Erstellung eines Angebots / einer Auftragsbestätigung

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Nach erfolgreicher Anlage und Kalkulation der Projektpositionen bzw. Ihres Leistungsverzeichnisses erfolgt die Ausgabe des Angebots und/oder einer Auftragsbestätigung. Die Ausgabe der Belege erfolgt entweder klassisch per Druck, in Datei oder per Email - oder im GAEB-Format.

Voraussetzungen

Der Abgabe Ihres Angebots geht die Positionserfassung und Kalkulation Ihres Leistungsverzeichnisses, bzw. die Positionsbearbeitung und Kalkulation von GAEB-Projekten (GAEB-Erfassung) voraus.

Anleitung

Belegerstellung über Druck, per EMail/Fax oder in Dateiform

Anwahl der Einstellungen zur Belegerstellung

Der Hauptbereich zur Festlegung Ihrer Druckeinstellungen zur Belegausgabe ist die Registerkarte Ausgabeeinstellungen. Dieses Register teilt sich wiederum in 3 Bereiche auf:

Der Bereich Ausgabetexte dient zur Hinterlegung eines Anschreibens, einer Vorbemerkung und eines Schlusstext
Der Bereich Beleg auswählen dient zur Festlegung der Druckstufe
Der Detail-Einstellungsbereich mit seinen Registern [Einstellungen] und [Ausgabe Rechnung/Gutschrift]

Festlegung der Druckstufe, des Formulars und Eingrenzung Ihres Ausdrucks

Es stehen Ihnen 6 Druckstufen zur Verfügung: Angebot, Nachtrags-Angebot, Auftragsbestätigung, Nachtrags-Auftragsbestätigung, Rechnung und Gutschrift.
Durch Auswahl einer Druckstufe werden die der Druckstufe entsprechenden Druckeinstellungen aktiviert. Die Festlegung Ihrer Standardeinstellungen erfolgt über die Konstanten-Verwaltung --> Registerkarte [Projekt] → [Basisdaten] → untere Tabelle Belegtypabhängige Projektdruckparameter.
Die hier festgelegten Grundeinstellungen werden in Ihr Projekt übernommen. Sie können diese Einstellungen jedoch projektspezifisch nach Belieben anpassen.
Da für jede Druckstufe, bzw. für jeden Belegtyp andere Druckeinstellungen gelten können, ändern sich die Einstellungen u.U. beim Wechsel der Druckstufe. Dies bedeutet, dass evtl. getätigte projektspezifische Druckeinstellungen für eine bestimmte Druckstufe nicht automatisch in andere Druckstufen übernommen werden. Dies gilt auch für die Hinterlegung der Schreiben.

Über den Bereich Formular auswählen stehen Ihnen ihre Druckdesigns zur Auswahl. Je nachdem, welche Art der Ausgabe von Ihnen gewählt wird (Druck, Email,...) sollte Sie darauf achten, ein Designs inklusive oder exklusive Ihrer Firmenlogos zu selektieren.

Über die Schaltfläche [Ausgabe-Filter] können Sie die Ausgabe Ihrer Positionen auf bestimmte Hierarchien oder Positionen einschränken.

Hinterlegung eines Anschreibens, einer Vorbemerkung oder eines Schlusstext

Zur Hinterlegung eines Schreiben können Sie auf Textvorlagen zurückgreifen. Die Verwaltung erfolgt über die Textvorlagen-Verwaltung.
Nach Anwahl des entsprechenden Registers Anschreiben, Vorbemerkung oder Schlusstext stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung;

Anschreiben/Vorbemerkung/Schlusstext einlesen - Über den Auswahldialog haben Sie Zugriff auf die für Projekte vorgesehenen Anschreiben/Vorbemerkungen/Schlusstexte. Evtl. hinterlegte Platzhalter werden beim Einlesen des Anschreibens nicht ersetzt. Die Ersetzung wird erst beim Ausdruck sichtbar.
einlesen + Platzhalterersetzung - Über den Auswahldialog haben Sie Zugriff auf die für Projekte vorgesehenen Anschreiben/Vorbemerkungen/Schlusstexte. Evtl. hinterlegte Platzhalter werden beim Einlesen des Anschreibens direkt ersetzt und sind sofort sichtbar. Dies bedeutet jedoch, dass Änderungen an den Ursprungsdaten der Platzhalter sich nachträglich nicht mehr auswirken.
Anschreiben/Vorbemerkung/Schlusstext löschen - Der Inhalt des Textfeldes wird gelöscht

Hinweis zum Register Vorbemerkung:
Im unteren Bereich (Feld Ausgabe), legen Sie fest, an welcher Stelle Ihres Ausdruckes die Vorbemerkung gedruckt werden soll

Sie haben ebenfalls die Möglichkeit individuellen Text zu erfassen. Über das Kontextmenü des Eingabefeldes stehen Ihnen die üblichen Formatierungsfelder zur Verfügung. Ebenfalls haben Sie hierüber den Zugriff auf mögliche Platzhalter zur automatischen Texteinfügung aus bestimmten Datenbankfeldern (z.B. aus der Kundenanschrift oder der Baustellenadresse).

Außerdem können Sie über das Register Werbetext, einen, in der Werbetexte-Verwaltung angelegten, Werbetext mit auszugeben. Die Ausgabe des Textes erfolgt nach der Gesamtsummenberechnung am Ende des Beleges.