Besonderheiten im Rechnungseingang

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Eingehende Rechnungen, beispielsweise für Materialeinkauf, sind anhand der Lieferscheine zu prüfen – nach der sachlichen Richtigkeit der Rechnungen, z. B. des bestellten Materials, nach rechnerischer Korrektheit der Rechnungen, sowie nach den vereinbarten Einheitspreisen, Gesamtbeträgen, der Umsatzsteuer und den Skontierungsmöglichkeiten. Die sachliche Rechnungsprüfung umfasst beispielsweise, ob der Lieferant die vereinbarten Lieferbedingungen eingehalten hat.

Voraussetzungen

Ein gepflegter Lieferantenstamm mit korrekten Einstellungen in Bezug auf Einkaufsbedingung, Skonto% und Tage, Fälligkeitstagen, Lieferzeiten, Frachtfreigrenze, Mindestbestellwert, sowie die Einstellung der Preisfindung über die EKPreis Grundlage sind Voraussetzung für eine reibungslosen Ablauf. 

Anleitung

Rechnungseingangsprüfung erfassen

Wählen Sie in im Hauptmenü → [Einkauf/Lager] -> [Rechnungseingangsprüfung] an. Sie befinden sich im Programmteil Rechnungeingang-Verwaltung. Über [Datei/Datensatz] -> [Belegweiterverarbeitung] → [Beleg komplett übernehmen] öffnet sich ein Zwischendialog. Im Maskenbereich Quellbeleg auswählen wird Ihnen die Belegart Wareneingang bereits vorgeschlagen. Mit Klick auf das Listenfeld können Sie die Auswahl verändern. Nach Auswahl des Quellbeleges wird die Belegnummer eingetragen. Ist Ihnen diese nicht bekannt, gelangen Sie über das Suchsymbol in die Belegsuche. In der Belegsuche können Sie hier Ihre Anzeige eingrenzen oder ohne Eingrenzung direkt mit Klick auf das Such-Symbol alle Belege anzeigen lassen. Per Doppelklick wird der ausgewählte Beleg in die Belegübernahme eingetragen.
Im Feld Externe Beleg-Nr Lieferant tragen Sie die externe Belegnummer Ihrer Rechnung ein. Wurde schon eine externe Belegnummer im Ausgangsbeleg eingetragen, so wird diese automatisch übernommen.
Im Register Optionen zur Übernahme besteht die Möglichkeit, durch Zuordnung einer Auftrags- oder Projektnummer die Daten aus Ihrem Beleg automatisch in die Nachkalkulation zu übergeben, sodass Sie exakte Soll-Ist-Vergleiche auswerten können.
Mit [Übernehmen] bestätigen Sie die Belegweiterverarbeitung.
Nach erfolgreicher Belegweiterverarbeitung wird der Vorgängerbeleg automatisch auf Beleg weiterverarbeitet gesetzt und ist somit abgeschlossen.
Im Register Belegpositionen stehen nun die übertragenen Artikel aus dem Wareneingang. Müssen Sie in Ihrer Rechnungseingangsprüfung eine Beleganpassung durchführen, so haben Sie die Möglichkeit zur Überarbeitung der übergebenen Beleg-Positionen. Im Register Vormaske, Bereich Betragsprüfung - Belegpositionen steht im Feld Warenwert Netto die Rechnungssumme aus der Positionserfassung. Der Warenwert Brutto wird von STREIT® automatisch ermittelt. Sie tragen den Brutto-Rechnungsbetrag aus Ihrer Rechnung in das Feld Warenwert Brutto in der Spalte RE / GU Daten ein. Sobald die Summen in den Feldern übereinstimmen, wird die Checkbox Rechnung für Verbuchung freigeben aktiv und kann aktiviert werden. Mit diesem Kennzeichen bewirken Sie die Freigabe der Rechnung zur Verbuchung und somit die Übertragung in die Lieferanten OP-Verwaltung. Über die Konstante VerbuchungKzEkBeleg können Sie zudem einstellen, dass mit der Freigabe gleichzeitig die Verbuchung stattfinden soll. Zum Schluss speichern Sie Ihre Prüfung mit einem Klick auf das Diskettensymbol in der Symbolleiste.

Eingabe des erfassten Positionsbetrages

Innerhalb der Rechnungseingangsprüfung gibt es in der Positionserfassung das Feld ErfPosBetrag. Bei Eingabe eines Betrages in diesem Feld erfolgt die Anpassung des Einzelpreises aufgrund der Menge. Hierbei werden

• die Zu-/Abschläge initialisiert

• der EkPreis aus (PosBtrg / Menge) ermittelt

• die Rohstoffberechnung abgeschalten (notwendige Rohstoffanteile müssen, falls erforderlich, über die Zusatzdaten Register Rohstoff oder einer separaten Zeile erfasst werden)

Hierbei ist jedoch zu beachten, dass bestimmte Kombinationen zu Rundungsdifferenzen führen können. In diesem Zusammenhang ist auf die Konstante EinkRabattBerechKz hinzuweisen, mit welcher oftmals Rundungsdifferenzen ausgeschaltet werden können. Es geht um die Positionsrabatte und deren Berechnungsreihenfolge. Bei Rechnungseingangsprüfungspositionen mit einem oder auch mehreren Rabatten ist diese Einstellung, in Bezug auf Rundungsdifferenzen, entscheidend. Mögliche Einstellungen sind:

• (Rabatt auf Preis) * Menge

• Rabatt auf (Menge * Preis)

Diese Einstellung ist für den gesamten Einkaufsbereich gültig, kann aber lieferantenspezifisch verändert werden.

Beispiel mit der Konstanteneinstellung EinkRabattBerechKz = (Rabatt auf Preis) * Menge:

Menge: 3

Gesamtpreis ErfPosBetrag: 10,-- EUR

Ergebnis: Menge: 3, Einzelpreis (Ek-Preis): 3,33 EUR, Gesamtpreis (ErfPosBetrag): 10,00 EUR

Die Differenz von 0,01 EUR wird Feld Zu/Ab Betrag  automatisch abgebildet.

Ist die Konstante EinkRabattBerechKz  = Rabatt auf (Menge * Preis) eingestellt , werden oftmals Rundungsdifferenzen ausgeschaltet. 

Übernahme Teilmengen in Rechnungseingangsprüfung

Im Rahmen der Belegweiterverarbeitung in die Rechnungseingangsprüfung können Sie auch Teilmengen übernehmen. Dies ist z.B. dann erforderlich, wenn die Bestellbelege zu Kontrollzwecken in den Rechnungseingangsbeleg eingelesen werden. Die Anwahl erfolgt in der Vormaske über [Datei/Datensatz] -> [Belegweiterverarbeitung] →  [Teilmengenübernahme]. Nach Auswahl der betreffenden Belegart und Eingabe der Belegnummer werden Ihnen die Positionen aufgelistet. Über die Spalte Auswahl markieren Sie die betreffenden Positionen und erfassen die Teilmenge im gleichnamigen Feld. Mit Klick auf [Übernehmen] werden die ausgewählten Positionen übernommen.

Belegübernahme mit Rechnungsteller

Sie haben eine Bestellung oder Wareneingang erfasst für einen Lieferanten bei welchem die Rechnungsstellung über eine Zentrale erfolgt. Somit wird bei Belegübernahme in die Rechnungseingangsprüfung automatisch die Anschrift des Rechnungstellers übernommen. Voraussetzung hierfür ist die Erfassung der Rechnungstellerdaten beim betreffenden Lieferant über [Stammdaten] → [Lieferanten] →  [Lieferanten-Verwaltung] → Register [Firmendaten], Maskenbereich Firmenstruktur, Feld Zentrale und Preisfindung (Zentrale).

Hinweis: wird die Rechnung über UGL oder ERechnung erstellt, findet die Prüfung auf Quellbeleg mit dem übergebenen Lieferanten statt. Erst bei Generierung des Rechnung/Gutschrift-Eingangs wird geprüft, ob für diesen Lieferanten eine Zentrale mit Preisfindung (Zentrale).hinterlegt ist. Dann wird die Zentrale als Lieferant (Rechnungsteller) in den Beleg übernommen und die bisherige Lieferantennummer wird als Bestell-Lieferant im Beleg gespeichert.

Direktverbuchung aus Rechnungseingangsprüfung

Über die Rechnungseingangsprüfung freigegebene Eingangsrechnungen können Sie über die Konstante VerbuchungKzEkBeleg mit der Einstellung EK-Beleg bei Rechnungsfreigabe direkt verbuchen direkt für die STREIT®-FIBU / OP-Verwaltung bereitstellen. Die Bereitstellung über das Programm Einkaufsbelege verbuchen erübrigt sich dadurch. Im Falle einer Aktivierung entfällt die Möglichkeit,  gedruckte Rechnungen in selektierter Form der STREIT®-FIBU zur Verfügung zu stellen.

Mögliche Konstanteneinstellungen:

• EK-Beleg über separaten Verbuchungslauf abschließen - Verbuchung über das Programm Einkaufsbelege verbuchen

• EK-Beleg bei Rechnungsfreigabe direkt verbuchen - obiger Ablauf

• EK-Beleg bei Rechnungsfreigabe nach Bestätigung verbuchen - direkte Verbuchung nach Bestätigung möglich

Buchungstexte verwalten

Werden Eingangsrechnungen in die STREIT®-Finanzbuchhaltung oder an Datev übergeben gibt es unterschiedliche Übergabemöglichkeiten für den Buchungstext. Standardmäßig wird der Lieferantenname sowie die STREIT®-Belegnummer übernommen.

Über die Konstante Buchungstext - EK - Rechnung und Buchungstext - EK - Gutschrift können Sie Platzhalter für andere Buchungstexte hinterlegen. Der Platzhalter für die Übergabe von Kostenträger, Kostenträger-Bezeichung und Bemerkung lautet z.B. {#Ktr#}{#KtrBez#}{#PosBemerkung#}. In den Positionszeilen des Beleges kann die Positionsbemerkung erfasst werden. Wird in den Konstanten der Platzhalter PosBemerkung eingerichtet, wie im genannten Beispiel, kann bei der Verbuchung über das Programm Einkaufsbelege verbuchen mit Variante 'ohne Komprimierung' pro Belegzeile eine eigene Buchung mit Buchungstext aus der PosBemerkung übergeben werden.

Weiterhin können Sie über einen zusätzlichen Dialog pro Aufwandskonto einen Buchungstext erfassen. Hierzu wählen Sie im Rechnungseingangsbeleg in der Menüleiste [Ausführen] → [Buchungstexte verwalten] oder das entsprechende Symbol in der Toolbar an und erfassen in der Spalte Buchungstext pro vorgeschlagenem Aufwandskonto den gewünschten Text.

Diese Buchungstexte sind dem Buchungssatz zugeordnet und stehen innerhalb der STREIT®-Finanzbuchhaltung in den Konteninformationen zur Verfügung.

Folgende Regel ist zu beachten: Wenn Buchungstexte aus RE-Eingangsprüfungen vorhanden sind haben diese Vorrang vor der Konstanteneinstellung. Sind Konstanteneinstellungen vorhanden haben diese Priorität vor dem Standardtext. Es erfolgt keine Überschreibung, bzw. Ergänzung mit dem Standardtext.

Prüfung auf vorhandene Belege

Über die Konstante Prüfoptionen doppelter Rechnungseingang können Sie einstellen, ob Sie bei der Belegerstellung, bei der Speicherung der Vormaske, Hinweise auf bereits vorhandene Daten erhalten möchten. Die Einstellungen sind kombinierbar.

Folgende Einstellungen sind möglich:

• Prüfung gleicher Lieferant

• Prüfung gleiche Externe BelegNr
  

• Prüfung gleiches BelegDatum

• Prüfung gleicher Betrag - hier müssen Sie berücksichtigen, dass die Prüfung auf den Rechnungs-Bruttobetrag (RechBrutBtrg) erfolgt, welcher im Standarddesign nicht automatisch gelistet ist

Diese Einstellungen sind miteinander kombinierbar, d.h. Sie können nur eine Auswahl oder mehrere treffen. Mit Klick auf das Start-Symbol starten Sie die Prüfung und die betreffenden Belege werden aufgelistet.

Doppelte Belege suchen

Zusätzlich zur automatischen Prüfung auf doppelte Externe Belegnummern, welche bei der Speicherung der Vormaske durchgeführt wird, können Sie doppelt erfasste Eingangsrechnungen über die Rechnungseingang-Suche über zusätzliche Optionen finden. Klicken Sie hierzu auf das Symbol [Doppelte Belege suchen] oder wählen Sie über die Menüleiste [Extras] -> [Doppelte Belege suchen]. Im Folgedialog werden Ihnen in Abhängigkeit mit der innerhalb der Konstanten-Verwaltung zur Verfügung stehenden Konstante Prüfoptionen doppelter Rechnungseingang die eingestellten Prüfkriterien angezeigt. Über die Funktion [Vorgabewerte einstellen] können Sie diese individuell ändern.

Vorgängerbeleg aus Rechnungseingang erstellen

Wenn Sie, z.B. aufgrund schneller Zahlung, den Rechnungseingang vor dem Wareneingang erstellen müssen, können Sie im Rechnungseingang über die Funktion [Datei/Datensatz] -> [Belegweiterverarbeitung] -> [Vorgängerbeleg erstellen] Wareneingangsbelege nachträglich erstellen lassen. Die Erstellung ist positionsweise möglich, eine Teilmengenübergabe nicht. Die erstellten Wareneingänge erhalten automatisch den Status Beleg weiterverarbeitet. Der Wareneingangsbeleg, sowie die Positionen sind automatisch mit der Bestellung und dem Rechnungseingang verknüpft.

(interne Info: die Materialbereitstellung ist ebenfalls verknüpft, NAKA bleibt unverändert)

Aktualisierung der Verschlagwortung bei Änderungen im Originalbeleg

Haben Sie einen Archiveintrag als Originalbeleg verschlagwortet und in diesem Beleg erfolgt nachträglich eine Änderung in den Kopfdaten, so wird die Verschlagwortung automatisch angepasst.

Beispiel:

Ein Rechnungseingang wurde auf Projekt 001 erfasst und der Originalbeleg wird archiviert. D.h. im Projektarchiv 001 ist dieser Beleg einsehbar. Anschl. wird im STREIT®-Beleg die Projektnummer auf 002 verändert. Dadurch wird der bisherige Archiveintrag im Projekt 001 als ‚verdeckte Dublette‘ dargestellt und ist automatisch auf das Projekt 002 verschlagwortet.

Allgemeine Information zum ERechnungsimport

ZUGFeRD + XRechnung-konforme Rechnungen sollen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung schnell, komfortabel und einfach elektronisch ausgetauscht werden.

Dabei wird erwartet, dass durch das ZUGFeRD/ERechnung-Format nicht nur die Kosten der Rechnungsstellung aufgrund des Wegfalls von Material und Portokosten sowie einer automatischen Verarbeitung stark reduziert bis komplett eliminiert werden, sondern auch das Rechnungswesen in Zukunft durch optimierte Prozesse wesentlich effizienter wird.

Um eine ERechnung mit dem höchsten Automatisierungsgrad in die STREIT® einlesen zu können, müssen zunächst mehrere Einstellungen vorgenommen werden. Danach können Sie über einen FTP Server die Rechnungen abrufen und automatisch in STREIT® einlesen. Voraussetzung hierfür sind korrekt hinterlegte Zugangsdaten für ERechnung, sowie eine hinterlegte GLN/ILN oder externe Kundennummer/Lieferant in der Lieferanten-Verwaltung. Ebenfalls muss bei den ERechnung-Zugangsdaten die Verarbeitungsautomatik auf autom. FTP-Abruf inkl. Datenimport und Rechnungsfreigabe eingestellt sein. Bei der automatischen Übernahme muss ausserdem der Auftrag-Zeitplan-Dienst für die Aufträge Autom. UGL-Import über FTP und Autom. Abruf der ZUGFeRD-Dateien über FTP korrekt eingerichtet sein.

Ablauf einer automatischen Rechnungseingangsprüfung

1. Zunächst wird in STREIT® eine Bestellung erstellt und anschließend per IDS oder UGL an einen Großhändler übergeben.

2. Dieser bearbeitet diese und bereitet eine UGL-Datei mit einem Lieferschein oder einer Auftragsbestätigung auf und liefert die Ware.

3. Der Lieferschein oder die Auftragsbestätigung werden dann von der STREIT® automatisch abgerufen (Autom. UGL-Import über FTP).

4. Durch das Verarbeiten der abgerufenen UGL-Datei wird diese automatisch mit dem vorhergegangenen Beleg verknüpft und die Preise als bestätigt eingetragen.

5. Als nächstes wird vom Lieferanten eine ZUGFeRD Rechnung aufbereitet und auf einem FTP-Server bereitgestellt.

6. Von hier aus wird die Rechnung dann automatisch durch den Auftragzeitplandienst-Import abgerufen und eingelesen.

7. Sind alle Angaben der Rechnung korrekt wird die Rechnung automatisch mit der Bestellung/Wareneingang verknüpft und das Rechnung-Freigabe-Kennzeichen gesetzt.

Grafische Darstellung der Abläufe

Zugangsdaten hinterlegen

Zuerst müssen für den gewünschten Lieferanten die Zugangsdaten und Feldzuweisungen hinterlegt werden. Starten Sie hierfür das Programm [Lieferanten-Verwaltung] → [Schnittstellen]. In der Spalte Schnittstelle wählen Sie die Variante ERechnung, anschl. öffnen Sie die Einstellungen über das entsprechende Symbol. Folgende Parameter stehen zur Verfügung:

• ImportPfad:                     Hier wird der Pfad angegeben, über den die ZUGFeRD Rechnungen automatisch eingelesen werden
• Server:                             Hier wird die Server-IP vom FTP-Server eingetragen

• Port:                                Hier wird der Port des FTP-Servers angegeben

• Login:                              Hier wird das Login für den FTP-Server hinterlegt

• Passwort:                        Hier wird das Kennwort für den FTP-Server eingetragen

• PassivMode:                    Hier wird hinterlegt, ob der FTP-Abruf im PassivMode erfolgen soll

• Verarbeitungsautomatik: Hier wird angegeben, wie mit den bereitgestellten ZUGFeRD Rechnungen verfahren werden soll. Folgende Einstellungen sind möglich:

• Autom. FTP-Abruf: die bereitgestellten ZUGFeRD Rechnungen werden in das vorgegebene STREIT-Importverzeichnis eingestellt

• Autom. FTP-Abruf inkl. Datenimport: die automatisch abgerufenen Daten werden gleichzeitig in STREIT importiert, d.h. die Rechnungsbelege werden automatisch erzeugt

• Autom. FTP-Abruf inkl. Datenimport und Rechnungsfreigabe: die erzeugten Rechnungen werden direkt freigegeben und stehen somit für die Verbuchung bereit

Die weiteren Felder dienen dazu, bestimmte Felder aus dem ZUGFeRD-Aufbau in STREIT korrekt zuzuordnen. Sie sind aber nicht unbedingt notwendig, um die ZUGFeRD Rechnung einlagern zu können.

• BestellNr (BuyerOrderReferencedDocument): Hier stellen Sie ein mit welchem Feld von STREIT der Inhalt aus dem Tag BuyerOrderReferencedDocument geprüft werden soll. Diese zusätzlichen Einstellungen werden benötigt, wenn keine Bestellungen über STREIT getätigt werden und der Großhändler die KTr- oder ProjektNr, usw. in BuyerOrderReferencedDocument mit gibt. Beispiel: Einstellung Kostenträger: Suchreihenfolge: eingestellter Wert, dieser Wert wird in das Feld KTr eingestellt. Wird der KTr nicht gefunden wird nach der Auftragbestätigungsnummer des Lieferanten (AbNrLief) über Bestellung, bzw. BestellbelegNr (Standard) gesucht, bzw. der KTr aus dem Quellbeleg eingestellt.
• Zuordnungsmöglichkeiten:     BelNr bzw. AuftragsBestNrLief (AbNrLief) der Bestellung (Standard)
•                                                 ProjNr/ServiceNr/AABelNr/BaBelNr
•                                                 ObjektNr    
•                                                 Kostenträger
•                                                 ProjektNr
•                                                 ServiceNr
•                                                 AABelNr
•                                                 BABelNr
• Kommission: Zuordnung zum Feld Kommission
• ProjektReferenz: Zuordnung zu einer Projekt-, bzw. Auftragsnummer
• AuftragBestNrLief (AAA): AbNrLief: die Auftragsbestätigungsnummer des Lieferanten wird mit mit diesem Feld geprüft
• LieferAuftragsNr (AAJ):   AbNrLief: die Lieferanten-Auftragsnummer wird mit diesem Feld geprüft
• AngebotNrLief (AAG):     AngebotNrLief: die Lieferanten-Angebotsnummer wird mit diesem Feld geprüft
• ProjektSpezifikationsNr (AER): Einstellung auf ProjNr/ServiceNr/AABelNr/BABelNr sowie einzeln auf ObjektNr,Kostenträger, ProjNr, ServiceNr, AABelNr oder BABelNr möglich. Die eingestelle Nummer wird über den Code AER im Tag <ram:AdditionalReferencedDocument> mitgegeben und in STREIT eingelesen (Projekt-, bzw. Belegnummer muss vorhanden sein)
• VereinbarungsNr (AJR): Einstellung auf ProjNr/ServiceNr/AABelNr/BABelNr sowie einzeln auf ObjektNr,Kostenträger, ProjNr, ServiceNr, AABelNr oder BABelNr möglich
• UsprungsBelegNr (AWR): Einstellung aufProjNr/ServiceNr/AABelNr/BABelNr sowie einzeln auf ObjektNr,Kostenträger, ProjNr, ServiceNr, AABelNr oder BABelNr möglich
• AuftragNr (VN): Einstellung auf ProjNr/ServiceNr/AABelNr/BABelNr sowie einzeln auf ObjektNr,Kostenträger, ProjNr, ServiceNr, AABelNr oder BABelNr möglich
• Skontierfähigkeit von offenen Zuschlägen: über diese Checkbox legen Sie fest ob offene Zuschläge skontierfähig sein sollen oder nicht
• Abrechnungsmodus für Artikel ohne Preis: über dieses Listenfeld legen Sie fest mit welchem Abrechnungsmodus importierte Positionen ohne Preis versehen werden, zur Verfügung stehen kein Abrechnungsmodus, Garantie, Kulanz, Fahrt unberechnet, ohne Berechnung
• Abschläge in Kopfdaten ignorieren bei Übereinstimmung von Kopf- und Positionsrabatten: durch Aktivieren dieser Checkbox steuern Sie, dass Abschläge in Kopfdaten ignoriert werden wenn diese mit Positionsrabatten übereinstimmen
• Übergabe offene Beleg-Zuschläge an NaKa: durch Aktivieren dieser Checkbox werden Positions- Zuschläge ohne Mengenangabe (z.B. Frachtkosten) an die Nachkalkulation übergeben

Alternativ können Sie die Zugangsdaten über die Schaltfläche Schnittstellen Einrichtungsassistent innerhalb des Registers [Schnittstellen] über evtl. hinterlegte Vorlagen einlesen/aktualisieren. 

Einlesen einer Rechnung per ZUGFeRD

Zum Einlesen einer Rechnung über ZUGFeRD öffnen Sie über das Menü das Programm [Einkauf/Lager] → [Rechnungseingangsprüfung]. Über [Datei/Datensatz] → [Online-Kommunikation] → [Rechnungseingang über ERechnung importieren] oder wählen das entsprechende Symbol in der Symbolleiste. Im folgenden Einlagerungsdialog werden alle Rechnungen angezeigt, die in dem angegebenen Import-Verzeichnis liegen.

Wenn STREIT® Daten aus der ERechnung auslesen kann, werden hier bereits Informationen zum Lieferanten angezeigt. Über die Checkbox in der Spalte Auswahl können Sie nun die Rechnungen auswählen, die eingelagert werden sollen. Mit Klick auf die Schaltfläche [Daten importieren und daraus Belege generieren] werden die selektierten Rechnungen eingelagert. Kann bei der Einlagerung der Lieferant nicht korrekt ermittelt werden, erfolgt die Zuordnung im sich nun öffnenden Dialog manuell. Soll dieser Lieferant als Vorgabe für weitere Einlagerungen ohne Lieferantenbezug beibehalten werden, aktivieren Sie die gleichnamige Checkbox.

Falls Sie in der Vormaske der Rechnungseingangsprüfung Pflichtfelder hinterlegt haben können Sie diese über einen separaten Dialog bestücken. Möchten Sie zur Erfassung der notwendigen Pflichtfelder die zugehörige Rechnung sehen, können Sie diese über das Auge-Symbol in der Symbolleiste aufrufen. Wurden alle Felder korrekt befüllt, starten Sie die Einlagerung des Beleges mit Klick auf [OK]. Im Anschluss an die Einlagerung wird ein Protokoll-Dialog angezeigt, der nochmals Informationen zur durchgeführten Einlagerung anzeigt. Diesen schließen Sie. Wenn bei der eingelesenen Rechnung die Artikel aus dem Vorgängerbeleg ermittelt werden, so werden diese automatisch hinterlegt und die Rechnungseingangsprüfung ist abgeschlossen.

Wenn keine automatische Positionszuordnung zu einem Vorgängerbeleg ermittelt werden kann, nehmen Sie diese nach der Einlagerung manuell vor. Dazu muss der sich nun öffnende Dialog mit [Ja] bestätigt werden. Nach Bestätigung öffnet sich der Dialog Manuelle Positionszuordnung zu Quellbeleg und das Programm springt automatisch in das Register Positionen in der Rechnungseingangsprüfung. Das ist notwendig, damit Sie bei der Zuordnung sehen können, auf welcher Position Sie sich befinden. Diese wird durch eine farbliche Hervorhebung angezeigt.

Um die Positionen manuell zuzuordnen, muss zunächst ein Quellbeleg ausgewählt werden, z.B. der betreffende Wareneingang. Danach werden im Bereich Quellbeleg-Positionen die Artikel aus dem ausgewählten Beleg angezeigt. Standardmäßig sind im Bereich Anzeigeoptionen die Checkboxen Bereits verbundene Positionen anzeigen und Auswahl über Externe ArtikelNr limitieren aktiviert. D.h. es werden nur die automatisch verbundenen Positonen aufgeführt. Durch Deaktivierung dieser Anzeigeoptionen werden auch nicht verbundene Positionen angezeigt. Nun können Sie über die Navigationspfeile oder durch Anklicken einer Position zwischen den Zeilen der Rechnungseingangsprüfung wechseln. Um eine Zuordnung durchzuführen, markieren Sie die entsprechende Position aus dem Quellbeleg. Anschl. werden die Positionen mit Klick auf die Schaltfläche [Manuelle Positionszuordnung zu Vorgängerbeleg] dem Vorgängerbeleg zugeordnet. Im Bereich Teilmengen aus Quellbeleg-Positionen dieses Dialogs werden die Teilmengen aus den Quellbelegpositionen für die momentan aktive Zeile angezeigt. Wurde eine Position falsch zugeordnet kann diese mit Klick auf die Schaltfläche Positionszuordnung zu Vorgängerbeleg löschen wieder entfernt werden. Über die Schaltfläche [Zuordnungsoptionen] können Sie entscheiden, ob Sie bestimmte Positionseinstellungen in den Belegkopf übernehmen möchten.

Finden Zuordnungen zu unterschiedlichen Quellbelegen statt, wird die letzte Zuordnung mit aktivierter Übernahme in die Kopfdaten eingestellt.

Durch Klick auf [OK] schließen Sie diesen Dialog. Bereits zugeordnete Positionen erhalten im Bereich Positionserfassung der Rechnungseingangsprüfung ein Häkchen in der Spalte Belegvorgänger (Beleg). Haben Sie alle Positionen zugeordnet, kann der Dialog abgeschlossen und die Rechnungseingangsprüfung fertiggestellt werden.

Zu beachten: Sind in der ZUGFeRD-Datei Nullpositionen aufgrund Gratislieferungen, etc, enthalten, können Sie über die Lieferantenzugangsdaten im Parameter Abrechnungsmodus für Artikel ohne Preis auswählen um welche Abrechnungsart es sich handelt. Sonst ist eine Übergabe an die Nachkalkulation nicht möglich. Weiterhin können Sie über entsprechende Einrichtung in den Lieferantenzugangsdaten bei Übergabe offene Belegzuschläge an NaKa festlegen, ob Positionen, welche ohne Menge und Ek, also nur mit Gesamtpreis eingestellt wurden (z.B. Frachtkosten), in die Nachkalkulation übergeben werden sollen:

• bei [JA]  wird in Position der Zuschlag in EKPreis und die Menge = 1 eingestellt, damit automatisch eine Übergabe in Nachkalkulation stattfindet

• bei [NEIN] wird in Position keine Menge eingestellt und Zuschlag in PosBtrg (= Pauschalposition), es erfolgt keine Übergabe in die Nachkalkulation

Prüfung auf vorhandene Vorgängerbelege (Kennung erweitert)

Vor dem Einlesen können Sie im Einlagerungsdialog über die Felder Quellbeleg-Nr und Lieferschien-Nr prüfen, ob es bereits Vorgängerbelege gibt. Über die Checkboxen offene Bestellungen vorhanden und offene Wareneingänge vorhanden können Sie die zur Verfügung stehenden Rechnungen danach selektieren, ob es bereits Bestellungen oder Wareneingänge gibt. Dadurch kann eine Rechnung beispielsweise erst dann eingelesen werden, wenn der passende Wareneingang gebucht wurde.

Über die Quellbeleg-Nr wird die Anzahl der Vorgängerbelege angezeigt und bei Lieferschein-Nr die in der Datei übergebene Lieferschein-Nummer. Die genauen Detailinformationen der Vorgängerbelege können Sie über den Dialog Quellbelege anzeigen einsehen.

Farbliche Darstellung von Differenzen

Innerhalb der Positionserfassung können Sie über die Felder Menge Bestellung, Menge Wareneingang, Nettopreis Bestellung, Nettopreis Wareneingang die Werte aus den Vorgängerbelegen prüfen. Wird ein Unterschied zu den Werten laut Rechnungseingangsprüfung festgestellt, werden diese Felder Rot dargestellt.

Um bei besonders großen Eingangsrechnungen mehr Überblick zu bekommen, können Sie sich auch alle Positionen ohne Differenz ausgeblenden lassen. Aktiviert wird diese Funktion über das Kontextmenü → [Positionen ohne Abweichungen ausblenden]. Ebenfalls über das Kontextmenü können Sie sich die Spalten für Prüfmonitor ausblenden. Dadurch werden die Prüffelder ausgeblendet.

Automatische Zuordnung der Lieferanten

Für die automatische Zuordnung von Lieferanten werden in nachfolgender Reihenfolge die aufgeführten Felder aus der [Lieferanten-Verwaltung] --> [Firmenstruktur/Zusatzdaten] auf Eindeutigkeit geprüft:

• Unsere KDNr: Externe Kundennummer beim Lieferant bzw. Rechnungsteller (muss in der XML-Datei bei </ram:BuyerTradeParty> enthalten sein)

• GLN /ILN :  Globale Lokationsnummer bzw. internationale Lokationsnummer (muss in der XML-Datei unter dem übergeordneten Tag </ram:SellerTradeParty><ram:GlobalID gespeichert sein)

• Feld UStIDNr: Steueridentifiaktionsnummer des Lieferanten (muss in der XML-Datei unter dem übergeordneten Tag <ram:SellerTradeParty> bei </ram:SpecifiedTaxRegistration>hinterlegt sein)

Bei einem dieser Felder muss eine Eindeutigkeit vorliegen. Sie dürfen in der Lieferanten-Verwaltung auch nicht mehrfach vorkommen und in der XML-Datei  dürfen keine Ergänzungen, usw. in diesem Feld geführt werden. Andernfalls muss die Zuordnung manuell erfolgen.

Kann der Lieferant nicht automatisch zugeordnet werden, erhalten Sie einen Hinweis, welchen Sie mit [Ja] bestätigen, um die Zuordnung manuell durchzuführen. Weiterhin erhalten Sie folgenden Dialog in welchem Sie den ausgewählten Lieferant für weitere markierte Übernahmen ohne Lieferantenbezug automatisch vorbelegen können. Die Aktivierung für die Vorgabe gilt nur für den jeweiligen Import. D.h. wenn Sie aus der Auflistung mehrere Dateien importieren möchten, bei welchen der Lieferant nicht erkannt wird, dann werden alle weiteren Belege für diesen Lieferant erstellt, es kommt keine Zwischenabfrage mehr.

interner Hinweis:

Wird beim Zugferd-Import der Hinweis ausgegeben: 'Die generierten ZUGFeRD-Daten entsprechen nicht der ZUGFeRD-Spezifikation:' fehlen in der Regel bestimmte Voraussetzungen in den Meta-Daten des PDF-Files. Dies wird mit der Schematron-Prüfung geprüft. In diesen Metadaten (PDF öffnen mit Notepad++) und in der angehängten XML-Datei müssen zwingend die Zugferd-Version und die Variante unter ConformanceLevel (EXTENDED, INVOICE, factur-x) angegeben und identisch sein.

Dateien zum Testen befinden sich im Verzeichnis: \\jo\Austausch\ZUGFeRD_Beispiel_CHristoph

Zuordnung zum Quellbeleg

Damit beim Import einer ZUGFeRD-Rechnung die Zuordnung zum Quellbeleg automatisch stattfinden kann werden folgende Tags aus den Kopfdaten der XML-Datei ausgelesen und mit den Kopfdaten der EK-Belege geprüft:

• <DeliveryNoteReferencedDocument>: Inhalt wird geprüft mit dem Feld ExtBelNrLief im Belegkopf des Wareneingang (keine Prüfung in Bestellbelegen, dieser Tag ist nur im EXTENDED-Modus möglich)

• <BuyerOrderReferencedDocument>: Inhalt wird standardmäßig geprüft mit der STREIT® Belegnummer bzw. der  AuftragsBestNrLief (AbNrLief). (Erfolgte der Bestellablauf über UGL/IDS werden die  Kopfdaten, z.B. die Projektnummer, übertragen). Über die Lieferanten-Zugangsdaten sind jedoch individuelle Einstellungen für die Verwendung dieses Tag möglich.

• <CustomerOrderReferencedDocument/ID>: Prüfung mit dem Feld Kommission im Ek-Beleg

Hinweis: Erfolgte der Bestellvorgang nicht über UGL ist eine automatische Zuordnung zu einem Projekt/Arbeitsauftrag oder Serviceauftrag nicht möglich. 

Werden über ZUGFeRD Sammelrechnungen für mehrere Wareneingänge/Bestellungen importiert muss jede Position den Verweis auf den Lieferschein bzw. die Bestellung beinhalten.

Prüfstatus bei Abweichungen zum Quellbeleg

Rechnungseingangsbelege, bei denen folgende Abweichungen bestehen, erhalten beim Import auotmatisch den ImportPruefStatus 'Prüfung erforderlich' (auch bei Import über UGL) wenn die Konstante EinkErweiterteREPruefung aktiviert ist.

Abweichungen/ Kriterien:

• Abweichungen zwischen Warenwert Brutto und Rechnungsbetrag Brutto

• Abweichungen zwischen Warenwert Netto Rechnungseingang und Summe Netto Wareneingang

• Abweichungen zwischen Summe Netto Rechnungseingang und Summe Netto Bestellung

• Abweichungen in Positionsmenge und/oder Nettopreis

• Belege mit Positionen ohne Belegvorgänger

Steht der Importsprüfstatus durch manuelle oder automatische Eingabe auf Prüfung erforderlich ist keine Rechnungsfreigabe möglich. Der Status muss manuell auf Prüfung durchgeführt gestellt werden damit die Rechnung freigegeben werden kann. Zur besseren Kontrolle der Abweichungen können Sie im Kontextmenü die Funktion Positionen ohne Abweichungen ausblenden ausführen, somit werden Ihnen nur die Positionen mit Abweichungen angezeigt. Diese Funktion ist allerdings nur möglich, wenn der Beleg über Zugferd/UGL erstellt wurde.

Import-Protokoll per Email an Sachbearbeiter/Einkäufer bei automatischem UGL/Zugferd-Abruf mit gleichzeitigem Import

Bei automatischen Importen (UGL-Import Bestell-AB) per automatischem FTP-Abruf inkl. Datenimport und automatischem FTP-Abruf inkl. Datenimport und Rechnungsfreigabe, kann im Falle von Fehlereintragungen im Importprotokoll, der Sachbearbeiter/Einkäufer per E-Mail benachrichtigt werden.

Diese E-Mail enthält folgende Informationen aus dem Importprotokoll (Fehlermeldungen):

• abweichende Mengen (erfasste Menge in Bestellung = Menge bestätigt )

• abweichende Preise (EK-Preis in Bestellung = EK-Preis bestätigt)

• wenn zusätzliche Artikelpositionen generiert wurden

• wenn eine abweichende Lieferanschrift übermittelt wurde (entfällt im Rechnungseingang)

Die abweichenden Felder werden in den Belegzeilen durch eine farbliche Kennung dargestellt.

Je Vorgang wird ein Importprotokoll erstellt. Vorgang bedeutet, dass mehrere Belege für den Import anstehen. Um dies zu aktivieren wählen Sie aus dem Menü [Extras] à [Konstantenverwaltung] -> Register [EK-Beleg] à Spalte [ImkportBenachrichtigungEmail]. Folgende Einstellungen sind möglich:

• keine Benachrichtigung

• MitarbNr (Sachbearbeiter) immer -> der Sachbearbeiter erhält immer eine Email

• MitarbNr (Sachbearbeiter) nur bei Fehlereintragungen -> der Sachbearbeiter erhält nur bei Fehlereintragungen eine Email

• MitarbNrEinkauf immer -> der zugeordnete Einkäufer erhält immer eine Email

• MitarbNrEinkauf nur bei Fehlereintragungen -> der zugeordnete Einkäufer erhält nur bei Fehlereintragungen eine Email

• MitarbNrAnford immer -> der Anforderer erhält immer eine Email

• MitarbNrAnford nur bei Fehlereintragungen -> der Anforderer erhält nur bei Fehlereintragungen eine Email

Voraussetzung für das Versenden der Email ist ein Email-Anschreiben mit der Satzart Report:

Info intern:

Bei mehreren Mitarbeitern innerhalb der Positionszeilen bekommt jeder hinterlegte Mitarbeiter das komplette Protokoll, eine Trennung ist derzeit nicht möglich. Bei ‚immer benachrichtigen‘ erfolgt im Report die Ausgabe: Abruf UGL-Dateien über FTP erfolgreich durchgeführt. Details siehe Protokolle in EK-Belegen.

Erweiterte Belegprüfung bei Abweichungen zum Quellbeleg

Bei automatischen Importen (UGL/Zugferd) können Sie eine zusätzliche Prüfung aktivieren, welche bei Abweichungen in Menge/Preis, zusätzlichen Artikelpositionen und abweichender Lieferanschrift zum Quellbeleg, die Weiterleitung in einen Folgestatus unterbindet. Erst nachdem im betreffenden Beleg in der Vormaske das Feld ImportPruefStatus von dem automatisch eingestellten Prüfung erforderlich auf Prüfung durchgeführt eingestellt wurde, kann eine Belegweiterverarbeitung erfolgen. Diese Einstellung aktivieren Sie aus dem Hauptmenü -> [Extras] → [Konstantenverwaltung] -> Register [EK-Beleg] -> Spalte [Erweiterte Belegprüfung] für den gewünschten Belegstatus.

Automatischer Zugferd-Import mit Berücksichtigung von nicht vorhandenen Bestellungen/Wareneingängen

Beim automatischen Zugferd-Import können Sie einen Import blockieren, wenn der Quellbeleg Bestellung oder Wareneingang nicht vorhanden sind. Die Praxis zeigt immer wieder, dass Rechnungen bereitgestellt werden, der Wareneingang innerhalb der STREIT® aber noch nicht durchgeführt wurde. Somit würde beim Import die Bestellung weiterverarbeitet werden und ein Statuswechsel in den Wareneingang wäre nicht mehr möglich.  Der Wareneingang hätte somit keine Verknüpfung zur Bestellung und zum Rechnungseingang.

Diese Einstellung aktivieren Sie über die [Lieferanten-Verwaltung] -> Register [Schnittstellen] in den Zugferd-Zugangsdaten.

Der im Auftragzeitplan hinterlegte Mitarbeiter erhält eine Email wenn der Import nicht durchgeführt werden konnte. Die Dateien müssen anschl. manuell, zum gegebenem Zeitpunkt importiert werden.

Protokolle einsehen

Bei Anwahl des ZUGFeRD-Import öffnet sich der Dialog ZUGeRD-Dateien importieren. Im Maskenbereich Protokolle sichten klicken Sie auf die Schaltfläche Prokokolle sichten. Im Dialog Report-Übersicht nehmen Sie im Eingrenzungsbereich die gewünschte Limitiierung vor und starten die Ansicht über das Start-Symbol. Im Bereich Anzeige werden Ihnen gemäß der Limitierung die erzeugten Protokolle aufgelistet. Diese können sie mit Doppelklick auf die jeweilige Zeile öffnen und einsehen. In dieser Anzeige werden alle Import-Protokolle aufgelistet.

Hinweis: Wenn Sie den automatischen ZUGFeRD-Import verwenden werden Ihnen in der Eingrenzung, mit der Standardeinstellung in der Spalte ungelesen, nur die noch nicht geprüften Protokolle aufgelistet.

Protokolle für den jeweiligen Beleg können Sie zusätzlich im Rechnungseingang nach Eingabe der betreffenden Belegnummer über die Vormaske → [UGL/ZUGFeRD] → [Einlagerungsprotokoll anzeigen] einsehen.

Ergebnis/Ausblick/nächste Schritte

Je nach Modulanschluss kann die Eingangsrechnung an die Finanzbuchhaltung oder die DATEV-Schnittstelle weitergeleitet werden.

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Felder und Befehle

Vormaske / Belegdaten / Bereich Steuer- und Kontenzuordnung / Schaltfläche Freistellbescheinigung