Einstellungen im Mitarbeiterstamm

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Voraussetzungen

Nachdem das Arbeitszeitkonto und der Arbeitszeitplan angelegt und eventuell Zuschlagssätze festgelegt wurden, finden die individuellen Einstellungen und Zuordnungen zur Zeiterfassung mitarbeiterspezifisch in der Mitarbeiter-Verwaltung statt.

Anleitung

Einstellungen im Register Zeiterfassung

Register Allgemein

Im Register [Allgemein] hinterlegen Sie die grundlegenden Einstellungen der Zeiterfassung.

Folgende Angaben sind hier wichtig:

Aktivierung der Zeiterfassung

Über die Auswahl im Feld Zeiterfassung legen Sie generell fest, ob der Mitarbeiter an der Zeiterfassung teilnimmt oder nicht.

Folgende Möglichkeiten sind gegeben:

Einstellung	Beschreibung
keine Zeiterfassung	Der Mitarbeiter nimmt nicht an der Zeiterfassung teil. Über die Erfassungsmöglichkeiten der Zeiterfassung (manuell und digital) können keine Zeiten des Mitarbeiters gespeichert werden.
Manuelle Zeiterfassung	Innerhalb der Erfassungsmöglichkeiten der Zeiterfassung können Zeiten des Mitarbeiters manuell erfasst werden. Die Zuordnung zu einer digitalen Zeiterfassung (HandyApp, Portable oder stationär) ist nicht möglich. Eine Lizenzprüfung/-belegung findet in diesem Fall nicht statt.
Manuelle und digitale Zeiterfassung	Innerhalb der Erfassungsmöglichkeiten der Zeiterfassung können Zeiten des Mitarbeiters manuell erfasst werden. Des weiteren ist die Zuordnung zu einer digitalen Zeiterfassung (HandyApp, Portable oder stationär) möglich. Wird diese Einstellung gewählt findet die Prüfung auf vorhandene Lizenzen zur digitalen Zeiterfassung statt. TIPP: Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, sollte dieses Kennzeichen wieder auf keine Zeiterfassung zurückgesetzt werden, damit die Lizenz für einen weiteren Mitarbeiter wieder frei wird.

Zuordnung der Stempelart

Zur Teilnahme an der Zeiterfassung ist dies Einstellungen der Stempelart sehr wichtig und als Pflicht einzustellen. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

Einstellung	Beschreibung
keine Stempelart	Zeiterfassung für diesen Mitarbeiter nicht möglich
Anwesenheits- und Auftragszeiten ohne An- und Abfahrt	Die Zeiterfassung ist mit Kommen/Gehen auf unproduktive Tätigkeiten (Anwesenheitszeiten) und produktiv auf Aufträge (Projektarbeitsaufträge, Projektserviceaufträge, Arbeitsaufträge, Serviceaufträge) möglich. An- und Abfahrt kann nicht gestempelt werden. Bei der Mobilen Zeiterfassung (HandyApp oder Portable/Monteur+) werden die An- und Abfahrtsstempelungen nicht angeboten.
Anwesenheits- und Auftragszeiten mit An- und Abfahrt	Die Zeiterfassung ist mit Kommen/Gehen auf unproduktive Tätigkeiten (Anwesenheitszeiten) und produktiv auf Aufträge (Projektarbeitsaufträge, Projektserviceaufträge, Arbeitsaufträge, Serviceaufträge) möglich. An- und Abfahrt können gestempelt werden. Bei der Mobilen Zeiterfassung (HandyApp oder Portable/Monteur+) werden die An- und Abfahrtsstempelungen angeboten.
nur Anwesenheitszeiten	Die Zeiterfassung ist ausschließlich mit Kommen/Gehen auf unproduktive Tätigkeiten (Anwesenheitszeiten) möglich.
nur Auftragszeiten ohne An- und Abfahrt	Die Zeiterfassung ist ausschließlich produktiv, d.h. auf Aufträge (Projektarbeitsaufträge, Projektserviceaufträge, Arbeitsaufträge, Serviceaufträge) möglich. Keine unproduktiven Stempelungen möglich. An- und Abfahrt ist nicht möglich.
nur Auftragszeiten mit An- und Abfahrt	Die Zeiterfassung ist ausschließlich produktiv, d.h auf Aufträge (Projektarbeitsaufträge, Projektserviceaufträge, Arbeitsaufträge, Serviceaufträge) möglich. Keine unproduktiven Stempelungen möglich. An- und Abfahrt ist möglich.

Vorbelegung einer unproduktiven Tätigkeit

Die hier eingestellte unproduktive Tätigkeit wird bei der Stempelung vorgeschlagen.

Ist eine Stempeluhr im Einsatz wird in der Regel die zuletzt durchgeführte Stempelung vorgeschlagen. Dies hat den Vorteil, dass der Mitarbeiter nicht jeden Tag den gleichen Auftrag erneut auswählen muss. Muss vor der produktiven Stempelung auf den Auftrag jedoch zuerst eine unproduktive Stempelung für die allgemeine Arbeitsvorbereitung erfolgen, z.B. Besprechung, dann kommt dieser Vorteil nicht zum tragen. In diesem Fall ist die Vorbelegung von Nachteil. In solchen Fällen wird für den Mitarbetier die gewünschte unproduktive Tätigkeit in diesem Feld eingestellt, die dann an der Stempeluhr vorgeschlagen wird.

Hinterlegung der Urlaubstage

Im Feld Anspruch pro Jahr werden die Urlaubstage des Mitarbeiters auf das ganze Kalenderjahr gesehen eingetragen. Übernimmt ein Mitarbeiter Urlaub aus dem Vorjahr, kann dieser im Feld Resturlaub Vorjahr eingetragen werden.

Zugangscode für Stempelungen über Transponder zuordnen

Über das Feld Zugangscode ordnen Sie den Zugangscode des Transponders für die digitale Zeiterfassung an der stationären Zeiterfassung (EVO-Gerät) zu.

Ablauf: Lesegerät anschließen, Cursor in Feld Zugangscode positionieren, Transponder über Lesegerät ziehen, Code wird vom Transponder gelesen und in dieses Feld eingestellt.

Maximal erlaubte Zeiterfassung-Stunden pro Tag

Dieser Wert dient zur komfortableren Kontrolle der gestempelten Zeiten. Die Eingabe bewirkt, dass alle Tage, die diese Stundenanzahl insgesamt überschreiten, mit einem Prüfkennzeichen versehen werden. Beispielsweise arbeitet ein Mitarbeiter in der Regel nicht mehr als 9 Stunden am Tag. Hier könnte jetzt der Wert von 10 Stunden eingetragen werden, da man davon ausgeht, dass dann eine falsche Stempelung vorliegt.

Stempelungen sperren

Über die Checkbox Stempelung sperren wird der Mitarbeiter von der Erfassung der Zeiterfassung gesperrt.

Register Arbeitszeitplan

Eine weitere Grundvoraussetzung für die Teilnahme an der Zeiterfassung ist die Zuordnung eines Arbeitszeitplans mit entsprechender Gültigkeit (Gültig von - bis). Da es sich bei der Zuordnung um eine Tabellenerfassung handelt, ist eine Mehrfachzuordnung möglich. Dem Mitarbeiter können demnach mehrere Arbeitszeitpläne mit unterschiedlichen Hinterlegungen und unterschiedlichen Gültigkeitszeiträumen zugeordnet werden.

Register Arbeitszeitkonto

Ist-Stunden-Ermittlung

Über die Angabe im Feld Ist-Stunden-Ermittlung bestimmen Sie, aus welchem Programmbereich die Ist-Zeiten für die Mitarbeiter-Auswertungen herangezogen werden sollen (bspw. für die Mitarbeiter-Anwesenheitsliste).

Es kann bestimmt werden, ob die gestempelten Zeiten aus der Zeiterfassung oder aus der Nachkalkulation zur Berechnung dienen.

Zuordnung des Arbeitszeitkontos

In der entsprechend bezeichneten Erfassungstabelle kann ein oder mehrere Arbeitszeitkonten hinterlegt werden.
Zunächst geben Sie die Nummer des entsprechenden Arbeitszeitkontos in der Datenzeile im Feld Konto Nr. ein.
Über die Datumsfelder Gültig von und Gültig bis bestimmen Sie den Zeitraum, innerhalb dessen die Einstellungen des Arbeitszeitkontos berücksichtigt werden sollen.

Register Zuschlagssätze

Die Zuschlagssätze sind dazu da, dem Mitarbeiter für Arbeitszeiten innerhalb von bestimmten Zeitenräumen, Zulagen zu gewähren. Typische Beispiele sind hierfür Nachtarbeitszuschläge. Wie schon beim Arbeitszeitplan und beim Arbeitszeitkonto können die entsprechenden Gültigkeitszeiträume (Gültig von - bis) angegeben werden.

Register Reisekosten

In diesem Register können die entsprechenden Pläne für Fahr- und Verpflegungsgeld mit der gewünschten Gültigkeit hinterlegt werden.

Register Nachkalkulation

Mit dieser Einstellungen wird geregelt, mit welcher Rundung die gestempelten Zeiten von der Zeiterfassung in die Nachkalkulation Stunden eingestellt werden. Der praktische Hintergrund ist beispielsweise, dass immer volle 15 Minuten abgerechnet werden.

Beispiel:

Einstellung: Rundung auf volle 15 Minuten ab 2 Minuten

Stempelung von 07:30 - 09:37 Uhr -> Übergabe in Naka = 2,25 Std. (07:30 - 09:45)

Stempelung von 07:30 - 09:31 Uhr -> Übergabe in Naka = 2,00 Std. (07:30 - 09:30)

Register Sonstiges

Anzahl unbezahlte Minuten für Anfahrt/Abfahrt/Hauptarbeit

Mit diesen Einstellungen ist es möglich, die hier eingetragenen Minuten als unbezahlt zu kennzeichnen. Dies hat zur Auswirkung, dass diese Zeiten in der Mitarbeiteranwesenheit in einer separaten Spalte aufgeführt werden können. Des Weiteren werden diese Zeiten nicht in die Nachkalkulation übertragen.

Voraussetzung für diese Abläufe sind diverse Einstellungen innerhalb der Arbeitsgangverwaltung.

Einstellungen im Register Lohnkosten

Zur Erfassung von produktiven Stempelungen ist der Minuten-/Stundensatz zwingend notwendig. Dieser wird als Kosten in die Nachkalkulation Stunden übertragen.