Kommunikation und CRM

Kalender / Gruppenkalender (Monteursplanung)

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Innerhalb des Streit V.1®-Kalenders werden Termine, Aufgaben und Weiterleitungsnachrichten verwaltet. Über zahlreiche Schnittstellen werden Kalenderelemente aus anderen Streit V.1®-Modulen importiert bzw. generiert. Hierzu gehören beispielsweise Streit V.1®-Belege, die aus dem Archivbestand in einen Termin z.B. als Gesprächsgrundlage angeheftet werden können. Des weiteren besteht die Möglichkeit, die Termingenerierung von einem Arbeitsauftrag oder Serviceauftrag ausgehend zu verwalten, sowie Kalender-Termine mit anderen Systemen zu synchronisieren.

Voraussetzungen

Anleitung

Synchronisation mit externen Kalendern

Synchronisation mit MS Outlook über MS Exchange klassisch

Der Synchronisationsvorgang wird alle 60 Sekunden über MS-Exchange mit MS-Outlook automatisch durchgeführt. Für diese Synchronisationsvariante wird ein spezieller Streit V.1®-Synchronisationsdienst auf dem entsprechenden System installiert, welcher ständig in Betrieb ist. 

Zu Beginn muss eine geplante Synchronisation über den Button [Synchronisation zurücksetzen] initialisiert werden. Erst danach und bis zur erstmaligen Synchronisation können die Einstellungen TemineSync / AufgabenSync / KontakteSync bedient werden. Diese Auswahlkriterien steuern, welche Kalenderdaten synchronisiert werden sollen. Eine zurückgesetzte Synchronisation kann man an den leeren Feldern [OutlookIdent] und [LetzteSynchronisation] (01.01.1900) erkennen. !! Achtung !! Falls eine bereits bestehende Synchronisation zurückgesetzt werden sollte, muss in den Rückstellungs-Parametern unbedingt darauf geachtet werden, dass nicht in beide Richtungen zurückgesetzt wird, da ansonsten Termine, die bereits auf beiden Seiten (V.1-Kalender / MS-Outlook) vorhanden waren, jeweils nochmals synchronisiert werden und dadurch doppelte Einträge generiert werden.

Für diese Synchronisationsvariante muss ein System ausgewählt werden, welches durchgehend in Betrieb genommen werden kann. 
Die Synchronisationsvariante „automatischer Dienst" bedient sich einer zur Verfügung gestellten MAPI-Schnittstelle. Diese Schnittstelle wird über MS-Outlook zur Verfügung gestellt. Wird nun der automatische Synchronisationsdienst auf einem System ausgeführt, auf dem kein benutzerspezifischer Mail-Client (MS-Outlook) läuft, sollte ein neutraler User (z.B. Administrator) über MS-Outlook mit dem Exchange-Server verbunden werden. 
 
Innerhalb der ExchangeSync-Verwaltung, werden alle Mitarbeiter aufgeführt, die an einer Synchronisation teilnehmen könnten. Es werden nur Mitarbeiter angezeigt, die ihren Streit V.1®-Kalender mindestens 1 mal angewählt haben. 

Innerhalb der Spalte Outlook-Synchronisation wird die Variante auf autom. (Dienst) eingestellt.

Bevor die Dienst-Synchronisation durchgeführt werden kann, muss jedem Mitarbeiter ein Exchange-Mailboxkonto zugeordnet werden.
Die Anwahl erfolgt über das Kontextmenü der entsprechenden Mitarbeiterzeile und Anwahl der Funktion [Mailboxbenutzer hinterlegen]. 

Nachdem die Funktion [Mailbox-Benutzer hinterlegen] ausgeführt wurde, wird die Spalte ESSMailboxUserDN befüllt. Erst ab diesem Moment kann der automatische Synchronisationsdienst aktiviert werden. 

Die weiteren Einstellungen können hier zentral pro Mitarbeiter festgelegt werden.

Eine eventuell notwendige Synchronisationsrücksetzung kann nur im entsprechenden Kalender des Mitarbeiters vorgenommen werden.

In den Spalten ESSErrorInfoMitarbNr1+2 wird hinterlegt, welcher Mitarbeiter per Email über Fehler innerhalb der Synchronisation benachrichtigt werden sollten.

Synchronisation über Cloud-Synchronisation

Synchronisation mit MS Exchange

Voraussetzungen

Bei Einsatz eines Microsoft Exchange Servers ab Version 2016 haben Sie die Möglichkeit, eine Cloud-Synchronisation einzurichten.
Die Einrichtung erfolgt über das Streit V.1®-Login des Mitarbeiters, dessen Kalender synchronisiert werden soll. D.h. sobald der Streit V.1®-Kalender eines Mitarbeiters synchronisiert werden soll, muss für diesen Mitarbeiter ein Zugang eingerichtet werden. Innerhalb der Passwortverwaltung reicht es in diesem Falle aus, die Programmrechte für das Menü und den Kalender zu vergeben.

Einrichtung

Starten Sie Streit V.1® mit den entsprechenden Login-Daten und öffnen Sie den Kalender.

Zur Einrichtung der Kalendersynchronisation wählen Sie über die Menüzeile [Extras] → [Cloud-Synchronisationen]

Im sich öffnenden Dialog wählen Sie über das Kontextmenü die Funktion [Neue Synchronisation einrichten].

Im Listenfeld CloudSyncTyp stehen Ihnen die Anwahlen Microsoft Exchange (ab 2016) Termine bzw. Kontakte zur Auswahl.

Über das Feld Hostname geben Sie den Hostnamen des Servers ein, auf welchem Ihr Exchange Server installiert ist.

Technischer Hinweis: Innerhalb des IIS (Internet Information Service) muss unter der Seite des Microsoft Back Ends → Bereich API → Authentifizierung, die Standardauthentifizierung aktiviert werden.

Die Checkbox Alle TLS Zertifikate akzeptieren sollte nur aktiviert werden, wenn es bei der Einrichtung ohne Aktivierung zu Zertifikatsfehlern kommt.
Hinweis: Bei Aktivierung wird die Verschlüsselung der Kommunikation zwischen Streit-Datenbankserver und Exchange-Server außer Kraft gesetzt.

Das Listenfeld CloudAuthTyp belegen Sie mit der Einstellung HTTP Basic Authentifizierung (Benutzername und Passwort) und geben anschließend Username und Password ein.

Über die Schaltfläche [OK] bestätigen Sie die gemachten Angaben.

Die Synchronisation ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht aktiviert.

Wählen Sie zur Aktivierung über das Kontextmenü der entsprechenden Datenzeile den Befehl [Synchronisation bearbeiten] an. Aktivieren Sie die Einstellungen über die Checkbox Aktiv.

Um die Aktivierung abzuschließen, bestätigen Sie den Dialog wieder über die Schaltfläche [OK].

Synchronisation mit einem Microsoft-Outlook.com-Konto, bzw. Office365

Einrichtung

Starten Sie Streit V.1® mit den entsprechenden Login-Daten und öffnen Sie den Kalender.

Zur Einrichtung der Kalendersynchronisation wählen Sie über die Menüzeile [Extras] → [Cloud-Synchronisationen].

Im sich öffnenden Dialog wählen Sie über das Kontextmenü die Funktion [Neue Synchronisation einrichten].

Im Listenfeld CloudSyncTyp stehen Ihnen die Anwahlen Office 365/Outlook.com Termine, Aufgaben und Kontakte zur Verfügung.

Nach Bestätigung des CloudSymcTyp mit TAB stehen Sie automatisch auf dem Register Office 365/Google.

Das Listenfeld CloudAuthTyp belegen Sie mit der Einstellung Microsoft OAuth2.

Über die Schaltfläche [OK] bestätigen Sie die gemachten Angaben.

Wählen Sie zur Aktivierung über das Kontextmenü der entsprechenden Datenzeile den Befehl [Synchronisation bearbeiten] an. 

Wahlen Sie die Schaltfläche [Authentifizierung durchführen] an.

Es öffnet sich automatisch der Webbrowser auf der Anmeldeseite von Microsoft.

Geben Sie Ihre Office/Outlook.com Emailadresse ein und bestätigen mit [WEITER].
Geben Sie das zugehörige Passwort ein und bestätigen mit [WEITER].
Der Kalenderzugriff muss nun noch zugelassen werden.
Es öffnet sich schließlich ein weiteres Browserfenster mit dem Hinweis: "Zugriff durch Streit V.1 erfolgreich eingerichtet. Sie können dieses Fenster jetzt schließen."
Der Webbrowser kann geschlossen werden.

Aktivieren Sie die Checkbox Aktiv und schließen Sie die Einrichtung über die Schaltfläche [OK] ab.

Synchronisation mit einem Google-Konto

Einrichtung

Starten Sie Streit V.1® mit den entsprechenden Login-Daten und öffnen Sie den Kalender.

Zur Einrichtung der Kalendersynchronisation wählen Sie über die Menüzeile [Extras] → [Cloud-Synchronisationen].

Im sich öffnenden Dialog wählen Sie über das Kontextmenü die Funktion [Neue Synchronisation einrichten].

Im Listenfeld CloudSyncTyp stehen Ihnen die Anwahlen Google Termine, Aufgaben und Kontakte zur Verfügung.

Nach Bestätigung des CloudSymcTyp mit TAB stehen Sie automatisch auf dem Register Office 365/Google.

Das Listenfeld CloudAuthTyp belegen Sie mit der Einstellung Google OAuth2.

Über die Schaltfläche [OK] bestätigen Sie die gemachten Angaben.

Wählen Sie zur Aktivierung über das Kontextmenü der entsprechenden Datenzeile den Befehl [Synchronisation bearbeiten] an. 

Wahlen Sie die Schaltfläche [Authentifizierung durchführen] an.

Es öffnet sich automatisch der Webbrowser auf der Anmeldeseite von Google.

Geben Sie Ihre Google (gmail) Emailadresse ein und bestätigen mit [WEITER].
Geben Sie das zugehörige Passwort ein und bestätigen mit [WEITER].
Der Kalenderzugriff muss nun noch zugelassen werden.
Es öffnet sich schließlich ein weiteres Browserfenster mit dem Hinweis: "Zugriff durch Streit V.1 erfolgreich eingerichtet. Sie können dieses Fenster jetzt schließen."
Der Webbrowser kann geschlossen werden.

Aktivieren Sie die Checkbox Aktiv und schließen Sie die Einrichtung über die Schaltfläche [OK] ab.

-> noch viel im altern Wiki, das aber schon vor der Übernahme überarbeiten

Tapi Einrichtung

BAV - Anlage Aufgaben, Termine sowie Weiterleitung aus dem Programm

Über das Menü-Ausführen oder über die Tool-Bar können Aufgaben und Termine angelegt werden.

Hierbei wird der Inhalt aus Stichwort/Betreff in den Betreff und der Inhalt aus dem Textfeld in das Textfeld der Aufgabe oder des Termins eingestellt.

Termine und Aufgaben anlegen

Beispiel: Aufgabe

Beispiel: Termin

 

Weiterleitung

Anlage Weiterleitung

Über -> „Ausführen“ -> „Weiterleiten“ können die Informationen an einen beliebigen Empfänger weitergeleitet werden.

Weiterleitung bearbeiten und versenden

Nach der Auswahl eines beliebigen Empfängers und Auswahl eines Grundes wird in V.1 eine E-Mail an den Empfänger versendet. Falls noch kein Kundenbezug besteht kann über den Reiter „Bezogener“ ein Kunde angewählt werden.

Automatisch generierte E-Mail

Automatisch generierter E-Mail Anhang

Zusammen mit der E-Mail wird eine automatisch generierte Pdf Datei mit den eingegebenen Informationen erstellt und mit versendet. Hier ist ersichtlich, welche Tätigkeit gewünscht wird.

Erweiterung der Telefonmanagement-Verwaltung

In der Telefonmanagement-Verwaltung gibt es die Möglichkeit nun auch EK- und VK-Belege zuzuordnen.

Diese Erweiterung macht vor allem beim Hinterlegen von Arbeitsaufträgen Sinn, da man hier beispielsweise Anmerkungen eines Monteurs oder Absprachen mit einem Kunden erfassen kann. Dieses Telefonat kann dann auch beim Arbeitsauftrag in der Historie eingesehen werden. So können nachträgliche Besprechungen oder Abmachungen genauer dokumentiert werden.

Um wie in folgendem Beispiel einen Arbeitsauftrag zu hinterlegen kann dieser, falls die Belegnummer bekannt ist, direkt in der Telefonmanagement-Verwaltung in das Feld VKBelNr eingetragen werden. Ist die Belegnummer nicht bekannt, so kann man diese auch suchen lassen. Hierzu klickt man auf das Icon rechts neben dem Eingabefeld. Im folgenden Dialog kann man nun Eingrenzungen vornehmen.

 

 

Wurde ein Vk-Beleg ausgewählt und die Erfassung des Gesprächs beendet, so kann man es in unserem Beispiel nun auch bei dem entsprechenden Arbeitsauftrag im Archiv finden. Diese Vorgehensweise funktioniert mit allen EK- und VK-Belegen.

 

Install_V1_TapiVPN-Tunnel

 

„V.1 TAPI-Schnittstelle" über VPN-Tunnel

Beispiel:
Ein Anwender möchte in einer externen Zweigstelle die „V.1 TAPI-Schnittstelle" (V.1-Telefonie), die in der Hauptstelle installiert ist, nutzen.

• VPN-Tunnel Bei einem VPN-Tunnel erfolgt der Internetzugang über eine Netzwerkverbindung über feste IP-Adressen und Router.Sowohl in der Haupt- als auch in der Zweigstelle ist ein Router installiert. Die Haupt- und Zweigstelle stehen idealerweise per Standleitung ständig in Verbindung.Die Telekommunikationsanlage wird per VPN-Tunnel zwischen der Haupt- und Zweigstelle verbunden. Dadurch ist gewährleistet, dass alle Telefonanlagen an die selbe Zentralanlage angeschlossen sind. Nur unter dieser Voraussetzung ist die Nutzung der „V.1-Telefonie" möglich.

• V.1-Telefonie„Streit V.1" wählt sich ebenfalls über den eingerichteten VPN-Tunnel ein und ist somit, wie eine Inhouse-Arbeitsplatz, mit dem Terminalserver in der Hauptstelle verbunden.

Tapi-Voraussetzungen

 

Für den Betrieb der V.1-Telefonie gelten folgende Voraussetzungen:

• Vorausgesetzt wird eine TAPI-Schnittstelle (TSP-Treiber), über die sämtliche Telefonnummern, die über die V.1-Telefonie erreichbar sein sollen, von einem Rechner (V.1-Tapiserver) aus ansprechbar sind.

• Es muss ein für die TK-Anlage passender TAPI-Treiber auf dem Telekommunikations-Server (der Rechner, auf dem der Streit V.1 TAPI-Server läuft) installiert sein. In Verbindung mit einer  TK-Anlage, die mehrere Telefonnummern verwaltet, muss der Treiber ein „3rd Party TAPI-Treiber“ sein. Wird ein einzelnes Telefon ohne TK-Anlage direkt an den PC angeschlossen, ist auch ein V.1-Telefoniebetrieb unter einem „1st Party TAPI-Treiber“ möglich.

• Streit V.1 stellt einen TAPI-Server zur Verfügung. Der TAPI-Server bildet die Schnittstelle zwischen den TAPI-Clients und der Telekommunikationsanlage.

• Der TAPI-Treiber darf nicht durch eine andere TAPI-Fremdanwendung bereits verwendet werden.

• Die Bereitstellung und Installation des TAPI-Treibers liegt in der Verantwortung des Anwenders bzw. des TKAnlagen-Lieferanten.

• Die entsprechende Anzahl von CTI-Lizenzen müssen seitens des TK-Anlagen-Lieferanten bereitgestellt werden.    

Mögliche TAPI-Anbindungen:

First Party (direkte Anbindung von Telefon an PC) 
Hier besteht eine direkte Verbindung zwischen Telefon und PC (V.24 oder USB). Der Tapi-Treiber (TSP-Tapi Service Provider) des Telefons wird auf dem PC installiert. Dieser Treiber ermöglicht einer Tapi-fähigen Software den Zugriff auf Funktionen des Telefons (Wählen, auflegen, Rufnummernanzeige des Anrufers usw.)  

Third Party (Anbindung Telefonanlage über das Netzwerk) 
Bei einer Netzwerk-Anbindung wird ein Tapi-Server an die Telefonanlage angebunden. (V.24, ISDN, TCP/IP) Über diesen Tapi-Server wird allen Client's im Netzwerk der Tapi Treiber (TSP - Tapi Service Provider) zur Verfügung gestellt. Die Steuerung der Telefonfunktionen wird hierbei über den Tapi Server an die TK Anlage weitergeleitet. Der Tapi-Treiber wird nur auf dem Tap- Server installiert. Auf den Client-Arbeitsplätzen können dann die Telefonfunktionen genutzt werden (Wählen, auflegen, Rufnummernanzeige des Anrufers usw.).   

V.1 Telefonie mandantenfähig Neuerung 22.02

Die V.1-Telefonie wurde dahingehend erweitert, indem „ausgehende“ Telefonate im Mehrmandantenbetrieb möglich sind. (Eingehende Telefonate können weiterhin ausschließlich im Hauptmandant angenommen werden)

Einrichtung V.1-Telefonie - Sortierung nach Nachname Neuerung 22.01

Innerhalb der Telefonie-Einrichtung erfolgt ab dieser Version die Anzeige der Telefo-nie-Zuordnung in der Standard-Ansicht sortiert nach Spalte [Name 1]. Außerdem können alle Spalten mit Doppelklick im Spaltenkopf aufsteigend/absteigend sortiert werden.

Verlängerung Nebenstellen-Nummer (NbstNr) auf 20 Stellen Neuerung 22.01

Die Nebenstellen-Nummer (Feld NbstNr) wurde auf 20 Stellen erweitert.

Anzeige Ansprechpartner aus Verbindungsdaten Neuerung 22.01

Innerhalb der Anwendung [Telefonanbindung Client] werden ab dieser Version die zu einem Kunden gehörende Verbindungsdaten-Information im Register

• anstehende Anrufe

• entgangene Anrufe

• erledigt Anrufe

angezeigt.

Telefonmanagement

Wird ein Kunde, ein Lieferant oder eine Adresse in der Telefonmanagment-Verwaltung erfasst und gespeichert, werden unter den Verbindungsdaten auf der rechten Seite, oben (FullHD Maske) die Ansprechpartner aufgerufen.

Dialoge: "Ausgabe und E-Mail-Adresse" + "Ausgabe und Faxnummer" - automatische Einstellung der Verbindungsdaten in zusätzliche Adressverweise

Ab Version 23.01 ist es möglich beim Druck per Mail oder Fax im Dialog 'Ausgabe und E-Mail-Adresse' und 'Ausgabe und Faxnummer' über die rechte Maustaste die Verbindungsdaten und Lieferanschriften einzulesen. Außerdem kann man in diesem Fenster nun auch manuell weitere E-Mailadressen/Faxnummern erfassen.

Das Erfassen von weiteren E-Mailadressen/Faxnummern geht prinzipiell in allen Druckfenstern.

Das Einlesen von Verbindungsdaten/Lieferanschriften geht überall, wo ein Kunde/Lieferant im Druckdialog hinterlegt ist.

Versendet oder holt der Email-Dienst keine Mails und erscheint in der Ereignisanzeige die Meldung certificate verify failed liegt es daran, dass die Kommunikation verschlüsselt stattfindet, das TLS-Zertifikat aber nicht verifiziert werden kann. Das ist dann der Fall wenn das Stammzertifikat nicht in der "vertrauenswürdigen Stammzertifizierungsstellen" enthalten ist. Das kann auch bei den bekannten wie Thawte auftreten. In diesem Fall müssen diese importiert werden, auch die Zwischenzertifizierungsstellen.

Normal sollte Windows völlig automatisch die Stammzertifikate aktualisieren, aber manchmal klappt das nicht, dann muss das manuell gemacht werden.