Einkaufsbelege drucken

Anleitung

Nachdem Sie die Positionserfassung abgeschlossen haben wechseln Sie in das Register Ausgabeeinstellungen. Im Maskenbereich Formular auswählen wählen Sie das gewünschte Druckdesign. Den vorgeschlagenen Belegname können Sie individuell über das gleichnamige Feld überschreiben. Haben Sie eine Lieferanschrift erfasst können Sie diese durch Aktivierung der Checkbox Anschriften tauschen als Anschrift ausgeben. Ob Sie Kurz- oder Langtexte drucken möchten legen Sie über die Listenfelder Artikeltext, Textbausteine, Textzeilen fest. Die Vorbelegungen können Sie über die Konstanten-Verwaltung, Register EK-Beleg vornehmen. Die weiteren Feldbeschreibungen entnehmen Sie bitte dem Bereich 'Felder und Befehle', Bereich Ausgabeeinstellungen am Ende dieser Seite. Nachdem Sie alle Druckeinstellungen vorgenommen haben starten Sie den Druck über das Drucksymbol.

Beleg-Vorschau

Um sich den Beleg vorab anzeigen zu lassen, wählen sie über die Menüzeile  [Datei/Datensatz] ->  [Seitenansicht], bzw. das entsprechende Symbol in der Symbolleiste. Über die Lupensymbole kann der Beleg entsprechend vergrößert oder verkleinert werden. Über die Schaltfläche [Schnelldruck] haben Sie die Möglichkeit, den Druckvorgang auch direkt aus der Vorschau heraus zu starten. Die Vorschau verlassen Sie über die Schaltfläche [Druckvorschau schließen].

Erfassen von Anschreiben, Vorbemerkung und Schlusstext

Zur Hinterlegung eines Anschreibens, einer Vorbemerkung und eines Schlusstextes haben Sie die Möglichkeit, auf konstante Textvorlagen zurückzugreifen. Die Verwaltung erfolgt über die Textvorlagen-Verwaltung.

Nach Anwahl des entsprechenden Registers Anschreiben, Vorbemerkung oder Schlusstext im Register Ausgabeeinstellungen stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung;

Weiterhin können Sie einen individuellen Text zu erfassen. Über das Kontextmenü des Eingabefeldes stehen Ihnen die üblichen Formatierungsfelder zur Verfügung. Ebenfalls haben Sie hierüber den Zugriff auf mögliche Platzhalter zur automatischen Texteinfügung aus bestimmten Datenbankfeldern (z.B. aus der Lieferanschrift oder den Belegkopfdaten).

Weiterhin kann ein Standard-Schreiben vorbelegt werden, welches  dann in Folge automatisch bei Erstellung eines neuen Beleges eingelesen wird. Innerhalb der Anwahl [Extras] -> [Konstantenverwaltung] → [EK-Beleg] können Sie diese Standardschreiben je Belegstatus über die Felder TextIDAnschreiben, TextIDVorbemerkung und TextIDSchlusstext direkt über den Suchbutton zuordnen.

Für die Vorbemerkung steht Ihnen zusätzlich das Listenfeld Seitenwechsel zur Verfügung. Hier stehen Ihnen folgende Auswahlen zur Verfügung:

• kein Seitenwechsel nach Vorbemerkung: Falls eine Vorbemerkung erfasst ist erfolgt beim Druck kein Seitenwechsel
• Seitenwechsel nach Vorbemerkung:        Falls eine Vorbemerkung erfasst ist erfolgt beim Druck ein Seitenwechsel nach dem Druck der Vorbemerkung

Druck Buchungsbeleg aus Einkaufsbelegen

Um eine sinnvolle Archivierung zu erhalten macht es Sinn, für die manuell erfassten Einkaufsbelege einen Archivierungs- bzw. Buchungsbeleg zu drucken, um die Originalbelege des Lieferanten dem jeweiligen Beleg korrekt zuordnen zu können.

Beispiel:

Archivierungsetiketten gibt es für folgende Programme:

Durch die Archiv-Zuordnung, in Kombination mit dem Ein-/Ausgang-Kennzeichen, können nun die gewünschten Belege im Archiv limitiert werden. Die Archivierung des ausgehenden Archivetiketts ist notwendig, damit die Archivierung des eingehenden Dokuments funktioniert. Ist vor dem Druck des Etiketts auch die Beleg-Bemerkung und die externe Belegnummer des Lieferanten erfasst, erscheint diese automatisch im Archivgrid (beim Archivierungsetikett und dadurch dann auch beim eingehenden Dokument - dem eingescannten Beleg des Lieferanten).

Eine Besonderheit des Buchungsbeleges ist der Ausdruck der Konten. Das Standard-Design ist für den Ausdruck von 3 Konten vorgesehen. Sind in einem Beleg mehr als 3 Konten vorhanden, kommt ein entsprechender Hinweis auf dem Etikett, dass noch weitere Konten vorhanden sind, diese aber für den Ausdruck eingerichtet werden müssen. In der Summe werden die nicht gedruckten Konten allerdings berücksichtigt. Den Druck des Buchungsbeleges starten Sie über das entsprechende Design und anschließender Anwahl des Druckmanagers.

Digitales Buchungsetikett im Archiveintrag der Eingangsrechnung hinterlegen

Bei digitalen Eingangsrechnungen kann ein digitales Buchungsetikett eingefügt werden. Dazu wird der Archiveintrag der Rechnungseingangsprüfung mit Doppelklick geöffnet.

Über das rot markierte Symbol wird die Funktion aufgerufen. Anschließend stehen drei verschiedene Varianten zur Auswahl:

Die ersten beiden Varianten sind identisch mit den Etiketten, die gedruckt werden können. Es wird auf die selben Designs zugegriffen. Somit können diese auch durch Anpassung der Designs individuell eingestellt werden. Die Position und Größe des Etikettes kann per Maus festgelegt werden.
Wird das Buchungsetikett als Haftnotiz gewählt, erscheint anschließend ein Dialog. Über die Checkboxen bestimmen Sie, welche Informationen eingestellt werden sollen. Bei Aktivierung der Option Buchungstabelle verwenden, wird auch die Kontierung gedruckt.

E-Mail an Lieferantenverbindungsdaten

Sie  haben in der Vormaske des Einkaufsbeleges, Register zusätzliche Adressdaten über den Adresstyp Lieferanten-Verbindung Ansprechpartner vom Lieferanten zugeordnet und die Spalte E-Mail-Verteiler aktiviert. Somit erhalten Sie beim Druckvorgang eine Auflistung dieser Verbindungsdaten und können den Versand an die jeweiligen Ansprechpartner auswählen.

Ausweisung der Rohstoffbeträge

Die Ausweisung der Rohstoffbeträge können Sie in der Rohstofftabelle im Menü über [Extras] → [Konstantenverwaltung] → [Rohstoffe] im Maskenbereich Rohstoff-Gewichte, Spalte Verdeckt (EK) vornehmen. Diese Einstellung wird in die jeweiligen Belege übernommen und kann, bei entsprechender Maskeneinrichtung, positionsweise verändert werden.

Etiketten drucken

Für im Einkaufsbeleg hinterlegte Artikel können Sie Etiketten drucken. Dies ist vor allem beim Wareneingang sinnvoll, um die eingehenden Artikel mit dem Barcodeetikett zu versehen. Wählen Sie hierzu im Beleg über [Datei/Datensatz] → [weitere Druckausgaben] → [Etiketten drucken]. Im nachfolgenden Dialog wählen Sie zunächst über das Listenfeld BelStatus den betreffenden Belegstatus aus. Nach Eingabe der Belegnummern und gegebenenfalls Limitierung nach dem Belegdatum können Sie über die Felder ArtNr und WGR eine zusätzliche Differenzierung vornehmen. Im Dialogbereich Druckvariante stehen Ihnen über den jeweiligen Radiobutton folgende Einstellungen zur Verfügung:

Bei entsprechender Designeinrichtung können Sie das im Feld Etiketten-Datum erfasste Datum ausdrucken lassen. Den Druck der Etiketten starten Sie über die Schaltfläche [Drucken].

Terminmahnung drucken

Eine Terminmahnung können Sie sowohl für fehlende Lieferbestätigungen als auch für ausstehende Lieferungen drucken. Wählen Sie hierzu im Beleg über [Datei/Datensatz] → [weitere Druckausgaben] → [Termin-Mahnungen]. Über den Dialog Terminmahnungen legen Sie in der Mahnart durch Markierung des entsprechenden Radiobutton zunächst fest, ob Sie eine Lieferbestätigung oder einen Lieferverzug anmahnen möchten. Anschl. nehmen Sie über die Felder ArtikelNNr, Lager, Kommission, Liefertermin, Lieferanten-Nr, Beleg-Nr und Belegdatum die Limitierung vor. Über die Schaltfläche Text einlesen öffnet sich ein weiterer Dialog über welchen Sie über die Satzart (EK) Mahnung auf hinterlegte Textvorlagen aus der Textvorlagen-Verwaltung  zugreifen können. Durch Markierung des entsprechenden Radiobutton beim BestaetigtKz legen Sie fest ob Sie bestätigte und unbestätigte Positionen mahnen möchten oder nur eines von beiden. Wenn Sie pro Bestellung eine Mahnung drucken wollen markieren Sie die gleichnamige Checkbox. Über die [Vorschau] können Sie vor dem Druck die Terminmahnung einsehen. Den Druck starten Sie durch Mausklick auf [Drucken]. 

Auslandstexte drucken

Wird der Beleg an einen nicht deutschsprachigen Lieferant versendet wird automatisch der Auslands-Artikeltext gedruckt. Voraussetzung hierfür ist der hinterlegte Fremdsprachentext in der Artikel-Verwaltung unter dem Sprachkennzeichen welches dem Lieferant über die Lieferanten-Verwaltung zugeordnet ist. Eine individuelle Einstellung für den Textdruck können Sie im Register Ausgabeeinstellungen über den Radio-Button Ausgabe Auslandstext vornehmen:

Sammeldruck Einkaufsbelege

Im Hauptmenü können Sie über die Anwahl [Einkauf/Lager]→ [Einkaufbelege Sammeldruck] einen Sammeldruck der Belege starten. Nach Programmanwahl wählen über das Feld Belegstatus den gewünschten Belegstatus aus. Über den Verarbeitungsstatus legen Sie fest, ob Sie offene, gelöschte, weiterverarbeitete, verbuchte oder erledigte Belege limitieren möchten. Die Checkbox DruckKz aktivieren Sie wenn Sie nur bereits gedruckte Belege nochmals ausgeben möchten. Mit Klick auf die Schaltfläche [Abfrage] starten Sie die Beleganzeige über die festgelegten Einstellungen. Die aufgeführten Belege können Sie anschl. über die Spalte Auswahl für den Druck markieren. Über das Druckersymbol gelangen Sie in den Druckmanager und starten über den gewünschten Drucker die Ausdrucke.

Ergebnis/Ausblick/nächste Schritte

verwandte Themen

Felder und Befehle