Digitale Datenübermittlung (UGL, OCI, IDS)

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Über diese Schnittstellen erfolgt ein digitaler Austausch von Artikeldaten zwischen dem Online-Shop des Großhändlers und STREIT® und/oder die digitale Belegübermittlung vom Handwerk-Einzelhandel zum Großhandel und umgekehrt. Typische Übertragungsarten vom Handwerker zum Großhandel sind Preisanfrage sowie Bestellung. Typische Übertragungsarten vom Großhandel zum Handwerk sind Preisangebot nach vorheriger Preisanfrage, Bestellbestätigung nach vorheriger Bestellung, Lieferschein für den Warenzugang und die Rechnung für die Rechnungseingangsprüfung. Somit kann im Bestellwesen ein vollkommen papierloser Geschäftsablauf erfolgen.

Voraussetzungen

Um mit diesen Schnittstellen arbeiten zu können, müssen Sie zuvor in der Lieferanten-Verwaltung beim betreffenden Großhändler Ihre Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Verkäufer, Adressen) anlegen und verwalten#Online-Zugangsdaten hinterlegen.

Anleitung

Bestellung über OCI

Über die OCI-Schnittstelle erfolgt ein Austausch von Artikeldaten zwischen dem Online-Webshop des Großhändlers und STREIT®. Hierdurch können die Lieferzeiten für die bestellten Artikel direkt geprüft werden. Informationen wie z.B. Projekt-Nummer, Projektbezeichnung, Kommissions-Nummer und Bestell-Nummer können zusätzlich erfasst werden, damit bei einer Lieferung die Zuordnung zur Bestellung erfolgen kann. Hierbei gibt es zwei verschiedene Varianten: über den OCI-Download wird das aus dem Webshop-Warenkorb erfasste Material in STREIT® übertragen. Bei der zweiten Variante, OCI-Upload, ist es umgekehrt. Hierbei wird das Material in STREIT® erfasst und anschließend in den Webshop-Warenkorb übertragen.

OCI-Download

Wählen Sie hierzu im Hauptmenü unter dem Bereich [Einkauf/Lager] --> [Bestellung] an. Sie befinden sich nun im Programmteil Bestellung-Verwaltung. Bisher erstellte Bestellungen können Sie sich später über die Suchabfrage anzeigen lassen. Die Bestell-Nummer für den aktuellen Beleg wird nach Speicherung der Vormaske automatisch vergeben.
Um die Verfügbarkeit der Artikel Ihres Bestellvorhabens zu prüfen, wählen Sie in der Symbolleiste das entsprechende Symbol oder im Menü → [Datei/Datensatz] → [Online-Kommunikation] → [OCI-Schnittstelle] an. Im darauf folgenden Zwischendialog tragen Sie die Lieferantennummer des Großhändlers ein, bei dem die Bestellung erfolgt. Ist Ihnen die Lieferantennummer nicht bekannt, können Sie diese über die Lieferantensuche übernehmen. Nach betätigen der [Tabulator]-Taste werden die OCI-Zugangsdaten aus dem Lieferantenstamm automatisch eingelesen. Durch Bestätigung mit [OK] gelangen Sie in den Webshop des Großhändlers. Hier verfahren Sie wie gewohnt mit Ihrem Einkauf und haben sofort einen Überblick zur Verfügbarkeit Ihres benötigten Materials. Nachdem Sie Ihre Auswahl abgeschlossen haben, steht Ihnen die Übergabe Ihrer Online ausgesuchten Artikel in STREIT® und die gleichzeitige Bestellung beim Großhändler zur Verfügung. Mit Anwahl dieser Option, startet im Hintergrund ein Download und Ihre Artikelauswahl wird automatisch in das Register Positionen in STREIT® eingelesen. Zeitgleich wird die Bestellung ausgeführt. Bei der Variante [Warenkorb übergeben], die Sie im Online-Shop auswählen können, erfolgt ausschließlich ein Übertrag in STREIT®, eine Bestellung wird dabei nicht ausgelöst. Mit [Bestellung durchführen] bestellen Sie sofort über den Webshop, ein Übertrag in STREIT® findet dabei nicht statt. Das erscheinende Informationsfenster bestätigen Sie mit [OK]. Daraufhin öffnet sich nun die Zuordnung Ihrer erzeugten Bestellung. Auf der rechten Seite entscheiden Sie was bei der Einlagerung geschehen soll. Möchten Sie einen neuen Beleg erzeugen, können Sie die Bestellung direkt einem Projekt zuordnen. Soll das Material einem bereits erstellten Bestellbeleg zugeordnet werden, entscheiden Sie ob die neuen Positionen einfach nur ergänzt werden oder ob die bereits erfassten Positionen aus dem erstellten Beleg ausnahmslos ersetzt werden. Sobald Sie mit [OK] bestätigen startet ein simulierter Belegausdruck, sodass ein Archiveintrag ensteht. Als nächstes wählen Sie das Register Positionen in der Bestellung von STREIT® an. Dort sehen Sie die erfolgreich übertragenen Positionen. Auch die originale Artikelnummer des Großhändlers wurde hier übernommen, sofern diese im Einkaufsführer der Artikel-Verwaltung vorhanden ist. Möchten Sie den Beleg drucken starten Sie diesen über das Drucksymbol in der Symbolleiste.

OCI-Upload

Hier beginnt der Weg Ihrer Bestellung in STREIT®. Die erfassten Artikelpositionen werden aus einem bereits erstellten Bestellbeleg in den Webshop-Warenkorb Ihres Großhändlers hochgeladen und die Bestellung wird online ausgelöst. Wählen Sie hierzu im Menü → [Datei/Datensatz] → [Online-Kommunikation] → [OCI-Upload] an. Den Info-Dialog bestätigen Sie mit Klick auf [OK] und können nun wie gewohnt Ihre Bestellung online auslösen. Nachdem Sie die Bestellung versendet und die Daten wieder an STREIT® übertragen haben, gelangen Sie in den Zwischendialog Spezifikationen für OCI-Import. Die Belegnummer wird automatisch von STREIT® eingetragen. Im rechten Bereich bietet Ihnen STREIT® mehrere Einlagerungsoptionen. Sie können einen komplett neuen Beleg mit neuer Belegnummer erzeugen, Positionen in dem Beleg ersetzen bzw. aktualisieren, oder ergänzen. Mit Klick auf [OK] wird der Dialog geschlossen und die Daten werden übertragen.

Belegerstellung über UGL

Die UGL-Schnittstelle dient im Allgemeinen zur Beleg-Übermittlung vom Handwerk-Einzelhandel zum Großhandel und umgekehrt. Typische Übertragungsarten vom Handwerker zum Großhandel sind Preisanfrage sowie Bestellung. Typische Übertragungsarten vom Großhandel zum Handwerk sind Preisangebot nach vorheriger Preisanfrage, Bestellbestätigung nach vorheriger Bestellung, Lieferschein für den Warenzugang und die Rechnung für die Rechnungseingangsprüfung. Somit kann im Bestellwesen ein vollkommen papierloser Geschäftsablauf erfolgen.

Vorab müssen Sie für den betreffenden Lieferanten die Zugangsdaten erfassen. Starten Sie hierfür das Programm [Lieferanten-Verwaltung] → [Schnittstellen]. In der Spalte Zugangstyp wählen Sie die Variante UGL, anschl. öffnen Sie die Zugangsdaten über das entsprechende Symbol. Folgende Parameter stehen zur Verfügung:

Im Folgenden finden Sie Informationen zur Einrichtung der UGL-Schnittstelle und Bedeutung der einzelnen Felder:

ImportPfad: Hier wird der Pfad angegeben, über den die UGL-Dateien automatisch eingelesen werden
Server: Hier wird die Server-IP vom FTP-Server eingetragen
Port: Hier wird der Port des FTP-Servers angegeben
Login: Hier wird das Login für den FTP-Server hinterlegt
Passwort: Hier wird das Kennwort für den FTP-Server eingetragen
PassivMode: Hier wird hinterlegt, ob der FTP-Abruf im PassivMode erfolgen soll
Verarbeitungsautomatik: Hier wird angegeben, wie mit den bereitgestellten ZUGFeRD Rechnungen verfahren werden soll. Folgende Einstellungen sind möglich:
Autom. FTP-Abruf: die bereitgestellten ZUGFeRD Rechnungen werden in das vorgegebene Streit-Importverzeichnis eingestellt
Autom. FTP-Abruf inkl. Datenimport: die automatisch abgerufenen Daten werden gleichzeitig in V.1® importiert, d.h. die Rechnungsbelege werden automatisch erzeugt
Autom. FTP-Abruf inkl. Datenimport und Rechnungsfreigabe: die erzeugten Rechnungen werden direkt freigegeben und stehen somit für die Verbuchung bereit
PreisUebergKz: Mit dieser Einstellung kann bestimmt werden, ob Preise vom Handwerker an den Großhändler übergeben werden können. Folgende Einstellungen sind möglich: keine Preise übergeben, Preise immer übergeben, nur Preis mit FixPreisKz übergeben (FixPreisKz kann bei entsprechender Maskeneinrichtung gesetzt werden, d.h. es handelt sich um einen festgeschriebenen Preis bei der Bestellung)
UGLVersion: Hinterlegung der UGL-Version
UGLInfotextKz: Kennzeichen für die Übergabe Bemerkung oder UGLInfotext
UGLInfotext: Hinterlegung eines Default-Infotext (Platzhalter und Zeilenumbruch möglich)
UGLAuftragtextKz1: Zuordnung der im UGL-Auftragtext1 enthaltenen Daten, folgende Einstellungen sind möglich: leer, Kommission, Kostenträger, ProjNr/ServiceNr/AABelNr/BABelNr, Bemerkung, AbNrLief, AngebotNrLief, Kst
UGLAuftragtextKz2: Zuordnung der im UGL-Auftragtext1 enthaltenen Daten, folgende Einstellungen sind möglich: leer, Kommission, Kostenträger, ProjNr/ServiceNr/AABelNr/BABelNr, Bemerkung, AbNrLief, AngebotNrLief, Kst
UGLExportTextPosKz: Aktivierung der Checkbox bewirkt, dass Textpositionen bzw. Textbausteine über UGL exportiert werden können
UGLTextKonvertierung: folgende Einstellungen sind möglich: Text unverändert übernehmen, OEM nach ANSI, ANSI nach OEM (Einstellung ist lieferantenabhängig, bei Problemen mit falsch eingelesenen Umlauten evt. umstellen)
PreisUebernahmeWE: regelt die Übernahme von Preisen in den Wareneingang, folgende Einstellungen sind möglich: bestätigte Preise aus Bestellung generell übernehmen, bestätigte Preise aus Bestellung nur bei fehlenden Wareneingangs-Preisen übernehmen
Jumbo-Unterposition: regelt die Übernahme von Positionen die in der UGL-Datei an Stelle 182 mit 'U' als Jumbo-Unterposition gekennzeichnet sind, folgende Einstellungen sind möglich:
Jumbo (Stückliste) und Unterpositionen als Artikel übernehmen
Jumbo (Stückliste) als Artikel und Unterpositionen als Artikel ohne Berechnung übernehmen
Jumbo (Stückliste) als Artikel und Unterpositionen als Textpositionen übernehmen
Jumbo (Stückliste) als Textposition und Unterpositionen als Artikel übernehmen
Fixe Länge VorgNrGH: hier kann eine feste Länge für die VorgNrGH festgelegt werden, dies ist notwendig, wenn der Großhandel z.B. bei Teillieferungen diese Nummer mit einer fortlaufenden Nummer ergänzt und somit keine Übereinstimmung zur AbNrLief gegeben ist
Default-Kunde für Lieferanschrift: damit die über UGL übergebenen Adressdaten nicht in die Lieferantenanschrift übernommen werden kann hier ein Default-Kunde für die Lieferanschrift hinterlegt werden, die übergebenen Adressdaten werden in die Bestell-Lieferanschrift übernommen
Übergabe offene Beleg-Zuschläge an NaKa: durch Aktivieren dieser Checkbox werden Positions- Zuschläge ohne Mengenangabe (z.B. Frachtkosten) an die Nachkalkulation übergeben

Zusätzlich zu den hinterlegten Zugangsdaten in der Lieferanten-Verwaltung müssen Sie im Register Firmendaten im Feld Unsere KdNr ihre externe Kundennummer beim Großhändler eintragen. Über das Menü wählen Sie [Einkauf/Lager] --> [Bestellung], Nach Erfassung der Vormaske wechseln Sie in das Register Positionen. Nachdem Sie Ihren Bestellbedarf eingetragen haben, klicken Sie auf das entsprechende Symbol der Symbolleiste und wählen über die Toolbar UGL Import/Export. Somit gelangen Sie automatisch in denDialog der UGL- Schnittstelle. Dieses Fenster ist in zwei Bereiche unterteilt. Der obere Teil ist für den Export zuständig, also für die Erstellung der UGL Datei. Der untere Bereich widmet sich des späteren UGL-Daten-Imports, z. B. Bestell-Bestätigung, Lieferschein oder Rechnung.

Zunächst tragen Sie im Dialog der UGL-Schnittstelle die Lieferantennummer im Feld LiefNr ein. Über das entsprechende Symbol gelangen Sie in die Lieferantensuche. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche [UGL-Datei von aktuellem Beleg erstellen] um die Datei zu erstellen. Im Exportbereich wurde eine Zeile erstellt, in welcher Sie anschlließend den Bemerkungstext aus Ihrem Beleg sehen und die Beleg- oder die Lieferantennummer. Um die Datei abschließend erfolgreich an den Großhändler zu übertragen, setzen Sie mit der linken Maustaste in der Spalte Auswahl ein Häkchen und klicken auf die Schaltfläche [FTP].

Somit kommen Sie in den Dialog UGL-Schnittstelle FTP-Transfer und starten den Upload mit Klick auf [OK]. Zunächst entscheiden Sie, in welcher Verbindungsart die Übertragung erfolgt. Vorgeschlagen wird LAN Verbindung. In der Übertragungsart klicken Sie auf Uplod + Download. Dadurch überprüft STREIT® voll automatisch, ob fertige Dateien für Sie zum Einlesen bereit stehen. Die eingestellten Zugangsdaten aus dem Lieferantenstamm werden ihnen zum Datentransferserver des Großhändlers angezeigt. Sofort beginnt STREIT® mit einem simulierten Druck, so dass Ihre Bestellung im Archiv eingetragen wird. Je nach Bedarf können Sie die den Bestellungdruck über das Drucksymbol in der Symbolleiste starten.

Alternativ können Sie im Einkaufsbeleg den Import der UGL-Schnittstelle wählen. Diese Variante macht speziell dann Sinn, wenn Ihr Kunde beim Großhändler Vorort sein Installationsmaterial ausgesucht hat. Z. B. bei einem Sanitär-/Heizungsbetrieb eine Bad-Einrichtung oder bei einem Elektrobetrieb eine Sprechanlage. Hierbei erstellt der Großhändler sein Angebot für Sie, welches Sie ganz bequem über die UGL-Schnittstelle einlesen und nur noch mit Ihren Verkaufspreisen versehen.

Beim Belegimport über UGL können Sie bei der jeweils angezeigten Datei über das Kontextmenü UGL-Editor anzeigen aufrufen. Dieser Dialog dient der Anzeige von Dateiinhalten, eine Bearbeitung/Änderung ist nicht möglich.

Ist im UGL-Editor die Spalte Komplettlieferung aktiviert kann eine Bestellung nicht teilweise weiterverarbeitet werden, weil nur eine Komplettlieferung möglich ist. Der Feldinhalt ist nur für den Export vorgesehen.

Hinweis: Eingelesene UGL-Dateien sind über die Anlagen dem jeweiligen Beleg zugeordnet. Über [Ausführen] → [Anlagen verwalten] oder das entsprechende Symbol in der Toolbar können Sie sich diese anzeigen lassen und über Doppelklick zur Ansicht öffnen.

UGL-Bestellung mit Abrufposition

Um eine Abrufbestellung per UGL exportieren zu können ist die UGL-Version 04.00 Voraussetzung. Diese Version muss in der [Lieferanten-Verwaltung] -> [Schnittstellen] -> UGL-Zugangsdaten hinterlegt sein.

Öffnen Sie eine Bestellung und erfassen Sie eine Position, welche Sie über die entsprechende Checkbox als Abrufposition kennzeichnen. Wählen Sie den UGL-Export und Erstellen die UGL-Datei über die Schaltfläche [UGL-Datei von aktuellem Beleg erstellen]. Dabei wird eine UGL-Datei mit der Anfrageart TB erstellt. Die Auftragsbestätigung (Anfrageart AB), mit Auftragsnummer und externer Positionsnummer, lesen Sie wie gewohnt über UGL ein. Anschl. teilen Sie den Abruf über das Kontextmenü auf und erstellen wiederum eine UGL-Datei, diese wird automatisch mit der Anfrageart A0 erstellt. (In dieser Datei ist lediglich die Abrufaufteilung als Position vorhanden.)

Positionszuordnung zum Quellbeleg

Wenn Positionen aufgrund fehlender Angaben in der UGL-Datei nicht zugeordnet werden können Sie dies im nachhinein vornehmen. Wählen Sie hierfür im erstellten Zielbeleg [über Ausführen] → [Positionszuordnung zu Quellbeleg] oder Klicken Sie auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste. Somit öffnet sich der Dialog Manuelle Positonszuordnung zu Quellbeleg... Über das Feld Belegstatus wählen Sie den Status des Quellbeleges aus. Die Belegnummer erfassen Sie im Feld BelNr oder suchen sich diese über das bekannte Suchsymbol. Anschl. werden die Positionen des Quellbelelges aufgelistet und können über die Schaltfläche Manuelle Positionszuordnung zu Vorgängerbeleg der jeweiligen Position zugeordnet werden. Haben Sie Positionen falsch zugeordnet löschen Sie die Zuordnung durch Klick auf Positionszuordnung zu Vorgängerbeleg löschen. Über [OK] schließen Sie die Zuordnung ab.

UGL-Import - Verarbeitung von Lagerware und Rückständen

Können über UGL bestellte Artikel nicht geliefert werden erhalten diese eine Kennzeichnung in der Positionen der UGL-Datei und Verarbeitung in STREIT®.

Zur Kennung von Lagerartikel (Artikel sind lieferbar) und Rückstandsware (Artikel müssen vom Lieferant noch bestellt werden) wird im UGL-Datensatz das Lagerkennzeichen (UGL-Beschreibung 4.0; Satzart POA; Feld Lagerkennzeichen) verwendet. Die möglichen Varianten sind

'L' = Artikel ist Lagerware

'B' = Artikel ist Bestellware

Datensätze mit 'L' werden in der STREIT®-Positionszeile (Einkauf/Bestellwesen) mit dem Bestätigt-Kennzeichen versehen.

Datensätze mit 'B' oder 'T' (Lieferant liefert Teilrückstände evtl. mit 'T') werden nicht mit dem Bestätigt-Kennzeichen versehen. Hiermit gibt es diesbezüglich keine Unterscheidung.

Somit können Sie aufgrund des bestätigt-Kennzeichens erkennen, ob die Artikel geliefert oder in Rückstand genommen sind.

Belegerstellung über IDS

Unterschied IDS-Connect / IDS-Webshop direkt:

Bietet ein Lieferant die IDS-/SHK-/Open-Connect-Schnittstelle an, ist dieser bei ITEK mit einer UID gelistet und muss dafür bezahlen. Die Kommunikation findet über ITEK statt. Bei Webshop direkt wird der Shop des Lieferanten direkt aufgerufen.

Bestellungen/Preisanfragen über den Webshop erstellen

Im Menü unter [Einkauf/Lager] --> [Bestellung] öffnen Sie eine neue Bestellung. Über die Toolbar wählen Sie IDS-Connect/Warenkorb empfangen, der Dialog Zugangsdaten IDS-Connect... öffnet sich, Sie erfassen die betreffende Lieferantennummer im Feld LiefNr und bestätigen mit Klick auf [OK]. Der Webshop des Lieferanten öffnet sich und Sie können Sie in gewohnter Weise den Warenkorb zusammengestellen und an STREIT® übergeben. Dadurch wird die Bestellung ausgelöst. In STREIT® kann nach der Übernahme vom Webshop zwischen der Neuerstellung eines Bestellbeleges, der Ersetzung der Positionen in einem bereits vorhandenen Beleg oder der Ergänzung einer bestehenden Bestellung gewählt werden. Bei der Neuerstellung eines Beleges wird die nächste fortlaufende Nummer vergeben. Außerdem besteht die Möglichkeit, in diesem Feld eine Projektnummer zu hinterlegen, welche die Bestellung auch gleich einer entsprechenden Baustelle und dem Kunden zuordnet. Die aktivierte Funktion Automatische Archivierung gewährleistet, dass im Archiv der Bestellung und des Lieferanten ein Archiveintrag erstellt wird. Wünschen Sie keine Archivierung, so müssen Sie die Funktion lediglich durch Entfernen des Häkchens deaktivieren. Im neu erstellten Beleg im Register Positionen werden Ihnen wahlweise die bestellten Artikel mit den Artikelnummern aus dem STREIT® Artikel- und Leistungskatalog oder die vom betreffenden Lieferanten vergebenen Artikelnummern angezeigt.

Weiterhin können Sie im Übernahmedialg die Checkbox Verbindung zu Projektposition herstellen aktivieren, wenn Sie zuvor eine Projektnummer zugeordnet haben. Diese findet allerdings nur Anwendung in Verbindung mit aus dem Projekt erstellten Preisanfragen.

Wird diese Option aktiviert, wird versucht über die gespeicherte BelPosNr eine Verbindung zur Projektposition herzustellen. Ist dies fehlgeschlagen, können Sie in der Preisanfrage manuell eine Verbindung zur Projektposition herstellen. Weitere Voraussetzung hierfür ist die aktivierte Konstante EinkVerweisProjPosAnfrage.

Bestellung erfassen und per IDS-Upload übergeben

Neben der Möglichkeit Bestellungen vom Webshop in STREIT® zu übertragen, gibt es noch die Option, eine Bestellung zunächst in STREIT® zu erfassen und anschließend an den Webshop des Lieferanten zu übertragen. Wählen Sie im Menü unter [Einkauf/Lager] --> [Bestellung] an und erfassen Sie die Vormaske. Eine evtl. hinterlegte Kommission wird per Upload in den Webshop übertragen. Weiterhin können Sie im Feld ProjNr eine Projektnummer eintragen, somit wird die Bestellung gleichzeitig bei Ihrem Lieferanten, Kunden und der Baustelle archiviert. Im Register Positionen erfassen Sie die gewünschten Artikel - im Gegensatz zur vorherigen Variante, in der die Positionen im Webshop zusammengestellt wurden.

Hinweis: Mit Klick der rechten Maustaste auf den Artikel und Anwahl von [Artikelinformationen] → [Online-Artikelinfo über IDS Connect] erscheinen über einen so genannten Artikel-Deeplink alle Artikelinformationen sowie eine Artikelabbildung auf Ihrem Bildschirm. Sie können diese bei Bedarf z.B. in Ihr Angebot einbinden oder ausdrucken.

Um die Bestellung anschließend an den Webshop des Lieferanten zu übertragen, wählen Sie über die DropDown-Buttons in der Toolbar Warenkorb über IDS-Connect versenden. Im Webshop öffnet sich automatisch der Warenkorb mit den entsprechenden Artikeln. Dort können Sie zwischen einer Abholung oder Lieferung Ihrer Ware wählen und ein gewünschtes Lieferdatum eintragen. Über die entsprechende Schaltfläche erzeugen Sie die Bestellung.

Ablauf von der Anfrage bis zur Rechnungseingangsprüfung

theoretischer Ablauf

Bild darf nicht an Kunden weitergeleitet werden

Preisanfrage erstellen (manuell / Warenkorb per IDS oder OCI übergeben) und per UGL Export an den Großhändler übermitteln (Auftragsart AN). Bei IDS und OCI ist es wichtig, dass lediglich der Warenkorb an STREIT® übertragen wird. Eine Weiterleitung über die IDS-/OCI-Schnittstelle darf Online nicht erfolgen.
Preisangebot vom Großhändler in die Preisanfrage importieren (Auftragsart PA)
Statuswechsel von Preisanfrage nach Bestellung. Gibt es keine Preisanfrage und man beginnt mit der Bestellung, kann die Bestellung manuell angelegt oder über IDS / OCI erstellt werden. Es ist somit die gleiche Vorgehensweise wie bei der Preisanfrage. Auch hier soll nur der Warenkorb übergeben werden. Eine Online-Bestellung darf nicht erfolgen. Bei einer telefonischen Bestellung ist es sinnvoll, eine Bestellung für den Großhändler zu speichern und die interne BestellNr. der STREIT® mitzuteilen.
Bestellung per UGL Export an den Großhändler übermitteln (Auftragsart A1).
Gibt es keine Preisanfrage und somit kein Preisangebot wird die Auftragsart BE in die UGL Datei eingestellt.
Auftragsbestätigung vom Großhändler in die Bestellung importieren (Auftragsart AB)
(Menge und Preis werden hierdurch bestätigt – siehe Zusatzdaten in der STREIT® Position)
Wareneingang vom Großhändler importieren (Belegart LS)
Rechnung vom Großhändler importieren (Belegart RG)

Ablauf mit STREIT®

1. Preisanfrage erstellen und UGL-Datei exportieren (UGL-Auftragsart AN)

Nachdem eine UGL-Datei exportiert wurde, wird das ExImpKz im Register Zusatzdaten der Vormaske entsprechend eingestellt.

2. Preisangebot vom Großhändler in der Anfrage importieren (UGL-Auftragsart PA)

Nachdem eine UGL-Datei importiert wurde, wird das Import / Export-Kz entsprechend geändert. Zusätzlich wird die Vorgangsnummer aus der UGL-Datei in die Angebot-Nr (AngebotNrLief) übernommen.

3. Statuswechsel von Preisangebot in Bestellung und UGL-Datei exportieren. Durch den UGL-Export erhalten die Positionen eine neue Leistungsverzeichnisnummer die in den folgenden UGL-Dateien vom Großhändler übernommen werden müssen.

Gibt es keine Preisanfrage und es wird lediglich eine Bestellung angelegt und anschließend per UGL exportiert, wird die Auftragsart BE übergeben.

4. Auftragsbestätigung vom Großhändler in die Bestellung importieren (UGL-Auftragsart AB)

Die neue Vorgangsnummer vom Großhändler wird in die ABNrLief übertragen. Außerdem werden die Menge sowie der Preis bestätigt.

5. Wareneingang vom Großhändler importieren (UGL-Belegart LS)

Durch die RGD-Zeile wird die ExtBelNrLief mit der Belegnummer (Lieferscheinnummer) des Großhändlers bestückt. (Vormaske/Belegdaten/Zuordnung)

6. Rechnung vom Großhändler importieren (UGL-Belegart RG)

Durch die RGD-Zeile wird die Beleg-Nr Lieferant (ExtBelNrLief) mit der Belegnummer (Rechnungsnummer) des Großhändlers bestückt.

Hinweise zu den UGL-Dateien

Die KOP-Zeile bezieht sich immer auf den Beleg der STREIT®. Leider ist es so, dass jeder Großhändler bei der Auftragsart das angibt, was er will. Es ist somit kein eindeutig festgelegter Ablauf gegeben. Anhand der Suchlogik in STREIT® (siehe unten „Erläuterungen zum Auffinden von Quellbelegen bei UGL-Import“) wird versucht, die meist angewandten Varianten der Großhändler abzufangen und eine korrekte Verbindung zu den STREIT® Belegen herzustellen. Es ist jedoch möglich, dass in bestimmten Fällen kein Bezug hergestellt werden kann. Dann muss der Bezug manuell hergestellt werden.

Durch den UGL Export aus STREIT® (Preisanfrage oder Bestellung) wird zu jeder Position eine Leistungsverzeichnisnummer generiert und in die UGL-Datei übernommen. Das ist wichtig, um nicht nur eine Verbindung zum STREIT® Beleg herzustellen (hierfür wird die KOP-Zeile benötigt), sondern um auch eine Verbindung zu den Positionen vom STREIT® Beleg zu gewährleisten.

Bei Rohstoffanteil wird der Rohstoff bei einem UGL-Import immer als offener Rohstoffanteil übertragen und ausgewiesen.

Eine automatische Vorbelegung des Lieferanten im Import-Dialog ist möglich. Hierzu muss in der UGL-Datei ab Stelle 4 des KOP-Satzes die Kundennummer beim Lieferant hinterlegt sein. D.h. der Inhalt im Feld Unsere KdNr im Register Firmenstruktur/Zusatzdateien/Bescheinigungen der Lieferanten-Verwaltung muss identisch sein mit der Nummer im KOP-Satz.

UGL Datei – Lieferschein

In einer UGL Datei zum Lieferschein gibt es eine RGD-Zeile. Die Großhändler haben die Belegart LS eingeführt, um das von einer Rechnung oder Gutschrift unterscheiden zu können. Hier bezieht sich der KOP-Satz auf die STREIT® Belege.

UGL Datei – Rechnung

Auch hier gibt es immer einen RGD-Zeile mit der entsprechenden Belegart RG oder GS. Der KOP-Satz wird wieder für die Verknüpfung zum STREIT® Beleg benötigt, z.B. AB für die Auftragsbestätigung die zu einer Bestellung eingelagert wurde oder BE für die Bestellung direkt, wenn es keine Auftragsbestätigung vom Großhändler gibt.

Die Vorgangsnummer, was meistens die LieferscheinNr des Großhändlers ist, kann je nach Lieferant von der Vorgangsnummer der Vorgänger UGL-Dateien (Auftragsbestätigung / Lieferschein) abweichen. Durch die Suchlogik (siehe unten „Erläuterungen zum Auffinden von Quellbeleg bei UGL-Import“) in der STREIT® wird versucht, dennoch die entsprechenden Belege zu finden.

Automatischer UGL-Import über Auftragzeitplan

Vom Großhändler bereitgestellte UGL-Dateien können Sie über den Auftragzeitplandienst#UGL-Import automatisiert abholen und nach Wunsch automatisch in STREIT® übernehmen. Vorraussetzung hierfür ist, dass Sie im Register Schnittstellen beim jeweiligen Lieferant bei Verarbeitungsautomatik die gewünschte Einstellung wählen:

autom. FTP-Abruf: die Daten werden über FTP automatisch beim Großhändler abgeholt und in das Import-Verzeichnis übertragen, die weitere Verarbeitung erfolgt manuell
autom. FTP-Abruf inkl. Datenimport: die automatisch abgerufenen Daten werden gleichzeitig in STREIT® importiert, d.h. die Belege werden automatisch erzeugt
autom. FTP-Abruf inkl. Datenimportund Rechnungsfreigabe: bei automatisch generierten Rechnungen erfolgt gleichzeitig eine Rechnungsfreigabe, die Rechnungen stehen somit für die Verbuchung bereit

Protokolle einsehen

Bei Anwahl des UGL-Import/Export öffnet sich der Dialog UGL-Schnittstelle. Im Maskenbereich Protokolle sichten klicken Sie auf die Schaltfläche Prokokolle sichten. Im Dialog Report-Übersicht nehmen Sie im Eingrenzungsbereich die gewünschte Limitiierung vor und starten die Ansicht über das Start-Symbol. Im Bereich Anzeige werden Ihnen gemäß der Limitierung die erzeugten Protokolle aufgelistet. Diese können sie mit Doppelklick auf die jeweilige Zeile öffnen und einsehen.

Positionszuordnung zum Quellbeleg

Wenn Positionen aufgrund fehlender Angaben in der UGL-Datei nicht zugeordnet werden können Sie dies im nachhinein vornehmen. Wählen Sie hierfür im erstellten Zielbeleg [über Ausführen] → [Positionszuordnung zu Quellbeleg] oder Klicken Sie auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste. Somit öffnet sich der Dialog ~~Manuelle Positonszuordnung zu Quellbeleg...~~ ~~Über das Feld~~ ~~Belegstatus~~ ~~wählen Sie den Status des Quellbeleges aus. Die Belegnummer erfassen Sie im Feld~~ ~~BelNr~~ ~~oder suchen sich diese über das bekannte Suchsymbol. Anschl. werden die Positionen des Quellbelelges aufgelistet und können über die Schaltfläche~~ ~~Manuelle Positionszuordnung zu Vorgängerbeleg~~ ~~der jeweiligen Position zugeordnet werden. Haben Sie Positionen falsch zugeordnet löschen Sie die Zuordnung durch Klick auf~~ ~~Positionszuordnung zu Vorgängerbeleg~~ ~~löschen. Über [OK] schließen Sie die Zuordnung ab.~~

UGL-Import - Verarbeitung von Lagerware und Rückständen

~~Können über UGL bestellte Artikel nicht geliefert werden erhalten diese eine Kennzeichnung in der Positionen der UGL-Datei und Verarbeitung in STREIT®.~~

~~'L' = Artikel ist Lagerware~~

~~'B' = Artikel ist Bestellware~~

~~Datensätze mit 'L' werden in der STREIT®-Positionszeile (Einkauf/Bestellwesen) mit dem Bestätigt-Kennzeichen versehen.~~

~~Datensätze mit 'B' oder 'T' (Lieferant liefert Teilrückstände evtl. mit 'T') werden nicht mit dem Bestätigt-Kennzeichen versehen. Hiermit gibt es diesbezüglich keine Unterscheidung.~~

~~Somit können Sie aufgrund des~~ ~~bestätigt~~~~-Kennzeichens erkennen, ob die Artikel geliefert oder in Rückstand genommen sind.~~