Sie bearbeiten möchten, bzw. suchen diesen über Anwahl der zugehörigen Such-Schaltfläche. Nach Bestätigung der Eingabe öffnen sich in der Tabelle Übersicht die zu dem Lieferant gehörigen OPs.

Suche nach offenen Posten

In der OP-Verwaltung steht Ihnen über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Suchen], bzw. das entsprechende Symbol in der Symbolzeile, die Lieferanten OP-Suche zur Verfügung. Anhand der verschiedenen Suchkriterien haben Sie die Möglichkeit, einen OP zu selektieren. Per Doppelklick in der Suchergebnistabelle auf einen Datensatz, öffnet sich automatisch die OP-Verwaltung des zugehörigen Lieferanten.

OP-Übersicht

Folgende Felder stehen in der OP-Übersicht zur Verfügung:

OP-Bezug

Im Register Buchungsdetails erfolgt eine detaillierte Aufschlüsselung bereits getätigter Teilzahlungen auf den in der OP-Übersicht markierten offenen Posten.

Manuelle Erfassung offener Posten (Gilt nicht bei Anwendung der STREIT Finanzbuchhaltung)

Möchte man ab einem bestimmten Stichtag (z.B.: 01.01.) mit der OP-Verwaltung beginnen, so werden ab diesem Stichtag alle Eingangsrechnungen und –Gutschriften automatisch durch den Verbuchungslauf an die OP-Verwaltung übergeben. 
Damit auch alle „offenen Belege" bis zum 01.01 in der OP-Liste erscheinen, müssen diese manuell vorgetragen werden. 
Nach Eingabe der Lieferanten und Bestätigung, wird der Bereich zur Neuerfassung im Register Buchungserfassung aktiv. Hierbei stehen Ihnen verschiedene Felder zur Erfassung bereit:

Nachdem diese Felder erfasst wurden, wird der manuell erfasste OP entweder über das Diskettensymbol [aktueller Datensatz / aktuelle Daten speichern] in der Symbolleiste oder über [Datei/Datensatz] + [speichern] in der Menüleiste gespeichert. Der offene Posten wird direkt nach der Speicherung in der OP-Übersicht angezeigt.

Bestehende OPs ausgleichen

Automatischer OP-Ausgleich (aktueller Lieferant)

Über [Ausführen] → [automatischer OP-Ausgleich (aktueller Lieferant)] werden automatisch Rechnungen und Gutschriften oder Zahlungen eines bestimmten Lieferanten geprüft. Sind Beträge identisch, wird der OP automatisch ausgeglichen.

Automatischer OP-Ausgleich (alle Kunden)

Über [Ausführen] → [automatischer OP-Ausgleich (alle Lieferanten)] werden automatisch Rechnungen und Gutschriften oder Zahlungen aller Lieferanten geprüft. Sind Beträge identisch, wird der OP automatisch ausgeglichen.

manueller OP-Ausgleich (aktueller Lieferant)

Sind mehrere OPs vorhanden, welche sich miteinander ausgleichen lassen, steht Ihnen über das Kontextmenü der OP-Übersicht die Funktion [OP-Ausgleich] zur Verfügung.
Nach Anwahl der Funktion öffnet sich ein zusätzlicher Dialog mit Anzeige aller bestehender OPs.
Über die Checkbox ZKz kennzeichnen Sie die Offenen Posten, welche ausgeglichen werden sollen. Liegt beispielsweise ein Zahlungsausgang nach dem Skontodatum und beim Ausgleich soll an dieser Stelle dennoch der ursprüngliche Skontobetrag berücksichtigt werden, können Sie diesen über das Kontextmenü und Anwahl der Funktion [SktBtrg. lt. OP...] wieder einlesen/aktivieren.
Im Feld Restbetrag sehen Sie zur Kontrolle den Ausgleichssaldo.
Sind alle OPs für den Ausgleich gekennzeichnet, bestätigen Sie den Dialog über die Schaltfläche [OK]. Ist der Restbetrag Null, werden alle OP ausgeglichen. Bleibt ein Restbetrag stehen, erfolgt die Abfrage auf Zuordnung des Restbetrages zu einem bestimmten OP oder kann als Skonto ausgebucht werden.

Historiedaten (bereits ausgeglichene OPs) anzeigen lassen

Oberhalb der tabellarischen OP-Übersicht befindet sich die sogenannte Favoriten-Schaltfläche, welche standardmäßig mit dem Favorit nur offene Posten anzeigen vorbelegt ist. Dies bedeutet, dass nur OPs in der Tabelle angezeigt werden, welche noch einen offenen Betrag ausweisen.

Möchten Sie sich bereits ausgeglichene OPs anzeigen lassen wechseln Sie die Einstellung der Favoriten-Schaltfläche auf nur bezahlte Posten anzeigen, um nur diese zu sehen, oder auf die Einstellung offene und bezahlte Posten anzeigen, um eine Komplettübersicht zu erhalten.

Einen OP-Ausgleich löschen / rückgängig machen

Möchten Sie einen OP-Ausgleich wieder rückgängig machen, steht Ihnen über das Kontextmenü der OP-Übersicht die Funktion [OP-Ausgleich löschen] zur Verfügung. Wählen Sie die Funktion über Anwahl einer der Ausgleichsposten an. Die Ausgleichsposten gelten schließlich wieder als offen. D.h. es wird die Verknüpfung der OPs untereinander gelöscht. Der OP-Saldo wird dadurch nicht beeinflusst (evtl. gebildete Skontobuchungen bleiben erhalten).

Einen OP-Ausgleich anzeigen

Diese Funktion kann nur auf bezahlte oder ausgeglichene OP angewendet werden und zeigt die verknüpften OP-Daten an. Gleiche Anzeige wie im Register Buchungsdetails.

Einen OP-Satz stornieren (Gilt nicht bei Anwendung der STREIT Finanzbuchhaltung)

Möchten Sie einen OP-Satz stornieren, egal welchen Kennzeichens, steht Ihnen über das Kontextmenü der Übersicht die Funktion [OP stornieren] zur Verfügung. Nach Anwahl bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage über die Schaltfläche [Ja] und es öffnet sich ein weitere Dialog zur wahlweisen Eingabe eines Buchungstextes. Zur Nachvollziehbarkeit bietet es sich an dieser Stelle an, den Grund der Stornierung einzugeben. Nach Bestätigen des Dialogs über die Schaltfläche [OK] wird automatisch ein OP-Satz mit OP-Schlüssel Storno gebildet, welcher für den Ausgleich des zuvor angewählten OPs sorgt.

Der stornierte OP-Satz wird demnach nicht gelöscht sondern automatisch ausgeglichen. Dies garantiert eine Nachvollziehbarkeit aller jemals erfassten Datensätze.

Restbeträge ausbuchen (Gilt nicht bei Anwendung der STREIT Finanzbuchhaltung)

Haben Sie offene OPs und die Restbeträge sollen ohne Zahlungsausgang oder Gutschrift ausgebucht werden (z.B. bei uneinbringlichen Forderungen), stehen Ihnen über das Kontextmenü der OP-Übersicht die Funktionen [Restbetrag als Skonto ausbuchen] oder [Restbetrag ausbuchen] zur Verfügung. Je nachdem für welche Funktion Sie sich entscheiden, wird zu dem offenen OP ein Ausgleichsposten mit dem OP-Schlüssel Skonto oder Rest in Höhe des offenen Betrags gebildet, welcher für den vollständigen Ausgleich des OPs sorgt.

Details zu einem OP einsehen

Über das Kontextmenü der OP-Übersicht steht Ihnen die Anwahl [Zusatzdaten] zur Verfügung. Nach Anwahl öffnet sich ein Dialog mit sämtlichen Detailinformationen zu dem zuvor angewählten OP. 
Es ist beispielsweise ein eventuell eingegebener Buchungstext ersichtlich oder bei einem Zahlungsausgang, auf welcher Bank dieser eingegangen ist.

Kennzeichnung von OPs / Notiz hinterlegen

Zur Kennzeichnung von OPs und zur Hinterlegung einer Notiz stehen Ihnen innerhalb der OP-Übersicht oder übersichtlicher innerhalb der zuvor beschriebenen Zusatzdaten verschiedene Kennzeichen bzw. ein Notizfeld zur Verfügung.

Geben Sie im Feld Notiz einen Text ein oder Bestücken das OPKz mit einem Wert aus der Auswahl, wird der OP-Satz durch eine rote Markierung am Zeilenanfang gekennzeichnet. Bewegt man den Cursor auf den Datensatz und wartet einen kurzen Moment, werden das OPKz und die Notiz in einem Tooltip aufgezeigt.

Weitere Funktionen:

Mit Doppelklick auf OP-Zeile wird der zugehörige Archiv-Eintrag geöffnet.
Mit Doppelklick auf Feld Link erfolgt der Einsprung in das entsprechende Verwaltungsprogramm.
Ebenso können ausgeblendete Datumfelder (01.01.1900) bearbeitet werden.

Zahlungsausgänge erfassen (Gilt nicht bei Anwendung der STREIT Finanzbuchhaltung)

Die manuelle Erfassung von Zahlungsausgängen erfolgt identisch mit der obigen Beschreibung 'Manuelle Erfassung offener Posten`. Ebenfalls zur Zahlungserfassung sind innerhalb des Registers Firmendaten der Lieferanten-Verwaltung die Angaben zu den Bankverbindungen von Bedeutung.

Lieferantenrechnungen zur Zahlung markieren

Die Anwahl der Zahlungserfassung erfolgt über die OP-Verwaltung (Lieferant) und die Menüzeile [Ausführen] → [Zahlungserfassung (über alle Lieferanten)]. Möchten Sie eine Zahlungserfassung für einen bestimmten Lieferanten vornehmen, öffenen Sie zunächst die OPs des gewünschten Lieferanten durch Eingabe der Lieferantennummer und wählen dann die Funktion [Zahlungserfassung (angewählter Lieferant)].

Im sich öffnenden Dialog erhalten Sie zunächst eine Komplettübersicht über alle offenen Lieferanten-OPs. Über die Selektions- und Sortierkriterien steuern Sie die Anzeige der Offenen Posten. Durch Anwahl der Schaltfläche [Abfrage ausführen] aktualisieren Sie Ergebnistabelle.

Die Schaltfläche Bank liefert Ihnen eine Auswahl Ihrer Hausbanken. Werden im folgenden Belege zur Zahlung markiert, wird die zu diesem Zeitpunkt hier eingestellte Bank als Auftraggeber-Bank gespeichert.

Über das Listenfeld ZahlArt bestimmen Sie, ob die markierten OPs in einen Überweisungsauftrag münden, oder ob für diese ein Scheck gedruckt werden soll.

Nur endgültige Buchungen zur Zahlung vorschlagen bewirkt, dass ausschließlich nur endgültige Buchungen aus der Finanzbuchhaltung zur Zahlung vorgeschlagen werden. Standardmäßig können auch vorläufige Buchungen zur Zahlung vorgeschlagen werden. Die Checkbox kann über die Konstanten-Verwaltung vorbelegt, ab an dieser Stelle auch abgeändert werden.

OPs zur Zahlung sperren

Innerhalb der OP-Übersicht des Lieferanten können Sie durch Aktivierung der Checkbox Zahlung sperren OPs einzeln von der Zahlungserfassung ausschließen.

Innerhalb der Zahlungserfassung haben Sie durch Aktivierung der Checkbox zur Zahlung gesperrte OPs anzeigen die Möglichkeit, diese dennoch in den Zahllauf mit einzubeziehen.

In der Zahlungstabelle markieren Sie die zu zahlenden Datensätze über die Checkbox ZKz. Tipp: Um alle Datensätze auf einmal zu aktivieren klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, so das die Spalte ZKz komplett markiert ist und betätigen die Leertaste.

Zur Kontrolle wird Ihnen unterhalb der Zahlungstabelle eine Summe aller Zahlungen pro Bank aufgelistet. Rechnungen und Gutschriften werden automatisch saldiert.

Skontoberücksichtigung bei Zahlungserfassung

Aktivieren Sie Lieferanten-Rechnungen zur Zahlung, bei welchen ein Skontoabzug relevant ist, wird der Skontobetrag automatisch ermittelt und vom Zahlbetrag abgezogen, solange das Zahldatum kleiner/gleich dem Skontodatum ist.

Ist das Skontodatum bereits überschritten, findet diese Automatik nicht statt. Zahlbetrag ist im Standardfall dann gleich dem Rechnungsbetrag.
Wollen Sie trotz Überschreitung des Skontodatums dennoch den Skontobetrag bei Zahlung in Abzug bringen, steht Ihnen über das Kontextmenü der Zahlungstabelle die Funktion [Skonto lt OP ...] zur Verfügung. Diese liest den ursprünglichen Skontobetrag in die Zeile ein und vermindert automatisch den Zahlbetrag.

Haben Sie alle Posten zur Zahlung markiert, bestätigen Sie die Zahlungserfassung über die Schaltfläche [OK]. Alle zur Zahlung markierten Posten sind anschl. in der OP-Übersicht, in der Spalte Info mit einem €-zeichen gekennzeichnet.

Die OPs werden nun zur Zahlung vorgemerkt und in den Programmteil Banken-Clearing eingestellt.

Ergebnis/Ausblick/nächste Schritte

OP-Liste ausgeben

OP-Liste drucken

Durch die systematische und vollständige Verbuchung aller Rechnungen, Gutschriften finden alle laufenden Geschäftsvorfälle, welche die Kreditoren betreffen, Berücksichtigung im Verbindlichkeitsbestand des Unternehmens. Diese Verbindlichkeiten werden auf diversen Kontokorrentkonten, den Kreditorenkonten, dargestellt. 

Zusätzlich zu der Darstellung auf den Kreditorenkonten, auf denen alle Bewegungen ersichtlich sind, erfolgt oftmals eine alternative Darstellung in Form von offenen Posten. Bei diesen offenen Posten werden dann lediglich noch offene Fälle, wie zum Beispiel unbezahlte Rechnungen und Überzahlungen oder anderweitige Verbindlichkeiten angezeigt. Diese Anzeige enthält neben Beträgen, wesentliche Zusatzinformationen (Fälligkeiten,  etc.) und ist daher geeignet schnell einen Überblick über den aktuellen Verbindlichkeitenbestand zu verschaffen. Die Summe aller offenen Posten entspricht dabei dem Saldo aller Kreditorenkonten.
Die regelmäßige Kontrolle der offenen Posten im Hinblick auf deren Fälligkeit, ist die Vorstufe zur Zahlungserfassung bzw. des Banken-Clearings.

Die Ausgabe einer OP-Liste in gedruckter Form erfolgt über den STREIT Listendruck. Aufrufbar ist die Liste zum einen über die OP-Verwaltung (Lieferant) und Anwahl des Drucker-Symbols innerhalb der Symbolzeile.
Es erfolgt automatisch der Einsprung in den Programmteil Listendruck und die Liste Lieferanten → Zahlungswesen → OP-Liste_Standard wird zur Ausgabe vorgeschlagen.

Geben Sie die Liste ohne jegliche Eingrenzung aus, erhalten Sie eine Übersicht der aktuell in der OP-Verwaltung noch (komplett oder teilweise) offenen Posten.

Folgende Felder stehen im Additionalbereich zur Listenausgabe zur Verfügung:

Zahlungsliste drucken

Um alle zur Zahlung vorgesehenen OPs in Listenform zur Prüfung ausgeben zu können wählen Sie im Programmteil Listendruck Lieferanten  →  Zahlungswesen → Zahlungsliste.

Geben Sie die Liste ohne Eingrenzung aus, werden Ihnen alle OPs ausgegeben, welche in den Programmteil Banken-Clearing übergeben wurden, für welche jedoch noch keine Zahlungsdatei erzeugt wurde.

Lieferanten-Umsatzliste ausgeben

Lieferanten-Umsatzliste mit Herkunft der Umsätze aus umsatzrelevanten Belegen

Die Anwahl erfolgt über den Programmteil Listendruck. Wählen Sie den Bereich Lieferanten → Statistik → Umsätze_nach_Periode/Zeitraum.

Die Umsatzliste nach Periode listet Ihnen die Umsätze der innerhalb der Konstanten-Verwaltung, Register Perioden angelegten Perioden, auf. Die Umsatzherkunft sind hierbei alle umsatzrelevanten verbuchten Belege (Rechnungen, Gutschriften).

Bei der Umsatzliste nach Zeitraum bestimmen Sie den Auswertungszeitraum selbst und haben keinen Vergleichszeitraum zur Verfügung. Die Umsatz-Herkunft bestimmen Sie über das Listenfeld Umsatz-Basis. Hierbei haben Sie die Möglichkeit auch noch nicht verbuchte Belege in die Auswertung mit einzubeziehen.

Kunden-Umsatzliste mit Herkunft der Umsätze aus der OP-Verwaltung

Die Anwahl erfolgt über den Programmteil Listendruck. Wählen Sie auf der Ebene Standard den Bereich Kunden → Statistik → kd_Umsätze bzw. kd_Umsätze_Periodenvergleich.

Für die Ausgabe der Listen steht Ihnen das Listenfeld Umsatzherkunft zur Verfügung, worüber Sie die Wahl haben zwischen Finanzbuchhaltung und Debitoren-OP (brutto).

Den Zeitraum bzw. die Perioden der Auswertung bestimmen Sie über das Belegdatum BelDat des tabellarischen Eingrenzungsbereichs.

verwandte Themen

Einstellungen/Konstanten

Banken anlegen und verwalten

Der Bereich Banken-Verwaltung dient der Neuerfassung, Änderung und Löschung von Banken. Die Bankenstammdatei, die rund 4400 Banken enthält, ist bereits in STREIT enthalten. 

Wählen Sie im Hauptmenü unter dem Programmpunkt [Einstellungen/Konstanten] → [Basis-/Firmendaten] → [Banken]. In der Banken-Suche selektieren Sie z.B. über das Selektionsfeld BLZ ihre Bank und öffnen die Verwaltung über Anwahl der Bank in der Suchergebnistabelle. Der Bankname sowie die BIC-Nummer werden Ihnen automatisch eingestellt. 

Geben Sie in der Erfassungstabelle Bankkonten Ihre Kontonummer, eine Kurzbezeichnung (z.B. Bankname oder eine beliebige Kennzeichnung) für die weitere Anzeige in anderen Programmteilen und/oder die IBAN (zwingend erforderlich, wenn Zahlungsdateien aus STREIT erzeugt werden sollen) in den dafür vorgesehenen Felder ein. Gegebenenfalls hinterlegen Sie hier auch die laufenden Schecknummer (LfdScheckNr), das Umlaufkonto (UmlaufKtoNr) und einen eventuell vom Standard abweichenden Auslagerungspfad für das Bankenclearing.

Sobald Sie die Angaben getätigt und STREIT neu gestartet haben, gilt diese Bank als Hausbank und wird in der Auswahlliste Bankkonto in anderen Programmbereichen angeboten. Auch in der Suche, wenn Sie das Feld Hausbank aktivieren (schwarzer Haken im Feld), werden nur Banken angezeigt, für die bereits eine Bankverbindung (Kontonummer/IBAN) hinterlegt wurde - also sogenannte Hausbanken.

Alle Banken, die Sie nach dieser Vorgehensweise anlegen, werden in STREIT nun automatisch als ihre Hausbanken geführt und stehen in verschiedenen Programmbereichen z.B. Erfassung von Zahlungsein- oder -ausgängen in der OP-Verwaltung oder im Banken-Clearing zur Wahl.

Einkaufsbedingungen anlegen und verwalten

Der Bereich Einkaufbedingungen-Verwaltung dient der Neuerfassung, Änderung und Löschung von Einkaufsbedingungen, welche Sie mit Ihren Lieferanten abgestimmt haben. Die Anwahl erfolgt innerhalb der Einkaufsbedingungen-Suche über die Schaltfläche [neuer Datensatz / neue Datei anlegen] oder durch die Anwahl einer bestehenden Einkaufsbedingung per Doppelklick. STREIT liefert Ihnen hierzu bei Erstinstallation bereits Vorschläge mit, welche Sie übernehmen oder Ihren Bedürfnissen anpassen, bzw. durch neue Bedingungen ergänzen können.
Die Zuordnung der Einkaufsbedingung erfolgt in der Lieferanten-Verwaltung über das Feld Einkaufsbedingung. Die Einkaufsbedingung kann aber auch pro Einkaufsbeleg individuell hinterlegt/geändert werden. Damit durch die Belegverbuchung alle Eingangsrechnungen mit Zahlungszielen in der OP-Verwaltung versehen sind, müssen alle Belege zwingend eine Einkaufsbedingung zugeordnet bekommen.

Die hinterlegten Bedingungen für Skonto und Fälligkeit werden bei Verbuchung der Belege in die OP-Verwaltung (Lieferanten) übergeben und gelten als Grundlage für die Zahlungserfassungen (Clearing).

Um eine Einkaufsbedingung anzulegen, wählen Sie im Hauptmenü [Einstellungen/Konstanten] --> [Einkauf] --> [Einkaufbedingungen] an. Sie befinden sich nun automatisch in der Einkaufbedingungen-Suche. Bereits angelegte Einkaufsbedingungen können Sie sich hier anzeigen lassen. Um eine Einkaufsbedingung neu anzulegen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf [Datei/Datensatz] --> [Neu]. Die Einkaufbedingungen-Verwaltung wird als leere Maske geöffnet.

Geben Sie zu Beginn im Feld Einkaufsbedingung eine freie Einkaufsbedingung-Nummer ein (max. 5 Stellen numerisch). Verschiedene Sprachen können über ein Listenfeld aufgerufen und der Einkaufsbedingung zugeordnet werden. Sollte Ihre gewünschte Sprache nicht vorhanden sein, kann diese über die Sprachen-Verwaltung angelegt werden.

Geben Sie nun die gewünschte Bezeichnung ein. Anhand dieser Bezeichnung können Sie in anderen Programmen, wie z.B.  Lieferanten-Stammdaten, Einkauf die Einkaufsbedingung wieder finden/erkennen.

In den Feldern Text 1 und Text 2 für Belegstatus ohne Skonto, geben Sie die Einkaufsbedingung textlich ein, wie der Text z.B. in den Bestellanfragen erscheinen soll. In den Feldern Text 1 und Text 2 für Belegstatus mit Skonto, stehen Ihnen Platzhalter zur Verfügung, die über den Button rechts innerhalb der Zeile aufgerufen werden können. Diese können per Doppelklick an der aktuellen Cursor-Position eingelesen werden.

Über das Listenfeld Variante stehen folgende Einstellungen zur Verfügung, um den Fälligkeitstag genauer zu definieren:

Im Feld Skonto % geben Sie den gewünschten Skontosatz ein, die Skontofälligkeitstage erfassen Sie im Feld Skonto-Fälligkeitstage (Anzahl Tage ab Belegdatum), die Anzahl der Fälligkeitstage werden im gleichnamigen Feld erfasst (Anzahl Tage ab Belegdatum bis zur allgemeinen Fälligkeit der Rechnung).

Haben Sie die Variante wöchentlich zu fixen Wochentagen gewählt erfassen Sie diesen Wochentag im Feld Wochentag Skontofälligkeit.

Übergeben Sie Rechnungen an Datev können Sie im Feld EinkaufsbedingungNr Datev die Original Einkaufsbedingungs-Nummer von Datev hinterlegen.

Der neu erfasste Satz kann anschließend über die Anwahl [Datei/Datensatz] → [Speichern], das Diskettensymbol in der Symbolleiste oder über die Tastenkombination STRG+S abgespeichert werden.

Beispiele:

Sie bekommen von Ihrem Lieferanten einen Skontoabzug von 3% innerhalb 10 Tagen gewährt. 30 Tage rein netto:

Sie bekommen von Ihrem Lieferanten einen Skontoabzug von 3% bis zum 30. (fixer Skonto-Fälligkeits- (Valuta)-tag) gewährt. 30 Tage rein netto:

Sie bekommen von Ihrem Lieferanten einen Skontoabzug von 3%, der bis zum 10. des Folgemonats gültig ist:

Hierbei muss darauf geachtet werden, dass in der Skonto-Fälligkeit der Tag 10 angegeben ist und im Feld "zzgl.Monate(e)" die 1, damit das Datum korrekt ermittelt werden kann.

Sie bekommen von Ihrem Lieferanten einen Skontoabzug von 3%, 75 Tage ab Rechnungsdatum gewährt. Am 29. des überübernächsten Monats zahlbar rein netto:

 

Neue Unterseite Banken-Clearing

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Das Programm Banken-Clearing dient zur Zahlungsanweisung der in der OP-Verwaltung (Lieferanten) erfassten Zahlungen, per Lastschrifteneinzug übergebenen Rechnungen (Kunden) sowie der über die Buchungserfassung mit dem Clearing-Kennzeichen vermerkten Buchungen (z.B. Dauerbuchungen, Buchungsstapel muss abgeschlossen sein).

Voraussetzungen

• Einrichtung in Konstanten-Verwaltung
• Hausbank definieren
• Festlegung der Bankverbindungen in Kunden- und Lieferanten-Verwaltung, sowie des Zahlungsverkehr-Kennzeichens (Kontoeinzug/Zahlungsverkehr / Zahlungsavis / IBAN/BIC)
• Verbuchung von Verkaufs- und Einkaufsbelegen
• Zahlungserfassung in OP-Verwaltung (Lieferant)

Anleitung

Einrichtung

Für eine korrekte Nutzung des SEPA-Verfahrens (Single Euro Payments Area - Standard für einen einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum), prüfen Sie zunächst die Einstellungen in Ihrer Konstanten-Verwaltung.

Hierzu wählen Sie im Hauptmenü in der Menüleiste [Extras] → [Konstantenverwaltung] → Register [Allgemein] → Ordner [Verbuchung/Clearing/Datev/Factoring] --> [Clearing] an.

Verwaltung

Um eine Datei für Ihre Bank zu erstellen wählen Sie über das Hauptmenü entweder [Stammdaten] → [Lieferanten] → [Banken-Clearing] oder starten das Programm über [Verbuchung/Clearing/Datev/Factoring] → [Banken-Clearing].

Die Anzeige der Ergebnistabelle wird sofort mit den übergebenen Zahlungen/Überweisungen/Schecks bestückt. Auch durch manuelle Eingabe können Sie Sätze in das Banken-Clearing einpflegen, um diese an die Bank und bei entsprechender Lizenzierung in die STREIT Finanzbuchhaltung zu übergeben.

Über die Suchkriterien können Sie bei Bedarf die gewünschten Zahlungen selektieren. In der Spalte Archiv-Link können Sie sich per Doppelklick den Originalbeleg der markierten Position anzeigen lassen. Die Positionen welche für die Zahlung vorgesehen sind markieren Sie über die Checkbox Sel für die Dateiaufbereitung.

Tipp: Um alle Datensätze auf einmal zu aktivieren, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, so dass die Spalte Sel komplett markiert ist und betätigen die Leertaste. Alle Zeilen bekommen den Selektionshaken gesetzt.

Über die [ENTF]-Taste oder Kontextmenü → [Eintrag löschen] und werden Clearing-Positionen gelöscht. Durch diese Löschung wird der „Bezahl-Status“ innerhalb der OP-Verwaltung Lieferanten wieder zurückgesetzt. Das €-Zeichen in der Spalte Info erscheint somit nicht mehr in der Offenen-Posten-Übersicht und diese Posten stehen wieder für künftige Zahlungserfassungen zur Verfügung.
Achtung: Zuvor verrechnete Gutschriften/Zahlungen werden durch diese Löschung nicht mehr zurückgebildet. Dadurch werden die um Gutschriften/Zahlungen verrechneten offenen Posten immer noch mit dem reduzierten offenen Betrag angezeigt.

In der offenen Posten-Verwaltung sowie bei der Zahlungserfassung und im BankenClearing gibt es das Feld Avis erzwingen. Mit diesem Kennzeichen wird der im Lieferanten-Stamm hinterlegte Schwellenwert für die Avis-Erstellung ignoriert und ein Avis kann auch unter dem Schwellenwert erstellt werden. Im BankenClearing kann das Kennzeichen nur editiert werden, wenn es einen offenen Posten zur Datenzeile gibt. Das Avis gilt pro Zahlung. Bei Sammelzahlung an einen Lieferanten reicht es aus, wenn bei einem offenen Posten (einer Rechnung) das Kennzeichen aktiviert ist. Das Avis beinhaltet dann alles, was in dem Zahllauf enthalten ist. Ist das nicht gewünscht, dann darf die Sammelzahlung nicht summiert oder saldiert werden. Bei keine Komprimierung wir das Kennzeichen pro Zahlung geprüft und nur für eine Zahlung mit aktivem Kennzeichen wird ein Avis erstellt.

Erzeugung Clearingdatei

Zur Erzeugung der Bankdatei wählen Sie über die Menüzeile [Ausführen] → [Zahlungsdatei für Bank erstellen] (bzw. das entsprechende Symbol in der Symbolzeile).

Folgende Optionen/Einstellungen stehen zur Verfügung:

• Protokoll drucken: kein Protokoll drucken
                                ausführlich
                                komprimiert
                                bedingt ausführlich (Avis generiert = komprimiert - sonst ausführlich)                             
  
• mit Ausführungsdatum: ermöglicht das Erfassen eines Ausführungsdatum, nur für Überweisungen gültig
• Ausführungsdatum (Überweisung): zu welchem Datum sollen die Buchungen ausgeführt werden, standardmäßig wird hier das Tagesdatum eingestellt
• Fälligkeitsdatum - Lastschriften:

  Standardmäßig müssen Lastschriften 14 Tage vor dem Fälligkeitstermin angekündigt werden. Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Beträgen genügt eine einmalige Unterrichtung des Zahlungspflichtigen vor dem ersten Lastschrifteinzug und die Angabe der Fälligkeitstermine. Die 14 Tage können durch eine individuelle Vereinbarung mit dem Zahlungspflichtigen verkürzt werden. Das ist z. B. innerhalb der AGB möglich. Bei Änderungen der AGB sind diese Änderungen dem Kunden vor der ersten Lastschrift mitzuteilen bzw. die üblichen Regeln zu AGB-Änderungen einzuhalten.

  Bei SEPA-Lastschriften muss zwingend ein Fälligkeitstermin angegeben werden. Bei erstmaliger Einreichung muss diese spätestens 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin der Bank vorgelegt werden. Bei allen folgenden Einreichungen müssen 3 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin eingehalten werden. Die SEPA-Regeln sehen 5 und 2 Tage vor, lt. örtlicher Sparkasse muss jedoch ein weiterer Tag eingeplant werden, wegen der bankinternen Bearbeitungszeit. In den 5 bzw. 2 Tagen vor Fälligkeit wird die Lastschrift bei dem Zahlungspflichtigen als "vorgemerkter Umsatz" auf dem Kontoauszug ausgewiesen.

• Komprimierung: keine Komprimierung - die einzelnen Posten eines Bezogenen werden nicht zusammengefasst; pro Posten wird ein Auftrag (Überweisung oder Einzug) erzeugt
                            Überweisung/Einzug summiert - die einzelnen Posten des selben Textschlüssel (Rechnungen, Gutschriften) eines Bezogenen werden summiert und pro Textschlüssel ein Auftrag (Überweisung oder Einzug) erzeugt
                            Überweisung/Einzug saldiert - Standard und gebräuchlichste Einstellung; es wird ein Saldo sämtlicher Posten eines Lieferanten gebildet und somit ein Auftrag (Überweisung oder Einzug) pro Lieferant erzeugt

Nach der Bestätigung mit [OK] öffnet sich bei angeschlossener Finanzbuchhaltung der Dialog Buchungsstapel . Wählen Sie hier einen neuen oder bestehenden Buchungsstapel aus. Die Clearing-Daten werden somit in den Buchungserfassungsbereich übertragen.

Nach Bestätigung des Dialog über die Schaltfläche [OK] erfolgt eine Protokollierung der erzeugten Buchungen, welche wiederum über die Schaltfläche [Beenden] bestätigt werden kann.

Bitte wählen Sie nun das Ausgabemedium für die Clearing-Protokolle. Hierbei öffnet sich der STREIT Druckmanager zur Festlegung der Druckeinstellungen. Die Bestätigung erfolgt über die Anwahl der Schaltfläche [Drucken].

Prüfen Sie nun, ob die Protokolle korrekt gedruckt wurden und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage entsprechend.

Wurden in Kunden- und Lieferanten-Stammdaten Einstellungen zur Erzeugung von Zahlungsavisen hinterlegt, erfolgt eine erneute Protokollierung der generierten Zahlungsavise, welche wiederum über die Schaltfläche [Beenden] bestätigt werden kann.

Anschließend kommt ein Hinweis woran Sie erkennen können, für welche Bank nun die Datei erzeugt wird. Im Folge-Dialog Daten-Auslagerung legen Sie fest, in welchem Verzeichnis die Übergabedatei gespeichert werden soll. Vorbelegt wird dieses mit dem in den Konstanten hinterlegtem Auslagerungspfad oder der Hinterlegung innerhalb der Bank aus der Banken-Verwaltung.  

Die Datei wird erzeugt und kann innerhalb des zuvor angegebenen Verzeichnisses abgerufen und weiterverwendet werden. Bereits ausgelagerte Datensätze können im Nachhinein nicht mehr verändert werden. Der OP-Ausgleich wird automatisch von STREIT vorgenommen.

Bereits erzeugte Zahlungsdatei erneut erstellen

Über die Menüzeile → [Ausführen] → [Historie der erzeugten Zahlungsdateien] erhalten Sie eine Übersicht über die bereits erzeugten Zahlungsdateien - sortiert nach Auslagerungsdatum. Über die Checkbox Selektion haben Sie die Möglichkeit, eine Auslagerung durch Aktivierung zu wiederholen.
Aktivieren Sie die Checkbox und bestätigen Sie den Dialog über die Schaltfläche [OK]. Es erfolgt eine erneute Erzeugung der Zahlungsdatei mit den gleichen Daten wie bei Erstauslagerung. Es handelt sich somit um eine reine Wiederholung der Auslagerung. Eine erneute Aufbereitung  der Daten, z.B. bei falscher Aktivierung ist nicht möglich.

Erledigte Datensätze anzeigen

Über die Menüzeile und Anwahl [Ausführen] → [erledigte Datensätze anzeigen] und anschl. Klick auf die Schaltfläche [Anzeigen] können Sie sich bereits durchgeführte Zahlungen anzeigen lassen.

Einen Scheck drucken

Haben Sie OP's zur Zahlung über Scheck markiert, führen Sie den Scheckdruck über die Menüzeile  [Ausführen] → [Scheckdruck] aus. Diese Daten können Sie am Textschlüssel Scheck erkennen.

Der Ausstellungsort wird aus der Konstante Ausstellungsort für Scheck gezogen.

Im Dialog stehen Ihnen folgende Optionen für den Scheckdruck zur Verfügung:

Mit Klick auf die Schaltfläche [OK] starten Sie den Scheckdruck.

Banken anlegen und verwalten / Hausbank definieren

 

Der Bereich Banken-Verwaltung dient der Neuerfassung, Änderung und Löschung von Banken. Die Bankenstammdatei, die rund 4400 Banken enthält, ist bereits in STREIT enthalten. 

Wählen Sie im Hauptmenü unter dem Programmpunkt [Einstellungen/Konstanten] → [Basis-/Firmendaten] → [Banken]. In der Banken-Suche selektieren Sie z.B. über das Selektionsfeld BLZ ihre Bank und öffnen die Verwaltung über Anwahl der Bank in der Suchergebnistabelle. Der Bankname sowie die BIC-Nummer werden Ihnen automatisch eingestellt. 

Geben Sie in der Erfassungstabelle Bankkonten Ihre Kontonummer, eine Kurzbezeichnung (z.B. Bankname oder eine beliebige Kennzeichnung) für die weitere Anzeige in anderen Programmteilen und/oder die IBAN (zwingend erforderlich, wenn Zahlungsdateien aus STREIT erzeugt werden sollen) in den dafür vorgesehenen Felder ein. Gegebenenfalls hinterlegen Sie hier auch die laufenden Schecknummer (LfdScheckNr), das Umlaufkonto (UmlaufKtoNr) und einen eventuell vom Standard abweichenden Auslagerungspfad für das Bankenclearing.

Sobald Sie die Angaben getätigt und STREIT neu gestartet haben, gilt diese Bank als Hausbank und wird in der Auswahlliste Bankkonto in anderen Programmbereichen angeboten. Auch in der Suche, wenn Sie das Feld Hausbank aktivieren (schwarzer Haken im Feld), werden nur Banken angezeigt, für die bereits eine Bankverbindung (Kontonummer/IBAN) hinterlegt wurde - also sogenannte Hausbanken.

Alle Banken, die Sie nach dieser Vorgehensweise anlegen, werden in STREIT nun automatisch als ihre Hausbanken geführt und stehen in verschiedenen Programmbereichen z.B. Erfassung von Zahlungsein- oder -ausgängen in der OP-Verwaltung oder im Banken-Clearing zur Wahl.