Banken-Clearing

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Das Programm Banken-Clearing dient zur Zahlungsanweisung der in der OP-Verwaltung (Lieferanten) erfassten Zahlungen, per Lastschrifteneinzug übergebenen Rechnungen (Kunden) sowie der über die Buchungserfassung mit dem Clearing-Kennzeichen vermerkten Buchungen (z.B. Dauerbuchungen, Buchungsstapel muss abgeschlossen sein).

Voraussetzungen

• Einrichtung in Konstanten-Verwaltung
• Hausbank definieren
• Festlegung der Bankverbindungen in Kunden- und Lieferanten-Verwaltung, sowie des Zahlungsverkehr-Kennzeichens (Kontoeinzug/Zahlungsverkehr / Zahlungsavis / IBAN/BIC)
• Verbuchung von Verkaufs- und Einkaufsbelegen
• Zahlungserfassung in OP-Verwaltung (Lieferant)

Anleitung

Einrichtung

Für eine korrekte Nutzung des SEPA-Verfahrens (Single Euro Payments Area - Standard für einen einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum), prüfen Sie zunächst die Einstellungen in Ihrer Konstanten-Verwaltung.

Hierzu wählen Sie im Hauptmenü in der Menüleiste [Extras] → [Konstantenverwaltung] → Register [Allgemein] → Ordner [Verbuchung/Clearing/Datev/Factoring] --> [Clearing] an.

Enlarges the table by opening it in a full screen dialogOpen

Feldname	Variable/Parameter	Beschreibung
Auftraggebername		Name des Auftraggebers im Clearing-Verfahren
Ausstellungsort für Scheck		Ausstellungsort für Scheckdruck hinterlegen
Buchungen erstellen		Legt fest ob beim Aufbereiten der Clearingsätze Buchungen (Finanzbuchhaltung) erzeugt werden sollen. Beim Einlesen von Bankdaten im MT940-Format sollte diese Konstante deaktivert sein, um keine doppelten Zahlungen/Buchungen zu generieren.
Default Bank für Gutschriften		Default Bank für Gutschriften
Default-Bank für Lastschriften		Default-Bank für Lastschriften
Gläubiger-Identifikationsnummer		Gläubiger-Identifikationsnummer (CI) - von der Bundesbank zugewiesen
nur endgültige Buchungen zur Zahlung vorschlagen		Zahlungserfassung Kreditoren: es werden nur endgültige Buchungen (aus der Finanzbuchhaltung) zur Zahlung vorgeschlagen. Im Standard ist diese Checkbox nicht aktiviert, somit können auch vorläufige Buchungen zur Zahlung vorgeschlagen werden. (Durch Aktivierung dieser Checkbox wird vermieden, dass eine Zahlung auf einen vorläufigen OP, der innerhalb der Buchungserfassung gelöscht werden kann, erfasst wird und somit ausschließlich die Zahlung vorhanden wäre.)
Standardpfad		Clearing-Standardpfad für Auslagerung
Standardzahlungsart	Überweisung Scheck	Zahlungsart für Vorschlag bei der Zahlungserfassung

 

Verwaltung

Um eine Datei für Ihre Bank zu erstellen wählen Sie über das Hauptmenü entweder [Stammdaten] → [Lieferanten] → [Banken-Clearing] oder starten das Programm über [Verbuchung/Clearing/Datev/Factoring] → [Banken-Clearing].

Die Anzeige der Ergebnistabelle wird sofort mit den übergebenen Zahlungen/Überweisungen/Schecks bestückt. Auch durch manuelle Eingabe können Sie Sätze in das Banken-Clearing einpflegen, um diese an die Bank und bei entsprechender Lizenzierung in die STREIT Finanzbuchhaltung zu übergeben.

Über die Suchkriterien können Sie bei Bedarf die gewünschten Zahlungen selektieren. In der Spalte Archiv-Link können Sie sich per Doppelklick den Originalbeleg der markierten Position anzeigen lassen. Die Positionen welche für die Zahlung vorgesehen sind markieren Sie über die Checkbox Sel für die Dateiaufbereitung.

Tipp: Um alle Datensätze auf einmal zu aktivieren, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, so dass die Spalte Sel komplett markiert ist und betätigen die Leertaste. Alle Zeilen bekommen den Selektionshaken gesetzt.

Über die [ENTF]-Taste oder Kontextmenü → [Eintrag löschen] und werden Clearing-Positionen gelöscht. Durch diese Löschung wird der „Bezahl-Status“ innerhalb der OP-Verwaltung Lieferanten wieder zurückgesetzt. Das €-Zeichen in der Spalte Info erscheint somit nicht mehr in der Offenen-Posten-Übersicht und diese Posten stehen wieder für künftige Zahlungserfassungen zur Verfügung.
Achtung: Zuvor verrechnete Gutschriften/Zahlungen werden durch diese Löschung nicht mehr zurückgebildet. Dadurch werden die um Gutschriften/Zahlungen verrechneten offenen Posten immer noch mit dem reduzierten offenen Betrag angezeigt.

In der offenen Posten-Verwaltung sowie bei der Zahlungserfassung und im BankenClearing gibt es das Feld Avis erzwingen. Mit diesem Kennzeichen wird der im Lieferanten-Stamm hinterlegte Schwellenwert für die Avis-Erstellung ignoriert und ein Avis kann auch unter dem Schwellenwert erstellt werden. Im BankenClearing kann das Kennzeichen nur editiert werden, wenn es einen offenen Posten zur Datenzeile gibt. Das Avis gilt pro Zahlung. Bei Sammelzahlung an einen Lieferanten reicht es aus, wenn bei einem offenen Posten (einer Rechnung) das Kennzeichen aktiviert ist. Das Avis beinhaltet dann alles, was in dem Zahllauf enthalten ist. Ist das nicht gewünscht, dann darf die Sammelzahlung nicht summiert oder saldiert werden. Bei keine Komprimierung wir das Kennzeichen pro Zahlung geprüft und nur für eine Zahlung mit aktivem Kennzeichen wird ein Avis erstellt.

Erzeugung Clearingdatei

Zur Erzeugung der Bankdatei wählen Sie über die Menüzeile [Ausführen] → [Zahlungsdatei für Bank erstellen] (bzw. das entsprechende Symbol in der Symbolzeile).

Folgende Optionen/Einstellungen stehen zur Verfügung:

• Protokoll drucken: kein Protokoll drucken
                                ausführlich
                                komprimiert
                                bedingt ausführlich (Avis generiert = komprimiert - sonst ausführlich)                             
  
  
• mit Ausführungsdatum: ermöglicht das Erfassen eines Ausführungsdatum, nur für Überweisungen gültig
• Ausführungsdatum (Überweisung): zu welchem Datum sollen die Buchungen ausgeführt werden, standardmäßig wird hier das Tagesdatum eingestellt
• Fälligkeitsdatum - Lastschriften:

Standardmäßig müssen Lastschriften 14 Tage vor dem Fälligkeitstermin angekündigt werden. Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Beträgen genügt eine einmalige Unterrichtung des Zahlungspflichtigen vor dem ersten Lastschrifteinzug und die Angabe der Fälligkeitstermine. Die 14 Tage können durch eine individuelle Vereinbarung mit dem Zahlungspflichtigen verkürzt werden. Das ist z. B. innerhalb der AGB möglich. Bei Änderungen der AGB sind diese Änderungen dem Kunden vor der ersten Lastschrift mitzuteilen bzw. die üblichen Regeln zu AGB-Änderungen einzuhalten.

Bei SEPA-Lastschriften muss zwingend ein Fälligkeitstermin angegeben werden. Bei erstmaliger Einreichung muss diese spätestens 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin der Bank vorgelegt werden. Bei allen folgenden Einreichungen müssen 3 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin eingehalten werden. Die SEPA-Regeln sehen 5 und 2 Tage vor, lt. örtlicher Sparkasse muss jedoch ein weiterer Tag eingeplant werden, wegen der bankinternen Bearbeitungszeit. In den 5 bzw. 2 Tagen vor Fälligkeit wird die Lastschrift bei dem Zahlungspflichtigen als "vorgemerkter Umsatz" auf dem Kontoauszug ausgewiesen.

• Komprimierung: keine Komprimierung - die einzelnen Posten eines Bezogenen werden nicht zusammengefasst; pro Posten wird ein Auftrag (Überweisung oder Einzug) erzeugt
                            Überweisung/Einzug summiert - die einzelnen Posten des selben Textschlüssel (Rechnungen, Gutschriften) eines Bezogenen werden summiert und pro Textschlüssel ein Auftrag (Überweisung oder Einzug) erzeugt
                            Überweisung/Einzug saldiert - Standard und gebräuchlichste Einstellung; es wird ein Saldo sämtlicher Posten eines Lieferanten gebildet und somit ein Auftrag (Überweisung oder Einzug) pro Lieferant erzeugt

Nach der Bestätigung mit [OK] öffnet sich bei angeschlossener Finanzbuchhaltung der Dialog Buchungsstapel . Wählen Sie hier einen neuen oder bestehenden Buchungsstapel aus. Die Clearing-Daten werden somit in den Buchungserfassungsbereich übertragen.

Nach Bestätigung des Dialog über die Schaltfläche [OK] erfolgt eine Protokollierung der erzeugten Buchungen, welche wiederum über die Schaltfläche [Beenden] bestätigt werden kann.

Bitte wählen Sie nun das Ausgabemedium für die Clearing-Protokolle. Hierbei öffnet sich der STREIT Druckmanager zur Festlegung der Druckeinstellungen. Die Bestätigung erfolgt über die Anwahl der Schaltfläche [Drucken].

Prüfen Sie nun, ob die Protokolle korrekt gedruckt wurden und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage entsprechend.

Wurden in Kunden- und Lieferanten-Stammdaten Einstellungen zur Erzeugung von Zahlungsavisen hinterlegt, erfolgt eine erneute Protokollierung der generierten Zahlungsavise, welche wiederum über die Schaltfläche [Beenden] bestätigt werden kann.

Anschließend kommt ein Hinweis woran Sie erkennen können, für welche Bank nun die Datei erzeugt wird. Im Folge-Dialog Daten-Auslagerung legen Sie fest, in welchem Verzeichnis die Übergabedatei gespeichert werden soll. Vorbelegt wird dieses mit dem in den Konstanten hinterlegtem Auslagerungspfad oder der Hinterlegung innerhalb der Bank aus der Banken-Verwaltung.  

Die Datei wird erzeugt und kann innerhalb des zuvor angegebenen Verzeichnisses abgerufen und weiterverwendet werden. Bereits ausgelagerte Datensätze können im Nachhinein nicht mehr verändert werden. Der OP-Ausgleich wird automatisch von STREIT vorgenommen.

 

Bereits erzeugte Zahlungsdatei erneut erstellen

Über die Menüzeile → [Ausführen] → [Historie der erzeugten Zahlungsdateien] erhalten Sie eine Übersicht über die bereits erzeugten Zahlungsdateien - sortiert nach Auslagerungsdatum. Über die Checkbox Selektion haben Sie die Möglichkeit, eine Auslagerung durch Aktivierung zu wiederholen.
Aktivieren Sie die Checkbox und bestätigen Sie den Dialog über die Schaltfläche [OK]. Es erfolgt eine erneute Erzeugung der Zahlungsdatei mit den gleichen Daten wie bei Erstauslagerung. Es handelt sich somit um eine reine Wiederholung der Auslagerung. Eine erneute Aufbereitung  der Daten, z.B. bei falscher Aktivierung ist nicht möglich.

Erledigte Datensätze anzeigen

Über die Menüzeile und Anwahl [Ausführen] → [erledigte Datensätze anzeigen] und anschl. Klick auf die Schaltfläche [Anzeigen] können Sie sich bereits durchgeführte Zahlungen anzeigen lassen.

Einen Scheck drucken

Haben Sie OP's zur Zahlung über Scheck markiert, führen Sie den Scheckdruck über die Menüzeile  [Ausführen] → [Scheckdruck] aus. Diese Daten können Sie am Textschlüssel Scheck erkennen.

Der Ausstellungsort wird aus der Konstante Ausstellungsort für Scheck gezogen.

Im Dialog stehen Ihnen folgende Optionen für den Scheckdruck zur Verfügung:

Enlarges the table by opening it in a full screen dialogOpen

Feldname	Variable/Optionen	Beschreibung
Scheckaufstellung	keine Aufstellung Scheck mit Talon separate Aufstellung	nur Druck des Schecks, ohne Talon und ohne separate Aufstellung Druck eines Schecks mit Talon Druck eines Schecks mit Aufstellung der verrechneten Posten auf separater DINA4-Seite
Anzahl der Aufstellungen		Anzahl Exemplare bei separater Aufstellung
Ausstellungsdatum		Ausstellungsdatum, welches auf dem Scheck gedruckt werden soll. Wird keines eingestellt, dann wird das Zahldatum für Scheckdruck aus der Zahlungserfassung (OP-Verwaltung Lieferant) verwendet.

Mit Klick auf die Schaltfläche [OK] starten Sie den Scheckdruck.

 

Banken anlegen und verwalten / Hausbank definieren

Der Bereich Banken-Verwaltung dient der Neuerfassung, Änderung und Löschung von Banken. Die Bankenstammdatei, die rund 4400 Banken enthält, ist bereits in STREIT enthalten. 

Wählen Sie im Hauptmenü unter dem Programmpunkt [Einstellungen/Konstanten] → [Basis-/Firmendaten] → [Banken]. In der Banken-Suche selektieren Sie z.B. über das Selektionsfeld BLZ ihre Bank und öffnen die Verwaltung über Anwahl der Bank in der Suchergebnistabelle. Der Bankname sowie die BIC-Nummer werden Ihnen automatisch eingestellt. 

Geben Sie in der Erfassungstabelle Bankkonten Ihre Kontonummer, eine Kurzbezeichnung (z.B. Bankname oder eine beliebige Kennzeichnung) für die weitere Anzeige in anderen Programmteilen und/oder die IBAN (zwingend erforderlich, wenn Zahlungsdateien aus STREIT erzeugt werden sollen) in den dafür vorgesehenen Felder ein. Gegebenenfalls hinterlegen Sie hier auch die laufenden Schecknummer (LfdScheckNr), das Umlaufkonto (UmlaufKtoNr) und einen eventuell vom Standard abweichenden Auslagerungspfad für das Bankenclearing.

Sobald Sie die Angaben getätigt und STREIT neu gestartet haben, gilt diese Bank als Hausbank und wird in der Auswahlliste Bankkonto in anderen Programmbereichen angeboten. Auch in der Suche, wenn Sie das Feld Hausbank aktivieren (schwarzer Haken im Feld), werden nur Banken angezeigt, für die bereits eine Bankverbindung (Kontonummer/IBAN) hinterlegt wurde - also sogenannte Hausbanken.

Alle Banken, die Sie nach dieser Vorgehensweise anlegen, werden in STREIT nun automatisch als ihre Hausbanken geführt und stehen in verschiedenen Programmbereichen z.B. Erfassung von Zahlungsein- oder -ausgängen in der OP-Verwaltung oder im Banken-Clearing zur Wahl.