Belege weiterverarbeiten

Funktionen zur Belegbearbeitung

Kopieren eines kompletten Beleges

Um einen Beleg zu kopieren, steht Ihnen, in einem neuen Beleg, über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] die Funktion [Eintrag kopieren] zur Verfügung (bzw. die entsprechende Schaltfläche der Symbolleiste). Es öffnet sich der Dialog Beleg kopieren. Über das Listenfeld Belegstatus wählen Sie die gewünschte Belegart, aus welcher Sie Daten kopieren möchten. Über Anwahl der Such-Schaltfläche des Feldes Beleg-Nr  gelangen Sie in die zugehörige Beleg-Suche. Über die gewählten Suchkriterien lassen Sie sich den gewünschten Beleg anzeigen und wählen diesen durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile aus. Die Positionen des gewählten Belegs werden in den Dialog übernommen und in der unten stehenden Tabelle angezeigt.

Über das Register Optionen steuern Sie die Datenübernahme aus dem Ursprungsbeleg. Aktivieren Sie hierzu die entsprechenden Checkboxen. 

Eine besondere Bedeutung kommt der Checkbox Preise neu ermitteln zu. Diese ist standardmäßig nicht aktiviert. Hierdurch werden die Positionsbeträge (Ek, Vk) aus dem Ursprungsbeleg übernommen. Bei Aktivierung der Checkbox findet bei Erstellung des neuen Beleges eine Preisermittlung statt. 

Durch Aktivierung der Checkbox Prüfung Beleg-Adressen erreichen Sie die Prüfung der Kundenanschrift auf Aktualität. 

Im Register Rohstoffnotizen wählen Sie über das Listenfeld aus, ob diese aus dem Quellbeleg RohstNotiz aus Quellbeleg oder aus den Konstanten RohstNotiz aus Konstanten übernommen werden sollen, oder ob eine Einstellung manuell erfolgen soll. Standardmäßig ist die Übernahme aus dem Quellbeleg aktiv. Wählen Sie hier die manuelle Einstellung, können die Rohstoffwerte in der darunter liegenden Tabelle verändert werden.

In der Spalte Auswahl der Positionstabelle markieren Sie sich die Positionen, die Sie übernehmen möchten. Soll der komplette Beleg übernommen werden, markieren Sie die Spalte Auswahl über einen Klick auf die Spaltenüberschrift und drücken anschließend die Leertaste. Alle Positionen werden ausgewählt.

Durch Anwahl der Schaltfläche [Kopieren] schließen Sie den Kopiervorgang ab. Der Kunde und die ausgewählten Positionen werden in einen neuen Beleg übernommen. Der Beleg kann nach dem Kopiervorgang beliebig abgeändert werden.

Mehrfachkopie eines Beleges (nur im Status Angebot)

Im Register Mehrfachkopie des oben beschriebenen Kopierdialoges wählen Sie weitere Kunden, für welche Sie den ausgewählten Beleg kopieren möchten. Die Auswahl der Kunden erfolgt entweder über direkte Eingabe der Kunden-Nr, hier steht Ihnen auch das Suchsymbol zur Verfügung, oder über die Schaltfläche [Kunden auswählen].

Bestehende Belege suchen

Um eine Beleg-Suche zu öffnen, öffnen Sie zunächst die entsprechende Beleg-Verwaltung. Über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Suchen], bzw. das entsprechende Symbol der Symbolzeile, öffnen Sie die die zugehörige Beleg-Suche. Über die zur Verfügung stehenden Eingrenzungsfelder nehmen Sie die gewünschte Selektion vor und starten die Suchabfrage über das entsprechende Symbol. Mit Doppelklick können Sie die angezeigten Belege in der Ergebnistabelle jeweils öffnen.

Belege löschen

Löschen einzelner Belege

Öffnen Sie den zu löschenden Beleg. Über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Löschen], bzw. das entsprechende Symbol in der Symbolzeile, wählen Sie die Löschung an. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage ob der komplette Beleg gelöscht werden soll. 

Wurde ein Beleg bereits gedruckt, wird dieser durch den Löschvorgang nicht komplett gelöscht, sondern mit dem Status gelöschter Beleg versehen. Dadurch sind auch über Jahre hinweg noch alle Belege mit allen dazugehörigen Informationen vorhanden.
Wurde ein Beleg noch nicht gedruckt und gelöscht, ist dieser nicht mehr vorhanden. Die Belegnummer wird automatisch bei der nächsten Erfassung vorgeschlagen/herangezogen.

Einen gelöschten Beleg zur Neuerfassung freigeben / Belegnummer wieder verwenden

Wurde ein gedruckter Beleg gelöscht, wird die Belegnummer nicht automatisch wieder freigegeben, bzw. für die Neuerfassung ermittelt. Um diese Belegnummer dennoch wieder zu verwenden, geben Sie die Belegnummer des gelöschten Beleges innerhalb der Beleg-Verwaltung ein. Nach Bestätigung mit der Tab-Taste öffnet sich ein Auswahl-Dialog, welcher Ihnen den gelöschten Beleg auflistet. Mit Anwahl der Schaltfläche [Abbruch] erfolgt die Abfrage, ob diese Nummer zur Neuerfassung verwendet werden soll. Nach Bestätigung mit [Ja] öffnet sich eine Neuerfassung mit dieser Belegnummer.

Löschen mehrerer Belege

Möchten Sie mehrere Belege gleichzeitig löschen, öffnen Sie einen neuen, leeren Beleg. Über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Bereich löschen] öffnet sich das Dialogfenster für die Bereichslöschung. Über die Schaltfläche [Eingrenzung] gelangen Sie in einen weiteren Dialog zur Selektion der zu löschenden Belege. Nach Anwahl [Schließen] dieses Dialogs und Anwahl [Abfrage starten] werden die ausgewählten Belege aufgelistet. Sollen alle angezeigten Belege gelöscht werden, steht Ihnen die Checkbox [Alle Positionen auswählen] zur Verfügung. Nach Anwahl [Abfrage starten] werden alle Positionen ausgewählt und können mit Bestätigung über die Schaltfläche [OK] gelöscht werden. Sie erhalten ein Protokoll für die Beleglöschung.

Belege manuell abschließen

Beleg einzeln abschließen

Bestehende Verkaufsbelege können Sie ohne Weiterverarbeitung per Eingrenzung abschließen/erledigen. Wählen Sie innerhalb des jeweiligen Beleges über die Menüzeile die Funktion [Ausführen] –> [Beleg abschließen]. Durch diesen Vorgang wird kein Nachfolgebeleg erzeugt. Der Status wird auf Beleg weiterverarbeitet, bzw. bei der Rechnung auf erledigt gesetzt. Um diesen Beleg wieder bearbeiten zu können wählen Sie über die Menüleiste  [Ausführen] –> [Beleg reaktivieren].

Mehrere Belege ohne Weiterverarbeitung abschließen

Sie befinden sich in einem neuen Beleg innerhalb der Auftragsbearbeitung. Über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Belege abschließen] öffnet sich ein Dialogfenster. Über die Schaltfläche [Eingrenzungen] gelangen Sie in die Eingrenzungsmöglichkeiten zur Selektion der Belege. Über Anwahl [Schließen] und anschließender Anwahl [Abfrage starten] werden Ihnen die ausgewählten Belege angezeigt. Aktivieren Sie die Checkbox Alle Positionen auswählen und wählen erneut [Abfrage starten] werden alle aufgelisteten Belege markiert. Sollen nur einzelne Belege abgeschlossen werden aktivieren Sie diese in der Spalte Auswahl manuell. Über die Schaltfläche [OK] werden die Belege abgeschlossen und mit Status Beleg weiterverarbeitet versehen.

In der Belegart Arbeitsauftrag und Arbeitsnachweis steht Ihnen im Eingrenzungsdialog zusätzlich die Checkbox Offene Positionen auf manuell erledigt setzen zur Verfügung. Durch Aktivierung können Sie noch offene Belegpositionen manuell auf erledigt setzen, da bei Arbeitsaufträgen mit zugehörigen Arbeitsnachweisen, zuerst die Arbeitsnachweise abgeschlossen werden müssen.

Manuell abgeschlossene Belege reaktivieren

Manuell abgeschlossene Belege schalten Sie über die Menüzeile und Anwahl [Ausführen] → [Beleg reaktivieren] wieder für die Bearbeitung frei.

Belegweiterverarbeitung

Über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung], kann aus einer Belegart eine neue generiert werden. So wird z. B. aus dem Angebot eine Auftragsbestätigung, aus dem Lieferschein eine Rechnung usw.. Es ist auch möglich mit Hilfe des Statuswechsels Belegarten zu überspringen. So kann z. B. aus einem Angebot per Statuswechsel eine Rechnung generiert werden ohne eine Auftragsbestätigung oder einen Lieferschein zu erstellen.

Welcher Belegstatus bei der Weiterverarbeitung als Folgebelegart vorgeschlagen wird, steuern Sie über die Konstanten-Verwaltung → Register VK-Beleg → Spalte Belegstatus innerhalb der Zeile der entsprechenden Belegart (Vorgabe für BelegStatus bei Belegweiterleitung). Ist dort nichts hinterlegt, wird bei Belegweiterverarbeitung automatisch der Folge-Belegstatus vorgeschlagen. 

Für die Belegweiterverarbeitung mit gleichzeitigem Abschluss des jeweiligen Beleges gibt es in STREIT® zwei Möglichkeiten – einmal den Statuswechsel über den Zielbeleg und einmal die Belegweiterverarbeitung über den Quellbeleg. 

... über den Zielbeleg 

Öffnen Sie einen neuen Beleg in der Zielbeleg-Verwaltung. Über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] und wählen Sie zum Beispiel [Beleg komplett übernehmen] aus. Es erscheint ein Zwischendialog. Im Bereich Quellbeleg auswählen wird Ihnen die Vorgänger-Belegart vorgeschlagen und kann über die Auswahl des Listenfelds bei Bedarf geändert werden. Geben Sie die Belegnummer des Quellbelegs ein. Ist Ihnen diese nicht bekannt, gelangen Sie über die Such-Schaltfläche in die entsprechende Beleg-Suche.
Über das Register Optionen zur Übernahme wählen Sie, welche Informationen aus dem Quellbeleg in den Zielbeleg übergeben werden sollen.
Durch Anwahl der Schaltfläche [übernehmen] bestätigen Sie die Beleg-Weiterverarbeitung. Nach erfolgreicher Verarbeitung erhält der Quell-Beleg automatisch die Kennung Beleg weiterverarbeitet.

... über den Quellbeleg

Beleg komplett weiterverarbeiten

Öffnen Sie Ihren Quellbeleg in der entsprechenden Quellbeleg-Verwaltung. Über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Beleg komplett weiterverarbeiten] erscheint ein Zwischendialog. Im Bereich Neuer Belegstatus wird Ihnen die nachfolgende Belegart vorgeschlagen. Durch Auswahl über das Listenfeld können Sie den Zielstatus ändern.
Über das Register Optionen zur Weiterverarbeitung wählen Sie, welche Informationen aus dem Quellbeleg in den Zielbeleg übergeben werden sollen. Durch Anwahl der Schaltfläche [Weiterverarbeiten] bestätigen Sie die Beleg-Weiterverarbeitung. Nach erfolgreicher Verarbeitung erhält der Quell-Beleg automatisch die Kennung Beleg weiterverarbeitet.

Beleg teilweise weiterverarbeiten

Öffnen Sie Ihren Quellbeleg in der entsprechenden Quellbeleg-Verwaltung. Über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Beleg teilweise weiterverarbeiten] erscheint ein Zwischendialog. Im Bereich Neuer Belegstatus wird Ihnen die nachfolgende Belegart vorgeschlagen. Durch Auswahl über das Listenfeld können Sie den Zielstatus ändern.
Über das Register Optionen zur Weiterverarbeitung wählen Sie, welche Informationen aus dem Quellbeleg in den Zielbeleg übergeben werden sollen.
In der Datentabelle Belegpositionen werden alle Positionen des Quellbelegs angezeigt. Über die Checkbox Auswahl kennzeichnen Sie die zu übernehmenden Positionen. In der Teilmenge wird die Gesamtmenge der Position zu Übernahme vorgeschlagen. Diese Menge kann bei Bedarf geändert werden. Über die Checkbox ManErlKz haben Sie durch Aktivierung die Möglichkeit, einzelne Positionen als erledigt zu kennzeichnen, ohne dass diese weiterverarbeitet werden oder obwohl diese evtl. noch eine Restmenge haben.
Durch Anwahl der Schaltfläche [Weiterverarbeiten] bestätigen Sie die Beleg-Weiterverarbeitung. Nach erfolgreicher Verarbeitung behält der Quell-Beleg den Staus offener Beleg. D.h. er ist noch offen, da nicht alle Positionen weiterverarbeitet wurden.

... über die Belegzusammenführung (unterschiedliche Belegarten)

Sollen mehrere Belege unterschiedlicher Belegarten zu einem Folgebeleg vereinigt werden, bietet Ihnen STREIT® die Möglichkeit der Belegzusammenführung.

Öffnen Sie einen neuen Beleg in der Zielbeleg-Verwaltung. Über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Mehrere Belegarten zusammenführen] öffnet sich ein Dialog.
Zunächst geben Sie die Kunden-Nr des betreffenden Kunden ein, bzw. suchen diesen über Anwahl der Such-Schaltfläche.
Um Belege unterschiedlicher Belegarten zu selektieren, stehen Ihnen drei Selektionsbereiche zur Verfügung. Der erste Selektionsbereich ist so vorbelegt, dass alle offenen Belege des vorherigen Belegstatus angezeigt werden. Im zweiten und dritten Bereich haben Sie die Möglichkeit, über das Feld Belegstatus weitere Belegearten zu selektieren. STREIT® ermittelt automatisch die von/bis-Eingrenzungen für die Belegnummern und das Belegdatum entsprechend der offenen Belege des gewählten Kunden.
Über das Register Optionen zur Belegzusammenführung wählen Sie, welche Informationen aus dem Quellbeleg in den Zielbeleg übergeben werden sollen. 
Nach Anwahl der Schaltfläche [Abfrage starten] wird das Suchergebnis laut Eingrenzungen in der Suchergebnistabelle angezeigt.

Durch Aktivierung der Checkbox Auswahl der jeweiligen Zeile, markieren Sie den Beleg zu Übernahme.
Möchten Sie alle Belege der Tabelle übernehmen, wählen Sie den Spaltenkopf der Spalte Auswahl an und drücken anschließend die Leertaste. Drücken Sie ein weiteres Mal die Leertaste werden alle Markierungen wieder entfernt. Einzelne Belege markieren Sie über einen Klick in Checkbox der jeweiligen Zeile.
Durch Anwahl der Schaltfläche [Zusammenführen] bestätigen Sie die Beleg-Weiterverarbeitung. Nach erfolgreicher Verarbeitung erhalten die Quell-Belege automatisch die Kennung Beleg weiterverarbeitet.
Der Zielbeleg wird erzeugt, jedoch nicht sofort geöffnet. Der Dialog Mehrere Belegarten zusammenführen bleibt offen und Sie können eine weitere Zusammenführung vornehmen.
Über die Schaltfläche [Drucken] haben Sie die Möglichkeit, den zuletzt erzeugten Beleg über den Druckmanager auszugeben.

... über Sammelbelegerstellung (gleiche Belegart)

Sollen mehrere Belege der selben Belegart zu einem Folgebeleg weiterverarbeitet werden, bietet Ihnen STREIT® die Möglichkeit der Sammelbeleg-Erzeugung.
Öffnen Sie einen neuen Beleg in der Zielbeleg-Verwaltung. Über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Mehrere Belege zusammenführen] öffnet sich ein Dialog.
Im Listenfeld Belegstatus Belegstatus wird Ihnen die vorhergehende Belegart bereits vorgeschlagen. Die Felder sind zunächst so vorbelegt, dass Ihnen alle offenen Belege dieser Belegart angezeigt werden.
Über die von/bis-Eingrenzungsfelder belegen Sie die Abfrage der offenen Belege vor. Da auch die Selektion nach Kunden-Nr vorhanden ist, haben Sie die Möglichkeit, entweder auf einen bestimmten Kunden einzugrenzen, oder Sammelbelege mehrerer Kunden zu generieren. 
Nach Anwahl der Schaltfläche [Abfrage starten] werden in der Suchergebnistabelle alle Belege laut Eingrenzung angezeigt.
Durch Aktivierung der Checkbox Auswahl der jeweiligen Zeile, markieren Sie den Beleg zu Übernahme.
Möchten Sie alle Belege der Tabelle übernehmen, wählen Sie den Spaltenkopf der Spalte Auswahl an und drücken anschließend die Leertaste. Drücken Sie ein weiteres Mal die Leertaste werden alle Markierungen wieder entfernt.

Durch Anwahl der Schaltfläche [Zusammenführen] bestätigen Sie die Beleg-Weiterverarbeitung. Nach erfolgreicher Verarbeitung erhalten die Quell-Belege automatisch das Verarbeitungskennzeichen Beleg weiterverarbeitet.
Der Zielbeleg wird erzeugt, jedoch nicht sofort geöffnet. Der Dialog Mehrere Beleg zusammenführen bleibt offen und Sie können eine weitere Sammelbelegerzeugung vornehmen.
Über die Schaltfläche [Sammeldruck] haben Sie die Möglichkeit, die zuletzt erzeugten Belege über den Druckmanager auszugeben.

Felder, welche bei Anwahl geprüft werden, ob ein Sammelbeleg möglich ist:

Prüfung abhängig von Konstantenschalter:

Adressfelder:

Sonstiges:

Zu-/Abschläge auf Komplettbeleg vorhanden (z.B.Gesamt-Zu-/Abschläge, Gruppen-ZuAbschläge):

Die Beleggruppen sind verwaltbar in Belegen mit unterschiedlicher Quellbelegen. 
Abgleich von Feldern in Belegkopf bei Übernahme von weiteren Belegen:
(bei fehlender Übereinstimmung werden Felder initialisiert)

... über die Teilmengenübernahme

Mit dieser Funktion können Positionen verschiedener Belegarten in einen Folgebeleg übernommen werden.

Wählen Sie dazu Ihren Zielbelegstatus an. Über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Beleg teilweise übernehmen]. Im Folge-Dialog wird Ihnen, bei Quellbeleg auswählen, die vorhergehende Belegart vorgeschlagen. Mit Mausklick auf dieses Listenfeld wählen Sie die gewünschte Belegart aus. Mit dem Suchsymbol gelangen Sie in die Belegsuche. Hier nehmen Sie die gewünschte Limitierung vor, wählen einen Beleg aus und übernehmen diesen mit [Auswahl übernehmen]. Im Register Optionen zur Übernahme können Sie auswählen, welche Informationen aus dem Quellbeleg in den Zielbeleg übergeben werden sollen. Markieren Sie nun alle Positionen, welche in die gewünschte Belegart umgewandelt werden sollen in der Spalte Auswahl. Mit [Übernehmen] bestätigen Sie die Belegweiterverarbeitung. Die verarbeiteten Quellbelege bleiben im Status unverändert. Im nachfolgenden Dialog haben Sie die Möglichkeit einen weiteren Beleg zu übernehmen.

Die Funktion Teilmengenübernahme kann sowohl in der Rechnung als auch in den Belegarten Auftragsbestätigung, Lieferschein, Arbeitsauftrag und Gutschrift angewendet werden.

Mehrere Belege gleichzeitig weiterverarbeiten 

Sollen mehrere Belege einer Belegart in jeweils einen Folgebeleg weiterverarbeitet werden, bietet Ihnen STREIT® die Möglichkeit einer Sammelstatusänderung.
Die Vorgehensweise ist identisch mit der Beschreibung für Sammelbelegerstellung auf dieser Seite, mit dem entscheidenden Unterschied, dass kein Sammelbeleg erzeugt wird, sondern Einzelbelege. Wählen Sie hierzu im Zielbeleg [Datei/Datensatz -> Belegweiterverarbeitung -> Mehrere Belege separat übernehmen].

Vorgängerbeleg erstellen

Ein Statuswechsel in umgekehrter Reihenfolge ist über die Funktion [Vorgängerbeleg erzeugen] ab dem Auftragsbestätigungsstatus durchführbar. Dieser Befehl steht Ihnen über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] --> [Belegweiterverarbeitung] --> [Vorgängerbeleg erstellen] zur Verfügung. Somit kann z.B. nachträglich eine Auftragsbestätigung aus einem vorhandenen Lieferschein erstellt werden, wenn dieser nicht aus einem anderen Vorgängerbeleg erzeugt wurde. Durch diesen Vorgang werden die Belege miteinander verknüpft und können über die Belegverfolgung ermittelt werden.

Im Dialog Vorgängerbeleg erstellen wählen Sie den betreffenden Belegstatus für den Vorgängerbeleg aus und klicken auf die Schaltfläche [Erstellen]. Dadurch wird der Vorgängerbeleg mit dem Status offener Beleg erstellt. Sollte der Vorgängerbeleg direkt abgeschlossen werden, können Sie über eine Firmenmaske im Übergabedialog Vorgängerbeleg erstellen die Checkbox erzeugten Vorgängerbeleg abschließen aktivieren. Dadurch erhält der Vorgängerbeleg automatisch den Status Beleg weiterverarbeitet. Alternativ können Sie den Vorgängerbeleg über die Funktion [Ausführen] -> [Beleg abschließen] als verarbeitet kennzeichnen. 

Belegergänzung

Um einen Statuswechsel eines Beleges in einen bestehenden Beleg, welcher bereits Positionen enthält, durchzuführen, steht Ihnen über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] -> [Belegweiterverarbeitung] die Funktion [Bestehenden Beleg ergänzen] zur Verfügung. Als Quellbeleg wird der vorhergehende Belegstatus Status angezeigt. Diesen können Sie entsprechend ändern und erfassen die betreffende Belegnummer oder suchen diese über das Suchsymbol. Im Folgedialog stehen Ihnen die Positionen zur Auswahl zur Verfügung.  Markieren Sie nun alle betreffenden Positionen in der Spalte Auswahl. Bestätigen Sie mit Mausklick auf [Ergänzen] . Ebenso können Sie über die Spalte Teilmenge nur eine Teilmenge der betreffenden Position übernehmen.

Materialanforderung, Bestellanfrage oder Bestellung erzeugen

Im Status Angebot, Auftragsbestätigung und Arbeitsauftrag können Sie über die Belegweiterverarbeitung eine Materialanforderung, Bestellanfrage oder Bestellung direkt aus dem jeweiligen Beleg erstellen. Im Status Lieferschein können Sie lediglich eine Bestellung erzeugen. Im sich öffnenden Dialog erfassen Sie im Maskenbereich Lieferant auswählen die gewünschte Lieferantennummer. In der Spalte Auswahl markieren Sie über die Checkbox die betreffenden Artikel. Im Bereich Übergabeoptionen stehen Ihnen verschiedene Optionen für die Belegerstellung zur Verfügung. Bei Erstellung der Materialanforderung können Sie den Lieferanten automatisch ermitteln lassen. Wählen Sie hierzu im Listenfeld Autom. LiefNr-Ermittlung eine der nachfolgenden Einstellungen, bei welchen die Einkaufsführerdaten entsprechend geprüft werden:

Standardmäßig steht diese Einstellung auf ohne Lieferant und Sie müssen, wie zuvor beschrieben, die Lieferantennummer manuell hinterlegen. Möchten Sie eine Lieferadresse übergeben wählen Sie im Listenfeld Übergabe Lieferadresse aus, ob Sie diese aus Kundenadresse, Lieferanschrift oder aus Niederlassung übergeben möchten. Mit Klick auf [Erstellen] wird der jeweilige Beleg erstellt.

Adress- und steuerrelevante Daten abgleichen

Bei Arbeitsaufträgen können Sie über die Funktion [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Datenabgleich zu Arbeitsnachweisen] einen Abgleich der adress- und steuerrelevanten Daten  für die abhängigen Nachweise durchführen. Bei Nichtübereinstimmung zum Arbeitsauftrag werden diese Daten in den Nachweisen angepasst.

Erstellen einer Abschlags-/Schlussrechnung

Um eine Abschlagsrechnung zu erzeugen, wird als Ursprung/Bezugsquelle entweder eine Auftragsbestätigung oder ein Arbeitsauftrag benötigt. Nach Eröffnung eines neuen Rechnungsbeleges, wählen Sie über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Abschlagsrechnung erstellen]. Es öffnet sich der Dialog Abschlagsrechnung erstellen. Im Feld Belegstatus wählen Sie entweder Auftragsbestätigung oder Arbeitsauftrag aus und nehmen über die dargestellten Suchkriterien die gewünschte Eingrenzung vor. Mit Klick auf die Schaltfläche [Abfrage starten] werden Ihnen im Bereich Teil-Schlussrechnungen die betreffenden Belege gemäß der Limitierung aufgelistet. Mit Mausklick auf die gewünschte Zeile werden ihnen im Bereich Auswahl der Positionen als Information die Positionszeilen aufgelistet. Durch Aktivierung der Checkbox Auswahl können Sie bestimmen, welche Positionszeilen zur Information in der Abschlagsrechnung aufgeführt werden sollen. Im Dialogbereich Optionen erfassen Sie im Feld Artikel-Nr eine Artikelnummer über welche die Teilrechnung erstellt werden soll.

Möchten Sie einen pauschalen Betrag in Rechnung stellen erfassen Sie diesen im Feld Abschlag-Betrag. Soll ein prozentualer Abschlag auf den Vorgängerbeleg erfolgen, erfassen Sie diesen im Feld prozentualer Abschlag. Der daraus ermittelte Abschlagsbetrag wird Ihnen daraufhin im Feld Abschlag-Betrag angezeigt. Mit Klick auf die Schaltfläche [Erstellen] wird die Abschlagsrechnung erzeugt.

Um die Schlussrechnung zu erstellen öffnen Sie eine neue Rechnung. Über die Anwahl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Schlussrechnung erstellen] öffnet sich der Dialog Schlussrechnung erstellen. Im Feld Belegstatus wählen Sie entweder Auftragsbestätigung oder Arbeitsauftrag aus und nehmen über die dargestellten Suchkriterien die gewünschte Eingrenzung vor. Mit Klick auf die Schaltfläche [Abfrage starten] werden Ihnen im Bereich Bisherige Teilrechnungen die betreffenden Teilrechnungen gemäß der Limitierung aufgelistet. Mit Klick auf die Schaltfläche [Erstellen] wird die Schlussrechnung erzeugt. Dabei werden die im Ursprungsbeleg erfassten Positionen aufgelistet und die bisher erstellten Abschlagsrechnungen mit gleichem Bezug automatisch in Abzug gebracht.

Ob der Abzug vom Brutto oder vom Netto erfolgt, steuern Sie über die Konstanten-Verwaltung und den Konstantenschalter FAKTeilRechnungAbzugKz. Ein Abzug erfolgter Zahlungen ist nicht darstellbar.

Gutschriftserstellung über Stornierung

Diese Funktion bietet die Möglichkeit, einen verbuchten Rechnungsbeleg komplett oder teilweise zu stornieren. Hierdurch wird eine Verbindung mit der Rechnung erstellt, so dass in der Belegverfolgung die zu diesem Vorgang gehörenden Belege zu sehen sind.

Öffnen Sie hierzu einen neuen Beleg in der Gutschrift-Verwaltung. Über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Beleg stornieren] öffnet sich der Dialog Beleg stornieren. Dieser Dialog dient dem Abruf der verbuchten Rechnungs- oder Barverkaufsbelege. Im Maskenbereich Quellbeleg auswählen hinterlegen Sie die zu stornierende Rechnungsnummer oder suchen diese über die entsprechende Such-Schaltfläche.
Über das Register Optionen zur Stornierung steuern Sie, welche Informationen aus dem Quellbeleg in den Zielbeleg übergeben werden sollen. 
In der Datentabelle Belegpositionen werden alle Positionen des Quellbelegs angezeigt. Über die Checkbox Auswahl kennzeichnen Sie die zu übernehmenden Positionen. In der Teilmenge wird die Gesamtmenge der Position zu Übernahme vorgeschlagen. Diese Menge kann bei Bedarf geändert werden. Über die Checkbox Manuell Erledigt haben Sie durch Aktivierung die Möglichkeit einzelne Positionen als erledigt zu kennzeichnen, ohne dass diese weiterverarbeitet werden.
Durch Anwahl der Schaltfläche [Stornieren] bestätigen Sie die Stornierung.

Gibt es für die stornierte Rechnung Vorgängerbelege erhalten Sie eine Abfrage, ob Sie den Vorgängerbeleg wieder für die Bearbeitung öffnen wollen. Klicken Sie dabei auf [Ja], erhält dieser wieder den Status normal und die Rechnung kann über die Belegweiterverarbeitung neu erstellt werden. Bei [Nein] bleibt der Vorgängerbeleg auf Status gewechselt stehen.

Die Stornierung einer verbuchten Rechnung kann ebenfalls direkt aus der Rechnung-Verwaltung über dieselbe Funktion erfolgen, wenn Sie im betreffenden verbuchten Beleg stehen. 

Sammelstornierung

Mit dieserder Funktion [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Mehrere Belege stornieren], im Belegstatus Gutschrift, können Sie mehrere verbuchte Rechnungsbelege unabhängig von der Kundennummer storniert werden.stornieren.

Die Vorgehensweise ist identisch mit der o.g. Gutschriftserstellung, mit dem Unterschied, dass Sie nicht die Positionen eines einzelnen Belegs stornieren, sondern komplette Belege. D.h. überÜber die Checkbox Auswahl kennzeichnen Sie alle Belegpositionen.betreffenden Belege.

Stornierung von Lieferscheinen, automatische Erstellung eines Rücklieferscheines

Innerhalb der Belegstatus Lieferschein und Rücklieferschein gibt es die Funktion Stornierung. Dies bezieht sich auf die Stornierung von Positionen aus dem Lieferschein, die nicht berechnet werden und auch nicht gelöscht werden sollen.

Wählen Sie hierzu bitte über das Menü [Auftragsbearbeitung] → [Lieferschein] einen vorhandenen Lieferschein aus der noch nicht weiterverarbeitet wurde. Mit Mausklick in der Menüleiste auf [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Stornierung]Beleg stornieren] öffnet sich der Dialog aktuellenAktuellen Beleg weiterleitenstornieren und die Daten dieses Lieferscheines werden automatisch eingestellt. Markieren Sie nun alle Positionen, welche storniert werden sollen in der Spalte Auswahl und bAuswahl.estätigen Sie mit Mausklick auf [OK] . Ebenso können Sie über die Spalte Teilmenge nur eine Teilmenge der betreffenden Position stornieren.

Nach Bestätigung mit [OK]Stornieren] wird automatisch ein Rücklieferschein über die ausgewählten Positionen erzeugt. Wurde der gesamte Lieferschein storniert erhält dieser die Kennung StatusBeleg gewechselt.weiterverarbeitet.

Um diese erstellten Rücklieferscheine abzuschließen wählen Sie bitte aus dem Menü das Programm [Verbuchung/Clearing/Datev/Factoring] --> [Verkaufsbelege verbuchen] an. Im Register Storno-Rücklieferscheine setzen Sie über die entsprechende Checkbox die Markierung und wählen [Belege anzeigen]. Gedruckte Rücklieferscheine werden Ihnen somit aufgelistet. Über die Spalte Auswahl markieren Sie die zu verbuchenden Lieferscheine und starten die Verbuchung über die Schaltfläche [Belege verbuchen]. Der Status in den betreffenden Rücklieferscheinen wird somit auf verbucht gesetzt und die Belege gelten als weiterverarbeitet.

Wenn Sie über diese Funktion Gerätepositionen stornieren, wird mit der Stornierung der Positionen der Gerätestatus auf storniert gesetzt und kann somit in der Kunden-Geräte-Artikel-Information ausgeschlossen werden. 

Erstellung von Gratislieferscheinen

Werden Artikel gratis geliefert kann dies im Lieferschein, in der Vormaske, Register Zusatzdaten, im Feld Belegvariante eingestellt werden. Dies hat zur Folge, dass keine Berechnung der aufgeführten Positionen erfolgt und bei den erfassten Artikeln ein Lagerabtrag stattfindet.

Um Gratislieferscheine abzuschließen wählen Sie bitte aus dem Menü das Programm [Verbuchung/Clearing/Datev/Factoring] --> [Verkaufsbelege verbuchen] an. Im Register Barverkauf/Gratis-Lieferschein setzen Sie über die entsprechende Checkbox die Markierung und wählen [Belege anzeigen]. Gedruckte Gratislieferscheine werden Ihnen somit aufgelistet. Über die Spalte Auswahl markieren Sie die zu verbuchenden Gratislieferscheine und starten die Verbuchung über die Schaltfläche [Belege verbuchen]. Der Status in den betreffenden Gratislieferscheinen wird somit auf verbucht gesetzt und die Belege gelten als weiterverarbeitet. Diese können anschl. über die Funktion [Stornierung] wieder storniert werden, dabei wird der Bestand wieder zugebucht und ein Rücklieferschein erstellt.

Lieferscheine automatisch erstellen

Lieferscheine können Sie auch automatisch erstellen lassen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Artikel mit Lagerbestandsführung angelegt sind. Zur Ermittlung der zu liefernden Menge werden die Reservierungen aus den jeweiligen Auftragsbestätigungen herangezogen. Wählen Sie hierzu aus dem Menü → [Auftragsbearbeitung] → [Automatische Belegweiterverarbeitung] → [Automatische Lieferscheinerstellung] an. Im Maskenbereich Eingrenzung können Sie nach Kunden-Nr, Artikel-Nr und/oder Lager limitieren. Über die Schaltfläche [Anzeigen] starten Sie die Bedarfsermittlung gemäß der Eingrenzung. Im Bereich Artikelbestandsinfo erhalten Sie eine Bestandsübersicht für die ermittelten Artikel. Dabei sind die Mengen im Feld Sollbestand und Sollbestand Verw. identisch. Durch Markierung der jeweiligen Zeile werden Ihnen im Bereich Lieferscheine des markierten Artikels in der Bestandsinfo die zugehörigen Belege angezeigt. Wiederum durch Markierung eines Beleges werden rechts daneben die Positionen des markierten Beleges, mit Angabe von Menge und Rückstand aufgelistet. Über die Schaltfläche [Vorgabemengen einstellen] werden die Restmengen der jeweiligen Position in das Feld MengeVerw eingestellteingestellt, wenn der verfügbare Bestand ausreichend ist. Im Feld Sollbestand Verw. der Artikelbestandsinfo reduziert sich der Bestand um diese Menge. Übersteigt die Restmenge nachfolgender Positionen die Menge im Sollbestand Verw. wird keine Vorgabemenge mehr eingestellt, d.h. Teilübernahmen sind nicht automatisch möglich. Eine Teillieferung können Sie manuell im Feld MengeVerw vornehmen. Diese darf jedoch die Menge im Sollbestand Verw. nicht übersteigen. Mit Klick auf [Lieferscheine generieren] wird die Beleggenerierung gestartet und der Lagerabgang durchgeführt. Auftragsbestätigungen deren Mengen komplett übergeben wurden erhalten die Kennung Status gewechselt und sind somit abgeschlossen. Bei Teillieferungen bleibt die noch zu liefernde Menge als Restmenge stehen. Über die Schaltfläche [Anzeige] gelangen Sie in die Lieferschein-Suche und können sich dort die generierten Belege anzeigen lassen. Mit Klick auf [Drucken] starten Sie den Druck der generierten Belege. Eine Löschung der zuletzt generierten Belege nehmen Sie über die Schaltfläche [Löschung] vor.

Nachfrage-Pool

Häufig nachgefragte Artikel, die aber nicht angeboten werden sollen/können, werden im Nachfrage-Pool dokumentiert und können über den Nachfragepool ausgewertet werden. Die im Programm [Auftragsbearbeitung] --> [Statistiken und Auswertungen] --> [Nachfrage-Pool] dokumentierten Artikel können über die Artikel-Nr oder die Kunden-Nr gesucht werden.

Im Beleg markierte Artikelpositionen werden über die Funktion [Kontextmenü] --> [nachgefragten Artikel löschen] gelöscht und in den Nachfrage-Pool übergeben.

Überweisungsformular drucken

Über die Funktion der Menüzeile [Datei/Datensatz] → [weitere Druckausgaben] → [Überweisungsträger drucken] oder das entsprechende Symbol in der Symbolleiste öffnet sich der Dialog Überweisungsträger drucken. Nach Auswahl einer Bank im Feld Bankkonto und Klick auf die Schaltfläche [Drucken] können sie für eine Rechnung einen Überweisungsträger drucken.

Voraussetzung hierfür ist die Einstellung Überweisung im Feld Kontoeinzug sowie korrekt hinterlegte Bankdaten in der Kunden-Verwaltung. Außerdem muss die Rechnung gedruckt sein.

Paketaufkleber drucken

Sie wählen einen vorhandenen Beleg an. Über die Funktion der Menüzeile [Datei/Datensatz] → [weitere Druckausgaben] → [Paketaufkleber drucken] oder das entsprechende Symbol in der Symbolleiste öffnet sich das Programm Listendruck. Die Eingrenzungsfelder sind mit den Belegdaten bereits vorbelegt. Mit Klick auf die Schaltfläche [Druck] starten Sie den Druck.

Voraussetzung hierfür ist die Einrichtung der betreffenden Felder in der Vormaske, sowie die Angabe von Packstücken und evtl. Gewichtsangaben im jeweiligen Beleg und eine erfasste Verpackungsmenge VerpMenge im jeweiligen Artikel.

Belegetiketten drucken

Sie wählen einen vorhandenen Beleg an. Über die Funktion [Datei/Datensatz] --> [weitere Druckausgaben] --> [Etiketten drucken] oder das entsprechende Symbol in der Symbolleiste öffnet sich das Programm Listendruck. Die Eingrenzungsfelder sind mit den Belegdaten bereits vorbelegt.

Folgende Druckvarianten in Bezug auf die Etikettenanzahl stehen Ihnen über einen Radiobutton zur Auswahl zur Verfügung:

Die Vorbelegung dieser Checkbox können Sie in den Konstanten im Feld Belegetiketten: Berechnungsart für Stückzahl festlegen.

Weiterhin können Sie über das Feld Etiketten-Datum ein Etiketten-Druckdatum erfassen und über das Listenfeld Preisgruppe eine Preisgruppe auswählen. Mit Klick auf die Schaltfläche [Druck] starten Sie den Druck.

Paketversand über GLS-Schnittstelle

Die Aufgabe der GLS-Schnittstelle ist die Erstellung einer Datei, die die postalischen Felder beinhaltet. Diese Datei wird auf einem vordefinierten Verzeichnis abgelegt und vom GLS-Programm abgeholt. Die weitere Bearbeitung (Paketgewichtsermittlung, Etikettendruck) erfolgt im GLS-Programm.

Die Abwicklung erfolgt über das Programm Paketversand. Dieses ist anwählbar über [Auftragsbearbeitung] --> [Versand] --> [Paketversand]. Hier steht Ihnen eine Limitierung zur Eingrenzung zur Verfügung. Über die Checkbox Auswahl innerhalb der Auflistung werden die betreffenden Belege markiert und über [Ausführen] -->  [GLS-Versand] oder Anwahl des entsprechenden Symbols, die Datei erstellt. Nach Übergabe wird im betreffenden Beleg in der [Vormaske] im Feld Druckinfo (muss individuell eingerichtet werden) die Information über GLS exportiert eingestellt.

Elektronische Abrechnung über BTS-Portal

Die Ausgabe von Rechnungsbelegen im Text-Dateiformat stellt keine offizielle Schnittstellen-Anwendung innerhalb von STREIT® dar. Sie dient lediglich als Hilfsmittel zum Exportieren einer einheitlich strukturierten Textdatei.

Zum Beispiel wird eine durch die STREIT® ausgegebene Text-Datei vom BTS-Portal eingelesen, nachdem die Import-Kriterien in der empfangenden Anwendung (z.B. BTS-Portal) deklariert wurden. Manuelle Anpassungen des STREIT®®-Druckdesigns sind in den darin zur Verfügung stehenden Möglichkeiten durchzuführen.

Wählen Sie in der Rechnung das Register Ausgabeeinstellungen aus. Im Bereich Formular auswählen steht Ihnen unter der Checkbox Standard das Standard-Design txt-export_datennmodus_muster zur Verfügung.

Öffnen Sie anschließend über das Drucker-Symbol den Druckmanager und wählen bei Ausgabe die Einstellung Text-Format aus. Über das Zahnrad-Symbol öffnen Sie die Druckeinstellungen und wählen im Exportmodus Datenmodus aus. Über die Schaltfläche [Drucken] starten Sie die Ausgabe.

XML-Belegexport über IMMO-OFFICE

Diese Schnittstelle dient ausschließlich dem Export von Ausgangsrechnungen. Rechnungen werden über XML exportiert und können über das IMMO-OFFICE Portal abgeholt werden.

Voraussetzung hierfür ist, dass mit denselben Artikeln gearbeitet wird welche die Wohnungsbaugesellschaft verwendet.

Wählen Sie in der Rechnung [Datei/Datensatz] --> [Datenexport] --> [XML-Export] an. Im Folgedialog wird unter XML Export-Format IMMO-OFFICE eingestellt. Im Dialogfeld XML Export-Verzeichnis kann über das Ordnersymbol ein Auslagerungspfad festgelegt werden. Die Auslagerung starten Sie über die Schaltfläche [OK] .