Erstellung eines Angebots / einer Auftragsbestätigung

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Nach erfolgreicher Anlage und Kalkulation der Projektpositionen bzw. Ihres Leistungsverzeichnisses erfolgt die Ausgabe des Angebots und/oder einer Auftragsbestätigung. Die Ausgabe der Belege erfolgt entweder klassisch per Druck, in Datei oder per Email - oder oder im GAEB-Format.

Voraussetzungen

Der Abgabe Ihres Angebots geht die die Positionserfassung und Kalkulation  Ihres Leistungsverzeichnisses, bzw. die die Positionsbearbeitung und Kalkulation von GAEB-Projekten (GAEB-Erfassung)  voraus.

Anleitung

Belegerstellung über Druck, per EMail/Fax oder in Dateiform

Anwahl der Einstellungen zur Belegerstellung

Der Hauptbereich zur Festlegung Ihrer Druckeinstellungen zur Belegausgabe ist die Registerkarte Registerkarte Ausgabeeinstellungen. Dieses Register teilt sich wiederum in 3 Bereiche auf:

• Der Bereich Bereich Ausgabetexte  dient zur Hinterlegung eines eines Anschreibens, einer Vorbemerkung einer Vorbemerkung und eines eines Schlusstext

• Der Bereich Beleg auswählen dient zur Festlegung der Druckstufe

• Der Detail-Einstellungsbereich mit seinen Registern [Einstellungen] und [Ausgabe Rechnung/Gutschrift]

Festlegung der Druckstufe, des Formulars und Eingrenzung Ihres Ausdrucks

Es stehen Ihnen 6 Druckstufen zur Verfügung: Angebot, Nachtrags-Angebot, Auftragsbestätigung, Nachtrags-Auftragsbestätigung, Rechnung und Gutschrift.
Durch Auswahl einer Druckstufe werden die der Druckstufe entsprechenden Druckeinstellungen aktiviert. Die Festlegung Ihrer Standardeinstellungen erfolgt über die die Konstanten-Verwaltung --> Registerkarte [Projekt] → [Basisdaten]  → untere Tabelle Tabelle Belegtypabhängige Projektdruckparameter.
Die hier festgelegten Grundeinstellungen werden in Ihr Projekt übernommen. Sie können diese Einstellungen jedoch projektspezifisch nach Belieben anpassen.
Da für jede Druckstufe, bzw. für jeden Belegtyp andere Druckeinstellungen gelten können, ändern sich die Einstellungen u.U. beim Wechsel der Druckstufe. Dies bedeutet, dass evtl. getätigte projektspezifische Druckeinstellungen für eine bestimmte Druckstufe nicht automatisch in andere Druckstufen übernommen werden. Dies gilt auch für die Hinterlegung der Schreiben.

Über den Bereich Bereich Formular auswählen  stehen Ihnen ihre Druckdesigns zur Auswahl. Je nachdem, welche Art der Ausgabe von Ihnen gewählt wird (Druck, Email,...) sollte Sie darauf achten, ein Designs inklusive oder exklusive Ihrer Firmenlogos zu selektieren.

Über die Schaltfläche [Ausgabe-Filter] können Sie die Ausgabe Ihrer Positionen auf bestimmte Hierarchien oder Positionen einschränken.

Hinterlegung eines Anschreibens, einer Vorbemerkung oder eines Schlusstext

Zur Hinterlegung eines Schreiben können Sie auf Textvorlagen zurückgreifen. Die Verwaltung erfolgt über die die Textvorlagen-Verwaltung.
Nach Anwahl des entsprechenden Registers Anschreiben, Vorbemerkung oder Schlusstext stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung;

• Anschreiben/Vorbemerkung/Schlusstext einlesen  - Über den Auswahldialog haben Sie Zugriff auf die für Projekte vorgesehenen Anschreiben/Vorbemerkungen/Schlusstexte. Evtl. hinterlegte Platzhalter werden beim Einlesen des Anschreibens nicht ersetzt. Die Ersetzung wird erst beim Ausdruck sichtbar.

• einlesen + Platzhalterersetzung  -  Über den Auswahldialog haben Sie Zugriff auf die für Projekte vorgesehenen Anschreiben/Vorbemerkungen/Schlusstexte. Evtl. hinterlegte Platzhalter werden beim Einlesen des Anschreibens direkt ersetzt und sind sofort sichtbar. Dies bedeutet jedoch, dass Änderungen an den Ursprungsdaten der Platzhalter sich nachträglich nicht mehr auswirken.

• Anschreiben/Vorbemerkung/Schlusstext löschen  - Der Inhalt des Textfeldes wird gelöscht

Hinweis zum Register Vorbemerkung:
Im unteren Bereich (Feld Feld Ausgabe), legen Sie fest, an welcher Stelle Ihres Ausdruckes die Vorbemerkung gedruckt werden soll

Sie haben ebenfalls die Möglichkeit individuellen Text zu erfassen. Über das Kontextmenü des Eingabefeldes stehen Ihnen die üblichen Formatierungsfelder zur Verfügung. Ebenfalls haben Sie hierüber den Zugriff auf mögliche mögliche Platzhalter  zur automatischen Texteinfügung aus bestimmten Datenbankfeldern (z.B. aus der Kundenanschrift oder der Baustellenadresse).

Außerdem können Sie über das Register Werbetext, einen, in der der Werbetexte-Verwaltung angelegten, Werbetext mit auszugeben. Die Ausgabe des Textes erfolgt nach der Gesamtsummenberechnung am Ende des Beleges.

Hierarchiestufenspezifische Druckeinstellungen

Über die Ausgabeeinstellungen im Bereich Bereich Titeleinstellungen  nehmen sie die hierarchiestufenspezifischen Druckeinstellungen vor.
Mit dem Listenfeld Listenfeld AusgabeTitelsummen  legen Sie fest, ob eine Titelsumme gedruckt werden soll oder nicht (Einstellung: ohne) und wenn ja, ob die kalkulierten Preisanteile beim Ausdruck der Titelsummen und in der Titelzusammenfassung in einer Summe (Einstellung: zusammen) oder getrennt ausgewiesen werden sollen (Einstellung: getrennt).
Die Checkbox Checkbox Seitenwechsel vor Titelzusammenfassung  steuert, ob nach der letzten Hierarchiestufe Ihres Projektes, also vor Ausgabe der Titelzusammenfassung ein Seitenwechsel stattfinden soll oder nicht.
Die Checkbox Checkbox Seitenwechsel nach Titelende  steuert, ob nach jeder einzelnen Hierarchiestufe ein Seitenwechsel stattfinden soll oder nicht.
Die Checkbox Checkbox Hierarchiestufen ohne Preis nicht drucken  regelt, ob Hierarchiestufen ohne Preis auf der Ausgabe erscheinen sollen.
Über die Checkbox Checkbox nur Titelzusammenfassung  wiederum haben Sie die Möglichkeit, die Ausgabe der Positionen und Hierarchien zu unterbinden und ausschließlich eine Titelzusammenfassung mit den jeweiligen Gesamtsummen auszugeben.

Positionsspezifische Druckeinstellungen

Über die Ausgabeeinstellungen im Bereich Bereich Titeleinstellungen  nehmen sie die positionsspezifischen Druckeinstellungen vor.
Das Listenfeld Listenfeld Artikeltext  bestimmt die Textausgabe zu Ihren Projekt-Positionen. Sie können bestimmen, ob der Kurz- oder der Langtext, beide oder nur bestimmte Teile dieser, gedruckt werden sollen.
Ob auf Ihrem Beleg die erfassten Textbausteine, die Textzeilen, beide oder überhaupt keine Textpositionen gedruckt werden sollen, steuern Sie über das Listenfeld Listenfeld Textzeilen ausgeben.
Die Listenfelder  Preisanteile (Lohn, Mat...)  und die Schaltfläche [Einstellungen Preisanteile] bestimmen, ob die kalkulierten Preisanteile beim Ausdruck der Positionen in einer Summe (Einstellung: zusammen) oder getrennt ausgewiesen werden sollen (Einstellung: getrennt).  

Zur Steuerung des Ausdrucks von Haupt- und Unterpositionen stehen Ihnen ebenfalls Einstellungen zur Verfügung. Wichtig hierbei sind vor allem die [Einstellungen Unterpositionen], über welche Sie regeln welche Texte der Unterpositionen gedruckt werden sollen und und Unterpositionen, über welche Sie regeln ob und wenn ja mit welchen Daten die Unterpositionen ausgegeben werden sollen. Für die Unterposition-Preisanteile gelten die gleichen Regeln, wie bei den Preisanteilen oben. Diese sind jedoch nur relevant, wenn Sie in der vorigen Einstellung die Ausgabe der Preise aktivieren.

Bei einer getrennten Ausweisung der Preisanteile kommen die Bezeichnungen Text Material, Lohn, Rohstoff, Fremdleistung, Geräte/Maschinen und Sonstiges zum Tragen. Diese Bezeichnungen (einsehbar und änderbar individuell über die Schaltfläche [Ausgabetexte für...]) werden beim Ausdruck vor den jeweiligen Preisanteil geschrieben. Gleiches gilt für den Text zusammen, welcher jedoch dann zum Tragen kommt, wenn die Preisanteile zusammen in einer Summe gedruckt werden. Hat eine Positionen nur einen Preisanteil, gilt in jedem Fall die Bezeichnung dieses Preisanteils. Die Bezeichnungen Text ca. und lt. LV werden direkt vor die Positionsmenge geschrieben.
Alle vorhergegangen Bezeichnungen werden über die die Sprachen-Verwaltung geregelt und hieraus vorbelegt.

Allgemeine Druckeinstellungen festlegen

Steuerung von weiteren Druckeinstellungen:

• Schaltfläche [Belegbezeichnung] - In den Feldern werden automatisch die über die Sprachen-Verwaltung festgelegten Druckstufenbezeichnungen eingestellt und können beliebig geändert werden - gültig für das bestehende aktive Projekt.

• Schaltfläche [Zahlungsbedingungen] - Diese Tabelle wird mit der in den Kunden-Stammdaten hinterlegten Zahlungsbedingung vorbelegt und kann projektspezifisch für die jeweilige Druckstufe abgeändert werden; über die Eingabe der der Valutatage  steuern Sie die Berechnung der Fälligkeitstage für Skonto und der Hauptfälligkeit. Bei keiner Eingabe erfolgt die Berechnung auf Grundlage des des Belegdatums. Je nachdem, wie viele viele Valutatage  Sie eingeben, wird vom vom Belegdatum  ausgehend ein ein Valutadatum  ermittelt. Von diesem diesem Valutadatum  ausgehend erfolgt die Berechnung der Fälligkeit.
  Es gibt allerdings auch die Möglichkeit, grundlegend geltend für den Projektbereich, Zahlungsbedingungen zu hinterlegen. Gehen Sie hierzu über das Hauptmenü über [Extras]  → [Konstanten-Verwaltung]  → Registerkarte→ [Projekt] → Projekt-Zahlungsbedingungen. Hier können Sie pro Status festlegen, welche Zahlungsbedingung für ein Projekt gelten soll. Unabhängig davon, ob eine Zahlungsbedingung generell hinerlegt wurde, können Sie jeweils die Prüfung dieser vor dem Druck bestimmen. Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung:
  -  nicht prüfen  → es findet keine Prüfung vor dem Druck statt
  -  auf Gültigkeit prüfen  → es wird geprüft, ob die für den zu druckenden Status angegebene Zahlungsbedingung noch in der der Zahlungsbedingung-Verwaltung  vorhanden ist
  -  auf Gültigkeit prüfen und ggf. Druck nicht zulassen  → bei einer nicht mehr vorhandenen Zahlungsbedingung wird der Druck nicht zugelassen
  -  auf Belegt und Gültigkeit prüfen  → es wird geprüft, ob für den zu druckenden Status eine Zahlungsbedingung ausgewählt wurde und ob diese auch in der Zahlungsbedingung-Verwaltung vorhanden ist
  -  auf Belegt und Gültigkeit prüfen und ggf. Druck nicht zulassen  → falls festgestellt wird, dass keine Zahlungsbedingung hinterlegt wurde, oder dass die hinterlegte Zahlungsbedingung nicht mehr vorhanden ist, wird der Druck nicht zugelassen

• Belegdatum  - Wird mit dem Tagesdatum vorbelegt und kann beliebig geändert werden.

• Blankette ausgeben mit -  Über diese Checkbox kann ein Angebotsdruck ohne Preisausweisung erfolgen. Zugleich können Sie festlegen, welche Schreiben mit der Blankette ausgegeben werden sollen.

• Nachtrag  - Bei Auswahl eines Nachtrags-Angebot oder Nachtrags-Auftragsbestätigung, können über diese Eingrenzungsfelder ggf. einzelne Nachträge eingegrenzt werden für den Ausdruck.

• Seiteneinstellungen  - hier legen Sie die Seitennummerierung fest. Ab welcher Seite mit welcher Nummer begonnen wird - und die Vorgabe für den Seitenabschluss (Übertrag oder Seitensumme)

• Adresskopf ausgeben  - Meist in Verbindung mit dem Blanketten-Druck wird diese Checkbox relevant. Hierüber steuern Sie die Ausgabe der Kundenanschrift und der weiteren Kopfdaten vor dem Leistungsverzeichnis

Ausgabe über Druckersymbol oder Vorschau

Um eine Vorschau Ihres Beleges zu erhalten steht Ihnen diese Funktion über Anwahl [Datei/Datensatz] --> [Seitenansicht] oder das entsprechende Symbol in der Symbolzeile zur Verfügung. Ebenso verhält es sich für die Funktion [Drucken]. Es öffnet sich der STREIT Druckmanager mit seinen allgemein gültigen Funktionalitäten.

Anpassung des Projektstatus und Archivierung der erzeugten Belege

Durch den Druck eines Angebots oder einer Auftragsbestätigung erfolgt eine automatische Anpassung des des Projektstatus  in der Registerkarte Registerkarte Vormaske.
In der Registerkarte Zusatzdaten in der Vormaske wird das entsprechende Druckdatum hinterlegt - dies ist vor allem wichtig bei der Eingrenzung für die Listen halbfertige Arbeiten.
Die gedruckten Belege werden automatisch in der Registerkarte Registerkarte Archiv angezeigt und können dort nochmals zur Ansicht gebracht werden.

Angebotsabgabe per GAEB

Die Abgabe Ihres Angebots per GAEB erfolgt über die Menüzeile Anwahl [Datei/Datensatz] --> [Datenexport] --> [GAEB-Datei erstellen] oder das entsprechende Symbol in der Symbolzeile. Nach Anwahl öffnet sich ein Dialog zur Auswahl der GAEB-Norm. Hier wird i.d.R. die Austauschnorm bereits vorgeschlagen, da in STREIT gespeichert ist, mit welcher Norm das Projekt eingelagert wurde. Diese Norm wird schließlich auch bei Auslagerung vorgeschlagen.

Nach Bestätigung des Dialogs erfolgt der Einsprung in das entsprechende Verwaltungsprogramm der GAEB-Norm. Die Austauschphase 84 wird automatisch vorgeschlagen bzw. aktiviert. Auch Ihr Status als ausführender Betrieb.
Nach Anwahl der Ordner-Schaltfläche hinter dem Datenfeld GAEB-Dateiname (inkl. Pfad) wählen Sie den Ablageort für Ihre Angebotsdatei und vergeben durch Eingabe im entsprechenden Datenfeld einen beliebigen Dateinamen. Nach Bestätigung des Dialogs über die Schaltfläche [Speichern] wird der Speicherort inkl. Ihrem eingegebenen Dateinamen übernommen.
Ist auf dem Register Register Auslagern  die Checkbox Checkbox EPAnteile ausweisen aktiviert, werden die Kalkulierten Einzelpreisanteile separat in die GAEB-Datei geschrieben. Ist diese inaktiv erfolgt die Übergabe in einem Betrag. Eine Vorbelegung dieser Einstellung erfolgt über Vorgabewerte. Diese rufen Sie über Strg + rechte Maustaste → [Vorgabewerte] auf.
Die folgenden Checkboxen Checkboxen Rohstoffzuschlag, Fremdleistung, Geräte/Maschinen und  und Sonstige Kosten getrennt ausweisen  regeln die Auslagerung dieser Einzelpreisanteile. Bei Aktivierung erfolgt die separate Auslagerung, bei Nicht-Aktivierung wird der jeweilige Anteil dem Materialanteil zugeordnet.
Müssen Sie innerhalb des Leistungstextes für das Angebot relevante Textergänzungen (bspw. Fabrikatsangaben) vornehmen, wird die Checkbox Checkbox Texte immer exportieren  relevant. Durch Aktivierung geben Sie Ihrer GAEB-Datei die aktualisierten Texte mit.
Über die Checkbox Checkbox Unterpositionen ausweisen  regeln Sie, ob im Leistungsverzeichnis erfasste Unterpositionen mit ausgelagert werden sollen oder lediglich die zugehörige Hauptpositionszeile.

Über Anwahl der Schaltfläche [Eingrenzung] haben Sie die Möglichkeit innerhalb des Dialogs die Ausgabe der Gaeb-Datei auf Hierarchien und/oder Positionen zu beschränken.

Über die Anwahl [Auslagern] starten Sie die Erstellung der Datei.

Erstellung einer Auftragsbestätigung aufgrund der beauftragten Menge

In der Positionserfassung der der Projekt-Verwaltung  sehen Sie unter anderem auch die Spalte Spalte Beauftragte Menge. Beim Druck einer Auftragsbestätigung werden die Mengen laut Angebot in diese Spalte übergeben.
Sollte sich die beauftrage Menge im Nachhinein ändern, kann diese entweder manuell überschrieben werden oder über das Kontextmenü durch Anwahl der Funktion [Angebotsmenge in beauftragte Mengen übernehmen] aktualisiert werden.

Im Im Soll-/Ist-Vergleich Vergleich kann später entschieden werden, ob die Angebotsmenge oder die beauftragte Menge genutzt werden soll. Die beauftragte Menge ermöglicht hier beispielsweise, dass noch nicht bestätigte Nachtragsangebote nicht berücksichtigt werden.
Die beauftragte Menge kann auch für das Auftragseingangsbuch genutzt werden. In der Konstanten-Verwaltung steht hierzu die Einstellung Einstellung AEBuch mit beauftragter Menge bedienen zur Verfügung. Wird diese aktiviert, werden die beauftragten Mengen künftig ausgegeben.

Ergebnis/Ausblick/nächste Schritte

Nach der Abgabe Ihres Angebots, Beauftragung durch Ihren Kunden und Erstellung der Auftragsbestätigung erfolgt die Erfassung des Aufmaß. Unabhängig des Aufmaß können auch anderweitig z.B. pauschale Rechnungen bereits erstellt werden.

verwandte Themen

Neue Belege erfassen in der Auftragsbearbeitung.