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Belege drucken

Beleg-Vorschau

Um sich den Beleg vorab anzeigen zu lassen, wählen sie über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz], bzw. das entsprechende Symbol in der Symbolzeile, die [Seitenansicht]. Über die Lupensymbole kann der Beleg entsprechend vergrößert oder verkleinert werden. Über die Schaltfläche [Schnelldruck] haben Sie die Möglichkeit, den Druckvorgang auch direkt aus der Vorschau heraus zu starten. Die Vorschau verlassen Sie über die Schaltfläche [Druckvorschau schließen].

Erfassen von Anschreiben, Vorbemerkung, Schlusstext und Werbetext

Zur Hinterlegung eines Anschreibens, einer Vorbemerkung und eines Schlusstextes haben Sie die Möglichkeit, auf konstante Textvorlagen zurückzugreifen. Die Verwaltung erfolgt über die Textvorlagen-Verwaltung.

Nach Anwahl des entsprechenden Registers Anschreiben, Vorbemerkung oder Schlusstext innerhalb der Ausgabeeinstellungen stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung;

  • Einlesen - Über den Auswahldialog haben Sie Zugriff auf die für die Auftragsbearbeitung vorgesehenen Anschreiben/Vorbemerkungen/Schlusstexte. Evtl. hinterlegte Platzhalter werden beim Einlesen des Anschreibens nicht ersetzt. Die Ersetzung wird erst beim Ausdruck sichtbar.

  • die Löschung der Schreiben können Sie über das rote X-Symbol vornehmen - Der Inhalt des Textfeldes wird gelöscht

Weiterhin können Sie einen individuellen Text erfassen. Über das Kontextmenü des Eingabefeldes stehen Ihnen die üblichen Formatierungsfelder zur Verfügung. Ebenfalls haben Sie hierüber Zugriff auf mögliche Platzhalter zur automatischen Texteinfügung aus bestimmten Datenbankfeldern (z.B. aus der Kundenanschrift oder den Belegkopfdaten).

Das Listenfeld Werbetext steht Ihnen ebenfalls in diesem Bereich zur Verfügung. Über das Listenfeld haben Sie die Möglichkeit, einen in der Werbetexte-Verwaltung angelegten Werbetext zuzuordnen. Die Ausgabe des Textes erfolgt nach der Gesamtsummenberechnung am Ende des Beleges. Wurde dem Kunden in der Kunden-Verwaltung bereits ein Werbetext zugewiesen, wird dieser hier vorbelegt, kann jedoch beliebig geändert werden.

Festlegung des Formulars und allgemeine Druckeinstellungen

Über den Bereich Formular auswählen im Register Ausgabeeinstellungen, stehen Ihnen ihre Druckdesigns zur Auswahl. Je nachdem, welche Art der Ausgabe von Ihnen gewählt wird (Druck, Email,...) sollten Sie darauf achten, ein Design inklusive oder exklusive Ihrer Firmenlogos zu selektieren.

Sämtliche folgenden Druckeinstellungen belegen Sie über die Konstanten-Verwaltung, Register VK-Beleg, pro Belegart mit entsprechenden Vorgabeeinstellungen, welche belegspezifisch abgeändert werden können.

Weiterhin stehen Ihnen folgende Druckeinstellungen zur Verfügung:

  • Belegname - hier wird, je nach Belegart, der Belegname vorgeschlagen, welcher Standardmäßig auch als Überschrift auf dem Ausdruck erscheint; dieser kann bei Bedarf geändert werden

  • Kd- und Lieferanschrift tauschen - falls Sie in der Beleg-Vormaske eine Lieferanschrift erfasst haben, legen Sie über diese Checkbox fest, dass die Platzierung von Kunden- und Lieferanschrift auf dem Ausdruck getauscht werden

Ausgabeeinstellungen

Im Register Ausgabeeinstellungen stehen Ihnen verschiedene Einstellungen in Bezug auf Textdruck, Designauswahl, etc. zur Verfügung:

  • Artikeltext - Festlegung, ob Artikel-Positionen im Lang- oder Kurztext, oder in Kombination gedruckt werden sollen

  • Textbausteine - Festlegung, ob Textbaustein-Positionen im Lang- oder Kurztext, oder in Kombination gedruckt werden sollen

  • Textzeilen - Festlegung, ob Textzeilen  im Lang- oder Kurztext, oder in Kombination gedruckt werden sollen

  • Ausgabe Auslandstext - wird ein Beleg an einen Kunden erfasst, welcher ein abweichendes Sprachkennzeichen (ungleich Deutsch/Langtext) aufweist, wird diese Checkbox automatisch aktiviert und sofern in den Artikel-Stammdaten ein Fremdsprachentext hinterlegt ist, dieser gedruckt. Bei Kunden mit Sprachkennzeichen deutsch ist diese Checkbox nicht bedienbar.

  • Einzelpreis - Festlegung, ob der Einzelpreis immer oder nicht gedruckt werden soll, wenn er identisch mit dem Gesamtpreis ist

  • Gesamtpreis - Festlegung, ob ein Nullwert im Gesamtpreis gedruckt wird oder nicht

  • Aufschläge - Festlegung, ob Aufschläge verdeckt verrechnet oder offen ausgewiesen werden

  • Offener Rohstoffzuschlag - über dieses Listenfeld stehen Ihnen folgende Einstellungen zur Verfügung:
    - Gesamt-Rohstoffanteil als Information - pro Position wird der gesamte Rohstoffanteil als Information in einer separaten Zeile ausgegeben
    - Gesamt-Rohstoffanteil als betragsrelevante Position - der Rohstoffanteil wird in einer separaten Zeile im Gesamtpreis je Position ausgewiesen. Er dient somit nicht nur als Information. Die eigentliche Position ist somit ohne Rohstoffbetrag. 
    - Rohstoff-Detailinformationen - Ausweisung des Rohstoffanteils mit Rohstoffmerker und Rohstoffnotiz. Falls Rohstoffzuschläge erfasst sind werden diese ebenfalls in einer separaten Zeile informativ ausgewiesen.
    - Gesamt-Rohstoffanteil als betragsrelevante Position und Rohstoff-Detailinformation - Ausweisung des Rohstoffanteils informativ und zusätzlich detailliert aufgeschlüsselt mit Ausweisung des Betrages im Gesamtpreis

  • Unterpositionen - über dieses Listenfeld stehen Ihnen folgende Einstellungen zur Verfügung:
    - nur Menge drucken - wurden im Beleg Unterpositionen erfasst, wird bei diesen Positionen nur die Menge ausgedruckt
    - ohne Menge und Preis drucken - Unterpositionen werden ohne Menge und Preis gedruckt
    - keine Unterpositionen drucken - es erfolgt kein Ausdruck der Unterpositionen
    - Menge und Preis drucken - Unterpositionen werden mit Menge und Preis gedruckt                                                                    - nur Gesamtpreis drucken - nur der Gesamtpreis der Unterpositionen wird gedruckt

  • Automatische Nummerierung - über dieses Listenfeld stehen Ihnen folgende Einstellungen zur Verfügung:
    - autom. Nummerierung von BelPosNr und TitelNr - Positionen und Titel werden automatisch durchnummeriert und ausgedruckt, falls die Positionsnummer im Druckdesign eingerichtet ist.
    - keine autom. Nummerierung - Positionsnummern werden so gedruckt wie sie erfasst wurden, es findet keine automatische Nummerierung statt
    - autom. Nummerierung der TitelNr - es erfolgt eine automatische Nummerierung der Titelnummer
    - keine autom. Nummerierung - weder Titel noch Positionen werden automatisch nummeriert (ist in der [Konstanten-Verwaltung] → Registerkarte [VK-Beleg] –> Spalte Automatische Nummerierung die autom. Nummerierung eingestellt, gilt diese Einstellung nur für Artikel, welche nach Änderung dieser Einstellung im Beleg erfasst wurden)

Titeleinstellungen

  • Titeldruck - Festlegung, ob nach einem Titel ein Seitenwechsel stattfinden soll oder nicht

  • Titelzusammenfassung - Festlegung, ob und wie eine Titelzusammenfassung ausgegeben werden soll

Versand an belegindividuelle E-Mail-Adresse

Wenn Sie den Beleg per Email an eine bestimmte Email-Adresse senden möchten können Sie im Druckmanager über das Zahnrad -> [Ausgabeverteiler] auswählen. Hier können Sie über den Adresstyp  z. B. auf die Kunden-Verbindungsdaten zugreifen und den entsprechenden Mitarbeiter auswählen. Ebenfalls ist es möglich, eine individuelle Email-Adresse zu hinterlegen. Mit Klick auf [OK] und anschl. auf [Speichern und Schließen] wird diese Hinterlegung bei jedem Druck per Email automatisch gezogen.

Fremdwährungsdruck

Über das Listenfeld Währungsdruck wählen Sie bei Auslandskunden an ob die Ausgabe in Hauswährung oder der beim Kunden hinterlegten Währung erfolgen soll.

Sonstige Druckeinstellungen (nicht im Standard)

  • Pfandinfo drucken - ist ein Artikel über die Artikel-Verwaltung als Pfandartikel gekennzeichnet wird bei Aktivierung dieser Checkbox eine Pfandinformation ausgegeben
  • Rückstand - ist bei Artikeln in der Artikel-Verwaltung das RückstandKz aktiviert, kann hierüber der Druck der Rückstandsinformation festgelegt werden:
    - Positionen komplett in Rückstand drucken: im Rückstand befindliche Artikelpositionen werden auf dem Beleg gedruckt
    - Positionen komplett in Rückstand nicht drucken: im Rückstand befindliche Artikelpositionen werden auf dem Beleg nicht gedruckt
  • Verpackungseinheit- über dieses Listenfeld stehen Ihnen folgende Einstellungen zur Verfügung:
    - Nullwert in Verpackungseinheit drucken: die Verpackungsmenge des Artikels wird prinzipiell gedruckt, sofern das Feld im Druckdesign eingerichtet ist
    - Nullwert in Verpackungseinheit nicht drucken: bei hinterlegter Verpackungsmenge 1 im Artikelstamm wird diese nicht gedruckt (Menge 1 ist Standardmenge und muss im Artikel hinterlegt sein, sonst ist keine Speicherung möglich)
  • Restwert - über dieses Listenfeld können Sie die Restmenge des jeweiligen Beleges drucken lassen. Findet z.B. eine Teillieferung von einer Auftragsbestätigung in einen Lieferschein statt, wird bei Aktivierung dieses Listenfeldes beim Druck der AB anstatt der ursprünglich erfassten Menge nur die noch zu liefernde Restmenge ausgegeben. Die Vorbelegung des Feldes kann über die Konstanten-Verwaltung im Register VK-Beleg vorgenommen werden.

Sonderfunktionen zum Belegdruck

Giro-Code auf Rechnung drucken

Im Standard-Rechnungsformular ist die Ausgabevariante inklusive „Giro-Code“ möglich. Über den Giro-Code lassen sich Belegdaten wie z.B. Betrag, Rechnungsnummer, IBAN, usw. in Verbindung mit einer Online-Banking-App auslesen. Voraussetzung hierfür ist, dass über die Konstanten-Verwaltung und den Schalter Default-Bank für GiroCode eine Hausbank hinterlegt ist.

Wählen Sie hierzu in der Rechnung im Bereich Ausgabeeinstellungen → Formular auswählen das Standard-Design standard_girocode aus. Evtl. Anpassungen erfolgen über ein firmen- oder bedienerspezifisches Design.

Haben Sie dieses Design ausgewählt und es erfolgt trotzdem kein Druck des Giro-Code, sollten Sie die Stammdaten prüfen. Evtl. fehlen bestimmte Angaben wie z.B. BIC oder IBAN. Der Giro-Code-Druck kann nur bei vollständig hinterlegten Bankdaten erfolgen.

Export in ZUGFeRD

Damit Sie Rechnungen im ZUGFeRD-Format bereitstellen können, steht Ihnen innerhalb der Ausgabeeinstellungen das Auswahlfeld ZUGFeRD-Profil zur Verfügung. Bei Auswahl EXTENDED wird beim Rechnungsdruck im pdf-Format eine Datei mit anhängenden ZUGFeRD-Daten im XML-Format erzeugt. Wählen Sie hierzu im Druckdialog die Ausgabe über Adobe PDF Format oder EMail. Folgende Profile stehen zur Auswahl:

  • kein ZUGFeRD-Export → der Belegdruck erfolgt im Standard

  • EXTENDED 1.0 → die Datei wird lt.Vorgaben von ZUGFeRD-Profil 1.0 erstellt

  • EXTENDED 2.0 → die Datei wird lt.Vorgaben von ZUGFeRD-Profil 2.0 erstellt

  • EXTENDED 2.1 → die Datei wird lt.Vorgaben von ZUGFeRD-Profil 2.1 erstellt

  • Anzeige aller weiteren gültigen Versionen

Die Vorbelegung des ZUGFeRD-Profils wird über den Kunden-Stammsatz gesteuert. Innerhalb der Kunden-Verwaltung steht Ihnen hierzu innerhalb des Registers Zuordnungen das Auswahlfeld ZUGFeRD-Profil zur Verfügung.

Innerhalb der ZUGFeRD-Daten wird u.U. Ihre Bankverbindung mitgegeben. Welche Bankverbindung mitgegeben wird, steuern Sie innerhalb der Konstanten-Verwaltung über den Konstantenschalter Default-Bank für ZUGFeRD-Export.

XRechnung erstellen

Möchten Sie eine X-Rechnung (für Import in Portal 'Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes') erstellen, steht Ihnen innerhalb der Ausgabeeinstellungen das Auswahlfeld ZUGFeRD-Profil zur Verfügung. Bei Auswahl X-Rechnung 1.2.2. oder 2.0.1 wird Ihnen je nach Druckausgabe eine XML-Datei erstellt, welche den allgemeingültigen Anforderungen für X-Rechnungen entspricht. Bei der Druckausgabe können Sie direkt bei der Ausgabe XML-Format wählen, bei gleichzeitigem Email-Versand wählen Sie im Druckmanager XML Format als E-Mail-Anhang. Möchten Sie die Rechnung noch zusätzlich in PDF-Format erstellen oder per Mail direkt versenden, wird die XML-Datei in die PDF eingebettet.

Für den Export über XRechnung gibt es folgende Voraussetzungen:

  • Hinterlegung einer LeitwegID im Kundenstamm (zwingend)

  • Hinterlegung einer Zahlungsbedingung im Belegkopf (zwingend)

  • Hinterlegung einer GLN/ILN Nummer oder einer ExtAdrKennung im Kundenstamm (zwingend)

  • Telefon und Email des Sachbearbeiters, Verkäufers oder Projektleiters mit Angabe der Abteilung (Hinterlegung in der Vormaske im Bereich zusätzliche Adressdaten)

  • Kontaktdaten des Ansprechpartners und Sachbearbeiters vom Kunde (Hinterlegung in der Vormaske im Bereich zusätzliche Adressdaten über die Adressgruppe Ansprechpartner Kunde/Sachbearbeiter Kunde, falls mehrere Ansprechpartner Kunde erfasst sind, wird der zuerst erfasste übergeben) (nicht zwingend)

  • Hinterlegung einer Default-Bank für ZUGFeRD-Export (zwingend)

Haben Sie der Rechnung Dateianlagen hinterlegt und möchten diese eingebettet mitgeben, kennzeichnen Sie diese innerhalb der Verwaltung der Dateianlagen über die Spalte Hauptgruppe als Versandrelevant (XRechnung). Die Dateiformate doc, xls und zip sind dabei nicht zulässig. Bei allen anderen Einstellungen wird die Dateianlage lediglich als PDF-Anhang beigefügt.

Kommissionierungsschein drucken

Innerhalb der Belegart Lieferschein können Sie zusätzlich zum Lieferschein einen Beleg (Kommissionierungsschein) in kumulierter Form drucken. Dies wird hauptsächlich zur Kommissionierung der Artikel im Lager benötigt. Dieser Kommissionierungsschein ist ausschließlich mit dem Lieferschein (= Original) zu drucken. Im Druckmanager muss zusätzlich zum Original im Typ die Einstellung kumulierter Druck hinterlegt werden. Hiermit besteht die Möglichkeit mit einem Druckvorgang zwei Belege mit unterschiedlicher Kumulierung, Sortierung und auch mit unterschiedlichen Designs zu drucken. Die Archivierung ist basierend auf dem Originaldruck. Weiterhin kann im Druckmanager ein zusätzlicher Beleg mit dem Typ Sortierter Druck hinterlegt werden.

Zur Kumulierung, bzw. Sortierung stehen Ihnen in den Ausgabeeinstellungen verschiedene Druckparameter zur Verfügung (nicht im Standard):

  • Art der Kumulierung bei kumuliertem Druck - über dieses Listenfeld stehen Ihnen folgende Einstellungen zur Verfügung:
    - nach Artikel: gleiche Artikel werden kumuliert 
    - nach Artikel mit gleichen Preisen: gleiche Artikel mit gleichen Preisen werden kumuliert

  • Sortierkriterium bei kumuliertem Druck - hier legen Sie die Sortierung beim kumulierten Druck fest
    -  wie erfasst: die Sortierung der Artikel erfolgt gemäß der Erfassungsreihenfolge
    - nach Artikel: die Sortierung erfolgt nach der Artikelnummer
    - nach Stellplatz: die Sortierung erfolgt nach dem Stellplatz

  • Sortierkriterium bei sortiertem Druck - hier legen Sie die Sortierung beim sortierten Druck fest
    -  wie erfasst: die Sortierung der Artikel erfolgt gemäß der Erfassungsreihenfolge
    - nach Artikel: die Sortierung erfolgt nach der Artikelnummer
    - nach Stellplatz: die Sortierung erfolgt nach dem Stellplatz

Ausweisung der Rohstoffbeträge

Die Ausweisung der Rohstoffbeträge kann in einer separaten Positionszeile erfolgen. Diese Ausweisung wird über den Druckparameter Offener Rohstoffzuschlag, der in den Konstanten festgelegt wird, gesteuert. Die Einstellung erfolgt über die Konstanten-Verwaltung → Register VK-Beleg --> Spalte Offener Rohstoffzuschlag. Zusätzlich wird dieses Listenfeld in den Belegen, im Register Ausgabeeinstellungen zur individuellen Einstellung je Beleg angeboten. 

Folgende Einstellungen sind möglich:

  • Gesamt-Rohstoffanteil als Information - der Rohstoffanteil pro Position wird in einer separaten Zeile als Information ausgewiesen

  • Gesamt-Rohstoffanteil als betragsrelevante Position - der Rohstoffanteil pro Position wird in einer separaten Zeile als betragsrelevante Position ausgewiesen (der Gesamtpreis der zugehörigen Position wird ohne Rohstoff ausgewiesen)

  • Rohstoff-Detailinformationen - der Rohstoffanteil  und die Rohstoffnotiz pro Position werden in einer separaten Zeile als Information ausgewiesen

  • Gesamt-Rohstoffanteil als betragsrelevante Position und Rohstoff-Detailinformationen - der Rohstoffanteil  und die Rohstoffnotiz pro Position werden in einer separaten Zeile als betragsrelevante Position ausgewiesen.

Darstellung von Formeln im Belegdruck

Über einen Konstantenschalter ist steuerbar, ob bei der Verwendung von Formeln Klammern und Operatoren aus Formelverknüpfungen beim Ausdruck berücksichtigt werden sollen.

Die Einstellung erfolgt über die Menüzeile und Anwahl [Extras] --> [Konstanteneinstellung] --> [Allgemeine Einstellungen] --> [Formeleinstellungen] --> Parameter Unterdrückung der Klammern beim Formeldruck. Ist diese Checkbox aktiviert, werden Klammern aus den Formeln nicht gedruckt. Im Parameter Unterdrückung der Operatoren beim Formeldruck stehen Ihnen folgende Einstellungen zur Verfügung:

  • ohne Unterdrückung - Operatoren werden gedruckt

  • alle Rechen-Operatoren - der Druck aller Rechenoperatoren wird unterdrückt

  • nur Addition - nur die Operatoren aus einer Addition werden nicht gedruckt

Sammelausdruck von Verkaufsbelegen

Um mehrere Verkaufsbelege gesammelt auszudrucken steht Ihnen das Programm Verkaufsbelege Sammelausdruck zur Verfügung. Wählen Sie bitte aus dem Menü --> [Auftragsbearbeitung] → [Verkaufsbelege Sammelausdruck]. Dieser Bereich dient dem Ausdruck der noch nicht gedruckten Verkaufsbelege. Auch Druck-Wiederholungen können durchgeführt werden. Bei Programmeinsprung werden Ihnen bereits ohne jegliche Eingrenzung je Belegstatus die Anzahl der noch zu druckenden Belege angezeigt. Im Maskenbereich Eingrenzung können Sie die gewünschten Belege selektieren. Im Feld BelStatus wählen Sie über das Listenfeld den betreffenden Belegstatus aus, im VerarbKz das Verarbeitungskennzeichen normal, gelöschter Beleg, Status gewechselt, verbucht oder erledigt.
Mit dem gewählten Belegstatus KundenInfo steht Ihnen der Druck von Belegen zur Verfügung welche über das Programm Fremdbestandsaufnahme-Verwaltung erfasst wurden.

Über das Listenfeld DruckKz können Sie folgende Auswahl treffen:

  • nicht gedruckt: alle nicht gedruckten Belege werden selektiert

  • gedruckt: alle gedruckten Belege werden selektiert

  • gedruckt und überwiesen:  gedruckte Belege, für welche zusätzlich eine Überweisung gedruckt wurde, werden selektiert (Einstellung bezieht sich somit nur auf den Status Rechnung)

Weitere Selektionskriterien stehen Ihnen über die BelNr, BelDat, KdNr und MitarbNr zur Verfügung. Das Feld Start steht in Verbindung mit dem im Arbeitsauftrag hinterlegten Termin und findet somit nur in diesem Belegstatus Anwendung. Ebenso die Listenfelder TerminArt und MitarbeiterArt, welche zusätzlich in Verbindung mit dem Start-Datum stehen. Folgende Einstellungen sind hierbei möglich:

Terminart: 

  • nur erster Termin - in Verbindung  mit dem Start-Datum wird nur der jeweils erste Termin berücksichtigt

  • alle Termine - das erfasste Start-Datum bezieht sich auf alle im Arbeitsauftrag hinterlegten Termine

MitarbeiterArt:

  • nur hauptverantwortlicher Mitarbeiter - es werden nur die Termine des hauptverantwortlichen Mitarbeiters berücksichtigt

  • alle Mitarbeiter - in Verbindung mit dem Start-Datum findet keine weitere Prüfung auf die hinterlegten Mitarbeiter statt

Durch Klick auf [Belege anzeigen] werden die zu druckenden Verkaufsbelege gemäß der vorgenommenen Eingrenzung und Sortierung aufgelistet. Über [alles auswählen] markieren Sie automatisch alle angezeigten Belege für den Ausdruck. Sie können durch klick auf die Checkbox der Spalte Auswahl einzelne Verkaufsbelege vom Druck ausschließen. Durch Klick auf die Schaltfläche [Auswahl aufheben] werden die Markierungen der zu druckenden Verkaufsbelege wieder entfernt. Im Maskenbereich Druckparameter - Allgemein stehen Ihnen die aus dem Beleg-Einzeldruck bekannten Druckparameter zur Verfügung. Einen eventuellen Probedruck erhalten Sie durch Aktivierung der Checkbox Probedruck. Den Druck starten Sie über das Druckersymbol in der Symbolleiste.

Ergebnis/Ausblick/nächste Schritte

Nach erfolgtem Druck stehen Ihnen die Rechnungsbelege für die Verbuchung und somit zur weiteren Verarbeitung, z.B. an Datev oder die Finanzbuchhaltung, zur Verfügung.

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