Betriebliche Auswertungen

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Kostenrechnung, Kalkulation und Nachkalkulation – das sind wesentliche Methoden aus dem Controlling, bzw. dem internen Rechnungswesen, die gerade in Handwerksbetrieben existenziell sein können.

Denn, ob Sie rentabel arbeiten oder sich ein Auftrag im Nachhinein nicht rentiert hat, erkennen Sie nur mit diesen Werkzeugen. Wie der Name schon sagt: Internes Rechnungswesen ist nur für Sie. Daher gibt es es eine Fülle von Gestaltungsmöglichkeiten, um die Kostenrechnung auf Ihre Bedürfnisse anzupassen. Betriebliche Auswertungen sind, vor allem auf der Ebene der Geschäftsführung, ein wichtiges Instrument zur Steuerung, Planung und Kontrolle des Unternehmens. Beispielweise können regelmäßige Auswertungen auf Projekt- / Kostenträgerebene Überraschungen im Jahresabschluss vermeiden, Einflüsse von Material und Lohn auf das Betriebsergebnis können transparent dargestellt werden. Hierzu bedarf es verschiedene Auswertungsmöglichkeiten, welche die STREIT im Rahmen der Listen der Betrieblichen Auswertungen zur Verfügung stellt.

Voraussetzungen

Die unterschiedlichen Programmbereiche und Anwendungsmöglichkeiten in STREIT bieten eine Vielzahl von Auswertungsmöglichkeiten. Je nach Anwender werden im Kleinteilebereich (FAKTURA) Arbeitsaufträge erstellt, die über die Nachkalkulation (oder Arbeitsnachweise, die ebenfalls in die Nachkalkulation fließen) abgerechnet werden.
Im Bereich der Wartungen werden Verträge und Objekte erstellt, bei denen eine ständige Kostenkontrolle notwendig ist. Regelmäßige Auswertungen der Kosten und Erlöse bei Wartungen und Störungen verhindern (böse) Überraschungen am Jahresende.
Klein- und Großprojekte müssen ständig kontrolliert werden. Stunden- und Materialaufwand werden erfasst und müssen transparent dargestellt werden. Nur so können Projektleiter und Geschäftsführer Angebots-, Aufmass- und Nachkalkulationsdaten miteinander vergleichen und sich über den Stand laufender Projekte informieren.
In STREIT können über das Listenprogramm vielseitige Auswertungen angezeigt und gedruckt werden. Diese stehen jedem Anwender zur Verfügung. Voraussetzungen sind die Erfassung auftragsbezogener Stunden der Monteure und das benötigte Material.
Durch die Weiterverarbeitung in die STREIT Finanzbuchhaltung und die dortige Bereitstellung für die Betriebsbuchhaltung können über Kostenstellen- oder Kostenträgerrecherchen weitere individuelle Auswertungen zur Verfügung gestellt werden.

Anleitung

Soll-Ist-Vergleich Projekt (Projektcockpit / ControllCenter)

Über den Soll-Ist-Vergleich können Sie schnell und komfortabel aktuelle Informationen über den Stand das Projektes abrufen. Diesen können Sie in den Auswertungen (Listendruck) unter Projekt → Soll-Ist-Vergleich aufrufen.
Das Projekt-Cockpit rufen Sie in der Projektbearbeitung über Ausführen -> Projekt-Simulation oder über das entsprechende Symbol in der Symbolleiste auf.

Kosten und Erlöse aus dem Angebot lassen sich schnell mit Aufmaß- und Nachkalkulationsdaten vergleichen. Bereits gestellte Rechnungen und Zahlungseingänge sind auf einen Blick ersichtlich. Sollwertschöpfung sowie der Deckungsbeitrag können weiterhin über die Auswertung standard_inkl_deckungsbeitrag abgerufen werden. Vor Auswertung der Daten können Sie über die Einstellungen verschiedene Grundlagen für die Auswertung festlegen, bspw. welche Werte und welche Gemeinkosten herangezogen werden sollen. Auch können Sie festlegen, welche Werte miteinander verglichen werden sollen (bspw. Angebot - Nachkalkulation), um mögliche Abweichungen darzustellen.

Um eine aussagekräftige Auswertung Ihres Projektes zu erhalten, müssen viele Programmmodule zusammenspielen: Nachkalkulation, Aufmaß, Angebotskalkulation. Auch die Stammdaten (bspw. Stundensätze der Monteure, Gemeinkosten etc.) müssen korrekt und aktuell gehalten werden.

Die Stundenerfassung bzw. die Übergabe in die Nachkalkulation kann wahlweise erfolgen. Es gibt hierbei die Möglichkeit die Stunden über die Zeiterfassung, direkt in der Nachkalkulation zu erfassen oder über ein externes Lohnprogramm einzulesen. Im Mitarbeiterstamm werden der Stundenlohn des Mitarbeiters sowie die Gemeinkosten in Prozent hinterlegt. Ist dem Mitarbeiter kein individueller Gemeinkostensatz zugeordnet, werden in einer bestimmten Reihenfolge die Zuschlagssätze aus anderen Quellen gezogen:

Lohnartenverwaltung
Mitarbeiterverwaltung
Projektverwaltung (Lohngruppe, die dem Mitarbeiter zugewiesen wurde)
Lohngruppe 1 als Standardlohngruppe

Die Materialerfassung erfolgt entweder direkt in der Nachkalkulation oder wird über das Bestellwesen und/oder die Materialausgabe automatisiert in der Nachkalkulation eingestellt.

Betriebliche Auswertungen - Halbfertige Arbeiten

Insbesondere im Handwerk kommt es immer wieder vor, dass vor dem Bilanzstichtag begonnene Aufträge noch nicht ganz fertig sind - also unfertig.
Um über jene Arbeiten eine Übersicht zu erhalten, wurde hierfür entsprechende Listen erstellt. Diese finden Sie in den Auswertungen (Listendruck) unter Betriebliche Auswertungen - auswertungen - halbfertige_arbeiten -> controlling.
Die Listen bieten die Möglichkeit eine rückwirkende Betrachtung durchzuführen. Zentraler Punkte ist hierbei die Auswertung auf einen bestimmten Zeitraum unter Berücksichtigung der zu diesem Zeitpunkt relevanten Daten. Insbesondere wichtig ist hierbei der Projektstatus.

Dabei haben Sie verschiedene Möglichkeiten der Limitierung, um die gewünschten Daten auswerten zu können. Die Listen sind darauf ausgelegt, nach Projekten auszuwerten. Daher wurde im Standard ein Standardfavorit angelegt, welcher im Feld Auswertungsbereich auf Projekt und im Additionalbereich im Feld Auswertung nach auf Auswertungsebene eingegrenzt. Alternativ könnte beispielweise auch nach Kostenträger ausgewertet werden, wenn es für einen Kostenträger mehrere Projekte gibt. Um zu beeinflussen, welche Projekte überhaupt gedruckt werden, kann auf den ProjektStatus und einen bestimmten Stichtag eingegrenzt werden. Eine in der Praxis ebenfalls häufig angewandte Limitierung ist die Eingrenzung nach Projektleiter. Diese müssen allerdings im Projekt unter den zusätzlichen Adressverweisen hinterlegt sein.

Anleitung

Eingrenzung und Einstellungen für Kostenträger

Sie haben verschiedene Möglichkeiten der Limitierung, um die gewünschten Daten auswerten zu können. Die Listen sind darauf ausgelegt, nach Projekten/Kostenträger auszuwerten.
Hierzu stellen Sie im Auswertungsbereich auf Projekt und im Additionalbereich im Feld Auswertung nach auf Auswertungsebene ein.
Alternativ könnte beispielweise auch nach Kostenträger ausgewertet werden, wenn es für einen Kostenträger mehrere Projekte gibt.
Um zu beeinflussen, welche Projekte überhaupt gedruckt werden, kann auf den ProjektStatus und einen bestimmten Stichtag eingegrenzt werden. Eine in der Praxis ebenfalls häufig angewandte Limitierung ist die Eingrenzung nach Projektleiter. Diese müssen allerdings im Projekt unter den zusätzlichen Adressverweisen hinterlegt sein.

Einstellungen für Kostenträger:

Kostenträgerbewertung - dieser Radiobutton ermöglicht Einstellungen bezogen auf die Bewertung des Kostenträgers. Einem Kostenträger können Projekte, Arbeitsaufträge, Serviceaufträge, Rechnungen, Gutschriften zugewiesen sein.
Die Bewertung "halbfertige / fertige Kostenträger" erfolgt über die Analyse der zugeordneten Projekte, Arbeitsaufträge und Serviceaufträge. Der Kostenträger gilt als "halbfertig", sobald beispielsweise eines der zugeordneten Projekte den Status AB oder TR hat. In diesem Fall gilt der Kostenträger als halbfertig und es werden alle Projekte etc. unabhängig vom Status für diesen Kostenträger ausgegeben. Sind alle dem Kostenträger zugeordneten Projekte etc. mit dem Status "RE" oder "Status gewechselt" belegt, gilt der Kostenträger als "fertig".

Kostenträgersumme - dieser Radiobutton hat Einfluss auf die Berechnung der Gesamtsummen und bezieht sich ausschließlich auf die Kostenträgersumme (Gruppensumme).
Hierbei gibt es zwei mögliche Einstellungen - "alle Berücksichtigen" bedeutet, dass unabhängig von der Kosten-Erlös-Situation der KTR-Summen die einzelnen Beträge in den Gesamtsummen berücksichtigt werden.
Die Einstellung "Falls die Erlöse von Kostenträger höher als die Kosten sind, dann keine Berücksichtigung in der Gesamtsumme" bedeutet, dass wenn bspw. die Erlöse höher sind als die Kosten eines KTr (egal ob der KTr halbfertig oder fertig ist), erfolgt eine Berücksichtigung dieses KTr in der Gesamtsumme.

Eingrenzung der Aufträge nach Status

Status der anzuzeigenden Aufträge festlegen: Für die Bewertung von halbfertigen Arbeiten sollen z.B. nur Projekte mit dem Status AB und TR angezeigt werden. Also alle laufenden, aber noch nicht schlussgerechneten Projekte. Über diese Schaltfläche findet eine entsprechende Eingrenzung statt:

Über die Zeiteingrenzung nach Status kann nach allen Aufträgen eingegrenzt werden, die in einem bestimmten Zeitraum einen bestimmten Status hatten/haben.
So können beispielsweise alle Aufträge (Projekte, Arbeitsaufträge, Serviceaufträge) angezeigt werden, die zum 31.12. des letzten Jahres nicht schlussgerechnet waren.

Projekte:
Jeder Status eines Projektes (Angebot, Auftragsbestätigung, Teilrechnung, Schlussrechnung) hat ein eigenes Belegdatum. Festgehalten wird dieses immer beim Statuswechsel, z. B. durch die Ausgabe des entsprechenden Beleges oder durch eine manuelle Statusänderung. Bei der Zeiteingrenzung nach Status wird geprüft, ob sich ein Belegdatum in den entsprechenden Zeitraum befindet.
Umfasst der Eingrenzungszeitraum mehrere Daten, z. B. Belegdatum Angebot und Belegdatum Auftragsbestätigung, so zählt immer der höhere Status. In diesem Fall würde das Projekt mit dem Status „Auftragsbestätigung“ ausgewiesen werden.

Serviceaufträge:
Bei nicht abgerechneten Serviceaufträgen bezieht sich die Zeiteingrenzung nach Status immer auf das Anlagedatum des Auftrags. Sobald der Auftrag abgerechnet wird, bezieht sich die Eingrenzung auf das Datum der Rechnungserstellung.

In welchem Status der Auftrag sich befindet, hängt von folgenden Feldern ab:

Offen:
Arbeitsbeginn (BeginnArbeitenDat) = 01.01.1900 und Status des Auftrags (SAStatus) = nicht abgerechnete Serviceaufträge Zeiteingrenzung nach Status prüft das Anlagedatum

Teilerledigt (in Bearbeitung):
Arbeitsbeginn (BeginnArbeitenDat) > 01.01.1900 und Status des Auftrags (SAStatus) = nicht abgerechnete Serviceaufträge Zeiteingrenzung nach Status prüft das Anlagedatum

Erledigt bzw. abgerechnet:
Status des Auftrags (SAStatus) = abgerechnete Serviceaufträge
Zeiteingrenzung nach Status prüft das Datum der Rechnungserstellung

Arbeitsaufträge:
Der Status eines Arbeitsauftrages kann „Normal“, „Status gewechselt“ oder „Erledigt“ sein.
Der Auftrag gilt so lange als „Normal“, bis er komplett abgerechnet oder manuell erledigt wurde. Anschließend gilt er als „Status gewechselt“. Als „Erledigt“ werden Projektaufträge gekennzeichnet, bei denen das Projekt schlussgerechnet wurde.
Die Zeiteingrenzung nach Status bezieht sich auf das Belegdatum des Auftrags. Es werden nur Aufträge angezeigt, deren Belegdatum im eingegrenzten Zeitraum ist.

Beispiel:
Im April wird die Liste für den Zeitraum bis einschließlich März benötigt. Hierbei ist in Bezug auf die Ermittlung der halbfertigen Arbeiten der Projektstatus AB, TR zu limitieren und auf den Zeitraum anzuwenden.

Projekt A:
Januar: Status AN
Februar: Status AB
März: Status TR

Eingrenzung:
Stichtag bis: 31.03., höchster ProjStatus1: TR -> das Projekt wird gedruckt.
Stichtag bis: 28.02., höchster ProjStatus1: TR limitiert -> das Projekt wird nicht gedruckt.
Stichtag bis: 28.02., höchster ProjStatus1: AB, höchster ProjStatus2: TR -> das Projekt wird gedruckt.

Hinweis: Ein Projekt wird immer nur dann gedruckt, wenn es zum eingegebenen Stichtag auch den gewählten Projektstatus hat.

Eingrenzung für Kosten, Erlöse und ggf. Zahlungen

Zeitraum 1: Hier können bestimmte Werte auf einen Zeitraum eingegrenzt werden. Bei den Daten aus der Nachkalkulation (Stunden/Material/Fremdleistung) wird auf das Verbrauchsdatum eingegrenzt. Die gesamten Selbstkosten reagieren ebenfalls auf den Zeitraum, da sie sich aus den Nachkalkulations-Daten errechnen. Bei Aufmaßdaten wird auf das Erfassungsdatum eingegrenzt. Der Projektstatus und Rechnungen Gesamt werden durch das Belegdatum ermittelt. Bei den Zahlungseingängen ist das Anlagedatum der Zahlungen maßgeblich.

Vergleichszeitraum: Dieser Zeitraum bezieht sich auf die jeweiligen Status der Belege (Projekte, Serviceaufträge, Arbeitsaufträge). Das bedeutet, dass die Belege in diesem Zeitraum für den gewählten Status limitiert werden. Dieser Zeitraum hat nichts mit der Erlös- und/oder Kostenermittlung zu tun. Hierfür ist der Zeitraum 1 von - Zeitraum 1 bis relevant.

Projekt / Service- / Arbeitsauftrag ohne Nachkalkulationsdaten: Sollen Projekte usw., bei welchen keine Std. Erfassung, keine Materialerfassung und keine Fremdleistungserfassung in der NAKA vorgenommen wurde, gedruckt werden?

Beispiel:
Es werden alle schlussgerechneten Projekte aus Monat Mai benötigt. Hierbei werden alle Kosten und Erlöse, die auf diese Projekte angefallen sind, benötigt, auch wenn das Projekt bereits über mehrere Jahre gelaufen ist.
Höchster Projektstatus ist hierbei "RE" für die Eingrenzung der Aufträge nach Status und dem Zeitraum von 01.05.-31.05.
Die Eingrenzung für Kosten, Erlöse und ggf. Zahlungen: 01.01.1900 - 31.12.2999.

Zahlungen

Zahlungseingänge (Projekt-RE) aus FIBU?
Dieser Schalter bewirkt, dass die Zahlung aus der Finanzbuchhaltung und nicht aus dem Projektzahlungseingang (Projekt - Register Rechnungsübersicht) ermittelt werden.
Dies setzt allerdings voraus, dass die Projektrechnungen über die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung übertragen und die Zahlungen OP-Bezogen eingebucht werden. Diese Vorgehensweise setzt auch voraus, dass mit Kostenträgern gearbeitet wird - insbesondere bei der Ist-Versteuerung.

Zahlungseingänge aus FIBU limitiert auf Eingrenzung Zeitraum?
Für die Arbeitsaufträge und Serviceaufträge werden die Zahlungseingänge aus der FIBU/OP-Verwaltung ermittelt und es besteht die Möglichkeit, die Zahlungseingänge für Projekte ebenfalls aus der FiBU/OP-Verwaltung zur ermitteln.
Diese Einstellung ist aktiviert (Defaulteinstellung) und bezieht sich auf den Eingrenzungszeitraum "Zeitraum1 von - Zeitraum1 bis" (und dem Vergleichszeitraum bei Deckungsbeitrag). Hierdurch besteht die Möglichkeit, die Zahlungseingänge unabhängig von den genannten Zeiträumen auszugeben.