Kommunikation und CRM

Kalender / Gruppenkalender (Monteursplanung)

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Innerhalb des Streit V.1®-Kalenders werden Termine, Aufgaben und Weiterleitungsnachrichten verwaltet. Über zahlreiche Schnittstellen werden Kalenderelemente aus anderen Streit V.1®-Modulen importiert bzw. generiert. Hierzu gehören beispielsweise Streit V.1®-Belege, die aus dem Archivbestand in einen Termin z.B. als Gesprächsgrundlage angeheftet werden können. Des weiteren besteht die Möglichkeit, die Termingenerierung von einem Arbeitsauftrag oder Serviceauftrag ausgehend zu verwalten, sowie Kalender-Termine mit anderen Systemen zu synchronisieren.

Voraussetzungen

Anleitung

Synchronisation mit externen Kalendern

Synchronisation mit MS Outlook über MS Exchange klassisch

Der Synchronisationsvorgang wird alle 60 Sekunden über MS-Exchange mit MS-Outlook automatisch durchgeführt. Für diese Synchronisationsvariante wird ein spezieller Streit V.1®-Synchronisationsdienst auf dem entsprechenden System installiert, welcher ständig in Betrieb ist. 

Zu Beginn muss eine geplante Synchronisation über den Button [Synchronisation zurücksetzen] initialisiert werden. Erst danach und bis zur erstmaligen Synchronisation können die Einstellungen TemineSync / AufgabenSync / KontakteSync bedient werden. Diese Auswahlkriterien steuern, welche Kalenderdaten synchronisiert werden sollen. Eine zurückgesetzte Synchronisation kann man an den leeren Feldern [OutlookIdent] und [LetzteSynchronisation] (01.01.1900) erkennen. !! Achtung !! Falls eine bereits bestehende Synchronisation zurückgesetzt werden sollte, muss in den Rückstellungs-Parametern unbedingt darauf geachtet werden, dass nicht in beide Richtungen zurückgesetzt wird, da ansonsten Termine, die bereits auf beiden Seiten (V.1-Kalender / MS-Outlook) vorhanden waren, jeweils nochmals synchronisiert werden und dadurch doppelte Einträge generiert werden.

Für diese Synchronisationsvariante muss ein System ausgewählt werden, welches durchgehend in Betrieb genommen werden kann. 
Die Synchronisationsvariante „automatischer Dienst" bedient sich einer zur Verfügung gestellten MAPI-Schnittstelle. Diese Schnittstelle wird über MS-Outlook zur Verfügung gestellt. Wird nun der automatische Synchronisationsdienst auf einem System ausgeführt, auf dem kein benutzerspezifischer Mail-Client (MS-Outlook) läuft, sollte ein neutraler User (z.B. Administrator) über MS-Outlook mit dem Exchange-Server verbunden werden. 
 
Innerhalb der ExchangeSync-Verwaltung, werden alle Mitarbeiter aufgeführt, die an einer Synchronisation teilnehmen könnten. Es werden nur Mitarbeiter angezeigt, die ihren Streit V.1®-Kalender mindestens 1 mal angewählt haben. 

Innerhalb der Spalte Outlook-Synchronisation wird die Variante auf autom. (Dienst) eingestellt.

Bevor die Dienst-Synchronisation durchgeführt werden kann, muss jedem Mitarbeiter ein Exchange-Mailboxkonto zugeordnet werden.
Die Anwahl erfolgt über das Kontextmenü der entsprechenden Mitarbeiterzeile und Anwahl der Funktion [Mailboxbenutzer hinterlegen]. 

Nachdem die Funktion [Mailbox-Benutzer hinterlegen] ausgeführt wurde, wird die Spalte ESSMailboxUserDN befüllt. Erst ab diesem Moment kann der automatische Synchronisationsdienst aktiviert werden. 

Die weiteren Einstellungen können hier zentral pro Mitarbeiter festgelegt werden.

Eine eventuell notwendige Synchronisationsrücksetzung kann nur im entsprechenden Kalender des Mitarbeiters vorgenommen werden.

In den Spalten ESSErrorInfoMitarbNr1+2 wird hinterlegt, welcher Mitarbeiter per Email über Fehler innerhalb der Synchronisation benachrichtigt werden sollten.

Synchronisation über Cloud-Synchronisation

Synchronisation mit MS Exchange

Voraussetzungen

Bei Einsatz eines Microsoft Exchange Servers ab Version 2016 haben Sie die Möglichkeit, eine Cloud-Synchronisation einzurichten.
Die Einrichtung erfolgt über das Streit V.1®-Login des Mitarbeiters, dessen Kalender synchronisiert werden soll. D.h. sobald der Streit V.1®-Kalender eines Mitarbeiters synchronisiert werden soll, muss für diesen Mitarbeiter ein Zugang eingerichtet werden. Innerhalb der Passwortverwaltung reicht es in diesem Falle aus, die Programmrechte für das Menü und den Kalender zu vergeben.

Einrichtung

Starten Sie Streit V.1® mit den entsprechenden Login-Daten und öffnen Sie den Kalender.

Zur Einrichtung der Kalendersynchronisation wählen Sie über die Menüzeile [Extras] → [Cloud-Synchronisationen]

Im sich öffnenden Dialog wählen Sie über das Kontextmenü die Funktion [Neue Synchronisation einrichten].

Im Listenfeld CloudSyncTyp stehen Ihnen die Anwahlen Microsoft Exchange (ab 2016) Termine bzw. Kontakte zur Auswahl.

Über das Feld Hostname geben Sie den Hostnamen des Servers ein, auf welchem Ihr Exchange Server installiert ist.

Technischer Hinweis: Innerhalb des IIS (Internet Information Service) muss unter der Seite des Microsoft Back Ends → Bereich API → Authentifizierung, die Standardauthentifizierung aktiviert werden.

Die Checkbox Alle TLS Zertifikate akzeptieren sollte nur aktiviert werden, wenn es bei der Einrichtung ohne Aktivierung zu Zertifikatsfehlern kommt.
Hinweis: Bei Aktivierung wird die Verschlüsselung der Kommunikation zwischen Streit-Datenbankserver und Exchange-Server außer Kraft gesetzt.

Das Listenfeld CloudAuthTyp belegen Sie mit der Einstellung HTTP Basic Authentifizierung (Benutzername und Passwort) und geben anschließend Username und Password ein.

Über die Schaltfläche [OK] bestätigen Sie die gemachten Angaben.

Die Synchronisation ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht aktiviert.

Wählen Sie zur Aktivierung über das Kontextmenü der entsprechenden Datenzeile den Befehl [Synchronisation bearbeiten] an. Aktivieren Sie die Einstellungen über die Checkbox Aktiv.

Um die Aktivierung abzuschließen, bestätigen Sie den Dialog wieder über die Schaltfläche [OK].

Synchronisation mit einem Microsoft-Outlook.com-Konto, bzw. Office365

Einrichtung

Starten Sie Streit V.1® mit den entsprechenden Login-Daten und öffnen Sie den Kalender.

Zur Einrichtung der Kalendersynchronisation wählen Sie über die Menüzeile [Extras] → [Cloud-Synchronisationen].

Im sich öffnenden Dialog wählen Sie über das Kontextmenü die Funktion [Neue Synchronisation einrichten].

Im Listenfeld CloudSyncTyp stehen Ihnen die Anwahlen Office 365/Outlook.com Termine, Aufgaben und Kontakte zur Verfügung.

Nach Bestätigung des CloudSymcTyp mit TAB stehen Sie automatisch auf dem Register Office 365/Google.

Das Listenfeld CloudAuthTyp belegen Sie mit der Einstellung Microsoft OAuth2.

Über die Schaltfläche [OK] bestätigen Sie die gemachten Angaben.

Wählen Sie zur Aktivierung über das Kontextmenü der entsprechenden Datenzeile den Befehl [Synchronisation bearbeiten] an. 

Wahlen Sie die Schaltfläche [Authentifizierung durchführen] an.

Es öffnet sich automatisch der Webbrowser auf der Anmeldeseite von Microsoft.

Geben Sie Ihre Office/Outlook.com Emailadresse ein und bestätigen mit [WEITER].
Geben Sie das zugehörige Passwort ein und bestätigen mit [WEITER].
Der Kalenderzugriff muss nun noch zugelassen werden.
Es öffnet sich schließlich ein weiteres Browserfenster mit dem Hinweis: "Zugriff durch Streit V.1 erfolgreich eingerichtet. Sie können dieses Fenster jetzt schließen."
Der Webbrowser kann geschlossen werden.

Aktivieren Sie die Checkbox Aktiv und schließen Sie die Einrichtung über die Schaltfläche [OK] ab.

Synchronisation mit einem Google-Konto

Einrichtung

Starten Sie Streit V.1® mit den entsprechenden Login-Daten und öffnen Sie den Kalender.

Zur Einrichtung der Kalendersynchronisation wählen Sie über die Menüzeile [Extras] → [Cloud-Synchronisationen].

Im sich öffnenden Dialog wählen Sie über das Kontextmenü die Funktion [Neue Synchronisation einrichten].

Im Listenfeld CloudSyncTyp stehen Ihnen die Anwahlen Google Termine, Aufgaben und Kontakte zur Verfügung.

Nach Bestätigung des CloudSymcTyp mit TAB stehen Sie automatisch auf dem Register Office 365/Google.

Das Listenfeld CloudAuthTyp belegen Sie mit der Einstellung Google OAuth2.

Über die Schaltfläche [OK] bestätigen Sie die gemachten Angaben.

Wählen Sie zur Aktivierung über das Kontextmenü der entsprechenden Datenzeile den Befehl [Synchronisation bearbeiten] an. 

Wahlen Sie die Schaltfläche [Authentifizierung durchführen] an.

Es öffnet sich automatisch der Webbrowser auf der Anmeldeseite von Google.

Geben Sie Ihre Google (gmail) Emailadresse ein und bestätigen mit [WEITER].
Geben Sie das zugehörige Passwort ein und bestätigen mit [WEITER].
Der Kalenderzugriff muss nun noch zugelassen werden.
Es öffnet sich schließlich ein weiteres Browserfenster mit dem Hinweis: "Zugriff durch Streit V.1 erfolgreich eingerichtet. Sie können dieses Fenster jetzt schließen."
Der Webbrowser kann geschlossen werden.

Aktivieren Sie die Checkbox Aktiv und schließen Sie die Einrichtung über die Schaltfläche [OK] ab.

-> noch viel im altern Wiki, das aber schon vor der Übernahme überarbeiten

Tapi Einrichtung

 

Telefonmanagement

Wird ein Kunde, ein Lieferant oder eine Adresse in der Telefonmanagment-Verwaltung erfasst und gespeichert, werden unter den Verbindungsdaten auf der rechten Seite, oben (FullHD Maske) die Ansprechpartner aufgerufen.

Dialoge: "Ausgabe und E-Mail-Adresse" + "Ausgabe und Faxnummer" - automatische Einstellung der Verbindungsdaten in zusätzliche Adressverweise

Ab Version 23.01 ist es möglich beim Druck per Mail oder Fax im Dialog 'Ausgabe und E-Mail-Adresse' und 'Ausgabe und Faxnummer' über die rechte Maustaste die Verbindungsdaten und Lieferanschriften einzulesen. Außerdem kann man in diesem Fenster nun auch manuell weitere E-Mailadressen/Faxnummern erfassen.

Das Erfassen von weiteren E-Mailadressen/Faxnummern geht prinzipiell in allen Druckfenstern.

Das Einlesen von Verbindungsdaten/Lieferanschriften geht überall, wo ein Kunde/Lieferant im Druckdialog hinterlegt ist.

 

Versendet oder holt der Email-Dienst keine Mails und erscheint in der Ereignisanzeige die Meldung certificate verify failed liegt es daran, dass die Kommunikation verschlüsselt stattfindet, das TLS-Zertifikat aber nicht verifiziert werden kann. Das ist dann der Fall wenn das Stammzertifikat nicht in der "vertrauenswürdigen Stammzertifizierungsstellen" enthalten ist. Das kann auch bei den bekannten wie Thawte auftreten. In diesem Fall müssen diese importiert werden, auch die Zwischenzertifizierungsstellen.

Normal sollte Windows völlig automatisch die Stammzertifikate aktualisieren, aber manchmal klappt das nicht, dann muss das manuell gemacht werden.