Ein Wartungsobjekt anlegen

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Die [Objekt-Verwaltung] ist der Kernbereich der gesamten Wartung. Sie dient der Erfassung und Verwaltung aller objektspezifischen Stammdaten. Alle objektrelevanten Stamm- und Bewegungsdaten werden in dieser Verwaltung angezeigt. Die Informationen reichen von den diesem Objekt zugeordneten Anlagen inkl. Bauteilen, über die Terminierung der Abrechnung- und Wartungstermine, Abrechnungssteuerwerte, Übersicht der Abrechnungspauschalen, Übersicht der offenen und bereits erledigten Serviceaufträge, Belege aus der Auftragsbearbeitung und Projektbearbeitung bis hin zur Archivübersicht. All diese aufgeführten Punkte sind ein Auszug aus dem Informationsgehalt der [Objekt-Verwaltung]. Das Wartungsprogramm und hier besonders die [Objekt-Verwaltung]  als Informationszentrum, ist unabdingbar, um in der heutigen Zeit ein modernes Facility Management (Anlagenverwaltung, Anlagenwartung) durchzuführen.

Voraussetzungen

Bevor Sie ein neues Objekt anlegen, sollten Sie sich über den Aufbau Ihres Objekt-Nummernkreises im Klaren sein. Wie in der folgenden Anleitung beschrieben, kann die Objektnummer manuell vergeben werden oder anhand von Automatismen ermittelt werden. Des weiteren muss entschieden werden, ob mit dem Wartungs-Objekt ein ein Wartungsvertrag in Verbindung stehen soll. Ist dies der Fall, sollte zunächst der zugehörige Wartungsvertrag angelegt werden. Wird bei Objekt-Neuanlage die bestehende Vertragsnummer zugeordnet, werden automatisch alle Einstellungen aus dem Vertrag in das neue Objekt übernommen, was den Verwaltungsaufwand der Objekt-Neuanlage u.U. enorm minimiert.

Anleitung

Öffnen der Objekt-Suche und -Verwaltung

Um ein neues Objekt anzulegen, öffnen Sie zunächst die [Objekt-Suche]. Die Anwahl erfolgt über den Menübaum Programmordner [Wartung und Service] --> [Stammdaten] --> [Objekte]. Es öffnet sich der Programmbereich [Objekt-Suche], in welchem Sie Ihre bestehenden Objekte suchen und öffnen können oder Sie öffnen über die Menüleiste durch Anwahl [Datei/Datensatz] --> [Neu] die [Objekt-Verwaltung] zur Objekt-Neuanlage. Eine weitere Möglichkeit besteht an dieser Stelle über die Symbolleiste der [Objekt-Suche]  durch Anwahl der Schaltfläche [Neuer Datensatz].

Um mehreren Vertragskunden gesammelt einen Brief zu schicken, können Sie dies über [Datei/Datensatz] → [Sammelausdruck] starten. Voraussetzung ist, dass Sie hierfür zunächst eine Briefvorlage im Modul Modul Textverarbeitung   angelegt haben.

Serienbrief für Objektkunden anlegen

Um mehreren Objektkunden gesammelt einen Brief zu schicken, können Sie dies über [Datei/Datensatz] → [Sammelausdruck] starten. Voraussetzung ist, dass Sie hierfür zunächst eine Briefvorlage im Modul Modul Textverarbeitung   angelegt haben.

Ermittlung der Objektnummer

Die Vergabe der Objektnummer (max. 20 Stellen) kann auf verschiedene Art und Weise gesteuert werden.

Die wohl einfachste Art ist die manuelle Vergabe der Objektnummer. Hierbei sind sämtliche Automatismen im Hintergrund deaktiviert und Sie geben die gewünschte Objektnummer selbst im Eingabefeld ObjektNr  ein. Da es sich hierbei um ein alphanumerisches Feld handelt, haben Sie die Möglichkeit, sowohl Zahlen, Buchstaben, Leer- oder Sonderzeichen zu verwenden.

Eine weitere Möglichkeit bietet die automatisierte Ermittlung der Objektnummer anhand eines vordefinierten Startwertes.  Die automatisierte Objektnummernvergabe setzt die programmtechnisch vorgegebene Länge von 10 Stellen voraus. Über die [Konstanten-Verwaltung]  und den Konstantenschalter Konstantenschalter Nächste freie ObjektNr legen Sie den Startwert für die Objektnummernvergabe fest. Über die Menüzeile und Anwahl Datei/Datensatz -> nächste freie Objekt-Nr. erhalten Sie die nächste fortlaufende Objektnummer anhand dieses Startwertes. Durch jede Objekt-Neuanlage wird dieser Konstantenwert automatisch angepasst, so dass immer von der zuletzt verwendeten Objektnummer ausgegangen wird.  

Die 3. Möglichkeit besteht durch die Ermittlung anhand eines vorgegebenen Startwerts. Über die Menüzeile und Anwahl Datei/Datensatz -> Ermittlung freie Objekt-Nr. nach Eingabe eines Startwerts] öffnet sich ein Dialog zur Ermittlung der Objektnummer. Über das Eingabefeld Startwert  geben Sie die Objektnummer ein, ab welcher ermittelt werden soll. Über die Schaltfläche [Ermittlung starten] wird im Feld Feld Zielwert die ermittelte Nummer angezeigt und mit Klick auf die Schaltfläche OK in das Objektnummernfeld der Objekt-Verwaltung übernommen.

Objekt umschlüsseln

Über die Registerkarte [Umschlüsselung]  der Detailinformationen haben Sie die Möglichkeit, Objekte neu zu nummerieren.
In der Spalte Spalte ObjektNr  geben Sie die bisherige Vertragsnummer ein, in der Spalte Spalte ObjektNrNeu  entsprechend die neu zu belegende Objektnummer.
Der Der Status  zeigt Ihnen an, ob die Umschlüsselung bereits stattgefunden hat oder nicht. Falls Sie stattgefunden hat zeigt Ihnen das Datumsfeld Datumsfeld UmschlDat  den Zeitpunkt der Umschlüsselung an.
Das Datumsfeld Datumsfeld Anlage  gibt Ihnen Auskunft über den Zeitpunkt der Erfassung des Umschlüsselung-Datensatzes.
Um die Eingaben zu speichern muss die Zeile mit ENTER bestätigt werden.

Um die Umschlüsselung durchzuführen, steht Ihnen über die Menüzeile und Anwahl Ausführen -> Umschlüsselung starten die Objektnummernumschlüsselung zur Verfügung. Die Umschlüsselung wird direkt nach Anwahl durchgeführt [ACHTUNG: Die Umschlüsselung kann nur im Alleinbetrieb erfolge). Es folgt ein Dialog zur Bestätigung der erfolgreichen Umschlüsselung.

Zuordnung eines Vertrages

Nach Vergabe der Objektnummer können Sie über die Checkbox Vertrag  und das zugehörige Eingabefeld eine Vertragsnummer aus den den Wartungsverträgen   zugeordnet werden. Über die Such-Schaltfläche greifen Sie zur Selektion des Vertrages auf die [Vertrag-Suche]  zu.  
Das zugehörige Listenfeld zur Kennzeichnung des Vertragsstatus wird automatisch aus dem Vertrag vor belegt. Um im weiteren Vertragsgebühren zu diesem Objekt abrechnen zu können, ist hier zwingend die Zuordnung abrechenbarer Vertrag zu hinterlegen.  Weitere Vertragsstati können über die Programmteile [Vertragsstatus-Suche]  und [-Verwaltung]  erfasst werden.

Nach Eingabe der Vertragsnummer und Bestätigung mit der TAB-Taste erfolgt die Abfrage, ob die im Vertrag hinterlegten Daten übernommen werden sollen. Nach Bestätigung über die Schaltfläche [Ja] werden automatisch der Kunde und sämtliche Datums- und Abrechnungseinstellungen hinterlegt. Wird der Dialog mit [Nein] bestätigt, erfolgt die weitere Zuordnung des Kunden usw. manuell. Vertragsdaten können auch nachträglich im Objekt über Ausführen → Übernahmefunktionen → allgemeine Übernahmefunktionen und Selektion gewünschter Daten übertragen werden.

Zuordnung des Kunden und weiterer Adressen

Über das Eingabefeld Eingabefeld KdNr  oder Selektion über die zugehörige Such-Schaltfläche weisen Sie dem Objekt den gewünschten Kunden-Stammsatz zu.
Der Der Objektstandort  wird zunächst automatisch mit den Kundendaten befüllt. Sie haben die Möglichkeit diesen Objektstandort manuell anzupassen.

Über Über Weitere Anschriften  haben Sie des Weiteren die Möglichkeit, eine weitere Adresse aus den Kunden-Lieferanschriften zuzuordnen.  Über das Eingabefeld Eingabefeld KdLANr  oder Selektion über die zugehörige Such-Schaltfläche kann ein Kunden-Lieferanschrift-Stammsatz eingegeben werden. Ebenso kann eine Niederlassung aus der der Adressen-Verwaltung  übernommen werden.

Hinterlegung eines abweichenden Rechnungsempfängers

Soll eine spätere Rechnungsstellung an eine abweichende Anschrift erfolgen, muss diese Anschrift als eigenständiger Kunde mit eigener Kundennummer angelegt werden und kann über das Feld Feld Zentralregulierung  Vertragsgebühren und  und Serviceaufträge  unter der Registerkarte Registerkarte Weitere Stammdaten  zugeordnet werden. Sobald Vertragsgebühren im Spiel sind, wird in die Rechnung die Kundennummer aus der der Zentralregulierung Vertragsgebühren  eingestellt. Alle weiteren Abrechnungen ohne Vertragsgebühren werden mit der der Zentralregulierung Serviceaufträge  bedient.

Die Zuordnung eines Garantiegebers über das Feld Feld Garantiegeber ServAuftrg  in der Objektvormaske wirkt sich ausschließlich auf die Abrechnung von Serviceaufträgen aus. Die Vertragsgebühren werden bei Hinterlegung eines Garantiegebers über die Objekt-Kundennummer abgerechnet (auch bei gemeinsamer Rechnung; es werden schließlich 2 Rechnungen an die verschiedenen Kunden generiert).
Die Hinterlegung einer Zentralregulierung hat Vorrang vor der Hinterlegung eines Garantiegebers.