Lieferanten
In diesem Bereich finden Sie alle Informationen rund um einen Lieferanten. Hier können Sie u.a. die Stammdaten inkl. Ansprechpartner pflegen, offene Posten verwalten, Online-Zugangsdaten für diverse Schnittstellen hinterlegen.
Neue Unterseite Lieferanten anlegen und verwalten
Hintergrund (Sinn und Zweck)
Die Basis jedes Unternehmens ist eine vollständige und genaue Stammdatenerfassung bzw. Pflege. Sie sind Grundlage vieler Planungs- und Geschäftsprozesse. Egal ob z.B. Kunden-, Lieferanten oder Artikelstammdaten – diese müssen immer aktuell, vollständig und fehlerfrei sein. Nur dadurch kann ein reibungsloser Betriebsablauf gewährleistet werden.
Diese Anleitung dient zur Beschreibung der Neuanlage und Pflege aller lieferantenbezogenen Daten. Weiterhin werden auch Archivdaten zur Anzeige gebracht.
Voraussetzungen
Um eine optimale Grundlage für das Arbeiten im Programm zu schaffen, ist es wichtig, dass jegliche Stammdaten entsprechend angelegt sind. Daher sollten Sie sich direkt zu Beginn Gedanken machen, welche Informationen wichtig für Ihren täglichen Betrieb sind. Auch Daten, die zunächst vermutlich eher trivial erscheinen, wie z.B. die Lieferanten-Nummer. Wenn Sie Ihre Eingangsrechnungen für DATEV auslagern wollen, benötigen Sie einen entsprechenden Lieferanten-Nummernkreis, damit die Weiterverarbeitung in DATEV optimal von Statten gehen kann.
Anleitung
Öffnen der Lieferanten-Suche - und Verwaltung
Um einen neuen Lieferanten anzulegen, öffnen Sie zunächst die Lieferanten-Suche. Die Anwahl erfolgt über den Menübaum Programmordner [Stammdaten] → [Lieferanten] → [Lieferanten-Stammdaten]. Es öffnet sich der Programmbereich Lieferanten-Suche, in welchem Sie Ihre bestehenden Lieferanten suchen und öffnen können oder Sie öffnen über die Menüleiste durch Anwahl [Datei/Datensatz] → [Neu] die Lieferanten-Verwaltung zur Neuanlage. Eine weitere Möglichkeit besteht an dieser Stelle über die Symbolleiste der Lieferanten-Suche durch Anwahl der Schaltfläche [Neuer Datensatz].
Die Lieferanten-Verwaltung wird als leere Maske geöffnet.
Neuerfassung/Änderung
Anschrift
Ermittlung der Lieferantennummer
Hier haben Sie die Möglichkeit die Lieferanten-Nummer manuell einzugeben oder über [Datei/Datensatz] - [freie Lieferantennummer ermitteln] eine freie Nummer ermitteln zu lassen.
Über den sich öffnenden Dialog kann eine freie Lieferantennummer in Bezug auf einen bestimmten Buchstaben ermittelt werden. Wird diese Funktion bei jeder Neuanlage verwendet, ist es möglich, für jeden Anfangsbuchstaben des Nachnamens fortlaufende Lieferantennummern zu erhalten.
Folgende Dialog-Felder stehen zur Verfügung:
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ab Nummer: Eingabe ab welcher Lieferantennummer die Suche gestartet werden soll, Abruf über das Lupensymbol möglich.
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für Buchstabe: Eingabe eines Anfangsbuchstaben für den eine freie Lieferantennummer gesucht wird
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Anzahl freie Nummern: wie viele freie Lieferantennummern für diesen Bereich sollen angezeigt werden
Erfassung von Anreden / postalischen Daten
Die Zuordnung einer Anrede erfolgt über das gleichnamige Listenfeld. Sollte Ihre gewünschte Anrede nicht vorhanden sein, kann diese auch manuell erfasst werden. Wir empfehlen Ihnen, auch die Briefanrede und Briefname generell zu pflegen, um diese zukünftig z.B. zur Serienbrief-Generierung als Platzhalter für eine persönliche Ansprache nutzen zu können.
Möchten Sie dauerhaft (Brief)-Anreden anlegen, die Sie immer wieder abrufen können, steht Ihnen hierfür die separate Anreden-Verwaltung zur Verfügung.
In allen weiteren Feldern erfassen Sie alle verfügbaren Kundeninformationen, wie Name, Adresse, Telefonnummer, Mail, etc.
Statuskennzeichen erfassen
Bei der Stammdaten-Neuanlage steht das Feld Status-Kennzeichen automatisch auf aktiv. Sollte sich eine Geschäftsbeziehung oder Anstellung beendet haben, sei es durch Insolvenz oder anderen Gründen, so kann das entsprechende Status-Kennzeichen hier gesetzt werden. Die Zuordnung dient ausschließlich zu Selektionszwecken und bewirkt keine Sperrung des Stammdatensatzes.
Einstellungen
Bemerkung und Notiz
Möchten Sie kurze, interne Informationen hinterlegen, nutzen Sie das Feld Bemerkung.
Zur Hinterlegung umfangreicherer Informationen steht Ihnen das Feld Notiz, als freies, unbegrenztes Texteingabefeld mit Formatierungsmöglichkeit zur Verfügung. Um eine Chronologie und Nachvollziehbarkeit der Notizen zu bewirken, wird in diesem Bereich häufig mit dem Zeitstempel gearbeitet - anwählbar über das Kontextmenü → [Sonstiges] → [Zeitstempel einfügen].
Die Bemerkung und die Notiz werden beim Erstellen eines Beleges im Verkauf, aber auch in der Projektbearbeitung automatisch in der Vormaske eingestellt und liefern dem Sachbearbeiter die gewünschte Information.
Zuordnung der Steuerpflicht
Hier legen Sie im Feld USt Pflicht die Art der Versteuerung fest, d.h. ob Lieferungen und Leistungen steuerpflichtig, steuerfrei oder nach §13b UStG zu behandeln sind. Dies dient als Vorgabewert für alle zu diesem Datensatz neu erstellten Belege oder Projekte. Die Steuerpflicht kann im weiteren Programmverlauf vorgangsspezifisch geändert werden.
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Einstellung steuerpflichtig zieht die Steuerart voll (Normalsteuersatz) und entsprechende Aufwands- oder Erlöskonten mit 19 % Vor- bzw. Umsatzsteuer
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Einstellung steuerfrei zieht in Verbindung mit dem Nationalitätenkennzeichen (EU-Mitglied) die Steuerart voll EG (Reverse-Charge + EG) und entsprechende Aufwands- oder Erlöskonten für EU
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Einstellung steuerfrei zieht in Verbindung mit dem Nationalitätenkennzeichen (Drittland) keine Steuerart und entsprechende Aufwands- oder Erlöskonten steuerfrei
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Einstellung steuerfrei zieht in Verbindung mit dem Nationalitätenkennzeichen (Drittland) und Umsatzsteueridentnummer die Steuerart voll EG (Reverse-Charge + EG) und entsprechende Aufwands- oder Erlöskonten für EU
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Einstellung §13b UStG zieht die Steuerart §13b und entsprechende Aufwands- oder Erlöskonten §13b
Lieferantenbedingung
Hier können Sie dem Lieferanten eine gültige Einkaufsbedingung hinterlegen. Diese kann nachträglich im Beleg aber auch wieder verändert werden. Neue Einkaufsbedingungen können Sie in der Einkaufsbedingungs-Verwaltung entsprechend anlegen und verwalten. Sollten Sie keine Einkaufsbedingungen anlegen wollen oder abweichende Bedingungen einem Lieferanten hinterlegen, können Sie die notwendigen Daten auch direkt im Lieferantenstamm in den Feldern Skonto, Tage und Fälligtage erfassen. Diese Felder haben Vorrang vor einer möglicherweise hinterlegten Einkaufsbedingung.
Lieferzeit, Frachtfreigrenze, Mindestbestellwert
Beim Erfassen einer Lieferzeit in der Lieferanten-Verwaltung wird der Liefertermin beim Anlegen einer Bestellung errechnet. Also haben Sie beispielweise eine Lieferzeit von 3 Tagen erfasst und erstellen eine Bestellung am 07.10., ist er errechnete Liefertermin in der Bestellung automatisch der 10.10. Die Frachtfreigrenze und der Mindestbestellwert wird beim Druck einer Bestellung geprüft. Sollten die Vorgaben nicht erreicht sein, poppt ein entsprechender Hinweis bei Druckanwahl auf.
EK-Preis Grundlage
Welcher EK-Preis wird zur Preisermittlung in Einkaufsbelegen herangezogen.
Auf welchen Preis Sie im Einkauf zugreifen möchten, legen Sie im Listenfeld EKPreisGrundlage fest. Zur Auswahl stehen Ihnen folgende Varianten:
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Lieferanten-EK: der lieferantenspezifische EK aus dem Einkaufsführer gezogen
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Basis-EK: der Ek-Preis aus der Artikel-Basismaske wird eingestellt
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Lager-EK: der EK-Preis wird aus der Artikel-Verwaltung, Register Lager-/Bestellwesen, Feld letzter LagerEk gezogen
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durchschn. EK-Preis: der EK-Preis wird aus der Artikel-Verwaltung, Register Lager-/Bestellwesen, Feld ø LagerEk gezogen
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Lieferanten-VK und Rabatt: der EK-Preis wird aus der Artikel-Verwaltung, Register Ek-Führer, Feld LiefVK-Preis abzüglich VK-Rabatt ermittelt
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Basis-VkNetto und Rabatt: der EK-Preis wird aus der Artikel-Verwaltung, Bereich Wichtige Detailinformationen, Feld BasisVkNetto, abzüglich Rabatt ermittelt
Als Vorbelegung zur Neuerfassung dient die Konstante ‚EinkEkPreisBestellung‘.
Bestellung sperren
Über diese Checkbox können Sie direkt weitere Bestellungen für den betroffenen Lieferanten verhindern.
Geokoordinaten bei jeder Änderung neu ermitteln
Grundsätzlich können zu den jeweiligen Adressen die zugehörigen Geokoordinaten vom Programm ermittelt werden. Sobald Sie diese Checkbox aktivieren, werden jedes mal nach einer Adressänderung die Geo-Koordinaten direkt neu ermittelt. Ansonsten bleiben die bisherigen Koordinaten gespeichert.
Ansprechpartner
Umfangreiche Kontaktdaten Ihrer Lieferanten legen Sie über das Register Ansprechpartner an. Für jeden Stammdatensatz können mehrere Ansprechpartner (Verbindungen) erfasst und verwaltet werden.
Unter Ansprechpartner werden alle Kontakte eines Stammsatzes verstanden, sowie alle Telefon-, Telefax- und sonstigen Verbindungen. Zur vereinfachten Suche können alle Verbindungen logisch, z.B. zu Adressgruppen, zusammengefasst werden.
Mit einem Doppelklick auf die freie Erfassungszeile öffnet sich die entsprechende Verwaltung. Sie können diese aber auch direkt über das Menü unter [Lieferanten] - [Verbindungen] anlegen.
Wenn Sie die Verwaltung direkt über die entsprechende Stammsatzverwaltung geöffnet haben, wird Ihnen direkt die entsprechende Stammsatznummer und zugehörigen Informationen angezeigt, für welchen der Ansprechpartner erfasst werden soll. Sollten Sie die Verwaltung über das Menü geöffnet haben, müssen Sie die gewünschte Stammnummer noch erfassen. Die angezeigten Daten dienen zu Ihrer Information. Im Feld Verbindungs-Nummer wird automatisch eine fortlaufende Nummer eingestellt. Die weiteren postalischen Felder entsprechen den Eingaben aus den Stammdaten. Im Feld Adressgruppe kann über das Listenfeld eine vordefinierte Adressgruppe, wie z.B. die Zuständigkeitsbereiche Einkauf, Buchhaltung oder Geschäftsführer, ausgewählt werden.
Die Speicherung eines Datensatzes erfolgt über die Tastenkombination STRG+S oder Klick mit der linken Maustaste auf das Diskettensymbol. Anschließend springen sie automatisch wieder in den Stammdatensatz zurück. Der erstellte Eintrag wird Ihnen in der Tabelle [Ansprechpartner] angezeigt.
Weitere Lieferantendaten
In diesen Register können Sie weitere postalische-, Transfer- und Zusatzdaten erfassen.
Geben Sie beispielweise bei den Transferdaten die Anschriftenart Postfachanschrift an, wird in der Vormaske der Belege zwar die Hausanschrift eingelesen, der Druck des Beleges wird aber entsprechend der Einstellung angepasst.
Dabei steht Ihnen auch das Listenfeld Sprache zur Verfügung. Zur Auswahl stehen Ihnen alle Sprachen, welche in der Sprachen-Verwaltung angelegt sind. Bei ausländischen Stammdaten können somit die sprachenspezifischen Texte im Druck berücksichtigt werden. Sofern auch Fremdsprachentexte in der Artikel-Verwaltung mit der selben Sprachzuordnung vorhanden sind, werden die Artikeltexte ebenfalls in der ausgewählten Sprache gedruckt. Gleich verhält es sich mit dem Listenfeld Währung.
Weitere Felder wie Mailkennung, Infoweg, Versand und Lieferbedingungen stehen Ihnen als Zusatzinformationen und Selektionsfelder zur Verfügung.
Firmendaten
Im Bereich der Firmenstruktur erfassen Sie weitere wichtige Lieferanteninformationen. Beispielsweise ordnen Sie hier eine für den Lieferanten gültige Kostenstelle und ein Verbindlichkeitenkonto zu. Dieses wird dann bei der Verbuchung von Belegen bei jenen Lieferantenrechnungen verwendet und hat Vorrang vor dem standardmäßig festgelegten Verbindlichkeitenkonto. Ebenfalls können Sie Umsatzsteueridentnummer des Lieferanten hinterlegen.
Arbeiten Sie beispielweise mit einem Großhändler und seinen einzelnen Tochterfirmen, Niederlassungen o.Ä. zusammen, legen Sie diese unter Umständen einzeln im System an. Wenn Sie Ihre Bestellungen bei einer bestimmten Niederlassung tätigen, die Rechnungstellung aber grundsätzlich immer über die Zentrale erfolgt, können Sie im Lieferantenstamm die Checkbox Rechnungsstellung Zentrale aktivieren und die zentrale Lieferantennummer angeben. Somit geben Sie bei der Bestellung also die Lieferantennummer der entsprechenden Niederlassung an, sobald daraus aber ein Rechnungseingang erzeugt wird, wird automatisch die zentrale Lieferantennummer eingestellt und buchhalterisch abgewickelt. In solchen Konstellation greifen die Niederlassungen auch alle auf den gleichen Artikelstamm bzw. die gleichen Artikelnummern zurück. Um zu umgehen, dass Sie die eigentlich gleichen Artikel für jede Lieferantennummer einlesen müssen, können Sie die Artikel einmalig über die zentrale Lieferantenummer in den Einkaufsführer einlesen. Über die Einstellung Preisfindung (Zentrale) haben Sie dann folgende Möglichkeiten bei der Preisermittlung:
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keine Preisfindung über die Zentrale: Es findet keine Zuordnung der Artikelnummern im Beleg zum Einkaufsführer der Zentrale statt, sodass die Preise entweder pro Lieferant eingelesen werden oder manuell angegeben werden müssen.
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generelle Preisfindung über Zentrale: Die Artikelpreise werden über die Preise im Einkaufsführer der Zentrale eingelesen.
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Preisfindung über Zentrale, wenn Lieferant nicht in EK-Führer vorhanden: Zunächst wird geprüft, ob auf den im Beleg hinterlegten Lieferanten Preise im Einkaufsführer vorhanden sind. Sollte dies nicht der Fall sein, wird im zweiten Schritt der Preis der Zentrale geprüft und, falls vorhanden, übernommen.
Im Feld UnsereKdNr erfassen Sie zu Informationszwecken die Nummer, mit der Sie bei Ihrem Lieferant im System angelegt wurden.
Unter den Bankverbindungen der Lieferanten-Verwaltung hinterlegen Sie die jeweilige Bankverbindung. Diese Eingaben sind Voraussetzung für die Durchführung eines eventuellen Zahlungsverkehrs (Einzugs-, bzw. Lastschriftverfahren). Ob der Lieferant am Zahlungsverkehr teilnimmt, legen Sie im Listenfeld Zahlungsverkehr fest. Sollten Sie hier keine Einstellung treffen, werden die Rechnungen des Lieferanten nicht zur Zahlung bzw. für das Erstellen einer Clearing-Datei vorgeschlagen.
Folgende Varianten, welche im SEPA-Lastschriftverfahren Gültigkeit haben, stehen zur Auswahl:
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kein Zahlungsverkehr: für diesen Lieferanten kann in der OP-Verwaltung (Lieferant) keine Zahlungserfassung durchgeführt werden
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nur Überweisungen: bei diesem Lieferanten sind nur Überweisungen möglich
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Überweisungen und Lastschriften: es sind sowohl Überweisungen als auch Lastschriften möglich
Nimmt der Lieferant am SEPA-Lastschriftverfahren teil, geben Sie unter dem Button Lastschrifteinstellungen im Feld Lastschriftsequenz an, ob es sich um eine erste, wiederkehrende, einmalige oder letzte Lastschrift handelt. Das Datum, an welchem das SEPA-Lastschriftsmandat unterschrieben wurde, erfassen Sie im Feld Mandatsdatum.
Legen Sie im Feld Zahlungsavis für einen Kunden/Lieferanten fest, dass für diesen im Zuge des Bankenclearings Zahlungsavise erstellt werden, können Sie über das Feld Schwellenwert für Avis-Generierung festlegen, ab wie vielen Zahlungen/Lastschriften ein Avis erstellt werden soll. Die Versendung des Avis kann über FaxNr/Email für Avis aus den Basisdaten oder den hinterlegten Ansprechpartnern erfolgen. Eine automatisierte Ausgabe eines Zahlungs-Avis kann über das Register Ausgabeeinstellungen innerhalb der Lieferanten-Verwaltung erfolgen.
Durch Aktivieren der Checkbox Bescheinigung §13b oder Freistellbescheinigung nach §48 erforderlich können Sie eine Überprüfung der Gültigkeit bei Rechnungslegung aktivieren. Die BescheinigungNr §13b/§48 hinterlegen Sie in diesem Fall im gleichnamigen Feld. Das Gültigkeitsende der Bescheinigung legen Sie im Feld Gültigkeitsende fest. Wird das Gültigkeitsende überschritten und Sie erfassen oder buchen einen Rechnungseingang von diesem Lieferant erstellen, erhalten Sie eine Meldung, dass die Bescheinigung abgelaufen ist.
Zuordnungen
Im Bereich Zuordnungen finden Sie unter anderem wichtige Felder, die Sie für das Arbeiten im Programm (zwingend) benötigen.
Im Listenfeld Belegschema können Sie auf bereits angelegte Belegschemen zugreifen und das passende Schema dem Lieferanten zuordnen. Das Belegschema enthält Versteuerungsgrundlagen und Kontenbelegungen. Entsprechende Belegschemen können Sie unter Belegschemen und Belegpositions-Schemen anlegen.
Ebenfalls hinterlegen Sie hier die DATEV-Nummer des Datensatzes, damit ein optimaler Austausch von Daten zwischen der STREIT und dem DATEV-Programm erfolgen kann. Standardmäßig ist diese mit der Lieferantennummer identisch. Die Nummer ist 5-stellig und liegt bei den Kreditoren zwischen 70.000 - 99.999.
Im Feld Adressgruppe ordnen Sie über das Listenfeld eine vordefinierte Adressgruppen zu. Diese dient im weiteren Programmverlauf als Selektionskriterium, bspw. innerhalb von Suchdialogen. Die Anlage von Adressgruppen erfolgt über die Adressgruppen-Verwaltung.
Über die Rabattberechnung können Sie bestimmen, wie sich die Preise im Rechnungseingang ermitteln. Zur Auswahl steht:
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Rabatt auf (Menge * Preis)
-
(Rabatt auf Preis) * Menge
Der Bezugszuschlag wirkt sich in Verbindung mit dem Konstantenschalter EinkLagerEkBezugskosten auf dem LagerEk oder durchschnittlichen LagerEK im Artikelstamm aus.
Beispielweise haben Sie für einen Artikel einen letzten LagerEK von 50€, dieser wurde zuletzt bei Lieferant 1 mit einem Bezugszuschlag von 10% bezogen. Nur beträgt der Letzte LagerEK im Artikelstamm 55€ (50€ Letzter EK + 10% Zuschlag).
Über die Herstellernummer können Sie dem Lieferant einen Hersteller, von dem dieser bspw. seine Artikel bezieht, hinterlegen.
Die Globale Lokationsnummer (GLN) ist zur Identifizierung des Lieferanten beim ZUGFeRD-Import. Die GLN ist dem Lieferant hinterlegt. Aufgrund dessen kann der Lieferant dann im Beleg ermittelt werden.
Schnittstellen
In diesem Register hinterlegen Sie die Online-Zugangsdaten für diverse Einkaufsschnittstellen, wie UGL, IDS, OCI, ZUGFeRD oder für den Download von Datanomdateien beim Großhändler (SHK-Connect).
Beim Zugangstyp entscheiden Sie sich, für welche Schnittstelle die Zugangsdaten gelten. Sie können dies grundsätzlich für alle Mitarbeiter einstellen, oder Sie erfassen eine Mitarbeiternummer in der entsprechenden Spalte. Dies hat zur Auswirkung, dass der Zugang über eine Schnittstelle nur mit dem Login erlaubt ist, dem die hier hinterlegte Mitarbeiternummer zugewiesen ist.
Ausgabeeinstellungen
Druckeinstellungen für Belege können Sie entweder im Beleg direkt in den Druckeinstellungen festlegen und bei Bedarf für die Zukunft speichern. Im Lieferantenstamm können Sie aber ebenso für die einzelnen Belege lieferantenspezifische Voreinstellungen treffen, die grundsätzlich Vorrang vor den belegspezifischen Einstellungen haben.
Hierzu wählen die das Register Ausgabeeinstellungen (Lieferant) an. In der folgenden Tabelle erfassen Sie nun die gewünschten Einstellungen:
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Belegtyp: Für welchen Beleg gilt die Druckeinstellung. Hier werden Ihnen alle möglichen Belege angezeigt, die in Verbindung Lieferanten stehen.
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Druckparameter: Durch Anwahl des Buttons öffnet sich der Druckerdialog, den Sie bereits aus den Belegen kennen. Hier bestimmen Sie bei "Ausgabe auf" und beim "Maßgebenden Drucker" wie die Druckausgabe erfolgen soll.
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Designauswahl: Hier legen Sie fest, welches Design beim Druck verwendet werden darf. Häufig wird dabei zwischen Formularen mit und ohne Firmenkopf unterschieden. Es werden Ihnen alle Formulare vorgeschlagen, die Sie im auch im jeweiligen Beleg zur Auswahl haben.
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Aktuelles Design: Das zuvor ausgewählte Design wird dann in der folgenden Spalte angezeigt.
Über das Kontextmenü können Sie weitere Funktionen anwählen, wie z.B. Kopieren der Druckparameter für aktuellen Kunden/Lieferant oder Kopieren der Druckparameter für weitere Kunden/Lieferanten.
Über die Funktion Kopieren der Druckparameter für aktuellen Kunden/Lieferant können Sie einfach bereits angelegte Druckparameter eines Belegstatus (z.B. Bestellanfrage) in einen anderen Belegstatus (z.B. Bestellung) kopieren. Bitte beachten Sie, dass Sie jedoch das entsprechende Design, mit dem der Beleg gedruckt werden soll, zuweisen und abspeichern.
Über die Funktion Kopieren der Druckparameter für weitere Kunden/Lieferanten können Sie einfach bereits angelegte Druckparameter in einen anderen Lieferanten kopieren, um eine Erfassung nicht nochmal durchführen zu müssen.
Bitte beachten Sie, dass bereits vorhandene Hinterlegungen gelöscht und mit den neuen Einstellungen angelegt werden. D.h. Lieferant 1 hat Einstellungen für die Bestell-Verwaltung, Lieferant 2 hat Einstellungen für die Bestellanfrage- und Wareneingangs-Verwaltung. Nach Kopie der Einstellungen von Lieferant 1 hat Lieferant 2 nur noch die Einstellungen für die Bestell-Verwaltung.
Gewerkezuordnung
In diesem Register haben Sie die Möglichkeit, dem Lieferanten Gewerke zuzuweisen, für die er Ihnen entsprechende Preisangebote zukommen und Artikel zur Verfügung stellen kann. Dies dient dienen zur besseren Selektion, sollten Sie bspw. Preisanfragen für gewisse Gewerke verschiedenen Lieferanten zukommen lassen möchten.
Selektionskriterien
Über das Register Selektionskriterien können Sie diverse Selektionskriterien erfassen. Darauf aufbauend können Sie dann diverse Suchabfragen starten und somit gewisse Auswertungen machen.
Ein Beispiel hierfür wäre, dass Sie Kunden entsprechenden Messen zuweisen (aufgrund örtlicher Nähe) und somit vor Beginn der Messe entsprechende Einladungen per Serienbrieffunktion versenden können. Wie solche Suchkriterien angelegt und verwaltet werden, finden Sie unter der Selektionskriterien-Verwaltung.
Möchten Sie nach den hinterlegten Selektionskriterien suchen, so müssen diese zuerst in der entsprechenden Suche in einer Firmenmaske parametrisiert/eingerichtet werden, da diese firmenindividuell angelegt wurden.
Bei der Parametrisierung werden nur Selektionskriterien angeboten, welche zuvor für diesen Selektionstyp (bspw. Lieferant) erfasst worden sind.
Nun muss man in der entsprechenden Suche nur noch die gewünschte Werte auswählen und erneut auslösen. Die Ergebnisse haben dann alle angegebenen Merkmale hinterlegt. Es ist hierbei auch die Auswahl mehrere Kriterien gleichzeitig und das ausschließen von Merkmalen möglich.
Archiv
Im Archiv finden Sie alle Belege, Dokumente, Bilder etc. die auf den jeweiligen Stammsatz verschlagwortet wurden. Dabei stehen Ihnen zur Selektion bestimmte Eingrenzungsfavoriten zur Verfügung wie beispielsweise "Nur eingehende Rechnungen". Selbstverständlich können Sie unter dem Button Eingrenzungsfelder selbstständig eingrenzen oder sich auch eigene Favoriten nach Ihren Wünschen anlegen und speichern. Eine Fragmentsuche über alle Archivdokumente steht Ihnen ebenfalls zur Verfügung.
Weitere Informationen zum Archiv, bspw. wie Sie einzelne Archivdokumente bearbeiten können, finden Sie unter dem Bereich Digitales Archiv (DMS).
Telefonate
In der Telefonmanagement-Verwaltung haben Sie die Möglichkeit ein- und ausgehende Telefonate oder anderweitige Notizen zu erfassen. Sobald Sie diese für einen gewissen Stammsatz (bspw. Lieferant) abgespeichert haben, können Sie darüber eine nach Datum absteigende Auflistung im Register Telefonate einsehen. Per Doppelklick auf entsprechende Zeile springen Sie automatisch in die Verwaltung und können weitere Informationen hierzu nachlesen/erfassen.
Termine / Aufgaben
In den adressorientierten Stammsätzen (Kunden, Lieferanten, Adressen) finden Sie um die Register [Termine] und [Aufgaben]. Die Anzeige richtet sich nach den STREIT-Kalendereinträgen.
Die Standard-Favoritenanzeige ist vor eingestellt für „Termine bis heute“ oder „Termine ab heute“.
Durch Markierung und Klick mit rechter Maustaste kann über die Funktion [Termin /Aufgabe in Kalender anzeigen] der Ursprungseintrag innerhalb der Kalenderverwaltung aufgerufen werden.
Offene Aufgaben, die sich auf Adressen (z.B. Lieferanten) beziehen, werden dann nur angezeigt, wenn innerhalb der Aufgaben-Erfassung die entsprechende Adresse zugeordnet wurde.
Offene Posten / Kontensalden
Im Register Offene Posten / Kontensalden erfolgt die Anzeige der offenen Posten, aufgeschlüsselt nach einzelnen Belegen, nachdem Sie ihre Rechnungen und Gutschrift über den Programmteil Verbuchung abgeschlossen haben.
Zur Übersicht wird der gesamte OP-Saldo des gewählten Stammsatzes angezeigt.
Des Weiteren stehen ihnen die Kontensalden aus der Finanzbuchhaltung (sofern diese aktiv ist), sowie im Kundenbereich Einstellungen für das Mahnwesen zur Verfügung.
Die Möglichkeiten des OP-Ausgleichs und weiterer Funktionen entspricht der Vorgehensweise der OP-Verwaltung (Lieferant).